1. Introdução missão, visão e atribuições Prioridades estratégicas e planeamento da sua operacionalização Iniciativas e projetos 15

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1 PLANO DE ATIVIDADES 2016

2 ÍNDICE 1. Introdução missão, visão e atribuições 3 2. Prioridades estratégicas e planeamento da sua operacionalização Iniciativas e projetos Recursos humanos e financeiros Modernização administrativa Siglas e acrónimos 31 ANEXOS: ANEXO A QUAR 2016 ANEXO B Planeamento estratégico e operacional: BSC 2016 ANEXO C Atividade corrente prevista ANEXO D Projetos Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º Lisboa Tel.: Fax: Relacoes.Publicas@sgmf.pt 2

3 1. Introdução - visão, missão e atribuições 3

4 Atenta a missão e atribuições da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), apresentam-se neste documento e nos seus anexos as prioridades e as medidas estratégicas de gestão e o modo como vão ser desenvolvidas em Em consonância com a estratégia definida, a que adiante se aludirá, tendo em conta a dotação previsional de recursos humanos e financeiros, inventariam-se os objetivos operacionais e os indicadores a prosseguir por todas as unidades orgânicas nucleares e flexíveis e descrevem-se os projetos, as iniciativas de melhoria e as atividades a desenvolver. Missão da SGMF A missão da SGMF pode definir-se da seguinte forma: Garantir um elevado nível de qualidade no apoio técnico aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério das Finanças e na prestação de serviços às entidades públicas da sua administração direta assegurando a economia, eficiência e eficácia na prestação de serviços comuns. Caracterização da SGMF: a envolvente macro-ambiental A SGMF é um serviço central da administração direta do Estado dotado de autonomia administrativa, cujas atribuições estão elencadas no Decreto-Lei n.º 117/2011, de 15 de dezembro, que aprovou a lei orgânica do Ministério das Finanças (cfr. o artigo 9.º) e, de forma mais especificada, na sua própria lei orgânica aprovada pelo Decreto-Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril. A sua organização interna corresponde ao modelo de estrutura hierarquizada, constituída por seis unidades orgânicas nucleares e um número máximo de quatro unidades orgânicas flexíveis, de acordo com o n.º 1 do artigo 1.º e com o artigo 8.º da Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril. A missão da SGMF desenvolve-se num cenário de grande exigência quanto à necessidade de reduzir a despesa do Estado, no que se configura como um imperativo externo e interno de Portugal. Objetivamente, o excesso da despesa produz défice excessivo e o défice excessivo constitui um peso para a dívida pública cuja sustentabilidade temos de garantir. Independentemente da sensibilidade e da mundividência de cada um sobre a maneira de Se o orçamento aprovado for inferior ao previsto neste documento, ressalva-se a necessidade de vir a ser alterado o presente plano. 4

5 quebrar este ciclo vicioso e relançar as bases para o crescimento económico, urge enfrentar o tema dos custos de funcionamento da máquina do Estado. Está fora de qualquer dúvida que o Estado deve reformar-se. Já nem é só por razões de sustentabilidade das finanças públicas que o deve fazer. Justamente no debate sobre a Reforma do Estado tem sido destacado, como dimensão primeira desse processo, a racionalização das estruturas do Estado e, também, a reforma dos ministérios. Uma reforma especialmente orientada para a melhoria da sua eficiência, escala e capacidade de resposta ao nível da organização interna de cada ministério como um todo. Trata-se de não replicar nos vários órgãos e serviços funções que podem, com economia, eficiência e eficácia, ser concentradas em estruturas especialmente vocacionadas para esse fim, libertando-os e concentrando-os para as funções que constituem a sua razão de ser e que são específicas da sua missão estatutária. É aqui que se concentra o novo quadro de atuação da SGMF. Um quadro de atuação que deve assentar num modelo organizativo de centralização de atribuições comuns ou, caso se preconize essa via, num modelo de partilha de atividades comuns que claramente aproveite todo o potencial de gestão expresso ou implícito na Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, que aprovou os princípios e normas de organização da Administração Direta do Estado. Nenhuma linha argumentativa poderá racionalmente justificar que os vários órgãos e serviços que compõem cada ministério detenham atribuições comuns em áreas muito amplas, replicando processos para fazer a mesma coisa, aumentando a burocracia, empolando estruturas, desviando recursos. Impõe-se, de forma assaz determinada, integrar nas secretarias-gerais as funções de contencioso e apoio jurídico, de contratação pública, ou gestão geral, de gestão orçamental e de gestão de instalações e equipamentos. Mas convém que não nos iludamos. O ambiente cultural que caracteriza a nossa Administração Pública, as resistências das várias entidades em desarmar as suas estruturas tradicionalmente afetas a tais áreas, num empreendimento não raras vezes encarado como de perda de poder, aconselha a um adequado processo de gestão da mudança desenvolvido com a máxima pedagogia e sensibilidade e a máxima participação. Uma transformação disruptiva concretizada por lei ou decreto-lei é de todo desaconselhável. Por outro lado, deixar que as secretarias-gerais assumam tais atribuições legalmente atribuídas, sem que elas próprias se organizem e dotem internamente de condições e de recursos, muitos deles, aliás, a transitar das áreas de 5

6 negócio tradicionalmente alojadas nos vários órgãos e serviços de cada ministério, é, definitivamente, se não dar razão a quem defende o atual status quo, pelo menos fornecer argumentos para a inviabilidade a curto prazo do modelo de integração de atribuições. Com efeito, perante a incapacidade das secretarias-gerais em garantirem níveis de elevada qualidade nos serviços prestados aos organismos clientes, o edifício conceptual e normativo colapsaria revertendo o anterior modelo em toda a sua plenitude. 6

7 Visão Ser reconhecido como um serviço de referência na prestação de serviços na administração pública. Pretendemos que a SGMF, pela forma como atua e pela forma como se encontra organizada, se assuma decisiva e definitivamente como um serviço público de referência no âmbito da Administração Pública, prestando serviços comuns com elevados níveis de qualidade, sustentados na sólida qualificação dos seus recursos e na agilização dos seus processos, criando as condições para que os seus clientes possam plena e irreversivelmente assumir a sua missão estatutária, evitando redundâncias geradoras de desperdício. Atribuições As atribuições da Secretaria-Geral encontram-se definidas no n.º 2 do Artigo 9.º da lei orgânica do Ministério das Finanças e nas alíneas a) a h) do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril. De entre as atribuições que lhe estão legalmente cometidas, são de salientar, pela sua especial relevância e exigência no quadro da Reforma do Estado, as que constam da alínea b) do nº 2, nestes termos: Assegurar a prestação centralizada de serviços comuns, designadamente na área de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais, em particular para os serviços integrados na administração direta, no âmbito do MF. 7

8 Nos últimos três anos a Secretaria-Geral exerceu as suas funções a coberto de um modelo de gestão assente na centralização de atribuições comuns, nos domínios da gestão de recursos humanos, financeiros e patrimoniais, no Secretário-Geral e a fim de assegurar o objetivo técnico/político da consolidação orçamental, conforme definido nos seus artigos 19.º e 20.º da Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro (LOE 2013), nos artigos 25.º, 26.º e 27.º da Lei n.º 83- C/2013, de 31 de dezembro (LOE 2014) e nos artigos 26.º a 29.º da Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro (LOE 2015). No atual contexto, em que ainda não se encontra aprovada a Lei do Orçamento de Estado para 2016, diploma que vinha dando suporte ao modelo de gestão referido, é de equacionar um eventual ajustamento no presente plano de atividades decorrente do modelo normativo que venha ser definido pelo Governo. Neste enquadramento, o presente plano de atividades focar-se-á especialmente na melhoria da qualidade dos serviços prestados aos diferentes clientes da SGMF, na maior eficácia e eficiência da despesa pública, promovendo a inovação sistemática, que suportará uma mais ágil prestação de serviços comuns e reforçará a política na área da responsabilidade social. 8

9 A revisão e a atualização do conjunto de processos de negócio e de suporte encontra-se descrita na documentação reunida no ANEXO C e procura explicitar as atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas internas (UO) da Secretaria-Geral. Nas fichas normalizadas de recolha de dados, relativas aos processos da atividade corrente, são identificados e quantificados, nomeadamente, os utilizadores e/ou clientes de cada UO, que se indicam: Membros do Governo (MF) Entidades do MF, no âmbito da GAF Outros SGMF CLIENTES EXTERNOS Membros do Governo Gabinetes Governamentais do MF Ministro das Finanças Secretário de Estado Adjunto, do Tesouro e das Finanças Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais Secretário de Estado do Orçamento Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público Entidades no âmbito da Gestão Administrativa e Financeira do MF GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP CNC, CReSAP, UTAP, UTAM Outros AT, INA, SSAP, ESPAP, I.P. Tribunais; Tribunal de Contas (TC); Outras tutelas Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, E.P.E) 9

10 Segurança Social Trabalhadores da GAF e AG Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central Empresas e Público em geral SGMF CLIENTES INTERNOS Gabinetes do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos Direções de Serviços e Divisões (DSIQ, DSAJC, DSAD, DSIRP, UMC, DGAP, DGRH, DPGF, DA) 10

11 Estrutura nuclear e flexível A estrutura nuclear da SGMF, o número máximo de unidades flexíveis do serviço, bem como as competências das respetivas unidades orgânicas são determinadas pela Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril. O Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio, republicado em anexo à Declaração de retificação n.º 1035/2012, de 10 de agosto, define e implementa a sua estrutura flexível. N.B. Não se encontram preenchidos dois cargos de direção intermédia de 1º grau, relativos a duas das unidades orgânicas nucleares: Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF) e Direção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD). 11

12 2. Prioridades estratégicas e sua operacionalização 12

13 Considerando o enquadramento normativo, as responsabilidades prioritárias, os meios existentes e aqueles de que será legítimo e expectável dispor no futuro, definiram-se os vetores estratégicos e os objetivos estratégicos plurianuais que enquadrarão o planeamento da atividade anual. Doutro passo, alicerçados na Carta de Missão e na definição de orientações top-down, os Planos de Atividades anuais e respetivos Quadros de Avaliação e Responsabilização (QUAR), corporizarão a estratégia plurianual e contribuirão para a concretização das metas dos respetivos indicadores chave de desempenho (KPI). Vetores Estratégicos A Secretaria-Geral tem vindo a manter o foco estratégico em três grandes domínios: clientes, qualidade de serviço e responsabilidade social. Temos vindo a fixar, anualmente, objetivos mensuráveis para demonstrar o comprometimento com a estratégia delineada, operacionalizando medidas que procuram a melhoria contínua. A preparação do planeamento para 2016 foi antecedida pela definição das opções estratégicas de gestão, nos termos do SIADAP 1. Para o efeito consideraram-se cinco objetivos estratégicos plurianuais, dando assim continuidade ao trabalho já anteriormente prosseguido. De entre aqueles objetivos, impõe-se que particularmente se refira o que diz respeito ao modelo organizativo de prestação centralizada de serviços comuns. Como já atrás se deu devida nota, independentemente das opções do Governo relativamente à prestação 13

14 centralizada de serviços comuns, ora inserida numa moldura normativa de transferência de atribuições comuns, ora optando por uma moldura de partilha de atividades comuns, estamos perante uma das responsabilidades centrais da SGMF, que exige o desenvolvimento, em tempo, de variados processos de negócio e de suporte, com maior ou menor grau de complexidade, para um substancial número de clientes. Quanto aos outros quatro objetivos estratégicos, que incidem na melhoria da qualidade do serviço prestado aos gabinetes, membros do Governo e outras Comissões, no aumento da eficiência e eficácia da despesa pública, na promoção da inovação, modernização e reconversão de procedimentos e no reforço da política de gestão na área da responsabilidade social, afigura-se natural e inevitável o seu prosseguimento, pois visam promover a qualidade e a excelência do desempenho organizacional. Nesta continuidade foram reformulados os objetivos, indicadores e metas do BSC e do QUAR. O resultado deste trabalho consta do Balanced ScoreCard (BSC), em ANEXO B, cujos mapas estratégicos espelham os objetivos de todos os departamentos e ponderam os seus contributos para cada objetivo operacional da SGMF, com incidência na estratégia. Especificam-se ainda os indicadores de medida de cada objetivo das UO, a que se associaram as respetivas metas e valores críticos. Concluiu-se assim a proposta do QUAR da SGMF para 2016, em ANEXO A, elaborada nos termos do SIADAP, que será submetida ao GPEARI para validação e ao Senhor Ministro das Finanças para aprovação e posterior divulgação na página eletrónica da Secretaria-Geral. 14

15 3. Iniciativas e Projetos 15

16 A descrição completa das iniciativas de melhoria e/ou dos projetos, programados por algumas Direções de Serviços para 2016, consta do ANEXO D. Contudo, apresentam-se sinteticamente, nas páginas seguintes, alguns dos elementos mais significativos, a saber: designação do projeto e unidade orgânica responsável; objetivos definidos, indicadores de medida, metas a atingir e data de início e conclusão do projeto; especificação da afetação prevista de recursos humanos. 16

17 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSIQ Estrutura Comum de Avaliação (Common Assessment Framework ou CAF) - modelo de autoavaliação através do qual a Secretaria-Geral procede ao diagnóstico do seu desempenho 01 abr 2016 a 30 abr Introduzir uma cultura de excelência e os princípios da Gestão da Qualidade Total; 2. Orientar a SGMF progressivamente para um ciclo completo e desenvolvido de PDCA Planear - Executar Rever - Ajustar ; 3. Facilitar a autoavaliação com o objetivo de obter um diagnóstico e identificar ações de melhoria; 4. Servir de ponte entre os vários modelos utilizados na gestão da qualidade, no setor público e privado; 5. Facilitar o bench learning entre organizações do setor público. Grau de implementação do projeto [40%;50%] PROJETO 2/DSIQ Migração do CORE de Comunicações Renovação do CORE Central de comunicações-dados para um sistema com redundância, maior capacidade e com suporte. Grau de execução do projeto 95% 01 mar a 31 dez 2016 PROJETO 3/DSIQ Auditoria ao sistema de GD e à Base de dados que lhe dá suporte Verificar a capacidade de resposta atual do Servidor de Base de Dados; Identificar pontos de contenção que possam comprometer a escalabilidade da plataforma; Grau de execução do projeto 95% 01 mar a 31 dez 2016 Identificar configurações que possam comprometer a disponibilidade ou degradar o tempo de resposta do Servidor; Reunir um conjunto de recomendações que incluam ações ou procedimentos a seguir de modo a evitar ou minimizar questões, que possam ser detetadas no âmbito da auditoria realizada, ou que não estejam de acordo com as melhores práticas indicadas pelo fornecedor. 17

18 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 4/DSIQ Evolução do Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais - Captura Descentralizada nas Entidades Processadoras Possibilitar às entidades externas o registo e digitalização simultânea dos documentos de instrução e despesa dos processos de Acidentes de Trabalho Grau de Execução do projeto 80% 01 abr a 31dez 2016 PROJETO 5/DSIQ Update Checkpoint Efetuar o update da versão existe na firewall para a última versão. Grau de execução do projeto 95% 01 jan a 31 dez 2016 PROJETO 6/DSIQ Update ao software da Central Telefónica Efetuar o update da versão existente na Central telefónica para a última versão. Grau de execução do projeto 95% 01 jan a 31 dez 2016 PROJETO 7/DSIQ Interligação da rede de comunicações do Edifício Sede (SGMF) e do Arquivo Contemporâneo do MF Implementar nova solução para interligação entre a SG e o Arquivo Contemporâneo. Grau de execução do projeto 95% 01 mai a 31dez 2016 PROJETO 8/DSIQ Piloto VOIP GPEARI Fornecer os serviços de VOIP existentes na central telefónica gerida pela SG para a GPEARI. Grau de execução do projeto 95% 01 jan a 01 abr

19 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 9/DSIQ Migração do Sistema de Gestão Documental (última versão) Migrar a plataforma Fabasoft atual, nomeadamente os dois ambientes existentes e os cinco domínios (MF, SG, GPEARI, UTAM e UTAP). Grau de execução do projeto 80% 01 jun 2016 a 30 jun 2017 PROJETO 10/DSIQ Migração Exchange 2013 Migração da solução existente de correio eletrónico Exchange para a versão Grau de execução do projeto 95% 01 jan a 01 abr 2016 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSAD Disponibilização e divulgação do fundo documental Reservados Disponibilizar e divulgar as obras constantes do fundo documental Reservados N.º de obras disponibilizadas no Catálogo e na Biblioteca Digital jan a 30 dez 2016 PROJETO 2/DSAD Tratamento do fundo documental da ex-direcção- Geral das Alfândegas Promover o tratamento do fundo documental da ex-direcção-geral das Alfândegas N.º de metros lineares tratados 15 metros lineares 04 jan a 30 dez

20 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 3/DSAD Disponibilização do fundo documental Contas do Estado Disponibilizar as Contas do Estado na Biblioteca Digital N.º de imagens digitais relativas a Contas do Estado disponibilizadas na Biblioteca Digital imagens 04 jan a 20 dez 2016 PROJETO 4/DSAD Tratamento da série documental Processos Especiais da ex- Direcção Geral da Fazenda Pública Promover o tratamento da série documental Processos Especiais da ex-direcção Geral da Fazenda Pública N.º de unidades de instalação tratadas jan a 30 dez 2016 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS PROJETO 1/DSIRP Gestão de questionários da SGMF Facilitar a criação e gestão de questionários Taxa de redução das limitações identificadas na anterior aplicação Grau de execução do projeto 70% 90% 01 fev a 31 jul

21 Unidades Orgânicas Recursos Humanos Afetação % Projetos DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) Diretora de Serviços 1 Técnico Superior 1 Técnico Superior (a recrutar) PROJETO 1/DSIQ Estrutura Comum de Avaliação (Common Assessment Framework ou CAF) 1 Espec. Informática 10 PROJETO 2/DSIQ Migração do CORE de Comunicações Diretora de Serviços 1 Espec. Informática PROJETO 3/DSIQ Auditoria ao sistema de GD e à Base de dados que lhe dá suporte 1 Espec. Informática 50 PROJETO 4/DSIQ Evolução do Sistema de Gestão de Acidentes Trabalho e Doenças Profissionais - Captura Descentralizada nas Entidades Processadoras 1 Espec. Informática 10 PROJETO 5/DSIQ Update Checkpoint 1 Espec. Informática 10 PROJETO 6/DSIQ Update ao software da Central Telefónica 1 Espec. Informática 10 PROJETO 7/DSIQ Interligação da rede de comunicações do Edifício Sede (SGMF) e do Arquivo Contemporâneo do MF 21

22 Unidades Orgânicas Recursos Humanos Afetação % Projetos DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) 1 Espec. Informática 10 PROJETO 8/DSIQ Piloto VOIP GPEARI Diretora de Serviços 30 PROJETO 9/DSIQ Migração do Sistema de Gestão Documental (última versão) 1 Espec. Informática 10 PROJETO 10/DSIQ Migração Exchange 2013 DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTA-ÇÃO (DSAD) Chefe de Divisão 1 Técnico Superior 1 Técnico Superior PROJETO 1/DSAD Disponibilização e divulgação do fundo documental Reservados Chefe de Divisão 2 PROJETO 2/DSAD 1 Técnico Superior 1 Técnico Superior Tratamento do fundo documental da ex-direcção- Geral das Alfândegas Chefe de Divisão 2 PROJETO 3/DSAD 1 Técnico Superior 1 Técnico Superior Disponibilização do fundo documental Contas do Estado Chefe de Divisão 2 PROJETO 4/DSAD 1 Técnico Superior 20 Tratamento da série documental Processos Especiais da ex-direcção Geral da Fazenda Pública DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP) 1 Técnico Superior 1 Técnico Superior PROJETO 1/DSIRP Gestão de questionários da SGMF 22

23 PESO DA AFETAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS A PROJETOS 1 PESO DA AFETAÇÃO DE RH À ATIVIDADE CORRENTE Unidade Orgânica Postos de trabalho planeados para 2016 Afetação % de RH a projetos da UO Afetação % de RH à atividade corrente da UO Trabalhadores Dirigentes Intermédios DSIQ ,09 70,91 DSGRHF 1 DGRH DPGF DSAJC DSAD DA ,85 90,15 DSIRP ,94 97,06 UMC DGAP Total SGMF ,92 96,08 N.B. Nos cálculos foi considerado o somatório da afetação à atividade corrente e aos projetos 100% para cada um dos trabalhadores e dirigentes intermédios - de acordo com os postos de trabalho planeados para Peso relativo da Afetação à Atividade Corrente por UO 13% 10% 13% 13% 13% 13% 12% 13% DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP Caso não fossem desenvolvidos projetos, o peso relativo de afetação dos colaboradores e dirigentes à atividade corrente seria idêntica para todas as UO. Neste caso, a DSIQ e a DSAD apresentam uma visível diminuição da afetação à atividade corrente, pois investem no desenvolvimento de vários projetos que exigem a previsão de tempo de trabalho traduzido em termos percentuais - a dedicar ao seu desenvolvimento e concretização. 1 Não se encontram contabilizados 3 cargos de Direção Superior e 5 trabalhadores adstritos aos respetivos Gabinetes destes dirigentes. 23

24 4. Recursos Humanos e Financeiros 24

25 RECURSOS HUMANOS POSTOS DE TRABALHO PLANEADOS PARA 2016 MAPA-SÍNTESE GRUPO DE PESSOAL ÁREA FUNCIONAL CARREIRA E/OU CATEGORIA POSTOS DE TRABALHO Biblioteca e Arquivo Técnica Superior 6 Jurídica e Contencioso 7 Generalista 42 Subtotal 55 Informática a) Informática Especialista de Informática a) 3 Técnico de Informática a) 3 Subtotal 6 Biblioteca e Arquivo Assistente Técnico 5 Relações Públicas 7 Generalista 40 Coordenação Coordenador Técnico 4 Subtotal 56 Assistente Operacional 13 Subtotal 13 TOTAL b) 130 a) Carreira que ainda não foi objeto de revisão b) Neste total não estão incluídos 22 trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais do MF (7 Assistentes Técnicos, 14 Assistentes Operacionais e 1Informático) 25

26 No quadro abaixo apresentam-se os postos de trabalho planeados para 2016 e a sua distribuição pelas unidades orgânicas nucleares e flexíveis, explicitando-se ainda o número de trabalhadores que irão exercer funções quer nos Gabinetes da Direção da SGMF, quer nos Gabinetes dos membros do Governo do Ministério das Finanças: SIGLA E DESIGNAÇÃO DA UNIDADE ORGÂNICA GSG e SGA (Gabinete do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos) DSIQ (Direção de Serviços de Inovação e Qualidade) DGRH (Divisão de Gestão de Recursos Humanos) DPGF (Divisão de Planeamento e Gestão Financeira) DSAJC (Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso) DSAD (Direção de Serviços de Arquivos e Documentação) DSIRP (Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas) UMC (Unidade Ministerial de Compras) N.º DE POSTOS DE TRABALHO NECESSÁRIOS PARA DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES 5 DGAP 26 (Divisão de Gestão do Aprovisionamento e Património) TOTAL N.B. O total de postos de trabalho não inclui 3 cargos de direção superior e 10 de direção intermédia previstos nos diplomas orgânicos da SGMF, nem inclui 22 trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais do MF. 26

27 A distribuição por unidade orgânica dos recursos humanos planeados para 2016 encontra-se ilustrada no gráfico abaixo, observando-se o peso relativo da afetação de trabalhadores, face ao total. Não se incluem os dirigentes superiores e intermédios da SGMF (indicadores de enquadramento), nem os trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes dos membros do Governo do MF. Como já se vem verificando desde 2013, as áreas com maior responsabilidade na prestação de serviços comuns às entidades centralizadas do Ministério são a Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH), a Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP) e a Divisão de Planeamento e Gestão Financeira (DPGF). Estas UO asseguram uma considerável quantidade de outras atividades de suporte e de custeio, de acordo com as suas atribuições. Em conjunto, estas três Divisões absorvem 57% do total dos RH da SGMF 2 previstos para 2016: DGRH 30 trabalhadores 23% DGAP 26 trabalhadores 20%; DPGF 18 trabalhadores - 14%. Distribuição percentual dos trabalhadores por Unidade Orgânica Postos de trabalho planeados para 2016 DGRH 23% DPGF 14% GSG e SGA 4% DSIQ 8% DGAP 20% DSAJC 7% UMC 4% DSIRP 12% DSAD 8% 2 Peso relativo da afetação de RH à DGRH, DGAP e DPGF em conjunto, face ao total planeado 2013: 47%; % e ,8%, cf. Planos de Atividades anuais 27

28 RECURSOS FINANCEIROS DESIGNAÇÃO PLANEADOS Orçamento de funcionamento (SG) ,00 Despesas c/pessoal ,00 Aquisições de Bens e Serviços ,00 Outras despesas correntes ,00 Despesas de capital ,00 CRESAP+UTAP+UTAM+CNC ,00 EGM+IGF+GPEARI+DGAEP+DGO+DGTF ,00 AG ,00 TOTAL ,00 28

29 5. Modernização Administrativa 29

30 O artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio dispõe sobre a obrigatoriedade de integrar nos planos de atividades anuais um capítulo sobre modernização administrativa. Os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as medidas de modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação, e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13 de maio, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a sua aplicação em cada ano e a previsão das poupanças associadas a tais medidas. A Secretaria-Geral, durante o ano de 2015, apostou na desmaterialização dos seus processos de negócio. Este objetivo permitiu a agilização dos circuitos de informação e de decisão, um menor grau de informalidade, o registo sistemático das atividades desenvolvidas e o aumento crescente da utilização do sistema de gestão documental. Em 2016 continuará a dar-se relevo a estas matérias, prosseguindo-se a revisão, melhoria e simplificação dos processos e procedimentos com vista à continuação da sua desmaterialização, o que permitirá a interoperabilidade entre sistemas de informação e facilitará a extração de dados estatísticos. 30

31 6. Siglas e acrónimos Gabinetes Governamentais do MF GMF Gabinete do Ministro das Finanças GSEATF Gabinete do Secretário de Estado Adjunto, do Tesouro e das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento GSEAEP Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público MF Ministério das Finanças AT Autoridade Tributária e Aduaneira DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO Direção-Geral do Orçamento DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF Inspeção-Geral de Finanças INA Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SSAP Serviços Sociais da Administração Pública SGMF Secretaria-Geral do Ministério das Finanças UGP Unidade de Gestão Patrimonial Outras BEP - Bolsa de Emprego Público BSC Balanced Scorecard CEGER Centro de Gestão da Rede Informática do Governo GAF Gestão Administrativa e Financeira GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de informação) GERHUP Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação) OE Objetivo Estratégico OO Objetivo Operacional PGPI Programa de Gestão do Património Imobiliário QGA Quadro Geral de Adidos QEI Quadro de Efetivos Interdepartamentais RH Recursos Humanos SG Secretaria-Geral SIADAP Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública SME Sistema de Mobilidade Especial UO Unidade Orgânica 31