APLICAÇÃO: XRP Gestão de Frota TEMA: Oficinas Configurações, workflow e funcionalidades ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO EM: 25 de fevereiro de 2015 ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO POR: Pedro Direito www.escritadigital.pt
ÍNDICE 1. ENQUADRAMENTO... 3 2. PROCESSO DE OBRA O QUE É?... 3 3. PERFIS... 3 4. FUNCIONALIDADES... 3 5. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS... 4 5.1 Gerais... 4 5.2 Tipos de Obras... 5 5.3 Horas de trabalho... 5 5.4 Secções... 6 5.5 Serviços... 7 6. O PROCESSO DE OBRA... 9 6.1 Os estados... 9 6.2 Criação... 10 6.2.1. Obra através de processo de manutenção... 10 6.2.1.1. Responsável do veículo... 10 6.2.1.2. Gestor de Manutenção... 10 6.2.1.3. Obra... 10 6.2.2. Pedir manutenção externa a partir da obra... 13 6.2.2.1. Serviços externos... 13 6.2.3. Obra para veículos não geridos em XRP... 14 6.2.4. Obra sem processo de manutenção para veículos que pertencem à frota... 14 7. ASSOCIAÇÃO DE OBRAS... 14 8. REPARAÇÃO DEFICIENTE... 15 9. RELATÓRIOS... 15 9.1 Custos... 15 9.2 Obras... 15 10. ANEXOS... 16 10.1 Template... 16 www.escritadigital.pt 2/16
1. ENQUADRAMENTO Este documento descreve de forma resumida todas as funcionalidades do módulo de oficinas dentro da aplicação XRP Gestão de Frotas. Adicionalmente à informação contida neste documento, existe documentação mais detalhada e sempre atualizada na extranet do produto, disponível em www.escritadigital.pt/extranet. 2. PROCESSO DE OBRA O QUE É? Processo de obra é a funcionalidade onde ficam associados todos os custos e serviços quando da reparação de uma viatura na oficina. A criação de um processo de obra é feita de forma automática pelo gestor de manutenção quando dirige um pedido de manutenção de viatura para a oficina. 3. PERFIS Gestor de oficina gere todo o processo de obra e associa mecânicos e serviços à secção. Oficina Configurações efetua as configurações do módulo Mecânico Regista o trabalho efetuado numa obra (no caso de ser chefe de secção pode alterar o estado da obra dentro da secção) Oficina Relatórios Pode tirar os relatórios de obras e custos. 4. FUNCIONALIDADES www.escritadigital.pt 3/16
5. CONFIGURAÇÕES NECESSÁRIAS Para o correto funcionamento da funcionalidade, é necessário efetuar determinadas configurações quer a nível geral quer para a oficina especificamente. 5.1 Gerais Neste ecrã irá configurar as definições mais gerais do processo de obra. Processos sem manutenção: - Selecione sim ou não na opção criar obras sem processo de manutenção; - Defina se apenas os grupos gerais podem ser criados sem manutenção; - Selecione o grupos gerais. Pode utilizador contratos: ou seja, se tem acesso ao menu Gestão> Oficina> Contratos. Pode criar encomendas na obra: disponibiliza ou não o botão Encomendas quando entra numa secção. Fornecedor: selecione o fornecedor definido para a oficina interna de modo a que possa contabilizar os custos dentro da aplicação. www.escritadigital.pt 4/16
5.2 Tipos de Obras Aceda através do menu Configurações> Oficinas> Tipos de Obra e clique em Criar Tipologia. Esta tipologia é o que define a obra. Pode também associar à tipologia um motivo de manutenção, deste modo ao criar um processo de manutenção, o motivo irá indicar qual o tipo de obra. Deverá também definir um motivo de indisponibilidade de maneira a que quando se consulta um veículo com indisponibilidades verificarmos se estas são devido a processos de obra. 5.3 Horas de trabalho Aceda ao menu Configurações> Oficinas> Horas de trabalho e clique no botão Criar Hora Trabalho. Aqui irá definir o custo da hora de trabalho e descrever em que situação se coloca este tipo de hora. Caso preencha o Factor Salário (Custo/Hora=Salário x Factor Salário), este ir-se-á sobrepor ao valor preenchido no campo Custo/Hora. www.escritadigital.pt 5/16
5.4 Secções Aceda ao menu Configurações> Oficinas> Secções e clique em Criar Secção. A secção define que estações existem dentro de uma oficina. Deverá colocar um código e atribuir um nome, no caso de ser relevante (ex.: duas secções com o mesmo nome) poderá fazer uma breve descrição do objetivo da secção. Após criar a secção aceda através do menu Gestão> Oficina> Secção> Mecânicos, aqui irá atribuir os utilizadores com o perfil de mecânico às secções que pretende e definir quem será o chefe de secção. Por fim, aceda ao menu Gestão> Oficina> Secção> Serviços, e associe a que secções pertencem os serviços criados. Selecione a secção e adicione os serviços que pretende associar. www.escritadigital.pt 6/16
5.5 Serviços De modo a ter serviços disponíveis, no módulo de oficinas, terá de criá-las a partir do menu Configurações> Gerais> Serviços, e clicar em Criar. Terá de preencher todos os campos necessários e definir o serviço como tipo Oficina. Após criar os serviços, através do menu Configurações> Oficina> Serviços, associe os aos serviços de manutenção/contrato, de modo a que os serviços de oficina sejam associados aos custos dos serviços de manutenção/contrato. Clique no serviço que deseja associar e escolha o serviço de manutenção/contrato pretendido. www.escritadigital.pt 7/16
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6. O PROCESSO DE OBRA 6.1 Os estados www.escritadigital.pt 9/16
6.2 Criação 6.2.1. Obra através de processo de manutenção A criação de um processo de oficina será sempre motivada por um processo de manutenção, em que seja selecionada a opção de serviço interno por parte do gestor de manutenção. 6.2.1.1. Responsável do veículo Proceda à criação de um processo normal de Manutenção (ver Manual de Processo de Manutenção). 6.2.1.2. Gestor de Manutenção Após receber o processo de manutenção criado pelo responsável do veículo selecione a checkbox que diz Serviço Interno, desta forma será criada uma obra nas oficinas que poderá ser visualizada pelo gestor de oficina. 6.2.1.3. Obra Ao dar entrada do veículo na oficina o utilizador com o perfil de gestor de oficina terá de abrir a obra, através do menu Gestão> Oficina> Obra. Aqui terá de efetuar as seguintes ações: 1. Selecionar as secções necessárias para arranjar o veículo. 2. Dentro das secções registe os serviços e quem os efetuou. Caso seja necessário pode ser o próprio mecânico, que está dentro dessa secção, a registar o que foi feito. 3. O gestor de oficina deverá também colocar o processo no estado em Curso. www.escritadigital.pt 10/16
1. Selecione a obra 2. Selecione as secções 3. Clique na secção e registe os serviços efetuados, antes de registar clique em Imprimir Template de modo a que os mecânicos registem o seu trabalho (em anexo). www.escritadigital.pt 11/16
4. Após a reparação estar terminada dê a secção como encerrada 5. Por fim, ao estarem todas as secções encerradas pode-se dar fim ao processo de obra Nota: * Todos os estados de um processo de obra apenas podem ser alterados através de controlo manual, tendo acesso à alteração destes estados o utilizador com perfil de gestor de oficina. www.escritadigital.pt 12/16
6.2.2. Pedir manutenção externa a partir da obra Ao criar um processo de manutenção é possível se necessário iniciar processos de manutenção, com serviço externo, através da obra. 6.2.2.1. Serviços externos 1. Abra a obra e adicione um serviço manutenção externo 2. Preencha os campos necessários para iniciar o processo de manutenção 3. Após este procedimento, o processo ficará do lado do responsável do veículo até a manutenção ser efetuada. www.escritadigital.pt 13/16
6.2.3. Obra para veículos não geridos em XRP. Por fim, no caso de necessitar de dar entrada de uma viatura externa na oficina, poderá utilizar a funcionalidade de criar uma obra na oficina através do menu Gestão> Oficina> Obras (necessita que esta opção esteja configurada). Clique no botão Criar Obra e preencha os campos necessários. 6.2.4. Obra sem processo de manutenção para veículos que pertencem à frota Caso tenha selecionado a opção de criar apenas para veículos dos grupo gerais, o campo Matrícula apenas permite selecionar os veículos cujo grupo geral está selecionado nas configurações. 7. ASSOCIAÇÃO DE OBRAS A aplicação permite também efetuar associações entre obras, ou seja, se tiver efetuado uma obra e posteriormente abrir uma nova referente ao mesmo veículo pode associá-las. Basta clicar no botão Associações no ecrã da obra e selecionar a que pretende associar. www.escritadigital.pt 14/16
8. REPARAÇÃO DEFICIENTE Caso o chefe da secção note que existe um serviço em que a reparação está deficiente basta selecionar a checkbox para esse efeito. Ao exportar o relatório, se existir alguma reparação deficiente, irá ser reportada. 9. RELATÓRIOS 9.1 Custos Para consultar os custos dos processos de obra aceda ao menu Relatórios> Oficinas> Custos. Irá ser disponibilizado um ficheiro Excel no mesmo menu num período máximo de 30 minutos do qual constam informações sobre os custos da mão-de-obra. 9.2 Obras Para consultar os processos de obras aceda ao menu Relatórios> Oficinas> Obras. Num prazo no máximo de 30 minutos terá acesso a todos os processos de obra no período que tenha definido. www.escritadigital.pt 15/16
10. ANEXOS 10.1 Template Fim do documento www.escritadigital.pt 16/16