ATIVIDADE CORRENTE 2017 ANEXO C ATIVIDADE CORRENTE 2017 SGMF

Transcrição

1 ANEO C ATIVIDADE CORRENTE 2017 SGMF

2 Os dirigentes intermédios da SGMF atualizaram os elementos constantes das fichas de recolha de dados normalizadas, que se incluem neste aneo, designadamente: - afetação previsional de cada um dos colaboradores aos processos de negócio e de suporte de cada unidade nuclear e fleível; - identificação e quantificação sucinta dos processos desenvolvidos e dos destinatários ou clientes da atividade. 2

3 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DIRETORA DE SERVIÇOS Regina Lopes SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários TIPOS DE Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) PROCESSOS Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº internos 9 Gabinete do Secretário-Geral e 9 Adjuntos, Direções de Serviços e Divisões da SGMF eternos mistos (internos e eternos) Gabinetes Governamentais; Comissões (UTAM; UTAP; CNC; CRESAP); PPAC e AG TOTAL 19 TOTAL 19 TOTAL OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) Processo nº 1 Processo nº 2 PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos () Eternos () Coordenação e Planeamento Anual (Plano de Atividades; Siadap 1) Controlo de Eecução (Plano de Atividades; Siadap 1) Processo nº 3 Administração da Central Telefónica Processo nº 4 Gestão de Incidentes (ServiceDesk) Processo nº 5 Desenvolvimento Aplicacional Processo nº 6 Gestão do Parque Informático Processo nº 7 Gestão de Conteúdos em sites Processo nº 8 Administração de Sistemas, Rede e Bases de Dados Processo nº 9 Gestão do Centro de dados (CPD) Processo nº 10 Gestão de Formação Processo nº 11 Gestão de Portais de Serviços Processo nº 12 Gestão de Projetos 3

4 PROCESSOS DE SUPORTE Processo nº 13 Criação de novo utilizador Processo nº 14 Saída de utilizador Processo nº 15 Backup Processo nº 16 Inscrição em ações de formação Processo nº 17 Manutenção Corretiva/Evolutiva de Sistemas Processo nº 18 Suporte Aplicacional Processo nº 19 Suporte ao utilizador RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Diretora de Serviços 1 a 19; Gestão Técnico Superior 1, 2, 10, Especialista de Informática 4,11,12, Especialista de Informática 3, 6, 9, 12, 13, Técnico de Informática 5, 7, 11,12, 15, 17, Técnico de Informática 4, 6, 14, Técnico de Informática 4, 6, 14, Assistente Técnica 4, 6, 14, Técnico Superior 4, 6, 12,14, Técnico Superior 10, 12, Observações 4

5 DIVISÃO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (DGRH) CHEFE DE DIVISÃO Rute Pinto SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Assegurar a prossecução das ações necessárias à gestão e administração de recursos humanos das Entidades dos Serviços Partilhados e AG e a órgãos e estruturas afetas à SG. Elaborar os instrumentos de gestão de recursos humanos da SG e transversais do Ministério, nomeadamente em matéria de SIADAP, Balanço Social e SIOE. Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos ao pessoal das Entidades dos Serviços Partilhados e AG, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio. Promover a análise dos processos resultantes de acidentes de trabalho e doenças profissionais e o respetivo processamento de despesa. Praticar os atos de administração relativos ao pessoal oriundo do QEI, QGA e em funções transitórias em Macau. Assegurar o serviço de entrada e distribuição da correspondência da SG e o serviço de epedição da correspondência dos Gabinetes Governamentais, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio. PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários TIPOS DE Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) PROCESSOS Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº internos 11 Unidades orgânicas da Secretaria-Geral; Trabalhadores da SG 166 eternos 10 DGAEP, UTAP, CNC, GABSEAEP, Pessoal QEI e Macau Unidades orgânicas da 166 N.A. mistos (internos Secretaria-Geral; e eternos) Trabalhadores da SG TOTAL 55 TOTAL 166 TOTAL N.A. OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos () Eternos () Processo nº 1 Elaboração projeto orçamento de pessoal Processo nº 2 Elaboração do Relatório de Balanço Social Processo nº 3 Elaboração do Relatório de Balanço Social Consolidado Processo nº 4 SIOE Processo nº 5 Informação para Intranet e Etranet Processo nº 6 SIADAP Processo nº 7 Elaboração do Relatório SIADAP Processo nº 8 Elaboração do Relatório SIADAP Consolidado Processo nº 9 Recrutamento e Seleção de Pessoal Processo nº 10 Gestão de Contratos de Avença Processo nº 11 Informações Processo nº 12 Contratos de Trabalho Processo nº 13 Licenças sem vencimento 5

6 Processo nº 14 Registo e Distribuição de Correspondência - Saídas Processo nº 15 Registo e Distribuição de Correspondência - Entradas Processo nº 16 Reencaminhamento de Correspondência Processo nº 17 Renovação de licença especial (em Macau) Processo nº 18 Regularização de ponto Processo nº 19 Declarações Processo nº 20 Despesas para ADSE Processo nº 21 Notas Biográficas Processo nº 22 Processo individual Processo nº 23 Contagem do Tempo de Serviço Processo nº 24 Marcação/alteração Individual de Férias Processo nº 25 Mapa Anual de Férias Processo nº 26 Acumulação de Férias Processo nº 27 Guias de vencimento Processo nº 28 Submissão a Junta Médica Processo nº 29 Pedido de horário especial Processo nº 30 Horas etraordinárias Processo nº 31 Penhoras Fiscais Processo nº 32 Penhoras Judiciais Processo nº 33 Criação/Alteração cadastro em GeRHup Processo nº 34 Atribuição de Subsídios Processo nº 35 Processamento de Vencimentos Processo nº 36 Processamento de Descontos Processo nº 37 Reembolsos Processo nº 38 Reposições Processo nº 39 Submissão mapas legais (SAPE/SR) Processo nº 40 Inscrição/Reinscrição/Cessação ADSE/CGA/SS Processo nº 41 Elaboração do Modelo 10 Processo nº 42 Elaboração e Distribuição das Declarações de Rendimentos para efeitos de IRS Processo nº 43 Aposentação Processo nº 44 Subsidio morte/funeral Processo nº 45 Despesas de funeral Processo nº 46 Publicações em Diário da República 6

7 Processo nº 47 Controlo das Greves Processo nº 48 Acidentes em trabalho e doenças profissionais PROCESSOS DE SUPORTE Processo nº 1 Elaboração de mapas (SAPE/SR) Processo nº 2 Elaboração de mapas (Divisão) Processo nº 3 Elaboração de mapas (NATDP) Processo nº 4 Processo nº 5 Processo nº 6 Processo nº 7 Atendimento presencial, telefónico e por correio electrónico (SAPE/SR) Atendimento presencial, telefónico e por correio electrónico (Divisão) Atendimento presencial, telefónico e por correio electrónico (NATDP) Atendimento presencial, telefónico e por correio electrónico (Pessoal do QEI e Macau) RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Chefe de Divisão 1 a 12 (neg.) 1,2,4 a 7 (sup.) 50% (1;2) Técnico Superior 5, 9 a 13 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98% (2) Técnico Superior 2 a 4, 9 e 11 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98% (2) Técnico Superior 6 a 9, e 11 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98% (2) Técnico Superior (*) 1, 4, 9 e 11 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98% (2) Técnico Superior 48 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100% Técnico Superior 48 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100% Técnico Superior 48 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100% Técnico Superior (*) 48 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100% Técnico Superior (*) 48 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100% Técnico Superior (*) 48 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100% Assistente Técnico % Assistente Técnico % Assistente Técnico % Coordenador Técnico 31,32,37 a 39,41,46,48 (neg) 1 e 4 50% (2;3) (sup.) Assistente Técnico (*) 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico (*) 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 46 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 47 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% 7

8 Assistente Técnico 13,18, 23 a 47 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 13,18, 23 a 47 (neg) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 17,19 a 21 e 40 (neg.) 7 (sup. 100% Assistente Técnico 18 a 21 e 40 (neg.) 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 14 a 16 (neg.) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 14 a 16 (neg.) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Técnico 14 a 16 (neg.) 1 e 4 (sup.) 100% Assistente Operacional 14 e % Assistente Operacional 14 e % Observações 1) Assegurar outras funções inerentes ao cargo de direção intermédia. 2) Assegurar outras funções, designadamente de júri de procedimentos concursais; 3) Assegura funções inerentes ao cargo de coordenação técnica; (*) A recrutar 8

9 DIVISÃO DE PLANEAMENTO E GESTÃO FINANCEIRA (DPGF) CHEFE DE DIVISÃO Paula Leal SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários TIPOS DE PROCESSOS internos Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº eternos 60 SI, SFA e EPR (todos os organismos do MF) mistos (internos e eternos) 33 Unidades orgânicas da SG 14 Gabinetes governamentais, Comissões, serviços partilhados, DGO, Tribunal de Contas, IGCP TOTAL 93 TOTAL 14 TOTAL OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) Processo nº 1 Processo nº 2 Processo nº 3 Processo nº 4 PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos () Eternos () Preparar o Orçamento de Estado do Programa Orçamental Acompanhar do controlo orçamental do Programa Orçamental Elaborar documentos técnicos no âmbito do Programa Orçamental Elaborar o Orçamento da PPAC e da AG Processo nº 5 Acompanhar a eecução das candidaturas comunitárias Processo nº 6 Constituir/Reconstituir/Liquidar dos Fundos de Maneio Processo nº 7 Elaborar informações com vista à racionalização e rentabilização dos recursos financeiros Processo nº 8 Elaborar Pedido de Libertação de Créditos Processo nº 9 Assegurar o cumprimento, de acordo com as disposições legais aplicáveis e com os Princípios de boa gestão, dos procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos na eecução dos orçamentos da PPAC e da AG Processo nº 10 Elaborar a Conta de Gerência da PPAC e da AG Processo n.º 11 Processo n.º 12 Acompanhar a liquidação/cobrança de receitas próprias e fundos comunitários Elaborar relatórios de eecução orçamenta 9

10 Processo n.º 13 Elaborar previsões orçamentais Processo n.º 14 Processo n.º 15 Propor as alterações orçamentais necessárias ao regular funcionamento dos serviços Prestar informação estabelecida anualmente no decreto de Eecução Orçamental PROCESSOS DE SUPORTE Processo nº 1 Analisar as necessidades orçamentais financiadas por receitas gerais; Processo nº 2 Preparação do Quadro Plurianual de Programação Orçamental Processo nº 3 Proceder à divulgação dos plafonds dos orçamentos aos diversos serviços do MF Processo nº 4 Informar os indicadores, definidos politicamente, de economia, eficiência e eficácia do programa, nomeadamente os respetivos objetivos e metas Processo nº 5 Proceder à repartição regionalizada ao nível de Nomenclatura de Unidade Territorial, do PO Processo nº 6 Assegurar a fiabilidade da informação Processo nº 7 Processo nº 8 Processo nº 9 Processo nº 10 Processo nº 11 Processo nº 12 Processo nº 13 Processo nº 14 Processo nº 15 Processo nº 16 Processo nº 17 Acompanhar e prestar esclarecimentos sobre os objetivos, indicadores e metas do Programa 003 Finanças e Administração Pública; Apresentar, mensalmente, a previsões de despesa receita para o conjunto do programa, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos Analisar os desvios de eecução relativamente ao programado, elaborando para o efeito um relatório do programa, o qual deve incluir análise dos riscos da eecução orçamental para o conjunto do ano Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrições de projetos Propor as alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do programa orçamental, tendo em conta as competências definidas na lei Emitir parecer prévio sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela Distribuição mensal, pelas diversas entidades do PO, do limite de FD de Receitas Gerais (RG), oportunamente comunicado pela DGO Validação dos FD das entidades que integram o PO (no âmbito da aplicação da LCPA), até ao décimo dia útil de cada mês em articulação com registo submetido pelas entidades Informação sobre o grau de realização de medidas de política Acompanhamento do reporte da eecução física dos projetos das entidades do PO Elaboração relatórios de eecução, do PO, eplicitando os resultados obtidos face aos objetivos e metas traçadas e os recursos utilizados, de acordo com o determinado na LEO 10

11 Processo n.º 18 Proceder ao carregamento na Plataforma SIGO/SOE de todas as propostas de orçamentos, da PPAC e da AG Processo n.º 19 Acompanhar e avaliar a eecução material e financeira dos orçamentos Processo n.º 20 Auditar internamente os documentos de despesa Processo n.º 21 Garantir, atempadamente, a receita própria/ financiamento comunitário, para proceder ao pagamento das despesas Processo n.º 22 Emitir, registar e epedir guias de reposição Processo n.º 23 Manter atualizado o registo dos movimentos de caia; Processo n.º 24 Arquivar os documentos comprovativos da receita cobrada e talões de depósito Elaborar guias de receita e respetivo lançamento no Processo n.º 25 GERFIP Processo n.º 26 Proceder aos pedidos de adiantamento/reembolso dos fundos comunitários Processo n.º 27 Manter atualizadas as contas correntes do Homebanking Processo n.º 28 Emitir e epedir avisos de pagamentos aos interessados Processo nº 29 Divulgação de Informação Processo nº 30 Processo nº 31 Reconciliações Bancárias das Contas de HomeBanking Deveres de prestação de informação por obrigatoriedade legal RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Chefe de Divisão Todos 75% Técnico Superior (PV) 1,2,3 90% Técnico Superior (LN) 1,2,3 90% Técnico Superior (*) 1,2,3 90% Técnico Superior (*) 1,2,3 90% Técnico Superior (MC) 4,6,7,8,9,10,11,12,13,14 90% Técnico Superior (JCS) 4,5,6,7,9,10,12,13,14 90% Técnico Superior (MG) 4,6,7,9,12,13,14 90% Técnico Superior (FPR) 4,6,7,8,9,12,13,14 90% Técnico Superior (CG) 4,6,7,8,9,12,13,14 90% Técnico Superior (RC) 4,6,7,9,12,13,14 90% Técnico Superior (LP) 4,5,6,7,8,9,11,12,13,14 90% Técnico Superior (*) 4,6,7,9,12,13,14 90% Assistente Técnico (AD) 4,6,9,11 90% Assistente Técnico (DD) 6,8,9, 90% 11

12 Assistente Técnico (IB) 6,8,9, 90% Assistente Técnico (*) 4,6,9, 90% Assistente Técnico (*) 4,6,9, 90% Observações Considerei como de suporte, subprocessos dos Processo de Negócio. Assim os de Suporte n.ºs 1 a 18 são subprocessos dos de Negócio n.ºs 1 a 3. Os de Suporte n.ºs 19 a 31 são subprocessos dos de Negócio n.ºs 4 a 15 12

13 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO JURÍDICO E CONTENCIOSO (DSAJC) DIRETORA DE SERVIÇOS Virgínia Silva SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Assegurar o apoio técnico-jurídico e contencioso aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MF e aos demais órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho nele integrados que não disponham de meios apropriados. TIPOS DE PROCESSOS internos eternos mistos (internos e eternos) PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº 1 SGMF 2 1 TRIBUNAIS 27 1 Outras entidades, Serviços do MF e outras Tutelas TOTAL TOTAL 2 TOTAL 52 OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA 25 Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos () Eternos () Processo nº 1 Assessoria Jurídica 2 25 Processo nº 2 Contencioso 27 Processo nº 3 Indemnizações 2 25 Processo nº 4 Processo n.º 5 PROCESSOS DE SUPORTE Receção, Identificação do Processo e Distribuição ao Consultor Acompanhamento do movimento processual em tribunal e apoio à gestão em matéria de custas, cobranças, eecuções e aferição de sucesso no patrocínio RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Diretora de Serviços Coordenação,1, Técnico Superior 1, Técnico Superior 1, Técnico Superior 1, Técnico Superior 1, Técnico Superior 1, Técnico Superior (a 1, preencher)

14 Técnico Superior (a 1, preencher) Assistente Técnico Assistente Técnico Observações 14

15 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD) DIVISÃO DE ARQUIVOS (DA) DIRETOR(A) DE SERVIÇOS CHEFE DE DIVISÃO Ana Maria Gaspar SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Organizar e gerir a Biblioteca Central e o Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças, garantindo a recolha, conservação, tratamento e disponibilização dos fundos bibliográficos e documentais. Prestar apoio técnico aos serviços do Ministério das Finanças na área da documentação e da informação TIPOS DE PROCESSOS internos eternos mistos (internos e eternos) PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº 4 Direções de Serviços da SG 2 15 Direções de Serviços da SG 8 Gabinetes governamentais, organismos do MF, organismos da AP, cidadãos e público em geral TOTAL 19 TOTAL 10 TOTAL OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA n.a. Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) PROCESSOS DE NEGÓCIO COMUNS BIBLIOTECA CENTRAL e ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF Internos () Eternos () Processo nº 1 Atendimento a utilizadores internos e eternos Processo nº 2 Disponibilização da informação no Arquivo e Biblioteca Digital Processo nº 3 Disponibilização de informação legislativa Processo nº 4 Transferência de suportes PROCESSOS DE SUPORTE COMUNS BIBLIOTECA CENTRAL e Internos () ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF Processo nº 5 Entrega mensal de receitas próprias Processo nº 6 Manutenção e gestão do material Eternos () Processo nº 7 Elaboração da newsletter / Boletim da Biblioteca Central Processo nº 8 Divulgação da informação e do serviço PROCESSOS DE NEGÓCIO - BIBLIOTECA CENTRAL DO MF Internos () Eternos () Processo nº 9 Tratamento bibliográfico da documentação Processo nº 10 Gestão de empréstimos 15

16 PROCESSOS DE SUPORTE BIBLIOTECA CENTRAL DO MF Internos () Eternos () Processo nº 11 Aquisição por compra de publicações Processo nº 12 Gestão da base de dados bibliográfica Processo nº 13 Gestão da base de dados jurídica PROCESSOS DE NEGÓCIO ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF Internos () Eternos () Processo nº 14 Incorporação de documentação Processo nº 15 Tratamento de fundos documentais Processo nº 16 Administração dos instrumentos de gestão documental do MF Processo nº 17 Apoio técnico a gabinetes, direções de serviço e organismos do MF Processo nº 18 Gestão do Arquivo Intermédio da SGMF PROCESSOS DE SUPORTE - ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF Internos () Eternos () Processo nº 19 Controlo do espaço e do depósito Processo nº 20 Controlo dos serviços prestados geradores de receitas próprias RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Chefe de Divisão 1, 5, 6, 8,11, 14, 16, 17 e Técnico superior 1, 2, 5, 7, 8, Técnico superior 1, 2, 8, 9,10, 12 e Técnico superior 1, 2, 3, 4, 13, 15, 16, 17 e Técnico superior 1, 2, 3, 4 e Técnico superior 1, 2, Técnico superior 1, 2, 4, 15, Técnico superior Assistente técnico 1, 5, 6, 7, 9, 10 e Assistente técnico 1, 4, 15, Assistente técnico 2, 4, 15 e Assistente técnico Assistente técnico Observações 16

17 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP) DIRETORA DE SERVIÇOS Maria de Jesus Ramalho SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA TIPOS DE PROCESSOS internos eternos mistos (internos e eternos) PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº 4 Secretaria-Geral 1 1 Gabinetes e organismos 12 Gabinetes, organismos do MF e público em geral TOTAL 17 TOTAL 1 TOTAL NA OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos () Eternos () Processo nº 1 Elaboração, coordenação e distribuição do Anuário MF Processo nº 2 Gestão da central telefónica Processo nº 3 Organização, acompanhamento e coordenação de eventos Processo nº 4 Organização, acompanhamento e coordenação de viagens e estadias no estrangeiro e em Portugal Processo nº 5 Assegurar o serviço de receção dos gabinetes Processo nº 6 Organização, acompanhamento e coordenação de atividades de Responsabilidade Social Processo nº 7 Criação e divulgação revista de imprensa nacional e estrangeira Processo nº 8 Gestão dos questionários de avaliação Processo nº 9 Tratamento de pedidos de informação e reclamações Processo nº 10 Gestão do património cultural Processo nº 11 PROCESSOS DE SUPORTE Elaboração/Manutenção de Listas Telefónicas (Gabinetes Governamentais, Organismos de MF, Secretaria-Geral e coordenação da lista telefónica interna do edifício sede 17

18 Processo nº12 Gestão e divulgação de Informação (oficial, caráter geral e lúdico) Processo nº13 Gestão do Património Cultural Processo de Inventariação/classificação Processo nº14 Gestão do Património Cultural Processo de Empréstimo de Obras de Arte Processo nº15 Gestão do Património Cultural Processo de Cedência (Auto de Cedência) Processo nº16 Acolhimento de novos trabalhadores Processo nº17 Gestão de Espaços e de meios audiovisuais Processo nº 18 Gestão da Reprografia e encadernação RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Diretora de Serviços Gestão Técnica Superior apoio à Gestão Técnica Superior* Técnica Superior Técnica Superior Assistentes Operacionais 2 5*100 Assistente Técnico Assistente Técnica 5 2*100 Assistente Técnica Assistente Técnica Assistente Técnica Observações * A Técnica Superior em questão tem estado de licença por doença desde janeiro de 2016, tendo solicitado teletrabalho 18

19 UNIDADE MINISTERIAL DE COMPRAS (UMC) DIRETOR DE SERVIÇOS João Baptista SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA A UMC tem como principal função, a aquisição centralizada de bens e serviços para todos os serviços da administração direta e indireta do Estado, integrados no Ministério. Compete ainda, à UMC; Conduzir os procedimentos para a formação de contratos públicos para os organismos integrados no Ministério das Finanças; Proceder à agregação de necessidades relativas aos bens móveis e serviços abrangidos pelas categorias definidas pela Portaria n.º 772/2008, de 6 de Agosto, na redação que lhe foi dada pela Portaria n.º 420/2009, de 20 de Abril, efetuando a sua contratação centralizada; Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério relativamente aos Acordos Quadro ou outros contratos públicos celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública - ESPAP; Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ESPAP; Pugnar pelo cabal e pontual cumprimento contratual; Promover uma efetiva poupança na despesa pública, designadamente através da redução de custos unitários face a anteriores termos contratuais. TIPOS DE PROCESSOS internos eternos mistos (internos e eternos) PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº 5 SGMF 1 GMF, ESPAP, AT, INA, SSAP, IGCP, GPEARI, IGF, DGO, DGAEP, DGTF, UTAM, UTAP, CRESAP TOTAL 5 TOTAL 1 TOTAL 14 OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA 14 Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos () Eternos () Processo nº 1 Plano Anual de Compras Agregadas Processo nº 2 Agregação de Necessidades e Processo Aquisitivo Processo nº 3 Monitorização PROCESSOS DE SUPORTE Processo nº 4 Esclarecimentos do funcionamento da plataforma Processo nº 5 Esclarecimentos contratuais RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Diretor de Serviços Todos 100 Técnico superior Todos 100 Técnico superior Todos

20 Técnico superior Todos 100 Técnico superior Todos 100 Observações (a) Procedimentos programados para tramitação em Procedimento aquisitivo de papel de fotocópia e impressão 2. Procedimento aquisitivo de consumíveis de impressão 3. Procedimento aquisitivo de material de economato 4. Procedimento aquisitivo de produtos de higiene e limpeza 5. Procedimento aquisitivo de SDVLF voz e dados em local fio 6. Procedimento aquisitivo de serviço fio de telefone 7. Procedimento aquisitivo de serviços de vigilância 8. Procedimento aquisitivo de serviços de limpeza 9. Procedimento aquisitivo de multifuncionais e impressoras 10. Procedimento aquisitivo de equipamento informático 11. Procedimento aquisitivo de viagens e alojamento 12. Procedimento aquisitivo de seguro automóvel 13. Procedimento aquisitivo de plataforma transacional integrada 20

21 DIVISÃO DE GESTÃO DE APROVISIONAMENTO E PATRIMÓNIO (DGAP) CHEFE DE DIVISÃO Conceição Ribeiro SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Compete à DGAP: Promover a gestão racional, adequada e segura às necessidades humanas e materiais de conservação, reparação e manutenção, do património e imobilizado afecto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da PPAC de acordo com as políticas superiormente determinadas, aplicando critérios de economia, eficiência e eficácia; a aquisição dos bens, serviços e empreitadas necessários e a gestão e manutenção do parque de viaturas e serviços de telecomunicações; aquisições de bens, serviços e empreitadas de conservação e reabilitação dos edifícios do MF; monitorizar o ciclo de vida dos contratos celebrados pela SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da PPAC gestão da segurança e limpeza das instalações do edifício sede do MF; promover e garantir higiene, segurança e saúde no trabalho; o cadastro do todo o imobilizado afecto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da PPAC acompanhar e controlar o PGPI através da UGP e garantir o cumprimento do princípio de onerosidade; promover o Programa Eco AP através da implementação do Plano de eficiência energético e hídrico para o edifício sede do MF. TIPOS DE PROCESSOS internos eternos mistos (internos e eternos) PROCESSOS CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS ( clientes ) Clientes Internos N º Clientes Eternos Nº Direções de Serviços e 7 Unidades orgânicas da SGMF Gabinetes Ministeriais, 15 comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços Direções de Serviços e Unidades orgânicas da SGMF do MF 7 Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços do MF TOTAL TOTAL 7 TOTAL 15 OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s) (Por favor, confirme e complete a listagem ou corrija-a e atualize-a) PROCESSOS DE NEGÓCIO SUBPROCESSOS Internos () Eternos () Processo nº 1 Compras 1.1 Processo pré-contratual Agregadas pela UMC Agregação de necessidades, despachos, relatórios, assinatura contratos, processo em GERFIP 15 21

22 PROCESSOS DE NEGÓCIO SUBPROCESSOS Internos () Eternos () Processo nº 2 aquisitivos 2.1 Aquisições Agregadas (vários organismos da PPAC bens/serviços/ empreitadas 2.2 Aquisições de Bens/Serviços 2.3 Empreitadas Processo nº 3 Comunicações 3.1 Gestão de equipamentos de telecomunicações Processo nº 4 Processo nº 5 Processo nº 6 Gestão do Património Parque de viaturas Unidade de Gestão Patrimonial 4.1 Inventário/etiquetagem 4.2 Alteração da Localização de Bens 4.3 Contratos de Comodato/Cedências 4.4 Valorização de Bens 4.5 Abate de Bens 5.1 Multas/Coimas 5.2 Gestão dos espaços de estacionamento 5.3 Gestão/atualização do PVE 5.4 Gestão de Acidentes de veículos 5.5 Gestão da Frota da PPAC/AG 6.1 Elaboração/ atualização anual do Plano Setorial do MF (regularização jurídica, avaliação, ocupação e conservação e reabilitação) dos serviços e organismos sob a sua tutela. 6.2 Apoio, monitorização e fiscalização de obras no âmbito de candidaturas ao FRCP 6.3 Aplicação do Princípio da Onerosidade 6.4 Acompanhamento e controlo da eecução do PGPI em cada Organismo ou Entidade do MF Processo nº 7 Manutenção /conservação do edifício 7.1 Pedidos/Intervenções 7.2 Pareceres/Especificações Técnicas 7.3 Acompanhamento e fiscalização das empreitadas 7.4 Gerir, manter, conservar, reparar e beneficiar o património (móvel e imóvel) afecto à SGMF PPAC e AG, bem como os espaços comuns do edifício sede do MF (limpeza, segurança, manutenção áreas verdes, etc), do Arquivo contemporâneo e das instalações das Comissões, a quem presta apoio 22

23 Processo nº 8 Processo n.º 9 Processo nº 10 Higiene, segurança e saúde no Trabalho Eficiência energética 8.1 Plano de emergência Interno 8.2 Medicina no Trabalho 9.1 Plano de eficiência energética do edifício sede MF PROCESSOS DE SUPORTE Gestão do Armazém: Receção e armazenagem do material de economato em condições adequadas; Gestão dos stocks e encomendas de materiais Fornecimento de bens Pedidos/armazém Processo nº11 Gestão administrativa Gestão dos contratos (Requisições (UMC)/Negociação/Denúncia/Renovações /Adendas de Contratos) Portal do Cliente Elaboração de mapas de apoio à Direção/Gabinetes. Processo nº12 Assistências técnicas Processo nº13 SIADAP 3 Processo n.º 14 Prestar apoio logístico aos Gabinetes e organismos da PPAC Processo n.º 15 Gestão do Fundo de maneio da SGMF RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação Chefe de Divisão % Técnico Superior 2, % Técnico Superior c) 2,11 100% Técnico Superior 2,11 100% Técnico Superior 2,11,12 100% Técnico Superior 2,11 100% Técnico Superior 2,11 100% Técnico Superior 2,9,11 100% Técnico Superior 2,7 100% Técnico Superior 2,7 100% Técnico Superior 2,7,8 100% Técnico Superior a) 2,6,7 100% Técnico Superior 6,8,2,11 90%+ 10%CAF Coordenador Técnico 1,2,4,7,10, 1,12, % Coordenador Técnico 1,2,3,5,11,14 100% Assistente Técnico 1,2,4,9,10,11, 12,14 100% Assistente Técnico 1,2,4,9,10,11, 12,14 100% Assistente Técnico c) 2,11,12 100% Assistente Técnico 2,11,12 100% 23

24 Assistente Técnico b) 2,11 100% Assistente Técnico b) 2,11 100% Assistente Técnico a) 2,10 100% Assistente Técnico 1,2,3,11,14 100% Assistente Técnico 1,2,5,11,14 100% Assistente Técnico 1,2,3,5,11,14 Assistente Técnico 3,5,11,14 Assistente Operacional % Assistente Operacional 10,14 100% Assistente Operacional % Assistente Operacional 10,14 100% Assistente Operacional a) 7,13 100% Observações a) Lugares que não estão ocupados b) Lugares ocupados por trabalhadores em situação e baia prolongada, à presente data: 29/11/2016 c) Lugares ocupados por trabalhadores que preveem reformar-se em