Tutorial para utilização do Sistema Fórcis Nível: Operador versão 1.0 Elaborado por: Informática Sistemas em abril de 2012 Antonio Carlos de O. Macedo Evandro F. Gonçalves Luciana A. Carradori
1. PREFÁCIO Este tutorial fornece o passo a passo para a utilização do Sistema Fórcis. É relevante que você o leia e veja as instruções para que possa rapidamente familiarizar-se com a forma de manipulação dos recursos disponíveis.
2. VISÃO GERAL Usuários Docentes Funcionários técnicoadministrativos Seções Administrativas Administradores Informática Infraestrutura Operadores Copa Guarda Universitária Informática Manutenção Reprografia Serviços Gerais Transportes
3. VISÃO GERAL FLUXOS DO SISTEMA Existem dois fluxos possíveis: Primeiro Fluxo Usuário abre o chamado para a Infraestrutura Infraestrutura recebe e analisa Copa Infraestrutura encaminha para operador Manutenção Transportes Guarda Universitária Serviços Gerais Operadores realizam os trâmites pertinentes Operadores finalizam o processo Segundo Fluxo Usuário abre o chamado para a Seção Técnica de Informática (STI) STI recebe e analisa Informática STI encaminha para operador Reprografia Operadores realizam os trâmites pertinentes Operadores finalizam o processo
4. PASSOS PARA ACESSAR O SISTEMA Na barra de endereços do seu navegador, digite o seguinte endereço: http://www.each.usp.br/chamados/. Outra forma é clicando no link com o logotipo do sistema Fórcis, localizado na página inicial do site da EACH. Endereço do Sistema Fórcis Inserir usuário e senha e clicar no botão entrar para realizar o login. Ocorrências pendentes em seu nome no sistema. OBS.: O chamado será recebido e analisado pela Informática ou Infraestrutura, que posteriormente o encaminhará ao operador responsável. Nota: Um alerta será recebido por e-mail. Quantidade de ocorrências pendentes no nome do operador. Todas as Ocorrências pendentes em seu nome no sistema Clique sobre o número do chamado para visualizar o pedido.
5. CONSULTANDO CHAMADOS 1. Clicando em Home, poderão ser consultadas, por status, todas as ocorrências no sistema. Clicando no botão com o sinal de +, pode-se visualizar os pedidos. Para visualizá-los, basta clicar sobre o número do chamado. Clique nesta guia para consultar as ocorrências pendentes. Status do chamado. Existem 2 ocorrências aguardando atendimento. Todas as Ocorrências pendentes Clique sobre o número do chamado para visualizar o pedido.
5.1 CONSULTANDO CHAMADOS Após clicar sobre o chamado, a seguinte tela será apresentada para consulta:
5.2 CONSULTANDO CHAMADOS 2. Clicando na guia Ocorrências, em seguida na opção Consultar, é possível consultar um ou vários chamados. Caso deseje consultar apenas um pedido, digite o mesmo número nos campos Número inicial: e Número final. Número Inicial Número Final
5.3 CONSULTANDO CHAMADOS Rápida. 3. O Operador poderá consultar o chamado através do método da Busca Neste campo deverá ser digitado o número do chamado Chamado encontrado
6. EDIÇÃO DE CHAMADOS Depois de aberto, o chamado poderá ser editado. Para isto, basta clicar na opção Editar ocorrência, destacada a seguir:
6.1 EDIÇÃO DE CHAMADOS O operador irá escolher uma das várias opções disponíveis. As mais comuns são: Em Atendimento : verificar item 7/7.1; Encaminhado para operador : Neste caso, o operador irá encaminhar o chamado para outro operador. Técnico/Operador que receberá cópia do chamado. Aqueles que receberão cópia/alerta do chamado por e- mail. OBS.: É importante que o usuário também receba este alerta, para que possa acompanhar o andamento do seu chamado/solicitação. Observação/informação a ser encaminhada a um operador ou administrador do sistema. É importante que este item seja preenchido!
7. ATENDER CHAMADOS Para realizar o atendimento de um chamado, há duas formas possíveis: 1. Através do menu Atender ; 2. Através da mudança do status para Em Atendimento, localizado no menu Editar Ocorrências. A seguir, serão mostradas as duas opções: 1. Menu Atender Atender: Primeiramente deve-se abrir o chamado (vide item 4 Consultando chamados)
7.1 ATENDER CHAMADOS 2. Após acessar a opção Editar Ocorrência, o Operador deverá alterar o Status do chamado para Em Atendimento. Alterando o status do chamado para Em atendimento.
8. RELATÓRIO O menu Relatórios serve para o Operador consultar as estatísticas do sistema. O primeiro passo é clicar no menu Ocorrências e, em seguida, no submenu Relatórios. Feito isso, é necessário escolher a opção desejada para que seja gerado o relatório correspondente.
8.1 RELATÓRIO Escolha uma área responsável e um período e clique em pesquisar:
8.2 RELATÓRIO Será gerado o relatório solicitado, conforme ilustração abaixo.
9. ALTERANDO A SENHA Clicando na guia Home, opção Senha, o Operador poderá alterar sua senha. Obs.: Esta opção é válida apenas quando o Operador deseja alterar sua senha atual (conhecida) por outra nova. Caso a mesma tenha sido perdida, o mesmo deve enviar um e-mail à Seção de Informática Sistemas, solicitando uma nova senha. Campos para a alteração da senha. Depois de preenchidos, basta clicar em Alterar.
10. FAZENDO LOGOFF DO SISTEMA Clique sobre a opção Logoff, localizada no topo da página. Clique nesta opção para sair do Sistema.