RIGOR. Aprovo o presente Plano de Atividades SGMF PLANO DE ATIVIDADES 2018 PLANO DE ATIVIDADES 2018 SGMF

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1 SGMF RIGOR Aprovo o presente Plano de Atividades PLANO DE ATIVIDADES 2018

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3 V ALORES DA SGMF Os valores que norteiam a atuação da SGMF são: RIGOR EXCELÊNCIA COMPROMISSO INTEGRIDADE RESPONSABILIDADE RIGOR Porque as nossas decisões têm impacto na vida das pessoas. EXCELÊNCIA Porque nos pautamos por um elevado grau de qualidade no serviço. COMPROMISSO Porque interiorizamos coletivamente a nossa missão. INTEGRIDADE - Porque damos testemunho e exemplo de acordo com um elevado padrão ético. RESPONSABILIDADE Porque prestamos contas e assumimos as consequências da nossa atividade.

4 ÍNDICE 1. Introdução missão, visão e atribuições 4 2. Prioridades estratégicas e planeamento da sua operacionalização Iniciativas e projetos Recursos humanos e financeiros Modernização administrativa Siglas e acrónimos.. 26 ANEXOS: ANEXO A QUAR 2018 ANEXO B Planeamento estratégico e operacional: BSC 2018 ANEXO C Atividade corrente prevista ANEXO D Projetos programados Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º Lisboa Tel.: Fax: Relacoes.Publicas@sgmf.gov.pt

5 1. INTRODUÇÃO MISSÃO, VISÃO E ATRIBUIÇÕES A elaboração deste Plano de Atividades encontra-se sustentada na missão e atribuições da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), tendo-se procurado descrever sucintamente o conjunto de atividades planeadas para Tendo em conta a dotação previsional de meios humanos e financeiros, são mencionadas as ações estratégicas prioritárias, elencados os objetivos operacionais e os indicadores das unidades orgânicas e referidas outras medidas e iniciativas de melhoria a implementar ao longo do ano. MISSÃO DA SGMF A missão da SGMF pode definirse da seguinte forma: Garantir um elevado nível de qualidade no apoio técnico aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério das Finanças e na prestação de serviços às entidades públicas da sua administração direta assegurando a economia, eficiência e eficácia na prestação de serviços comuns CARACTERIZAÇÃO DO SERVIÇO A SGMF é um serviço central da administração direta do Estado dotado de autonomia administrativa, cujas atribuições estão elencadas no Decreto-Lei n.º 117/2011, de 15 de dezembro, que aprovou a lei orgânica do Ministério das Finanças (cfr. o artigo 9.º) e, de forma mais especificada, na sua própria lei orgânica aprovada pelo Decreto-Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril. A sua organização interna corresponde ao modelo de estrutura hierarquizada, constituída por seis unidades orgânicas nucleares e um número máximo de quatro unidades orgânicas flexíveis, de acordo com o n.º 1 do artigo 1.º e com o artigo 8.º da Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril. V ISÃO Ser reconhecido como um serviço de referência na prestação de serviços na administração pública. Pretendemos que a SGMF, pela forma como atua e pela forma como se encontra organizada, se assuma decisiva e definitivamente como um serviço público de referência no âmbito da Administração Pública, prestando serviços partilhados com elevados níveis de qualidade, sustentados na sólida qualificação dos seus recursos e na agilização dos seus processos.

6 A TRIBUIÇÕES As atribuições da Secretaria-Geral encontram-se definidas no n.º 2 do Artigo 9.º da lei orgânica do Ministério das Finanças e no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril. 2 A SG prossegue, designadamente, as seguintes atribuições: a) Apoiar administrativa, técnica e juridicamente os gabinetes dos membros do Governo integrados no MF, bem como os órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho que não disponham de meios apropriados, bem como assegurar os serviços de apoio jurídico - contencioso do MF; b) Assegurar a prestação centralizada de serviços comuns, designadamente na área de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais, em particular para os serviços integrados na administração direta, no âmbito do MF; c) Assegurar as funções de Unidade Ministerial de Compras; d) Assegurar as funções de Unidade de Gestão Patrimonial do MF; e) Gerir o edifício -sede do MF e coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, procedendo à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixaram de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores; f) Assegurar as atividades do MF no âmbito da comunicação e relações públicas e gerir a documentação e informação, assegurando o funcionamento da biblioteca, dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MF e da SG; g) Promover a aplicação das medidas de política de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do MF na respetiva implementação, bem como emitir pareceres em matéria de organização, recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal; h) Processar, financiar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a trabalhadores ou terceiros, nos termos definidos na lei. A partir da publicação do Decreto-Lei n.º 18/2016, de 13 de abril, que estabeleceu as disposições necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2016, aprovado pela Lei n.º 7 -A/2016, de 30 de março, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 35-A/2016, de 30 de junho foi operacionalizado o modelo de partilha de atividades comuns, com a celebração de quatro Protocolos de Cooperação - Serviços Partilhados entre a SGMF e a DGAEP, a DGO, a DGTF e o GPEARI.

7 Nestes Protocolos destaca-se o propósito de estabelecer as bases de uma forma de trabalho colaborativo, através da definição das regras de atuação entre as entidades outorgantes necessárias à operacionalização da prestação de serviços comuns por parte da SGMF nas áreas de gestão de recursos financeiros, patrimoniais e de recursos humanos, especificando-se nos anexos as responsabilidades das partes pelo desenvolvimento das atividades partilhadas. E STRUTURA NUCLEAR E FLEXÍVEL A estrutura nuclear da SGMF, o estabelecimento do número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares são determinadas pela Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril. O Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio, republicado em anexo à Declaração de retificação n.º 1035/2012, de 10 de agosto, define e implementa a sua estrutura flexível. N.B. Não se encontra preenchido um cargo de direção intermédia de 1º grau, relativo à unidade orgânica nuclear Direção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD).

8 2. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS E SUA OPERACIONALIZAÇÃO As opções estratégicas de gestão, definidas no Plano Estratégico, vêm sendo corporizadas anualmente nos Planos de Atividades, com especial destaque para os QUAR anuais, suportados metodologicamente no BSC. Os três vetores estratégicos para os quais convergem os Objetivos plurianuais têm vindo a ganhar centralidade indiscutível na orientação da organização, traduzida nas medidas acionadas anualmente nos diferentes pontos do mapa organizacional. FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE ANTECIPANDO AS SUAS NECESSIDADES GESTÃO CRITERIOSA DE RECURSOS (accountability) E RESPONSABILIDADE QUALIDADE OPERACIONAL DO SERVIÇO E IMPACTO NO MF E NA SOCIEDADE Vetores Estratégicos QUALIDADE EFICÁCIA EFICIÊNCIA Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos membros do Governo e respetivos Gabinetes, aos restantes órgãos e serviços do MF e a outras Comissões Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade social Garantir a Prestação de Serviços Partilhados relativos a atividades comuns Objetivos Estratégicos Mantém-se como compromisso inequívoco a focalização da SGMF nos seus clientes externos e internos e nos seus stakeholders, procurando prestar serviços pautados pela eficiência da resposta, desiderato traduzido na prossecução de indicadores de qualidade e assentes em service level agreements, com um grau de exigência elevado, incluídos no BSC, em ANEXO B, e no QUAR para 2018, em ANEXO A. O planeamento para o próximo ano procura prosseguir a linha de rumo traçada e traduzir em ações e iniciativas as orientações do Plano Estratégico definido pelo Senhor Secretário-Geral,

9 optando-se pela manutenção dos cinco objetivos estratégicos plurianuais, que se consideram manter a necessária pertinência, relevância e atualidade. A atividade corrente desenvolvida pelas unidades orgânicas internas consta do ANEXO C. Para além da inventariação dos processos de negócio e de suporte, são identificados os utilizadores e/ou clientes de cada UO, que abaixo se resumem: MEMBROS DO GOVERNO (MF) Entidades do MF no âmbito da Partilha de atividades comuns SGMF Outros clientes Membros do Governo CLIENTES EXTERNOS Gabinetes Governamentais do MF Ministro das Finanças Secretário de Estado Adjunto e das Finanças Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais Secretário de Estado do Orçamento Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público Secretário de Estado do Tesouro Entidades do MF no âmbito da Partilha de atividades comuns GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP CNC, CReSAP, UTAP, UTAM, UNILEO Outros AT, INA, SSAP, ESPAP, I.P. Tribunais; Tribunal de Contas (TC); Outras tutelas Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, E.P.E)

10 Segurança Social Trabalhadores da AG Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central Empresas e Público em geral SGMF CLIENTES INTERNOS Gabinetes do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos Direções de Serviços e Divisões (DSIQ, DSAJC, DSAD, DSIRP, UMC, DGAP, DGRH, DPGF, DA)

11 3. INICIATIVAS E PROJETOS Embora conste do ANEXO D a documentação com a descrição integral dos projetos planeados para 2018 por algumas unidades orgânicas, nas páginas seguintes sumariam-se alguns dos elementos que se consideram importantes para a identificação e propósitos destas iniciativas: a. Designação de cada projeto b. Unidade orgânica responsável c. Objetivos, indicadores e metas d. Cronograma previsional de execução DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSIQ Implementar o balcão único da Grau de 90% Plataforma de Partilha de Atividades Comuns Gestão de Serviços Comuns plataforma de partilha de atividades comuns (permitirá o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à solicitação e acompanhamento da execução desses implementação do projeto 01out 2016 a 31 jul 2018 serviços e a relatórios e meios de análise on demand dos níveis de serviço e dos indicadores de desempenho e risco dos processos subjacentes) PROJETO 2/DSIQ Desmaterializar os processos comuns, Grau de 90% Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Desmaterialização de transversais e específicos da SGMF que suportam a prestação de serviços comuns, sobre a plataforma Plêiades. implementação do projeto processos 01out 2016 a 31mar 2018

12 PROJETO PARTILHADO DSIQ/DSAD Elaborar novos instrumentos funcionais de gestão da informação Grau de implementação do 90% Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Instrumentos de gestão de informação 01nov 2017 a 30nov 2018 (plano de classificação, portaria de gestão de documentos e plano de preservação digital) alinhados com a MEF e o ASIA e suportados nos resultados do diagnóstico e do levantamento e modelação dos projeto processos de prestação de serviços comuns. DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSAD Promover a revisão da N.º de unidades de 30 Revisão da descrição da série documental Administração dos Bens Cultuais da Comissão Jurisdicional dos Bens Cultuais descrição dos processos da série documental Administração dos Bens Cultuais da ex-cjbc instalação tratadas 02 jan a 29 dez 2018 PROJETO 2/DSAD Transferência para % de bobines 60 Digitalização de bobines de microfilme do GPP (Gabinete de suporte digital de bobines de microfilme digitalizadas face ao total Planeamento e Políticas e Administração Geral da Agricultura, Florestas, Desenvolvimento Rural e Mar) Projeto plurianual (continuação de projeto iniciado em 2017) 02 jan a 29 dez 2018

13 PROJETO 3/DSAD Promover o tratamento da N.º de unidades de 30 Tratamento da série documental Processos Especiais da ex- Direcção Geral da Fazenda série documental Processos Especiais da ex-dgfp instalação tratadas Pública 02 jan a 29 dez 2018 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSIRP Registo das atividades Grau de execução 90% Criação e Implementação da Plataforma Access de Gestão de dados da Atividade corrente da DSIRP correntes da DSIRP para fins estatísticos do projeto 01 jan a 01 nov 2018

14 4. RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS POSTOS DE TRABALHO PLANEADOS PARA 2018 MAPA-SÍNTESE GRUPO DE PESSOAL a) Carreira que ainda não foi objeto de revisão b) Neste total estão incluídos 16 trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais do MF (6 Assistentes Técnicos e 10 Assistentes Operacionais) c) Neste total estão incluídos 7 postos de trabalho automaticamente previstos n.º 1 do artigo 27.º do RVP, conjugado com os artigos 6.º, n.º 1, alínea a), e 9.º, n.º 2, da Lei n.º 25/2017 ÁREA FUNCIONAL CARREIRA E/OU CATEGORIA POSTOS DE TRABALHO Biblioteca e Arquivo Técnica Superior 9 Jurídica e 8 Contencioso Generalista 50 Subtotal 67 Informática a) Informática Especialista de Informática 4 a) Técnico de Informática a) 4 Subtotal 8 Biblioteca e Arquivo Assistente Técnico 5 Relações Públicas 6 Generalista 45 Coordenação Coordenador Técnico 3 Subtotal 59 Assistente Operacional 26 Subtotal 26 TOTAL b) 160

15 O quadro abaixo contém a distribuição pelas unidades orgânicas nucleares e flexíveis internas dos postos de trabalho necessários para 2018, incluindo o número de trabalhadores que exercerão funções nos Gabinetes dos membros do Governo do Ministério das Finanças e nos Gabinetes da Direção da SGMF. SIGLA E DESIGNAÇÃO DA UNIDADE ORGÂNICA Trabalhadores da SG em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais GSG e SGA (Gabinete do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos) DSIQ (Direção de Serviços de Inovação e Qualidade) DGRH (Divisão de Gestão de Recursos Humanos) DPGF (Divisão de Planeamento e Gestão Financeira) N.º DE POSTOS DE TRABALHO NECESSÁRIOS PARA DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES DSAJC 9 (Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso) DSAD 15 (Direção de Serviços de Arquivos e Documentação) DSIRP 14 (Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas) UMC 5 (Unidade Ministerial de Compras) DGAP 31 (Divisão de Gestão do Aprovisionamento e Património) TOTAL 160 N.B. O total de postos de trabalho não inclui 3 cargos de direção superior e 10 de direção intermédia previstos nos diplomas orgânicos da SGMF.

16 Apresenta-se no gráfico abaixo a distribuição relativa dos postos de trabalho planeados pelas unidades orgânicas, face ao total previsto, não se considerando, porém, os cargos ocupados, quer pelos dirigentes superiores, quer pelos dirigentes intermédios da SGMF. Também não são contabilizados os trabalhadores da SGMF que se prevê manterem exercício de funções nos Gabinetes dos membros do Governo do MF. Observa-se a maior concentração de trabalhadores nas áreas de Gestão de Recursos Humanos (DGRH 24%), de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP - 22%) e de Planeamento e Gestão Financeira (DPGF - 13%). Tal facto encontra explicação na especial importância do trabalho que efetuam, porquanto estas unidades têm vindo a assegurar o desenvolvimento de uma notável quantidade de processos de negócio e de suporte, de acordo com as suas atribuições específicas relativas à prestação partilhada de serviços comuns às entidades da administração direta do MF. Distribuição percentual dos trabalhadores por Unidade Orgânica Postos de trabalho planeados para 2018 DSAD 10% DSAJC 6% DSIRP 10% UMC 3% DGAP 22% GSG e SGA 3% DSIQ 9% DPGF 13% DGRH 24%

17 RECURSOS FINANCEIROS PLANEADOS PARA 2018 Designação Planeados Orçamento de Funcionamento (SG) ,00 Despesas com Pessoal ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 Outras Despesas Correntes ,00 Despesas de capital ,00 Orçamento de Encargos Gerais ,00 Despesas com Pessoal ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 Outras Despesas Correntes ,00 Transferências Correntes ,00 Despesas de capital ,00 Orçamento de Encargos Gerais (Investimento) ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 UniLEO (Funcionamento) ,00 Despesas com Pessoal Aquisição de Bens e Serviços ,00 Despesas de capital ,00 UniLEO (Investimento) ,00 Aquisição de Bens e Serviços ,00 Outras Despesas Correntes Despesas de capital ,00 Total ,00

18 5. MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA O artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio dispõe sobre a obrigatoriedade de integrar nos planos de atividades anuais um capítulo sobre modernização administrativa. Os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as medidas de modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação, e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13 de maio, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a sua aplicação em cada ano e a previsão das poupanças associadas a tais medidas. Em 2017 a SGMF continuou a apostar na desmaterialização dos seus processos de negócio, destacando-se, entre outras iniciativas a seguinte: Plataforma de partilha de atividades comuns Com a aprovação da Lei do Orçamento de Estado para 2016 (Lei n.º 7-A/2016), o modelo de prestação de serviços é alterado, transitando-se para uma partilha de atividades, em que a SGMF é responsável por executar um conjunto de serviços comuns, mantendo-se a competência de aprovação legalmente atribuída ao dirigente máximo de cada organismo. Fruto desta alteração, foram estabelecidos protocolos de cooperação entre a SGMF e os vários organismos abrangidos pela partilha de atividades comuns, onde se define o detalhe dessas atividades, bem como os níveis de serviços que deverão ser observados pelas partes. Estes protocolos foram individualmente estabelecidos com os seguintes organismos: Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI), Inspeção-Geral de Finanças (IGF), Direção Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP), Direção Geral do Orçamento (DGO), Direção Geral do Tesouro e Finanças (DGTF). As 363 atividades identificadas nesses protocolos dividem-se pelas seguintes áreas: Gestão financeira e orçamental: 83 atividades; Gestão patrimonial e da aquisição de bens e serviços: 193 atividades; Gestão de recursos humanos: 87 atividades. Adicionalmente, os protocolos estabelecem unicamente períodos de execução/ disponibilidade do serviço ou tempos de resposta às solicitações, não havendo visibilidade do contributo da SGMF para alcançar os objetivos dos organismos servidos.

19 Para que esta transição seja eficiente, eficaz e efetiva, é determinante que se adote uma visão supra-organizacional dos processos, suportada por plataformas interoperáveis que permitam gerir os serviços prestados de forma transparente e gerir a informação produzida segundo as normas e boas práticas, ao longo de todo o seu ciclo de vida (records continuum). Para dar resposta efetiva à sua missão, em particular no que se refere à prestação de serviços comuns, e tendo por base o diagnóstico preliminar realizado, a SGMF lançou uma iniciativa de modernização administrativa, denominada Plataforma de Partilha de Atividades Comuns (PPAC), com os seguintes objetivos: Disponibilizar um ponto único de acesso (balcão único) no âmbito dos protocolos de prestação de serviços comuns, que permita gerir todas as interações entre as entidades, integre com os processos desmaterializados e faça o controlo transparente do cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos; Desmaterializar os processos da SGMF, suportando-os na plataforma existente (Plêiades) e disponibilizando os processos transversais e comuns aos restantes organismos aderentes; Implementar um arquivo digital que assegure a gestão da informação digital segundo os instrumentos legais atuais (temáticos) e futuros (funcionais), com particular enfoque na adoção dos resultados do projeto ASIA (avaliação supra-institucional da informação arquivística) e do modelo de requisitos para sistemas de gestão de informação de arquivo (MoReq2010); Disponibilizar serviços de interoperabilidade para acesso ao arquivo digital na plataforma de interoperabilidade da administração pública (iap), adotando um modelo centralizado (em vez de ligações ponto-a-ponto), e promover a macroestrutura funcional (MEF) e os processos de negócio como instrumento semântico (linguagem comum) na recuperação da informação. No âmbito desta iniciativa e para cumprimento destes objetivos, será necessário: Levantar e modelar/rever os processos de negócio em que a SGMF participa, segundo os princípios, conceitos e objetivos da abordagem funcional (MEF, ASIA); identificar os indicadores chave de desempenho e de risco desses processos, de forma transversal a todos os seus intervenientes;

20 Atualizar tecnologicamente a plataforma Plêiades, enquanto medida de preservação digital, para assegurar a continuidade do acesso ao acervo de cerca de 12 anos de informação digital mantida neste sistema; Evoluir funcionalmente a plataforma Plêiades para simplificar operações, melhorar a produtividade dos utilizadores e permitir a adoção de planos de classificação funcionais (MEF, ASIA) a solução utilizada é atualmente a única com certificação MoReq; Proceder a reengenharia dos processos que suportam a atividade da SGMF, adequandoos à execução desmaterializada e promovendo uma maior transparência no que respeita ao contexto da realização das atividades comuns; Rever/evoluir o catálogo de serviços, com particular enfoque nos serviços protocolados no âmbito da prestação de serviços comuns; Implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns como ponto único e desmaterializado de acesso aos serviços comuns prestados pela SGMF; Rever/evoluir a solução analítica de suporte à decisão no sentido de incorporar a monitorização e controlo dos indicadores chave dos processos (gestão e prestação de serviços comuns), a análise de dados pelos utilizadores (self service) e a produção automatizada de relatórios e dashboards; Levantar a situação atual dos sistemas de informação que mantêm informação digital e definir a arquitetura futura e o roadmap de transformação que dela resulta; Elaborar novos instrumentos legais para a gestão da informação, de âmbito setorial e baseados na MEF e no ASIA, que operacionalizem a gestão da informação por processos; rever o plano de preservação digital no sentido de se adequar aos novos instrumentos e à transformação prevista da arquitetura; Avaliar a utilização de software aberto (open source) para a implementação do arquivo digital; prever a autenticação com cartão de cidadão, utilização da gateway de SMS (para notificações) e disponibilização de serviços através da iap; Implementar um sistema unificado de gestão do acervo digital, que integre com as aplicações de negócio existentes, disponibilize meios de consulta aos cidadãos, empresas e organismos públicos e permita conservar ou eliminar a informação de acordo com os instrumentos legais atuais (temáticos) e do futuro (funcionais).

21 Entendemos esta iniciativa como sendo transversal à SGMF, aos seus clientes e aos seus parceiros, com um impacto maior do que a soma dos impactos individuais das atividades a realizar, pelos efeitos de rede que irá gerar junto de todas as partes interessadas. Atividades da operação A iniciativa tem a duração de 24 meses, com início em 01 de agosto de 2016 e fim em 31 de julho de É composta por 6 atividades, conforme descrito no quadro seguinte: Designação Início Fim Levantamento e modelação de processos Desmaterialização de processos Gestão de serviços comuns Diagnóstico Instrumentos de gestão de informação Arquivo digital A atividade de levantamento e modelação de processos de negócio visa desenhar e documentar os vários processos de negócio existentes na SGMF, tanto numa lógica exclusivamente interna, como também aqueles que suportam a partilha de serviços com outros organismos. O resultado desta atividade servirá de base às atividades seguintes. A atividade de desmaterialização de processos de negócio permitirá transitar esses processos para uma realidade digital e desmaterializada e garantirá a base para o desenvolvimento de uma ferramenta de gestão de serviços partilhados com outros organismos. A atividade de gestão de serviços partilhados irá disponibilizar aos organismos que interagem com a SGMF, uma forma mais eficiente de executar esses serviços, bem como a disponibilização de métricas de execução e de níveis de serviço prestado pela SGMF. A atividade de diagnóstico visa estabelecer a situação atual da informação digital e o roadmap de transformação, que será implementado através dos instrumentos de gestão da informação e do arquivo digital.

22 A atividade de implementação de instrumentos de gestão de informação precede a atividade de implementação do arquivo digital, na medida em que estabelece definições que serão aplicadas no sistema de arquivo. A atividade de implementação do arquivo digital aplica as definições dos instrumentos legais e captura a informação dos processos desmaterializados. Levantamento e modelação de processos Esta atividade visa definir os processos comuns, transversais e específicos da SGMF que suportam a prestação de serviços comuns. Pretende-se com esta definição melhorar os processos atuais tendo em vista a sua desmaterialização, simplificando-os, alinhando-os com as melhores práticas e automatizando tarefas de menor valor acrescentado. Desmaterialização de processos Esta atividade visa desmaterializar os processos comuns, transversais e específicos da SGMF que suportam a prestação de serviços comuns, sobre a plataforma Plêiades. Para tal, já se procedeu à atualização tecnológica da plataforma e à revisão e extensão funcional da mesma para suportar na íntegra a gestão da informação segundo instrumentos temáticos (passado) e funcionais (futuro) e os requisitos do MoReq2010. Pretende-se também qualificar os utilizadores para executarem os processos em contexto desmaterializado. Para suportar a interoperabilidade com organismos autónomos (não aderentes), serão definidos e implementados novos serviços que permitam gerir de forma centralizada os metadados comuns, ter uma visão agregada dos processos e um maior controlo sobre as interações e o cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos. Esses serviços serão disponibilizados através da iap. Gestão de serviços comuns Esta atividade visou implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns, que permite o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à solicitação e acompanhamento da execução desses serviços e a relatórios e meios de análise on demand dos níveis de serviço e dos indicadores de desempenho e risco dos processos subjacentes.

23 Para tal, ainda será necessário rever o catálogo de serviços segundo os critérios definidos para os processos desmaterializados e recolher e tratar os indicadores desses processos de forma sistemática. A revisão do catálogo de serviços será feita de forma gradual, no sentido de minimizar os impactos da transição para o balcão único e o suporte pelos processos desmaterializados. A recolha e tratamento de níveis de serviço e indicadores, a análise on demand e a produção de relatórios serão também desenvolvidos sobre a plataforma analítica existente. Diagnóstico Esta atividade visa definir uma estratégia e uma arquitetura futura para a gestão da informação digital e um plano de transformação que, tendo por base um levantamento da situação atual da informação e dos sistemas e infraestruturas que a suportam, estabeleça as atividades e dependências a assegurar ao longo desta iniciativa. Atendendo aos objetivos de preservação digital, será também neste contexto avaliada a utilização de software aberto (open source) para a implementação do arquivo digital. Instrumentos de gestão de informação Esta atividade visa elaborar novos instrumentos funcionais de gestão da informação (plano de classificação, portaria de gestão de documentos e plano de preservação digital) alinhados com a MEF e o ASIA e suportados nos resultados do diagnóstico (atividade 4) e do levantamento e modelação dos processos de prestação de serviços comuns. À semelhança do que já hoje sucede, pretende-se que os instrumentos de gestão da informação a desenvolver no contexto desta atividade, em particular o plano de classificação e a portaria de gestão de documentos, sejam de âmbito setorial, abrangendo transversalmente os organismos do Ministério das Finanças. Arquivo digital Esta atividade visa selecionar e implementar um sistema de arquivo digital que suporte a estratégia de preservação digital definida, assegurando a conversão da informação produzida no contexto dos processos de prestação de serviços comuns para formatos abertos, e integre com as aplicações que suportam esses processos, no sentido de assegurar a gestão continuada da informação (records continuum), desde a sua captura ou produção até à sua eliminação, transferência ou conservação permanente.

24 Pretende-se ainda neste âmbito integrar o sistema de arquivo com a plataforma Plêiades, disponibilizar meios de autenticação com o cartão de cidadão, disponibilizar serviços de consulta através da iap e integrar com a gateway de SMS, para envio de notificações. Esta iniciativa vem dar continuidade aos esforços de modernização administrativa e de realização das estratégias comuns da administração pública, bem como dos princípios que lhes estão subjacentes, e será um veículo fundamental para o cumprimento da missão da SGMF e para a promoção de formas mais efetivas de colaboração com as entidades a quem presta serviços. No âmbito do programa Simplex+ 2016, a iniciativa contribui também para as seguintes medidas: Autenticação.gov +. Esta iniciativa está também alinhada com as orientações da autoridade arquivística nacional (DGLAB), em particular: Na criação de instrumentos de gestão da informação de âmbito setorial baseados na MEF e nos resultados do projeto ASIA, no qual a SGMF e outros organismos do Ministério das Finanças têm estado ativamente envolvidos; Na operacionalização desses instrumentos através de uma gestão da informação por processos, supraorganizacional e interoperável; Na adoção da estrutura de metainformação MIP (metainformação para a interoperabilidade); Na desmaterialização da informação e na capacitação das organizações para a preservação digital; Na acessibilidade da informação em arquivo, através da disponibilização de meios eletrónicos de pesquisa e consulta. Contributo para a integração de serviços, modernização e capacitação Esta iniciativa vem consolidar uma rede permanente de cooperação entre a SGMF e as entidades protocoladas, centrada na modernização e na capacitação desses serviços. A partilha de plataformas, a disponibilização de novos canais (balcão único) e a melhoria dos serviços de interoperabilidade contribuirão conjuntamente para uma maior integração dos serviços públicos.

25 6. SIGLAS E ACRÓNIMOS Gabinetes Governamentais do MF GMF Gabinete do Ministro das Finanças GSEATF Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento GSEAEP Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público GSET - Gabinete do Secretário de Estado do Tesouro MF Ministério das Finanças AT Autoridade Tributária e Aduaneira DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO Direção-Geral do Orçamento DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF Inspeção-Geral de Finanças INA Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SSAP Serviços Sociais da Administração Pública CNC Comissão de Normalização Contabilística CReSAP Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública, UNILEO - Unidade de Implementação da Lei de Enquadramento Orçamental UTAP - Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos UTAM - Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial SGMF Secretaria-Geral do Ministério das Finanças ACMF Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças UGP Unidade de Gestão Patrimonial Outras BEP - Bolsa de Emprego Público BSC Balanced Scorecard CEGER Centro de Gestão da Rede Informática do Governo GAF Gestão Administrativa e Financeira GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de informação) GERHUP Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação) OE Objetivo Estratégico OO Objetivo Operacional PGPI Programa de Gestão do Património Imobiliário QGA Quadro Geral de Adidos QEI Quadro de Efetivos Interdepartamentais RH Recursos Humanos SG Secretaria-Geral SIADAP Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública SME Sistema de Mobilidade Especial UO Unidade Orgânica