Guia prático com os passos necessários para estruturação e implantação de uma área de Planejamento, Controladoria e Finanças em uma empresa de pequeno ou médio porte. Como implantar uma área de Planejamento Controladoria e Finanças
COMO IMPLANTAR UMA ÁREA DE PLANEJAMENTO, CONTROLADORIA E FINANÇAS Introdução... 2 O que faz a área de Planejamento, Controladoria e Finanças?... 3 Os objetivos da área de planejamento, controladoria e Finanças... 3 O profissional de controladoria... 4 Com que áreas o Gerente de Controladoria se relaciona dentro da empresa?... 4 1 Formação desejada de um Gerente de Controladoria... 5 O perfil do Controller e os princípios que devem nortear seu trabalho... 5 Definição ou contratação da equipe de controladoria... 6 Promoção de uma equipe interna de planejamento e controladoria... 6 Contratação de uma consultoria externa de planejamento e controladoria... 7 Utilizando uma abordagem mista... 7 Mais Materiais de Apoio Gratuitos... 9 Sobre Marcelo Amaral... 9 Sobre o Treasy... 9
INTRODUÇÃO Muito antes da decolagem de um avião, o piloto já deve possuir em mãos um plano detalhado com todas as informações necessárias para o voo, sendo a principal delas o destino. E com base no destino pretendido, outras informações são necessárias e sub-planos vão surgindo. É então traçada a rota, definido a quantidade de combustível necessário, o número de tripulantes para operar a aeronave e atender aos passageiros e assim por diante. Além disto, o piloto tem a sua disposição vários instrumentos de orientação para auxiliá-lo em manter-se na rota definida durante todo o voo. Mesmo com todos estes procedimentos prévios, não há nenhuma garantia que a rota será percorrida como foi planejada. Podem surgir áreas de instabilidades, ventos fortes, outras aeronaves na rota e uma série de fatores que farão com que o piloto seja obrigado a realizar pequenos desvios e ajustes de curso durante o voo. 2 A única certeza é que o destino estabelecido deve ser alcançado, e para isto o piloto utilizará os instrumentos e habilidades disponíveis para chegar ao destino. O mesmo deve (ou deveria) acontecer nas empresas, não importando o setor ou tamanho. Tudo deve começar no planejamento! Este paralelo nos ajuda a entender um pouco a necessidade do planejamento e acompanhamento para as organizações em geral. Sem eles, é como se a empresa estivesse voando sem rumo e de olhos vendados. Ao planejar a abertura de uma empresa, ou mesmo iniciar um novo exercício em uma empresa já existente, é fundamental saber o que esperamos dela, ou seja, qual o destino! Como exemplo do avião, é muito provável que as coisas não saiam exatamente como foram planejadas. Desvios sempre vão existir, mas o importante é ter sempre em mente o destino a ser alcançado. E como para o piloto, as habilidades e experiências adquiridas pelo gestor ao longo do tempo são importantes, mas sem os instrumentos apropriados fica muito mais difícil saber se o avião está voando no rumo certo! Desta forma, o controller deixa de fazer apenas papel de contador, com obrigações operacionais e pré-estabelecidas, e passa a ser um profissional voltado ao gerenciamento estratégico, necessitando para isto, ter um ótimo relacionamento interpessoal, lidar com todos os setores de uma organização e gerenciar uma equipe com real potencial em administração e conhecimento contábil abrangente. Isso vale para uma empresa que estrutura uma área de planejamento e controladoria, mas o que acontece com empresas que assim não a seguem? Na prática ocorre o efeito cachoeira, um barco que não possui direção, qualquer uma que venha tomar servirá como destino, e muitas vezes um destino perigoso e sem regresso.
O QUE FAZ A ÁREA DE PLANEJAMENTO, CONTROLADORIA E FINANÇAS? Para que uma empresa tenha diferenciação no mercado, existe a necessidade da elaboração de um processo estruturado para suportar e agilizar a tomada de decisões de forma ágil. Este processo é chamado de planejamento estratégico, e define desde as decisões relacionadas a definição de preço de entrada dos produtos no mercado até a definição da estratégia para alcançar os objetivos traçados pela empresa. E a área de planejamento e controladoria é responsável por coordenar o planejamento estratégico, o orçamento empresarial e pelo processo contínuo de geração de informações que dão suporte a tomada de decisões por parte da diretoria da empresa. A controladoria deve estar inteiramente integrada com todas as demais áreas da empresa, pois recebe e consolida as informações necessárias para elaboração de um planejamento estratégico eficiente e para gerar relatórios de acompanhamento de desempenho como o DRE (Demonstração do Resutado do Exercício), DFC (Demonstração do Fluxo de Caixa), e o BP (Balanço Patrimonial), que são utilizados pelos gestores como base para as tomadas de decisões. 3 Portanto, a área de planejamento e controladoria tem a função estratégica de coordenar os esforços dos gestores de cada área, garantindo o cumprimento das metas e objetivos definidos pela empresa, e assegurando sua continuidade e crescimento. OS OBJETIVOS DA ÁREA DE PLANEJAMENTO, CONTROLADORIA E FINANÇAS O objetivo da controladoria é fazer com que a atividade da empresa seja medida e avaliada, e com esse resultado acompanhar e comparar com o desempenho medido mês a mês com as metas que foram definidas anteriormente nas etapas de planejamento e orçamento. Além disto, é importante realizar este comparativo com o resultado de outras empresas do ramo, para mostrar aos gestores como seu resultado poderia ser maior e, na sequência, apontar as devidas correções nas atividades. Entre as atividades chave desempenhadas podemos destacar: Contábil Gerencial Custos Tributária Controle de ativos Controle de riscos Gestão da informação Para isto, a área de controladoria deve contar com profissionais multidisciplinares. Abaixo listamos algumas das áreas de conhecimento mais exigidas para atuação em uma equipe de planejamento e controladoria: Contabilidade: linguagem utilizada; Administração: ferramentas e procedimentos; Economia: conceitos de valor econômico; Direito: legislação tributária;
Estatística: teoria das probabilidades para estudo de alternativas em condições de risco e incerteza; Matemática: mensuração dos valores econômicos e consolidação das informações; Psicologia: compreensão do comportamento humano na tomada de decisões; Sociologia: entendimento dos conceitos como níveis de autoridade, responsabilidade, níveis de poder e outros implícitos ou explícitos no processo de gestão. O PROFISSIONAL DE CONTROLADORIA O gerente de controladoria, muitas vezes conhecido pelo termo em inglês controller, é o profissional responsável pelo planejamento, coordenação, direção e controle das atividades de curto, médio e longo prazo executadas nas áreas de planejamento, controladoria e finanças. Ele tem a função básica de extrair e consolidar informações relevantes, fidedignas e tempestivas, gerando relatórios para auxiliar a tomada de decisões dos gestores de cada área, bem como para a diretoria da organização. Porém, suas atribuições não param por ai. Um gerente de controladoria deve identificar pontos deficientes ou que podem ser melhorados para contribuir no incremento da rentabilidade e lucratividade da empresa, monitorando exposições ao risco. 4 Está sob as responsabilidades de um gerente de controladoria atuar com instruções para as demais áreas da empresa, realizar a análise de desempenho, análise e proposta de ações para a equipe de gestão, contabilidade, gestão de liquidez de ativos de controle, finanças, planejamento fiscal, governança corporativa, conformidade e garantia, gestão de riscos, análise de viabilidade de projetos e na redução de custos e melhorias contínuas na produtividade. Também estão entre suas atribuições realizar acompanhamento e aplicação das medidas acordadas durante o processo de planejamento e fazer a programação de recursos em cooperação com serviços compartilhados. Além disto, por conhecer a empresa de modo geral, muitas vezes o controller atua na implantação dos diversos sistemas de informações que compõem uma empresa (ERP, contabilidade, planejamento e orçamento, etc.). Para isto, deve ter aptidões como saber tratar, refinar e apresentar, de maneira clara, resumida e operacional, dados contidos nos registros da contabilidade financeira. Deve ainda, para ter um trabalho eficaz, observar inúmeros princípios norteadores, como iniciativa, visão econômica, visão holística, persistências, imparcialidade, persuasão, liderança e ética. COM QUE ÁREAS O GERENTE DE CONTROLADORIA SE RELACIONA DENTRO DA EMPRESA? O gerente de controladoria, por ser o profissional responsável pelo planejamento, coordenação, direção e controle das atividades de curto, médio e longo prazo nas áreas de planejamento, controladoria e finanças, deve se relacionar com praticamente todas as áreas dentro de uma empresa. Por exemplo, ele deve buscar junto aos gestores de cada área quais são suas necessidades para desempenharem suas funções (recursos, materiais, equipamentos, contratação de pessoas), atuar junto à equipe comercial em busca da qual a projeção de vendas para o curto e médio prazo e com base nisto, verificar com a área de PCP (planejamento e controle de produção) quais serão as necessidades de compra de materiais, insumos, matérias-primas, investimento em novas máquinas e equipamentos, etc.
E estes são apenas alguns exemplos dos relacionamentos que o controller deve realizar com as demais áreas da empresa, realizando o levantamento de toda a projeção de receitas, custos, despesas e investimentos para consolidar e gerar as informações de projeção que serão validadas com a diretoria da organização e acompanhadas durante todo o exercício em forma de metas e objetivos. Por isto é importante que o controller possua a sua disposição ferramentas ágeis e eficientes (como o Treasy, nosso sistema para planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro), para auxiliá-lo a realizar o planejamento anual da empresa, definindo as metas e objetivos a serem alcançados e acompanhar mensalmente os resultados comparando se o que está sendo realizado está de acordo com o que foi planejado, e tomando providências para corrigir possíveis desvios a tempo. FORMAÇÃO DESEJADA DE UM GERENTE DE CONTROLADORIA 5 Como vimos no tópico anterior, o gerente de controladoria costuma ser um profissional multidisciplinar, atuando em conjunto com praticamente todas as demais áreas da empresa, e para isto deve possuir conhecimentos básicos sobre o funcionamento de cada área. Porém, é comum (e desejável) que o controller possua formação acadêmica em áreas como Administração de Empresas, Ciências Contábeis, Economia e outras que complementem a gestão empresarial como um todo. Também é importante que este profissional busque se aprofundar em conhecimentos específicos, com a realização de pós-graduações ou MBAs em áreas como: Finanças e Controladoria, Planejamento Estratégico ou Gestão Empresarial. Para que o profissional tenha um bom desempenho como controller, além da graduação é essencial que possua conhecimentos profundos de finanças e controle de processos, além de possuir bons conhecimentos em informática e ferramentas, como sistemas de gestão, liderança, negociação, tomada de decisão, trabalho em equipe, comunicação, compromisso com resultados, planejamento e organização, busca por solucionar problemas. E dependendo do setor em que a empresa atua, ou se tem unidades no exterior, é imprescindível ao controller a fluência em outros idiomas. O PERFIL DO CONTROLLER E OS PRINCÍPIOS QUE DEVEM NORTEAR SEU TRABALHO Alguns princípios que ajudam a nortear o trabalho de um gerente de controladoria: Iniciativa: antecipar fatos na economia global, e fornecer essas informações aos seus gestores e respectivos setores que sofram com tais alterações; Comunicação: fornecimento de informações às áreas com linguagem simples, direta e objetiva sem dar margem para duplas interpretações; Poder de síntese: deve traduzir fatos em índices, usando sempre a comparação entre o resultado realizado e o planejado; Visão: deve analisar o desempenho e os resultados com ações focadas no futuro;
Oportunidade: deve fornecer informações aos gestores em tempo hábil para que possam agir corrigindo ou adaptando-se às novas variáveis externas; Persistência: deve acompanhar os desempenhos das áreas frente a seus estudos e interpretações e possibilitar que suas ações definidas sejam ao máximo possível implementadas para o crescimento econômico global; Contribuição: deve assessorar os demais gestores em melhorar suas deficiências, sem julgamento do certo ou errado, mostrando o foco necessário; Imparcialidade: fornecer informações confiáveis também significa questionar quando as mesmas não são forem satisfatórias, e expor e acompanhar a busca dos reais motivos de sua execução; Persuasão: para convencer outras pessoas e setores sobre seus projetos que queira implantar e compartilhar, inclusive utilizando dos seus relatórios gerenciais para esses elos; Consciência das limitações: deve ser consciente de que mesmo sendo um profissional com grande conhecimento em administração, contábeis e economia, poderá influenciar em pequenas proporções ao que tange aos estilos gerenciais e avanço de criatividade dos gestores; Cultura geral: o conhecimento das diferenças econômicas entre países ou blocos econômicos é importante para a percepção de oportunidades e ameaças à empresa. Liderança: para conduzir seus colaboradores internos e externos à realização de suas tarefas com eficiência e eficácia, com foco em atingir seus objetivos desejados; Ética e elevada reputação: deve ter sua conduta profissional firmada em seus valores morais aceitos pela sociedade, e ser referência que credibilidade, onde todos possam ter confiança em depositar seus esforços e trabalhar em grupo. 6 DEFINIÇÃO OU CONTRATAÇÃO DA EQUIPE DE CONTROLADORIA Em uma pequena ou média empresa, as dúvidas e preocupações são muitas, e que não deixam nada a desejar em relação a uma grande empresa. Entre inúmeros itens importantes que precisam ser monitorados, a controladoria e financeiro tem lugar especial, pois é um dos pilares centrais que ajudam o empreendimento a se manter e evoluir. E nesta hora surge a questão quando é necessária a contratação de um profissional especializado em controladoria?. A resposta é: assim que possível! A necessidade não ocorre somente porque a controladoria de uma empresa atua nos instrumentos legais obrigatórios, mas principalmente porque se trata de um setor altamente estratégico, que pode ajudar a gerir o negócio de forma holística. Ou seja, além de cuidar do dia a dia financeiro da empresa, a controladoria funciona como um poderoso instrumento que ajudaria em diagnósticos de mercado e tomadas de decisões importantes para o bom funcionamento e crescimento do negócio. E neste momento surge a segunda dúvida: promover uma equipe interna de planejamento, controladoria e finanças ou terceirizar estes serviços a uma consultoria especializada?. PROMOÇÃO DE UMA EQUIPE INTERNA DE PLANEJAMENTO E CONTROLADORIA Para realizar a opção em promover internamente alguém da equipe interna para o cargo de futuro controller, devemos observar inicialmente o perfil desejado (conforme já citado anteriormente). É muito
importante que possua uma base de conhecimentos em administração de empresas, macro e micro economia, e bom domínio contábil que envolve inclusive toda a parte tributária, o seu planejamento de uso, atualização frequente, domínio de uma segunda língua (preferencialmente inglês), excelente prática em informática para desenvolvimento de relatórios, conhecimentos em sistemas de gestão integrada, e estar disposto a enfrentar o grande desafio sabendo das suas responsabilidades de alto nível. Uma das vantagens em promover internamente um colaborador ao cargo em questão, é a possibilidade de continuidade e valorização. Além disto, existe uma boa redução de custos em processos de seleção e de recrutamento, maior rapidez em ambientação, redução em rotatividade e aumento na retenção de talentos. Empresas que realizam a promoção interna (desde que ambos lados estejam cientes das recompensas e responsabilidades), geralmente são mais valorizadas por parte dos colaboradores, levando assim a um aumento da reputação da empresa em meio a seus profissionais, e incentivando a carreira na mesma organização. 7 CONTRATAÇÃO DE UMA CONSULTORIA EXTERNA DE PLANEJAMENTO E CONTROLADORIA Existem no mercado várias empresas de consultoria especializadas em planejamento, controladoria e finanças, que também são uma excelente alternativa para empresas que queiram iniciar a estruturação seus processos de gestão de forma rápida e eficiente. Estas empresas geralmente já estão no mercado há vários anos, e contam com corpo preparado de profissionais aptos para dar colocar em prática os conhecimentos e experiências adquiridos no atendimento a carências estratégicas de empresas que foram suas clientes em projetos anteriores. Mas é muito importante a avaliação da empresa de consultoria antes de sua contratação. É primordial entender quais são os serviços prestados, qual o nível de envolvimento que a consultoria terá com os processos (vai colocar a mão na massa ) e principalmente entender se a consultoria possui conhecimentos e experiência no setor em que sua empresa atua. Além disto, ao contratar uma consultoria externa, é fundamental que um responsável interno, muitas vezes a própria direção, faça um acompanhamento regular dos resultados obtidos, mensurando o quanto a consultoria está agregando para a melhoria dos negócios. UTILIZANDO UMA ABORDAGEM MISTA Uma estratégia que também pode ser muito interessante para uma empresa que esteja iniciando uma nova área de planejamento e controladoria, é iniciar de forma mista entre a promoção de profissionais internos e a contratação de consultorias especializadas. Desta forma, a empresa pode iniciar com a velocidade oferecida pelas consultorias externas e aos poucos ir estruturando a área interna de controladoria, retendo o conhecimento fornecido pelas consultorias e capacitando seus colaboradores para dar continuidade aos processos de gestão implantados pela consultoria especializada.
É importante que o profissional externo escolhido para iniciar o departamento seja uma pessoa com perfil dinâmico, que possua bom conhecimento de mercado e de legislação, além de ser de bastante confiança. Além disso, o profissional deve estar totalmente imerso no contexto do empreendimento e buscar sempre se atualizar e buscar conhecimentos na área. O mesmo vale para a empresa especializada que terceirizará o serviço. É importante que esta consultoria tenha não só conhecimentos comprovados em gestão, mas que conheça de forma consistente o ramo de atividade em que sua empresa atua. 8
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