COMISSÃO EUROPEIA DIREÇÃO-GERAL DA COMUNICAÇÃO. Centros de Documentação Europeia ANEXO III ORIENTAÇÕES PARA O ACORDO DE PARCERIA

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Ana Clara Carvalho
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Ref. Ares(2018)2591627-18/05/2018 COMISSÃO EUROPEIA DIREÇÃO-GERAL DA COMUNICAÇÃO Representação em Portugal Centros de Documentação Europeia ANEXO III ORIENTAÇÕES PARA O ACORDO DE PARCERIA O objetivo

1 Ref. Ares(2018) /05/2018 COMISSÃO EUROPEIA DIREÇÃO-GERAL DA COMUNICAÇÃO Representação em Portugal Centros de Documentação Europeia ANEXO III ORIENTAÇÕES PARA O ACORDO DE PARCERIA O objetivo do presente documento consiste em fornecer orientações para assistir os Centros de Documentação Europeia no quadro do acordo de parceria com as Representações da Comissão Europeia. 1. Missão dos Centros de Documentação Europeia Os Centros de Documentação Europeia contribuem para a comunicação da Comissão Europeia sobre a União Europeia (UE), com o objetivo de reforçar a comunicação com os cidadãos, especialmente com a comunidade académica a nível local e regional, e de prestar informação coerente sobre a UE e as prioridades políticas da Comissão. Os Centros de Documentação Europeia promovem o estudo da integração europeia e a cooperação, funcionando como um ponto de referência para a obtenção de informações e conhecimentos especializados sobre a integração da UE, as suas instituições, atividades e políticas. Promovem a competência no que se refere à informação através da formação e orientação para lidar com as bases de dados da UE e promover o ensino, a investigação e a informação em geral no domínio das políticas e atividades da União Europeia. Os Centros de Documentação Europeia recolhem e desenvolvem esses recursos na sua qualidade de bibliotecas locais da UE e arquivo de documentos eletrónicos. Os Centros de Documentação Europeia destinam-se a apoiar os professores, investigadores e estudantes, bem como o público em geral, interessados em questões da UE. Os Centros de Documentação Europeia são também incentivados a participar na preparação e organização de eventos sobre questões europeias, nomeadamente diálogos com os cidadãos, bem como a organizar ou coorganizar eventos com outros Centros de

2 Documentação Europeia ou outros parceiros por sua própria iniciativa. O seu contributo para tais eventos é um valor acrescentado considerável para o público-alvo. A rede de Centros de Documentação Europeia é gerida pela Comissão Europeia. Os Centros de Documentação Europeia estão predominantemente localizados nas universidades e nos institutos de ensino superior e investigação. Embora se destinem principalmente aos académicos e investigadores, qualquer pessoa pode contactar um Centro de Documentação Europeia a fim de consultar as publicações oficiais da UE. 2. Parceria Os Centros de Documentação Europeia serão estabelecidos por um acordo de parceria, celebrado por escrito entre o Chefe da Representação da Comissão Europeia no Estado-Membro em que o Centro de Documentação Europeia irá funcionar e o representante legal da estrutura de acolhimento. Apenas poderá ser instituído um Centro de Documentação Europeia por estrutura de acolhimento. 3. Objetivos dos Centros de Documentação Europeia Os objetivos do Centro de Documentação Europeia são: a) incentivar e facilitar o estudo e a investigação das políticas, iniciativas e ações da UE; b) prestar aconselhamento especializado sobre a procura de fontes de informação e documentos na UE; c) organizar e promover debates sobre a Europa, particularmente nos Diálogos com os Cidadãos, ou outros eventos organizados pelas Representações; d) operar em estreita cooperação com os Centros de Informação Europe Direct, contribuindo para relacionar a comunidade local com as diferentes dimensões da UE; e) desenvolver a informação através da Internet e uma presença em linha. 2

3 4. Incumbências dos Centros de Documentação Europeia Na consecução dos seus objetivos, cabem ao Centro de Documentação Europeia as seguintes incumbências: a) funcionar como um ponto de referência para toda a informação relacionada com a União Europeia produzida pela estrutura de acolhimento; b) facultar o acesso às publicações e documentos em formato digital recebidos do Serviço das Publicações da UE; se o Centro de Documentação Europeia não pretender receber cópias não solicitadas de publicações da UE, deverá enviar um pedido nesse sentido por correio eletrónico ao Serviço das Publicações da UE; c) explorar as possibilidades de acesso em linha às publicações da UE, em especial aos metadados do Serviço das Publicações da UE, através de um dos meios disponíveis (utilização de um serviço de pesquisa adequada, implementação de um widget de publicações, reutilização dos registos bibliográficos do Serviço das Publicações da UE); d) permitir a inclusão sem descontinuidades de publicações sobre matérias da UE no catálogo da biblioteca da estrutura de acolhimento; e) responder a questionários eletrónicos lançados pelo Serviço das Publicações para aferir o interesse da estrutura de acolhimento em receber exemplares de novos títulos selecionados pelas instituições e organismos da UE no quadro das suas atividades de promoção; f) colaborar com os Centros de Informação Europe Direct ou outras redes da UE, para ajudar a comunidade local a estabelecer uma ligação com a UE; g) celebrar acordos de parceria com outros organismos, caso tal se afigure um meio adequado para atingir os objetivos dos Centros de Documentação Europeia, a fim de alargar a utilização das fontes de informação dos Centros de Documentação Europeia sobre a União Europeia; h) participar nas atividades de informação geral da Comissão sobre a União Europeia; 3

4 i) organizar e promover diálogos com os cidadãos, debates, conferências e seminários; j) apresentar relatórios à Comissão Europeia sobre as suas atividades, sempre que previsto. 5. Papel da Comissão Europeia A fim de facilitar o papel dos Centros de Documentação Europeia, a Comissão Europeia: a) apoia os Centros de Documentação Europeia na sua atividade principal que consiste em facultar o acesso aos documentos e fontes de informação da UE. Trata-se, nomeadamente, do estatuto «de utilizador privilegiado» no sítio Web EU Bookshop, por intermédio do qual os Centros de Documentação Europeia podem encomendar quantidades importantes de publicações selecionadas incluídas no catálogo de encomendas designado por "Bulk Catalogue". As entregas gratuitas dessas publicações ficarão, no entanto, sujeitas aos recursos financeiros disponíveis no serviço competente da UE responsável pela publicação em causa; b) facilitar os contactos entre os Centros de Documentação Europeia e o sítio Web EU Bookshop, que é gerido pelo Serviço das Publicações da UE: Este sítio, disponível nas 24 línguas oficiais da UE, garante que todas as versões linguísticas disponíveis e os formatos eletrónicos das publicações da UE se encontram facilmente acessíveis em linha para descarregamento gratuito. Atualmente, o acesso é facilitado graças à disponibilização de widgets, à inclusão de registos em serviços de pesquisa comercial, bem como à disponibilização gratuita destes registos para reutilização através do sítio c) apoiar contactos diretos com outros serviços da CE (designadamente, o Serviço das Publicações da UE, a Biblioteca CE, o Centro de Recursos Eletrónicos e a DG Investigação e Inovação); 4

5 d) apoiar o Centro de Documentação Europeia no desempenho das suas funções (nomeadamente, prestando assistência na formação e informação dos bibliotecários dos Centros de Documentação Europeia ou facultando o acesso a outros tipo de apoio e atividades de ligação em rede). e) convidar regularmente os Centros de Documentação Europeia a participar nos diálogos com os cidadãos; f) apoiar os Centros de Documentação Europeia que pretendam organizar diálogos com os cidadãos ou outros debates sobre questões europeias; g) convidar regularmente os Centros de Documentação Europeia para participar nas reuniões da rede nacional da Representação e em atividades relevantes da Representação no Estado-Membro; h) reforçar a ligação em rede através dos grupos da rede pan-europeia cujo objetivo seja coligir os conhecimentos e as competências dos Centros de Documentação Europeia sobre uma determinada matéria e partilhá-los com todos os membros da rede; 6. Acompanhamento e apresentação de relatórios A Comissão Europeia pode elaborar um relatório de avaliação em relação a um determinado Centro de Documentação Europeia com base na informação prestada pela Representação. O Centro de Documentação Europeia em questão será informado do resultado do relatório da Comissão Europeia. No caso de o relatório considerar que é necessário uma ação corretiva relativamente à ação de um determinado Centro de Documentação Europeia: a) a Comissão começa por elaborar um relatório por escrito em que indica quais as medidas a adotar com vista a assegurar o respeito dos compromissos assumidos no quadro do acordo que institui o Centro de Documentação Europeia; b) caso essas medidas não sejam adotadas, a atividade do Centro de Documentação Europeia cessará. 5

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