Dez 2014, v1 RUTIS Associação Rede de Universidades da Terceira idade [MANUAL DO NOVO PROGRAMA DE GESTÃO DE UNIVERSIDADES SENIORES] Desenvolvido por RUTIS
Manual do Novo programa de Gestão de Universidades Seniores A RUTIS (Associação Rede de Universidades da Terceira Idade) é uma Instituição de Utilidade Pública de âmbito nacional, legalmente constituída, representativa das Universidades Seniores portuguesas e cujo principal objectivo estatutário é a promoção do envelhecimento activo. A RUTIS tem sede em Almeirim e representa actualmente 234 Universidades Seniores. Este programa informático de Gestão de Universidades Seniores tem como objectivo ajudar na organização das disciplinas e dos alunos e melhorar a comunicação entre alunos, professores e dirigentes das nossas Universidades Seniores. Foi desenvolvido para RUTIS pela Keyinvoice. Este programa tem 3 interligações automáticas: 1) Com o site da RUTIS. Os dados das universidades assim como horário e as disciplinas das universidades vão estar permanentemente actualizados. 2) Com o site http://keysms.pt através do qual é possível enviar sms para os alunos e professores. Os pacotes de 500/1000 sms têm o valor de 32.5/120 (0,065/0.060 por sms). 3) Com o site www.keyinvoice.com (programa de facturação certificado) no qual é possível fazer toda a gestão de facturas, recibos e pagamentos da universidade. Este programa é o mais barato do mercado com o custo de 59 /ano. Os dados dos alunos são transferidos automaticamente para o programa de facturação. Os melhoramentos que estão a decorrer são: Anexar documentos dos membros (cópia do BI, cópia do CC, etc), por upload Acrescentar um limite ao número de alunos inscritos nas disciplinas Ver estatísticas dos professores e das disciplinas. Imprimir folhas de presenças por disciplina ou por dias Numa segunda fase do programa será possível: Os alunos poderem renovar a matricula, inscreverem nas actividades da UTI ou mudarem de disciplinas, após aprovação da universidade. Os professores poderem enviar e-mails e documentos directamente para os alunos. Os alunos poderem fazer o pagamento das mensalidades por multibanco ou débito directo, com total controlo por parte de Universidade Ver a listagem de todos os pagamentos feitos. Nota: Da primeira vez que utilizarem o programa comecem por criar o professor, despois a disciplina e por último os alunos. 2
Índice Índice 3 Gestão de Universidades Seniores O programa 4 Instalação 4 Utilização passo-a-passo 5 Criar/alterar dados (da UTI) 6 Criar alunos, professores e disciplina 8 Alterar alunos, professores e disciplina 10 Funções (horário, pagamentos, estatísticas, folhas de presença) 17 Enviar de e-mails ou sms 23 Perguntas Frequentes 25 Aviso e condições legais 19 3
Gestão de Universidades Seniores O Programa Bem vindos ao nosso programa de gestão de universidades seniores. Instalação (o computador deve estar ligado à internet) Para utilizar o programa só precisa de ir a www.gestaoutis.eu Antes de ligar ao site do programa de gestão precisa dos códigos de registo, que são fornecidos pela RUTIS. Existem dois tipo de código: I) Um simples, que é númerodemembroa (ex; 342A) que dá acesso apenas aos dados da Universidade. Permite actualizar o perfil da universidade que irá aparecer no site da RUTIS. II) Um completo, que é númerodemembrob (ex; 342b) que dá acesso aos dados da Universidade (permite actualizar o perfil da universidade que irá aparecer no site da RUTIS) e ao programa de gestão de alunos. Apoio técnico: Na parte superior direita do painel inicial podem ter acesso ao MANUAL 4
Utilização passo-a-passo O programa foi pensado de forma a facilitar a sua utilização e é constituído por quatro itens no painel inicial. 1) Dados da UTI 2 Criar/alterar membro 3) Funções 4) Enviar / Pesquisar 1) Alterar dados UTI: Nesta área, a Universidade verifica e modifica os seus dados. Os dados são imediatamente actualizados no site da RUTIS. Alguns dos dados são inseridos automaticamente, como o número de alunos e o horário. 2) Criar/Alterar (Alunos, professor, disciplina): Criar: Nesta área é destinada à criação dos perfis para alunos, professores, dirigentes das UTI bem como das disciplinas. Alterar: Neste campo poderão alterar os dados previamente inseridos respeitantes a alunos, professores e disciplinas, assim como associar os alunos a uma disciplina. 3) Funções: Esta área permite imprimir os horários, as folhas de presença, os comprovativos de pagamentos e ainda observar ou analisar dados estatísticos referentes à UTI (percentagem de mulheres ou homens a frequentar a universidade, média de idades, alunos por disciplina, etc.). 4) Enviar/Pesquisar: Caso seja necessário contactar os alunos ou professores da UTI, poderá utilizar este campo, com as opções de contacto por e-mail ou SMS. 5
À medida que estão a trabalhar no programa, poderão sempre voltar para o menu inicial, da figura acima, ao clicarem em Gestão de Universidades Seniores. Todas as funções referidas no menu inicial podem ser encontradas numa barra de funções em todas as páginas do programa. No capítulo que se segue, encontra-se a explicação detalhada de cada área do programa e a sua utilização. 1. Cria ou alterar dados da Academia ou Universidade 6
A RUTIS cria inicialmente a Universidade depois compete à direcção de cada UTI alterar os dados e mantê-los sempre actualizados pois a RUTIS utilizará esses dados para envio de mensagens, e-mails, recibos e cartas. A informação sobre a UTI está dividida em 4 passos, que devem preencher: Passo 1: Dados gerais (símbolo, morada, tipo de associação) Passo 2: Contactos (e-mails, nome dos responsáveis, seguro, o número de alunos é automático. Passo 3: Breve Caracterização (disciplinas, texto e imagem livre, valores das mensalidades) Passo 4: Códigos de acesso ao programa de facturação. O passo 4 é apenas para as UTIs que aderirem ao programa de facturação certificado ou quiserem enviar sms. Para obterem estes serviços e códigos devem contactar a Keyinvoice pelo 211 941 527 ou pelo e-mail contato@keyinvoice.com. O preço dos sms é de 32.50 para um pacote de 500 sms (0,065 cada) ou 120 para um capote de 2000 sms (0.060 cada). Mais informações em www. http://keysms.pt/ Após a alteração dos dados, não deverão esquecer de gravar os dados clicando no botão Guardar alterações no final da página. 7
2. Criar ou alterar dados de alunos, professores ou dirigentes 2.1. Criar No menu inicial ao clicar em Criar/alterar dados aparecerão as duas opções em ícones separados. 8
Deverão clicar em Criar para dar início à inserção de dados no programa. Assim que o fizerem, aparecerá um outro menu referente aos membros e às disciplinas. De forma a facilitar a introdução de dados, é importante que a ordem de inserção dos mesmos seja a seguinte: Primeiro cria-se o Professor Depois a Disciplina E por fim o Aluno O procedimento para criar um membro, seja ele Professor, Dirigente ou Aluno, é o mesmo. Deverão clicar no menu Criar/alterar dados e de seguida a opção Criar e por fim escolher o tipo de membro. Nota: Quando um membro é professor / aluno, ou professor/ dirigente ou dirigente /aluno, ou todas, o programa permite colocar o membro nas várias situações. Basta clicar em membro e surgem as várias possibilidades para seleccionar. 9
2.1.1. Criar Professor ou aluno: A informação está dividida em 4 conjuntos de dados, que devem preencher: Perfil do Membro: Dados pessoais do professor e contactos. Conjunto de dados 1: Observações sobre o professor e informação sobre o seguro e o cartão. Conjunto de dados 2 Foto: Upload da fotografia do membro. Conjunto de dados 3 Aluno activo ou inactivo, número de aluno, nº de cartão (automático) e disciplinas que frequenta. Ao escrever o número de aluno, o sistema cria automaticamente o número do cartão de aluno ou professor que é constituído pelo ano (ex:2014), nº de membro da RUTIS (ex:231) e o nº de aluno (ex. 77): 201423177 Todos os conjuntos deverão ser totalmente preenchidos de forma a obter-se um perfil completo do Professor. Um membro pode estar activo ou inactivo (nest caso não recebe e- mails, não aparece na listas, etc). Como referido no campo Tipo de membro poderão seleccionar mais do que uma opção, pois o Professor pode também ser aluno e até mesmo dirigente. Ao lado de cada conjunto de dados aparece um algarismo no interior de um círculo cor de laranja; esse algarismo corresponde ao número de campos que se encontram por preencher em cada conjunto de dados. O ideal é ter os números de contribuinte e do cartão de cidadão dos membros, porque vão ser precisos para imprimir o acordo e os comprovativos de pagamentos. Se não tiverem dar esses dados (NIF, BI ou CC) devem colocar na ficha: 999999999 Se não tiverem e-mail, devem colocar: desconhecido@gestaoutis.eu 10
Após o preenchimento de todos os campos, deverão clicar em Gravar que se encontra no final da página. No ponto 3 existe a possiblidade de imprimir o acordo com o aluno (funciona como um compromisso entre a entidade e o aluno) e imprimir o acordo de voluntariado com o professor (obrigatório pela lei do voluntariado). Os acordos são automaticamente preenchidos com os dados da UTI e da pessoa. Nas vezes em que um professor é pago, existe também a possiblidade de lhe atribuir um valor hora. 11
Exemplo do acordo com o aluno Exemplo do acordo com o professor 12
2.1.2. Criar Disciplina: No campo Criar Disciplina encontrarão dois conjuntos de dados: Perfil da disciplina: Dados gerais da disciplina. Lista de alunos: Listagem dos nomes dos alunos que frequentam a disciplina. O campo Professor é um menu onde aparecerão todos os professores anteriormente inscritos. Deverão seleccionar o professor que leccionará a disciplina que está a criar. A lista de alunos só ficará visível após inserirem todos os alunos e seleccionarem as disciplinas frequentadas por cada aluno. 13
Muitas universidades organizam o valor das mensalidades em pacotes de disciplinas. O campo referenciado abaixo serve para identificar essa situação, ou seja, referir se é uma disciplina extra ou incluída no pacote base da UTI. 2.2. Alterar dados 14
2.2.1. Alteração de membro Ainda no mesmo menu Criar/alterar dados poderá alterar os dados anteriormente inseridos. Sempre que pretender alterar dados de um membro, Aluno, Professor ou dirigente, abrirá um menu de selecção onde aparecerão o nome de todos os membros. Deverá seleccionar o pretendido para abrir o perfil. O processo é o mesmo para todos os tipos de membro. No que diz respeito aos membros, estes não podem ser apagados da base dados mas sim poderão referir se o membro está activo ou não. 15
2.2.2. Atribuição das disciplinas aos alunos Após a criação das disciplinas e do perfil dos alunos poderá distribui-los pelas diferentes disciplinas. Basta entrar em Alterar aluno seleccionar o nome do aluno e de seguida clicar no conjunto de dados 3. Aí aparecerá uma listagem de todas as disciplinas da UTI. Para inscrever o aluno nas disciplinas basta clicar em cada disciplina até aparecer o visto e automaticamente o aluno pertencerá à listagem de alunos das disciplinas seleccionadas. 2.2.3. Alteração do professor Ao clicar em Alterar professor terá acesso a um 3º conjunto de dados. No Conjunto de dados 3 terá a possibilidade de colocar o professor como activo ou não activo bem como identificar o tipo de acordo, ou seja, se voluntário ou contratado. Em caso do último poderá identificar o valor que a UTI paga à hora. 16
3. Funções Neste menu poderão ter acesso às informações importantes para o dia-a-dia da UTI como o horário, a folha de presenças, os pagamentos e as estatísticas. Tem ainda a possibilidade de importar dados de uma folha de Excel. 3.1. Horário UTI Ao clicar no ícone horário, poderá ter acesso a este em dois formatos: horário por semana e por disciplina. Este horário pode ser impresso para dar aos alunos e aparece automaticamente no site da RUTIS quando os dados da UTI são consultados. 17
Poderá encontrar no horário as seguintes informações: - o dia da semana - as horas - a disciplina - o local onde se irá realizar a disciplina Todas as informações visíveis no horário são inseridas aquando da criação da disciplina. 3.2. Folha de presenças Ao clicar em Folhas de presenças abrirá um ficheiro PDF com o nome dos alunos que fazem parte da disciplina e um espaço para o professor escrever o sumário. 18
Poderá ter também acesso à folha de presenças ao clicar em Alterar disciplina. Ao entrar no perfil da disciplina pode clicar em Imprimir folha de presenças. 3.3. Pagamentos Em primeiro lugar deverá escolher o aluno e clicar em Abrir. Este campo está destinado à emissão de comprovativos de pagamento que podem ser referentes às mensalidades ou a outras actividades que a UTI organize e que os alunos tenham que pagar. Deve-se utilizar pontos (.) e não virgulas (,) para separar os números. 19
Nota: Estes documentos são comprovativos de pagamentos, não são recibos ou facturas e não servem como documentos legais ou fiscais. Se quiser criar documentos oficiais ou organizar corrctamente os pagamentos deve aduquir o programa de facturação Keyinvoice, como referido anteriormente. 1 3 2 O primeiro conjunto de dados diz respeito à mensalidade, jóia e seguro que deverão ser preenchidos no início de cada ano lectivo ou aquando da inscrição do aluno. O segundo conjunto de dados livres destina-se a outras actividades como visitas de estudo, produtos, almoços, entre outros. Após o preencimento dos dados deverão clicar em Emitir PDF para obterem o comprovativo de pagamento, que é emitido em duplicado numa única folha e para que os dados sejam gravados no sistema. Referimos novamente que o documento emitido não é uma factura nem um recibo, daí não terem fins fiscais. Para tal a UTI deverá ter acesso a um programa de gestão certificado(o nosso, da Keyinvoice ou outro, tem é de ser certificado). O terceiro conjunto de dados é o historial de pagamentos do aluno que pode ser consultado sempre que necessário. 20
3.4. Estatísticas Neste campo a direccção poderá ter uma visão global dos alunos, professores e dirigentes que compõem a UTI. 21
3.5. Importar alunos Caso tenham o nosso modelo de documento em Excel com os dados dos alunos poderão importá-los para o programa em vez de inserirem manualmente os dados. Deverão procurar o ficheiro que pretendem e clicar em Importar e automaticamente todos os dados serão inseridos no programa. Se tiverem problemas enviem o documento para a RUTIS, que tentaremos inserir. 22
4. Pesquisar/enviar Este menu apresenta-vos um conjunto completo de filtros de forma a facilitar a procura de alunos e o envio de sms s e e-mails. Vamos dar o seguinte exemplo: A professora de História ficou doente e não poderá dar aula. Ao fazerem a procura podem seleccionar o nome dos alunos e os respectivos e-mails ou acederem à disciplina e o sistema apresenta-vos a listagem de todos os alunos que a frequentam, tornando o contacto mais simples. 23
Após terem acesso aos dados pretendidos têm a opção de exportar os dados para um ficheiro Excel ou XLS e imprimir. Pode ainda escolher enviar um e-mail, com ou sem anexo, e automaticamente o sistema envia para todos os alunos da disciplina de História. O aluno vai receber um e-mail com o endereço naoresponder@gestaoutis.eu e o nome da universidade sénior. Isto serve para o aluno ou qualquer outro membro saber que não deve responder a este e-mail. Enviar sms (a opção só surge se tivermos contratado esse serviço, ver página 7). O processo do envio das sms s é o mesmo que o referido para enviar e-mail. Aqui até pode fazer o filtro de enviar só para mulheres, por exemplo. 24
5. Perguntas frequentes 1 Como obtenho os dados de acesso ao programa? Deve enviar um e-mail para a RUTIS a pedir os dados (rutis@rutis.pt) 2 Qual é o custo do programa? O programa tem um custo de 80 euros, mas é gratuito para as UTIs que forem clientes do Montepio ou que tiverem o seguro escolar da RUTIS / Generali. 3 Tenho acesso ao programa em qualquer lado? Sim, desde que tenha ligação á internet em www.gestaoutis.eu 4 Se o aluno não quiser dar o número de contribuinte ou CC, ou se não tiver e-mail? O ideal é todos darem o seu número de contribuinte e cartão de cidadão, porque vai ser preciso para imprimir o acordo e os comprovativos de pagamentos. Se não tiverem dar esses dados (NIF, BI ou CC) deve colocar na ficha: 999999999 Se não tiver e-mail, deve colocar: desconhecido@gestaoutis.eu 5 A minha universidade tem vários pólos, como faço a gestão dos alunos? Na inserção dos alunos, Conjunto de dados 3, deve indicar a que pólo o aluno pertence. 25
6 Tenho alunos que são professores ao mesmo tempo. Como faço? Ao inserir os dados de membro no perfil de membro, pode escolher as vários funções do membro. 7 Como faço para imprimir os acordos com os alunos e professores? É só ir a criar/alterar aluno ou professor, e no conjunto de dados 3 pode clicar em imprimir acordo. 8 Tenho um aluno/professor que desistiu como posso eliminá-lo? Não o pode eliminar para pode torna-lo inactivo, que significa quase o mesmo. É ir ao conjunto de dados 3 e mudar o estado de aluno activo de sim para não. 9 Como posso ver a idade média dos meus alunos? É só clicar em funções e depois estatísticas. 10 Quero imprimir a folha de presenças da minha universidade, como faço? Há duas formas: 1) Pode clicar directamente na disciplina, em alterar disciplina e depois em imprimir folhas de presença 2) Ou em funções e folhas de presença. Aqui pode imprimir as folhas de presença por disciplina ou por dias da semana (neste caso pode imprimir todas as folhas de presença de um determinado dia por exemplo) 26
11 Um aluno pagou 30 euros de uma ida ao teatro. Como faço para lhe dar um comprovativo de pagamento? Clique em funções, depois pagamentos. Seleccione o aluno e introduza o motivo do pagamento e o valor. Depois clique em Emitir pdf. O documento que é emitido está dividido em duas partes, uma para a UTI e outra para o aluno. 12 Como posso enviar um e-mail? Clique em Pesquisar/enviar. Seleccione os dados que pretende e clique em pesquisar. Após o resultado da pesquisa clique em enviar Enviar e-mail. Pode verificar as pessoas para quem vai ser enviado o e-mail. Escreva a mensagem que quer e pode anexar documentos. As pessoas vão receber um e-mail com o nome da universidade e o endereço naoresponder@gestaoutis.eu que não funciona, apenas é utilizado para enviar estes e-mais. Também pode enviar um e-mail aos alunos de uma disciplina em criar/alterar disciplina, depois lista de alunos e por fim enviar e-mail. 13 Como posso enviar um sms? Clique em Pesquisar/enviar. Selecciona os dados que pretende e clique em pesquisar. Após o resultado da pesquisa clique em enviar Enviar sms. Pode verificar as pessoas para quem vai ser enviado o sms. Ver página 4. 14 Os dados dos membros e da minha universidade estão seguros? Sim, os dados estão seguros de duas formas: 1) Através dos servidores da Keyinvoice. 2) E através da Comissão Nacional de Protecção de dados, onde este base de dados está registada. Esta base de dados é privada e nunca poderá ser utilizada por terceiros, para além das UTIs e da RUTIS. 15 Quero ver, guardar em excel ou imprimir uma lista com todos os alunos por idades, como faço? Clique em Pesquisar/enviar. Seleccione alunos e idade e clique em pesquisar. Depois seleccione Exportar pdf ou Exportar XLS 27