O que você precisa saber sobre o Esocial

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1 O que você precisa saber sobre o Esocial

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3 SUMÁRIO 4. INTRODUÇÃO 5. O QUE É ESOCIAL? 8. QUAIS OS BENEFICIOS DO ESOCIAL? 9. O QUE É O NOVO ESOCIAL PARA EMPRESAS? 10. QUAIS AS VANTAGENS DO NOVO ESOCIAL? 11. QUAIS SÃO AS OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRABALHISTAS DO NOVO ESOCIAL? 14. EMPREGADORES DOMÉSTICOS 15. ESOCIAL DE A A Z

4 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 4 INTRODUÇÃO Em julho de 2018 foi marcada uma nova etapa nas mudanças do sistema tributário brasileiro. A essa altura você já deve ter ouvido falar sobre o que é o esocial, mas nada como ser confrontado com as suas aplicações práticas para compreender melhor os seus impactos e benefícios. Em linhas gerais, as principais mudanças tiveram início no dia 1º de janeiro, então é possível que muitos já estejam ao menos familiarizados com as suas características. Porém, as novidades que entram em vigor nos meses de julho e agosto devem tornar muito do que era opcional até então em obrigatório e, como bom gestor, você precisa saber desses detalhes. A obrigatoriedade do esocial passará a vigorar em O sistema tem como propósito unificar todas as informações referentes às obrigações trabalhistas e fiscais, entre empresas e seus respectivos funcionários. Ou seja, informações como folha de pagamento, obrigações de cunho trabalhista, previdenciárias e fiscais agora devem estar reunidas em uma única plataforma. Com essa integração, o esocial passa a ser capaz de vincular todas as informações entre a RFB, MTE, INSS, CEF, FGTS e Justiça do Trabalho. Neste material, você confere um manual de esocial para a sua empresa! Confira e tire todas as suas dúvidas! Boa leitura!

5 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 5 O QUE É ESOCIAL? OeSocial é um novo sistema de prestação de informações ao Governo Federal que tem o objetivo de tornar os processos dentro das empresas mais transparentes e menos complicados. Apesar de muita gente confundir o esocial com um novo regime tributário, a realidade é que trata-se apenas de uma unificação das informações trabalhistas. Ou seja, trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no esocial. Com o envio dessas informações, de forma gradativa, teremos a substituição de 15 obrigações legais que atualmente são obrigatórias para as empresas: GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT. RAIS: Relação Anual de Informações Sociais. LRE: Relação Anual de Informações Sociais.

6 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 6 CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho. CD: Comunicação de Dispensa. CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social. PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário. DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais. QHT: Quadro de Horário de Trabalho. MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento. GRF e GRRF: Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS. GPS: Guia da Previdência Social. FP: Folha de Pagamento. É importante lembrar que em várias dessas obrigações as informações se repetiam, tornando o trabalho de empregadores e contadores moroso, sujeito a erros frequentes e muitas vezes, contraproducentes. A partir de agora, com o esocial, através de apenas uma

7 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 7 declaração todos as 4 entidades do governo que antes recebiam em inúmeras obrigações diferentes os mesmos dados, recebem tudo de uma só vez. São elas: CEF, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Secretaria da Previdência Social. Aliás, cada um desses órgãos possuem um representante todos os que juntos, formam o Comitê Gestor do esocial, responsável pela implantação e transmissão do esocial. O envio de dados ao ambiente do esocial já se tornou obrigatório para diversas empresas. De acordo com o estabelecido na Resolução do Comitê diretivo do esocial nº 02/2016 e reformulado pela Resolução nº 04/2018, publicada no DOU em 11/07/2018 teremos o início da obrigatoriedade de envio em algumas fases. O principal ponto é a flexibilização do envio principalmente para Empresas de pequeno porte (EPP), Microempresas (ME) e o Microempreendedor individual (MEI) que contratarem empregados, ao segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa física e empresas com faturamento no ano de 2016 superior a 78 milhões que tiveram o início da obrigatoriedade de envio em 01/2018. Empresas com faturamento inferior a 78 milhões no ano base 2016 começaram o envio dos eventos em julho/ Órgãos públicos deverão iniciar o envio em 01/2019. Para as demais empresas, de acordo com o porte, tiveram seu prazo dilatado ou flexibilizado, conforme mencionado anteriormente. Dentro de cada um desses prazos, existem etapas a serem cumpridas para que a adequação aconteça gradualmente.

8 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 8 QUAIS OS BENEFÍCIOS DO ESOCIAL? Oprograma amplia a capacidade de fiscalização do Estado e melhora a formulação de políticas públicas do país, já que o governo contará com uma informação única, consistente e de validade, explica Altemir Linhares de Melo, assessor especial para o esocial. Ele enfatiza ainda que o esocial está 100% pronto para implantação e que a adoção da foi uma forma de garantir uma entrada em produção mais amena e facilitar a adaptação das empresas ao projeto. Para os empresários, a centralização das informações em um só lugar, muitas vezes eliminando documentos que acabavam sendo entregues em duplicidade, é uma forma de proporcionar mais agilidade à prestação de contas. É claro que, de início, o processo é um pouco mais trabalhoso, pois há necessidade de adaptação, mas a tendência é que a entrega das obrigações se torne mais simples. Já para o Governo Federal, o benefício maior é a agilidade e facilidade na fiscalização das informações. Isso dificulta a vida de empresas que sonegam impostos ou que não agem em conformidade com o que a legislação prevê. Com o aumento da eficiência da fiscalização, aumentam também as receitas do governo com a arrecadação de tributos.

9 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 9 O QUE É O NOVO ESOCIAL PARA EMPRESAS? OeSocial é um projeto da Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Receita Federal que consolida as obrigações acessórias da área trabalhista numa única entrega para a contratação de empregados domésticos. Já o esocial para empresas, que se iniciará em 2018, deve seguir o mesmo modelo do programa que já está em vigor há dois anos, possibilitando unificar as informações fiscais e trabalhistas eletronicamente. Para o governo, a vantagem desse sistema é a redução da sonegação de impostos, enquanto para a empresa há diminuição de custos ao se utilizar um sistema digital. O esocial para empresas vai entrar em fase de testes (homologação) a partir de junho de 2017 e terá seu funcionamento iniciado em janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em Se tudo der certo e o sistema se provar prático, em julho de 2018 o projeto se estenderá a todas as empresas do país. Se você tem uma pequena empresa, esse prazo estendido acaba sendo uma oportunidade para se preparar ainda mais, com um ano de antecedência, para o que veremos no futuro. Além disso, vale a pena lembrar que muito provavelmente o governo também trará um tratamento

10 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 10 diferenciado aos pequenos empreendedores como já previsto no esocial mais simples. QUAIS AS VANTAGENS DO NOVO ESOCIAL? Primeiramente, a redução da burocracia e dos custos com o envio dessas informações trabalhistas possibilita que os gestores gastem mais energias nas suas operações, uma vez que o processo do armazenamento e entrega dessas obrigações acessórias se tornará algo automatizado. Mesmo que algumas guias ainda dependam do preenchimento de um contador, o empreendedor ganhará uma nova responsabilidade ao participar do processo, podendo organizar os dados sobre seus colaboradores e usufruir disso para demandar ajustes dentro da empresa. Sem contar no fato de implementar uma gestão automatizada e integrada no seu negócio ficará ainda mais viável a partir do momento em que praticamente todos os sistemas possam ser controlados via computador, permitindo que as

11 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 11 áreas fiscal, financeira, de vendas e de recursos humanos possam alinhar e cruzar dados para não haver disparidades. Os gastos com papel também devem ser considerados, uma vez que o armazenamento digital é uma das principais vantagens desse modelo, assim como aconteceu quando as notas fiscais passaram a ser eletrônicas. QUAIS SÃO AS OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRABALHISTAS DO NOVO ESOCIAL? OeSocial é uma plataforma online que possui todas as informações dos funcionários registrados de uma empresa, assim como um CRM de clientes em marketing, por exemplo. É por meio dela que você vai transmitir as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores registrados com carteira assinada (CLT) aos órgãos do governo. Os dados são transmitidos à Receita Federal, INSS, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal por meio de um arquivo XML

12 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 12 (assim como as NF-e) com mais de 45 registros de obrigações diferentes. Confira as principais obrigações que poderão ser informadas por meio do esocial em 2018: Admissão e desligamento do Trabalhador Afastamento Temporário Alteração da Jornada de Trabalho Alteração de Salário do Trabalhador Apuração de Débitos e Créditos Tributários Federais Aviso Prévio Atestado de Saúde Ocupacional Cadastro de Benefícios Previdenciários Condições Ambientais do Trabalho Comunicação de Acidente de Trabalho Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) Geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)

13 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 13 Folha de Pagamento Monitoramento da Saúde do Trabalhador Recolhimento da Contribuição Patronal Previdenciária Recolhimento da Contribuição Previdenciária do Trabalhador Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Física Recolhimento de Indenização Compensatória (multa do FGTS) Reintegração Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho Para ter conhecimento do manual de orientação atual e do leiaute utilizado até este momento para ver todos os 45 registros, acesse o site do Portal esocial e comece a se habituar a usar o programa.

14 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 14 EMPREGADORES DOMÉSTICOS Sobre o módulo referente ao empregador doméstico, a ferramenta nasceu com o objetivo de fazer valer a determinação da Lei Complementar 150, emitida em Junho de 2015, que criou o SIMPLES DOMÉSTICO, com as seguintes obrigatoriedades a serem recolhidas em única guia: Imposto sobre a Renda (PF), se houver incidência Compete ao trabalhador; 8% a 11% de contribuição referente à previdência social Compete ao trabalhador; 8% de contribuição patronal previdenciária Compete ao empregador; 0,8% de seguro de acidentes do trabalho Compete ao empregador; 8% referente ao FGTS Compete ao empregador; 3,2% de indenização compensatória (Multa FGTS) AFINAL, O QUE É O ESOCIAL? E para se precaver de problemas no momento de efetivar

15 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 15 o registro do profissional, o empregador deverá fazer uso da ferramenta de Consulta Qualificação Cadastral para identificar eventuais problemas que estejam ligados ao nome, data de nascimento, CPF e o Número de Identificação Social de seus empregados domésticos. Estarão disponíveis as opções de cadastramento do empregador, empregado e respectivos afastamentos. De igual modo, também já é possível gerar a folha de pagamento, efetuar desligamentos e emitir a guia única que organiza os recolhimentos de impostos e referentes ao FGTS. ESOCIAL DE A A Z B Base de Dados Como é chamado o conjunto de eventos que são enviados pelas empresas e arquivados pelo governo federal. CConsulta de qualificação cadastral É uma validação das informações que a empresa

16 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 16 tem frente aos órgãos envolvidos. CGE Comitê Gestor do esocial, formado por um representante de cada uma das entidades que recebem as informações do esocial. São elas: CEF, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Secretaria da Previdência Social. D DARFE Guia de recolhimento dos valores referente à previdência social. E esocial Novo sistema criado pelo governo para juntar em uma só obrigação a prestação de 15 informações que antes eram prestadas separadamente. Evento Todas as informações a serem enviadas aos órgãos envolvidos para compor a base de dados que servirá de consulta. ERP É a sigla designada para os softwares de gestão empresarial que estão auxiliando as empresas a se adequarem ao e-social. Na Sênior também dispomos de uma destas soluções, o HCM. F Folha de pagamento A partir de agora as empresas vão registrar mensalmente o valor pago a cada trabalhador e

17 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 17 enviará essas informações para o governo, tornando-se um dado oficial. Fórum É o ambiente que a Senior criou para que todos possam trocar informações sobre o esocial. GGuia de pagamento É a GRFGTS, nova forma de declaração e recolhimento das informações relacionadas ao FGTS. H I HCM É a solução que a Sênior oferece para auxiliar as empresas a entregarem suas declarações do esocial com tranquilidade e segurança. Imposto Não se trata de um imposto, mas da consolidação de 15 obrigações sociais em uma só. MMulta Não há multa para as empresas que não se adequarem ao esocial, contanto que seja provada a intenção de envio. Manual do esocial Documento criado pelo governo para esclarecer as maiores dúvidas dos contribuintes em relação ao esocial.

18 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 18 OObrigações São as 15 obrigações que agora são pagas em uma só, o esocial. P Produção Restrita O ambiente de Produçã o Restrita é uma infraestrutura criada no âmbito do projeto esocial para viabilizar a realização de testes pelas empresas, sem qualquer efeito jurídico. RRET (Registro de Eventos Trabalhistas) Registro de Eventos Trabalhistas. Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. S Segurança Um dos maiores efeitos do esocial no nosso dia a dia, tanto para os empregados quanto para as empresas. SST Segurança e Saúde do Trabalho, trata-se de procedimentos e metodologias legalmente estabelecidas aos empregados e empregadores, que quando aplicadas corretamente, minimizam ou eliminam a ocorrência dos acidentes de trabalho, tal como os agravos à saúde do trabalhador. Sara É a assistente virtual que pode esclarecer todas as suas

19 O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE O ESOCIAL 19 dúvidas sobre esocial. Senior É quem oferece as melhores soluções para que as empresas entreguem seu esocial com segurança e tranquilidade. U Unicidade É o que o esocial está promovendo com 15 obrigações acessórias que antes eram entregues separadamente. VVídeos A Sênior convidou um especialista para esclarecer de forma rápida e prática as maiores dúvidas dos contribuintes a respeito do esocial. W Website Consulte o portal oficial do esocial. X XML São web services, formato em que as informações são convertidas para envio para as entidades que compõem o esocial e posterior arquivamento no RET.

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