INSTRUMENTO NORMATIVO PARA GESTÃO DE CONTAS A PAGAR DA CDP

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1 INSTRUMENTO NORMATIVO PARA GESTÃO DE CONTAS A PAGAR DA CDP Documento Controlado Revisão Página 1 de 18

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DEFINIÇÕES POLÍTICAS DIRETRIZES CONSENSO / APROVAÇÃO PONTO DE CONTROLE Quantidade de Pagamentos Total de Lançamento Realizado por Empregados UNIDADE RESPONSÁVEL UNIDADE EXECUTORA PAPÉIS E RESPONSABILIDADES DA UNIDADE RESPONSÁVEL Supervisão de Contas a Pagar Tesouraria DAS UNIDADES EXECUTORAS Supervisão de Cadastro e Pagamento - SUPCAP Supervisão de Controladoria e Faturamento - SUCOFA Supervisão de Compra e Almoxarifado - SUCOMP Gerência de Auditoria Interna - GERAUD Gerência de Contabilidade - GECONT Gerência de Finanças Diretoria Administrativa Financeira Diretoria de Gestão Portuária - DIRGEP Diretoria da Presidência - DIRPRE DIRETRIZES ESPECÍFICAS RETENÇÕES DOS TRIBUTOS Dos Tributos Federais Da Contribuição Previdenciária Do ISS ENTRADA DE NOTAS FISCAIS...11 Documento Controlado Revisão Página 2 de 18

3 5.3. PRAZOS E VENCIMENTOS CADASTRO DE FORNECEDORES ATUALIZADO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA NOTAS EXPLICATIVAS ANEXOS APROVAÇÃO...12 ANEXO I...13 ANEXO II...15 ANEXO III...17 Documento Controlado Revisão Página 3 de 18

4 1. OBJETIVO 01- Esta norma tem por finalidade padronizar as regras e procedimentos para a execução dos pagamentos de obrigações assumidas pela Companhia, estabelecendo os pontos de controle e delimitando as atribuições, para assim assegurar que ocorra o trâmite correto dos processos dentro dos prazos e condições estabelecidos pela política da empresa em contrato e na legislação. 2. ABRANGÊNCIA 01- Esta norma se aplica as todas as áreas da CDP. 3. DEFINIÇÕES Termo CONCILIAÇÃO BANCÁRIA CERTIFICAÇÃO DE NOTAS COFINS CSLL DANFES FATURA FUNDAF FGTS IOF IRPJ Descrição Ato contábil financeiro para verificação de movimentação e saldos bancários. Ato administrativo onde o fiscal de contrato atesta que o bem foi fornecido ou o serviço prestado. Contribuição para Financiamento da Seguridade Social. Contribuição Social sobre o Lucro Líquido. Documento Auxiliar Notas Ficais Eletrônicas. Documento comercial que representa o direito a receber sobre um bem vendido ou serviço prestado. Este documento hoje já é abrangido na nota fiscal, sendo que pode ser emitido isoladamente quando o fornecedor ou prestador estiver dispensado, legalmente, de emissão de nota fiscal. Fundo de Desenvolvimento e Administração da Arrecadação e Fiscalização. Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Imposto sobre Operações Financeiras. Imposto de Renda - Pessoa Jurídica. Documento Controlado Revisão Página 4 de 18

5 Termo IRRF INSS ISS MÓDULO RUBI MEI NOTA FISCAL PRESTADOR DE SERVIÇO PIS SERVIÇO RETENÇÕES DE TRIBUTOS SIMPLES NACIONAL TOMADOR DE SERVIÇO Descrição Imposto de Renda Retido na Fonte. Instituto social do Seguro Social. Imposto sobre serviços. Módulo de Folha de Pagamento. Microempreendedor Individual Sistema tributário onde o empresário individual recolhe valores fixos mensais. Documento Fiscal, instituído por Lei, que comprova e descrimina fiscalmente a aquisição de bens ou de contratação de serviços. Aquele que presta o serviço. Programas de Integração Social. É toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnicoprofissionais. Fato previsto no Código Tributário Nacional, onde a responsabilidade pelo pagamento do tributo passa ser de outra pessoa da relação jurídica. Geralmente, a retenção se dá no crédito ou pagamento de aquisições de bens e serviços contratados. Sistema tributário simplificado onde os tributos são recolhidos em guia única. Aquele que contrata o serviço. Documento Controlado Revisão Página 5 de 18

6 3.1. POLÍTICAS a. Regimento Interno de Transição da CDP DIRETRIZES # Diretrizes 1 Estabelecer os Procedimentos necessários para o processo de gestão de contas a Pagar. 2 Observar o fluxo do processo CONSENSO / APROVAÇÃO 01- Este foi elaborado pela e validado pela GEGEST PONTO DE CONTROLE Quantidade de Pagamentos a Objetivo: Medir a quantidade de pagamentos realizados em relação ao número de dias úteis no mês. b Periodicidade: mensal. c Cálculo: X = Quantidade de Pagamento Realizados Número de Dias úteis Total de Lançamentos Realizados por Empregados a. Objetivo: Medir o volume de lançamentos realizados por cada empregado, lotado no setor de Contas a Pagar, mensalmente. b. Periodicidade: mensal. c. Cálculo: Documento Controlado Revisão Página 6 de 18

7 X = Total de Lançamentos Realizados x100 Total de Empregados do Setor UNIDADE RESPONSÁVEL 01- Neste processo, a Unidade Responsável é a, que fica responsável pelo fiel cumprimento do processo de gestão de contas a pagar UNIDADE EXECUTORA 01- Neste processo, as unidades executoras são todas as áreas da Companhia responsáveis por elaborarem seus normativos internos, bem como a SECORC, GEJURI, GEGEST e a. 4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES 4.1. DA UNIDADE RESPONSÁVEL Supervisão de Contas a Pagar - a. Efetuar o planejamento e controle dos compromissos assumidos pela Companhia; b. Receber todos os Processos e CI s de pagamento advindas dos setores da Companhia; c. Analisar os processos de pagamento, conferindo a documentação no que diz respeito à regularidade Fiscal; d. Observar o cumprimento das cláusulas contratuais; e. Efetivar os devidos lançamentos no sistema integrado Sênior, atentando para a devida classificação contábil e financeira, bem como observando as respectivas retenções de tributos; Documento Controlado Revisão Página 7 de 18

8 f. Enviar o processo para o Fiscal de Contrato para devida análise e certificação; g. Receber de volta a documentação para o planejamento das respectivas liquidações; h. Autorizar os pagamentos obedecendo às datas de vencimentos, de acordo com a disponibilidade financeira; i. Enviar o processo para Tesouraria para pagamento; j. Efetivar a baixa dos títulos liquidados; k. Apurar os impostos retidos, bem como provisionar o pagamento nas datas de vencimento estabelecidas em lei; l. Promover o registro e acompanhamento das contas bancárias, realizando a sua conciliação periódica com a importação dos extratos bancários, tomando as medidas necessárias à sua correção; m. Efetuar o lançamento das tarifas bancária, bem como os rendimentos das aplicações financeiras e IOF; n. Efetuar cadastro dos novos fornecedores; o. Supervisionar o controle de arquivo dos contratos vigentes e assinar a abertura e encerramento dos mesmos, para posterior envio ao setor competente; p. Efetuar no sistema, o fechamento da Nota advinda da SUCOMP, atentandose para a conferência dos impostos Tesouraria a. Efetuar os pagamentos já aprovados pela, podendo ser efetuados através de cheque, remessa bancária ou em espécie; b. Receber o retorno do Banco dos pagamentos liquidados e importar para o Sênior para baixa dos títulos. Documento Controlado Revisão Página 8 de 18

9 4.2. DAS UNIDADES EXECUTORAS Supervisão de Cadastro e Pagamento - SUPCAP a Incluir os valores a pagar relacionados à Folha de Pagamento, bem como seus encargos previdenciários e FGTS, através de integração financeira do Módulo RUBI Supervisão de Controladoria e Faturamento - SUCOFA a Setor responsável em emitir a Ordem de Compra, obedecendo a dotação orçamentária Supervisão de Compra e Almoxarifado - SUCOMP a Responsável pelas compras de materiais da Companhia, enviando para os DANFES, já devidamente lançado no sistema Sênior Gerência de Auditoria Interna - GERAUD a Auditar os contratos e os processos com as notas fiscais anexadas a eles após o pagamento, conferindo os comprovantes, documentações e certidões negativas exigidas e se há alguma divergência Gerência de Contabilidade - GECONT a Responsável pela apuração dos tributos: Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, Cofins, PIS, IRPJ e CSSL, criando os títulos dentro do sistema Sênior Gerência de Finanças - a. Executar as atividades de execução financeira; b. Elaborar cronograma de desembolso; c. Elaborar o fluxo de caixa diário e projetado para o exercício; d. Elaborar relatório mensalmente com informações de cunho gerencial quanto aos recebimentos e desembolsos; e. Acompanhar e manter controles quanto à execução dos contratos firmados com a Companhia; f. Analisar a posição financeira e contábil; Documento Controlado Revisão Página 9 de 18

10 g. Analisar índices econômico-financeiros, analisar rentabilidade e lucratividade dos investimentos, retorno dos investimentos, financiamentos Diretoria Administrativa Financeira a. Autoriza os pagamentos a serem realizados; b. Assina os cheques e remessas de pagamentos Diretoria de Gestão Portuária - DIRGEP a Assina os cheques e remessas de pagamentos na ausência de um Diretores acima. os Diretoria da Presidência - DIRPRE a. Autoriza e assina os pagamentos. 5. DIRETRIZES ESPECÍFICAS 01- Este normativo tem por objetivo nortear os processos do setor de Contas a pagar, estabelecendo as atribuições da supervisão e gerência financeira para a execução do ciclo financeiro que tem início com o recebimento dos processos com as notas fiscais/faturas/recibos e finalizado com a baixa do pagamento RETENÇÕES DOS TRIBUTOS Dos Tributos Federais 01- Como esta CDP foi constituída como Sociedade de Economia Mista, com capital da União, ela está sujeita, nos termos da Lei nº 9.430/96, regulamentada pela Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil IN/RFB nº 1.234/12 a fazer a retenção dos tributos PIS, Cofins, IRPJ e CSSL a todos os pagamentos efetuados a pessoa jurídica na aquisição de bens e serviços. Portanto, faz-se necessário o acompanhamento de alterações destas normas. Deverá observar também as alterações da legislação do imposto de renda na fonte sobre rendimentos pagos às pessoas físicas, que não sejam empregados da Companhia. Documento Controlado Revisão Página 10 de 18

11 Da Contribuição Previdenciária 01- Os profissionais responsáveis pelo pagamento deverão acompanhar as alterações da IN/RFB nº 971/09, que trata das retenções de contribuição previdenciária Do ISS 01- De acordo com a legislação de cada município, esta CDP foi considerada como substituto tributário para recolhimento de ISS na fonte. Deste modo, também deverá ser feito acompanhamento de todas as alterações legais em todos os municípios em que esta CDP mantém unidades operacionais ENTRADA DE NOTAS FISCAIS 01- As entradas das notas fiscais deverão ocorrer na Secretaria Geral (SECGER) entre os dias 05 a 20 de cada mês, de acordo com a resolução 11/ PRAZOS E VENCIMENTOS a. Dia 07 de cada mês: FGTS; b. Dia 10 de cada mês ISS e FUNDAF; c. Dia 20 cada mês INSS, Desoneração da Folha e tributos retidos (PIS, COFINS, IRPJ, IRRF, CSLL); d. Dia 25 cada mês PIS E COFINS sem faturamento; e. Dia 30 cada mês IRPJ e CSSL CADASTRO DE FORNECEDORES ATUALIZADO 01- Sempre manter o cadastro de fornecedor atualizado, pois a legislação fiscal trata a retenção de acordo com o regime tributário aplicado pelo prestador ou fornecedor. Deve-se dar maior atenção a início de cada ano, época em que os contribuintes fazem opção tributária para o Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido. Documento Controlado Revisão Página 11 de 18

12 6. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA a. Legislação Municipal dos Municípios de Belém, Barcarena, Santarém, Vitória do Xingu, Itaituba e Óbidos. b. Manual de Elaboração de Políticas, Normas e Procedimentos da CDP IN 11. c. Lei nº 9.430/96, regulamentada pela Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil - IN/RFB nº 1.234/12 d. IN/RFB nº 971/09 e. Resolução 11/ NOTAS EXPLICATIVAS 01- Não há notas. 8. ANEXOS a. ANEXO I - Fluxograma Gerir Contas a Pagar. b. ANEXO II - Fluxograma Gerir Contas a Pagar Realizar Conciliação Bancária. c. ANEXO III - Resolução nº 11/ APROVAÇÃO Este foi aprovado por meio da Deliberação n 15/2018, em sua 1188ª Reunião Ordinária, realizada em, e entra em vigor a partir da data de publicação. PARSIFAL DE JESUS PONTES Diretor Presidente RAIMUNDO RODRIGUES DO ESPÍRITO SANTO JUNIOR Diretor Administrativo-Financeiro MARIA HELENA MOSCOSO DA SILVA Diretora de Gestão Portuária Documento Controlado Revisão Página 12 de 18

13 ANEXO I Fluxograma Gerir Contas a Pagar Documento Controlado Revisão Página 13 de 18

14 Documento Controlado Revisão Página 14 de 18

15 ANEXO II Fluxograma Gerir Contas a Pagar Realizar Conciliação Bancária Documento Controlado Revisão Página 15 de 18

17 ANEXO III Resolução nº 11/2016 Documento Controlado Revisão Página 17 de 18