Software de Gestão + Formação + Consultoria = Conhecimento Projecto Formação / Consultoria para PME s José Pedro Salema Junho 4 FZ AGRO GESTÃO Consultoria em Meio Rural, Lda. Av. República 412 275-475 Cascais TEL: 21484744 FAX: 214847441 mail@agrogestao.com
O investimento em conhecimento é o que rende maiores juros Benjamin Franklin ii
Resumo Oito dezenas de empresas agrícolas tiveram visitas regulares de técnicos consultores e os seus empresários participaram em acções de formação com o objectivo de reforçar capacidades de gestão. Estes agricultores tiveram contacto extensivo com especialistas na área técnica das suas actividades e em contabilidade de gestão da empresa agrícola. Este projecto previu um enfoque no uso prático de ferramentas informáticas para responder a necessidades concretas sentidas na gestão quotidiana daquelas empresas Toda a formação e consultoria foram assentes na digitalização da informação de gestão das empresas. Através da utilização da aplicação AGRO.GESTÃO, uma aplicação integrada de gestão agrícola, é possível a determinação de resultados por unidade de negócio e uma grande variedade de formas de controlo da actividade. Partindo do modelo de conversão do conhecimento e das actividades criadoras de conhecimento, sugeridos pela literatura, é interpretado o processo da criação do conhecimento e explicado de que forma as acções do projecto catalizam essas transformações cíclicas. Pela análise de duas grelhas de avaliação (mensal e inicial/final) as acções do projecto foram regularmente avaliadas e os dados quantitativos cruzados com os níveis de habilitações dos gestores, a sua idade e a associação a que pertencem. Os resultados foram extremamente animadores com evoluções muito significativas em praticamente todas as empresas. O sucesso ao nível do reconhecimento da criação de novo conhecimento foi identificado pela alteração de comportamentos de gestão dos empresários com exemplos bastante inspiradores. Palavras Chave Conhecimento; Gestão do Conhecimento; Conversão do Conhecimento; Consultoria; Formação; Software de Gestão; iii
Índice 1. Introdução... 1 1.1 Objectivo... 1 1.2 Enquadramento... 1 1.3 Organização da Dissertação... 3 2. Estado da Arte... 5 2.1 O que é o Conhecimento... 5 2.1.1 Dos Dados ao Conhecimento... 5 2.1.2 Definições de Conhecimento... 7 2.1.3 Tipos de Conhecimento... 8 2.2 Para que serve o conhecimento... 9 2.2.1 Valor potencial do conhecimento... 9 2.2.2 Funções do Conhecimento... 9 2.3 Como se cria conhecimento... 11 2.3.1 Actividades criadoras de conhecimento... 12 2.3.2 A transferência de conhecimento... 13 2.3.3 Conversão do Conhecimento... 14 2.4 Como se mede o conhecimento... 16 3. Projecto Formação/Consultoria PME s... 18 3.1 Enquadramento do Projecto... 18 3.2 Entidades envolvidas... 19 3.3 Actividades do Projecto... 19 3.4 Actividades de Criação de Conhecimento... 22 3.5 O Ciclo da Conversão do Conhecimento em Acção... 24 3.5.1 Externalização... 24 3.5.2 Combinação... 25 3.5.3 Internalização... 25 3.5.4 Socialização... 25 4. Resultados e Discussão... 26 4.1 Grelha de Avaliação Mensal... 26 4.2 Inquérito de avaliação... 28 4.2.1 Resultados e Evolução... 29 4.2.2 Análise de Resultados... 44 4.3 Avaliação qualitativa... 49 5. Conclusões e Trabalho Futuro... 52 6. Bibliografia... 57 7. Anexos... 59 iv
7.1 Planos de Formação... 59 7.2 Inquérito de Avaliação... 64 7.3 Descrição das aplicações utilizadas... 66 Índice de Figuras Fig. 1 - Hierarquia de Recursos para a tomada de decisão... 6 Fig. 2 Tipos de conhecimento organizacional (adaptado de Choo 1996)... 8 Fig. 3 Tipos de Conhecimento e respectivas características... 8 Fig. 4 Interpretação do meio envolvente na organização (Choo, 1996)... 1 Fig. 5 A Organização Conhecedora (Choo, 1996)... 11 Fig. 6 - Hierarquia de relevância para acção e actividades criadoras de conhecimento...13 Fig. 7 Ciclo da Conversão do Conhecimento (adaptado de Nonaka e Takeuchi, 1995)... 15 Fig. 11 A utilização da aplicação AGRO.GESTÃO obriga à categorização de toda a informação económica da exploração... 23 Fig. 12 O AGRO.GESTÃO determina margens brutas e de contribuição, entre muitos outros indicadores de desempenho da empresa e das suas actividades.... 23 Fig. 13 Evolução das composição da classificação para o critério Recolha e Processamento de Informação... 27 Fig. 14 Evolução das composição da classificação para o critério Utilização do computador... 27 Fig. 15 Evolução das composição da classificação para o critério Compreensão dos conceitos de gestão... 28 Fig. 16 Evolução das médias das classificações por critério... 28 v
1. Introdução 1.1 Objectivo Este relatório pretende responder à questão da possibilidade de criação de conhecimento nos domínios da gestão da empresa agrícola em agricultores portugueses. Procurar-se-á se existe ou não um aumento de conhecimento organizacional ocasionado pela mudança organizacional resultante de uma intervenção num conjunto de organizações do sector primário, com o objectivo de introduzir a utilização de sistemas de informação. Para tal um conjunto de oitenta e duas empresas agrícolas foram apoiados através de um conjunto concertado de acções de formação e consultoria durante um ano. Estes empresários tiveram acesso a ferramentas informáticas de gestão agrícola e foram treinados e ajudados a usá-las. Os consultores responsáveis pela formação e acompanhamento destas empresas avaliaram o seu desempenho através de inquéritos em diferentes momentos temporais e ainda através do percepção pessoal, da observação de comportamentos ou do relato dos mesmos. 1.2 Enquadramento Uma das abordagens actuais do meio empresarial é o da gestão do conhecimento. Gestores e consultores centram as suas atenções em conceitos como capital intelectual, aprendizagem organizacional ou inteligência competitiva. O tópico é seguramente um dos temas mais importantes nos meios empresariais da última década. Uma pesquisa em www.amazon.co.uk em Fevereiro de 4 revelou mais de cinco centenas de livros actualmente no mercado dedicados a este assunto. Um número só por si revelador da importância do tema. Esta preocupação com o conhecimento está longe de ser novidade. Desde a antiguidade que a Filosofia se preocupa com o conhecimento, existindo mesmo um ramo específico para o estudar - A epistemologia - filosofia das ciências ou teoria filosófica do conhecimento (www.hyperdictionary.com). A epistemologia ocidental sempre esteve preocupada com três questões fundamentais a natureza do conhecimento; a origem do conhecimento; e a fiabilidade do conhecimento (encyclopedia.thefreedictionary.com). O enfoque actual, e o deste relatório, afasta-se destas questões primordiais para se centrar na problemática da criação do conhecimento. Pág. 1
Em Portugal, o sector agrícola tem estado desligado tradicionalmente destes grandes debates da gestão. Preocupado em produzir alimentos e matérias primas, ao agricultor tradicional português a problemática da gestão do conhecimento é completamente alheia. Contudo, o sucesso das unidades de produção agrícola encontra-se condicionado (positiva ou negativamente) pelas competências das pessoas responsáveis pela sua gestão (INOFOR, 2). No que respeita à realidade nacional, são sobejamente conhecidas as especificidades que caracterizam quer os objectivos, quer os modos de acção, quer ainda a insuficiente preparação neste domínio da generalidade dos produtores portugueses. Constata-se, porém, através de levantamentos de necessidades de formação uma preocupação crescente por parte dos Empresários Agrícolas na aplicação de uma gestão eficaz nas suas explorações, preferencialmente com recurso a meios informáticos (INOFOR, 2), área na qual alguns organismos têm vindo a investir, promovido ou apoiado cursos de informática aplicada à gestão agrícola (AGROGES et al, 2). Na verdade, a agricultura, tal como as outras actividades económicas, vive hoje ao ritmo da mudança e da globalização, quer nos enquadramentos que determinam as regras de base do seu funcionamento e a sua permanente alteração, quer nas inovações no domínio tecnológico, que se sucedem a um ritmo acelerado, quer nas aspirações e anseios da sociedade, que lhe confere novas funções, e que lhe impõe novos condicionantes face às suas crescentes preocupações, com o ambiente, com a qualidade de vida e com a segurança alimentar (AGROGES et al, 2). Contudo, a realidade agrícola é aquilo que é, e não se altera pelo facto de ser cada vez mais difícil explicá-la à sociedade não rural, cada vez mais afastada das suas origens e cada vez menos disponível para compreender um mundo, que já não conhece e que, ao ritmo da sua vida apressada, identifica com atraso e com imobilismo. Em matéria de modernização e de competitividade, a agricultura portuguesa não pode ser vista como um sector homogéneo, com características padronizadas, em que todos os subsectores têm a mesma situação, as mesmas insuficiências, as mesmas vantagens e oportunidades. Por razões que têm origem na maior ou menor adaptação sectorial à diversidade das nossas condições naturais e estruturais, mas que também têm muito a ver com a evolução dos diferentes enquadramentos, a agricultura portuguesa constitui, hoje, um espaço complexo, no qual coexistem segmentos produtivos modernos e competitivos, com segmentos pouco desenvolvidos e pouco competitivos estes, infelizmente, ainda com um peso excessivo. Além de ter de fazer face a uma constante mudança, para a qual nem sempre dispõe de condições de adaptação, a agricultura enfrenta também uma crescente indiferença colectiva que, dentro de pouco tempo, poderá conduzir os mais jovens e os mais distraídos a pensar que os produtos agrícolas têm origem nos hipermercados. De facto, ao contrário do que acontece com quase todas as outras actividades económicas, a agricultura trabalha com organismos vivos com ritmos biológicos específicos, está profundamente exposta à variação das condições naturais e é praticada em contextos estruturais muito diferentes uns dos outros, por muitas micro-unidades dispersas, cujos responsáveis, pela própria natureza do seu trabalho, têm muitas dificuldades em beneficiar dos novos instrumentos de informação e de formação, que caracterizam a nova economia. Pág. 2
Assim, e perante todos estes desafios que a agricultura portuguesa enfrenta, os agricultores precisam de encontrar novas ferramentas e novas soluções. De facto, entre muitas outras coisas, pensamos que o recurso a técnicas de gestão adequadas é fundamental para que o agricultor conheça, em pormenor, a sua exploração, e possa vencer este desafio. É este o grande propósito do projecto que está na base deste relatório. Ao nível académico é reconhecida a importância crescente da informação e da sua gestão enquanto factores críticos de sucesso das explorações agrícolas tal como de todas as empresas integradas em mercados competitivos. Muitos afirmam que a informação é o factor de produção que mais facilmente actua como limitador dos rendimentos alcançados pelas empresas (Neto, ). O uso de ferramentas informáticas e de tecnologias de informação é um competência básica fundamental na gestão empresarial no momento actual (CAP, 2). Em praticamente todos os sectores de actividade temse assistido à estruturação da informação relativa ao funcionamento das empresas com recurso a ferramentas informáticas. E este processo não tem parado de acelerar à praticamente três décadas. É aceite que só o domínio daquelas ferramentas permite a capacidade de processamento necessário para responder em tempo útil. Todavia esta realidade tem sido observada no sector agrícola português com atraso e com reduzida expressão. É fácil encontrar um empresário agrícola a afirmar que não precisa da informação para nada, ou que os números não lhe dizem nada; ou que o jornal está cheio de informação mas que tal não lhe serve para muito. Numa certa perspectiva estas opiniões não podiam estar mais certas. Tal deve-se ao facto de a informação em si própria não ter valor algum (Miller, ). Para actuar e tomar decisões os agricultores precisam que a informação seja contextualizada, adaptada ao seu caso concreto, tenha significado próprio e esteja dinamicamente adaptada à realidade (Miller, ). Os gestores e empresários precisam de mais do que informação precisam de conhecimento! 1.3 Organização do relatório Este relatório está organizado em cinco capítulos com a estrutura seguinte: Nesta introdução é feito o enquadramento do trabalho a desenvolver. Justifica-se a existência de um deficit de conhecimento nos domínios da gestão da empresa nos agricultores portugueses. Ao contrário da restante comunidade empresarial, estes gestores parecem afastados da problemática da gestão do conhecimento. No segundo capítulo é feita uma breve revisão da bibliografia em domínios da gestão do conhecimento, através da resposta a quatro questões simples: (i) definição de conhecimento, (ii) processos de criação de conhecimento, (iii) finalidades e utilizações do conhecimento, (iv) formas de quantificar o valor do conhecimento. Pág. 3
No terceiro capítulo é feito uma breve descrição da agricultura portuguesa e dos seus condicionalismos, seguido de uma descrição detalhada do projecto que esteve na base deste relatório. São apresentados as entidades envolvidas, as actividades desenvolvidas por cada uma delas e a respectiva sustentação teórica. No quarto capítulo são apresentados e discutidos os resultados conseguido através da aplicação de uma ferramenta composta por uma grelha de avaliação mensal e um inquérito intercalar completo. No quinto e último capítulo são elencadas as principais conclusões extraídas da observação e análise de resultados e apresentada uma proposta de trabalho a desenvolver no futuro próximo para aferição dos resultados e da perenidade das alterações de comportamentos verificada. Pág. 4
2. Estado da Arte A verificação do aumento de conhecimento organizacional, objectivo deste relatório, exige que sejam clarificados os conceitos em causa, a utilização usual de tais conceitos e os possíveis métodos para os quantificar. Para isto, neste capítulo resumem-se as contribuições disponíveis actualmente na literatura para responder a quatro simples questões: O que é o conhecimento? Para que serve o conhecimento? Como se cria conhecimento Como se mede o conhecimento? Uma vez que o objectivo do projecto que está na base deste relatório é a criação de conhecimento nos domínios da gestão da empresa agrícola é indispensável demonstrar o que é, como se cria e como se pode medir. 2.1 O que é o Conhecimento A literatura (Davenport & Prusak, 1998; Nonaka & Takeuchi, 1995) aborda a problemática do conhecimento apresentando uma estrutura hierárquica com base nos dados e passa pela informação para chegar ao conhecimento. Nesta secção começa-se por estabelecer as diferenças entre aqueles termos, em seguida são apresentadas algumas definições de conhecimento e termina-se com a caracterização de alguns tipos de conhecimento. 2.1.1 Dos Dados ao Conhecimento De acordo com Loureiro (3) dados são conjuntos de factos discretos e objectivos relativos a eventos. Ao nível da organizacional os dados são registos estruturados de transacções. As organizações modernas tendem a armazenar dados em sistemas de base tecnológica e avaliam a gestão dos mesmos em termos de custo, velocidade de acesso e processamento e capacidade de armazenagem. Dados são fáceis de capturar, estruturar e transferir. Informação é uma mensagem, com emissor e receptor, normalmente na forma de um documento ou comunicação visível e/ou audível. A informação é o significado fabricado a partir de dados e ao contrário destes contém uma interpretação da realidade. Assim a informação necessita de mediação humana e consenso no significado. Pág. 5
Conhecimento não são dados nem informação, embora esteja relacionado com ambos, e as diferenças entre estes termos seja muita vez uma questão de grau Davenport & Prusak, 1998 Esta diferença entre os termos pode ainda clarificada. Se a informação são dados interpretados então o conhecimento é informação processada. O conhecimento difere ainda por o novo conhecimento poder ser criado a partir de conhecimento existente utilizando a inferência lógica (www.hyperdictionary.com). As diferenças entre os dois termos podem ser resumidas da seguinte forma (Miller, ): Informação Estático Independente do indivíduo Explícito Digital Fácil de duplicar Fácil difusão Sem valor intrínseco Conhecimento Dinâmico Dependente do indivíduo Tácito Analógico Necessita recriação Principalmente cara-a-cara Significado tem que ser atribuído pessoalmente Sinteticamente podemos afirmar que a observação de acontecimentos gera dados, a análise dados produz informação e a assimilação por aprendizagem de informação cria conhecimento. Estes conceitos podem ser organizados numa pirâmide hierárquica de utilidade (Fig. 1). CONHECIMENTO INFORMAÇÃO DADOS Fig. 1 - Hierarquia de Recursos para a tomada de decisão Pág. 6
2.1.2 Definições de Conhecimento Defino conhecimento como a capacidade de agir Sveiby, 1997 As organizações estão a despertar para um novo paradigma. Na senda da vantagem competitiva sustentável perceberam que as tecnologias de informação isoladas não são suficientes para o resultado pretendido (Silva, R. et al, ). No entanto, o conhecimento é algo que é inerente ao homem e, ao contrário da informação, não pode ser armazenado, transferido ou processado com recurso a ferramentas informáticas. De uma dada perspectiva, nunca o factor humano foi considerado tão importante para a sustentação de vantagens competitivas. Com o acesso banalizado à tecnologia a diferença é assegurado pelo conhecimento e pelas pessoas que o possuem (Loureiro, 3). Como todas as dimensões não directamente observáveis e mensuráveis o conhecimento é difícil de definir. Em sentido comum pode ser facilmente ser considerado um sinónimo de informação mas a literatura indicanos que é bastante mais do que isso. Segundo Locke o conhecimento é a faculdade espectaculativa de grau mais elevado e que consiste na capacidade de percepção da verdade acerca de qualquer preposição. Nonaka & Takeuchi (1996) depois duma revisão exaustiva da literatura da epistemologia ocidental concluem que o conhecimento pode ser definido com uma crença justificada na verdade. Os mesmos autores avançam que nas empresas a criação de conhecimento consiste na capacidade de toda a organização criar, disseminar e incorporar conhecimento em produtos, serviços e sistemas. Segundo Davenport e Prusak(1998) o Conhecimento não são dados nem informação, embora esteja relacionado com os dois. Estes autores avançam com a seguinte definição: (...) o conhecimento é uma mistura fluida, formada por experiências, valores, informação de contexto e perspicácia hábil que proporciona uma estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências e informação. Tem origem e é aplicado na mente humana. Nas organizações, costuma embebido não só nos documentos ou repositórios, mas também em rotinas, processos, práticas e normas organizacionais. O conhecimento é frequentemente tácito, difícil de capturar em sistemas ou máquinas. Para o criar necessitamos da perspicácia e controvérsia da mente humana com uso das suas capacidades de síntese e reflecção (Loureiro, 3). O conhecimento está profundamente ligado à acção chegando a ser definido como a capacidade de agir (Sveiby, 1998). Deste modo pensamos que existe consenso na literatura sobre a profunda ligação do conhecimento à acção. Assim adoptaremos a definição de conhecimento proposta por Tiwana () - informação relevante para a acção, disponível no momento certo, na forma correcta e no contexto certo e de modo a que qualquer sujeito possa utilizar para o processo de tomada de decisão. Pág. 7
2.1.3 Tipos de Conhecimento A literatura classifica o conhecimento sobre diferentes perspectivas e para servir diferentes objectivos. Aqui resumimos a classificação proposta por Choo (1996) e Nonaka & Takeuchi (1995) que colocam o enfoque na dimensão tácita do conhecimento e situam-se ao nível das organizações. Nas organizações o conhecimento pode ser de diferentes tipos com formas e utilidades bastantes distintos. Choo (1996) caracteriza três tipos diferentes de conhecimento de acordo com a seguinte tabela: Tipo Forma Exemplos Utilidade Conhecimento Tácito Integrado nas acções Intuição Assegura a eficácia das Processual Heurísticas operações Know-how Conhecimento baseado Declarativo Rotinas Promove a eficiência em Regras Embebido em programas Estrutura de registo operacional e o controlo Procedimentos Normalizados Conhecimento Prévio Contextual Estórias e metáforas Estimula o empenho pelo Expresso em textos Estruturas conhecimento partilhado Visão/ Concepção Fig. 2 Tipos de conhecimento organizacional (adaptado de Choo 1996) A separação entre o conhecimento explícito e implícito está na base do modelo de criação de conhecimento introduzido por Nonaka & Takeuchi. Para estes autores estes diferentes tipos de conhecimento têm características muito distintos. Conhecimento Tácito (Subjectivo) Conhecimento de experiência Conhecimento simultâneo Conhecimento analógico (prática) Conhecimento Explicito (Objectivo) Conhecimento racional (mente) Conhecimento sequencial Conhecimento digital (teoria) Fig. 3 Tipos de Conhecimento e respectivas características Pág. 8
Como se verá na secção 2.3 esta distinção entre conhecimento tácito e explícito é indispensável para compreender o modelo de conversão de conhecimentos (Nonaka & Takeuchi, 1995) que serviu de base à estruturação das actividades que compõem o projecto que serviu de base a este relatório. 2.2 Para que serve o conhecimento Seguindo a definição proposta por Sveiby (1997) para o conhecimento, que o confunde com a capacidade de agir, nesta secção apresentam-se as formas de utilização do conhecimento pelas organizações na criação de valor. 2.2.1 Valor potencial do conhecimento A teoria económica clássica define o capital (onde se inclui a terra), o trabalho e o empresário como os factores de produção responsáveis pela criação de riqueza nas organizações (Avillez, 1988). Contudo, os seres humanos têm uma capacidade infinita para criar conhecimento. Ao inverso dos factores de produção ou activos clássicos, o conhecimento aumenta com a partilha. No contexto das organizações empresariais o conhecimento pode traduzir-se na capacidade de fazer as melhores escolhas e tomar as melhores decisões. O acesso aos factores clássicos de produção, facilitado pelo progresso da globalização, deixa de constituir vantagem competitiva e factor diferenciador. Assim e apesar de muitas vezes o conhecimento poder ser considerado inapropriável, tácito e implícito (know how), o conhecimento é hoje reconhecido pelas empresas como o seu maior activo (Choo,1998). 2.2.2 Funções do Conhecimento As organizações utilizam estrategicamente a informação para compreender o ambiente que as rodeia, para criar novo conhecimento necessário para inovar e para tomar decisões. Estas processos aparentemente distintos são complementares e parte de um quadro alargado que explica o uso da informação pelas organizações. Estas diferentes funções que a informação pode desempenhar no seio das organizações podem ser organizadas em torno de três pontos-de-vista distintos (Choo, 1996): As organizações funcionam como sistema de tomada de decisão que pesquisam e avaliam informação para tomar as melhores decisões. Esta escolha, em teoria, é feita com base no conhecimento de todas as alternativas, respectivas implicações e repercussões. Na prática esta escolha é muitas vezes adulterada por interesses das partes implicadas e informação incompleta. Esta limitação da racionalidade na decisão (March e Simon, 1993) conduz a organização para linhas de acção que considera satisfatórias evitando a procura da solução óptima e, simplifica o processo de decisão pela aplicação de rotinas e regras de bolso já ensaiadas; Organizações enquanto comunidades de interpretação do meio envolvente que necessitam criar visões partilhadas da realidade. Este sistema é articulado em quatro processos interligados alteração do ambiente que resulta numa perturbação ou variação da experiência da organização; Análise de partes da realidade observável e respectivas implicações para a organização; Selecção Pág. 9
que envolve frequentemente a criação de mapas causais; e finalmente a Retenção onde os conceitos seleccionados são guardados para uso futuro (Fig. 4) Alteração Análise Selecção Retenção bi Fig. 4 Interpretação do meio envolvente na organização (Choo, 1996) Organizações enquanto unidades criadoras de conhecimento. Como será explanado na próxima secção, a relação sinergética entre o conhecimento tácito e o explícito é o elemento chave para a criação de conhecimento no seio das organizações. A organização conhecedora é capaz de mobilizar os diferentes tipos de conhecimento que existem na sua estrutura para melhorar o seu próprio desempenho e perseguir os seus objectivos num ambiente em constante mutação pela adaptação do seu comportamento em função do conhecimento que detêm sobre o seu funcionamento e o ambiente que a rodeia. A organização conhecedora é inteligente no sentido em que progride na aprendizagem porque é capaz de criar, organizar e partilhar conhecimento e aplicar esse conhecimento na definição do seu comportamento (Choo, 1996). A Fig. 5 pretende resumir o funcionamento ideal das organizações no domínio do conhecimento onde é importante salientar a retro-alimentação da acção na interpretação do meio envolvente e informação. Pág. 1
Interpretar o meio envolvente Criação de conhecimento Tomada de decisão Acção Processamento Informação Conversão Informação Interpretação Informação Fig. 5 A Organização Conhecedora (Choo, 1996) 2.3 Como se cria conhecimento Reconhecido o papel fundamental do conhecimento para os gestores surge naturalmente a questão da sua criação ou produção. A literatura aborda esta problemática segundo perspectivas bastante distintas. Aqui abandonaremos o enfoque na mente humana para nos centrarmos na organização. Davenport e Prusak (1998) acreditam que as organizações podem gerar conhecimento fundamentalmente através de cinco processos distintos: Aquisição quer a entidades externas quer através de desenvolvimento interno. O conhecimento tem apenas se novo para uma organização e não necessita de ser original; Aplicação de recursos dedicados na tarefa concreta de procura de novo conhecimento. Um exemplo concreto são as equipas de Investigação e Desenvolvimento (I&D); A Fusão de organizações é muitas vezes um processo traumático mas é seguramente através de um ambiente algo caótico criado pelo choque de pessoas e culturas organizacionais distintas que nascem soluções criativas; Pág. 11
Adaptação é porventura o processo mais comum para a explicação da prevalência de resultados positivos. A lei de Darwin de sobrevivência do melhor adaptado instila à constante inovação e reinvenção. A análise de casos exteriores de sucesso e a sua transposição para a realidade de uma organização constituem bom exemplo de adaptação; As redes de conhecimento que podem começar por ser auto-geridas e informais e que gradualmente podem ser fortalecidas e formalizadas formam canais de partilha de experiências e conhecimentos. 2.3.1 Actividades criadoras de conhecimento Reconhecida a hierarquia de recursos para a tomada de decisão é possível esclarecer quais as actividades que adicionam valor e fazem subir a escala da relevância para a tomada de decisão. Assim, para a transformação de dados em informação consideramos como facilitadores a contextualização, a categorização, o cálculo, a correcção e a condensação. As actividades que permitem a elevação de informação a conhecimento incluem a comparação, a consequência, as conexões e a conversação (Davenport e Prusak, 1998). A contextualização permite determinar a finalidade ou objectivo dos dados. A categorização determina os componentes essenciais e as unidades de análise. O cálculo permite a análise estatística ou matemática. Através da correcção os eventuais erros são eliminados. E finalmente pela condensação os dados são resumidos para formas mais concisas. Pela comparação, a informação relativa a uma situação relaciona-se com situações análogas conhecidas. A consequência analisa as repercussões da informação para o curso de decisão e acção. As conexões estabelecem as relações entre a informação em causa e conhecimento acumulado no passado e a conversão permite recolher a opinião de terceiros. Apesar do processo criação do conhecimento ser eminentemente processado pelo cérebro humano, as tecnologias de informação funcionam como agentes facilitadores no acesso e armazenamento dos dados e informação que estão na base do processo (Silva et al, 3). A Fig. 6 resume o modo como as actividades apresentadas acrescentam valor aos dados até à sua transformação em conhecimento. Pág. 12
CONHECIMENTO COMPARAÇÃO CONSEQUÊNCIA CONEXÕES INFORMAÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO CATEGORIZAÇÃO CÁLCULO CORRECÇÃO DADOS Fig. 6 - Hierarquia de relevância para acção e actividades criadoras de conhecimento 2.3.2 A transferência de conhecimento A melhor forma para uma organização transferir conhecimentos é contratar especialistas numa área colocá-los em contacto e diálogo com os restantes elementos da sua organização. Infelizmente não é líquido que o conhecimento dos especialista será efectivamente transferido para os restantes elementos da organização (Davenport & Prusak, 1998). Pág. 13
Se o conhecimento é uma mistura fluída de experiências, valores, informação contextualizada e perspicácia (Davenport & Prusak, 1998) a sua transferência não pode ser automatizada ou processada automaticamente. Mesmo através do diálogo, o mais frequente processo de partilha de experiências, temos que referir a problemática da interpretação da mensagem. Habitualmente assumimos que tudo aquilo que dizemos ou todas as mensagens recebidas e enviadas têm em si próprias um significado. De facto, só por este motivo comunicamos quer social ou empresarialmente. Porém muitas vezes apesar de colocarmos bastante energia na criação da mensagem, seja numa apresentação ou documento, a mensagem parece não chegar ao destino ou o seu significado é adulterado (Miller, ). A informação, como em todas as mensagens, pressupõe a existência de um emissor, receptor e um meio de transmissão. O ditado popular A língua Portuguesa é muito traiçoeira espelha a ambiguidade que uma mensagem aparentemente objectiva e clara pode incorporar. Se esta característica pode, nos domínios do humor, ser bem explorada já na transferência de conhecimento resulta num potencial problema grave o significado da mensagem não ser igual para emissor e receptor. Para o minimizar há que garantir ambos partilham significado. 2.3.3 Conversão do Conhecimento Procurando a resposta à criação do conhecimento, é hoje muito citado na literatura o modelo da reconversão do conhecimento proposto por Nonaka e Takeuchi (1995). Este modelo parte do pressuposto da existência de dois tipos distintos de conhecimento o explícito, que pode ser expresso em livros e está ligado ao racional, sequencial e digital; e o conhecimento tácito, que reside apenas nas pessoas está ligado às suas experiências, práticas e que não é hierárquico nem simultâneo. Para aqueles autores a principal função das empresas é a criação de uma vantagem competitiva sustentável baseada no seu conhecimento colectivo e os papel fundamental dos seus gestores a orientação das actividades criadoras de conhecimento. No seio das organizações a criação de conhecimento pode processar-se a nível individual pela autonomia para a experimentação, ao nível do grupo através da interacção e diálogo e, ao nível da empresa através da competição pelo acesso aos recursos. Ao assumir que o conhecimento, no domínio da aprendizagem organizacional, é criado pela interacção entre conhecimento tácito e explícito, Nonaka e Takeuchi (1995) postulam quatro formas de conversão do conhecimento: Socialização (tácito para tácito) é o processo de partilha de experiências entre indivíduos que permite a criação de novo conhecimento tácito, por exemplo através de modelos mentais partilhados. Como o aprendiz que com o mestre é treinado no ofício assim os colaboradores das empresas adquirem os novos saberes pela formação no local de trabalho; Pág. 14
Externalização (tácito para explícito) é o processo de tradução de conhecimento tácito em conceitos explícitos. A Externalização de conhecimento tácito é a pedra angular do processo de criação de conhecimento e frequentemente observada na fase conceptual do desenvolvimento de produto; Combinação (explícito para explícito) é o processo de sistematização de conceitos num sistema de conhecimentos. Os indivíduos trocam e combinam informação explícita em reuniões e documentos. Por outro lado, a informação presente em sistemas informatizados pode ser recombinada através de processos matemáticos ou estatísticos para produzir novo conhecimento; Internalização (explícito para tácito) é o processo de incorporação do conhecimento explícito em implícito, interiorizando as experiências adquiridas através de outros modos de criação de conhecimento na forma de modelos mentais partilhados ou práticas de trabalho. Este processo está frequentemente relacionado com o aprender fazendo. Combinação Conhecimento Explícito Externalização Internalização Conhecimento Tácito Socialização Fig. 7 Ciclo da Conversão do Conhecimento (adaptado de Nonaka e Takeuchi, 1995) Como mostra a Fig. 7 os quatro modos de conversão do conhecimento alimentam-se uns aos outros num ciclo virtuoso contínuo. O conceito de espiral do conhecimento pode aqui ser introduzido quando vários ciclos completos estão associados no processo de criação de conhecimento. Pág. 15
2.4 Como se mede o conhecimento O conhecimento pode e deve ser avaliado pela decisão e acção a que conduz Davenport & Prusak, 1998 Muitas vezes omisso na demonstração da situação patrimonial de uma empresa (ou Balanço) o conhecimento tem para muitas organizações o papel mais importante na criação de valor. Exemplo flagrante deste ponto são as empresa de consultoria mas não exclusivamente. Em muitos sectores a enorme discrepância entre o valor patrimonial de uma empresa (soma dos activos) e do seu valor de mercado (ou capitalização bolsista) é explicada pela existência de activos intangíveis não quantificados na avaliação contabilística clássica. O conhecimento é seguramente o activo intangível mais importante na actual sociedade da informação. O grupo Skandia (Suécia) foi a primeira organização empresa a nível mundial a apresentar um relatório anual sobre o Capital Intelectual. O seu primeiro director da área, Leif Edvinsson, encabeçou a equipa que idealizou o primeiro método para quantificação do conhecimento Skandia Navigator Hoje existem referências a dezenas de metodologias para avaliação do conhecimento que podem ser agrupadas em quatro grandes grupos (Sveiby, 1): Métodos de avaliação directa do capital intelectual por decomposição, identificação e valorização das diferentes componentes; Métodos de capitalização de mercado que procuram a diferença entre o valor patrominial a capitalização bolsista; Métodos de retorno em activos que procuram o retorno em activos tangíveis e por diferença estabelecem o retorno em activos intangíveis; Métodos multicritério que estabelecem conjuntos de indicadores dos quais o Balanced Scorecard introduzido por Kaplan (ver Atkinson et al, 1) é o mais famoso. A avaliação dos activos intangíveis em geral e do conhecimento em particular está contudo muito longe de ser fácil para além de ser extremamente dispendiosa por necessitar de informação normalmente não produzida pelas organizações. Apesar de tanto o conhecimento como o processo de decisão existirem exclusivamente no cérebro humano, parece ser unânime que o conhecimento é o input fundamental para as melhores decisões e como tal podemos avalia-lo indirectamente pelas suas manifestações na qualidade das decisões observadas (Davenport & Prusak, 1998). Pág. 16
Esta revisão bibliográfica serviu para apresentar a base teórica que sustenta e justiça as acções do o projecto que está na base deste relatório. Critérios chave que serão adiante retomados incluem as actividades criadoras de conhecimento, a distinção entre conhecimento explícito e tácito, o ciclo de reconversão do conhecimentos e as formas de medir o conhecimento. Pág. 17
3. Projecto Formação/Consultoria PME s O projecto Formação/Consultoria PME s visa o reforço da capacidade de gestão dos agricultores portugueses. Neste capítulo, depois de uma breve caracterização da agricultura portuguesa que revela características estruturais altamente condicionantes, apresenta-se o enquadramento do projecto, as entidades envolvidas e descrevem-se em pormenor as actividades desenvolvidas. É dado relevo às actividades de criação do conhecimento e ao ciclo de conversão do conhecimento como justificação teórica das acções desenvolvidas. 3.1 Enquadramento do Projecto Durante o ano de 3 a Confederação dos Agricultores de Portugal coordenou um projecto de formação e consultoria financiado pelo Instituto de Emprego e Formação Profissional destinado a reforçar as capacidades de gestão de empresários agrícolas. Para este projecto foram seleccionadas oito associações de agricultores e cada uma das quais seleccionou (em média) 1 empresas a apoiar. Este projecto previu um enfoque no uso prático de ferramentas informáticas para responder a necessidades concretas sentidas na gestão quotidiana daquelas empresas. O projecto visou, através de uma série de acções concertadas, apoiar os agricultores portugueses no domínio da gestão, assegurando o apuramento e discriminação dos custos e das receitas das diversas actividades desenvolvidas nas suas explorações, o que irá permitir, por um lado, um melhor planeamento da actividade agrícola e, por outro, uma progressiva racionalização da utilização de recursos com os consequentes benefícios ao nível dos rendimentos do agricultor. Visou-se fortalecer o tecido empresarial do sector através da generalização, junto dos empresários agrícolas, de competências chave; e ainda o reforço da capacidade associativa e das suas funções através do desenvolvimento de comportamentos empresariais junto destas (como a orientação para o cliente, para o mercado, para a qualidade de serviço, etc.). Este projecto previu, aquando do seu início, acções de formação dirigido aos profissionais das empresas com responsabilidades superiores na sua gestão: empresários agrícolas, gestores agrícolas, encarregados de explorações, e acções dirigidas aos trabalhadores que também são chamados a actuar ao nível da gestão das empresas: responsáveis pela área de planeamento e marketing, encarregados de sector, operadores e mão de obra familiar. Podemos resumir os objectivos do projecto da seguinte forma: Reforçar das competências de gestão dos agricultores e empresários agrícolas; Fomentar o uso de novas tecnologias; Pág. 18
Facilitar o acesso e o uso de ferramentas avançadas de gestão e de suporte à decisão. 3.2 Entidades envolvidas As entidades envolvidas no presente projecto, e suas respectivas funções, são as seguintes: Confederação dos Agricultores de Portugal (CAP) Entidade gestora de todo o projecto, responsável pela elaboração da candidatura à entidade financiadora (Instituto de Emprego e Formação Profissional),. Associações de Agricultores - Execução do projecto; os seu(s) técnico(s) têm a função de promover a formação para gestores e trabalhadores das empresas beneficiárias, garantir o empenho dos empresários agrícola na recolha de informação e respectiva organização, garantir a qualidade dessa mesma informação e prestar apoio ao nível da condução técnica das actividades de cada empresa. Empresa de Consultoria (FZ AGRO.GESTÃO, Lda.) Responsável pela prestação de serviços de consultoria e formação na área da gestão às empresas, a cargo das associações. Empresas Agrícolas empresas com menos de 1 trabalhadores, e as grandes beneficiários do projecto. Cada empresa tem acesso ao apoio da empresa de consultadoria e dos consultores das entidades executoras, software avançado de gestão integral da exploração agrícola e ainda um relatório de gestão semestrais e relatório no final do ano de apoio. 3.3 Actividades do Projecto O projecto teve início uma sessões de formação e esclarecimento dirigidas a todos os consultores de cada associação envolvidos no projecto. Esta acção permitiu nivelar conhecimentos e partilhar conceitos e terminologias entre todos os elementos envolvidos e teve uma duração de trinta horas. Seguidamente foram iniciadas acções de formação dirigidas a gestores agrícolas e aos trabalhadores que desempenham funções na área da gestão das explorações/empresas beneficiárias. Estas acções de formação clássica presencial tiveram três objectivos fundamentais transmitir conceitos básicos de gestão da empresa agrícola; garantir competências básicas de utilização do computador pessoal; e apresentar os princípios de funcionamento da aplicação informática de gestão a utilizar durante o ano de apoio (AGRO.GESTÃO ). Os programas destas acções podem ser consultados em Anexo Pág. 19
As acções de consultadoria prolongaram-se por todo o ano de duração do projecto e com frequência semanal (recolha informação/ apoio técnico) e mensal (apoio na gestão). Os técnicos da associações locais visitaram cada uma da empresas apoiadas semanalmente para garantir a efectiva recolha da informação económica e técnica da actividade da empresa. Assim o registo de todas as receitas e despesas bem como da quantificação dos factores de produção consumidos foi recolhido e processado. Para além disto aqueles técnicos tiveram a responsabilidade de fornecer conselho técnico na condução das actividades indicando, por exemplo, as quantidades de adubo a aplicar ou os caudais e duração das regas. As visitas destes técnicos das associações às empresas beneficiárias foram norteadas pela seguintes regras orientadoras: 1. Visita semanal com duração entre duas e três horas; 2. Apoio na selecção, recolha e processamento da informação; 3. Garantia de que a informação económica e técnica é efectivamente recolhida, organizada e armazenada pelo agricultor apoiado; 4. Comunicação de informação técnica relevante divulgada por entidades oficiais (exemplo: Serviço de Avisos Agrícolas); 5. Aconselhamento relativamente à condução técnica das actividades produtivas; 6. Informação sobre os prazos de candidaturas às diferentes ajudas, respectivas regras e processo de candidatura. Os técnicos da empresa consultora visitaram mensalmente as empresas e cada visita funcionou como sessão de formação no local de trabalho (on-job) e simultaneamente como reunião onde os problemas e dificuldades sentidas na gestão quotidiana da empresa eram analisados e discutidas as formas de melhor os resolver. Foi criado um website do projecto para que toda a informação produzida fique disponível. Este site tem diferentes áreas de acesso onde é disponibilizada informação de carácter geral como metodologias, calendário de actividades, links interessantes, etc., assim como áreas de acesso restrito onde cada empresário poderá consultar toda a informação produzida referente à sua empresa. Pretendeu-se que este site viesse a funcionar como comunidade virtual onde todos os participantes no projecto (empresários apoiados e técnicos) pudessem partilhar experiências e conhecimentos. Pág.
Ao nível de cada empresa apoiada: No âmbito deste projecto o apoio inicia-se com o levantamento dos respectivos processos de negócio. Como conclusão de tal levantamento é identificada a forma ideal de trabalho em conjunto com o empresário por melhoria, adaptação ou total renovação dos processos actuais. Esta auditoria de gestão representa o esforço consciente para aproximar consultores e empresário para que estes em conjunto possam desenvolver esforços concertados e produtivos. Por outro lado, o conhecimento da realidade de cada empresário e da sua estrutura é fundamental para desenvolver acções adaptadas cada situação. A formação é iniciada com sessões em sala com todos os empresários de uma mesma associação simultaneamente. Estas acções de formação são necessárias para melhorar o grau de racionalidade da organização da informação e de todos os procedimentos de gestão. Nestas acções são transmitidos os conceitos básicos da contabilidade de gestão. Depois da acção de formação inicial segue-se a instalação de software de gestão e utilização do mesmo enquanto ferramenta base de organização e gestão de toda a informação técnica e económica da empresa. Esta actividade inicia uma série de acções de apoio individual a cada empresário. Nas sessões de formação on-job que decorrerem durante o ano de apoio a cada empresa é possível responder a questões concretas da actividade profissional e aprofundar temas em função das necessidades efectivamente sentidas pelo empresário. Estas sessões têm uma frequência mensal. No decorrer destas visitas de apoio são realizadas análises em conjunto com o empresário dos resultados apurados no decurso do corrente exercício económico bem como no final do mesmo. O relatório analítico a realizar no final de um ano de apoio é documentado o percurso percorrido pela empresa e pelo empresário durante o período bem como todas as recomendações que os consultores considerarem necessárias à manutenção e melhoramento da gestão da empresa. Em resumo as actividades de apoio às empresas envolvidas no projecto abarcaram: formação clássica em sala (2 acções de 3 horas) versando a teoria da gestão da empresa agrícola, assim como o uso de computador pessoal e de software de gestão; visitas de técnicos da associação local (1 hora por semana) com o objectivo de fornecer conselho sobre a condução técnica das actividades de cada empresa apoiada e garantir a efectiva recolha da totalidade da informação técnica e económica; visitas de consultores peritos em gestão da empresa agrícola (1 dia por mês). Uma empresa especializada em gestão e informática para o meio rural - FZ AGRO.GESTÃO, Lda assegurou este serviço para todas as empresas apoiadas, assim como o fornecimento das aplicações informáticas de gestão; Pág. 21
relatório analítico com análise e recomendações de gestão. Estas acções concretas deste projecto foram estruturadas sobre duas ideias base promover a qualificação dos dados a informação e a conhecimento através das já referidas actividades criadoras de conhecimento; e promover o ciclo de conversão de conhecimentos (tácito explícito). 3.4 Actividades de Criação de Conhecimento Os dados podem ser convertidos em informação pelo processo da interpretação. O papel da tecnologia em geral, e em particular a utilização do software de gestão teve nesta área uma importância capital. Esta mudança envolve diferentes actividades: A contextualização permite determinar a finalidade ou objectivo dos dados; A categorização determina os componentes essenciais e as unidades de análise; Pág. 22
Fig. 11 A utilização da aplicação AGRO.GESTÃO obriga à categorização de toda a informação económica da exploração O cálculo permite a análise estatística ou matemática com a produção de indicadores fundamentais para as actividades de análise. Fig. 12 O AGRO.GESTÃO determina margens brutas e de contribuição, entre muitos outros indicadores de desempenho da empresa e das suas actividades. Através da correcção os eventuais erros são eliminados garantindo a efectiva aderência dos dados à realidade dos factos; Pág. 23
Pela condensação os dados são resumidos para formas mais concisas indispensável para a sua efectiva utilização. A inserção sistematizada de todos os dados técnicos e económicos em torno dum sistema estruturado e coerente permitiu assim que estes ganhassem sentido e pudessem ser promovidos a informação de gestão. O processamento permite que a informação possa ser convertida em conhecimento. A consultoria e sessões de formação no local de trabalho permitiram: Relacionar situações análogas conhecidas pelo actividade da comparação; Analisar pela consequência as repercussões da informação para o curso de decisão e acção; Estabelecer as relações através de conexões entre a informação em causa e conhecimento acumulado no passado; Recolher a opinião de terceiros pelo processo da conversão. Estas actividades criadoras de conhecimento são demoradas e muitas vezes na ausência de um esforço consciente de análise e reflexão não acontecem. A consultoria desenvolvida durante um ano de visitas funcionou como catalizador desta transformação. Quase todos os gestores, e os empresários agrícolas em especial, se vêm forçados no quotidiano a resolver uma imensidade de problemas de índole muito prática. Estes problemas muitas vezes absorvem o gestor e não o libertam para a análise do desempenho das suas actividades e técnicas de produção. A utilização dos sistemas de informação de gestão e o apoio dos consultores forçaram o processo de explicitação das actividades desenvolvidas que conduz à auto-análise e auto-crítica. 3.5 O Ciclo da Conversão do Conhecimento em Acção A estruturação das acções foi desenvolvida em torno do fomento do ciclo de criação e/ou reconversão do conhecimento (Nonaka e Takeuchi, 1995). Todas as fases desta ciclo foram adereçadas que a fertilização cruzada de conhecimento explícito e implícito pudesse ocorrer na espiral criadora de conhecimento. 3.5.1 Externalização Para garantir a transformação de conhecimento tácito em explícito foram desenvolvidas várias acções de formação e produzidos documentos. A formação em sala pretendeu traduzir em conceitos explícitos a vivência da gestão dos empresários. Factores de produção, classificação de custos e indicadores de Pág. 24
rentabilidade foram conceitos fundamentais que ficaram consolidados. Por outro lado, um relatório analítico realizado no final de um ano de apoio documentou o percurso percorrido pela empresa e empresário durante o período bem como todas as recomendações que os consultores consideraram necessárias à manutenção e melhoramento do nível da gestão da empresa alcançado durante o ano de projecto. 3.5.2 Combinação O uso de software de gestão permitiu estruturar os conceitos transmitidos na formação e a sua aplicação à realidade de cada empresa num sistema coerente que integra informação técnica e económica indispensável para a determinação de indicadores de rentabilidade da exploração e de cada uma das suas actividades. Recorrendo ao AGROGESTÃO - uma aplicação integrada de gestão - toda a informação técnico-económica pode ser compilada, organizada e combinada para produzir nova informação de elevada qualidade para a gestão, quer ao nível da rentabilidade de cada unidade de negócio, quer através de uma grande variedade de formas de controlo da actividade. 3.5.3 Internalização Para garantir a assimilação dos conhecimentos explícitos e sua mutação em know-how implícito foi necessário garantir períodos longos de apoio e contacto com os novos saberes. O apoio distribuído ao longo dum período alargado de tempo permite que os conceitos sejam sedimentados e assimilados. Este apoio está a ser continuado neste momento por mais um ano para assim garantir a continuidade do uso das ferramentas e métodos de trabalho fomentados durante o primeiro ano de projecto. 3.5.4 Socialização A partilha de vivências e experiências foi conseguida nas acções de formação e principalmente pela presença alargada de consultores na exploração. Nas visitas dos consultores, que muitas vezes funcionaram como sessões de formação on-job, foi possível responder a questões concretas da actividade profissional, resolver problemas concretos e aprofundar temas em função das necessidades efectivamente sentidas pelo empresário. Foram ainda realizadas, em conjunto com o empresário, análises dos resultados apurados no decurso do corrente exercício económico, bem como no final do mesmo. De acordo com a conclusão da secção 2.6, face à dificuldade de aplicação dos qualquer dos grupos de métodos de avaliação referidos por Sveiby (1), optou-se por avaliar o conhecimento indirectamente pela qualidade das decisões a que conduz (Davenport & Prusak, 1998) Pág. 25