Uso do Correio Eletrônico. Norma Técnica. I Controle da Norma. 02/07/2001 Versão da Norma: João Carlos Duarte dos Santos Situação atual: EM VIGOR

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1 Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco Núcleo de Informática Norma Técnica Uso do Correio Eletrônico I Controle da Norma Data da Elaboração da Norma: 02/07/2001 Versão da Norma: NT03.01 Gerente do NIF: João Carlos Duarte dos Santos Situação atual: EM VIGOR Associada à Portaria Nº XXX Assinatura: II Objetivo Correio eletrônico refere-se à transferência eletrônica de informação, tipicamente na forma de mensagens eletrônicas e documentos anexados. Assim como qualquer recurso provido pelo TCE, o uso dos serviços do correio eletrônico deve ser dedicado às atividades de interesse do TCE e regido por regras de conduta similares àquelas aplicáveis a outros recursos de informática. O uso adequado deve ser legal, ético, refletir honestidade e demonstrar moderação no consumo dos recursos compartilhados. O objetivo desta norma de uso do correio eletrônico é estabelecer diretrizes para o uso adequado dos serviços de correio eletrônico do TCE. Essas diretrizes visam: - Garantir que o uso dos serviços do correio eletrônico esteja relacionado aos trabalhos do TCE ou em benefício deste. - Informar aos usuários que as mensagens e os documentos eletrônicos estão sujeitos às mesmas leis e normas aplicadas a documentos escritos. - Minimizar a interrupção das atividades do TCE ocasionada pelo uso não apropriado dos serviços de correio eletrônico. - Fornecer aos usuários orientações, descrevendo suas responsabilidades pessoais a respeito da confiabilidade, privacidade e uso adequado, assim como, o uso não apropriado ou proibido dos serviços de correio eletrônicos definidos nesta norma.

2 III Público Alvo Todos os usuários que acessem os serviços de correio eletrônico do TCE. IV Norma Técnica Responsabilidades Dos Usuários Os usuários não devem violar direitos de propriedade de informação, mecanismos de segurança, e também não devem usar o correio eletrônico para intimidar, assediar ou causar transtornos. Dos Usuários Administradores do Correio 1. Administrar as políticas e procedimentos relativos aos serviços de correio eletrônico e assegurar o cumprimento de leis e normas aplicáveis. 2. Verificar periodicamente o desempenho e a integridade do sistema de correio eletrônico. 3. Estabelecer procedimentos e rotinas de manutenção de contas de correio. Uso do Espaço Disponível Tamanho da Caixa Postal de Usuário O usuário, independentemente do seu cargo ou departamento, tem o limite de espaço de 40 MB para armazenamento de suas mensagens no servidor de correio. - Ultrapassados 35 MB, um alerta será enviado ao usuário; - Ultrapassados 38 MB, o envio de mensagem será bloqueado; - Ultrapassados 40 MB, a caixa postal será bloqueada para envio e recebimento de mensagens. Tamanho Máximo de Mensagens Enviadas e Recebidas Qualquer mensagem, enviada ou recebida (externa ou internamente), deverá respeitar o limite de tamanho de 2500 KB. Tamanho de pastas públicas A pasta pública terá um limite de espaço máximo de 100MB para armazenamento de mensagens e documentos. 2

3 Tempo de Vida das mensagens e documentos Tempo de vida de mensagens Devido ao espaço limitado para cada usuário, o mesmo deve periodicamente excluir as mensagens que não forem mais necessárias. Concomitantemente será realizado um procedimento automático que excluirá as mensagens não lidas das caixas postais de usuários que tenham mais de seis meses de tempo de vida. Tempo de vida de documentos em pastas públicas Não há limite de tempo de vida das mensagens e documentos em pastas públicas. Tempo de vida de mensagens e documentos na pasta Itens Excluídos As mensagens armazenadas na pasta Itens Excluídos têm tempo de vida de um mês, após o qual, serão permanentemente removidas. Direitos Quantidade de caixas postais por usuário Cada usuário tem direito a apenas uma única caixa postal. Direito de acesso à caixa postal de um usuário por outro usuário Poderá ser dado a um usuário o direito de acessar a caixa postal de outro usuário. Este procedimento pode ser realizado pelo usuário proprietário da caixa postal ou pelo administrador do correio por meio de autorização por escrito do proprietário da caixa postal ou seu superior. Direito de acesso à pasta pública do próprio departamento Todos os usuários do departamento têm direito de leitura, gravação e alteração na pasta pública do departamento. Cada usuário poderá excluir apenas a sua mensagem ou o seu documento da pasta pública do departamento. O diretor possui direitos ilimitados na pasta pública do seu departamento. Os usuários não terão direito algum à pasta pública de outro departamento, exceto quando autorizados por escrito pelo diretor do departamento. Esse item também se aplica a pastas públicas de divisões. Direito de acesso à pasta pública do TCE Todos os usuários têm direito de leitura e gravação na pasta pública do TCE. Apenas o administrador do correio tem acesso ilimitado a esta pasta. Os usuários poderão excluir ou alterar apenas as suas próprias mensagens ou seus próprios documentos. Direito de acesso à pasta pública temática O administrador do correio e o usuário moderador tem acesso ilimitado a esta pasta. Direitos de acesso para outros usuários serão definidos pelo usuário moderador da pasta. 3

4 Manutenção de Contas de Usuário, Pasta Públicas e Listas de discussão Ausência temporária Não há qualquer procedimento específico (desativação, exclusão, etc.) para casos de ausência temporária (férias, licença-prêmio, licença sem vencimento, etc.). Caso deseje, o usuário poderá configurar sua caixa postal para deixar de receber mensagens ou encaminhá-las para outra caixa postal. Criação de caixas postais para terceiros Não é permitida a criação de caixa postal para terceiros (fornecedores, prestadores de serviços, etc.). Endereços de Internet, por outro lado, podem ser criados para este tipo de usuário. Funcionários do TCE à disposição de outro órgão O usuário poderá solicitar ao administrador do correio que suas mensagens sejam encaminhadas automaticamente para o novo endereço. A caixa postal continua sujeita às restrições de espaço já especificadas. Funcionários exonerados, aposentados A caixa será bloqueada e após seis meses será excluída. Pastas públicas departamentais Destinam-se ao armazenamento de documentos e mensagens de um departamento. Apenas os funcionários do departamento têm acesso à pasta. Pastas públicas temáticas São criadas para discutir assuntos de interesse de um grupo de funcionários de um departamento ou de todo o TCE. Qualquer usuário poderá sugerir a criação de pastas públicas temáticas. Pastas públicas de grupo de trabalho Têm o objetivo de centralizar documentos relativos a um projeto ou atividades de um grupo de trabalho composto por membros de um ou mais departamentos. Listas departamentais, temáticas e de grupo de trabalho Utilizam-se listas quando for necessária a notificação imediata da mensagem a todos os membros da lista, não sendo importante o armazenamento centralizado da mensagem. Conteúdo Proibido O conteúdo de qualquer mensagem de correio deve ser apropriado às atividades do TCE. O conteúdo sujeita-se às mesmas restrições como qualquer outra correspondência. São proibidas mensagens que contenham: 4

5 - pornografia, - correntes, - SPAM (mensagens não solicitadas enviadas para vários destinatários com conteúdo não relacionado às atividades do TCE, como, por exemplo, divulgação comercial, autopromoção, etc.), - arquivos executáveis como anexo, - conteúdo discriminatório, - ataques, - assédio, etc. V Plano de Contingência Para os casos de falha ou incompletude dos procedimentos previstos, bem como, no enfrentamento de situações inesperadas, o Núcleo de Informática poderá, a seu critério, suspender a conta de correio ou todo o serviço comunicando o fato à Diretoria Geral. 5