Implantação de Fluxo de Caixa Projetado na Empresa Ranzan Transportes LTDA

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS - GESTÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Alessandra Ranzan TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO - TCE Implantação de Fluxo de Caixa Projetado na Empresa Ranzan Transportes LTDA Administração Financeira ITAJAÍ (SC) 2008

2 1 ALESSANDRA RANZAN TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO - TCE IMPLANTAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA PROJETADO NA EMPRESA RANZAN TRANSPORTES LTDA Trabalho de conclusão de estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas - Gestão da Universidade do Vale do Itajaí. ITAJAÍ SC, 2008

3 2 Agradecimentos, Agradeço primeiramente a meus pais por todas as oportunidades que me proporcionaram ao longo da vida. Às pessoas que conheci nestes quatro anos de faculdade, das quais grande parte com o tempo deixaram de ser colegas para se tornarem amigos para a vida toda, e a Eduardo pelo incentivo e amor que recebo todos os dias. Agradeço também ao professor Anacleto e a todos os outros professores pelos ensinamentos transmitidos ao longo desta trajetória.

4 3 Bom mesmo é ir à luta com determinação, abraçar a vida e viver com paixão, perder com classe e vencer com ousadia, porque o mundo pertence a quem se atreve e a vida é muito para ser insignificante. Charles Chaplin

5 4 EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Alessandra Ranzan b) Área de estágio Administração financeira c) Orientador de campo Valdecir Caçol d) Orientador de estágio Prof. Anacleto Laurino Pinto e) Responsável pelo Estágio Supervisionado em Administração Prof. Eduardo Krieger da Silva

6 5 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA a) Razão Social Ranzan Transportes Ltda b) Endereço BR 101, Km 118, nº 61 Itajaí, SC c) Setor de desenvolvimento do estágio Financeiro d) Duração do estágio 240 horas e) Nome e cargo do orientador de campo Valdecir Caçol Gerente Administrativo f) Carimbo e visto da empresa

7 6 AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA Itajaí, 06 de dezembro de 2008 A empresa RANZAN TRANSPORTES LTDA, pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do Vale do Itajaí UNIVALI, a publicar em sua biblioteca o Trabalho de Conclusão de Estágio executado durante o Estágio Supervisionado, pela acadêmica ALESSANDRA RANZAN. Valdecir Caçol

8 7 RESUMO O fluxo de caixa projetado é uma ferramenta que assume importante papel no planejamento financeiro das empresas, prestando grande auxílio ao administrador. Consiste em controlar e organizar as movimentações de caixa para posterior projeção. Esta projeção permite ao administrador financeiro planejar movimentações, já que é uma maneira de antecipar o conhecimento de situações futuras de caixa e, assim, possibilita uma tomada de decisão com mais segurança. Observa-se que sua utilização torna-se fundamental para as empresas que queiram manter um controle rígido sobre suas movimentações financeiras, conhecendo a real situação de caixa da empresa e quais as perspectivas que a envolvem. O presente trabalho teve como objetivo a implantação de fluxo de caixa na empresa, analisando a rotina administrativa de caixa, organizando as contas a pagar e a receber para, assim, projetar o fluxo de caixa. Para o levantamento de dados foram utilizados quadros contendo controles das movimentações financeiras. Pelo tipo de pesquisa e por seu delineamento, os quadros foram analisados qualitativamente, possibilitando melhor entendimento. Com o desenvolvimento do trabalho observou-se alguns fatores relevantes para a melhoria do desempenho da organização, tais como melhor controle de estoque e revisão dos custos operacionais que, dentre outros, foram citados no trabalho como sugestões para a empresa. Além destas sugestões, a realização do trabalho permitiu um melhor conhecimento da empresa como um todo, uma visão mais abrangente de todas as entradas e saídas de caixa, indicando que no mês de março de 2009 haverá necessidade de buscar recursos para suprir suas necessidades de caixa. PALAVRAS-CHAVE: Fluxo de caixa projetado, entradas e saídas de caixa, e recursos financeiros.

9 8 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 Programação integrada do orçamento de caixa Quadro 1 Prazo de cobertura e período de informação Figura 2 Organograma de cargos e funções... 53

10 9 LISTA DE TABELAS Tabela 1 Modelo de mapa auxiliar de recebimentos das vendas a prazo Tabela 2 Modelo de mapa auxiliar de pagamento das compras a prazo Tabela 3 Modelo de fluxo de caixa Tabela 4 Relatório das compras, vendas, encargos e demais receitas e despesas Tabela 5 Relatório projetado das compras, vendas, encargos e demais receitas e despesas Tabela 6 Mapa auxiliar de vendas de mercadorias Dez/2007 e primeiro trimestre Tabela 7 Mapa auxiliar de compras de mercadorias Dez/2007 e primeiro trimestre Tabela 8 Fluxo de caixa projetado para o primeiro trimestre de

11 10 LISTA DE SIGLAS Cofins Contribuição para o financiamento da seguridade social CSLL Contribuição social sobre o lucro líquido FGTS Fundo de garantia do tempo de serviço ICMS Imposto sobre circulação de mercadoria e serviço INSS Instituto Nacional do Seguro Social IRPJ Imposto de renda pessoa jurídica IRRF Imposto de renda retido na fonte PIS Programa de integração social

12 11 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Problema de Pesquisa Objetivo Geral e Específicos Aspectos Metodológicos Caracterização do trabalho de estágio Contexto e participantes da pesquisa Procedimentos e instrumentos de coleta de dados Tratamento e análise de dados REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Empresa Familiar Administração Funções da administração Áreas da administração O administrador financeiro Planejamento e controle financeiro Orçamento de caixa Administração de caixa Fluxo de Caixa Objetivos do fluxo de caixa Fluxo de caixa projetado Causas da falta de recursos Alterações nos saldos de caixa Transações que não afetam o caixa... 38

13 Prazos e planejamento do fluxo de caixa Implantação do fluxo de caixa Análise e controle do fluxo de caixa Requisitos para uma boa administração de caixa Ingressos e desembolsos de caixa Mapas auxiliares Modelo do fluxo de caixa APRESENTAÇÃO DOS DADOS DA PESQUISA Caracterização da Empresa Histórico Dados de Identificação Missão Visão Ramo de atividade Características dos serviços comercializados Modelo atual de gestão Organograma Desenvolvimento da Pesquisa Resultados obtidos Projeção dos resultados obtidos Mapas auxiliares Fluxo de caixa projetado Sugestões para a Empresa CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 74

14 13 1 INTRODUÇÃO O atual cenário econômico representa grande instabilidade para as organizações, em especial para as pequenas e médias empresas, encaminhando-as, assim, para uma nova configuração nos modelos de decisão. Neste contexto, é cada vez maior a necessidade das empresas buscarem a qualidade das informações gerenciais, aliando estas informações à técnicas administrativas que as auxiliem no planejamento e controle de seus recursos, para que sejam utilizados de maneira adequada, a fim de produzir mais e melhor. As empresas que pretendem concorrer em um mercado competitivo como o atual devem zelar por sua liquidez, portanto, precisam dispor de recursos financeiros suficientes para cumprir seus compromissos nas datas acordadas, e para que isso seja possível é indispensável que o administrador tenha conhecimento de sua gestão de recursos. O controle da administração financeira é essencial para o bom funcionamento de qualquer organização. Se não for assim, os administradores estarão propensos a sentir dificuldades e insegurança ao tomarem as decisões necessárias para a continuidade da empresa, por isso a necessidade de implantação de uma ferramenta que disponibilize claramente as informações indispensáveis para minimizar as incertezas dos administradores na tomada de decisões. Neste contexto, destaca-se o fluxo de caixa projetado, considerado um dos principais instrumentos de análise de uma empresa, que auxilia na demonstração da liquidez da mesma e proporciona ao administrador uma visão dos recursos financeiros da organização a partir da integração do caixa central, contas correntes em bancos, receitas, despesas e previsões. Com base nas informações do fluxo de caixa, o administrador torna-se capaz de tomar decisões com maior segurança, seja prevendo e, assim, podendo evitar as possíveis faltas de recursos, como também planejar a aplicação de recursos disponíveis, resultados das operações realizadas pela empresa.

15 14 A implantação do fluxo de caixa realizou-se na empresa Ranzan Transportes Ltda, que atua no ramo de transporte de containeres, situada na cidade de Itajaí, estado de Santa Catarina. 1.1 Problema de Pesquisa Nas empresas, as operações financeiras devem ser acompanhadas cuidadosamente, pois qualquer deficiência no planejamento e controle destas operações pode causar grandes transtornos e prejuízos para a organização. Ao avaliar os procedimentos de controle utilizados pela empresa objeto de estudo concluiu-se que um dos pontos fracos é não possuir informações confiáveis e precisas sobre o volume de movimentações financeiras realizadas, o que pode gerar grande dificuldade e incerteza quando há decisões a serem tomadas. Sendo assim, foi proposto o desenvolvimento de um trabalho que analisa estas movimentações, organizando os dados coletados referentes a elas, para posteriormente serem analisados detectando pontos a serem melhorados para auxiliar nas decisões. O presente trabalho foi viável devido à facilidade no acesso aos dados necessários, custos baixos e disponibilidade de tempo por parte da estagiária para desenvolver o estudo. O estudo é original, já que ainda não foi desenvolvido um trabalho sobre as atividades do setor financeiro da empresa em questão. Para a acadêmica, a experiência foi de grande valia, pois aliando a teoria e a prática e enfrentando as situações que surgiram exigindo esforço e dedicação passou a ter uma visão mais ampla não somente da área em que atua na empresa, e sim do todo que a envolve. Com o intuito de melhorar os procedimentos adotados na área financeira da empresa, este trabalho pretendeu responder a seguinte questão: Como a ferramenta de fluxo de caixa poderá auxiliar na tomada de decisão do administrador financeiro, minimizando incertezas?

16 Objetivo Geral e Específicos Este estudo tem como objetivo geral implantar o fluxo de caixa projetado na empresa Ranzan Transportes Ltda. A seguir, destaca-se os objetivos específicos para o alcance do estudo proposto: - analisar a atual rotina administrativa de caixa da empresa; - diagnosticar e organizar as contas a receber e contas a pagar; - identificar os ingressos e desembolsos de caixa; - analisar o material coletado para a formação do fluxo de caixa; - projetar entradas e saídas de recursos financeiros; - desenvolver o fluxo de caixa. 1.3 Aspectos Metodológicos Neste item são abordados os aspectos metodológicos a partir dos quais o trabalho de estágio foi desenvolvido, especificando como a pesquisa foi caracterizada, como ocorreu a coleta de dados e como foi efetuada a análise dos mesmos Caracterização do trabalho de estágio De acordo com Richardson (1999, p. 22), a metodologia são as regras estabelecidas para o método científico, por exemplo: a necessidade de observar, a necessidade de formular hipóteses, e elaboração de instrumentos, etc. Ao abordar o item metodologia, Diehl (2004, p. 47) afirma que: A metodologia pode ser definida como o estudo e a avaliação dos diversos métodos, com o propósito de identificar possibilidades e limitações no âmbito de sua aplicação no processo de pesquisa científica. A metodologia permite, portanto, a escolha da melhor maneira de abordar determinado problema,

17 16 integrando os conhecimentos a respeito dos métodos em vigor nas diferentes disciplinas científicas. O método escolhido para a realização do trabalho de estágio foi a abordagem qualitativa, por ser o método no qual melhor se enquadra a ferramenta de análise fluxo de caixa, onde trata-se essencialmente de aspectos relativos a números e valores, entretanto, sem abordar aspectos estatísticos. Na visão de Richardson (1999, p. 79), a abordagem qualitativa de um problema, além de ser uma opção do investigador, justifica-se, sobretudo, por ser uma forma adequada para entender a natureza de um fenômeno social. A tipologia deste trabalho é a proposição de planos. De acordo com Roesch (2005), esta tipologia visa apresentar soluções para problemas existentes na organização. Além do aprendizado proporcionado ao pesquisador, os projetos que envolvem proposição de planos são de grande utilidade para a empresa, já que associando a análise dos dados reais coletados e a exploração da teoria existente referente ao tema estudado, foi possível detectar pontos que precisam ser melhorados, propondo-se assim soluções que, implantadas, geram grandes vantagens para a organização em questão. Quanto à natureza, a pesquisa é exploratório-descritiva. Referindo-se a pesquisas desta natureza, Roesch (2005, p. 137) cita que: Pesquisas de caráter descritivo não procuram explicar alguma coisa ou mostrar relações causais, como as pesquisas de caráter experimental. [...] Pesquisas descritivas não respondem bem ao porquê, embora possam associar certos resultados a grupos de respondentes. A estratégia utilizada na realização desta pesquisa foi levantamento de dados, que visa coletar informações que serviram de base para a continuidade do trabalho, levando o pesquisador a conhecer o máximo possível das movimentações financeiras da empresa, para em seguida ser possível a realização da proposição de planos.

18 Contexto e participantes da pesquisa No contexto da pesquisa encontram-se as pessoas-chave da empresa, sendo eles: o responsável pela manutenção da frota que programa a quantidade de materiais a ser comprada, a responsável pelo operacional que recebe e dá entrada das notas fiscais gerando o contas a pagar, bem como emite pedidos de venda e por conseqüência gera o contas a receber, a pesquisadora que é responsável pelo controle destes lançamentos executados pelo operacional, também encarregada das transações financeiras, pagamentos e recebimentos, e o gerente administrativo encarregado da elaboração, análise e apresentação de relatórios gerenciais. Conhecido isto, pode-se afirmar que a população em amostra teve como base os colaboradores componentes do departamento administrativo-financeiro da empresa e todos que de alguma forma têm suas atividades relacionadas com o setor. A presente pesquisa foi realizada com base documental, reunindo e sintetizando as principais informações acerca do departamento financeiro da empresa. Conforme Lakatos (2006, p. 176), a característica da pesquisa documental é que a fonte de coleta de dados está restrita a documentos, escritos ou não, constituindo o que se denomina de fontes primárias. De acordo com Roesch (2005), os documentos da organização constituem uma das fontes de dados mais utilizadas em trabalhos de pesquisa em Administração, sendo eles tanto de natureza quantitativa como qualitativa. Serviram como fonte de dados para a pesquisa os registros, notas fiscais, recibos, relatórios extraídos do sistema de controle de frotas utilizado pela empresa para lançamento de dados - chamado Movtrans - e outros documentos da empresa que puderam fornecer alguma informação útil para o objetivo do presente trabalho. Para Roesch (2005), a técnica de observação participante nas organizações, é utilizada de duas formas: de forma encoberta, cujo pesquisador torna-se funcionário da empresa; e de forma aberta, quando é permitido que o pesquisador observe, entreviste, e participe no ambiente de trabalho em estudo.

19 18 Para coleta de dados foi utilizada a técnica de observação participante de forma aberta, pois o pesquisador já é um funcionário da empresa e participa diariamente do funcionamento do setor onde a pesquisa se realizará Procedimentos e instrumentos de coleta de dados As técnicas de coleta de dados devem ser selecionadas e aplicadas pelo pesquisador de acordo com o contexto da pesquisa, tendo em mente que todas possuem qualidades e limitações, e sua eficácia depende de uma correta utilização (DIEHL, 2004). Roesch (2005, p. 140) menciona que as principais técnicas de coleta de dados são a entrevista, o questionário, os testes e a observação. Também é possível trabalhar com dados existentes na forma de arquivos, bancos de dados, índices ou relatórios. As informações coletadas para a realização deste trabalho consistem em dados primários e secundários, a partir de informações da própria organização, levantadas por meio da análise de documentos e de observação dos procedimentos adotados pela empresa. Conforme Roesch (2005), as fontes são primárias através de observação, dados históricos, informações, documentos, registros em geral. Segundo Richardson (1999, p. 253), uma fonte primária é aquela que teve uma relação física direta com os fatos analisados, existindo um relato ou registro da experiência vivenciada. Já as fontes secundárias são utilizadas na análise de documentos, sendo dados criados durante a vida da empresa, e em contraste com os dados primários que são colhidos diretamente pelo pesquisador (ROESCH, 2005). A coleta de dados (entradas e saídas de caixa) teve como base o período de dezembro de 2007 a março de 2008, cujas informações serviram para a projeção do fluxo de caixa para o primeiro trimestre de Definiu-se este período de coleta de dados em razão da intenção de operacionalizar-se o uso da ferramenta já no primeiro trimestre de 2009.

20 Tratamento e análise de dados Em qualquer caráter de pesquisa é necessário que os dados coletados sejam organizados de forma clara e sintética, para posteriormente serem interpretados e analisados pelo pesquisador. Segundo Lakatos (2006, p. 169), uma vez manipulados os dados e obtidos os resultados, o passo seguinte é a análise e interpretação dos mesmos, constituindo-se ambas no núcleo central da pesquisa. Para possibilitar esta análise, os dados obtidos foram classificados, organizados e interpretados com o auxílio de softwares como Excel, através da técnica de análise de conteúdo e utilizando conceitos descritos na revisão bibliográfica. Foram analisados principalmente dados numéricos, disposição feita através da elaboração de tabelas contendo dados que deram suporte à projeção do fluxo de caixa. De acordo com Lakatos (2006), a utilização de tabelas justifica-se pela facilidade que proporcionam não só aos leitores para compreender os dados, mas também ao pesquisador na distinção de diferenças, semelhanças e relações que possam vir a existir entre as informações nelas lançadas.

21 20 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Este capítulo tem por objetivo apresentar a contextualização do tema tratado de acordo com conceitos, idéias e teorias de vários autores, o que servirá de base e estrutura a partir das quais se construirão os estudos nos capítulos que seguem. 2.1 Empresa Familiar As empresas familiares são a forma predominante de empresa em todo o mundo. Elas ocupam uma parte tão grande do atual cenário econômico e social que nós se quer nos damos conta. Nas economias capitalistas, a maioria das empresas inicia com as idéias, o empenho e o investimento de indivíduos empreendedores e seus parentes (GERSICK, 1997). Moreira apud Bernhoeft (1989, p. 35) faz a seguinte definição: uma empresa familiar é aquela que tem sua origem e sua história vinculadas a uma família; ou ainda, aquela que mantém membros da família na administração do negócio. Sabe-se da importância destas empresas no mundo. O desenvolvimento econômico e social dos países se dá com ênfase na iniciativa privada. Sendo assim, devido à tamanha importância da empresa familiar e às características tão especificas que possui, as escolas de negócios têm colocado em seus currículos disciplinas relacionadas ao tema. Não só as famílias, mas também os gestores têm de ser preparados para essa realidade (ÁLVARES, 2003). A empresa familiar, como forma de negócio, é provavelmente uma das mais antigas dentro da evolução da humanidade. Entretanto, estudos específicos são recentes. Ultimamente, o tema está tornando-se muito discutido tanto na esfera acadêmica como no meio empresarial (MOREIRA, 2007). As empresas familiares, em geral, tendem a ter uma visão de longo prazo a respeito de seus negócios. Não são empreendimentos passageiros, onde se arrisca em troca de ganhos de curto prazo, em detrimento de investimentos de longo prazo. Os

22 21 líderes de empresas familiares podem ter uma visão diferente sobre seus empregados, seus clientes, a comunidade e outros importantes interessados no negócio. Ter o nome na fachada do prédio ou em produtos faz com que tais líderes sejam mais conscientes de seu papel na comunidade, levando-os a proteger suas reputações com mais vigor (ÁLVARES, 2003). Moreira (2007, p.4) afirma que os problemas que dificultam a sobrevivência das empresas familiares são variados, mas normalmente estão relacionados a conflitos familiares, sucessão e profissionalização É importante lembrar que a continuidade das empresas familiares não está ameaçada somente por fatores externos, mas principalmente por fatores internos, como os conflitos da sucessão de poder e demais fenômenos no campo psicossocial, que afetam significativamente a empresa familiar. Esses, por si só, ou potencializando os que são comuns a qualquer organização, podem ameaçar sua estabilidade ou comprometer o seu futuro (ÁLVARES, 2003). 2.2 Administração Nenhuma organização é igual a outra, cada uma tem suas características individuais, que se alteram ao longo do tempo. Para que possam prosperar, as organizações precisam ser conhecidas a fundo por quem está em seu comando. Chiavenato (1994, p. 3) cita que: em sua origem, a palavra administração se refere a uma função que se desenvolve sob o comando de outro, de um serviço que se presta a outro. Daft (2005, p. 5) define administração como o alcance de metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente por meio de planejamento, organização, liderança e controle dos recursos organizacionais. Administrar não significa somente conduzir uma empresa, mas sim exercer as quatro principais funções que lhe são características: planejar, organizar, dirigir e controlar.

23 22 Chiavenato (1994, p. 3) descreve as tarefas da administração, relacionando também as funções exercidas no ambiente administrativo, da seguinte forma: A tarefa da Administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial através de planejamento, de organização, de direção e de controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Para tanto, a Administração precisa mapear o ambiente externo e dar condições de eficiência à tecnologia utilizada através da estratégia empresarial, integrando os recursos e os esforços em todas as áreas e níveis da empresa. Basicamente, a Administração interpreta os objetivos traduzindo-os em esquemas de planejamento, de direção e de controle de ação empresarial necessária para alcançá-los da maneira mais apropriada. O item seguinte aborda as quatro principais funções que o administrador deverá desempenhar na organização Funções da administração a) Planejamento O Planejamento é uma ferramenta que possibilita ao administrador estruturar as ações que serão executadas, permitindo que avalie alternativas e trace, assim, o melhor caminho para alcançar o que pretente. Para Daft (2005, p. 5), planejamento significa a definição de metas para o desempenho organizacional futuro e a decisão sobre as tarefas e o uso dos recursos necessários para alcançá-las. Planejamento, conforme Andrade (2007), gira em torno das implicações que as decisões tomadas hoje geram para um futuro próximo. Ainda com base no que diz Daft (2005), a falta de planejamento ou mesmo o uso de um planejamento mal feito pode resultar no desempenho organizacional prejudicado. b) Organização Chiavenato (1997, p. 410) afirma que organização denota o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração, e estabelecer relações entre eles e as atribuições de cada um deles.

24 23 Já Daft (2005, p. 6) diz que organização envolve a atribuição de tarefas, o agrupamento das tarefas em departamentos, e a atribuição de autoridade e alocação de recursos pela organização. c) Direção A direção se relaciona com todos os administradores. Sua função é fazer com que os empregados executem suas tarefas, integrando esforços para que assim seja possível alcançar os objetivos da empresa. Ela é essencial, já que a maioria dos empreendimentos requer os esforços combinados das pessoas (KOONTZ, 1969). Com relação a esta função, Koontz (1969, p. 621) ainda cita que: A direção envolve relações de trabalho em todos os níveis com pessoas do mesmo nível, no mesmo grupo de trabalho; com pessoas em níveis superiores e inferiores em outras partes da organização, e, finalmente, com pessoas de fora da organização. Governar essas relações e cuidar de que sejam executadas nos melhores interesses da empresa é o escopo da direção. Segundo Riggs; Kalbaugh (2000, p. 177) os planos mais bem traçados podem ser desperdiçados por um desempenho fraco. Equivalentemente, um desempenho ativo pode ser dissipado por um planejamento fraco. (RIGGS; KALBAUGH, 2000 p.177). Dessa forma, a direção vem para cuidar de que as coisas sejam feitas da melhor forma, tornando possível que ocorra tudo como descrito no planejamento traçado. d) Controle Daft (2005, p. 7) menciona que controlar significa monitorar as atividades dos funcionários, determinando se a organização está ou não no caminho em direção às suas metas, e fazendo as correções quando necessárias. (DAFT, 2005, p.7) Conforme Andrade (2007), controle demonstra a coesão entre objetivos esperados e resultados alcançados, sendo a informação o produto principal desta função.

25 24 Koontz (1969, p. 704) afirma que controle subentende a aferição do desempenho, em relação a um padrão, e a correção dos desvios para assegurar a consecução de objetivos de acordo com um plano. (KOONTZ, 1969, p. 704). Ainda de acordo com Koontz (1969), o verdadeiro controle significa que uma ação de medida corretiva pode ser e será desempenhada para trazer de novo ao rumo certo as operações que saíram da linha. Koontz (1969, p. 707) define controle como função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de subordinados para assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para alcançá-los sejam realizados. O mesmo autor ainda afirma que, um administrador pode estudar situações e planos antigos para detectar o que aconteceu e como eles falharam, e partindo do pressuposto de que a história se repete, passa a ter condições de tomar providências para que a reincidência de erros seja evitada. Naturalmente, quanto mais claros, completos e coordenados forem os planos traçados e quanto maior o período para o qual foram feitos, mais completo será o controle, gerando melhor desempenho e conseqüentemente melhores resultados para a organização (KOONTZ, 1969). Conforme Riggs e Kalbaugh (2002, p. 252) os elementos de controle, tanto para o executivo de cúpula, como para o gerente distrital de vendas, são essencialmente os mesmos: padrões dados atuais comparação ação corretiva. Estes elementos unem todas as funções administrativas Áreas da administração A administração é dividida nas seguintes áreas específicas: Financeira, Produção, Pública, Materiais, Marketing, Gestão de pessoas, Gestão sistêmica, Sistemas de informação, OSM (Organização, Sistemas e Métodos), entre outras. O tópico seguinte aborda a área relacionada com o tema do presente trabalho.

26 Área financeira Recentemente, as mudanças no ambiente econômico aumentaram a complexidade das tarefas exercidas na área financeira. Tendo em vista também que a maioria dos negócios é mensurada em termos financeiros, o administrador financeiro tem um papel essencial na operação da empresa (GITMAN, 2001). Conforme Hoji (2007 p. 3), para a administração financeira, o objetivo econômico das empresas é maximizar o seu valor de mercado, pois assim estará sendo aumentada a riqueza de seus proprietários (acionistas de sociedades por ações e sócios de sociedades por cotas). De acordo com Gitman (2001), a administração financeira possui três funções dentro da organização: Análise e planejamento, Administração da estrutura do ativo da empresa e Administração da estrutura financeira da empresa, das quais destacam-se os aspectos adiante expostos. a) Análise e planejamento O administrador financeiro tem a função de transformar os dados financeiros coletados de maneira que possam exprimir a posição financeira da empresa, e ser capaz de avaliar a necessidade de aumento da capacidade produtiva e determinar que tipo de financiamento adicional deve ser feito. b) Administração da estrutura do ativo da empresa O administrador deverá estabelecer a composição do ativo encontrado no balanço da empresa, estabelecendo o melhor nível para cada tipo de ativo circulante, tentar mantê-los e determinar os ativos permanentes que devem ser adquiridos ou substituídos.

27 26 c) Administração da estrutura financeira da empresa O administrador deverá estabelecer a composição mais adequada de financiamento a curto e longo prazo e também identificar as melhores fontes de financiamento para a empresa O administrador financeiro Através da elaboração do fluxo de caixa, o administrador financeiro visa conciliar a manutenção da liquidez e do capital de giro da empresa, para que a mesma possa cumprir suas obrigações assumidas perante terceiros na data do vencimento, bem como a maximização dos lucros sobre os investimentos realizados pelos proprietários (ZDANOWICZ, 1998). Ainda abordando as funções desempenhadas pelo administrador financeiro, o autor destaca as que seguem: a) manter a empresa em permanente situação de liquidez; b) maximizar o retorno sobre o investimento realizado; c) administrar o capital de giro da empresa; d) avaliar os investimentos realizados em itens do ativo permanente; e) estimar o provável custo dos recursos de terceiros a serem captados; f) analisar as aplicações financeiras mais interessantes para a empresa; g) informar à alta administração sobre as condições econômico-financeiras atuais e futuras da empresa; h) interpretar as demonstrações financeiras da empresa; i) manter-se atualizado em relação ao mercado e às linhas de crédito oferecidas pelas instituições financeiras. Hoji (2007) menciona que todas as atividades de uma empresa envolvem recursos, e, portanto, devem ser direcionadas para a obtenção do lucro. As funções típicas do administrador financeiro, segundo o autor, são:

28 27 a) análise, planejamento e controle financeiro; b) tomadas de decisões de investimentos; e c) tomadas de decisões de financiamentos Planejamento e controle financeiro Zdanowicz (1998) afirma que a função de planejamento relaciona-se com a primeira etapa de elaboração do fluxo de caixa. Em termos práticos, as empresas que fazem uso do planejamento dificilmente fracassam, o que não ocorre com aquelas que não planejam e controlam as suas atividades operacionais. Zdanowicz (2000, p. 29) também cita que quanto maior a incerteza do futuro, mais flexível terá de ser o planejamento econômico-financeiro da empresa, em termos de seu fluxo de caixa, e mais freqüente deverá ser o seu controle. Abordando o ato de planejar, Frezatti (2000, p. 22) faz uma comparação que simplifica o entendimento: Planejar é quase uma necessidade intrínseca, como o alimentar-se para o ser humano. Não se alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organização, caso o planejamento não afete o seu dia-a-dia dentro do seu horizonte mais de longo prazo. Frezatti (2000) julga que planejar sem controlar é um desperdício de tempo e energia. Significaria que energia foi despendida pelos executivos decidindo o futuro, sem que se possa saber se os objetivos estão sendo atingidos ou não. O controle é fundamental para a compreensão do grau de desempenho atingido e a que proximidade o resultado alcançado se situou em relação ao planejado. Nessa abordagem, é importante definir e acompanhar o todo e as partes. A necessidade de planejamento de caixa existe tanto em empresas com dificuldades financeiras como nas bem capitalizadas, já que para as que passam por problemas financeiros é o primeiro passo na busca de seu equacionamento, e para as que se encontram em boa situação, o planejamento de caixa permite-lhes aumentar a eficiência no uso de seus recursos financeiros disponíveis (SANTOS, 2001).

29 28 Na visão de Santos (2001, p. 57) o planejamento de caixa não é uma atividade fácil, pois lida com grande dose de incerteza. Entretanto, seus benefícios compensam largamente os esforços despendidos em sua implementação Orçamento de caixa Todas as entradas e saídas de valores originados de transações realizadas antes e durante o período orçamentário são reunidas no orçamento global de caixa, evidenciando os superávits mensais. A partir da consideração dos saldos desejados para as disponibilidades, serão orçadas as aplicações financeiras por prazos mais prolongados ou os recursos adicionais necessários. Esses recursos poderão provir de empréstimos a curto prazo, financiamentos a longo prazo ou integralizações de capital, assim estruturando adequadamente as fontes de financiamento dos ativos e preservando a liquidez da empresa (BRAGA, 1989). Para Zdanowicz (1998, p. 244) orçamento é o instrumento que descreve um plano geral de operações e/ou de capital, orientado pelos objetivos e pelas metas traçadas pela cúpula diretiva para um dado período de tempo. Blecke (1978, p. 85) cita: o orçamento de caixa expressa os planos e previsões operacionais de uma empresa em termos de exigências de fundos em períodos futuros, tanto a curto quanto a longo prazo. O autor ainda conclui o pensamento dizendo que para tornar-se eficiente, um orçamento de caixa deverá ser elaborado a partir de projeções do balanço, acompanhadas por previsões de vendas e lucros e planos de despesas de capital, e não somente a partir de níveis históricos do saldo de caixa. Quanto ao orçamento, Frezatti (2000, p. 30) expõe que: Surge como seqüência à montagem do plano estratégico, permitindo colocar foco e identificar, num horizonte menor, de um exercício fiscal, as suas ações mais importantes. Nesse sentido, uma vez tendo feito um adequado trabalho na montagem do plano estratégico, o orçamento tem muita chance de ser elaborado com coerência e consistência. Caso os conceitos estejam claros e

30 29 entendidos pelos profissionais, o orçamento poderá ser elaborado de maneira adequada. Zdanowicz (1998) comenta que o orçamento é nada mais do que um plano escrito, expressando em termos de unidades físicas e/ou monetárias. Os detalhes de elaboração do mesmo podem variar de empresa para empresa, porém, na sua essência serão semelhantes. Andreolla (1992) ressalta que, para ser eficaz, o orçamento de caixa precisa estar sintonizado com as condições internas e externas da empresa: o planejador financeiro, por sua vez, tem que ter o domínio dessa situação, levando em conta alguns importantes elementos e variáveis, como política de vendas, política de compras, política financeira, política de investimentos, políticas de governo Administração de caixa A administração de caixa é um importante fator que gira em torno da análise e controle das entradas e saídas do caixa, para assim ter-se o conhecimento da real situação em que o mesmo se encontra. De acordo com Yoshitake (1997), na gestão de caixa, é importante conhecer a capacidade de obtenção de caixa da empresa, que é a capacidade total de captação de recursos próprios e de terceiros, já que, conhecendo-se esta capacidade, torna-se possível planejar com maior eficácia a expansão do nível de operaçãos e resolver eventuais problemas de oscilações nas disponibilidades de caixa. Silva (1997) considera que existem três motivos para que uma empresa mantenha um valor mínimo de caixa: o primeiro motivo é denominado transação, ou seja, a empresa precisa manter recursos no caixa para honrar com suas obrigações. O segundo refere-se à precaução, pois nem todos os fluxos de pagamentos futuros são totalmente previsíveis, estando assim o administrador financeiro preparado para enfrentar os riscos, e o terceiro motivo destacado pelo autor refere-se à a especulação, que se trata de manter recursos no caixa disponíveis para uma eventual oportunidade de bons negócios.

31 Administração de contas a pagar e a receber A partir do momento em que a empresa inicia suas atividades comprando e vendendo mercadorias ou serviços, seja à vista ou a prazo, ela começa a trabalhar com contas a pagar e contas a receber, que compõe o fluxo de entradas e saídas de caixa da organização Administração de contas a pagar Gitman (1987, p. 628) cita que a principal fonte de financiamento a curto prazo não-garantido, que resultam da compra de mercadorias são as contas a pagar. Também na visão de Braga (1995), as duplicatas a pagar são as principais fontes de financiamentos a curto prazo de uma empresa, e sua administração depende da política de crédito dos fornecedores. Conforme Groppelli (2002), o contas a pagar pode ser comparado a empréstimos sem juros dos fornecedores, onde o desconto à vista consiste em uma ofertas aceitável se seu benefício exceder o custo do empréstimo. Dentre os aspectos mais importantes de duplicatas a pagar estão as condições de crédito dos fornecedores, os custos resultantes da perda de descontos e os retornos providos do pagamento retardado de duplicatas (GITMAN, 1987) Administração de contas a receber Para muitas empresas, os valores a receber representam uma parte significativa de seus ativos circulantes, havendo conseqüências diretas em sua rentabilidade. O nível destes investimentos depende do comportamento das vendas e da formulação de uma política de crédito para a empresa. Desse modo, as contas a receber de uma empresa representam a concessão de crédito em conta corrente aos seus clientes.

32 31 Na visão de Grappelli (2002) as contas a receber podem ser comparadas com empréstimos sem juros aos clientes, sendo que os padrões de crédito podem oferecer vantagens e desvantagens. Se os padrões forem flexíveis tendem a aumentar as contas a receber, e se forem rigorosos as vendas tendem a declinar. Gitman (2001) justifica que ao se aumentar a velocidade ou acelerar a cobrança de contas a receber, a empresa consegue reduzir seu ciclo de caixa, pois as contas a receber imobilizam unidades monetárias que poderiam de outra forma ser usadas para reduzir financiamentos ou ser investidos em ativos permanentes. Conforme Cherry (1977 p. 114) Valores a receber são os montantes devidos à firma, provenientes da venda de mercadorias ou serviços no curso ordinário dos negócios. Braga (1995) afirma que faz parte da administração de valores a receber a definição de uma política de concessão de crédito e a definição de regras para os procedimentos de cobrança, essas regras influenciam diretamente no ciclo financeiro da empresa e podem ser utilizadas como estratégias para redução deste ciclo. Ao se pensar na redução do período de recebimento, deve ser considerado que atualmente as empresas não querem apenas estimular os clientes a pagar, mas também conseguir converter estes pagamentos em uma forma que possa ser usada o mais rápido possível. 2.3 Fluxo de Caixa Na atual situação econômico-financeira, o sucesso de uma empresa depende muito da habilidade de sua administração em planejar-se para o futuro. Torna-se cada vez mais imprescindível a administração dos recursos financeiros da empresa de forma racional e eficiente, pois a má administração destes recursos poderá acarretar problemas de liquidez e de capital de giro (ZDANOWICZ, 1986). Neste contexto surge o fluxo de caixa, uma ferramenta que auxilia o administrador financeiro a melhor desempenhar sua função.

33 32 Conforme Zdanowicz (1998, p. 21), o fluxo de caixa é o instrumento que permite ao administrador financeiro: planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa para um determinado período. Santos (2001, p. 57) cita que o fluxo de caixa é um instrumento de planejamento financeiro que tem por objetivo fornecer estimativas da situação de caixa da empresa em determinado período de tempo à frente. Discorrendo sobre a ferramenta fluxo de caixa, Zdanowicz (1998, p. 37) faz a seguinte definição: Denomina-se fluxo de caixa de uma empresa o conjunto de ingressos e desembolsos de numerário ao longo de um período determinado. O fluxo de caixa consiste na representação dinâmica da situação financeira de uma empresa, considerando todas as fontes de recursos e todas as aplicações em itens do ativo. O autor ainda complementa dizendo que, de forma mais sintética, pode-se conceituar fluxo de caixa como o instrumento de programação financeira, que corresponde às estimativas de entradas e saídas de caixa em certo período de tempo projetado. Andreolla (1992) explica que o mecanismo de elaboração do fluxo de caixa consiste em montar uma estrutura de informações que permita estimar e acompanhar as entradas e saídas de caixa num determinado período de tempo, para que a empresa possa satisfazer suas necessidades financeiras. Em relação ao fluxo de caixa, Blecke (1978, p. 78) observa que: Em sua forma mais simples, o fluxo de caixa mede o movimento de recursos monetários por toda a estrutura da firma. Deve indicar o volume total de fundos disponíveis à empresa, em um dado período de atividade, para fins de reposição e expansão de instalações, pagamento de dívidas e dividendos. Blecke (1978) ainda complementa dizendo que o fluxo de caixa fornece uma indicação da capacidade da empresa em gerar internamente os fundos que necessita para tornar possível a sua expansão e modernização. Reportando-se às operações financeiras e o fluxo de caixa, Zdanowicz (1986, p. 17) explica que:

34 33 Para a perfeita operação da empresa no âmbito financeiro, deve haver um equilíbrio entre receitas e despesas, isto é, os ingressos devem ser suficientes para cobrir os desembolsos de caixa, assim como os excedentes devem ser, devidamente, aplicados e a escassez de recursos detectados e captados nas fontes menos onerosas para a empresa. O fluxo de caixa serve, justamente, para orientar o administrador financeiro sobre a situação financeira da empresa indicando sobra ou carência de recursos em determinado momento. Para a projeção do fluxo de caixa, as previsões mais importantes são: a previsão de vendas e a previsão de compras, as quais devem estabelecer uma relação integrada entre si e com o próprio programa de produção. A elaboração do fluxo pressupõe, portanto, a elaboração de um plano integrado, conforme o diagrama que a seguir apresenta-se (ANDREOLLA 1992): PREVISÃO DE VENDAS RECEBIMENTOS PROGRAMA DE PRODUÇÃO NÍVEL DE CONSUMO DE M.P.S PREVISÃO DE COMPRAS PAGAMENTOS F L U X O D E C A I X A Figura 01: Programação integrada do orçamento de caixa. Fonte: Andreolla (1992, p. 38).

35 34 Santos (2001) ainda acrescenta que o fluxo de caixa é capaz de traduzir em valores e datas os diversos dados gerados pelos sistemas de informação da empresa, e que as necessidades dessas informações sobre os saldos de caixa podem ser em base diária para o gerenciamento financeiro de curto prazo, ou períodos mais longos, como mês ou trimestre, quando a empresa precisa fazer um planejamento por prazo maior Objetivos do fluxo de caixa O principal objetivo do fluxo de caixa é dar uma visão das atividades desenvolvidas, bem como as operações financeiras que são realizadas diariamente no grupo do ativo circulante, dentro das disponibilidades, e que representam o grau de liquidez da empresa (ZDANOWICZ, 1998). Dentre os mais importantes objetivos do fluxo de caixa, o autor expõe: a) facilitar a análise e o cálculo na seleção das linhas de crédito a serem obtidas junto às instituições financeiras; b) programar os ingressos e desembolsos de caixa, de forma criteriosa, permitindo determinar o período em que deverá ocorrer carência de recursos e o montante, havendo tempo suficiente para as medidas necessárias; c) permitir o planejamento dos desembolsos de acordo com as disponibilidades de caixa, evitando-se o acúmulo de compromissos vultosos em época de pouco encaixe; d) determinar quanto de recursos próprios a empresa dispõe em dado período, e aplicá-los de forma mais rentável possível, bem como analisar os recursos de terceiros que satisfaçam as necessidades da empresa; e) proporcionar o intercâmbio dos diversos departamentos da empresa com a área financeira; f) desenvolver o uso eficiente e racional do disponível; g) financiar as necessidades sazonais ou cíclicas da empresa;

36 35 h) providenciar recursos para atender aos projetos de implantação, expansão, modernização ou relocalização industrial e/ou comercial; i) fixar o nível de caixa, em termos de capital de giro; j) auxiliar na análise dos valores a receber e estoques, para que se possa julgar a conveniência em aplicar nesses itens ou não; k) verificar a possibilidade de aplicar possíveis excedentes de caixa; l) estudar um programa saudável de empréstimos ou financiamentos; m) projetar um plano efetivo de resgate de débitos; n) analisar a conveniência de serem comprometidos os recursos pela empresa; o) participar e integrar todas as atividades da empresa, facilitando assim os controles financeiros. Concluindo, um dos principais objetivos do fluxo de caixa é otimizar a aplicação de recursos próprios e de terceiros nas atividades mais rentáveis pela empresa. Acresce-se que, numa conjuntura econômica, como a brasileira, nenhuma empresa pode-se dar ao luxo de deixar seus recursos ociosos Fluxo de caixa projetado O principal objetivo do fluxo de caixa projetado é informar como se comportará o fluxo de entradas e saídas de recursos financeiros em um certo período. Quanto ao fluxo de caixa projetado, Campos (1993, p. 113) explica que: Podemos considerar como sendo um trabalho rotineiro em uma empresa a projeção dos valores a receber e a pagar. Embora todos façam projeções, o que varia de uma empresa para outra é a metodologia utilizada, o prazo de abrangência das projeções e o grau de precisão dessas projeções. O fluxo de caixa projetado é a ferramenta de que dispõe o administrador financeiro para visualizar com antecedência determinadas situações de risco, evitando que elas ocorram (CAMPOS, 1993). Campos (1993) cita que existem dois componentes quanto às expectativas do fluxo de caixa projetado:

37 36 a) as expectativas quanto ao futuro geralmente não ocorrem com a precisão e a pontualidade desejadas. Nada pode assegurar que determinado cliente irá pagar a duplicata no vencimento; b) os números projetados levam à decisões que irão alterar essas projeções. Projeções de superávit de caixa podem conduzir à decisões de investimentos, aumento de estoques, concessão de maiores prazos de pagamentos, entre outras atitudes. Projeções de déficit de caixa podem levar à obtenção de maiores prazos de pagamentos junto aos fornecedores, à redução de investimentos, à obtenção de empréstimos Causas da falta de recursos Dentre as principais causas que poderão causar uma escassez de recursos financeiros na empresa, Zdanowicz (1998) relaciona as seguintes: a) expansão descontrolada das vendas, implicando em maior volume de compras e de custos para a empresa; b) insuficiência de capital próprio e utilização do capital de terceiros em proporção excessiva, em conseqüência, c) ampliação exagerada dos prazos de vendas pela empresa, para conquistar o mercado; d) necessidade de compras de porte, de caráter cíclico ou para reserva, exigindo maiores disponibilidades de caixa; e) diferenças acentuadas na velocidade dos ciclos de recebimento e pagamento, em função dos prazos de venda e compra; f) baixa velocidade na rotação de estoques e nos processos de produção; g) sub-ocupação temporária do capital fixo, seja pelas limitações de mercado, seja pela falta ou insuficiência de capital de giro; h) distribuição de lucros, além das disponibilidades de caixa;

38 37 i) altos custos financeiros em função de planejamento e controle de caixa irregulares Alterações nos saldos de caixa Conforme Zdanowicz (1998), o caixa recebe impactos de vários fatores, internos e externos, que precisam ser levados em consideração pelo administrador financeiro na rotina da empresa. Fatores internos: a) alteração na política de vendas; b) decisões na área de produção; c) política de compras; d) política de pessoal. Fatores externos: a) queda nas vendas; b) expansão ou retração do mercado; c) inadimplência; d) mudança no nível de preços; e) concorrência; f) alteração nas alíquotas de impostos. Existem dois principais grupos de transações que afetam o caixa, devendo serem considerados para um melhor gerenciamento (FISCO SOFT, 2008): a) Transações que aumentam o caixa - vendas de produtos e/ou serviços - integralização de capital social pelos proprietários em dinheiro; - empréstimo bancário e financiamento oriundo de instituições financeiras; - vendas de ativos permanentes;

39 38 - outras entradas, como juros recebidos, indenizações de seguros etc. b) Transações que diminuem o caixa - pagamento de dividendos e distribuição de lucros; - pagamento de juros, correção monetária de dívidas; - aquisição de bens do ativo permanente; - compras à vista e pagamento de fornecedores; - pagamentos de despesas ou custo referente a contas a pagar e outros gastos Transações que não afetam o caixa Contrariamente ao item anterior, existem transações realizadas pela entidade que não afetam o caixa, por não haver embolso e desembolso de dinheiro, como por exemplo: - depreciação, amortização e exaustão; - provisão para devedores duvidosos; - correção monetária de balanço Prazos e planejamento do fluxo de caixa Conforme Santos (2001), um fluxo de caixa projeta o saldo de caixa para um horizonte de tempo chamado prazo de cobertura, que pode ser definido em semana, mês, ano etc. A unidade de tempo em que se divide este prazo de cobertura do fluxo de caixa é denominada período de informação. Um fluxo de caixa com prazo de cobertura mensal habitualmente tem um período diário de informação. A seguir apresenta-se exemplos das combinações entre prazo e cobertura de informações mais usuais: