Manual GAC - Gestor de Atividades Cecrisa Índice Item Pág. 1 Acesso... 02 2 Alterar Senha e Perda da senha... 04 2.1. Alterar senha... 06 2.2. Perda da Senha... 07 3 Usuários e Hierarquia de Coordenação... 07 3.1. Usuários... 07 3.2. Hierarquia de Coordenação... 07 4 Tipos... 09 4.1. Classificação dos Tipos... 09 4.2. Estrutura os Tipos... 09 5 Status das Atividades e dos Projetos... 10 6 Consulta de Projetos/Comitês... 11 7 Consulta de Atividades... 13 8 Consulta de Estratégia/Área/UI, de Projetos/Comitês ou de Atividades através dos Tipos... 15 9 Cadastro de Projetos/Comitês... 16 10 Cadastro de Atividades... 18 11 Manutenção dos dados e das informações no sistema GAC... 21 11.1.A. Manutenção dos dados e informações de Projetos/Comitês... 21 11.1.B. Inclusão da Tabela de Indicador para o Projeto/Comitê... 23 11.1.C. Inclusão de Projetos Relacionados ao Projeto/Comitê... 26 11.1.D. Inclusão de Anexos em Projeto/Comitê... 28 11.2.A. Manutenção dos dados e informações de Atividades... 29 11.2.B. Inclusão de Anexos e Comentários em Atividades... 31 11.3. Inclusão dos Detalhes da Ata... 33 12 Opção Imprimir Ata... 34 13 Mensageria... 35 14 Cadastro (ou alteração) de usuário... 35 1/35
1 - Acesso O acesso ao GAC - Gestor de Atividades Cecrisa é concedido aos profissionais Cecrisa, aos profissionais terceirizados devidamente autorizados pela Gerência responsável e aos representantes. Os acessos podem ser efetuados pela INTRANET ou pela Internet, site Cecrisa www.cecrisa.com.br em Canal Direto (é necessário ter acesso no Canal Direto) Acesso na Intranet Acesso na Intranet Acesso na Internet Acesso na Internet - Canal Direto 2/35
Após acessar a Intranet ou o Canal Direto, clique em "Gestor de Atividades Cecrisa" na barra lateral esquerda, e abrirá a tela a baixo. Leia com atenção as informações contidas nesta página. Esta área tem seu acesso restrito. Para acessar, informe seu login e senha conforme cadastrado. Todas as informações contidas neste ambiente são confidenciais. O manuseio inadequado, constitui-se em falta grave aos interesses da Cecrisa. Digite seu login (sigla de 3 ou 4 letras) e sua senha. A senha é disponibilizada inicialmente pela Assistente da Qualidade (QTC-Corporação). Obs: É aconselhável, já na primeira consulta ao sistema, trocar a senha (ver item 3 - Troca da Senha e Perda da Senha). 3/35
2 - Alterar Senha e Perda da Senha 2.1 - Alterar Senha Para alterar a senha, clique em "Alterar Senha" na barra à esquerda da página "Capa" (ver página abaixo). Alterar Senha Abrirá a pagina abaixo, onde deve ser digitado a "Senha Atual", a "Senha Nova" e a redigitação da nova senha em "Redigite a Senha Nova". Clique em "Cadastrar Dados" 4/35
Se as novas senhas estiverem digitadas corretamente, aparecerá a mensagem Senha Alterada com sucesso! e se houver divergência entre a digitação e redigitação da nova senha, aparecerá janela com alerta de As senhas novas estão diferentes!. Clic em Ok, e refaça a operação. Obs.: Após a alteração da senha, o sistema continua ativo, sendo necessário o uso da nova senha somente no próximo acesso ao sistema. 5/35
2.2 - Perda da Senha Caso a senha for esquecida, o usuário deve clicar em Lembrar Senha? e preencher os campos solicitados. Após, o usuário irá receber um e-mail lembrando-o da senha. Clique em Lembrar Senha? 6/35
3 Usuários e Hierarquia de Coordenação 3.1 Usuários No acesso ao GAC - Gestor de Atividades Cecrisa, existem dois tipos de usuários: SUPERUSUÁRIO - Usuário do nível hierárquico de Diretoria e Gerência, que tem acesso a todas as informações contidas no sistema GAC. MANUTENÇÃO - Usuário que possui acesso somente às atividades sob sua coordenação, ou aos Projetos /Comitês/Reuniões sob sua coordenação e todas as atividades pertinentes a estes Projetos /Comitês/Reuniões. 3.2 - Hierarquia de Coordenação Patrocinador Diretor responsável pela instituição da Estratégia/Área/UI. Coordenador de Estratégia/Área/UI usuário responsável pela Estratégia/Área/UI, designado pela Diretoria (Estratégia) ou pelo cargo (Área/UI), e com a atribuição de estabelecer ou implantar Projetos/Comitês/Reuniões, buscando a eficácia e resultados esperados de sua respectiva Estratégia/Área/UI. 7/35
Coordenador de Projeto/Comitê usuário responsável pelo Projeto/Comitê, designado pelo Coordenador de Estratégia/Área/UI e com a atribuição de estabelecer ou implantar Atividades, buscando a eficácia e resultados esperados de seu respectivo Projeto/Comitê. Editor Opcional usuário designado pelo Coordenador de Estratégia/Área/UI ou pelo Coordenador Projeto/Comitê, para assessoramento ao Coordenador de Projeto/Comitê. Coordenador de Atividade - usuário responsável pela Atividade, designado pelo Coordenador Projeto/Comitê e com a atribuição de implantar a Atividade. 8/35
4 Tipos 4.1 Classificação dos Tipos Os "tipos" são classificações por tipos de planos, aos quais estão relacionadas as "Atividades", os "Projetos/Comitês/Reuniões" e as "Estratégias/Áreas/UI". Projetos/Comitês Atividades 4.2 Estrutura dos Tipos Quanto a Estrutura dos "Tipos", veja quadro abaixo: 9/35
5 Status das Atividades e dos Projetos /Comitês Status das atividades e dos projetos Projetos/Comitês e Atividades Projetos/Comitês e Atividades existentes dentro do sistema, sob a coordenação do usuário (total) Projetos/Comitês e Atividades concluídas Projetos/Comitês e Atividades existentes dentro do sistema, sob a coordenação do usuário, que já estão concluídas, possuindo uma data de Inicio Real e uma data de Conclusão Real (são visualizadas somente ao pesquisar as mesmas). Projetos/Comitês e Atividades em execução - Projetos/Comitês e Atividades existentes dentro do sistema, sob a coordenação do usuário, que possuem uma data de Inicio Real e a data atual está dentro do prazo de conclusão. A data de Conclusão Prevista é posterior à data atual. Projetos/Comitês e Atividades não iniciadas Projetos/Comitês e Atividades existentes dentro do sistema, sob a coordenação do usuário cuja data de 'Inicio Real" é futura, isto é; posterior à data atual. Projetos/Comitês e Atividades com início atrasado Projetos/Comitês e Atividades existentes dentro do sistema, sob a coordenação do usuário, que ainda não possuem data de "Início Real" inserida no sistema e cuja data de "Início Previsto" é anterior à data atual. Projetos/Comitês e Atividades com conclusão atrasada - Projetos/Comitês e Atividades existentes dentro do sistema, sob a coordenação do usuário, que ainda não possuem data de 10/35
"Conclusão Real", inserida no sistema e cuja data de "Conclusão Prevista" é anterior à data atual. Para atividades que possuem esta situação de datas de conclusão e que também não possuem data de "Inicio Real", enquadram-se neste status. Projetos/Comitês e Atividades canceladas - Projetos/Comitês e Atividades existentes dentro do sistema, sob a coordenação do usuário, que por motivo justificável, foram consideradas sem efeito (duplicidade, projetos não aprovados e etc.) - (são visualizadas somente ao pesquisar as mesmas). Atividades recusadas Atividades cuja coordenação foram atribuídas ao usuário e foram consideradas pelo mesmo, como impróprias à empresa (são visualizadas somente ao pesquisar as mesmas). 6 - Consulta Projetos/Comitês O acesso a consultas de Projetos/Comitês pode ser feito na caixa a esquerda da capa ou na barra superior nas demais telas do sistema. Consulta Projetos/Comitês 11/35
Clique no botão Projetos/Comitês/, para ter acesso à página abaixo: Nesta página a consulta pode ser feita pelas seguintes opções: Tipo, Estratégia/Área/UI, Patrocinador, Coordenador Estratégia/Área/UI, Coordenador do Projeto/Comitê, Situação, Início Previsto ( até ), Conclusão Prevista ( até ), Início Real ( até ) e Conclusão Real ( até ), Nível 1 Hierarquia, Nível 2 Hierarquia, Nível 3 Hierarquia, Nível 4 Hierarquia, ou combinações das mesmas. A consulta solicitada pode ser apresentada conforme as classificações disponíveis. Selecionar o modo de ordenação para apresentação na tela. Pode ser feita em ordem crescente ou decrescente, e o sistema já vem selecionado para consulta por Projetos/Comitês, ordem alfabética crescente. Classificação Selecionar o modo de ordenação para apresentação na tela Clique no botão Consultar Dados na parte inferior da página, e a consulta solicitada será apresentada. 12/35
7 - Consulta Atividades O acesso a consultas de Atividades, pode ser feito na caixa à esquerda da capa ou na barra superior nas demais telas do sistema. Consulta Atividades Clique no botão Atividades, para ter acesso a pagina abaixo: Nesta página a consulta pode ser feita pelas seguintes opções: Tipo, Estratégia/Área/UI, Patrocinador, Coordenador Estratégia/Área/UI, Projeto/Comitê, Coordenador do Projeto/Comitê, Coordenador da Atividades, Situação, Ata, Início Previsto ( até ), Conclusão Prevista ( até ), Início Real ( até ) e Conclusão Real ( até ), Dias Faltantes ( até ), Nível 1 Hierarquia, Nível 2 Hierarquia, Nível 3 Hierarquia, Nível 4 Hierarquia, ou combinações das mesmas. 13/35
A consulta solicitada pode ser apresentada conforme as classificações disponíveis. Selecionar o modo de ordenação para apresentação na tela. Pode ser feita em ordem crescente ou decrescente, e o sistema já vem selecionado para consulta por Atividade, na ordem alfabética crescente. Classificação Selecionar o modo de ordenação para apresentação na tela Clique no botão Consultar Dados na parte inferior da página, e a consulta solicitada será apresentada. 14/35
8 Consulta de Estratégia/Área/UI, de Projetos/Comitês ou de Atividades através dos Tipos Através dos tipos, clicando sobre o ícone, tem-se acesso as Estratégia/Área/UI conforme descritas no item 4 - Tipos. O sistema mostra os nomes das Estratégia/Área/UI por ordem alfabética, relativas ao Tipo. Abaixo de cada nome de Estratégia/Área/UI a opção de Cadastro de Projetos/Comitês ( ver Item 9). Clicando sobre o nome da Estratégia/Área/UI escolhida, tem-se acesso aos de Projetos/Comitês listados por ordem alfabética. Abaixo de cada nome de Projetos/Comitês, a opção de Detalhes Projetos/Comitês/Reuniões ( Item 10 e 11). Clicando sobre o nome do Projetos/Comitês, tem-se acesso as Atas, e clicando sobre as Atas tem-se acesso as Atividades, para os casos em que o Projetos/Comitês for cadastrado com a opção de Atas. O acesso as Atividades será direto, para o caso em que o Projetos/Comitês for cadastrado sem a opção de Atas. As Atas serão listadas por ordem numérica crescente e as Atividades por ordem alfabética crescente. Visualizando as Atividades, abaixo do nome aparece o Projetos/Comitês ao qual se refere. Se clicar sobre o nome do Projetos/Comitês/Reuniões, abrirá página dos detalhes do Projetos/Comitês. Clicando sobre o nome da Atividade, abrirá detalhes da Atividade. 15/35
9 - Cadastro de Projetos/Comitês O cadastro de Projetos/Comitês/Reuniões só pode ser realizado pelo Coordenador Estratégia/Área/UI e dentro da Estratégia/Área/UI, sob sua respectiva responsabilidade. O acesso ao cadastro é feito no botão Cadastra Projeto/Comitê, abaixo do nome da Estratégia/Área/UI. Cadastro de Projetos/Comitês Abrirá a página para o cadastro de Projetos/Comitês. 16/35
Os campos a serem preenchidos são: Projeto/Comitê Nome dado ao Projeto/Comitê. Coordenador Projeto/Comitê Responsável pela implantação do Projeto/Comitê e escolhido dentro do cadastro de Usuários. Caso o responsável não esteja cadastrado no sistema GAC Gestor de Atividades Cecrisa, deve-se solicitar o cadastramento à Assistente da Qualidade (Corporação). Editor Opcional Usuário com atribuições iguais ao Coordenador de Projeto/Comitê e escolhido dentro do cadastro de Usuários, com o objetivo de manutenção dos dados no sistema. Caso o responsável não esteja cadastrado no sistema GAC Gestor de Atividades Cecrisa, deve-se solicitar o cadastramento à Assistente da Qualidade (Corporação). Informar Ata Opção de escolha para estratificar e ordenar as Atividades em Atas. É aconselhável o uso desta opção nos Tipos Comitês e Ações. Se esta opção for escolhida, no cadastramento das Atividades (item 10) deve ser informado o numero da Ata a que se refere. Data de Início Prevista Data de início prevista para a execução do projeto/comitê. Data de Conclusão Prevista Data de conclusão prevista para a execução do projeto/comitê. Obs.: Os campos Data de Início Real e Data de Conclusão Real devem ser preenchidos pelo Coordenador Projeto/Comitê designado, quando em manutenção dos dados no sistema (item11.1) Objetivos A que se destina o Projeto/Comitê. Participantes Nomes das pessoas que fazem parte do comitê. Projetos relacionados Selecionar os Projetos (e/ou Comitês) que tenham relação com o Projeto/Comitê que está sendo editado. Anexos Anexar arquivos no Projeto/Comitê. 17/35
10 - Cadastro de Atividades O cadastro de Atividades só pode ser realizado pelo Coordenador Projeto/Comitê ou pelo Editor Opcional e dentro do Projeto/Comitê, sob suas respectivas responsabilidades. O acesso ao cadastro é feito no botão Detalhes Projeto/Comitê, abaixo do nome do Projeto/Comitê. Cadastro de Atividade em Detalhes Projeto/Comitê Abrirá a página de Detalhes Projetos/Comitês. Cadastra Atividade 18/35
Clique no botão Cadastra Atividade no lado direito e abrirá a página abaixo. Os campos a serem preenchidos são: Atividade Nome dado à Atividade (o que fazer). Coordenador Atividade - Responsável pela execução da Atividade e escolhido dentro do cadastro de Usuários. Caso o responsável não esteja cadastrado no sistema GAC Gestor de Atividades Cecrisa, solicitar o cadastramento ao profissional da Gerência de Informática responsável pela manutenção do GAC. Prioridade Estabelece o grau de importância que deve ser dado à Atividade. Nº Ata O numero da Ata deve ser indicado caso tenha sido escolhido a opção de estratificar e ordenar as Atividades em Atas (ver item 10). Deve ser informado um numero seqüencial, inciando em 1. Caso não seja informado o numero da Ata e o Projeto/Comitê solicitar esta modalidade, a Atividade não aparecerá na consulta feita através dos Tipos (item 8). Aparecerá somente na consulta direta das Atividades (item 7). Como Define detalhes de como a atividade será implementada. Data de Início Prevista Data de início prevista para a execução da atividade. Data de Conclusão Prevista Data de conclusão prevista para a execução da atividade. Valor Previsto Informação opcional no cadastramento. Pode ser preenchido no cadastramento da atividade pelo Coordenador do Projeto/Comitê ou durante a manutenção dos dados, pelo Coordenador Atividades. Observações Informação opcional no cadastramento. Pode ser preenchido no cadastramento da atividade pelo Coordenador do Projeto/Comitê ou durante a manutenção dos dados, pelo 19/35
Coordenador Atividades. Tem a finalidade de relatar outras informações, tais como motivos de cancelamento ou de recusa da Atividade. Obs.: Os campos O que foi feito, Data de Início Real, Data de Conclusão Real e Valor Gasto devem ser preenchidos pelo Coordenador Atividade designado, quando em manutenção dos dados no sistema (item11.3) 20/35
11 Manutenção dos dados e informações no Sistema GAC Gestor de Atividades Cecrisa A manutenção dos dados e informações no sistema GAC Gestor de Atividades Cecrisa, devem ser realizadas pelo Coordenador Projetos/Comitês ou pelo Coordenador Atividades, respectivamente ao Projeto/Comitê ou Atividade sob sua responsabilidade. O Coordenador Projetos/Comitês e o Editor Opcional podem realizar a manutenção dos dados e informações nas Atividades que compõem o Projeto/Comitê sob suas responsabilidades. 11.1.A Manutenção dos dados e informações de Projetos/Comitês Para realizar a manutenção dos dados e informações de Projetos/Comitês, deve chegar à janela que descreve o nome do Projetos/Comitês (ver itens 6 e 8). Clique em Detalhes Projeto/Comitê, logo abaixo do nome do Projeto/Comitê, em questão. Detalhes Projeto/Comitê Abrirá a página de Detalhes Projetos/Comitês. Altera Projeto/Comitê 21/35
Clique no botão Altera Projeto/Comitê no lado direito e abrirá a página abaixo. Voltar para capa Projetos/Comitês Atividades ALTERAR PROJETOS/COMITÊS Preencha os campos a alterar. Os campos com * são opcionais. TIPO: Comitês ESTRATÉGIA/ÁREA/UI: PRESIDÊNCIA PROJETO/COMITÊ: COORD. PROJETO/COMITÊ: EDITOR OPCIONAL: Comitê dos Processos Críticos - Gestão de Preços MI e ME GELCY PIZZOLLO TORQUATO MILENE FRECCIA RODRIGUES INFORMAR ATA: <> CANCELAR: * DATA INÍCIO PREVISTA: 16/01/06 DATA CONCLUSÃO PREVISTA: 31/12/09 DATA INÍCIO REAL: 24/01/06 * DATA CONCLUSÃO REAL: * OBJETIVOS: Ajustar preços para maximizar resultados no cumprimento do orçamento. * Sandra, Marcio, Patricia, Milene, Silvio, Gelcy PARTICIPANTES: * PROJETOS/COMITÊS RELACIONADOS: Para exclusão de Projetos Relacionados, selecione abaixo: Para exclusão de Anexo(s), selecione abaixo: PROJETOS RELACIONADOS ANEXAR ARQUIVOS Alterar Dados Desfazer Digitação Nesta página o Coordenador Projeto/Comitê deve fazer a manutenção da Data Início Real e da Data de Conclusão Real em tempo hábil e devido. 22/35
Caso o Projeto/Comitê deva ser cancelado, o Coordenador Projeto/Comitê deve selecionar a opção em Cancelar. Neste caso, de cancelamento, é indicado explicitar no campo Objetivos, o(s) motivo(s) do cancelamento. As outras informações do projeto, pré definidas pelo Coordenador Estratégia/Área/UI (nome do Projeto/Comitê, nome do Coordenador Projeto/Comitê, nome do Editor Opcional, incluir ou excluir Informar Ata e Objetivos, nomes dos Participantes, Projetos/Comitês Relacionados e Anexar arquivos ) podem ser alterados pelo Coordenador Projeto/Comitê, quando adequações forem pertinentes. A Data Início Prevista e a Data de Conclusão Prevista de um Projeto/Comitê, só podem ser modificadas através de solicitação, via e-mail, à Assistente da Qualidade (QTC-Corporação). A inclusão ou alteração dos dados no sistema é efetivada clicando em Alterar Dados. 23/35
11.1.B Inclusão da Tabela de Indicador para o Projeto/Comitê Na página de Detalhes Projetos/Comitês, clique em Inclui Tabela de Indicador Inclui Tabela de Indicador Abrirá a página abaixo. Preencha a tabela definindo: - Indicador: parâmetro a ser medido. Deve ser indicado também, a unidade de medida. Ex.: Faturamento (R$ Mil). - Melhor: indica o valor desejável dos valores reais, definindo quanto menor melhor ou quanto maior melhor. 24/35
- Valores (Mensal Orçado, Mensal Real, Acumulado Orçado e Acumulado Real ): dados relativos ao indicador medido. Clique em Cadastrar Dados, para efetivar a operação 25/35
11.1.C Inclus ão de Projetos relacionados ao Projeto/Comitê Na página de Altera Projeto/Comitê clique em Projetos relacionados : Voltar para capa Projetos/Comitês Atividades ALTERAR PROJETOS/COMITÊS Preencha os campos a alterar. Os campos com * são opcionais. TIPO: Comitês ESTRATÉGIA/ÁREA/UI: PRESIDÊNCIA PROJETO/COMITÊ: Comitê dos Processos Críticos - Gestão de Preços MI e ME COORD. PROJETO/COMITÊ: GELCY PIZZOLLO TORQUATO EDITOR OPCIONAL: MILENE FRECCIA RODRIGUES INFORMAR ATA: <> CANCELAR: * DATA INÍCIO PREVISTA: 16/01/06 DATA CONCLUSÃO PREVISTA: 31/12/09 DATA INÍCIO REAL: 24/01/06 * DATA CONCLUSÃO REAL: OBJETIVOS: Ajustar preços para maximizar resultados no cumprimento do orçamento. * * Sandra, Marcio, Patricia, Milene, Silvio, Gelcy PARTICIPANTES: PROJETOS/COMITÊS Para exclusão de Projetos Relacionados, RELACIONADOS: selecione abaixo: * Para exclusão de Anexo(s), selecione abaixo: PROJETOS RELACIONADOS ANEXAR ARQUIVOS Alterar Dados Desfazer Digitação 26/35
Selecione os projetos que estão relacionados ao seu Projeto/Comitê e clique em Cadastrar dados : oltar para capa Projetos/Comitês Atividades 1-Selecione os projetos CIONAR PROJETOS/COMITÊS (-) Ações (-) Comitês (-) Planejamento Operacional 2005 (-) Planejamento Operacional 2006 (-) Plano Já (-) Virando o Jogo 2-Cadastre os dados Cadastrar Dados Desfazer Seleção 27/35
Após cadastrado e atualizado, a página Alterar projetos/comitê aparecerá conforme abaixo: Voltar para capa Projetos/Comitês Atividades ALTERAR PROJETOS/COMITÊS Preencha os campos a alterar. Os campos com * são opcionais. TIPO: Comitês ESTRATÉGIA/ÁREA/UI: DIRETORIA OPERAÇÕES PROJETO/COMITÊ: COORD. PROJETO/COMITÊ: EDITOR OPCIONAL: Comitê de Redução de Despesas - RH e QTC MARIA DE FATIMA DE ABREU BORGES EVANDRO FORMEL DE CAMPOS INFORMAR ATA: CANCELAR: * DATA INÍCIO PREVISTA: 16/02/05 DATA CONCLUSÃO PREVISTA: 16/02/09 DATA INÍCIO REAL: 01/03/05 * DATA CONCLUSÃO REAL: * OBJETIVOS: Controlar as despesas operacionais fixas em relação ao Orçado. Abrange os setores Desenvolvimento de Pessoas, S. de Pessoal, QTC e Klace. (CC 32000, 61000, 61010 e 61020) * Fátima, Elena, Campos, Gilmar e Patrícia PARTICIPANTES: * Para exclusão de Projetos Relacionados, selecione abaixo: PROJETOS/COMITÊS RELACIONADOS: Comitê dos Processos Críticos - Despesas Após cadastrar os dados, o projeto (ou comitê) relacionado fica em destaque. Para exclusão de Anexo(s), selecione abaixo: PROJETOS RELACIONADOS ANEXAR ARQUIVOS Alterar Dados Desfazer Digitação 11.1.D. Inclus ão de Anexos em Projeto/Comitê Proceder conforme item 11.2.B deste manual. 28/35
11.2.A Manutenção dos dados e informações de Atividades Para realizar a manutenção dos dados e informações de Atividades, deve chegar a janela que descreve o nome da Atividades (ver itens 7 e 8). Clique no nome da Atividade, em questão. Nome da Atividade Abrirá a página de detalhes da Atividade. Altera Atividade 29/35
Clique no botão Altera Atividade no lado direito e abrirá a página abaixo: Nesta página o Coordenador Atividade deve fazer a manutenção dos seguintes dados e informações: N.º Ata quando aplicável ao Projeto/Comitê, relatar O que foi feito, inserir a Data Início Real e a Data de Conclusão Real em tempo hábil e devido. Quando aplicável, informar Valor Gasto na execução da atividade. Caso a Atividade deva ser cancelada ou recusada, o Coordenador Atividade deve selecionar a opção em Cancelar/Recusar Atividade. Neste caso, de cancelamento ou de recusa, é indicado explicitar no campo Observações, o(s) motivo(s) do cancelamento ou da recusa. Quando necessário, o Coordenador Atividade, pode anexar arquivos ou incluir comentários.(ver item 12.3) As outras informações da atividade, pré definidas pelo Coordenador Projeto/Comitê/Reunião (nome da Atividade, nome do Coordenador Atividade, definição da Prioridade, definição do Como e Observações ) podem ser alterados pelo Coordenador Atividade, quando adequações forem pertinentes. A Data Início Prevista e a Data de Conclusão Prevista de uma Atividade, só podem ser modificadas através de solicitação à Assistente da Qualidade (QTC-Corporação), com a ciência do Coordenador do Projeto/Comitê. A inclusão ou alteração dos dados no sistema é efetivada clicando em Alterar Dados. 30/35
11.2.B Inclusão de Anexos e Comentários Numa Atividade podem ser inseridos arquivos de extensão mais usuais (Ex.: Excel, Word, Power Point e etc.) em Anexos e ou incluir comentários na forma de memorando em Comentários. Anexos e Comentários Para a inclusão de arquivos e ou comentários, clique em Alterar Atividade, e abrirá a página abaixo. Inclusão de Anexos e ou Comentários 31/35
Para incluir comentário, clique em Incluir Comentários e abrirá a página abaixo: Redigir comentários e clicar em incluir dados Para anexar arquivos, clic em Anexar Arquivos e abrirá a página abaixo Clique na caixa vazia e depois clique em Procurar para localizar os arquivos desejados. Os arquivos podem ser inseridos, a cada vez, em número de 3 (três). Após localizados, clicar em Enviar. Para a inclusão de mais arquivos, proceder do mesmo modo. O numero de arquivos anexos é ilimitado. 32/35
11.3 Inclusão dos Detalhes da Ata Dados referente à ata, podem ser inseridos no sistema, tais como a Data da Reunião em que foi formulada a ata, os Participantes que estiveram presentes a reunião e o Local em que foi realizada. Detalhes da Ata Observação: Os detalhes da Ata só poderão ser implantados, após a implantação de pelo menos uma atividade referente àquela ata. O Projeto/Comitê também deverá estar na opção Informar Ata. 33/35
12 Opção Imprimir Ata A opção Imprimir Ata é uma opção alternativa de impressão das atividades referente a ata em questão, destacando no cabeçalho do impresso, detalhes do Projeto/Comitê (Nome do Projeto/Comitê, nome de Coordenador do Projeto/Comitê, nome Estratégia/Área/UI que pertence o Projeto/Comitê e Tipo) e os detalhes da Ata (Data, Participantes e Local). Imprimir Ata Abrirá uma nova janela com a visualização do impresso e pronta para a Impressão. Para impressão clique em Arquivo / Imprimir da barra de ferramentas, desta mesma janela. 34/35
13 - Mensageria O sistema envia e-mail de alerta para o endereço eletrônico do usuário, nas seguintes situações: Para o Coordenador da Atividade: - imediatamente à implantação de uma Atividade, informando da responsabilidade pela coordenação da mesma; - no início da manhã, do dia estabelecido como Data de Inicio Previsto, informando da necessidade de iniciar a atividade; - no início da manhã, do dia estabelecido como Data de Conclusão Prevista, informando da necessidade de concluir a atividade; e - no início da manhã, do dia seguinte a Data de Conclusão Prevista, para as atividades não concluídas no prazo estipulado, alertando da situação. Para o Coordenador do Projeto/Comitê: - imediatamente à implantação de um Projeto/Comitê, informando da responsabilidade pela coordenação do mesmo; - imediatamente à conclusão de uma Atividade, relativa ao Projeto/Comitê, sob sua coordenação; - imediatamente ao cancelamento de uma Atividade, relativa ao Projeto/Comitê, sob sua coordenação; - imediatamente à rejeição de uma Atividade, relativa ao Projeto/Comitê, sob sua coordenação; 14 Cadastro (ou alteração) de usuário Para incluir um novo usuário no GAC, envie um e-mail para mbc@cecrisa.com.br solicitando o cadastro e informando o nome completo (do novo usuário), o nome do seu superior imediato e o tipo de usuário (Manutenção ou Superusuário vide pág.7 deste manual). Exemplo: Favor cadastrar no GAC: Adão da Rosa Superior imediato: Arlei Mendes Anselmo (Encarregado da Expedição) Tipo de usuário: Manutenção. Para alterar alguma informação sobre o usuário (exemplos: transferência de UI ou de setor, mudança de e-mail, tipo de usuário, etc.), proceder conforme descrito acima. IMPORTANTE: Quando houver uma transferência de usuário para outro setor ou Unidade Industrial (ou desligamento do mesmo) é de suma importância que o Coordenador do Projeto/Comitê (ou seu Editor Opcional) defina (e altere no GAC) outro coordenador para as atividades PENDENTES (que estão em execução, com início atrasado ou conclusão atrasada) que foram destinadas para este usuário. 35/35