PLANO DE ATIVIDADES 2017 SGMF

Transcrição

1 PLANO DE ATIVIDADES 2017 SGMF

2 ÍNDICE 1. Introdução missão, visão e atribuições Prioridades estratégicas e planeamento da sua operacionalização 9 3. Iniciativas e projetos Recursos humanos e financeiros Modernização administrativa Siglas e acrónimos.. 23 ANEXOS: ANEXO A QUAR 2016 ANEXO B Planeamento estratégico e operacional: BSC 2016 ANEXO C Atividade corrente prevista ANEXO D Projetos Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º Lisboa Tel.: Fax: Relacoes.Publicas@sgmf.pt 1

3 2

4 1. Introdução missão, visão e atribuições 2

5 Neste documento e respetivos anexos sintetiza-se o conjunto de atividades programadas para 2017, cuja operacionalização decorre da missão e atribuições da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF). Considerada a dotação previsional de recursos humanos e financeiros, referem-se as prioridades, os objetivos operacionais e os indicadores de todas as unidades orgânicas e bem assim outras medidas e iniciativas que concorrem para a concretização da estratégia. Missão da SGMF A missão da SGMF pode definir-se da seguinte forma: Garantir um elevado nível de qualidade no apoio técnico aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério das Finanças e na prestação de serviços às entidades públicas da sua administração direta assegurando a economia, eficiência e eficácia na prestação de serviços comuns Caracterização do serviço A SGMF é um serviço central da administração direta do Estado dotado de autonomia administrativa, cujas atribuições estão elencadas no Decreto-Lei n.º 117/2011, de 15 de dezembro, que aprovou a lei orgânica do Ministério das Finanças (cfr. o artigo 9.º) e, de forma mais especificada, na sua própria lei orgânica aprovada pelo Decreto-Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril. A sua organização interna corresponde ao modelo de estrutura hierarquizada, constituída por seis unidades orgânicas nucleares e um número máximo de quatro unidades orgânicas flexíveis, de acordo com o n.º 1 do artigo 1.º e com o artigo 8.º da Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril. Visão Ser reconhecido como um serviço de referência na prestação de serviços na administração pública. Pretendemos que a SGMF, pela forma como atua e pela forma como se encontra organizada, se assuma decisiva e definitivamente como um serviço público de referência no âmbito da Administração Pública, prestando serviços partilhados com elevados níveis de qualidade, sustentados na sólida qualificação dos seus recursos e na agilização dos seus processos. 3

6 Atribuições As atribuições da Secretaria-Geral encontram-se definidas no n.º 2 do Artigo 9.º da lei orgânica do Ministério das Finanças e nas alíneas a) a h) do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril. De entre as atribuições que lhe estão legalmente cometidas, as que constam da alínea b) do nº 2, são explicitadas nos seguintes termos: Assegurar a prestação centralizada de serviços comuns, designadamente na área de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais, em particular para os serviços integrados na administração direta, no âmbito do MF. Ora, com a mudança de paradigma, operada pelo Decreto-Lei n.º 18/2016, de 13 de abril, que estabelece as disposições necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2016, aprovado pela Lei n.º 7 -A/2016, de 30 de março, com as alterações introduzidas pelo Decreto- Lei n.º 35-A/2016, de 30 de junho, o modelo de prestação centralizada de serviços comuns foi substituído pelo modelo de partilha de atividades comuns, que se encontra definido no Artigo 8.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, na sua redação atual. Partilha de actividades comuns 1 - Deve ser promovida a partilha de actividades comuns entre os serviços integrantes de um mesmo ministério ou de vários ministérios para optimização dos recursos. 2 - A partilha de actividades comuns não prejudica as competências próprias ou delegadas dos respectivos dirigentes máximos, podendo o seu funcionamento ser enquadrado por protocolos que estabelecem as regras necessárias à clara actuação de cada uma das partes. 3 - Este modelo de funcionamento abrange especialmente actividades de natureza administrativa e logística, designadamente: a) Negociação e aquisições de bens e serviços; b) Sistemas de informação e comunicação; c) Gestão de edifícios; d) Serviços de segurança e de limpeza; e) Gestão da frota automóvel; f) Processamento de vencimentos e contabilidade. 4 - Num mesmo ministério podem ser propostos outros modelos de funcionamento que consubstanciem os princípios de partilha de serviços. 5 - Para efeitos dos números anteriores, pode haver lugar a mobilidade interna ou a reafectação, no âmbito do regime de reorganização de serviços, do pessoal anteriormente afecto à execução dessas actividades para o serviço prestador, sem prejuízo da manutenção de uma estrutura mínima que permita e facilite o diálogo com este serviço. 6 - (Revogado) (Redação da Lei nº 64-A/2008, de 31 de Dezembro) 4

7 Em 2016 foram celebrados quatro Protocolos de Cooperação - Serviços Partilhados entre a SGMF e a DGAEP, a DGO, a DGTF e o GPEARI com o objetivo de estabelecer as bases de uma forma de trabalho colaborativo, através da definição das regras de atuação entre as entidades outorgantes necessárias à operacionalização da prestação de serviços comuns por parte da SGMF nas áreas de gestão de recursos financeiros, patrimoniais e de recursos humanos, especificando-se nos anexos as responsabilidades das partes pelo desenvolvimento das atividades partilhadas. Estes protocolos apontam para a concretização do modelo de partilha de atividades comuns, pelo que seria expetável que fossem atualizadas a Lei Orgânica do Ministério das Finanças e as atribuições da SGMF, neste ou noutro sentido, questão que parece estar consignada nas medidas de política governativa, designadamente no seguinte trecho do Relatório do Orçamento de Estado para 2017: «VI.5. Finanças (PO04) e Gestão da Dívida Pública (PO05) Políticas ( ) No âmbito da simplificação da organização e funcionamento da Administração Pública, destacam-se as seguintes medidas: Avaliação dos modelos organizacionais dos ministérios, garantindo a estabilidade do núcleo central da sua estrutura orgânica, sem comprometer a flexibilidade orgânica governativa que corresponda às prioridades políticas assumidas no respetivo programa; ( )» Não se dispondo, neste momento, de outras informações, preparou-se o planeamento para 2017 com base no enquadramento normativo em vigor e na dotação previsional de recursos humanos e financeiros. 5

8 Um dos focos estratégicos da SGMF tem sido a procura da excelência na prestação de serviços aos seus clientes externos e internos e aos seus stakeholders, pelo que continuaremos a comprometer-nos com indicadores de qualidade e de níveis de serviço exigentes, incluídos no BSC e no QUAR para 2017, cujo prosseguimento pretende elevar o desempenho institucional Na documentação reunida no ANEXO C descrevem-se os processos de negócio e de suporte, que sintetizam a atividade corrente desenvolvida pelas unidades orgânicas internas (UO) da Secretaria-Geral, discriminando-se os utilizadores e/ou clientes de cada UO, que abaixo se resumem: Membros do Governo CLIENTES EXTERNOS Gabinetes Governamentais do MF Ministro das Finanças Secretário de Estado Adjunto, do Tesouro e das Finanças Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais Secretário de Estado do Orçamento Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público Entidades do MF no âmbito da Partilha de Atividades Comuns GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP CNC, CReSAP, UTAP, UTAM Outros 6

9 AT, INA, SSAP, ESPAP, I.P. Tribunais; Tribunal de Contas (TC); Outras tutelas Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, E.P.E) Segurança Social Trabalhadores da GAF e AG Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central Empresas e Público em geral CLIENTES INTERNOS SGMF Gabinetes do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos Direções de Serviços e Divisões (DSIQ, DSAJC, DSAD, DSIRP, UMC, DGAP, DGRH, DPGF, DA) 7

10 Estrutura nuclear e flexível A estrutura nuclear da SGMF, o estabelecimento do número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares são determinadas pela Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril. O Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio, republicado em anexo à Declaração de retificação n.º 1035/2012, de 10 de agosto, define e implementa a sua estrutura flexível. N.B. Não se encontram preenchidos dois cargos de direção intermédia de 1º grau, relativos a duas das unidades orgânicas nucleares: Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF) e Direção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD). 8

11 2. Prioridades estratégicas e sua operacionalização 9

12 Nos termos do SIADAP e do Estatuto do Pessoal Dirigente, o Senhor Secretário-Geral definiu as opções estratégicas de gestão para um horizonte temporal de cerca de cinco anos, modelando os respetivos Planos de Atividades anuais da SGMF. Entre outros, foram definidos os vetores estratégicos e os objetivos estratégicos plurianuais e foi indicada a articulação destes com os Planos de Atividades e os QUAR anuais: Vetores Estratégicos Doutro passo, alicerçados na Carta de Missão e na definição de orientações top-down, os Planos de Atividades anuais e respetivos Quadros de Avaliação e Responsabilização (QUAR), corporizarão a estratégia plurianual e contribuirão para a concretização das metas dos respetivos indicadores chave de desempenho (KPI). A preparação do planeamento para 2017 assentou nestes pressupostos e orientações prévias. Assim, foi considerada pertinente e congruente a manutenção de quatro dos cinco objetivos estratégicos plurianuais. Porém, por força da alteração do modelo organizativo de prestação centralizada de serviços comuns, introduzido desde 2013, para uma ótica de partilha de atividades comuns, procedeu-se à seguinte atualização da redação do OE 4: OE 4 Redação atualizada Redação anterior Garantir a Prestação de Serviços Partilhados relativos a Atividades Comuns Garantir a Prestação de Serviços Comuns, nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais Este objetivo mantém um lugar de relevo no conjunto das responsabilidades da SGMF, dada a exigência de que se reveste: garantir o desenvolvimento eficiente e atempado dos processos 10

13 de negócio e de suporte em prol de todos os stakeholders internos e externos: membros do Governo, entidades do MF, parceiros, utilizadores e clientes. Relativamente aos outros quatro objetivos estratégicos, reiterou-se a imprescindibilidade do seu prosseguimento, pois nos comprometem com a melhoria da qualidade do serviço, com o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública, com a promoção da inovação, modernização e reconversão de procedimentos e com o reforço da política de gestão na área da responsabilidade social. Deste modo, foram ajustados quer o QUAR para 2017, quer o Balanced ScoreCard (BSC), apresentando-se este último, em ANEXO B. Dos mapas estratégicos do BSC constam os objetivos de todos os departamentos, discriminando-se os seus contributos ponderados para cada objetivo operacional da SGMF. Adicionalmente, apresentam-se os indicadores de medida de cada objetivo das unidades orgânicas, com as respetivas metas e valores críticos. Sustentada no BSC e elaborada nos termos do SIADAP, a proposta do QUAR da SGMF para 2017 apresenta-se em ANEXO A. Apos o seu envio ao GPEARI para validação e ao Senhor Ministro das Finanças para aprovação, será objeto de divulgação na página eletrónica da Secretaria-Geral, nos termos da Lei. 11

14 3. Iniciativas e Projetos 12

15 A descrição completa das iniciativas de melhoria e/ou dos projetos, programados por algumas Direções de Serviços para 2017, consta do ANEXO D. Todavia, resumem-se adiante os aspetos principais, tais como, a designação dos projetos e as unidades orgânicas responsáveis, os respetivos objetivos, indicadores, metas e cronograma previsional, e ainda a previsão da percentagem de afetação dos elementos das equipas a cada projeto. 13

16 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSIQ Plataforma de Partilha de Atividades Comuns Gestão de Serviços Comuns 01out 2016 a jul 2018 Implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns (permitirá o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à solicitação e acompanhamento da execução desses serviços e a relatórios e meios de análise on demand dos níveis de serviço e dos indicadores de desempenho e risco dos processos subjacentes) Grau de implementação do projeto [80%;90%] PROJETO 2/DSIQ Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Levantamento e modelação de processos Identificar/ modelar os processos comuns, transversais e específicos da SGMF que suportam a prestação de serviços comuns. Grau de implementação do projeto [80%;90%] 01jan a 01jun 2017 PROJETO 3/DSIQ Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Desmaterialização de processos Desmaterializar os processos comuns, transversais e específicos da SGMF que suportam a prestação de serviços comuns, sobre a plataforma Plêiades. Grau de implementação do projeto [80%;90%] 01out 2016 a 31mar 2018 PROJETO PARTILHADO DSIQ/DSAD Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Instrumentos de gestão de informação 01nov 2017 a 30nov 2017 Elaborar novos instrumentos funcionais de gestão da informação (plano de classificação, portaria de gestão de documentos e plano de preservação digital) alinhados com a MEF e o ASIA e suportados nos resultados do diagnóstico e do levantamento e modelação dos processos de prestação de serviços comuns. Grau de implementação do projeto [80%;90%] 14

17 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSAD Digitalização de bobines de microfilme do GPP (Gabinete de Planeamento e Políticas e Administração Geral da Agricultura, Florestas, Desenvolvimento Rural e Mar) Transferência para suporte digital de bobines de microfilme N.º de bobines digitalizadas jan a 29 dez 2017 PROJETO 2/DSAD Exposição O século de refugiados Divulgar a documentação do Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças Grau de execução das etapas previstas 80% PROJETO 3/DSAD Tratamento da documentação do ex-ministério da Reforma do Estado e da Administração Pública Promover o tratamento da documentação do ex- MREAP N.º de metros lineares tratados 8 02 jan a 29 dez 2017 PROJETO 4/DSAD Tratamento da série documental Processos Especiais da ex- Direcção Geral da Fazenda Pública Promover o tratamento da série documental Processos Especiais da ex-dgfp N.º de unidades de instalação tratadas jan a 29 dez

18 4. Recursos humanos e financeiros 16

19 POSTOS DE TRABALHO PLANEADOS PARA 2017 MAPA-SÍNTESE GRUPO DE PESSOAL ÁREA FUNCIONAL CARREIRA E/OU CATEGORIA POSTOS DE TRABALHO Biblioteca e Arquivo Técnica Superior 6 Jurídica e Contencioso 7 Generalista 44 Subtotal 57 Informática a) Informática Especialista de Informática a) 3 Técnico de Informática a) 4 Subtotal 7 RECURSOS HUMANOS 17

20 Biblioteca e Arquivo Assistente Técnico 5 Relações Públicas 8 Generalista 46 Coordenação Coordenador Técnico 3 Subtotal 63 Assistente Operacional 27 Subtotal 27 TOTAL b) 153 a) Carreira que ainda não foi objeto de revisão b) Neste total estão incluídos 21 trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais do MF (1 Técnico de Informática, 7 Assistentes Técnicos e 13 Assistentes Operacionais) 18

21 Os postos de trabalho necessários para 2017 resumem-se no quadro abaixo, que inclui a sua distribuição pelas unidades orgânicas nucleares e flexíveis internas. Especifica-se também o número de trabalhadores que irão exercer funções nos Gabinetes dos membros do Governo do Ministério das Finanças e nos Gabinetes da Direção da SGMF. SIGLA E DESIGNAÇÃO DA UNIDADE ORGÂNICA Trabalhadores da SG em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais GSG e SGA (Gabinete do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos) DSIQ (Direção de Serviços de Inovação e Qualidade) DGRH (Divisão de Gestão de Recursos Humanos) DPGF (Divisão de Planeamento e Gestão Financeira) DSAJC (Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso) DSAD (Direção de Serviços de Arquivos e Documentação) DSIRP (Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas) UMC (Unidade Ministerial de Compras) N.º DE POSTOS DE TRABALHO NECESSÁRIOS PARA DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES 21 DGAP 27 (Divisão de Gestão do Aprovisionamento e Património) TOTAL N.B. O total de postos de trabalho não inclui 3 cargos de direção superior e 10 de direção intermédia previstos nos diplomas orgânicos da SGMF. 19

22 No gráfico abaixo pode observar-se a percentagem de afetação de trabalhadores a cada unidade orgânica, face ao total. Não são considerados os dirigentes superiores e intermédios da SGMF (indicadores de enquadramento), nem os trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes dos membros do Governo do MF. A Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH), a Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP) e a Divisão de Planeamento e Gestão Financeira (DPGF) garantem uma assinalável quantidade de atividades de negócio, de suporte e de custeio, de acordo com as suas atribuições e com a responsabilidade da prestação de serviços comuns às entidades da GAF/MF, pelo que lhes vêm sendo adstritos, desde 2013, mais de metade dos recursos humanos planeados para cada ano. 1 Tal como em 2016, estas três Divisões, em conjunto, continuam a absorver 57% do total dos RH da SGMF previstos para 2017: DGRH 32 trabalhadores 24% DGAP 27 trabalhadores 20%; DPGF 17 trabalhadores - 13%. 1 Percentagem de afetação de RH à DGRH, DGAP e DPGF em conjunto, face ao total planeado 2013: 47%; %; ,8% e %, cf. Planos de Atividades anuais 20

23 RECURSOS FINANCEIROS DESIGNAÇÃO PLANEADOS Orçamento de Funcionamento (SG) ,00 Despesas com Pessoal ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 Outras Despesas Correntes ,00 Despesas de capital ,00 Orçamento de Encargos Gerais ,00 Despesas com Pessoal ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 Transferências Correntes ,00 Despesas de capital ,00 Orçamento de Encargos Gerais (Investimento) ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 TOTAL ,00 21

24 5. Modernização Administrativa 22

25 O artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio dispõe sobre a obrigatoriedade de integrar nos planos de atividades anuais um capítulo sobre modernização administrativa. Os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as medidas de modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação, e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13 de maio, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a sua aplicação em cada ano e a previsão das poupanças associadas a tais medidas. A Secretaria-Geral, durante o ano de 2016, apostou na desmaterialização dos seus processos de negócio. Este objetivo permitiu a agilização dos circuitos de informação e de decisão, um menor grau de informalidade, o registo sistemático das atividades desenvolvidas e o aumento crescente da utilização do sistema de gestão documental. Em 2017 a SGMF continuará a dar relevância a estas matérias, prosseguindo-se a revisão, melhoria e simplificação dos processos e procedimentos com vista à continuação da sua desmaterialização, o que permitirá a interoperabilidade entre sistemas de informação. O projeto PPAC: Plataforma de Partilha de Atividades Comuns converge para a digitalização e disponibilização de serviços públicos de forma integrada e totalmente desmaterializada, para o desenvolvimento e integração dos sistemas e infraestruturas tecnológicas de suporte aos novos modelos de atendimento, para a reengenharia, simplificação e desmaterialização de processos, salvaguardando os mecanismos que asseguram a interoperabilidade entre os vários sistemas de informação da administração pública. O grau de inovação ou de replicabilidade do projeto foi considerado, pela AMA, bastante elevado. Considerando o seu potencial de desmaterialização e disponibilização eletrónica de serviços, que anteriormente obrigavam os clientes a um maior número de interações com o organismo pelos canais tradicionais, a operação é igualmente considerada inovadora para o setor, dado que a prestação dos serviços em causa, de forma desmaterializada, ainda não é disponibilizada por nenhum organismo da Administração Direta. A natureza da inovação é incremental, pois o projeto introduz importantes mudanças na organização, nos processos, nos produtos ou nos serviços, sem contudo provocar uma 23

26 alteração substancial. 24

27 6. Siglas e acrónimos Gabinetes Governamentais do MF GMF Gabinete do Ministro das Finanças GSEATF Gabinete do Secretário de Estado Adjunto, do Tesouro e das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento GSEAEP Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público MF Ministério das Finanças AT Autoridade Tributária e Aduaneira DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO Direção-Geral do Orçamento DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF Inspeção-Geral de Finanças INA Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SSAP Serviços Sociais da Administração Pública CNC Comissão de Normalização Contabilística CReSAP Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública, UTAP - Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos UTAM - Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial SGMF Secretaria-Geral do Ministério das Finanças ACMF Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças UGP Unidade de Gestão Patrimonial Outras BEP - Bolsa de Emprego Público BSC Balanced Scorecard CEGER Centro de Gestão da Rede Informática do Governo GAF Gestão Administrativa e Financeira GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de informação) GERHUP Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação) OE Objetivo Estratégico OO Objetivo Operacional PGPI Programa de Gestão do Património Imobiliário QGA Quadro Geral de Adidos QEI Quadro de Efetivos Interdepartamentais RH Recursos Humanos SG Secretaria-Geral SIADAP Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública SME Sistema de Mobilidade Especial 25

28 UO Unidade Orgânica 26