HEMOCENTRO RP PROCEDIMENTO OPERACIONAL REGISTRO DE TRANSFUSÕES POF - 030 REV.: 13 P.: 01/10 1. OBJETIVO Registrar no Sistema Informatizado os Hemocomponentes Transfundidos. 2. APLICAÇÃO Nas transfusões realizadas no Centro Regional de Hemoterapia HCFMRP USP, Núcleos e Unidades Hemoterapia. 3. RESPONSABILIDADE Gerente de Laboratório. *2 *11 *11 Oficial Administrativo HC. Encarregado de Setor. Auxiliar Administrativo. Supervisor Técnico Administrativo. Agente de Captação de Doadores de sangue (Unidades de Hemoterapia de Olímpia, Bebedouro, Serrana e Batatais). Assistente de Laboratório (Unidades de Hemoterapia de Olímpia, Bebedouro Serrana, Batatais e Núcleos de Hemoterapia de Franca e Araçatuba). *11 Assessor Administrativo. *5 Auxiliar de Serviços. *5 4. PROCEDIMENTO 4.1 Receber os impressos Cadastros de Pacientes Transfundidos - FH 2.54, vindos das Agências Transfusionais conveniadas, Cartão de Receptor FH 2.48, Cartão de Receptor de Plaquetas e Crioprecipitado FH 2.47, vindos das agências transfusionais HCFMRP USP Campus e U.E, Sala de Transfusão do Hemocentro e Núcleos. 4.2 Pesquisar ATV00023 Consulta de Pessoa Física, se o paciente já tem cadastro no Sistema Banco de Sangue (SBS), e se possuir, Anotar o N.º P.Física na ficha,ou, entrar na ATV00022 Alteração de Pessoa Física e fazer as alterações cadastrais caso seja necessário. 4.3 Se o paciente não possuir o cadastro de Pessoa Física no sistema Banco de Sangue SBS, entrar na ATV00021 Inclusão de Pessoa Física e cadastrar o paciente. 4.5 Incluir as transfusões na ATV00298 - Inclusão de Registro de Transfusão. 4.6 Imediatamente após a inclusão das transfusões, emitir o relatório Conferência de Requisição de Transfusão ATV00737, conferir e arquivar por ordem cronológica separadamente do FH 2.54. O Cartão de Receptor deverá ser encaminhado ao Lab. de Imunohematologia para arquivamento, e o relatório ATV 00737,após conferência, deverá ser arquivado pela área responsável pelo registro da transfusão. *7 4.7 Após conferir, arquivar todas as fichas de Cadastro de Pacientes Transfundidos do Convênio SUS, e enviar para o Departamento Financeiro os demais Convênios.
REGISTRO DE TRANSFUSÕES P.: 02/10 4.8 Para pacientes conveniados e particulares encaminhar uma via do relatório ATV 00737 e cadastro FH 2.54 para o setor Financeiro da FUNDHERP. O cartão de Receptor e uma via do relatório são arquivados no próprio serviço. *11 5. CONSIDERAÇÕES GERAIS 5.1 Quando as unidades conveniadas enviarem os Cadastros de Pacientes Transfundidos FH 2.54, o auxiliar administrativo deverá, o mais breve possível, solicitar fotocópias de todos os cadastros, datar e assinar as fotocópias e devolver para a unidade conveniada. *11 5.2 Quando o impresso FH 2.54 Cadastro de Pacientes Transfundidos for enviado pelas unidades conveniadas, os funcionários responsáveis pelo registro, deverão registrar a transfusão no Sistema Informatizado SBS, observando se os formulários estão: *13 5.2.1 Preenchido com todos os dados do paciente, hemocomponentes, carimbo e assinatura do médico responsável técnico ou seu substituto, realizando a conferência das assinaturas no Cartão de Assinaturas dos Responsáveis Técnicos, *13 5.2.2 Se caso o formulário (FH 2.54) apresentar incorreções, falta de assinatura do responsável técnico, rasuras ou falta de informações, impossibilitando o registro no SBS, o funcionário deverá realizar uma marcação circular nas ocorrências, anotando as incorreções no referido formulário (FH 2.54) e fazer uma fotocópia (Xerox) de cada formulário, *13 5.2.3 Preencher os registros: Relação de Pacientes Transfundidos pelas Unidades Conveniadas para Correção do Cadastro Anexo II (2 vias) e o Comunicado para Correção do Cadastro de Pacientes Transfundidos Anexo IV (2 vias), relatando as ocorrências de incorreções, falta de informações ou rasuras, *13 5.2.4 Juntar com o formulário Cadastro de Pacientes Transfundidos FH 2.54 original, e enviar a unidade conveniada. *13 5.2.5 Após, arquivar as fotocópias juntamente com uma via da Relação de Pacientes Transfundidos pelas Unidades Conveniadas para Correção do Cadastro e do Comunicado para Correção do Cadastro de Pacientes Transfundidos. *6 *7 *9 *11 *13 5.2.6 Os funcionários também deverão analisar o verso do formulário FH 2.54, no item Reação Transfusional Adversa. Se foi observada na transfusão, reação hemolítica, choque / contaminação bacteriana ou TRALI localizar imediatamente as bolsas dos hemocomponentes irmãos e avisar imediatamente a gerência do Lab. de Fracionamento ou seu substituto para tomarem as providências necessárias. *1 *6 *13 *2 *11 5.3 Caso os clientes conveniados retornarem o Cadastro de Pacientes Transfundidos (FH 2.54), informando uma transfusão com um hemocomponente com a data de validade expirada, os funcionários responsáveis pelo cadastro deverão informar: *13 5.3.1 Sua gerência/supervisão para que este junto com o responsável pelo Hemocentro, Hemonúcleo ou Unidade, enviem o ofício (anexo I),ao responsável técnico da agência transfusional ou o diretor clínico do hospital, e uma cópia para VISA municipal. *13 5.3.2 Posteriormente enviar para a Cooerdenadoria Médica uma cópia do ofício e o Cadastro de Pacientes Transfundido (FH 2.54), para ciência e encaminhamento para Gerência do Laboratório de Fracionamento registrar a transfusão. *2 *13 5.4 Quando do registro da transfusão dos hemocomponentes, aparecer a informação Incompatibilidade de grupo ABO entre item da RT e o paciente, após a inclusão do tipo ABO do hemocomponente, os responsáveis pelo registro não deverão prosseguir o registro da transfusão até
HEMOCENTRO RP PROCEDIMENTO OPERACIONAL REGISTRO DE TRANSFUSÕES POF - 030 REV.: 13 P.: 03/10 que seja investigada conjuntamente com sua chefia a causa do ocorrido, o qual irá tomar providências necessárias. *13 as 5.5 Especificamente para o Hemocentro sede, Hemonúcleos e Unidades de Hemoterapia: *13 5.5.1 Quando os hemocomponentes retornarem para serem eliminados, acompanhado do FH 2.53 Relação de Bolsas Eliminadas onde o motivo do descarte seja SISTEMA ABERTO ou TRANSFUSÃO SUSPENSA, os funcionários do Lab. de Fracionamento não deverão registrar a eliminação no SBS, e registrar na Planilha de Hemocomponentes Eliminados (anexo III), a data do retorno, o local/cliente que devolveu a bolsa para eliminação, o tipo do hemocomponente, o Nº da bolsa e a assinatura do funcionário. *13 5.5.2 Após um prazo máximo de 30 dias verificar se este cliente retornou também a informação de transfusão daquela bolsa através do FH 2.54 Cadastro de Pacientes Transfundidos e registrar no SBS somente a transfusão, desconsiderando a primeira informação de eliminação, *13 5.5.3 Registrar também na Planilha de Hemocomponentes Eliminados no campo Conclusão a informação de que a bolsa foi transfundida e assinar. *13 5.5.4 Caso após os 30 dias, o cliente não enviou a informação de transfusão daquela bolsa eliminada por Sistema Aberto ou transfusão suspensa, contactar o cliente, via telefone, buscando informações de que aquela bolsa foi somente eliminada, em seguida realizar o registro no SBS da eliminação daquela bolsa e também na Planilha de Hemocomponentes Eliminados no campo Conclusão a informação de que a bolsa foi eliminada e assinar. *13 5.5.5 Caso as bolsas que retornarem para serem eliminados, apresentarem sinais que não foram transfundidas, como bolsas quebradas (plasmas), bolsas de CH e CPR sem os lacres violados, portanto apresentando sinais óbvios de que a bolsa não foi transfundida, os funcionários poderão registrar normalmente a eliminação da bolsa, não necessitando de registrar na Planilha de Hemocomponentes Eliminados *5 *7 *10 *13 5.6 Quando ocorrer um erro no registro de uma transfusão e o funcionário responsável pelo registro realizar exclusão do registro daquela transfusão, este funcionário deverá obrigatoriamente informar o médico responsável pelo Lab. Fracionamento (Hemocentro), unidade ou núcleo, para este alterar o status daquela P.F. que ficou bloqueado devido ao registro errado da transfusão, e também verificar a necessidade de alterar a tipagem ABO Rh. *6 *7 *11 *13 5.7 Quando do retorno do cadastro de paciente transfundido e os funcionários responsáveis pelo registro observar em que está faltando o preenchimento do RG e ou CPF, primeiramente os funcionários deverão devolver ao remetente para preenchimento, e caso retornar novamente sem o preenchimento de um documento ou de ambos, os funcionários deverão registrar a transfusão mesmo sem os documentos para evitar que as bolsas constantes no cadastro fiquem sem informação no SBS. *12 *13 6. CONSIDERAÇÕES ESPECÍFICAS 6.1 Os funcionários do Lab. de Imunohematologia, irão preencher o Livro de Controle do Cadastro de Paciente Transfundido Particular ou Convênio, conforme POIH 024, e o verso do Cadastro de Pacientes Transfundidos, colocando os testes realizados e este último será enviado para o cliente particular / convênio. *13
REGISTRO DE TRANSFUSÕES P.: 04/10 6.2 Após preenchido, o livro ficará em poder dos escriturários do Lab. de Fracionamento que deverão semanalmente checar se os Cadastros de Pacientes Transfundidos que retornaram, possui o verso preenchido com os testes imunohematológicos, com data e assinatura dos funcionários do Lab. de Imunohematologia, devendo portanto assinar e colocar a data no campo Retorno do Cadastro do Livro, e enviar o Cadastro de Pacientes Transfundidos para o setor Financeiro da FUNDHERP. *13 6.3 Caso, no prazo máximo de 30 dias, o Cadastro de Pacientes Transfundidos, não retornar, os escriturários do Lab. de Fracionamento deverão preencher um comunicado (02 vias) com o nome do paciente, hospital, data e os testes realizados registrados no livro e enviar para o setor Financeiro da FUNDHERP. *13 6.4 Os funcionários também deverão verificar quando do recebimento dos cadastros de pacientes transfundidos- FH 2.54, se possuem assinatura e carimbo do médico responsável ou seu substituto, caso não constar a assinatura do médico responsável ou de seu substituto ou constar a assinatura de outro médico, os funcionários deverão devolver ao cliente para correção. *7 *13 7. REGISTROS DA QUALIDADE *2 Os dados coletados são registrados no Sistema SBS - ATV00298 - Inclusão Registro de Transfusão, ATV00022 Alteração de Pessoa Física, ATV00021 Inclusão de Pessoa Física e ATV 00737 Conferência de Requisição de Transfusão. Relação de Pacientes Transfundidos pelas Unidades Conveniadas para Correção do Cadastro. (Anexo II) *11 Planilha de Hemocomponentes Eliminados. (Anexo III) *5 Comunicado para Correção dos Cadastros de Pacientes Transfundidos. (Anexo IV) *5 *7 Livro de Controle do Cadastro de paciente Transfundido Particular ou Convênio. (Anexo do POIH 024) *7 Cartão de Assinaturas dos Responsáveis Técnicos. *9 Aprovação Gerente do Lab. de Fracionamento *5 *9 Data / / Diretor Responsável Data / / Implementação Gestão da Qualidade *5 Data / /
HEMOCENTRO RP PROCEDIMENTO OPERACIONAL REGISTRO DE TRANSFUSÕES POF - 030 REV.: 13 P.: 05/10 ANEXO I MODELO DE OFÍCIO A SER FEITO NOS CASOS DE DETECÇÃO DE TRANSFUSÕES DE HEMOCOMPONENTES COM PRAZO DE VALIDADE VENCIDO Of. nº Ribeirão Preto, de de Senhor Diretor A Fundação Hemocentro de Ribeirão Preto, através do contrato de Prestação de Serviços firmado junto ao (nome do hospital), fornece hemocomponentes para esta entidade. Estes produtos são enviados aos Hospitais com testes pré-transfusionais prontos para transfusões imediatas ou são mantidos em estoque no próprio hospital, e utilizados quando necessário em seus pacientes. Através das informações recebidas do Cadastro de Pacientes Transfundidos enviado pela Agência ou Hospital sob sua responsabilidade, verificamos que a Bolsa de (hemocomponente), número (número da bolsa), coletada no dia (data da coleta), com data de validade (data vencimento), foi transfundida no paciente (nome do paciente), no dia (data transfusão). Lembramos que este (nome do núcleo ou unidade ou hemocentro) se responsabiliza pelas condições das bolsas até a saída de nosso serviço e advertimos que o controle da validade das bolsas de hemocomponentes no momento da transfusão é de inteira responsabilidade de V.Sa, sendo que o seu uso após expirada a validade oferece grande risco aos pacientes. Sendo assim, solicitamos de V.Sa. um controle rigoroso da validade dos hemocomponentes sob sua guarda, para que esta irregularidade não mais ocorra. (responsável do Hemocentro,Núcleo ou Unidade) Ilmo. Sr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Responsável Técnico da Agência Transfusional ou Diretor Clínico do Hospital xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx C/c.: Vigilância Sanitária respectiva Coordenadoria Médica do Hemocentro Rib. Preto
REGISTRO DE TRANSFUSÕES P.: 06/10 ANEXO II *2 *8 *11
HEMOCENTRO RP PROCEDIMENTO OPERACIONAL REGISTRO DE TRANSFUSÕES POF - 030 REV.: 13 P.: 07/10 ANEXO II (continuação) *2 *8 *11
REGISTRO DE TRANSFUSÕES P.: 08/10 ANEXO III *5
HEMOCENTRO RP PROCEDIMENTO OPERACIONAL REGISTRO DE TRANSFUSÕES POF - 030 REV.: 13 P.: 09/10 ANEXO III (continuação) *5
REGISTRO DE TRANSFUSÕES P.: 10/10 ANEXO IV *5 *11