SIM - SUPPLIERS INVOICING MANAGER - MANUAL DE UTILIZADOR

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1 Leaseplan Portugal Bertrand Gossieaux SIM - SUPPLIERS INVOICING MANAGER - MANUAL DE UTILIZADOR

2 Page2 INDICE 1. LOGIN, ESTRUTURA E SAÍDA DO SIM... 3 a) Login... 3 b) Estrutura principal... 4 c) Saída da aplicação ADMINISTRAÇÃO E PERFIS DE UTILIZADOR... 6 d) Perfil de Administrador... 6 e) Perfil de Utilizador FILAS DE TAREFAS a) Fila de autorizações...15 b) Fila de facturação PESQUISA AUTORIZAÇÕES a) Módulo de Autorização...18

3 Page3 1. Login, estrutura e saída do SIM a) Login Introduzir o Login e password fornecidos pelo Administrador, e clicar no botão login (Ver fig.1). Fig.1 Após ter efectuado o login, o SIM irá apresentar o ecrã Fila de tarefas, cujo funcionamento pode ser consultado no capítulo 3 (Ver fig.2). Não são permitidos acessos múltiplos ao SIM com o mesmo login. Caso um utilizador pretenda iniciar uma nova sessão noutro computador, o SIM solicitará confirmação para encerramento da sessão aberta anteriormente.

4 Page4 b) Estrutura principal O SIM apresenta 4 áreas de trabalho denominadas de A, B, C e D: A B D C Fig.2 D Fig.3

5 Page5 A área identificada com A na imagem (Ver fig.2), é utilizada para identificação do utilizador, acesso às funcionalidades de Administração da aplicação e, nos casos em que o utilizador esteja assignado a mais do que uma oficina, para selecção da oficina em que pretende efectuar registos ou alterações. A área identificada como B permite a navegação entre os vários módulos operacionais, e nela está contido o botão que permite a criação de novos pedidos de autorização (Ver capítulo 5). A área identificada como C mostra-nos todos os dados associados aos módulos seleccionados em B, e onde são registados pelo utilizador todos os dados necessários à realização de pedidos de autorização. A área identificada como D (Ver fig.2 e 3), à esquerda do ecrã, permite alternar a vista principal entre as filas de autorizações em curso e as filas de autorizações fechadas a aguardar emissão de factura, bastando clicar nos botões Fila de Tarefas Autorizações ou Fila de tarefas Em Facturação para poder alternar entre uma fila e outra. Esta área não se encontra visível por defeito quando se acede ao SIM. Para a expandir, basta clicar no botão de expansão situado no lado esquerdo da área C. c) Saída da aplicação A saída da aplicação é feita clicando no botão Sair situado na área A (Ver fig.4). Fig.4

6 Page6 2. Administração e perfis de utilizador A estrutura de Administração do SIM permite dois níveis de acesso: Administrador e Utilizador normal. O Administrador cria e define os logins e níveis de acesso dos vários utilizadores, podendo estabelecer, para cada utilizador, o acesso independente às áreas de autorizações ou de facturação, ou ambos. Poderão existir vários utilizadores com perfil de Administração. O Utilizador, de acordo com o que o Administrador defina, tem acesso à gestão operacional do SIM (Filas de trabalho, autorizações) e efectua a gestão da sua password de acesso. O acesso ao módulo de Administração é feito a partir do botão situado na área A da aplicação (Ver fig.4). d) Perfil de Administrador Fig.4 No módulo de Administração este perfil tem acesso a 3 opções de menu:

7 Page7 Fig.5 Área de Utilizadores Clicando este botão (Ver fig.5), o SIM apresenta o ecrã de Administração de utilizadores, apresentando uma lista de todos os utilizadores associados a oficina. Neste ecrã é possível criar novos utilizadores e editar os perfis de utilizadores já existentes. Criar um novo utilizador (Ver fig.6): 1. Clicar no botão Novo utilizador 2. Inserir o Login do utilizador, Nome do utilizador e Password nos campos respectivos. 3. Caso necessário, definir se o novo utilizador tem perfil de Administrador, activando a caixa Administrador. 4. Os campos BO Utilizador e Utilizador GT não devem ser preenchidos, e os restantes são facultativos nesta versão do SIM. 5. Clicar na caixa de acessos do lado direito (duplo clique), definir as filas de tarefas a que o utilizador terá acesso mediante activação das caixas de verificação respectivas e clicar no botão OK da caixa para fechar a caixa de acessos. 6. Clicar no botão Guardar, para gravar os dados registados

8 Page Fig.6 Aquando do primeiro login, o utilizador será levado a um ecrã de alteração de password, onde deverá definir uma password pessoal, de acordo com regras definidas na aplicação. É da responsabilidade de cada utilizador garantir que a password é mantida sigilosa, de forma a manter o seu acesso restrito. Editar um utilizador já existente: Seleccionar o utilizador que se pretende editar com duplo clique na lista de utilizadores associados. Todos os campos previamente definidos, com excepção do campo utilizador, ficarão editáveis conforme indicado no ponto anterior Criar um novo utilizador. Desactivar um utilizador (Ver fig.7): Os utilizadores existentes poderão ser desactivados mediante activação da caixa de verificação Bloquear Utilizador. Esta caixa pode ser acedida através da funcionalidade de edição descrita anteriormente em Editar um utilizador já existente. Um utilizador bloqueado deixa de conseguir aceder à aplicação.

9 Page9 Fig.7 Alterar a password de um utilizador (Ver fig.8 e 9): A gestão de passwords e segurança de acessos é da responsabilidade do fornecedor, cabendo-lhe estabelecer regras internas de alteração/renovação de passwords. O SIM estabelece como regra que a password tem de ter no mínimo 8 caracteres alfanuméricos e o primeiro digito tem de ser uma letra maiúscula. Em caso de necessidade de alterar a password de um utilizador, editar o utilizador em causa conforme indicado no ponto ii. Editar um utilizador já existente e clicar no botão alterar Password. O SIM irá abrir um novo ecrã, onde serão apresentadas 2 possibilidades de alteração de password (Ver fig.9).

10 Page10 Fig.8 Fig.9

11 Page11 Alteração manual (Ver fig.10) Inserir a palavra-passe antiga do utilizador no campo Password, a nova no campo Nova Password e clicar no botão Guardar. A nova palavra-passe deverá ser comunicada ao utilizador para fazer novo login e voltar a alterar a sua password, conforme explicado em Criar novo utilizador. Fig.10 Alteração automática(ver fig.11) Clicar no botão Renovar Password, o SIM irá gerar uma password aleatória de forma automática, que deverá ser transmitida ao utilizador para fazer novo login e voltar a alterar a sua password, conforme explicado no ponto i. Criar novo utilizador.

12 Page12 Fig.11 e) Perfil de Utilizador No módulo de Administração este perfil tem acesso a 2 opções de menu: Área de Password Fig.12 Cada utilizador pode efectuar a gestão da sua password de forma autónoma. Ao clicar neste botão, O SIM irá abrir um novo ecrã, onde são apresentadas 2 possibilidades de alteração de password. Alteração manual (Ver fig.13) Inserir a palavra-passe antiga no campo Password, a nova no campo Nova Password e clicar no botão Guardar. O SIM estabelece como regra que a password tem de ter no mínimo 8 caracteres alfanuméricos e o primeiro digito tem de ser uma letra maiúscula.

13 Page13 Fig.13 Alteração automática (Ver fig.14) Clicar no botão Renovar Password, o SIM irá gerar uma password aleatória de forma automática, que será apresentada ao utilizador.

14 Page14 Fig.14 Sair da Administração Este botão permite a saída do módulo de Administração e efectua o retorno à fila de tarefas do utilizador (Ver fig.12). 3. Filas de Tarefas Trata-se do ecrã que contém genericamente todos os processos pendentes de uma acção por parte do utilizador, seja por motivo de comunicações recebidas, autorizações em tratamento ou autorizações pendentes de facturação. O acesso ao detalhe de cada registo é efectuado através da sua selecção directa na fila (duplo clique), e a informação relativa ao registo é mostrada no ecrã (Ver fig.15). A estrutura do SIM contempla dois tipos de filas de tarefas: Autorizações e Facturação. Estas duas filas são comuns a todos os utilizadores com perfil definido para aceder.

15 Page15 a) Fila de autorizações Fig.15 Trata-se do ecrã que o SIM apresenta por defeito após efectuar o login no sistema. Este ecrã destina-se a apresentar todos os processos que se encontram pendentes de uma acção pelos utilizadores, isto é, pedidos de autorização em rascunho, aprovados ou aprovados parcialmente, cancelados ou com comunicações pendentes de resposta. A ordenação dos pedidos na fila é feita da seguinte forma: i. Processos de carácter prioritário, conforme critérios da LeasePlan ii. Processos com comunicações pendentes de tratamento iii. Restantes processos Dentro de cada critério, a ordenação é efectuada de forma cronológica, ou seja, o processo mais antigo estará no inicio da fila e o mais recente surgirá em seguida.

16 Page16 b) Fila de facturação Fig.16 Este ecrã é acedido através da área D do SIM (Ver ponto 1.b deste Manual), e destina-se a apresentar todos os processos que se encontram pendentes de facturação, isto é, pedidos de autorização aprovados ou aprovados parcialmente, para os quais a fase de facturação não tenha sido ainda efectuada. A ordenação dos pedidos na fila é feita de forma cronológica, do mais antigo a ter entrado na fila até ao mais recente. O acesso ao detalhe de cada registo é efectuado através da sua selecção directa na fila (duplo clique), e a informação relativa ao registo é mostrada no ecrã (Ver fig.16). 4. Pesquisa Acedido através do botão Pesquisa da área B do SIM (Ver ponto 1.b deste Manual), esta janela permite efectuar pesquisas em todos os processos associados à Oficina, existentes na base de dados do SIM, independentemente do seu estado. Da mesma forma que nas filas de tarefas, os detalhes de cada processo podem ser visualizados, bastando efectuar um duplo clique na linha que se pretende consultar (Ver fig.17).

17 Page17 Na área superior do ecrã a (Ver fig.17) encontram-se todos os campos pesquisáveis, devendo ser preenchidos com a opção pretendida. Após selecção dos critérios, é necessário clicar no botão b que se encontra no canto superior esquerdo da janela (lupa), para que a aplicação efectue a pesquisa e retorne os resultados na grelha inferior c. Em caso de necessidade, os resultados da pesquisa poderão ser exportados para um ficheiro em formato MS Excel para ser trabalhados externamente à aplicação. Para o efeito, basta clicar no botão Exportar Excel ( d ) b a d c Fig.17

18 Page18 5. Autorizações a) Módulo de Autorização O módulo de Autorização fica disponível através do botão Nova existente na área B do SIM (Ver ponto 1.b deste Manual). Após clicar no botão, o SIM mostrará dois campos de preenchimento obrigatório: Matrícula e Tipo de intervenção (Ver fig.18). Fig.18 Matrícula: indicar a matrícula do veículo sem separadores (Ex. 1234AA e não AA) Tipo: Define o tipo de autorização a ser efectuado, Pneus ou Manutenção. Os vários tipos ficam disponíveis de acordo com o perfil de acesso de cada fornecedor e utilizador. Após preenchimento dos dados, deverá clicar no botão Pesquisar. Seguidamente, o SIM irá apresentar o módulo de Autorização, composto inicialmente por 4 secções (Ver fig.19): Informação de gestão da autorização e botão de saída do módulo (A)

19 Page19 Separador Dados gerais (B) Separador Autorização (C) Área de dados e gravação (D) Posteriormente e no decurso do registo da autorização irão ser apresentados pelo SIM outros dois separadores, Anexos e Comunicações, cujo funcionamento será detalhado mais à frente neste manual. Por defeito, o módulo é sempre iniciado com o separador Autorização (B) já disponível. Informação de gestão da Autorização (A) A B C Botão de gravação D Fig.19 Esta secção mostra os seguintes dados de registo da autorização: Nº de registo do pedido do SIM Nº de autorização LeasePlan Estado actual da autorização Matrícula do veículo Tipo de intervenção

20 Page20 Separador Dados Gerais Fig.20 Este separador permite visualizar dados básicos do veículo: Matrícula Marca Modelo Versão Tipo de combustível Ano de Construção Data de matrícula Nº de Chassis ou VIN

21 Page21 Separador Autorização Fig.21 É neste separador que devem ser registados todos os dados gerais relativos à intervenção a ser efectuada, e onde consta a informação de actualização do registo. Os campos indicados a vermelho são de preenchimento obrigatório, os campos com fundo branco são para preenchimento facultativo e ajuda para a gestão interna do fornecedor, e os campos com fundo cinzento só podem ser consultados. Campos obrigatórios: Kms Actuais: indicar a quilometragem do veículo, verificada no conta-km Data Entrada: indicar a data em que o veículo deu entrada na oficina. O SIM apresenta uma funcionalidade de calendário associada a este campo (Ver fig.22)

22 Page22 Fig.22 Pneus Originais: esta secção pode ou não ser apresentada pelo SIM para preenchimento (Ver fig.23): o Marca: Marca dos pneus equipados na viatura o Modelo: Modelo dos pneus o Medidas pneus frente: o preenchimento do campo obedece à regra de composição Secção/Série, estrutura, jante, índice de carga, índice de velocidade (Ex. 205/40R17 80W). A medida que o campo for preenchido, o SIM irá apresentando opções de medida disponíveis, de forma a facilitar o seu preenchimento correcto o Medidas pneus traseiros: regra de preenchimento idêntica ao ponto anterior.

23 Page23 Fig.23 Uma vez preenchidos os campos necessários, o utilizador deverá gravar a informação no SIM, mediante o botão de gravação. Após gravação dos dados da autorização, ficará disponível um novo separador Anexos, cujo funcionamento é explicado na secção Separador- Anexos deste capítulo.

24 Page24 Separador Autorização Detalhe de operações Após gravação dos dados gerais da autorização, o SIM irá disponibilizar o ecrã de resumo do detalhe da intervenção (Ver fig.24), onde poderão ser visualizadas todas as operações que compõem o pedido de autorização. Para efectuar o registo de uma operação, é necessário clicar no botão para adicionar registo situado no canto superior direito do resumo. Adicionar Serviço Fig.24

25 Page25 Botão de gravação Fig.25 É neste ecrã (Ver fig.25) que são registadas todas as operações que compõem a autorização. Para registar uma operação, basta activar a(s) caixa(s) de verificação situada à frente de cada linha, preencher os dados necessários, e gravar os registos no botão de gravação do ecrã. Os dados a preencher diferem de acordo com o tipo de operação seleccionada e poderão ser: Identificação da posição da roda intervencionada Definir o valor da intervenção seleccionada Comentar o motivo da solicitação É possível seleccionar mais do que uma operação em simultâneo, com excepção de operações que impliquem a indicação da posição. Nesses casos, cada operação deverá ser solicitada separadamente, executando novamente o procedimento indicado no início deste ponto. 1. Substituição de Pneus (Ver fig.26) Esta será a operação que exige um tipo de preenchimento de informação mais detalhado. A esta operação está sempre associada a taxa de reciclagem de pneus usados. Ao selecionar esta operação, ficam disponíveis para preenchimento todos os campos e caixas de verificação associadas, devendo ser preenchidos, pela seguinte ordem: a. Posição dos Pneus a substituir b. Indicação de rotação dos Pneus

26 Page26 c. Marca do novo Pneu Seleccionar na lista apresentada pelo SIM d. Medida do novo Pneu - O preenchimento do campo obedece à regra de composição Secção/Série, estrutura, jante, índice de carga, índice de velocidade (Ex. 205/40R17 80W). A medida que o campo for preenchido, o SIM irá apresentando opções de medida disponíveis, de forma a facilitar o seu preenchimento correcto. e. Modelo do novo Pneu Seleccionar na lista apresentada pelo SIM f. Marcação do novo Pneu Seleccionar na lista apresentada pelo SIM g. Altura do piso do Pneu usado (em mm). h. Dot do Pneu usado (semana/ano) i. Marca do Pneu usado Seleccionar na lista apresentada pelo SIM j. Medida do Pneu usado - O preenchimento do campo obedece à regra de composição Secção/Série, estrutura, jante, índice de carga, índice de velocidade (Ex. 205/40R17 80W). A medida que o campo for preenchido, o SIM irá apresentando opções de medida disponíveis, de forma a facilitar o seu preenchimento correcto. k. Modelo do Pneu usado l. Motivo de substituição do Pneu usado Seleccionar na lista apresentada pelo SIM Fig.26

27 Page27 2. Equilibragens de rodas, Válvulas (Ver fig.27) No caso de substituição de pneus, os equilíbrios ficam automaticamente seleccionados bem como as suas posições.nos casos em que não existe substituição de pneus é necessário indicar a posição da roda a equilibrar. Nos casos em que é necessário solicitar válvulas para uma posição que já esteja seleccionada para substituir um pneu ou equilibrar uma roda, tem de ser criada uma nova linha de pedido. 3. Jantes, desempeno de jantes, câmaras de ar, furos (Ver fig.27) Deverá ser indicada a posição da roda intervencionada, o valor de cada operação e desconto aplicável (excepto furos), e o campo motivo. 4. Alinhamento 1 eixo, alinhamento 2 eixos (Ver fig.27) Não existe necessidade de preencher dados adicionais. 5. Teste de amortecedores, kit de reparação de furos (Ver fig.27) Deverá ser indicado o valor da operação, respectivo desconto aplicável, e o campo motivo. Fig.27

28 Page28 Será possível editar e apagar registos criados previamente, somente enquanto a autorização não tiver sido submetida para análise. Para visualizar ou editar registos já criados, estes são acedidos mediante um duplo clique na linha de operação em causa a partir do ecrã de resumo do detalhe da intervenção. Esta acção irá abrir novamente a janela de detalhe de operações, sendo assim possível alterar os registos desejados. Para apagar registos, existem duas possíbilidades: o No ecrã de resumo do detalhe de operações (Ver fig.28), activar a caixa de verificação correspondente à linha que se pretende eliminar e clicar no botão de eliminação. A linha irá desaparecer do ecrã. Activar caixa de verificação Botão de eliminação Fig.28 o No ecrã de resumo do detalhe de operações, editar a linha que se pretende eliminar (Ver fig.29) e desactivar a caixa de verificação correspondente à operação que pretende eliminar (Ver fig.30). O registo será eliminado.

29 Page29 ATENÇÃO: Ao clicar no botão de eliminação no ecrã de detalhe de operações, todos os registos seleccionados por defeito serão eliminados, sem possibilidade de recuperação (Ver fig.30). Selecionar e editar linha Fig.29

30 Page30 ATENÇÃO: Botão de eliminação de todos os registos Retirar selecção da linha Fig.30 Separador Autorização Submeter para análise Uma vez preenchidos e gravados todos os dados do pedido, este deve ser submetido para análise pelo SIM, clicando no botão Submeter demonstrado na imagem (Ver fig.31). Caso a autorização tenha sido aprovada automaticamente, o SIM informará através de mensagem e a autorização ficará na fila de tarefas a aguardar tratamento. Caso não tenha ficado aprovada de forma automática, o SIM emitirá uma informação nesse sentido, e a autorização não irá aparecer na fila de tarefas do utilizador até ser tratada manualmente por um utilizador da LeasePlan e submetida novamente para a fila do fornecedor, onde poderá ser editada ou visualizada novamente.

31 Page31 Fig.31 Separador Anexos Conforme referido anteriormente, este separador surge após gravação dos dados gerais da autorização (Ver fig.32). O seu objectivo é permitir a introdução de documentos de suporte ao processo, sendo possível anexar vários formatos de documentos, desde que o seu tamanho não exceda os 10 MB. Um anexo gravado passa a ser parte integrante de um pedido de autorização, e já não pode ser removido.

32 Page32 Botão adicionar Fig.32 Para anexar novos documentos: 1. Clicar no botão adicionar presente no ecrã (Ver fig.32). O SIM irá apresentar a janela de introdução de documentos, com 2 campos de texto livre e de preenchimento obrigatório (Ver fig.33): o Nome: identificação do documento anexado (ex. Orçamento ou Fotografia ) o Assunto: Conforme o nome indica, texto que suporte o envio do anexo 2. Clicar no botão Selec. Ficheiros, de forma a poder seleccionar o documento que se pretende anexar. Após carregamento do ficheiro, o nome deste passará a constar no campo Ficheiro da janela. 3. Gravar o registo no SIM, clicando no botão de gravação.

33 Page33 Fig Após gravação, o SIM retorna ao separador Anexo, que agora apresenta um alerta de presença de anexos no separador, e uma linha correspondente ao anexo gravado anteriormente (Ver fig.34)

34 Page34 Alerta Fig.34 Para consultar anexos existentes: 1. Ao efectuar duplo clique na linha correspondente ao anexo (Ver fig.35), o SIM apresenta o detalhe dos campos Nome e Assunto (Ver fig.36). Fig.35

35 Page35 Fig Ao clicar no ícone do anexo na linha em causa (clique único), o SIM irá permitir a abertura do anexo (Ver fig.37). Típicamente irá aparecer uma caixa de diálogo do sistema operativo do seu PC a confirmar o pedido de abertura do ficheiro. A título de exemplo, mostramos uma caixa de díalogo do Windows (Ver fig.38).

36 Page36 Fig.37 Fig.38

37 Page37 Exemplos de fomatos de ficheiros aceites pelo SIM: - MS Office (MS Excel, MS Word...),.PDF, imagens e.txt. Não serão aceites pelo SIM formatos do tipo.exe,.com ou.msi. Separador Comunicações Este separador está destinado a criação e recepção de mensagens curtas, do tipo pergunta-resposta, associadas à autorização (Ver fig.39). Esta funcionalidade só fica disponível após tratamento da autorização pela LeasePlan, não estando visível na fase de criação da autorização. No caso da recepção de comunicação, o separador apresenta um alerta de presença de nova mensagem, tal como o separador Anexos explicado anteriormente. Enquanto existir uma Comunicação pendente de resposta o SIM não permite criar uma nova para a mesma autorização, nem permite encerrar a autorização. Criação de uma comunicação: Nova Comunicação Fig.39

38 Page38 1. Clicar no botão de criação de novo registo (Ver fig.39). O SIM irá apresentar uma nova janela com dois campos de introdução de texto livre (Ver fig.40): Título: Para indicação do Objectivo da comunicação Assunto: Para preenchimento do corpo do texto 2. Clicar no botão submeter. A comunicação será enviada de imediato para a LeasePlan, para leitura e resposta (Ver fig.40). Fig O SIM retorna ao ecrã principal da comunicação, mostrando o registo entretanto criado. Para consultar a comunicação basta clicar (duplo clique) na linha em causa e o SIM irá reabrir a janela anteriormente descrita (Ver fig.41).

39 Page39 Fig A autorização onde a comunicação foi criada irá ficar na fila de tarefas de autorizações, indicando a situação Com. Enviada, a aguardar resposta da LeasePlan (Ver fig.42).

40 Page40 Fig.42 Recepção de uma comunicação: 1. No caso de recepção de uma nova comunicação ou de uma resposta, a fila de tarefas apresenta a autorização com a Situação Com. Recebida (Ver fig.43).

41 Page41 Fig.43 Para consultar a comunicação, bastará seleccionar a linha da autorização (duplo clique) e o separador correspondente às comunicações. No separador, as comunicações não lidas apresentam um ícone identificativo (Ver fig.44).

42 Page42 Fig.44 Ao clicar na linha da comunicação, o SIM irá mostrar a comunicação inicial e a respectiva resposta (Ver fig.45).

43 Page43 Fig.45

44 Page44 Anexo I Simbologia de Botões utilizados no SIM - apagar pesquisas efectuadas - Pesquisa de entidades (Ex: fornecedores) - Pesquisa - Eliminar data seleccionada - Escolher Data - Detalhe entidades - Seleccionar todas as linhas - Aprovar linhas seleccionadas - Retirar selecção linhas - Rejeitar linhas seleccionadas - Modo Edição para Supervisores - Sair Modo Edição Supervisores - Consultar / Facturar - Sair Autorização aberta - Salvar Autorização / Serviços - Transferir Autorização - Bloquear Autorização - Desbloquear Autorização - Submeter Autorização

45 Page45 - Cancelar Autorização - Ajuda - Adicionar Notas/Anexos/Comunicação/Serviços - Voltar Administração: - Adicionar Departamento - Adicionar Equipa - Novo Utilizador - Associar utilizador - Novo utilizador em Gestão de Oficinas