PÁGINA: 1/6 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD CÓDIGO POP.020005320/001 TíTULO: RECEBIMENTO DE BENS ELABORADO EM: 26/07/2010 RESP.PELA UF: ADRIANA PETRELLI ASSINATURA: VERIFICADO EM: 03/09/2010 POR: NELSON SOUZA ASSINATURA: APROVADO EM:08/09/2010 POR: CRISTIANE SENDIM ASSINATURA: VIGÊNCIA: 08/09/2010-08/09/2012 REVISÃO: 00 SUMÁRIO 01. OBJETIVO 02. CAMPO DE APLICAÇÃO 03. RESPONSABILIDADES 04. DEFINIÇÕES e SIGLAS 05. REFÊRENCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFICAS 06. PROCEDIMENTOS 07. ANEXOS EXEMPLAR Nº 01
1. OBJETIVO Instituir os procedimentos relacionados ao recebimento de bens na Fiocruz. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se nas atividades de patrimônio relacionadas ao recebimento de bens 3. RESPONSABILIDADES Consignatários e Áreas de Patrimônio da Fiocruz. 4. DEFINIÇÃO E SIGLAS - DIRAD Administração - POP Procedimento Operacional Padrão - SEAM Serviço de Administração de Materiais - FIOCRUZ Fundação Oswaldo Cruz - DIRAC Administração do Campus - MPOG Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão - JUCERJA Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro - UG Gestão Unidade Gestora Gestão - SGA Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado - SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal 5. REFERÊNCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFIA - Portaria 155/2003-PR - Portaria 122/07 DIRAC - Lei 8666/93 - Decreto 99658/90 - Decreto 6087/07 2/6
6. PROCEDIMENTOS RECEBIMENTO POR AQUISIÇÃO/DOAÇÃO/CONVÊNIOS - Conferir se as características e quantidades entregues pelo fornecedor se estão de acordo com a descrição constante nos documentos oficiais da Fiocruz (nota de empenho, ordem de fornecimento) e nota fiscal emitida pelo fornecedor. - No caso de recebimento de bens com especificação similar ou superior ao efetivamente contratado, pelo mesmo valor constante nos documentos oficiais da Fiocruz, o requisitante deverá solicitar justificativa formal do fornecedor para tal fato e, RATIFICAR, no próprio documento enviado pelo fornecedor o aceite do material, comprovando que o atendimento das necessidades será realizado e posteriormente, anexá-la ao processo. Neste caso, a descrição constante no sistema de patrimônio estará de acordo com o bem efetivamente recebido. - Informar ao Patrimônio por meio de despacho nos autos do processo, o local de destino de cada bem, e seus respectivos responsáveis. - Nenhum bem permanente poderá ser distribuído aos setores/unidades da Fiocruz, sem o prévio tombamento e comunicação formalizada e anexada ao processo de aquisição ao Patrimônio. - As exceções deverão estar devidamente registradas no processo de aquisição dos bens, onde deverão ser informados os locais para os quais os bens foram distribuídos e respectivos responsáveis. - Comunicar, obrigatória e imediatamente à área de Patrimônio, quando do recebimento de novos bens através de doações à Fiocruz, para que os mesmos sejam incorporados ao acervo institucional. - Preencher o Formulário Comunicação sobre o recebimento de doações Anexo I, disponibilizado na página eletrônica da DIRAD (http://intranet.dirad.fiocruz.br, opção SGA na web, Patrimônio) e enviar ao Patrimônio de sua Unidade, juntamente com a documentação citada nas instruções para preenchimento do referido formulário, no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis. - Comunicar imediatamente à área de Patrimônio de sua Unidade, por meio do preenchimento do formulário Comunicação sobre a aquisição de bens por convênios - Anexo I, disponibilizado na página eletrônica da DIRAD (http://intranet.dirad.fiocruz.br, opção SGA na web, Patrimônio), juntamente com os demais documentos solicitados nas instruções de preenchimento do referido formulário. - Quanto às formalidades exigidas pelas instituições conveniadas, relacionadas à prestação de contas, à área de Patrimônio da Unidade na qual o pesquisador está lotado só irá 3/6
realizá-las após o tombamento dos bens e assinatura dos respectivos Termos de Responsabilidade da Fiocruz, pelos consignatários. - Os consignatários deverão estar atentos ao prazo para prestação de contas, tendo em vista o determinado no item anterior. - Deverão os Núcleos ou representantes de Patrimônio das Unidades centralizadas administrativamente, assinar no campo Testemunhas dos formulários de prestação de contas das instituições conveniadas e nos Termos de Responsabilidade da Fiocruz. Observação: nas Unidades centralizadas administrativamente, nos casos de recebimento de bens por doação ou convênios/projetos de pesquisa, os consignatários deverão encaminhar a documentação aos Núcleos ou representantes de Patrimônio de sua Unidade, para que este providencie a abertura do processo e seu posterior encaminhamento ao Patrimônio Central. RECEBIMENTO DE BENS PRODUZIDOS NA FIOCRUZ Das áreas de Manutenção da Dirac e Unidades Descentralizadas - Comunicar imediatamente à área de Patrimônio de cada Unidade, objetivando a incorporação do bem ao acervo da Fiocruz. - Realizar comunicação por escrito contendo os seguintes dados: Descrição do material; Localização;Valor estimado; Quantidade;Responsável (is) pelo (s) bem (ns). Das áreas de Patrimônio da Fiocruz - Realizar as atividades relacionadas à incorporação do bem ao acervo institucional 7. ANEXOS Anexo I Comunicação sobre recebimento de Doação Anexo II Comunicação sobre aquisição de bens por convênio 4/6
ANEXO I 5/6
ANEXO II 6/6