PROCEDIMENTO DE SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO

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1 Ref. - Assunto Página: 1 / 8 de Publicação: : Responsáveis: ATIVIDADE NOME CARGO Elaboração Controles Internos Revisores Carlos Rogério Ferraresi Gerente Adm. e Financeiro Aprovação Alessandro Millan Diretor Adm. e Financeiro Homologação Alessandro Millan Diretor Adm. e Financeiro

2 2 / 8 ÍNDICE I. OBJETIVO... 3 II. ABRANGÊNCIA... 3 III. DEFINIÇÕES... 3 IV. RESPONSABILIDADES... 3 V. PROCEDIMENTOS Tipos de Despesas Fluxo para pagamento Monitoramento e Controle... 5 VI. CONFIDENCIALIDADE... 6 VII. SANÇÕES DISCIPLINARES... 6 VIII. ANEXO I... 7 IX. HISTÓRICO DE REVISÕES... 8

3 I. OBJETIVO 3 / 8 Estabelecer as normas e procedimentos gerais para o processo de Solicitação de Pagamento de despesas sem pedido de compras. II. ABRANGÊNCIA Aplica-se á MOGIANA ALIMENTOS S.A. III. DEFINIÇÕES Nota Fiscal (NF) Documento obrigatório após qualquer transação de venda de produtos e/ou serviços adquiridos por terceiros através de uma Pessoa Jurídica. Documento legal Qualquer documento que possua relevância jurídica perante a lei para que possa comprovar um fato ou constituir um direito. IV. RESPONSABILIDADES Cada Setor/Departamento será responsável por identificar a própria necessidade de efetuar uma aquisição não vinculada ao Departamento de Compras e seguir com as instruções e normas descritas neste procedimento. V. PROCEDIMENTOS O procedimento relacionado ao processo de solicitação de pagamento sem pedido de compras tem início a partir da aquisição de um serviço e/ou material não-produtivo cujo valor não ultrapasse R$ 00,00 (mil reais), de acordo com a Política de Compras, ou na aquisição de demais Serviços, Despesas Administrativas, Financeiras ou de Pessoal, no qual não são vinculadas á pedidos de compras e que serão tratadas nesse procedimento. 1 - Tipos de Despesas Serviços Consumo de Energia Elétrica Combustíveis e Lubrificantes Aluguéis Cartório Correios Comunicação e Telefonia Importação de compras

4 4 / 8 Fretes sobre vendas e intercompany Serviços de Consultoria/Auditoria Serviços Jurídicos Externos Serviços de Marketing Serviços de Limpeza Serviços de Locação de Frota Serviços de Análises Laboratoriais Serviços de Impressão Serviços de Promotores de Vendas (terceirizados) Serviços de Despachantes Aduaneiros Serviços de Operador Logístico Serviços de Tecnologia da Informação Materiais não-produtivos Aquisição de materiais de escritório e manutenção em geral, que não possuem controle físico em estoque, desde que respeitado o limite de valor informado neste documento e na Política de Compras Despesas Administrativas e Financeiras Impostos, Taxas e Encargos Despesas bancárias Cartão Corporativo Reembolso de Despesas e Viagens Seguros Treinamentos Jornais e Revistas Associação de Classe Multas / Infrações Despesas Gente e Gestão Salários e Encargos Convênio Médico Convênio Odontológico Alimentação (Restaurante Interno) Refeição (Cartão) Combustível (Cartão) Consignado Serviços de Transporte Fretado Pensão Alimentícia

5 1.5 - Despesas Comerciais Pagamento de devolução/crédito á clientes Reembolso de valores através do SAC Verbas contratuais de Key Account 5 / Fluxo para pagamento Setor/Departamento solicitante a. Requisitante fará a solicitação de pagamento através do preenchimento do Formulário de Solicitação de Pagamento (Anexo I) contendo a nota fiscal e/ou outro documento legal que comprove a despesa. b. Providenciará as devidas aprovações, de acordo com a alçada da Política de Aprovações. c. Enviará o processo completo para Controladoria Controladoria Tesouraria a. Realizará a conferência do processo recebido pelo setor/departamento solicitante. I. Em caso de divergências, falta de aprovações ou de documentos legais faltantes, o processo retornará ao setor/departamento solicitante para que sejam realizadas as devidas regularizações. b. Efetuará os devidos lançamentos no sistema TOTVS. c. Encaminha para Tesouraria. a. Efetuará o pagamento. b. Arquivará o processo completo. 3 - Monitoramento e Controle Todo 5º dia útil do mês subsequente ás áreas Fiscal e Controladoria disponibilizará os seguintes relatório para a Gerência Administrativa e Financeira. REGR0039 Documentos de Entrada do Sistema de Recebimento APGR001 Documentos de Contas a Pagar

6 VI. CONFIDENCIALIDADE 6 / 8 Este documento é de propriedade exclusiva da Mogiana Alimentos S.A. e não pode ser divulgado para terceiros sem autorização expressa de um membro da Diretoria. Seu uso está restrito aos profissionais diretamente envolvidos no tema de que trata e não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros. Sua reprodução total ou parcial deve ser limitada ao absolutamente necessário. VII. SANÇÕES DISCIPLINARES A não observância dos requisitos desta norma será passível de sanções disciplinares previamente definidas pelo código de conduta corporativo.

7 VIII. ANEXO I 7 / 8

8 IX. HISTÓRICO DE REVISÕES 8 / 8 Nº: : 01/01