Volpe Enterprise Resource Planning Este manual não pode, em parte ou no seu todo, ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou reduzido a qualquer mídia eletrônica ou máquina de leitura, sem a expressa autorização da: Password Interativa Sistemas Ltda. Rua Professor Carlos Reis, 39 Pinheiros São Paulo, SP CEP: 05424-020 Tel.: (11) 2127-7676 Fax: (11) 3097-0042 2
Índice 1. Introdução 5 1.1. O que fazer primeiro? 5 2. Grupos de acesso 6 2.1. Incluindo grupos de acesso 7 2.2. Alterando grupos de acesso 7 2.3. Excluindo grupos de acesso 8 3. Usuários e senhas 8 3.1. Incluindo usuários e senhas 8 3.2. Alterando usuários e senhas 10 3.3. Limpar conexão 11 4. Perfil do usuário 12 5. Ambiente 17 6. Usuários conectados 18 7. Trocar senha 19 8. Escolher empresa padrão 21 9. Travar sistema 22 10. Auditoria 23 11. Log de e-mails 25 12. Alarmes do sistema 26 12.1. Incluindo alarmes do sistema 26 12.2. Alterando alarmes do sistema 27 12.3. Excluindo alarmes do sistema 27 12.4. Desativar/Ativar alarmes do sistema 27 13. Lista de direitos efetivos 28 3
14. Delegar direitos por rotinas 29 15. Datas de fechamento 32 16. Controle de menus 34 17. Log detalhado 35 18. Rotinas especiais 36 19. Parametrização 37 20. Configurando F4 38 21. Filtro de visualização por hierarquia 39 22. Lixeira 40 22.1. Esvaziando a lixeira 40 23. Proctask 40 23.1. Processos 40 23.2. Monitor de processos 42 23.3. Historico de execuções 44 4
1. Introdução O módulo de ferramentas permite administrar parâmetros, alarmes, auditoria, perfis e principalmente os usuários e acessos do sistema. 1.1. O que fazer primeiro? Para disponibilizar o sistema Volpe na sua empresa é necessário fazer um planejamento dos acessos de cada grupo de usuários no sistema. Para isto, você deve criar os seguintes cadastros auxiliares: Definir os grupos de acesso. Criar usuário e senhas. Determinar os grupos de cada usuário. Determinar as empresas de cada usuário. Delegar direitos de cada grupo por rotina. Abaixo uma ilustração de como os acessos são administrados no sistema Volpe. 5
2. Grupos de acesso É o cadastro dos Grupos do sistema. Estes grupos estarão vinculados aos usuários, sendo que um usuário pode ter um ou mais grupos de acesso. 6
2.1. Incluindo grupos de acesso Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração tela > Grupos de acesso; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Preencha os campos solicitados e clique no botão OK. 2.2. Alterando grupos de acesso Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração tela > Grupos de acesso; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Alterar. Altere os campos desejados e clique no botão OK. 7
2.3. Excluindo grupos de acesso Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração tela > Grupos de acesso; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Excluir. Para confirmar a exclusão clique no botão OK. 3. Usuários e senhas O cadastro de usuários e senhas deve ter prioridade, pois sem ele o usuário não terá acesso ao sistema Volpe. 3.1. Incluindo usuários e senhas Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração > tela Usuários e senhas; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Preencha os campos solicitados, o grupo a que esse usuário pertence, a empresa, seus dados cadastrais e clique no botão OK. 8
Na guia empresas selecione as empresas que o usuário pode visualizar, alterar ou incluir registros. 9
Na guia dados cadastrais preencha as informações adicionais do usuário. É muito importante que o e-mail dos usuários seja preenchido para o caso de envio automático de e-mails pelo sistema Volpe. 3.2. Alterando usuários e senhas Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração > tela Usuários e senhas; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Alterar. Altere os campos desejados e clique no botão OK. 10
3.3. Limpar conexão Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração > tela Usuários e senhas; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Limpar Conexão. Ao clicar na opção limpar Conexão, exibirá a seguinte mensagem: 11
4. Perfil do usuário Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções do Usuário > tela Perfil de usuário; Cada usuário poderá definir o perfil de sua preferência. Na guia Grades de dados é possível mudar a cor da linha, cor da edição, cor do campo obrigatório, fonte, tamanho da fonte e linhas separadas na horizontal, na vertical, sem linhas ou ambas. 12
Na guia Impressão é possível definir se o dispositivo ou driver de impressão devem ser exibidos. Opções de Impressão: 1-Perguntar dispositivo e driver de impressora. Se esta opção estiver selecionada no perfil do usuário todas as vezes que o mesmo desejar imprimir, serão exibidas as seguintes telas: Dispositivo Permite visualizar, imprimir, salvar documento e/ou enviar por e-mail. 13
Driver de impressora Permite adicionar um novo driver de impressora ou selecionar uma das impressoras existentes. 2-Perguntar só dispositivo (visualizar/imprimir). Se esta opção estiver selecionada no perfil do usuário todas as vezes que o mesmo desejar imprimir, será exibida apenas a seguinte tela: 14
Dispositivo Permite visualizar, imprimir, salvar documento e/ou enviar por e-mail. 3-Não perguntar, direto para a impressora padrão. Se esta opção estiver selecionada no perfil do usuário todas as vezes que o mesmo desejar imprimir não aparecerá nenhuma tela para confirmação. Ou seja, quando clicar no ícone da impressora disponível na barra de ferramentas das telas do sistema Volpe, o documento será impresso na impressora padrão automaticamente. 15
Funções dos botões: Salvar configurações no meu perfil: Salva o perfil do usuário, mesmo ao reiniciar o sistema. Aplicar configurações na sessão atual: Aplica o perfil do usuário e ao reiniciar o sistema o perfil do usuário volta para o perfil padrão. Usar configurações padrão de sistema: Altera o perfil atual do usuário para o perfil padrão. Fechar: Fecha tela de perfil do usuário. Envio de e-mail Esta opção define de qual forma os e-mail serão encaminhados. MAPI: (Utilizando aplicativo padrão do PC para enviar e-mail, ex. Outlook, Thunderboard e etc); CDOSYS: (Envio direto pelo Sistema Volpe) 16
5. Ambiente Acesse a guia Ferramentas > coluna > Auditoria > tela Ambiente; Exibe informações do ambiente do usuário, tais como: Nome da máquina. Nome do usuário. Servidor. Sistema Operacional. CPU do equipamento. Data e hora atual. Espaço livre em disco. Diretório corrente. 17
6. Usuários conectados Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração > tela Usuários conectados; Exibe os usuários conectados no sistema, o grupo de acesso que ele pertence, ano, mês e dia, nome da máquina e o logon da rede. Usuários conectados 18
7. Trocar senha Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções do Usuário > tela Trocar senha; Para trocar a senha, digite seu usuário, sua senha atual e escolha uma nova senha e confirme. Dicas: Use letras e números. De 8 a 14 caracteres. 19
Há outra maneira de trocar a senha. Na barra de status: De um duplo clique no ícone do usuário. Exibirá a seguinte tela: Clique no botão trocar senha. 20
8. Escolher empresa padrão Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções do Usuário > tela Escolher empresa padrão; Para escolher a empresa a visualizar, o usuário deverá selecionar a empresa e salvar no perfil do usuário. O objetivo da tela é: todas às vezes, em que o usuário for preencher alguma tela ou relatório, no filtro de empresa será preenchido o código da empresa padrão automaticamente. 21
9. Travar sistema Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções Avançadas > tela Travar sistema; Caso o sistema necessite de alguma atualização será feito o travamento do sistema, ou seja, bloquear o acesso dos usuários ao sistema além de encerrar o acesso daqueles que estão atualmente conectados. Neste caso a conexão de todos os usuários é interrompida em 1 minuto. O usuário responsável pelo bloqueio poderá enviar uma mensagem explicativa para os usuários conectados ou uma mensagem de previsão de retorno. Esta opção só deve ser utilizada com o acompanhamento de um técnico da PWI. 22
10. Auditoria Acesse a guia Ferramentas > coluna > Auditoria > tela Auditoria; A auditoria do sistema tem a função de identificar quem e quando (data e hora) realizou acesso ao sistema (login e logout), se fez inclusão, alteração ou exclusão nos registros. Para consultar alguma alteração realizada no sistema, acesse a guia de Ferramentas, clique no ícone Auditoria, preencha o campo período com a data da ocorrência, no campo usuário, com o auxilio da tecla F4 do teclado, informe o nome de qual usuário deseja realizar a consulta, caso queira pesquisar todos os usuários, deixe o campo em branco. No campo ação, clique na setinha e escolha uma das opções. No campo tabela, deverá ser informado o nome da tabela a ser consultada. Ex: TB_CADUNICO. Preencha os campos objeto e rotina, se necessário e clique no botão Prosseguir. 23
Para imprimir, clique no ícone de impressão localizada na barra de tarefas, será exibido seguinte tela: Nesta tela será permitido realizar a impressão, visualizar, salvar o arquivo em quatro formatos e enviar o arquivo em quatro formatos por e-mail. 24
11. Log de e-mails Acesse a guia Ferramentas > coluna > Log de E-mail > tela Log de e-mail; Disponibilizamos um histórico de e-mails enviados através do sistema Volpe para os clientes que optarem por este recurso. A tela de registro de logs de e-mails permite verificar de quem, para quem, quando e o conteúdo do e-mail enviado.. 25
12. Alarmes do sistema Acesse a guia Ferramentas > coluna > opções avançadas > tela Alarmes do Sistema; Envia mensagens de aviso para os usuários por meio de correio interno, alertando sobre ações a serem realizadas ou informações relacionadas a controles importantes. Podem ser criados alertas para avisar sobre quantidades mínimas de estoque, pedidos de venda não faturados dentro do prazo e entre outros. Os alertas devem ser criados em conjunto com a PWI. 12.1. Incluindo alarmes do sistema Acesse a guia Ferramentas > tela Alarmes do sistema; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Preencha os campos solicitados e clique no botão OK. 26
12.2. Alterando alarmes do sistema Acesse a guia Ferramentas > tela Alarmes do sistema; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Alterar. Altere os campos desejados e clique no botão OK. 12.3. Excluindo alarmes do sistema Acesse a guia Ferramentas > tela Alarmes do sistema; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Excluir. Para confirmar a exclusão clique no botão OK. 12.4. Desativar/Ativar alarmes do sistema Acesse a guia Ferramentas > tela Alarmes do sistema; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Desativar/Ativar. Ao clicar na opção Desativar/Ativar, exibirá a seguinte mensagem: Para ativar alarmes do sistema, clique com o botão direito na grade e selecione a opção Desativar/Ativar. Ao clicar na opção Desativar/Ativar, exibirá a seguinte mensagem: 27
13. Lista de direitos efetivos Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração > tela > Lista de direitos Efetivos; Exibem lista de direitos dos grupos de acesso para cada módulo, tela e rotina do sistema. 28
14. Delegar direitos por rotinas Acesse a guia Ferramentas > coluna > Administração > tela > Delegar direitos por rotina; Exibe todas as opções da área de trabalho e ações disponíveis (guia, telas e rotinas) permitindo delegar direitos por grupos. Nome das rotinas referente à tela selecionada. Exemplo: Alterar, Incluir, excluir, desativar/ativar. Nome das Guias (destacadas em roxo) e telas exibidas no desktop do sistema. Lista de grupos de acesso. Todos os grupos que possuírem direito a uma determinada rotina serão exibidos na caixa verde (à direita) e os demais grupos permaneceram na caixa vermelha (à esquerda). 29
Permite copiar os grupos de acesso de uma determinada rotina. Permite colar os grupos de acesso da última rotina copiada. selecionada. Copia os grupos de acesso para todas as rotinas (ações possíveis) da tela Por Exemplo: Os grupos A-ADMINISTRACAO, C-COMPRAS e G-GERENCIA devem ter acesso a tela PAÍSES localizada na guia CADASTROS. Logo o primeiro passo é certificar-se de que todos têm acesso à guia CADASTROS. Note que na coluna direitos são exibidos os grupos ACG, o que significa que estes têm permissão de acesso à guia mencionada. Em seguida procure por Países e clique sobre a palavra. Note que à sua direita serão exibidas todas as possíveis ações do objeto Países. Agora basta definir quais ações cada grupo de usuários terá acesso, ou seja, se poderá incluir alterar e/ou excluir. 30
Ao selecionar os grupos que permitem, clique no botão salvar. E automaticamente aparecerão as iniciais de cada grupo na coluna direitos. Para visualizar as alterações é necessário reiniciar o sistema Volpe. 31
15. Datas de fechamento Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções Avançadas > tela > Datas de fechamento; Esta tela permite o fechamento dos módulos. Ou seja, a alteração de todos os registros emitidos anteriormente a data especificada, serão bloqueados. Desta forma é garantida a integridade das informações já impressas em relatórios e utilizadas na tomada de decisões. 32
Além disso, algumas ações no sistema Volpe só podem ser executadas através da digitação da senha. Neste caso será exibida a tela acima e apenas os grupos alimentados na respectiva data de fechamento poderão realizar esta tarefa. Desta forma um supervisor pode autorizar uma determinada ação digitando seu usuário e senha na máquina de qualquer usuário que precise do acesso. 33
16. Controle de menus Permite a alteração do nome das guias ou das telas exibidas no Desktop. Para visualizar as alterações é necessário reiniciar o sistema Volpe. Qualquer alteração realizada nesta tela irá afetar todos os usuários do sistema. 34
17. Log detalhado Acesse a guia Ferramentas > coluna > Auditoria > tela > Log Detalhado; Permite que seja ativado um histórico detalhado das alterações realizadas em determinada telas do sistema. Ou seja, é possível verificar todas as alterações realizadas em um determinado campo desde a sua criação. A criação do log detalhado só deve ser realizada para as tabelas mais importantes, pois uma vez que todo o histórico será armazenado, ocupará mais espaço no banco de dados. Na auditoria das telas com log detalhado o botão abaixo é habilitado: Não realize nenhuma ação nesta tela sem a prévia autorização da PWI. 35
18. Rotinas especiais Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções Avançadas > tela > Rotinas especiais; Permite a execução de telas desenvolvidas para fins específicos (correções, auditoria, conferências). Não realize nenhuma ação nesta tela sem a prévia autorização da PWI. 36
19. Parametrização Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções Avançadas > tela > Parametrização; Esta tela armazena os parâmetros referente a todos os módulos do sistema. Alguns parâmetros são carregados apenas na inicialização do sistema e para que as alterações sejam válidas é necessário reiniciar o Volpe. 1. Não realize nenhuma ação nesta tela sem a prévia autorização da PWI. 37
20. Configurando F4 Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções Avançadas > tela > Configuração de F4; 38
21. Filtro de visualização por hierarquia 39
22. Lixeira Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções do usuário > tela > Lixeira; A lixeira funciona como se fosse uma pasta do sistema, que permite o armazenamento temporário de arquivos excluídos. Além disso, exibe o nome do arquivo excluído, o nome do usuário que fez a exclusão e data e hora da exclusão. Esta tela auxilia na consulta de registros excluídos, mas não permite sua restauração no banco de dados. 22.1. Esvaziando a lixeira Para esvaziar a lixeira, Acesse a guia Ferramentas > coluna > Opções do usuário > tela > Lixeira; Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Esvaziar Ao clicar nesta opção, exibirá a seguinte mensagem. Confirme, e todos os registros serão excluídos. 23. Proctask Nova funcionalidade do Volpe para configuração de processos a serem executados automaticamente. 23.1. Processos Acesse a guia Ferramentas > coluna > Processos > tela > Processos; Essa tela faz a configuração dos processos, através dessa rotina o usuário pode cadastrar e configurar a execução dos seus processos. 40
Consulta e cadastro de processos: Configurações principais: Na primeira etapa do cadastro de processo será preciso configurar algumas informações importantes sobre o processo. o Código: Código identificador de cada processo, campo Alfanumérico. o Processo: Descrição simples do processo. o Nome FXP: Nome do arquivo a ser executado. Sem extensão. o Detalhamento do Processo: Campo reservado para a descrição completa de como o processo trabalha. Configurações de execução: Selecionando a segunda parte do cadastro de processos, podemos configurar os dados de execução dos processos. Os campos são: 41
o Horário de atividade de e até: O processo só irá começar a ser executado após o horário inicial configurado para execução e termina após o horário final. Antes ou depois desses horários o processo aguardará a próxima execução em estado de descanso. o Intervalo: Intervalo de descanso entre cada execução do processo. Obs.: Intervalo mínimo 15 segundos. o Usuário executor: Usuário responsável pela execução do processo. o Dias de execução: O mesmo critério aplicado para o horário de execução é válido para os dias de execução, ou seja, os processos só serão executados nos dias selecionados para execução, os dias não selecionados aguardam em estado de descanso. o Envio de e-mail: Disparo de e-mail, caso haja algum erro imprevisto durante a execução dos processos. Atenção: Essa rotina funciona atualmente somente com a configuração de tipo de envio de e-mail: SMTP, configuradas em: Volpe Configurações Parâmetros do Sistema Guia: Configuração de e-mail. 23.2. Monitor de processos Acesse a guia Ferramentas > coluna > Processos > tela > Monitor de processos; Esta tela faz o monitoramento de processo em execução, através dessa rotina o usuário pode monitorar a execução dos processos cadastrados de qualquer computador que possua o Volpe instalado. Monitor: Resultado das execuções ocorridas em cada processo. Podemos analisar pelo monitor os estados de cada processo, a ocorrência de erros, horário da última execução entre outras informações. 42
Opções disponíveis do Monitor: o Baixar erro (Problema resolvido): Após a resolução do erro reportado pelo monitor, o responsável poderá atualizar o monitor de processo para indicar que o problema foi resolvido. Obs.: Será necessário restartar o processo manualmente. o Consultar histórico de execuções: Consultar histórico de execuções do processo selecionado. Configurações (Monitor): Na guia de configurações do monitor o usuário pode configurar algumas informações para controlar a execução dos processos, os campos são: o Máquina para execução de processos: Com o objetivo de controlar a execução dos processos, é preciso definir uma máquina em que os processos serão executados, qualquer processo executado em máquinas diferentes do nome da máquina definida nesse campo não será executado. o Verificar atualizações nos processos: Durante a execução dos processos, a rotina verifica de tempos em tempos se houve alguma mudança nas configurações do processo ou nas configurações para o controle dos processos. o Finalizar todos os processos: Campo para definir horário máximo de execução dos processos, após esse horário todos os processos que terminaram sua última execução serão encerrados e os processos que ainda estiverem em execução serão encerrados posteriormente. o Limpar log de execução após (Dias): Campo para configurar período em dias para limpeza de log de execuções. 43
o Gravar log de execuções bem-sucedidas: Por padrão o sistema só registra as execuções com problemas (erros), ao selecionar o campo o ProcTask irá registrar as execuções bem-sucedidas. Posso editar alguma informação do processo enquanto ele está em execução? Sim pode. Um dos objetivos principais do ProcTask é a auto execução e auto atualização, ou seja, o ProcTask atualiza as informações de controle e de execução dos processos sem que o usuário precise reiniciar a rotina a cada alteração feita no cadastro de processos ou nos controles configurados no monitor. Para verificar se houve atualizações a rotina de execução de processos utiliza o campo: Verificar atualizações nos processos. 23.3. Histórico de execuções Acesse a guia Ferramentas > coluna > Processos > tela > Histórico de execuções; Consultar histórico de execuções, através dessa rotina o usuário pode analisar a execução de cada processo a fim de identificar possíveis erros ou avisos que ocorreram durante a execução dos processos. o Após selecionar algum registro (histórico), caso tenha ocorrido algum erro durante a execução do processo será exibido o log desse erro abaixo da grade de históricos. 44
o Outra opção disponivel é a consulta de avisos durante a execução dos processos. Estados de execução dos processos (Proctask) Executando: Estado de execução dos processos, ao entrar nesse estado não há como operar o aplicativo, assim sendo algumas funcionalidades não estarão disponíveis. Aguardando: Estado de aguardo dos processos, o aplicativo entra no estado de aguardo quando está esperando a próxima execução de algum processo. Parado: Estado em que ocorreu um erro previsto no processo. Ao contrário do estado de erro grave esse estado não para a execução do processo, os erros previstos são registrados no Volpe para posterior consulta. Descansando: Estado em que os processos a serem executados estão aguardando o horário para poderem iniciar a execução automática. Parado: Estado dos processos que houve um erro não previsto na execução do processo, caso ocorra esse tipo de erro o processo será interrompido até que o erro seja resolvido. 45
Obs.: É possível configurar o(s) destinatário(s) desejado(s) para envio de e-mail, caso ocorra o erro grave. Indicador de erro grave. Definição dos Controles: Indica a quantidade de avisos ou erros durante a execução dos processos. Expandir para visualizar histórico de execuções, erros ou avisos Exibição de avisos: Exibição de Histórico de execução: Exibição de lista de erros: 46