Camil Alimentos S/A Política de Suprimentos Ref.: SUP-N-001/13 Revisão: 03 Emissão: 02/06/2016 Qtd. pág.: 7 Elaborado: Allan Wziontek Revisado: João Stefaneli e Sandro M. Façanha Aprovado: José Rubens e Julio Cesar Garcia Dantas Índice I. OBJETIVO... 2 II. ABRANGÊNCIA... 2 III. DEFINIÇÕES... 2 IV. RESPONSABILIDADES... 2 V. POLÍTICA... 3 1- Políticas Gerais... 3 2- Identificação das necessidades de compras... 4 3- Cadastro de fornecedores... 4 4- Homologação de fornecedores... 4 5- Solicitação de compra... 4 6- Cotação de preços, negociação e pedido de compra... 5 7- Compras com contratos... 6 8- Compras de baixo valor... 6 9- Compras emergenciais... 6 10-Recebimento e lançamento físico de materiais... 7 11-Lançamento fiscal de nota de materiais e serviços... 7 12-Adiantamento a fornecedores... 8 13-Considerações finais... 8 VI. REFERÊNCIAS... 8 VII. ANEXOS... 8 VII. HISTÓRICO DE REVISÕES... 8 Antes de imprimir pense em seu compromisso com o meio ambiente. Pág. 1/7 Política de Suprimentos
I. OBJETIVO Estabelecer política para padronização das compras realizadas pela Camil Alimentos S/A e Ciclo Logística Ltda. II. ABRANGÊNCIA Todas as suas unidades da Camil Alimentos S/A e Ciclo Logística Ltda. III. DEFINIÇÕES 1. Briefing de cotação: Cotação de preços de mercado para definição de compra. 2. Budget: Orçamento. 3. Homologação de fornecedores: Atestar a aptidão do fornecedor para fornecimento de material e/ou prestação de serviços. 4. MDA: Documento interno, aprovado pela Diretoria Financeira, que formaliza as alçadas de aprovação. 5. Pedido de Compra: Documento que formaliza a compra, contendo todas as condições de negociação conforme a solicitação de compra, gerado através do programa do EMS2 CC0300. 6. Solicitação de Compra: Registro da necessidade de uma compra, criada e aprovada pela área solicitante. IV. RESPONSABILIDADES 1. Suprimentos 1.1 Receber e analisar as requisições de compras, selecionar fornecedores, efetuar cotações, emitir pedidos de compras e garantir o cumprimento de prazos. 1.2 Arquivar as cotações e os formulários de regularização de compras por 2 (dois) anos. 2. Áreas demandantes 2.1 Verificar se há budget disponível para compra. 2.2 Incluir as solicitações de compras no sistema Datasul. 2.3 Justificar compras emergenciais ou fora da política. 3. Controladoria - Cadastro 3.1 Cadastrar todos os fornecedores no sistema Datasul. 4. Planejamento Corporativo 4.1 Planejar e controlar todas as compras de matéria-prima para todas as unidades Camil, de acordo com as necessidades da empresa, no segmento de Açúcar. 4.2 Planejar e controlar todas as compras de embalagens para todas as unidades Camil, de acordo com as necessidades da empresa, nos segmentos de Açúcar e Grãos. 4.3 Realizar o acompanhamento mensal das compras Previstas x Realizadas. Antes de imprimir pense em seu compromisso com o meio ambiente. Pág. 2/7 Política de Suprimentos
5. Controle de Qualidade 5.1 Aprovar o recebimento de matéria-prima e embalagens de Açúcar, Grãos e Pescados, mediante análise das especificações cabíveis. 6. Áreas envolvidas na Política de Suprimentos 6.1 Informar a área de Auditoria Interna sempre que houver necessidade de atualização dos procedimentos e políticas relacionados a Suprimentos. V. POLÍTICA 1. POLÍTICAS GERAIS 1.1 Os processos de compras devem ser realizados com imparcialidade e objetividade, visando a melhor relação custo-benefício. 1.2 O processo de homologação do fornecedor deve possuir metodologias claras e isentas para qualificação. 1.3 A área de Suprimentos deverá sempre ser envolvida nas relações comerciais e negociações junto aos fornecedores, inclusive compras específicas / técnicas. São consideradas exceções apenas as compras previstas abaixo: TIPO DE COMPRA Serviços logísticos (transportes de produtos, pessoas, combustíveis Logística (exceto GLP), armazenagem). Serviços públicos (energia, água, taxas, tributos). RESPONSÁVEL Unidade (Industrial) 1.4 Quando não houver uma equipe de vendas direta no fornecedor, as negociações somente devem ocorrer por intermédio de representantes comissionados. 1.5 As informações de fornecedores ou participantes de processos de cotação são sigilosas e não podem ser divulgadas a empresas fora da Camil Alimentos S/A e Ciclo Logística Ltda. sem autorização prévia. 1.6 Todas as compras devem ser realizadas de acordo com o código de ética, seguindo as diretrizes abaixo: a. Não utilizar a função de compras ou informações privilegiadas para obter vantagens para si ou para terceiros; b. Não aceitar brindes, presentes e entretenimento em desacordo com o item 3 do Código de Ética; c. Não contratar parentes e amigos, como pessoa jurídica ou fornecedores de materiais ou serviços à Empresa, em desacordo com o item 4 do Código de Ética; d. Não omitir ou adulterar informações com qualquer objetivo; e e. Não fracionar compras com o intuito de reduzir as alçadas de aprovação. 1.7 Todas as compras devem ser realizadas mediante solicitação e pedido de compra, devidamente aprovados no sistema Datasul. Para as compras de matéria-prima principal e embalagens são dispensadas as solicitações de compra. 1.8 Para todas as notas fiscais que chegarem na Camil deverá haver um pedido previamente aprovado com exceção dos pedidos emergenciais. Antes de imprimir pense em seu compromisso com o meio ambiente. Pág. 3/7 Política de Suprimentos
2. IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES DE COMPRAS 2.1 A identificação das necessidades de compras deve ser realizada conforme os procedimentos SUP- P-002/16 - Identificação das Necessidades de Compra - MP e Embalagem e SUP-P-003/16 - Identificação das Necessidades de Compra - Itens não produtivos. 2.2 Deve ser realizado mensalmente acompanhamento formal das compras Planejadas X Realizadas. 2.3 Deve ser elaborado anualmente e revisado periodicamente planejamento para compras de embalagens das linhas de Açúcar, Grãos e Pescados e para as ações de Marketing e Trade. 2.4 Toda necessidade de alteração no Planejamento de Vendas e de Compras, respectivamente, deve ser comunicada imediatamente as áreas de Planejamento Corporativo e Suprimentos. 3. CADASTRO DE FORNECEDORES 3.1 Todos fornecedores devem ser devidamente cadastrados no sistema Datasul conforme o procedimento SUP-P-004/16- Seleção, Homologação e Cadastro de Fornecedor. 3.2 O prazo para cadastro de fornecedores é de 24 (vinte e quatro) horas. 4. HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES 4.1 Os fornecedores de matéria-prima, insumos e embalagem dos segmentos de Açúcar, Grãos e Pescados, devem ser homologados conforme o procedimento SUP-P-004/16- Seleção, Homologação e Cadastro de Fornecedor. 5. SOLICITAÇÃO DE COMPRA 5.1 Todas as necessidades de compras de material e serviços, com exceção de materiais diretos, devem ser formalizadas no sistema Datasul, através da solicitação de compra, conforme item 3 (três) do procedimento SUP-P-003/16 - Identificação das Necessidades de Compra - Itens não produtivos. 5.2 As solicitações de compra devem ser aprovadas conforme alçadas definidas. 6. COTAÇÃO DE PREÇOS, NEGOCIAÇÃO E PEDIDO DE COMPRA 6.1 Os briefings de cotação solicitados pelas áreas de Marketing e Trade e o retorno da área de Suprimentos devem ser formalizados conforme item 2 (dois) do procedimento SUP-P-003/16 - Identificação das Necessidades de Compra - Itens não produtivos. 6.2 Todas as negociações e efetivações de compras devem ser realizadas conforme os procedimentos listados abaixo, de acordo com o tipo de compra: a. SUP-P-005_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Açúcar; b. SUP-P-006_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Arroz; c. SUP-P-007_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Embalagem; d. SUP-P-008_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Grãos (exceto arroz); e. SUP-P-009_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Itens não produtivos; f. SUP-P-010_16 - Negociação e Efetivação de Compras - MP importada; ou g. SUP-P-011_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Pescados. Antes de imprimir pense em seu compromisso com o meio ambiente. Pág. 4/7 Política de Suprimentos
6.3 A área de Suprimentos deve iniciar o processo de cotação e negociação somente mediante solicitação de compra, devidamente preenchida e aprovada no sistema Datasul, com exceção das solicitações de briefing de cotação de Marketing e Trade. 6.4 As cotações devem ser realizadas seguindo os critérios abaixo: VALOR TOTAL DA COMPRA QUANTIDADE DE COTAÇÕES Até R$ 1.000 Mínimo 01 De R$ 1.001 à R$ 3.000 Mínimo 02 Acima de R$ 3.000 Mínimo 03 6.5 6.5 As cotações de preços devem ser realizadas e se necessário, reportadas às áreas solicitantes no prazo de 5 (cinco) dias úteis. 6.6 6.6 Todas as cotações de preços devem ser formalizadas e arquivadas por um período de 2 (dois) anos. 6.7 Caso o fornecedor selecionado não apresente a menor cotação, o gestor da área solicitante ou o gestor de Suprimentos deve justificar formalmente a seleção de outro fornecedor, através do formulário A1 SUP-N-001/13 Formulário de Justificativa_Regularização de compra (Anexo 1). 6.8 Os pedidos de compras devem ser aprovados conforme alçadas definidas no documento MDA no prazo de 48 (quarenta e oito) horas. 6.9 Os pedidos de compras devem ser enviados ao fornecedor somente após aprovação por alçada competente. 6.10 Caso haja necessidade de cancelamento de pedidos de compra, estes devem ser feitos através do sistema Datasul. 6.11 Deve ser realizado mensalmente, pelo gestor de Suprimentos, controle do histórico de compras, a fim de identificar variações significativas de preço dos itens. 7. COMPRAS COM CONTRATOS 7.1 Todos os fornecimentos e serviços contínuos devem ser formalizados através de contrato, sob orientação do jurídico. 7.2 Os fornecimentos/serviços não contínuos devem ser suportados pela proposta emitida pelo fornecedor, assinada por ambas as partes. 8. COMPRAS DE BAIXO VALOR 8.1 As compras de até R$ 1.000,00 que não sejam referentes a materiais estratégicos (matéria-prima, embalagens, insumos industriais) ou estejam previstas em contrato de fornecimento, podem ser efetuadas diretamente pelas unidades que possuem compradores locais, seguindo as mesmas premissas definidas nesta Política. 9. COMPRAS EMERGENCIAIS 9.1 Compras emergenciais são aquelas que se enquadrem em um ou mais dos seguintes requisitos: a. A situação apresenta risco iminente de segurança para pessoas, meio-ambiente, instalações ou equipamentos; b. Necessidade de serviço urgente para restabelecer a operação em casos de incêndio, inundação, desmoronamento ou demais acidentes em propriedades móveis ou imóveis da Empresa; e Antes de imprimir pense em seu compromisso com o meio ambiente. Pág. 5/7 Política de Suprimentos
c. Existência de risco iminente de parada na produção da unidade industrial. 9.2 Para os casos de compras emergenciais, a área solicitante deve apresentar à área de Suprimentos o A1 SUP-N-001/13 Formulário de Justificativa/Regularização de compra (Anexo 1), devidamente preenchido e assinado pelo solicitante, pelo gestor da área e pelo diretor, junto com a respectiva nota fiscal, no prazo de 4 (quatro) dias úteis de antecedência à data de pagamento. 9.3 O Formulário de Justificativa/Regularização de compra também deverá ser utilizado para os casos em que a nota fiscal chegar à Camil sem o devido pedido previamente aprovado. 9.4 A área de Suprimentos deve emitir o pedido de compra somente mediante o recebimento do A1 SUP-N-001/13 Formulário de Justificativa/Regularização de compra devidamente aprovado. 9.5 Os Formulários de Justificativa/Regularização de compra devem ser arquivados durante 2 (dois) anos pela área de Suprimentos. 10. RECEBIMENTO E LANÇAMENTO FÍSICO DE MATERIAIS 10.1 O recebimento de matérias deve ser realizado conforme os procedimentos SUP-P-012_16 - Recebimento de Materiais Não Produtivos e Serviços e SUP-P-013_16 - Recebimento de MP e Embalagens. 10.2 O recebimento de materiais deve ser realizado mediante conferência do pedido de compra, nota fiscal e quantidade recebida. 10.3 Caso as informações referentes à quantidade e valor apresentem divergências, a área de Suprimentos deve ser comunicada, a fim de avaliar juntamente com a área de Produção se o item é imprescindível para o funcionamento da produção. Se necessário, o item deve ser recebido e a área de Suprimentos deve negociar as divergências com o fornecedor. 10.4 O recebimento de embalagens deve ser realizado mediante análise e aprovação da área de Qualidade da unidade. No caso das unidades de produção terceirizada, o relacionamento com o fornecedor deve ser realizado por colaborador próprio. 10.5 O recebimento de itens solicitados pelas áreas de Marketing e Trade deve ser realizado somente mediante análise e aprovação das áreas requisitantes. 10.6 As notas fiscais de materiais devem ser enviadas à área de Recebimento Fiscal no mesmo dia do recebimento do material. 11. LANÇAMENTO FISCAL DE NOTAS DE MATERIAIS E SERVIÇOS 11.1 Lançamento fiscal de notas de materiais e serviços deve ser realizado conforme os procedimentos SUP-P-012_16 - Recebimento de Materiais Não Produtivos e Serviços e SUP-P-013_16 - Recebimento de MP e Embalagens. 11.2 Todas as notas fiscais de materiais e serviços devem ser lançadas no sistema Datasul, mediante saldo disponível no pedido de compra. 11.3 Devido aos pagamentos ocorrerem às quartas-feiras, as notas fiscais de serviços devem ser entregues à área de Recebimento Fiscal com antecedência de no máximo 7 (sete) dias à data de pagamento, respeitando a condição de pagamento acordada com o fornecedor. 11.4 11.4 As notas fiscais de materiais e serviços devem ser lançadas no sistema Datasul no prazo de 1 (um) dia útil após o recebimento da nota. 12. ADIANTAMENTO A FORNECEDORES Antes de imprimir pense em seu compromisso com o meio ambiente. Pág. 6/7 Política de Suprimentos
11.5 Os adiantamentos a fornecedores devem estar previstos nas propostas comerciais e podem ser realizados somente em casos estritamente justificáveis, após análise de crédito. 13. CONSIDERAÇÕES FINAIS 11.6 Casos excepcionais e não contemplados nesta política devem ser justificados e formalmente aprovados pela Diretoria. 11.7 Compras realizadas fora desta Política sem as devidas justificativas serão consideradas como falta grave e estarão sujeitas às sanções conforme estabelecidas no Comitê de Ética. VI. REFERÊNCIAS 1. SUP-P-002/16 - Identificação das Necessidades de Compra - MP e Embalagem. 2. SUP-P-003/16 - Identificação das Necessidades de Compra - Itens não produtivos. 3. SUP-P-004/16- Seleção, Homologação e Cadastro de Fornecedor. 4. SUP-P-005_16 - Negociação e Efetivação de Compras Açúcar. 5. SUP-P-006_16 - Negociação e Efetivação de Compras Arroz. 6. SUP-P-007_16 - Negociação e Efetivação de Compras Embalagem. 7. SUP-P-008_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Grãos (exceto arroz). 8. SUP-P-009_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Itens não produtivos. 9. SUP-P-010_16 - Negociação e Efetivação de Compras - MP importada. 10. SUP-P-011_16 - Negociação e Efetivação de Compras - Pescados. 11. SUP-P-012_16 - Recebimento de Materiais Não Produtivos e Serviços. 12. SUP-P-013_16 - Recebimento de MP e Embalagens. VII. ANEXOS 1. A1 SUP-N-001/13 Formulário de Justificativa/Regularização de compra. VIII. HISTÓRICO DE REVISÕES Rev. 01: 25/02/2013 Rev. 02: 24/02/2014 Rev. 03: 18/05/2016 Publicação 02/06/2016 Antes de imprimir pense em seu compromisso com o meio ambiente. Pág. 7/7 Política de Suprimentos