Pré - Cadastramento, Cadastramento, Inclusões, Alterações, e Exclusões na Folha de Pagamento.
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- Edison de Figueiredo Cavalheiro
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1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P.TJAM 37 Pré - Cadastramento,. Elaborado por: Ângela Maria de Oliveira Farias DVPESSOAL Aprovado por: Maria Zulena de Matos SECGAD Data: 04/09/2015
2 Página: 2 de 23 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 6
3 Página: 3 de OBJETIVO 1.1 Este procedimento é um relevante instrumento para as unidades e os servidores envolvidos no processo administrativo e financeiro do setor público, uma vez que estabelece orientações necessárias para o processo de elaboração da Folha de Pagamento deste Poder. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1 São as unidades administrativas envolvidas no processo administrativo e financeiro: Gabinete da Presidência (GABPRES), Secretaria Geral Administrativa (SECGAD), Processamento de Dados da Amazônia - Sistema CFPP (PRODAM) e Divisão de Orçamento e Finanças (DVOF). 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3.1 Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Resolução 4. DEFINIÇÕES 4.1 Abaixo definições de códigos de identificação de operação no Pré - Cadastramento, Pagamento de 4.2 DOCUMENTO 30: formulário utilizado registrar as movimentações financeiras efetuadas no sistema CFPP; 4.3 DOCUMENTO 40: formulário utilizado registrar as movimentações financeiras referentes às férias efetuadas no sistema CFPP; 4.4 RUBRICA: Códigos utilizados para inclusões, alterações e exclusões na folha de pagamento; 4.5 LOTAÇÃO: Código utilizado para identificar em qual folha o servidor encontra-se inserido; : Desembargadores;
4 Página: 4 de Desembargadores; servidores efetivos ocupantes de cargos comissionados; servidores aposentados; servidores temporários ocupantes de cargos comissionados; servidores temporários; Desembargadores Aposentados; militares à disposição do TJAM; Servidores de outros órgãos cedidos ao TJAM; Serventuários da Capital; Serventuários do Interior; Juízes da Capital; Juízes Leigos; Juízes do Interior; Juízes de Paz; Juízes em Disponibilidade SISTEMA CFPP: Cadastro e Folha de pessoal da PRODAM; 4.6 ESPELHO: É uma prévia da Folha, utilizado para conferir as alterações efetuadas no sistema CFPP; 4.7 PROCESSAMENTO DA FOLHA: É a solicitação efetuada à PRODAM para registrar as alterações efetuadas no sistema CFPP, gerando o contracheque. Após o processamento da Folha, não é mais possível efetuar alterações na Folha de Pagamento; 4.8 FOLHA 10: Folha mensal; 4.9 Folha 61: Folha para pagamento de verbas rescisórias; 4.10 FOLHA 63: Folha para pagamento do Acordo GAJ-50%, férias indenizadas e auxílio moradia de magistrados; 4.11 FOLHA 64: Folha para pagamento da PAE (Parcela Autônoma de Equivalência); 4.12 FOLHA 65: Folha utilizada para pagamentos como abono natalino.
5 Página: 5 de RESPONSABILIDADES/AUTORIDADES 5.1 GABINETE DA PRESIDÊNCIA (GABPRES) Analisar e autorizar as inclusões na Folha. 5.2 SECRETARIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO (SECGAD) Analisar, autorizar e supervisionar as inclusões na Folha. 5.3 DIVISÃO DE EXPEDIENTE (DVEXP) Elaborar e encaminhar os atos e portarias que servirão de subsídio para elaboração da folha de pagamento. 5.4 DIVISÃO DE ORÇAMENTO E FINANÇAS (DVOF) Verificar a disponibilidade financeira, empenhar e liquidar a folha de pagamento. 5.5 PRODAM Processar a folha de pagamento mensal com as referidas inclusões, exclusões ou alterações. 5. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 5.1. CONSIDERAÇÕES GERAIS Este procedimento evidencia o trâmite do processo de inclusão, exclusão e alteração em folha de pagamento; Todo processo será realizado através do sistema CFPP da PRODAM; As inclusões, exclusões e alterações em folha de pagamento são feitas somente mediante documentos devidamente autorizados pela Presidência ou Secretaria Geral de Administração; A Folha Especial é uma folha referente à Decisão Judicial ou Administrativa, cujos ganhos não são fixos e não entram para a base de cálculo da margem consignável. É elaborada através do sistema CFPP;
6 Página: 6 de Sempre que o sistema CFPP solicitar preenchimento do código do Órgão, informar 050 para servidores e Magistrados, 49 para aposentados e pensionistas e 66 para estagiários; DO PRÉ- CADASTRAMENTO Efetua-se o pré- cadastramento de novos servidores para geração de matrícula no sistema CPFF; No sistema CFPP, escolher a opção manutenção em arquivos, Précadastramento Digitar I e confirmar na tecla enter para escolher a opção Inclusão
7 Página: 7 de 23 Cadastrar os dados solicitados e confirmar na tecla enter para geração de matrícula.
8 Página: 8 de DO CADASTRAMENTO DO MAGISTRADO, SERVIDOR E ESTAGIÁRIOS NO SISTEMA CFPP A partir do momento que o Magistrado/servidor/estagiário estiver précadastrado, será possível efetuar o cadastro efetivo do servidor no sistema CFPP. Para efetuar o cadastro, escolher a opção Manutenção em arquivos, Manutenção de servidores. No campo localização informar a folha que o servidor, magistrado ou estagiário pertence (vide definições-lotação); Para os campos cujo preenchimento é informado em código, selecionar na primeira tela do sistema consulta as tabelas, para realizar a consulta dos códigos requeridos;
9 Página: 9 de 23 Nos campos data da nomeação, data da posse e início, se for servidor efetivo, verificar data do ato de nomeação para preencher data de nomeação, verificar data do termo de posse para preencher data da posse e verificar memorando encaminhado pela Escola de Aperfeiçoamento do servidor informando a data de início do exercício das funções do servidor para preencher o campo início ;
10 Página: 10 de 23 Para preencher CBO, selecionar no sistema CFPP consulta as tabelas cargos :
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12 Página: 12 de DA ELABORAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO a) Receber até o dia 08, através dos sistemas malote digital e CPA, todos os documentos que serão incluídos na Folha ; b) Para o cálculo do pagamento da remuneração de novos servidores, levar em consideração a data do cadastro da digital no sistema de registro do ponto ou ofício do setor onde o servidor foi lotado, informando a data que o servidor passou a exercer as atividades do seu cargo; c) Para demais cálculos, levar em consideração a data do Ato, Portaria ou Despacho-Decisão da Presidência ou Decisão Judicial; Se no Ato, Portaria ou Despacho-Decisão, houver determinação de data para início do ganho/desconto, levar em consideração a data informada; d) Quando o valor do ganho ou desconto for considerado elevado ou quando houver dúvidas e na Decisão não houver manifestação acerca da forma de pagamento, elaborar memorando solicitando orientação a Presidência, para que a mesma informe se o valor do ganho ou desconto a ser incluído, deverá ser parcelado ou efetuado de uma só vez; e) Preencher planilha em excell chamada de doc 30, com todas as movimentação que serão efetuadas na movimentação da Folha 10 no mês corrente, para controle das alterações efetuadas; f) Realizar as alterações no sistema CFPP e solicitar espelho online e impresso da PRODAM para conferência das alterações efetuadas; g) Efetuadas todas as conferências, encaminhar ofício a PRODAM solicitando o processamento da folha; h) PRODAM efetua o processamento da Folha e encaminha em Mídia para a DVPESSOAL; i) A DVPESSOAL encaminha memorando e os resumos dos créditos bancários para DVOF; j) DVPESSOAL encaminha cópia da folha de pagamento em mídia para o SECGAD e GABPRES;
13 Página: 13 de PARA INCLUSÃO, EXCLUSÃO E ALTERAÇÃO DE VALORES NO SISTEMA CFPP Escolher a opção manutenção em arquivos, manutenção do movimento da folha Informar o mês e o ano que deverão ser incluídos, excluídos ou alterados os valores, o tipo de folha (vide tipos de folhas no item 4) e o código do Tribunal de Justiça (vide item 6.1.5)
14 Página: 14 de 23 a) Preencher o número e sequencial de matrícula e o código da rubrica que deverá ser alterada; b) No campo Operação informar; c) I para inserir o primeiro cadastro de valores; d) A para alteração de valor de já cadastrado; e) E para exclusão da rubrica; f) No campo VALOR GAN-DES, informar o valor do ganho ou desconto que deverá ser efetuado; g) No campo TIPO-INF, informar: h) V se o número informado no campo VALOR GAN-DESC estiver expresso em valor; i) Q se o número informado no campo VALOR GAN-DESC estiver expresso em quotas; j) H se o número informado no campo VALOR GAN-DESC estiver expresso em horas; k) P se o número informado no campo VALOR GAN-DESC estiver expresso em porcentagem; l) No campo FREQUENCIA informar a quantidade de meses que o ganho ou desconto cadastrado deverá permanecer na folha de pagamento do Magistrado/servidor/estagiário; Se for ganho ou desconto fixo, informar 99 neste campo; m) No campo MOVIMENTO, justificar o motivo do ganho ou desconto e/ou informar o número do Ato, Portaria ou Processo administrativo;
15 Página: 15 de DO CADASTRAMENTO NO DOCUMENTO Deverão ser cadastrados no DOC 20, os servidores cujo recolhimento previdenciário será o INSS; Informar o número de matrícula do servidor, informar no campo código do campo 103, informar no campo operação i, informar no campo valor do campo 100.
16 Página: 16 de DA NOMEAÇÃO-ADMISSÃO DE SERVIDOR QUE AINDA NÃO POSSUI CADASTRO NO SISTEMA CFPP Efetuar o pré-cadastro (vide item 6.1.7), o cadastro (vide item 6.1.8) e a inclusão de valores na movimento 30 (vide item ); Se for servidor sem vínculo, cadastrar no movimento 20 (vide item ) para configurar que desconto previdenciário seja o INSS; DA NOMEAÇÃO DE SERVIDOR OCUPANTE DE CARGO EFETIVO PARA CARGO COMISSIONADO Na parte de cadastro do sistema CFPP, alterar o campo lotação e cargo. No movimento 30 (vide item ), alterar rubrica e valor do vencimento, se tiver feito a opção por receber o vencimento do cargo comissionado; Se estiver recebendo ATS (Adicional de tempo de serviço) ou GAQ (Gratificação de Adicional de Qualificação), alterar no movimento 30 (vide item ) para informar em valor; O código da rubrica de desconto da AMAZONPREV deverá ser alterado no movimento 30 (vide item ) e informado em valor;
17 Página: 17 de Se tiver feito a opção por receber pelo vencimento do cargo efetivo, não é necessário efetuar nenhuma alteração no movimento 30 ; DA NOMEAÇÃO DE SERVIDOR OCUPANTE DE CARGO COMISSIONADO PARA OUTRO CARGO COMISSIONADO Se o código da nomenclatura do novo cargo for diferente do código da nomenclatura do cargo atual, alterar o campo cargo, na parte de cadastro do sistema CFPP (vide item 6.1.8); Se o valor do vencimento do novo cargo for diferente do valor do cargo atual, efetuar a alteração do valor do vencimento no movimento 30 (vide item ); DO PAGAMENTO DA GRATIFICAÇÃO DE ADICIONAL DE QUALIFICAÇÃO (GAQ) E ADICIONAL DE TEMPO DE SERVIÇO (ATS) E DESCONTO DA AMAZONPREV PARA SERVIDORES PERTENCENTES À FOLHA 110 (SERVIDORES EFETIVOS OCUPANTES DE CARGO COMISSIONADO) Quando a opção for para receber o valor do cargo comissionado, efetuar o cálculo manual e realizar as alterações no movimento 30 (vide item ) do sistema CFPP e informar em valor; Alterar o código e o valor da rubrica da AMAZONPREV no movimento 30 (vide item ) e informar em valor, tendo em vista que o cálculo é efetuado sobre o valor do vencimento do cargo efetivo; No caso da GAQ, para os que fizeram a opção de receber o valor do vencimento do cargo efetivo, informar no movimento 30 (vide item ) em percentual, que o calculo será efetuado automaticamente pelo sistema; No caso do ATS, informar no movimento 30 (vide item ) em quotas, onde cada quota equivale a 5% do valor do vencimento; Não é necessário efetuar alteração do valor da AMAZONPREV, pois a mesma será efetuada automaticamente pelo sistema; DA REMUNERAÇÃO DOS JUÍZES DE PAZ Quando houver atualização do salário mínimo, efetuar a atualização do vencimento dos Juízes de Paz; Não é efetuado o pagamento de 1/3 de férias para os Juízes de Paz.
18 Página: 18 de DO AUXÍLIO-TRANSPORTE DOS ESTAGIÁRIOS- Quando houver reajuste no valor da passagem de Ônibus no estado do Amazonas, efetuar a atualização do valor do auxílio-transporte dos Estagiários; DO CUMPRIMENTO DE DECISÕES JUDICIAIS- Fazer a leitura da Decisão e incluir o pagamento ou desconto determinado; Se houver dúvidas quanto ao cumprimento da Decisão, elaborar memorando solicitando orientações do STAAJP ou GABPRES; Se a decisão for referente a inclusão ou reajuste do valor de desconto consignado, efetuar os cálculos necessários para verificar se o servidor possui saldo de margem consignável ou valor líquido para efetuar o desconto determinado e expedir Ofício para a Vara requerente informando do cumprimento ou não da Decisão e justificando o motivo; DO CUMPRIMENTO DE DECISÕES REFERENTES A PENSÃO ALIMENTÍCIA: cadastrar o beneficiário da pensão alimentícia, verificar a base de cálculo em que o beneficiário da pensão se enquadra, informar se o pagamento da pensão entrará para base de cálculo de férias e 13 salário e a conta para recebimento da pensão; DA INCLUSÃO DO DESCONTO DO INSS a) Informar o número e sequencial da matrícula do servidor; b) No campo Código do Campo, informar o código 103 ; c) No campo operação, informar o código I ; d) No campo Valor do Campo, informar o código 100.
19 Página: 19 de DO PAGAMENTO DE 1/3 DE FÉRIAS Informar o número e seqüencial de matrícula; No campo MÊS PGTO, informar o mês de pagamento de 1/3 das férias; A primeira inclusão do pagamento de 1/3 de férias só poderá ser efetuada a partir do momento que o magistrado/servidor completar 01 (um) ano de exercício, a contar da data de admissão informada na parte de cadastro do sistema CFPP; Caso seja informada data para pagamento anterior a data que o servidor completa 01 (um) ano de exercício, o sistema efetua o bloqueio do pagamento;
20 Página: 20 de DA APOSENTADORIA Para efetuar a aposentadoria de servidor ou magistrado ativo no sistema CFPP, escolher a opção manutenção em arquivos, manutenção de servidor, preencher o número de matrícula do magistrado/servidor e selecionar a opção
21 Página: 21 de 23 aposentadoria No campo lotação (vide glossário-lotação), no campo cargo, informar código do cargo efetivo do servidor, para preenchimento do campo sit calc consultar manual de preenchimento do documento cadastral do funcionário disponibilizado pela PRODAM; no campo situação atual, código informar código da aposentadoria, no campo diário oficial/portaria, informar número e data do ato que aposentou o magistrado/servidor;
22 Página: 22 de DO CONTROLE DO PAGAMENTO DAS FOLHAS ESPECIAIS 63 E Não é possível cadastrar a frequência nestas Folhas, ou seja, não é possível informar período de término para recebimento de valor cadastrados nestas Folhas. Por este motivo, ao elaborar as folhas 63 e 64, observar se o servidor-magistrado fará jus no mês corrente ao recebimento de pagamento efetuado no mês anterior, uma vez que os valores cadastrados nas Folhas especiais 63 e 64 são copiados de um mês para outro, ou seja, todos os valores que foram cadastrados para recebimentono mês anterior são copiados para recebimento no mês seguinte;
23 Página: 23 de 23 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão 03/12/ Emissão Inicial. Descrição
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