Portal Webrecivil Módulo Unidade Interligada Manual do usuário Data: 01/11/2013 Versão documento: 1.0
Prefácio 1. COMO LOGAR NO SISTEMA WEBRECIVIL... 04 2. ACESSO DA SERVENTIA... 04 2. 1 CONVENIAR A UMA MATERNIDADE... 05 2. 2 CADASTRANDO UM PREPOSTO... 05 2. 3 CADASTRANDO UM FUNCIONÁRIO... 07 2. 4 SOLICITAÇÕES EM PREPARAÇÃO... 08 2. 5 SOLICITAÇÕES EM ANDAMENTO... 09 2. 6 SOLICITAÇÕES CONCLUÍDAS... 10 2. 7 SOLICITAÇÕES REJEITADAS... 11 2. 8 SOLICITAÇÕES ARQUIVADAS... 12 3. ACESSO PREPOSTO... 13 3. 1 SOLICITAÇÃO DE NOVO REGISTRO DE NASCIMENTO... 13 3. 2 SOLICITAÇÕES EM PREPARAÇÃO... 17 3. 3 SOLICITAÇÕES EM ANDAMENTO... 18 3. 3. 1 IMPRIMINDO A CERTIDÃO ELETRÔNICA... 19 3. 4 SOLICITAÇÕES CONCLUÍDAS... 28 3. 5 SOLICITAÇÕES REJEITADAS... 29 3. 6 SOLICITAÇÕES ARQUIVADAS... 30 2
4. USANDO O CARTOSOFT... 30 4. 1 ACESSANDO O MÓDULO UNIDADES INTERLIGADAS... 30 4. 2 GERANDO A CERTIDÃO ELETRÔNICA... 31 4. 3 IMPORTANDO O ARQUIVO RECEBIDO DA CERTIDÃO ELETRÔNICA... 33 3
1. Como logar no sistema Web Central de Dados O acesso ao sistema somente poderá ser feito com o uso do certificado digital. Para logar no sistema WebRecivil você deve acessar o link: http://www.webrecivil.recivil.com.br com o seu certificado digital já conectado no computador. Tela de entrada do sistema Tela de seleção do certificado Digital Após isso você deverá selecionar o seu certificado e digitar sua senha (senha PIN) do certificado. Obs: O certificado digital tem que estar válido, não pode estar revogado e tem que ser do tipo A3. 2. Acesso do oficial (titular da serventia) Ao acessar o sistema, o oficial terá a possibilidade de acessar as solicitações recebidas, se conveniar a uma maternidade já cadastrada no sistema, cadastrar um preposto e cadastrar um funcionário. 4
2.1. Conveniar a uma maternidade O convênio é feito pelo Recivil mediante a confirmação das documentações necessárias enviadas pela serventia. Para saber sobre os documentos necessários basta acessar http://www.recivil.com.br/page.asp?intindex=142. Abaixo conheça a tela: 1 As serventias podem ter acesso a lista das maternidades em que estão conveniadas através de solicitação feita pelo e-mail unidadesinterligadas@recivil.com.br. Importante: a sua serventia somente aparecerá como opção para o registro nas maternidades em que estiver conveniada. 2.2 Cadastrando um preposto Para cadastrar um preposto, o oficial deverá ter se conveniado com uma maternidade, como foi explicado no item anterior. Nem todos os cartórios terão prepostos cadastrados, mas isto não inabilita a serventia de receber registros pela Unidade Interligada. 5
Para acessar a tela de cadastro de um preposto o oficial deverá entrar no módulo ADMINISTRAÇÃO e seguir os passos abaixo: Abaixo a tela de cadastro: 1 2 3 1. Ao clicar no botão Adicionar Preposto o oficial poderá entrar com os dados do preposto 2. Aqui o oficial pode ver os dados do preposto ativo. Clicando no X ao lado da coluna de status o oficial poderá desativar este preposto. 3. Legenda: Ícone vermelho = Preposto desativado Ícone verde = Preposto ativado 6
4 4. Aqui o oficial pode ver os dados dos prepostos desativados. Clicando no botão ao lado do ícone vermelho você poderá ativar novamente este preposto. Importante: para que o preposto possa ser ativado novamente a maternidade em que ele estava cadastrado não pode possuir outro preposto cadastrado de outra serventia. Uma única serventia pode possuir mais de um preposto cadastrado na maternidade. 2.3 Cadastrando um funcionário Para acessar a tela de cadastro de um funcionário o oficial deverá entrar no módulo ADMINISTRAÇÃO e seguir os passos abaixo: 1 3 2 7
1. Ao clicar no botão Adicionar Funcionário você poderá entrar com os dados do funcionário 2. Aqui você pode ver os dados do funcionário ativo. Clicando no X ao lado da coluna de status você poderá desativar este funcionário. 3. Aqui você pode ver os dados dos funcionários desativados. Clicando no botão da coluna Cód Funcionário você poderá ativar novamente este funcionário. Lembrando que para o oficial cadastrar um funcionário é preciso clicar no botão Adicionar Funcionário e preencher os dados do formulário que irá aparecer. 2.4 Solicitações em preparação Nesta tela você será capaz de ver as solicitações que estão em preparação na sua serventia. A solicitação fica em preparação assim que é recebida pela serventia. 1 1. Aqui o oficial ou funcionário designado pode ver as solicitações enviadas a sua serventia. Ao clicar sobre a solicitação, uma tela abrirá com os dados daquela solicitação com a opção de download dos documentos digitalizados e também da solicitação enviada. Abaixo a tela com os dados da solicitação: 8
2 3 4 5 2. Aqui oficial ou funcionário designado pode ver as principais informações da solicitação. 3. Nesta parte oficial ou funcionário designado pode fazer o download da solicitação e dos documentos digitalizados. 4. Aqui oficial ou funcionário designado vai escolher o arquivo da certidão eletrônica (já gerada em seu sistema próprio) e enviar a certidão à maternidade que a solicitou. 5. Para rejeitar uma solicitação basta digitar o motivo da rejeição e clicar no botão Confirmar rejeição. 2.5 Solicitações em andamento Aqui o oficial ou funcionário designado poderá acompanhar o status da solicitação com a certidão eletrônica que foi enviada ao preposto na maternidade. 9
1 2 1. Legenda com os status de lida ou não lida pelo preposto. 2. Nesta parte oficial ou funcionário designado pode visualizar os dados da certidão enviada à maternidade. 2.6 Solicitações concluídas Assim que o preposto (na maternidade) fizer o download da certidão eletrônica e marcar a solicitação como concluída, ela será encaminhada para esta parte. 10
2 1 1. Dados da solicitação concluída. As solicitações em negrito significam que ainda não foram lidas. 2. Aqui oficial ou funcionário designado deve marcar as solicitações como lidas assim que visualizá-las. Importante: O oficial ou funcionário designado deve marcar as solicitações como lidas para que o preposto possa saber que o processo do registro foi encerrado com êxito. 2.7 Solicitações rejeitadas O oficial ou funcionário designado deve preencher os dados do formulário que irão aparecer. 11
1 2 1. Legenda com os status de lida ou não lida pelo preposto. 2. Nesta parte o oficial ou funcionário designado pode visualizar os dados da solicitação que foi rejeitada. 2.8 Solicitações arquivadas O oficial ou funcionário designado deve preencher os dados do formulário que irão aparecer. 2 1 12
1. Dados da solicitação arquivada. As solicitações em negrito significam que ainda não foram lidas. 2. Aqui o oficial ou funcionário designado deve marcar as solicitações como lidas assim que visualizálas. 3. Acesso do preposto Ao acessar o sistema, o preposto terá a possibilidade de fazer um novo registro, acompanhar o andamento das solicitações já feitas no sistema e receber a certidão eletrônica enviada pela serventia. 3.1 Solicitação de um novo registro de nascimento A tela é divida em 6 (seis) processos: Indicação da serventia Dados da solicitação Emitir declarações Anexar declarações e documentos Dados do registro Histórico Abaixo explicaremos cada um deles: 13
Indicação da serventia Ao digitar o nome do município de residência da mãe, o sistema te apresentará as opções dos cartórios que compõe aquele município para que o registro possa ser feito, prioritariamente, no local de residência dela, como mostra a figura acima. Caso o cartório do local de residência da mãe não esteja conveniado a unidade interligada ou a mãe queira, mesmo sabendo da opção de registrar no local do seu domicilio, registrar na serventia do local de nascimento é possível selecionar outra serventia. Importante: Deve se priorizar conforme mostra abaixo o Art. 3º do provimento 247/2013 da CGJ, o local de residência do domicilio dos genitores. Art. 3º. Será sempre respeitado o direito de opção do declarante em realizar o registro do nascimento no cartório do distrito de residência dos pais, ainda que não integre o sistema interligado. 1º. Os genitores serão orientados sobre a existência e o funcionamento dos serviços da Unidade Interligada, além da possibilidade de, pela própria unidade, realizar o registro no cartório do distrito de residência dos pais, caso esteja interligado. 2º. Sem prejuízo do disposto no caput e no parágrafo anterior, caso haja opção para realizar o registro no cartório do distrito de residência dos pais e este não estiver interligado, serão orientados os genitores sobre a necessidade de se fazer o registro diretamente naquela serventia. Dados da solicitação Os dados da solicitação de um novo registro são divididos em alguns blocos de informações que são extraídos dos documentos apresentados pelo declarante. 14
Neste primeiro bloco são digitados os dados da criança Neste segundo bloco são digitados os dados do pai (quando ele for declarado) Neste terceiro bloco são digitados os dados da mãe 15
Os últimos blocos são as informações para contato e as informações sobre o declarante Emitir declarações Nesta parte do processo o preposto deverá imprimir os documentos para colher a assinatura do declarante. Exemplo: declaração de assinatura no termo, declaração de opção de registro e outros. Anexar declarações e documentos Aqui o preposto terá que anexar os documentos apresentados pelo declarante para o registro. Exemplo: DNV (declaração de nascido vivo), declaração de assinatura no termo, declaração de opção de registro e outros que se fizerem necessários para o registro. 16
Basta clicar no botão escolher arquivo, selecionar o arquivo no seu computador e clicar no botão próxima etapa. Importante: os arquivos deverão estar compactados e deverão ser assinados com certificação digital válida (veremos mais adiante como assinar os documentos utilizando o programa de assinatura digital que faz parte do pacote de instalação da UI - Unidade interligada). Dados do registro Aqui o preposto poderá verificar os dados da criança e da mãe que foram digitados na solicitação de registro antes de enviá-la a serventia selecionada. Para enviar basta marcar a opção Marque essa opção caso tenha certeza que deseja enviar a solicitação para a serventia e clicar no botão Enviar solicitação. Importante: Caso o preposto queira gravar os dados desta solicitação sem enviá-la a serventia, basta clicar no botão enviar solicitação sem marcar a opção Marque essa opção caso tenha certeza que deseja enviar a solicitação para a serventia. Assim esta solicitação vai para solicitações em preparação com a opção de edição ou cancelamento (veremos no próximo tópico). 3.2 Solicitações em preparação Nesta tela o preposto será capaz de ver as suas solicitações que estão em preparação. A solicitação fica em preparação assim que é finalizado o processo de uma nova solicitação do registro. 17
1 2 1. Legenda com os status de lida ou não lida pela serventia. 2. O preposto pode cancelar ou editar as solicitações que ainda não foram enviadas. Para cancelar basta clicar no botão Cancelar, para editar basta clicar sobre a solicitação. 3.3 Solicitação em andamento Aqui o preposto poderá acompanhar o status da solicitação com a certidão eletrônica que foi enviada ao preposto na maternidade. 1 2 3 1. Nesta parte o preposto pode verificar as solicitações que estão em andamento. 2. Clicando sobre a solicitação o sistema abrirá uma tela contendo os dados da solicitação com a opção do download do arquivo da certidão eletrônica do registro (ver tela no próximo tópico). 3. Na figura da coluna contato é possível visualizar os dados do contato informado pelo declarante e cadastrado pelo preposto na maternidade. 18
3.3.1 Imprimindo a certidão eletrônica Este passo é muito importante no processo. É aqui onde o preposto vai imprimir a certidão eletrônica recebida da serventia a qual foi enviada a solicitação de registro. 1 2 3 1. Aqui o preposto deverá fazer o download do arquivo da certidão eletrônica. 2. Neste campo o preposto é obrigado a digitar o número do selo que foi utilizado na certidão impressa. 3. Nesta opção o preposto deverá marcar a opção dizendo que a solicitação esta concluída e clicar no botão Confirmar. Depois de fazer o download da certidão eletrônica o preposto deverá abrir o arquivo assinado com certificação digital pelo oficial ou funcionário responsável (substituto) no sistema Assinador Arisp (sistema de assinatura digital) para verificar a integridade da assinatura e também salvar o arquivo no formato para leitura do Client WebRecivil (aplicativo do WebRecivil para controle de selos e impressão de documentos). Abaixo o passo a passo do processo e as telas dos sistemas: Assinador Arisp (programa de assinatura digital) 19
Para assinar ou verificar a integridade da assinatura de um arquivo através do software Assinador Arisp basta seguir os passos abaixo: Assinar um arquivo 4 1 2 3 1. Primeiro você deve selecionar o local do arquivo. 2. Depois de selecionar o local do arquivo (pasta) você deverá selecionar o arquivo desejado, para isso basta clicar com o mouse sobre ele duas vezes. 3. O arquivo irá aparecer na parte de baixo do sistema já com um ícone diferente, um ícone referente a assinatura digital. 4. Você deverá selecionar o arquivo (clicando sobre ele com o mouse uma vez) e depois clicar no botão Assinar Digitalmente. Uma nova tela aparecerá (veja abaixo). 20
5 5. Nesta tela, basta clicar no botão Iniciar Assinatura. Uma nova tela aparecerá (veja abaixo). 6 6. Nesta tela você deverá digitar a senha PIN (senha para assinatura digital) do certificado digital. 7 7. Na tela do sistema Assinador Arisp irá aparecer um novo arquivo com o mesmo nome do arquivo original assinado, porém com a extensão (final do arquivo) P7S. Isso quer dizer que o arquivo foi assinado corretamente. 21
Importante: O oficial deverá enviar o arquivo da certidão assinado digitalmente para a maternidade solicitante e a maternidade deverá enviar os documentos digitalizados, compactados, para o cartório de destino também assinados digitalmente. Verificar um arquivo assinado 1 1. Para verificar se o arquivo foi assinado corretamente e se ele está integro, tem que localizar o arquivo e clicar sobre ele duas vezes com o botão esquerdo do mouse. 3 2 2. Informação sobre a assinatura digital. 3. Informação sobre a integridade do arquivo. Para saber se o arquivo esta integro ou não, basta clicar na aba propriedades no canto superior direito da tela. Veja a tela abaixo: 22
Tela onde se verifica a integridade do arquivo assinado digitalmente Parte inferior da Tela onde se verifica quem assinou o arquivo digitalmente Salvar o arquivo para extensão original (para importação no cliente WebRecivil) Para salvar o arquivo na sua extensão original, basta clicar no símbolo do disquete na parte superior da tela, como mostra a imagem acima e escolher o local onde deseja salvar o arquivo. Importante: para importar o arquivo da certidão eletrônica no client WebRecivil este passo é fundamental, pois o sistema não abrirá o arquivo no formato da assinatura digital. 23
Client WebRecivil (sistema instalado na maternidade para impressão de certidões) Tela para cadastro do preposto 1. O preposto deve inserir o seu nome quando entrar no sistema para que ele saia na identificação da assinatura da certidão. Tela de seleção do arquivo da certidão eletrônica 2. Para abrir a certidão o preposto deverá clicar em Arquivo escolher a opção Abrir. Irá aparecer uma nova tela com a opção para selecionar o arquivo da certidão. Depois de selecionar o arquivo basta clicar no botão abrir. 24
Tela para escolha do modelo da certidão, com ou sem brasão 3. Aqui o preposto deverá selecionar o modelo da certidão a ser impressa, com ou sem a impressão do brasão da República Federativa do Brasil. Dados do responsável pela assinatura digital e sua serventia Tela para visualização da certidão a ser impressa 4. O preposto poderá visualizar a certidão para conferência antes de imprimi-la. Para imprimir a certidão basta clicar em Arquivo Imprimir ou no atalho Imprimir. 25
Tela de instruções para impressão 5. Esta tela traz algumas informações sobre a impressão. O preposto deverá ler as instruções e clicar no botão Ok. Tela de confirmação de impressão 6. Se o preposto já conferiu os dados da certidão e seguiu as instruções de impressão, basta clicar no botão Sim, caso contrário clique em Não. 7. O preposto deverá digitar o número do selo utilizado na certidão para o controle destes selos. 26
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3.4 Solicitações concluídas Assim que o preposto (na maternidade) fizer o download da certidão eletrônica e marcar a solicitação como concluída, ela será encaminhada para esta parte. 2 1 1. Dados da solicitação concluída. As solicitações em negrito significam que ainda não foram lidas. 2. Aqui o preposto deve marcar as solicitações como lidas assim que visualizá-las. 28
Importante: O preposto deve marcar as solicitações como lidas para que o oficial possa saber que o processo do registro foi encerrado com êxito. 3.5 Solicitações rejeitadas Quem preenche os dados que irão aparecer no formulário é a serventia. 1 2 1. Legenda com os status de lida ou não lida pelo oficial ou funcionário designado. 2. Nesta parte o preposto pode visualizar os dados da solicitação que foi rejeitada. 29
3.6 Solicitações arquivadas 2 1 1. Dados da solicitação arquivada. As solicitações em negrito significam que ainda não foram lidas. 2. Aqui o oficial ou funcionário designado deve marcar as solicitações como lidas assim que visualizálas. 4. Usando o Cartosoft Esta parte do manual é para aquelas serventias que usam o sistema cartosoft, caso a sua serventia utilize outro software favor entrar em contato com a empresa responsável para adquirir o manual da parte do seu sistema próprio. 4.1 Acessando o módulo Unidade Interligada Para acessar o módulo Unidade Interligada, acessar o menu Parâmetros Globais Rotinas Especiais Unidade Interligada Provimento 13. Como mostra a imagem acima, para acessar o módulo basta o oficial ou funcionário designado entrar em Parâmetros Globais Rotinas Especiais Unidade Interligada Provimento 13. 30
4.2 Gerando a certidão eletrônica Para importar os arquivos de solicitação da Unidade Interligada, selecionar a opção Importar Registro de Nascimento. O próximo passo é selecionar o arquivo da solicitação e clicar em Importar Solicitação. A tela de nascimento irá ser exibida com todos os dados da solicitação. Para finalizar o processo, confira todas as informações, complete as informações pendentes de acordo com os documentos digitalizados que foram recebidos e clique em Confirma. Obs.: Fique atento, pois se forem gêmeos o processo será repetido até o último registro, você deverá confirmar e clicar em Retorna até o registro do último gêmeo. 31
Quando o último registro for importado e o processo estiver concluído, a seguinte tela será exibida. O sistema irá perguntar se você deseja gerar o arquivo da certidão, que será enviado para a maternidade, conforme a tela abaixo. Essa opção de gerar o arquivo estará sempre disponível também através do botão Exportar Certidão Unidade Interligada. Ao confirmar a exportação do arquivo, o sistema irá solicitar o nome do Responsável pela Assinatura Digital. O nome padrão é o Oficial cadastrado no Cartosoft, mas você poderá preencher manualmente o seu nome. 32
Ao confirmar o preenchimento do campo Responsável Assinatura Digital, o arquivo XML da certidão será gerado no diretório C:\Cartosoft\Webrecivil\Exporta\NA. Esse arquivo deverá ser importado no Módulo Web do portal Webrecivil. Os registros que foram gerados a partir da Unidade Interligada poderão ser identificados através do campo *Unidade Interligada*, exibido no canto superior direito da tela de cadastro, conforme pode ser visto abaixo. 4.3 Gerando os relatórios de transmissão Além da importação, o módulo Unidade Interligada do Cartosoft apresenta uma área gerencial, contendo relatórios com informações sobre os registros que foram importados. 33
A tela abaixo apresenta os relatórios de importação dos registros da Unidade Interligada. Para acessa-los, selecionar a opção desejada, definir o período de pesquisa e clicar em OK. O relatório Quantidade de Solicitações por Unidade Interligada apresenta a quantidade de solicitações importadas no Cartosoft agrupadas por Unidade Interligada. 34
O relatório Quantidade de Nascimentos por Unidade Interligada apresenta a quantidade de registros de nascimento importados no Cartosoft agrupadas por Unidade Interligada. Deve-se observar que uma solicitação pode apresentar mais de um nascimento, para o caso de gêmeos. O relatório Descritivo de Certidões Eletrônicas Geradas apresenta as informações individuais de cada registro de nascimento efetuado a partir das solicitações da Unidade Interligada. 35