Introdução O Klavix Enterprise é primariamente um sistema contábil. Ao contrário de sistemas que controlam vendas e produtos e geram contabilidade, o Klavix usa a contabilidade como ferramenta de controle, assim, é importante conhecer um pouco de contabilidade para poder operar o sistema. Plano de Contas Ao selecionar a pasta Configuração / Plano de Contas, você verá a tela acima. Trata-se do plano de contas, que pode ser livremente modificado pelo usuário. O plano de contas obedece às normas contábeis vigentes no país. Ele é dividido em 4 partes a saber: - Ativo São contas que contém o patrimônio da empresa. No ativo, temos divisões que indicam como este patrimônio está distribuído, da seguinte forma: Loureiro & Associados Consultores Página 1 de 23
- Disponível São contas como Caixa e Bancos, que possuem dinheiro e são a forma mais líquida de acumular patrimônio. - Realizável Composto por contas a receber, ou seja, dinheiro que apesar de não estar no caixa, pertence à empresa por direito. Esta divisão pode ser feita também em recebíveis a curto e longo prazo. - Imobilizado São móveis, veículos, patentes e outras propriedades pertencentes à empresa, que não possuem liquidez imediata. - Passivo São contas que mostram o endividamento da empresa. É dividido em: - Exigível Composto por Contas a Pagar com fornecedores diversos, empréstimos, etc. - Não exigível Aqui está a conta de Capital Social, ou seja, o dinheiro investido pelo proprietário do negócio. Também fica aqui a conta de Lucros e Perdas. - Despesas São contas que ilustram as despesas efetuadas ao longo da vida da empresa, e são divididas em várias categorias, algumas mostradas aqui: - Administrativas Contém contas como: Aluguel, condomínio, manutenção, etc. - Pessoal Salários, encargos, etc. - Etc. - Receitas São contas que mostram as receitas da empresa. Podem ser divididas em: - Vendas - Financeiras - Etc. O plano de contas é formado pelos clientes, fornecedores, funcionários e todas as empresas e pessoas que possuem negócios com a empresa. Cada tipo de conta ocupa um espaço específico do plano de contas, como segue: Clientes fica dentro de Ativo como segue: Ativo Realizável Loureiro & Associados Consultores Página 2 de 23
Clientes (ou Contas a Receber) MANOEL DA PADARIA CAPITAO VALENTE PIRULITOS Note que cada cliente terá uma conta específica no sistema. Observe também que nós omitimos os códigos das contas aqui. Eles existem mas você não precisa memorizá-los, uma vez que pode pesquisá-los facilmente. Fornecedores é parte do Passivo como segue: Passivo Exigível Fornecedores ELETROZÉ EMPRESA DE ENERGIA ELÉTRICA IMOBILIÁRIA MANOEL & JOAQUIM IMPORTANTE: O que são Grupos de Contas Não são contas que possuem outras. Grupos de contas são uma característica específica do Klavix Enterprise, e servem para simplificar a vida do usuário. No Klavix, há uma tela para desenhar o plano de contas e outra para digitar informações de contas previamente identificadas como Grupos de Contas. O sistema cria os seguintes grupos de contas automaticamente. Loureiro & Associados Consultores Página 3 de 23
Estas contas (exceto o código zero Plano de Contas) precisam de informações adicionais como: endereço, cep, email, etc. E por isso são digitados em tela apropriada para isso (a tela que você usa para incluir clientes e fornecedores). Você pode criar novos grupos de contas, porém, os códigos de 1 a 10 são reservados para grupos padronizados do Klavix. Como alterar o plano de contas Ao instalar o Klavix, ele criará automaticamente um Plano de Contas padrão. Você pode alterá-lo livremente usando os botões disponíveis. Para fazer isso, primeiro clique com o botão esquerdo para selecionar a conta, depois clique no botão desejado. 3 opções serão apresentadas: Editar Esta opção permite mudar as características da conta selecionada. Veja o exemplo abaixo da conta Aluguel: Esta conta possui algumas informações como segue: Nome ou Razão contábil: é o nome da conta Nome interno: é o nome pelo qual a conta será localizada, normalmente o mesmo. Nº de ordem: usado para alterar a posição da conta dentro do subnível em que ela se encontra Conta superior: conta a qual ela está subordinada Grupo de contas: marca que indica se ela é um Grupo de Contas (vide item acima) Aceita lançamentos: se a conta aceita lançamentos ela não pode ter subcontas. Orçamento: indica o orçamento em reais anual, que será usado em relatório específico. Adicionar Subconta O sistema apenas pede o nome da conta, sendo necessário editá-la caso você queira fazer mudanças. Loureiro & Associados Consultores Página 4 de 23
Excluir Permite excluir uma conta criada, contanto que ela não tenha lançamentos contábeis. Loureiro & Associados Consultores Página 5 de 23
Lançamentos Contábeis Por tratar-se de um sistema multi-empresa e multi-moeda, o Klavix possui uma estrutura um pouco mais sofisticada de lançamentos. Cada lançamento possui a seguinte estrutura: Empresa Empresa a qual o lançamento se refere Status 0 para lançamentos ativos, 1 para histórico, 2 para lançamentos estornados Nº Lancto Número do lançamento Nº Seq Número de sequência D/C Débito ou Crédito Conta Conta contábil a qual se refere o lançamento Data Lancto Data do lançamento Data Compet Data de competência Valor Valor do lançamento Produto Moeda ou produto a qual o lançamento está ancorado Preço Preço ou cotação da moeda no ato do lançamento Histórico Observações históricas do lançamento Abaixo vemos alguns exemplos de lançamento contábil: Exemplo 1 Pagamento de uma despesa D Aluguel 550,00 R$ 1,00 Ref. Fevereiro C Bradesco 550,00 R$ 1,00 Ref. Fevereiro Exemplo 2 Recebimento de juros D Itaú 14,00 R$ 1,00 Aplicação financeira C Receita de Juros 14,00 R$ 1,00 Aplicação financeira Observe que a conta caixa é DEBITADA quando entra dinheiro, e CREDITADA quando sai dinheiro. Isto costuma causar alguma confusão ao noviço em contabilidade, mas é totalmente correto. O conceito é que o banco DEVE dinheiro para o dono da empresa, tanto quanto o cliente DEVE. Ambos são devedores, é o contrário do que estamos acostumados quando olhamos nosso extrato bancário. Exemplo 3 Venda Mercadorias em dólar D Cliente X 1500,00 U$ 3,00 Venda C Receita de Vendas 1500,00 U$ 3,00 Venda D Desp Comissões 150,00 U$ 3,00 Venda C Vendedor Z 150,00 U$ 3,00 Venda D CMV 900,00 R$ 1,00 Venda Loureiro & Associados Consultores Página 6 de 23
C Estoque Central 9,00 AN01 100,00 Venda Este caso merece uma atenção maior. O lançamento é feito em 3 partes. Na primeira, registra-se a venda de mercadorias no valor de 1500 dólares na cotação de 3,00 cada dólar. Na segunda, registra-se a comissão (neste caso, também em dólares) para o Vendedor Z. Na terceira, registra-se a saída de mercadoria do estoque (no caso de 9 unidades de AN01 ao custo médio unitário de 100,00). Note que a baixa no estoque é feita diretamente na contabilidade. Isso não é usual em outros sistemas. O Klavix faz isso porque este recurso permite apurar o lucro a cada novo lançamento, ao invés de aguardar o final do mês. Uma vantagem e tanto! Efetuando pagamentos Fizemos uma tela específica para registrar pagamentos diversos, como segue: Note que na parte superior, identificamos o Caixa ou Banco que vai pagar a conta, e na parte inferior as contas que serão debitadas. A estrutura da tela lembra o preenchimento de um cheque. O lançamento gerado será o seguinte: D Aluguel 500,00 R$ 1,00 Ref. Fevereiro D Condomínio 50,00 R$ 1,00 Condomínio C Banco Caixa Prego 550,00 R$ 1,00 Imobiliária Seu Zé Este lançamento poderia ser informado de outra maneira? Sim, poderia ter sido feito na tela de lançamentos contábeis diretamente. O motivo de existir esta tela é Loureiro & Associados Consultores Página 7 de 23
simplificar a vida do usuário comum, que não precisa saber o que é Débito ou Crédito, basta preencher as telas de Pagamentos e Recebimentos. Loureiro & Associados Consultores Página 8 de 23
Efetuando Recebimentos De forma muito parecida com a tela de Pagamentos, você pode efetuar recebimentos no Klavix usando a tela abaixo: Neste caso, o lançamento contábil fica assim: D Banco Caixa Prego 278,00 R$ 1,00 Diversos D Receita de Juros 14,00 R$ 1,00 Ref. Aplicação C Receita de Vendas 264,00 R$ 1,00 Ref. Venda de Papéis Usar as telas de pagamentos e recebimentos é mais simples e normalmente mais apropriado para lançamentos contábeis diversos que utilizam algum caixa como contrapartida. Abaixo veremos casos onde os lançamentos são menos simples e o uso da tela de Lançamentos avulsos é mais apropriado. Loureiro & Associados Consultores Página 9 de 23
Lançamentos avulsos No exemplo abaixo, ilustramos um caso diferente, que não envolve uma conta caixa ou banco. No caso, nós fazemos um acordo com o cliente LOJAS BRAS para conceder-lhe um desconto, que será usado para fazer propaganda em conjunto com ele de um produto de interesse da empresa. O lançamento correto é: Note que nem sempre efetuamos os lançamentos diretamente. Em muitas vezes, o Klavix faz isso para você automaticamente. É o caso de lançamentos de compras, vendas, baixas de títulos, etc. Os próximos tópicos tornam isso mais claro. Loureiro & Associados Consultores Página 10 de 23
Crédito Rotativo ou Parcelado? Uma vez feita uma venda, o sistema poderá ou não gerar títulos conforme você tiver configurado o sistema. Gerar títulos implica em usar o crédito parcelado, não gerar títulos significa usar crédito rotativo, ou seja, não são gerados títulos, apenas contabilidade. Qual o melhor? Depende do seu negócio. A grande maioria dos negócios funciona com crédito parcelado (gerando títulos), mas alguns podem usar o crédito rotativo de forma a agilizar as negociações. Na tela de Parâmetros (aba Avançado) existem 2 opções para configurar isso. A primeira refere-se ao Contas a Receber e possui as seguintes opções: 1. Venda Balcão (com geração de títulos) 2. Conta corrente (sem geração de títulos) 3. Perguntar a cada venda A segunda refere-se ao contas a pagar: ( ) Gerar títulos a pagar a partir de compras O crédito rotativo gera apenas contabilidade. O crédito parcelado gera títulos, que são digitados na venda e aparecem automaticametne na tela de Gestão de Contas a Receber. Note que, parcelado ou rotativo, sempre são gerados lançamentos contábeis, a única diferença é se geram títulos ou não. Loureiro & Associados Consultores Página 11 de 23
Consultando extratos e relatórios Extrato de Conta Na aba Financeiro você pode chamar a tela de Extrato, como segue: Esta tela permite várias opções como descrito acima. Como padrão, o sistema omite lançamentos estornados, assim, se você quer mostrá-los clique na opção acima. Para trazer apenas um período, clique na opção Ativar Período e selecione o intervalo de datas. Uma vez que o sistema é multi-empresa, aparecem apenas os dados da empresa selecionada, então, ative a opção Multi-empresa para ver os lançamentos das várias empresas do mesmo banco de dados para que eles possam aparecer. O resultado pode ser consultado na tela ou impresso. Na consulta em tela, é possível clicar na linha (duplo-clique) e ver o lançamento que o oriniou. Veja nas telas abaixo: Loureiro & Associados Consultores Página 12 de 23
Se você der duplo-clique na linha, vai ver a tela abaixo: que permite identificar o lançamento completo. Loureiro & Associados Consultores Página 13 de 23
Outras consultas e relatórios No menu Financeiro / Consultas e Relatórios há vários modelos prontos para você analisar a situação financeira da empresa. Chamamos especial atenção para o Balancete Comparativo Anual. Ele mostra o resultado de cada conta mês a mês, e soma na última coluna o resultado atual do balancete. Também é possível analisar o Diário, e nesta consulta em especial, pode-se estornar lançamentos, alterar datas e imprimir lançamentos. Observe que nem todos os usuários têm acesso a todas as funções. No caso de uma função estar bloqueada e você precisar utilizá-la, converse com o administrador de senhas de sua empresa. Loureiro & Associados Consultores Página 14 de 23
Gestão de Contas a Receber Uma vez feita uma venda, o sistema gera títulos de Contas a Receber automaticamente (a menos que você selecione para não o fazer nos parâmetros). Estes títulos podem ser: - Dinheiro * - Cheques - Cartões de Crédito - Cartões de Débito - Duplicatas * - Dinheiro não é normalmente um título a receber. No Klavix, nós fizemos isso para facilitar o trabalho de manuseio do caixa, especialmente quando o sistema é usado em várias lojas. Também é importante certificar-se de que foi feito o Fechamento do Caixa, sem o que os títulos podem não aparecer. A tela de Contas a Receber é a seguinte: Loureiro & Associados Consultores Página 15 de 23
No caso, selecionamos apenas cheques. Observe que na parte superior da tela, podemos estabelecer diversos filtros, para mostrar apenas alguns títulos. Vários filtros podem ser ativados de forma simultânea, de forma a podermos localizar facilmente os títulos desejados. Exemplo: Cheques do Cliente Loja Brás vencendo entre 15/08/2005 e 20/08/2005. Ao final de uma seleção, pode-se imprimir o resultado clicando no botão <Imprimir>. O resultado é algo como o que segue: O relatório mostra totais e pode ser zebrado ou não. Baixando títulos Uma vez que um cheque ou outro título precise ser baixado, ele vai gerar lançamentos contábeis, bem como vai desaparecer da lista de títulos em aberto, passando a constar na lista de títulos baixados. Para fazer isso, localize na tela o título que você quer baixar e clique com o botão direito do mouse sobre ele. Depois selecione a opção Baixar título(s). Na tela abaixo, informe em qual conta será feita a baixa, e se for o caso de uma baixa parcial, informe o valor a ser baixado. IMPORTANTE: a baixa do títulos será feita na data de seu vencimento, a menos que você informe outra data. Loureiro & Associados Consultores Página 16 de 23
O resultado desta operação é um lançamento contábil como segue: Portanto, no caso de baixa de títulos, não há necessidade de se fazer quaisquer lançamentos contábeis, o sistema faz isso para você. Loureiro & Associados Consultores Página 17 de 23
Baixando mais de um título de uma vez É possível selecionar e baixar vários títulos de uma vez. Para fazer isso, mantenha presssionada a tecla <Ctrl> do teclado e vá clicando nos títulos que quer baixar. Veja a tela abaixo: Neste caso, ao baixar vai aparecer a tela: Loureiro & Associados Consultores Página 18 de 23
Neste caso, cada título baixado vai gerar um lançamento contábil. Loureiro & Associados Consultores Página 19 de 23
Como e quando incluir títulos manualmente No caso de empresas de prestação de serviços que não fazem vendas, ou no caso de receitas que não estejam ligadas a vendas, pode ser interessante incluir manualmente um título. Para fazê-lo clique na planilha de títulos com o botão direito e selecione a opção Incluir Novo Título. A tela que vai aparecer é esta: Note que do lado direito acima há opções da forma de contabilizar. A primeira (opção padrão) permite incluir títulos sem gerar contabilidade. No caso, o lançamento contábil acontece apenas quando o título for baixado, é uma opção mais simples. Ao selecionar a segunda opção (contabilizar lançamento e baixa), a tela se modifica mostrando mais campos, como segue: Loureiro & Associados Consultores Página 20 de 23
Neste caso, o sistema vai gerar um cheque no valor de 450,00 tendo como data de emissão e vencimento 22/08/2005, e os lançamentos contábeis efetuados serão como segue: D Malharia Rosa 450,00 R$ 1,00 Venda D Receita de Vendas 450,00 R$ 1,00 Vendas Na baixa, o lançamento ficaria assim: D Unibanco 450,00 R$ 1,00 Baixa de título C Malharia Rosa 450,00 R$ 1,00 Baixa de título Seu contador deve indicar a melhor forma para contabilizar. Quando você estiver lançando operações que já aconteceram, não é necessário lançar títulos, use apenas lançamentos contábeis. É possível incluir mais de um título ao mesmo tempo, mudando o campo <Número de Títulos> Loureiro & Associados Consultores Página 21 de 23
Gestão de Contas a Pagar A tela de gestão de contas a pagar é mais simples, porém, muito semelhante à de Contas a receber, portanto, não repetiremos aqui o que já foi explicado anteriormente, apenas mostraremos a tela. Loureiro & Associados Consultores Página 22 de 23
Integração do Contas a Pagar com o Caixa Uma vez baixado um título, seja de contas a pagar ou a receber, será gerado um lançamento no conta Caixa ou Banco associado àquele título. Estes lançamentos, assim como os demais feitos diretamente através das telas de Pagamentos, Recebimentos ou Lançamentos avulsos, irão mudar o saldo da conta caixa ou banco. Esta integração dá segurança e une as movimentações. Periodicamente (normalmente a cada dia), você deve conciliar os lançamentos com o extrato bancário de cada conta banco do sistema. Desta maneira, é possível garantir que tudo foi lançado. - fim do documento - Loureiro & Associados Consultores Página 23 de 23