Fatores de Sucesso para a Mobilização dos Utilizadores Finais do Office 365

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1 Fatores de Sucesso para a Mobilização dos Utilizadores Finais do Office 365 Os fatores de sucesso essenciais que afetam a adoção do Office 365 e como utilizá-los com êxito para a sua implementação

2 O Office 365 altera a forma como a sua organização funciona ao permitir que pessoas e equipas sejam mais produtivas. Sabemos que esta alteração pode ter impacto tanto nos empregados como em toda a organização. Por isso, é importante compreender os principais fatores de sucesso que contribuem para uma adoção bem-sucedida do utilizador final do Office 365. Promover a adoção de utilizadores finais significa garantir que as pessoas da sua organização compreendem os benefícios proporcionados por trabalhar de uma nova forma com o Office 365. Para aproveitar estes benefícios é importante ter em consideração algumas questões que o irão ajudar a abordar corretamente a implementação do Office 365: Quem são os principais intervenientes que devem estar envolvidos na implementação do Office 365? O que é o sucesso? Que objetivos e resultados de negócio preciso de ter em consideração para a minha organização quanto à utilização do Office 365? Como é que comunico e dou formação com eficácia às pessoas, de modo que entrem em contacto a nova tecnologia? Então, como é que pode incluir eficazmente estas considerações para garantir que consegue uma implementação de sucesso e maximizar o retorno do seu investimento no Office 365? Continue a ler para descobrir. 2

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4 Fatores de sucesso Com a implementação do Office 365, é muito importante à partida compreender a importância de investir na promoção da adoção. As pesquisas indicam que as organizações que são intencionais na fomentação da adoção e que investem em atividades específicas para promover a mobilização conseguem uma melhor utilização do Office 365. Essas organizações que investem em mais do que duas atividades relacionadas com a adoção do Office 365 encontram uma melhor mobilização dos seus utilizadores (Figura 1). Figura 1 As organizações que têm intenção em promover a adoção do Office 365 conseguem uma melhor utilização Número médio de atividades de adoção por cliente em relação à utilização UTILIZAÇÃO MODERADA 2.0 UTILIZAÇÃO ELEVADA 2.6 Número médio de atividades por cliente 1.8 UTILIZAÇÃO BAIXA Pesquisas de utilização do Microsoft Office 365, maio de 2015 Identificámos os fatores de sucesso mais importantes para promover a adoção do utilizador final. É importante compreender como é que cada um destes fatores de sucesso podem afetar a aceitação de nova tecnologia e como é que pode tirar partido dos mesmos durante a implementação do Office 365 na sua organização. 01. Intervenientes 02. Cenários 03. Sensibilização e formação 4

5 01. Intervenientes Assegurar a participação de pessoas chave da sua organização Garantir que identifica, obtém a adesão coletiva e a participação de intervenientes chave é essencial para o resultado da sua implementação do Office 365. Neste âmbito, um dos passos mais importantes é selecionar um "Proprietário de Sucesso" da organização, o qual será fundamental para deter e promover os resultados de negócio pretendidos do Office 365. Os Proprietários de Sucesso podem vir de qualquer secção da organização, incluindo de TI, desde que se foquem na concretização de valor empresarial do Office 365 e não apenas na implementação da tecnologia. É importante adotar uma abordagem altamente cooperativa, o que inclui não apenas os Proprietários de Sucesso, os Patrocinadores Executivos e os Especialistas, mas também aqueles de outras partes essenciais do negócio, como os RH, a Segurança e os Serviços Jurídicos. 5

6 Patrocínio Executivo Ter um patrocinador executivo mobilizado ativamente, quer seja um CEO ou um diretor da unidade de negócio, é um dos principais motores do sucesso do projeto. Um patrocinador executivo consegue gerar o apoio dos quadros superiores e a sua participação é fundamental para promover a adoção da nova tecnologia por parte dos empregados. O patrocinador executivo cria um alinhamento estratégico com a organização ao ajudar a definir a visão global para o Office 365 na sua organização, associando-a aos objetivos globais da empresa e comunicando essa visão a outros diretores da organização. O patrocinador executivo também consegue comunicar diretamente com os utilizadores finais relativamente à importância da adoção e aos valores e benefícios do Office 365, e formar o comportamento desejado, utilizando ele próprio o Office 365. As pesquisas indicam que os projetos de transformação têm mais êxito quando existe um patrocinador executivo visível (Figura 2). Mais de 85% dos inquiridos indicaram que quando o CEO era visível ou muito visível, o projeto de transformação era visto como muito bem-sucedido ou extremamente bem-sucedido. Figura 2 Quão visível foi o envolvimento do CEO ou diretor da unidade de negócio na transformação O valor da visibilidade Sucesso da transformação Sem sucesso Algo bem-sucedido Extremamente bem-sucedido Muito bem-sucedido Nada visível 23% 6% 3% 1% Pouco visível 29% 22% 10% 13% Razoavelmente visível 32% 37% 31% 25% Muito visível 16% 35% 56% 61% Amostra adaptada de Creating organizational transformations, julho de 2008, McKinsey Quarterly, Copyright 2008 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reproduzido com permissão. Para mais informações sobre como um patrocinador executivo pode contribuir para a implementação bem-sucedida do seu projeto do Office 365, consulte este recurso: 6

7 Especialistas Criar e tirar partido de especialistas do Office 365 na sua organização é outro grupo de intervenientes importante para promover a adoção do Office 365. Num estudo de utilizadores finais Microsoft, as pesquisas indicam que a aprendizagem a partir de colegas está entre os métodos mais eficazes e utilizados para aprender a utilizar uma nova tecnologia (Figura 3). Figura 3 Métodos eficazes para os utilizadores finais aprenderem novas tecnologias Estes métodos são subaproveitados (pouca utilização, contudo são extremamente eficazes) A aprendizagem com os colegas é um dos métodos mais eficazes e mais utilizados % de quem afirmou que o método era muito útil 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Fóruns da comunidade Web site da Microsoft O meu gestor Formação formal (externa) Empregado de TI Formação formal (interna) Manual ou guia do utilizador Tutoriais online Motor de busca 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% % a utilizar o método para aprender Colega (não é gestor nem pertence à equipa de TI) Auto-aprendizagem, por tentativa e erro A auto-aprendizagem é extremamente ineficaz, mas atualmente constitui parte do processo em muitos casos Estudo de utilizador final SharePoint, abril de 2013, Microsoft Corporation É importante aproveitar a influência que os colegas podem ter através da criação de um programa de especialistas Office 365 formal. Os Especialistas não só são entusiastas sobre como podem usar o Office 365, como adoram promover e ajudar os seus pares para que aprendam mais sobre o Office 365. Obter a adesão coletiva de todos os utilizadores numa organização é um desafio. Os Especialistas podem ajudar neste desafio e desempenham um papel importante na adoção do Office 365. Têm conhecimentos, estão empenhados em aumentá-los e estão dispostos a fornecer orientação e assistência. Existem várias considerações que terá de ter em conta para garantir o sucesso ao estabelecer um programa de especialistas. Os especialistas terão de receber formação formal, ser encorajados e dotados de capacidades para ensinar e também precisarão de um plano claro de execução. Para obter mais recursos sobre como criar os seus próprios programas de especialistas do Office 365 e alguns materiais de apoio, transfira este guia: 7

8 02. Cenários Definir o sucesso e estabelecer objetivos claros Qualquer projeto de transformação exige que sejam estabelecidos objetivos claros no seu arranque. Com objetivos bem definidos, há uma maior probabilidade de sucesso (Figura 4). 80% dos inquiridos de um inquérito do instituto McKinsey Global indicou que um conjunto bem definido de objetivos financeiros e operacionais levaram a uma transformação "extremamente bem-sucedida". Figura 4 Qual das seguintes afirmações melhor descreve os objetivos estabelecidos pela sua empresa para definir o sucesso da transformação? Direcionar o sucesso Sucesso da transformação Sem sucesso Algo bem-sucedido Muito bem-sucedido Extremamente bem-sucedido Bem definido em termos financeiros ou operacionais e representou um novo e genuíno nível de desempenho Bem definido em termos financeiros ou operacionais, mas não alargou a empresa significativamente 16% 36% 72% 80% 20% 32% 20% 13% Pouco bem definido 65% 32% 8% 8% Amostra adaptada de Creating organizational transformations, julho de 2008, McKinsey Quarterly, Copyright (c) 2008 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reproduzido com permissão. Durante o planeamento para uma implementação do Office 365, é necessário identificar os cenários de negócio das suas organizações. Estes são os objetivos que pretende alcançar para a sua organização com o Office 365. O processo para definir e criar cenários de negócio acionáveis para a sua implementação do Office 365: 01. Identificar os cenários de negócio. É importante identificar e definir os seus cenários de negócio no contexto das suas iniciativas organizacionais globais. Trabalhar com intervenientes chave para identificar os objetivos ou os resultados de negócio que gostaria de atingir com o Office 365. Para mais informações sobre a identificação de cenários, consulte este recurso: Descobrir cenários de utilização. Depois de identificar os seus cenários de negócio, pode começar a descobrir cenários de utilização do Office 365 específicos para ajudá-lo a alcançar os objetivos definidos. Os cenários de utilização abaixo podem ajudá-lo a dar os primeiros passos para apoiar os seus utilizadores finais a melhorar a respetiva produtividade com o Office

9 Cenário de utilização Trabalhe em qualquer lugar e calendário em viagem Vantagens O Office 365 fornece às pessoas da sua organização acesso a tudo o que precisam para desempenhar as suas funções a partir de qualquer lugar. O Office 365 é o destino para o , calendários, ficheiros, contactos e tarefas tudo disponível em viagem. O Office 365 dá-lhe a capacidade para se ligar aos documentos e às Colabore no conteúdo informações que precisa, quando deles precisa. Colabore em documentos com membros da equipa, partilhe relatórios e contacte clientes a partir de praticamente qualquer dispositivo. O Skype para Empresas facilita a ligação e a reunião das pessoas online, Realize reuniões relevantes onde quer que estejam e em múltiplos dispositivos. O Vídeo HD, a partilha de ecrãs e a criação de notas em tempo real ajudam a tornar as reuniões mais relevantes. O Yammer ajuda a sua organização a ouvir, a adaptar-se e a crescer de forma Aproxime a sua equipa inovadora funcionando como uma rede. Inspira a unificação e inovação permitindo que as pessoas aprendam, partilhem e sejam ouvidas. Consulte mais detalhes sobre estes cinco cenários do Office 365 que incluem materiais para lançar e formar os seus utilizadores finais sobre estes cenários: Também pode usar a Biblioteca de Produtividade para mapear tarefas específicas de acordo com as capacidades do Office 365 que se encontra aqui: 9

10 03. Sensibilização e formação Maximizar o impacto e a adoção Normalmente, 34% dos utilizadores estão dispostos a utilizar implementações de novas tecnologias*. Utilizar uma combinação de campanhas internas e formação para promover a sensibilização e garantir a preparação do utilizador final é fundamental para superar a típica apatia associada a implementações de novas tecnologias. *Base de Dados de Produtividade Empresarial da Comissão Executiva, CIO Figura 5 As três principais atividades para promover uma adoção de sucesso 100% % que implementou a atividade 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% Clientes de utilização elevada Clientes de utilização média Clientes de utilização baixa 0% Dar formação aos utilizadores finais Promover a sensibilização através de uma campanha interna de vários canais Obter apoio proativo da equipa dos quadros superiores Atividade implementada para fomentar a adoção Pesquisas de utilização do Microsoft Office 365, maio de a. Sensibilização A sensibilização é uma forma eficaz de garantir que está a maximizar o impacto e a fomentar a adoção do Office 365. Uma campanha de sensibilização pode incluir anúncios internos, newsletters, eventos de lançamento, reuniões públicas, concursos e ofertas para informar e entusiasmar os utilizadores sobre como é que o Office 365 os irá ajudar. Para mais informações sobre como planear a campanha de sensibilização para a sua implementação do Office 365, consulte o nosso guia de comunicação: 3b. Formação A formação é uma parte essencial da sua implementação do Office 365, que permite aos utilizadores finais compreender como utilizar eficazmente o Office 365. Os tipos de formação podem variar entre sessões de aulas e guias de "Introdução" de ajuda autónoma. Para mais informações sobre como implementar um plano de formação eficaz para a sua implementação do Office 365, consulte o nosso guia de formação: 10

11 Para uma implementação do Office 365 bem-sucedida é essencial compreender e pôr em prática estes fatores de sucesso. Para alcançar o sucesso é fundamental começar por selecionar um Proprietário de Sucesso que fomentará a adoção contínua desta nova forma de trabalhar. Identificar intervenientes chave e obter apoio de patrocinadores executivos para definir a sua visão irá criar uma base sólida pela qual pode alinhar uma implementação. Identificar cenários de negócio irá ajudar a alinhar os seus objetivos de negócio com o Office 365, definindo o caminho para a mobilização do utilizador final. É importante planear campanhas de sensibilização e estratégias de formação para assegurar a utilização contínua. A melhor forma de iniciar a sua caminhada do Office 365 é aproveitar o Microsoft FastTrack para Office 365, o serviço de sucesso do cliente concebido para o ajudar a mudar para o Office 365 de forma suave e com confiança para proporcionar um valor de negócio mais rapidamente. Como parte da sua mobilização com clientes elegíveis*, o Microsoft FastTrack para Office 365 irá fornecer orientação, conteúdo e as melhores práticas sobre como planear uma adoção de sucesso do Office 365. Saiba mais em * Os clientes elegíveis têm, pelo menos, 50 postos de trabalho de SKUs do Office 365 Enterprise/Empresas, bem como SKUs pagos para a Administração Pública, SKUs Kiosk e SKUs para Organizações sem Fins Lucrativos

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