3. Gerir equipas. 1. Definir objectivos que outros irão perseguir. 2. Recrutar os melhores

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1 10 TOP COMPETÊNCIAS DE SUCESSO EM GESTÃO A Harvard Business School lançou um artigo onde foram analisadas as principais aptidões para alcançar o sucesso em Gestão. Partindo dessa análise, apresentamos de seguida as 10 top competências de um gestor bem sucedido.

2 10 TOP COMPETÊNCIAS DE SUCESSO EM GESTÃO 1. Definir objectivos que outros irão perseguir O processo de estabelecer objectivos ajuda-nos a concentrar esforços nos pontos cruciais. Para além disso, é uma ferramenta útil no sentido de minimizar distracções e como motor motivacional, uma vez que o acto de definir e alcançar objectivos contribui para o aumento da confiança pessoal. Para melhor definir objectivos é importante ter em conta os seguintes aspectos: Ser preciso Concentrar-se num objectivo específico e definir datas limite para o cumprir. Priorizar Quando tem mais do que um objectivo, estabeleça uma tabela de prioridades. Isto ajuda a direccionar a atenção para aqueles que são mais importantes. Basear objectivos na performance pessoal - A sensação de falha no alcance de um objectivo pode ser frustrante, principalmente se for devido a condicionantes externas à organização. Estabelecer objectivos realistas Objectivos demasiado ambiciosos podem conduzir à desmotivação, uma vez que, por vezes, não somos capazes de os atingir. Por outro lado, objectivos pouco ambiciosos são geralmente sinónimo de medo de arriscar ou comodismo. Expressar objectivos de forma positiva Em termos motivacionais é preferível expressar objectivos do tipo Conseguir dominar a técnica X, do que Não cometer o erro Y. 2. Recrutar os melhores Ter bons colaboradores é a grande mais-valia de uma organização. Para isso é importante definir os requisitos de cada função e conceder entrevistas, na perspectiva de seleccionar os candidatos mais promissores. Técnicas de entrevista: Antes de conceder entrevistas pessoais, faça uma triagem dos candidatos com pequenas entrevistas telefónicas de cerca de 10/15 minutos. Durante a entrevista, coloque as questões correctas que possibilitem as respostas que quer ouvir. Ouça mais e fale menos. Em muitos casos o entrevistador limita-se a elencar a lista dos requisitos da função em vez de colocar questões que lhe permitam avaliar os candidatos. Use uma grelha de requisitos e competências para o ajudar a escolher o melhor candidato e atribua uma classificação a cada um. 3. Gerir equipas Dicas para gerir equipas: Certificar-se que os objectivos definidos para a equipa são totalmente compreendidos e aceites por todos os membros. Evitar confrontos. Se por acaso dois membros da equipa entrarem em competição pelo comando de uma determinada área, tente dividir essa área em duas partes distintas e deixe-os controlar cada uma dessas partes. Nos processos que exigem maior consenso, permita que toda a equipa faça parte do processo de decisão. Certifique-se de que não há obstáculos nos canais de comunicação e que todos os membros da equipa recebem a informação correctamente. Não se limite a dar feedback negativo. Seja justo. Sempre que se justifique, dê também feedback positivo. Eficácia Compreender os objectivos da equipa, participar e encorajar a cooperação. Tomar conhecimento e respeitar os pontos fortes dos indivíduos, usá-los de acordo com os diferentes papéis dentro das empresas. Manter uma abordagem construtiva e despertar entusiasmo nos outros. Ineficácia Trabalhar competitivamente, de forma individualista e não para bem do grupo. Ter atitude negativa e criticar os outros. Dominar a situação, não interromper e não dar espaço às pessoas para falar.! Sugestão: Recurso a sessões de grupo e discussões colectivas.

3 4. Manter e desenvolver os melhores Reter colaboradores-chave é um processo fundamental em qualquer organização. Motivação e realização pessoal e profissional são factores a ter em conta para o desempenho profissional. Além de motivar os colaboradores, é importante investir no seu desenvolvimento profissional através de formação e coaching. Depois, é fundamental analisar o que ocorreu, o que causou o problema, os métodos usados e reajustar o plano de crise, com vista a nova intervenção futura. Em qualquer destes casos, os efeitos causados pela crise podem ser minimizados se a organização tiver previsto um plano de crise para lidar com este tipo de imprevisto. Além do plano físico também é importante assegurar um bom plano de comunicação para situações de crise. Manter colaboradores... Rever regularmente o desempenho em relação aos objectivos definidos. Discutir áreas de fraqueza, assegurar e apoiar melhoramentos. Estar aberto a sugestões e apresentar uma grande variedade de trabalho aos colaboradores para os testar e desenvolver. Ou não... Demonstrar desinteresse no desenvolvimento dos seus colaboradores. Manter as pessoas sempre nas mesmas funções, a desenvolver as mesmas actividades, durante períodos de tempo muito longos. Não serem receptivos a oportunidades de desenvolvimento para os indivíduos. 5. Lidar com a Crise O que é uma crise? Segundo o Instituto para a Gestão de Crises Americano, a crise decorre de vários factores: - Catástrofes Naturais (Sismos, tempestades ) - Decisões/Indecisões ao nível da administração - Problemas mecânicos - Erro humano 6. Lidar com os problemas Motivação Um colaborador desmotivado é meio caminho andado para o insucesso. Por esse motivo, apresentamos de seguida três princípios básicos da motivação: A motivação é algo inato, para que se manifeste tem de ser despoletada, ou seja, é necessário criar a oportunidade. As pessoas fazem coisas pelas suas próprias razões, não pelas dos outros. Todas as pessoas sentem orgulho de alguma coisa daí que é positivo canalizar a motivação nesse sentido, já que o orgulho é um forte motivador. É errado pensar que motivar os colaboradores não está ao alcance do gestor: - Sempre que possível distribua tarefas aliciantes; - Analise a situação de todos os colaboradores e certifique-se que está a ser igualmente justo com todos; - Elogie o trabalho sempre que se justifique; - Estreite a sua relação com a equipa; - Seja o primeiro a dar bons exemplos. Um colaborador desmotivado é meio caminho andado para o insucesso

4 10 TOP COMPETÊNCIAS DE SUCESSO EM GESTÃO Certificar-se que as pessoas a quem delega o trabalho estão aptas para o desempenhar. Se não estão, dê-lhes formação, uma prática que trará benefícios a longo prazo. Delegar responsabilidade e autoridade, não métodos. Dê aos seus colaboradores a responsabilidade de tomar decisões. Transmita-lhes confiança e dê-lhes liberdade para trabalhar, desde que cumpram os objectivos estabelecidos. De outro modo, condiciona-se o espaço para a criatividade. 7. Delegar com confiança Delegação, em inglês Empowerment, é a distribuição eficaz de tarefas e recursos junto dos subordinados. Seguem-se algumas dicas para uma delegação eficaz: Decidir que tarefas vão ser delegadas. O critério deve ser sempre a existência de uma outra pessoa capaz de melhor realizar o trabalho. Escolher a pessoa certa para a função e certificarse que essa pessoa se responsabiliza pela totalidade da tarefa, uma vez que deste modo há um aumento da motivação. Definir o trabalho que espera ver desenvolvido. Faça um plano que contenha informações detalhadas e pontos-chave e que responda às perguntas: O quê? Porquê? Quem? Onde? Como? Estabelecer deadlines. As pessoas sentem-se mais responsabilizadas e mais motivadas em relação a uma tarefa quando têm prazos a cumprir, desde que estes sejam acessíveis. Fazer o follow-up da tarefa. Marque com os seus colaboradores reuniões para apreciar a evolução da mesma e disponibilize-se para esclarecer algum tipo de dúvida que possa surgir. O follow-up deve ficar agendado por mútuo acordo quando se inicia a tarefa. No final de cada tarefa avalie os resultados. Não questione os métodos utilizados, trabalhe com os seus colaboradores no sentido de determinar as melhorias a serem introduzidas em tarefas futuras. Elogie os colaboradores quando o trabalho é bem sucedido e reconheça os seus esforços. Por outro lado, há alguns erros que podem comprometer o processo de delegação: Retirar trabalho às pessoas sem considerar as implicações. Delegar demasiado em pessoas que já têm muito trabalho. Guardar tarefas para si que podem ser delegadas noutras pessoas. Delegue responsabilidades e autoridade, não métodos. Dê aos seus colaboradores a responsabilidade de tomar decisões. Transmita-lhes confiança e dê-lhes liberdade para trabalhar. De outro modo, condiciona-se o espaço para a criatividade

5 8. Gerir o Tempo Dicas para uma melhor gestão de tempo: Descobrir em que é que está a ser gasto o tempo. Muitas vezes atender e fazer telefonemas, ler e responder a cartas e s, são tarefas que roubam grande parte do tempo que poderia ser gasto de forma produtiva. Usar instrumentos de gestão de tempo Há vários softwares, como o Outlook ok por exemplo, que permitem hoje em dia organização ação de tarefas e eventos. Estes são facilmente programados para emitir avisos, mediante a calendarização cida, evitando assim estabele- esquecimentos. Não perder tempo à espera Nos períodos em que espera por alguém ou alguma coisa, é últil ter sempre trabalho para fazer, tal como ler relatórios ou até planear ar um projecto. Hoje em dia com os PDA s esse trabalho alho é facilitado e não há motivo para existirem tempos mortos. Priorizar as tarefas do dia Deverá iniciar cada dia de trabalho por definir quais as tarefas mais importantes a serem das nesse realiza- dia. Estabelecer objectivos de gestão de tempo O primeiro passo é criar objectivos de gestão de tempo e eliminar ou minimizar a acção dos tes que nos consomem mais tempo. Por exemplo, decidir que quando estiver a realizar r a tarefa X não agen- atende telefonemas. Os 3 grandes erros dos líderes: segundo Clark Cothern 1. Gerir em vez de liderar A gestão tem mais a ver com a atribuição de tarefas no dia-a-dia enquanto que a liderança se prende com a definição e persecução de objecti- vos e com a motivação. 2. Negligenciar a importância das relações individuais no trabalho em equipa O gestor não deve descurar as relações individuais com aqueles que trabalham próximo. É importante colocar essas pessoas juntas, em situações de grupo, para que aprendam o que significa trabalhar em equipa. 3. Falha no reconhecimento das motivações A Gestão implica motivação, e motivação implica risco. Porquê dar a um colaborador uma nova tarefa se ele já provou que desempenha bem a função actual? A máxima em equipa que ganha não se mexe não se aplica à boa gestão já que os colaboradores precisam de novos desafios. Issoso funciona como um factor de motivação, que por sua vez contribui para uma maior eficácia no trabalho. Estabelecer limites de tempo para cada tarefa. Por exemplo, definir 30 minutos por dia para ler e sponder a re- s. Estabelecer rotinas e guiar-se por elas Em tempos de crise, a produtividade de é maior se forem seguidas rotinas definidas. 9. Tornar-se um líder Unir e motivar pessoas para obter resultados. Três qualidades dos líderes 1. Ser a pessoa que os outros elegem como um modelo a seguir 2. Ter uma visão de futuro 3. Fazer com que os outros se sintam importantes e apreciados

6 10 TOP COMPETÊNCIAS DE SUCESSO EM GESTÃO 10. Corporate Training A Universidade Corporativa é um instrumento utilizado por entidades públicas e privadas para formar e treinar pessoas. O corporate training, ou formação corporativa, é um elemento que faz parte da estratégia organizacional que surge da necessidade de segmentar e personalizar a área de formação dos recursos rs humanos seja na graduação, ação ou mesmo em cursos de extensão - através da simples instrução a nível interno. pós-gradu- O conceito de corporate training desenvolveu-se envo eu nos EUA, no início da década de 1980 e desde então tem conhecido franco desenvolvimento. Em 1993, os EUA já contavam com 400 Universidades Corporati- vas em 2001 o número rondava os De acordo com muitos especialistas, e as organiza- ções que vão ter sucesso no futuro são aquelas que já perceberam a importância de promover a forma- ção dos seus colaboradores. oradores. Estes são, por si só, o recurso mais importante de que dispõem. As learning organizations são as que apresentam mais possibilidades de sucesso no futuro. Estas constituem meios onde as pessoas desenvolvem continuamente as suas capaci- dades para atingir os resultados desejados (Senge) No âmbito das Learning Organizations, ions, em The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learnign Or- ganization, Peter Senge sugere algumas dicas para criar a sua própria Learning Organization: n: Fomentar um ambiente colegial. O monitor não precisa de ser mais importante do que qualquer membro do grupo. Se todos trabalharem em equi- pa, interagindo, o processo resultará melhor. Por cada pessoa em contacto com o cliente. Estando conscientes das necessidades efectivas do cliente, estão aptas a tomar melhores decisões que os satisfaçam.

7 Tirar tempo para ler, pensar e discutir novas i- deias. Criar espaços de discussão, salas de conferência e áreas que fomentem a comunicação entre as pessoas. Promover visitas a outras organizações. Mesmo que noutro ramo industrial, as visitas podem traduzir-se em boas oportunidades para a aprendizagem. Insistir no melhoramento da performance dos trabalhadores. Passar tempo com eles, pensando em conjunto e incitando-os a atingir os seus objectivos. Participar em conferências e formações. O desejável é que o conhecimento adquirido nesses eventos seja transmitido aos restantes elementos da empresa. Investir na educação de todos os funcionários, o que se traduzirá em trabalho mais eficaz ao longo do tempo. Números do Corporate Training 10,7 é a média do nº de horas de aprendizagem por pessoa 2,1 é a média do número de actividades de training por pessoa 65% dos estabelecimentos aumentaram o nº de trabalhadores que receberam programas de training nos últimos 3 anos. 70% das empresas inquiridas incrementou o investimento em formação corporativa 91% das empresas admitiram o recurso a algum tipo de programa de formação Fonte: U.S.Bureau of Labor 8,6% é a taxa de crescimento anual prevista para o corporate training 130 milhões é o número de utilizadores de programas de formação online Fonte: Simba Information Providenciar meios alternativos de aprendizagem, tais como CD s e plataformas de e-learning. Unir a empresa. Mesmo nas grandes empresas, o objectivo é conhecer todos os departamentos e marcar reuniões pelo menos trimestralmente. É importante que todos estejam por dentro do sistema de trabalho da companhia. Responsabilizar todos os intervenientes por cada projecto, pelo que de mau e bom acontecer. No final da campanha, analisar o que correu bem, o que correu mal e o que é necessário melhorar no futuro. Aprender com cada projecto e com cada iniciativa. Formar grupos de estudo. Formar equipas funcionais para resolver problemas específicos e pesquisar novas oportunidades. 87% das empresas Portuguesas não retém os seus colaboradores-chave Em Portugal o conceito começa a ser entendido como uma mais valia real. Há já indícios de indentificação dessa mais-valia em algumas Instituições de Ensino Portuguesas, que começam a dinamizar esta área e a oferecer serviços às empresas neste âmbito. Partindo do astronómico número de 87% - correspondente à percentagem de empresas Portuguesas que não conseguem reter os seus colaboradores-chave, é urgente repensar na necessidade de formar e criar compromissos duradouros com as pessoas que compõem uma Organização. A constante saída e entrada de colaboradores constitui um motivo de fragilidade, para além do investimento que representa.

8 10 TOP COMPETÊNCIAS DE SUCESSO EM GESTÃO SUGESTÃO DE LEITURA Sucesso.pt Booknomics 2007 Um livro que se baseia no programa Sucesso.pt do canal SIC Notícias onde são dados a conhecer casos de sucesso, essencialmente no que diz respeito à exportação, internacionalização e inovação de empresas portuguesas no estrangeiro. Um livro que pretende revelar aos gestores as razões que levam ao triunfo e a oportunidades de expansão de negócio no estrangeiro e que prova que, em Portugal, o número de empresas a atingir o sucesso internacional é maior do que se poderia imaginar. O livro apresenta uma adaptação de 33 casos transmitidos no programa e inclui ainda um DVD com o mesmo número de reportagens. 10 Tendências & Estratégia Revista Junho