PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE

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1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P.TJAM 43 Competências e Atribuições da Divisão de Cerimonial Elaborado por: Aprovado por: Raquel Assis de Andrade Claudino DVCERIMONIAL Data: 27/04/2015 Maria Zulena de Matos SECGAD Data: 04/09/2015

2 Página: 2 de 9 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 7

3 Página: 3 de 9 1. OBJETIVO 1.1 Sistematizar o processo de atividades do Cerimonial com o intuito de otimizar todo e qualquer acontecimento ligado direta ou indiretamente ao Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas - TJAM; 1.2 Assegurar suporte (conforto, qualidade, e organização) nos eventos do TJAM, e/ou quaisquer solenidade/comemoração que necessite de formalização e padronização; 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1 Este procedimento aplica-se a Divisão de Cerimonial do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas - TJAM. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3.1 Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Lei Ordinária nº de 06/07/1194, estabelece diretrizes básicas para a administração e Pessoal introduz modificações nas normas vigentes e dá outras providências. 4. DEFINIÇÕES 4.1 PROTOCOLO: É o conjunto de preceitos e normas legais que devem ser obedecidas, para dar maior organização possível a determinados eventos ou comemoração que necessite de formalização ou procedimentos durante a realização de atos, públicos ou não.

4 Página: 4 de 9 5. RESPONSABILIDADES/AUTORIDADES 5.1 GABINETE DA PRESIDÊNCIA Solicitante da despesa. 5.2 SETOR DE DIVULGAÇÃO Emissor de publicidade dos atos públicos ou não onde o Presidente está presente ou não. 5.3 SETOR DE PATRIMÔNIO Solicita matérias para os eventos do TJAM 5.4 DIVISÃO DE ORÇAMENTO Solicitar mensalmente pronto pagamento 6. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 6.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS Este procedimento evidencia o trâmite interno e externo das competências da Divisão de Cerimonial PLANEJAMENTO DAS SOLENIDADES OFICIAS E SOCIAS DO TJAM (Capital e Interior): Gabinete da Presidência determina através de despacho qual evento a ser realizado onde estabelece DATA/ HORA e LOCAL; Diretora do Cerimonial prepara a pré-agenda dos convites recebidos; Fazer precursora (ir com antecedência no local do evento); Elaboração e confirmação através de da presença do Presidente do TJAM ou do representante; Diretora do Cerimonial designa um servidor que irá representar o TJAM, caso o Presidente não possa comparecer ao evento; Fazer checklist de: a) Lista de convidados;

5 Página: 5 de 9 b) Lista da mesa de honra; c) Confirmação da mesa de honra; d) Nominata do Presidente (Breve histórico ou resumo da trajetória de um evento descrevendo uma linha de tempo através de datas especiais do referido evento, do início até sua concretização); e) Nominata do Mestre de Cerimônia; f) Carta da mesa de honra; g) Carta de chão; h) Roteiro da Solenidade; i) Script da solenidade; j) Contatos da coordenação do evento; k) Solicitar transporte para o dia do evento ACOMPANHAR A PRESIDÊNCIA OU REPRESETANTE LEGAL E CONFIRMAR SUA PRESENÇA OU NÃO EM SOLENIDADES E CERIMÔNIAS OFICIAS/ PÚBLICAS E PRIVADAS: Gabinete da Presidência determina através de despacho qual evento a ser realizado onde estabelece Data/ Hora e Local; Diretora do Cerimonial prepara a pré-agenda dos convites recebidos; Fazer precursora (Ir com antecedência no local do evento); Elaboração e confirmação através de da presença do Presidente do TJAM ou do representante; Diretora do Cerimonial designa um servidor que irá representar o TJAM, caso o Presidente não possa comparecer ao evento; Solicitar transporte para o dia do evento PRESTAR ASSISTÊNCIA À AUTORIDADES E CONVIDADOS (HOSPEDAGEM, TRANSLADOS E GUIAS, CASO NECESSÁRIO)

6 Página: 6 de Gabinete da Presidência determina através de despacho data e hora da chegada da autoridade ou convidado a Sede do TJAM; Conhecimento da finalidade da visita; Basear-se na agenda da autoridade externa; Conforme solicitação do gabinete da autoridade em visita disponibilizar oficial para o mesmo e comitiva, bem como ajudante de ordem; Disponibilizar transporte para à autoridade, caso necessário ORGANIZAÇÃO DO CRONOGRAMA E AGENDA DO PRESIDENTE DO TJAM Diretora da Divisão de Cerimonial despacha diariamente a pré-agenda de compromisso juntamente com o Presidente do TJAM; Após o despacho da pré-agenda do Presidente do TJAM, Divisão de Cerimonial classifica os eventos que o Presidente irá comparecer e confirma sua presença ou não na solenidade através de ORGANIZAÇÃO DAS CERIMÔNIAS FUNERÁRIAS VELADAS NA SEDE DO TJAM Recebimento da comunicação do falecimento; Expedição do comunicado da nota de falecimento através do Site do TJAM e intranet sobre a data/hora e local do velório; Divisão de Cerimonial envia coroa de flores em nome do Tribunal de Justiça; Solicitar apoio do corpo de bombeiro para o cortejo fúnebre; Apoio da assistência militar para o cortejo; Solicitar serviços de copa (Café, leite e biscoitos); Anotar quem enviou coroa de flores; Registrar nome de autoridades que irão comparecer ao velório ELABORAÇÃO DE RELAÇÃO DE AUTORIDADES NO ÂMBITO MUNICIPAL, ESTADUAL E FEDERAL

7 Página: 7 de Entrar em contato com órgão e solicitar relação de nome completo da autoridade, pessoal e funcional, número de telefone, cargo ou função e manter atualizada relação constantemente ELABORAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE CONVITES ÀS AUTORIDADES E CONVIDADOS PARA SOLENIDADES E AUDIÊNCIAS PÚBLICAS Elaborar modelo de convites impressos (aniversário, velório, solenidades e festas de fim de ano); Elaborar modelo de arte gráfica/digital Elaborar e enviar convites eletrônicos ( ); Elaborar carta convite para palestrantes; Distribuir convites; Confirmar presenças de autoridades e convidados; Levar para aprovação do Presidente do TJAM todos os modelos e convites.

8 Página: 8 de 9 7. ANEXOS Não Há.

9 Página: 9 de 9 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão Descrição 01/12/ Emissão Inicial.