Planeamento e estratégia Tipos de planos e vantagens Etapas do processo de planeamento Informação para o planeamento Análise SWOT Definir missão e objectivos Processo de gestão estratégica Níveis da estratégia Estratégias de negócio 1
Porquê estudar o planeamento Apesar das condições de incerteza, os gestores gastam muito do seu tempo a planear Diferentes maneiras de planear reflectem diferenças nas assunções e crenças sobre o planeamento O processo que as pessoas utilizam no planeamento afectam o processo de gestão Diferentes assunções sobre o contexto levam a diferentes maneiras de planear 2
Uma perspectiva geral do planeamento 3
Propósitos do planeamento Definição dos objectivos e das estratégias para os atingir através do desenvolvimento de um conjunto de planos para integrar e coordenar o trabalho da organização (formal; fins e meios: o quê? Como?) Propósitos do planeamento: Constitui a base das restantes funções da gestão Dá a orientação para gestores e não gestores Permite a coordenação do trabalho Reduz a incerteza, forçando gestores a antecipar Reduz desperdícios e redundâncias Permite o controle dos objectivos 4
Tipos de planos Os planos pretendem orientar a acção, por isso podem ser: Planos para o conjunto da empresa ( corporate ) ou para a unidade departamental de negócio ( Business unit : P/M/T) ou área funcional (MK) Estratégico ou operacional Curto ou longo prazo Específico ou direccional Plano para tarefa concreta (recrutamento, reclamação do cliente) 5
Para que serve o planeamento? Clarifica direcção Definir a melhor contribuição e lidar com o inesperado Motiva as pessoas Conhecer o quadro geral do que se pretende ajuda envolvimento das pessoas Permite eficácia na utilização de recursos Reduzir desperdícios e redundâncias e permite coordenação Possibilita avaliação dos progressos Monitorizar objectivos, metas (e calendarização ) Pode funcionar como ritual Dar aparência de racionalidade 6
Etapas no planeamento (iteractivas) 7
Recolher informação Do meio envolvente competitivo e geral Competitivo análise das 5 forças Geral análise PESTAL Fontes internas Clientes Fornecedores. Fontes externas? Oportunidades e Ameaças da envolvente + Pontos fortes e Pontos Fracos da empresa Públicas (INE, BP, Ministérios ) e privadas ( marketing research ) Informação para análise da organização SWOT? 8
Análise SWOT Permite traçar um quadro das forças e fraquezas da organização (análise interna) e das oportunidades e ameaças (análise extena) Uma interpretação dos gestores e não uma realidade objectiva Futuros previsíveis? Que futuro da organização? Antecipar Construir futuro.. 9
Análise SWOT na Cable and Wireless 10
Outras técnicas de planeamento Factores críticos de sucesso O que devemos fazer bem para satisfazer os clientes? Previsão Utilizar o passado para prever o futuro (assunções?) Análise de sensibilidade Testar os efeitos da mudança numa variável (taxas juro, preços, ) Cenários prospectivos Que alternativas, em que medida os futuros plausíveis podem afectar o negócio (aumento do terrorismo) 11
Componentes do Planeamento Missão: Relacionado com clientes, produtos, campo de batalha, tecnologia, imagem pública, filosofia, trabalhadores... a Razão de ser da organização! Objectivo: Resultado desejado para um indivíduo, um grupo, um departamento ou para o conjunto da organização Fornece o padrão para avaliação! Plano: Esboço de como o objectivo vai ser atingido Um meio delineado para atingir o objectivo! 12
Definição da missão e dos objectivos Transformar a missão em tarefas específicas exige: Articular múltiplos objectivos Lucros, qualidade, sustentabilidade Garantir que os objectivos geram motivação (Locke e Lathan (1990): difíceis, específicos, participativos, feedback Assegurar que os objectivos são SMART Specific, Measurable, Attainable, Rewarded, Timed Prospectivos, Globais, Determinantes, Acção 13
Etapas para atingir objectivos Planear envolve especificar as acções necessárias para atingir objectivos e. comunicação Áreas de possíveis acções no plano da empresa 14
A hierarquia no plano da IKEA Desenvolver o plano no Japão Coerência, consistência de objectivos, de acções e de meios 15
Envolvimento Autoridade ( Boss ) Pressão do grupo Expectativa sucesso Recompensas Participação Planeamento e desempenho Factores moderadores ou aceleradores Conhecimentos e capacidades Complexidade da tarefa Factores materiais da situação Objectivos Desafiantes Atingíveis Mensuráveis Calendarizados Relevantes Escritos (P/D/G/A) Comportamento no trabalho Direcção/Bússola Esforço Persistência Planeamento do grupo e individual Bom Desempenho ( Performance ) Eficácia e eficiência Aumenta o desempenho Clarifica as expectativas Facilita o controle Aumenta a motivação 16
Processo de Gestão Estratégica Identificação: missão missão e objectivos Análise do meio envolvente Análise dos recursos da organização Identificação das Identificação das oportunidades e ameaças as S.W.O.T. Formulação de Estrat forças e fraquezas Estratégias de negócio Implementação das estratégias Avaliação dos resultados Baixo custo Diferenciação Focalização. Organização Cultura Liderança 17
CORPORATE NEGÓCIO ÁREA FUNCIONAL Empresa com vários negócios Neg.1 Neg.2 Neg.3... I&D Pr Mk RH F Níveis da estratégia Que negócios deve ter a empresa? Qual o papel de cada negócio cio? Qual a direcção? Como se pode competir em cada negócio? Qual a estratégia a seguir em cada um? Como ganhar vantagem? Criar valor? Como apoiar a estratégia a nível do negócio? Qual o papel para cada área funcional? 18
Estratégias de negócio cio: Custos e diferenciação Dominação p/ Custos Diferenciação Nicho Exigências recursos Investimentos fabris I&D processo Controle apertado Simplificação dos produtos Canais de distribuição pouco custosos Elevadas capacidades em Mk I&D produto Engenharia produto Criatividade dos RH Reputação qualidade, líder tecn. Cooperação dos canais Exigências organizacionais Controle de custos Controles frequentes Estrutura,responsabilidade Recompensas estritamente baseadas em metas quantificadas Forte coordenação entre I&D e MK Recompensas baseadas em subjectivismos Comodidades para atrair RH muito qualificados e criativos (cientistas) Baixo custo Prémio de preço Combinação dirigida a Combinação dirigida a um segmento um segmento particular particular 19
Problemas do planeamento Pode criar rigidez na organização Gestor acorrentado a planos formais (envolvente dinâmica..) Planos podem substituir criatividade e intuição Focaliza a atenção na concorrência actual e não na sobrevivência futura Planos específicos mas flexíveis Planeamento é um curso de acção Mudar de agulha quando envolvente muda Manter-se alerta aos sinais da envolvente Aprender a planear fazendo, qualidade do processo, construção permanente 20
Conclusão Aumento da incerteza aumenta a necessidade de planeamento (flexibilidade...) Métodos reflectem diferentes assunções acerca da gestão e do seu contexto (adequação ao contexto...) O processo de planeamento implica a definição de assunções acerca do contexto (realistas e plausíveis...) Métodos de planeamento afectam o processo de gestão (flexibilidade, mudança...) 21
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Tipos de objectivos e planos Âmbito: Estratégico (posicionar a organização face à envolvente), operacional Período: Longo prazo e curto prazo (<1ano) Especificidade: Direccional e específico (limita o curso de acção) Frequência na utilização: Única e permanente TOPO DIVISÃO OU NEGÓCIO DEPARTAMENTO OU ÁREA FUNCIONAL 2 sentidos INDIVÍDUO Hierarquia de objectivos e planos, prioridades, Articulação Método Tradicional: Means-ends chain ou TOP-DOWN 23
Planeamento e níveis Planeamento Gestores de Estratégico TOPO Gestores Intermédios Planeamento Operacional Gestores de Base 24
Gestão por objectivos Processo através do qual os objectivos específicos são definidos de forma colaborativa para a organização, para cada departamento e para cada indivíduo Gestão por objectivos consiste nestes quatro elementos: Especificidade de objectivos Tomada de decisão participativa Período de tempo explícito Feedback do desempenho Ajuda coordenação de objectivos e planos Ajuda a clarificar prioridades e expectativas Facilita a comunicação vertical e horizontal Fortalece a motivação dos empregados Vantagens da GPO (MBO) 25
Fases da GPO 1. Desenvolver objectivos genéricos: A base é a missão da empresa; definir metas a atingir pela organização como um todo (RCP, REA, QM.) 2. Definir objectivos específicos: Desenvolvimento dos objectivos gerais para os vários departamentos e áreas de responsabilidade 3. Formular planos de acção: Descrição do que vai ser feito, como, quando, onde e por quem; permite identificar problemas, recursos necessários e facilita eficiência/eficácia; participação 4. Implementar planos e auto-controle: Liberdade de acção do indivíduo; responsáveis são informados e apoiam os subordinados 5. Revisão periódica dos progressos: solução de problemas, alterações 6. Avaliação do desempenho: oportunidades a explorar Identifica dificuldades, Dificuldades sentidas e 26