MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA LUX NF-E V. 3.9.1
SUMÁRIO 1. CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA... 3 1.1.CONFIGURAÇÃO DE PASTAS... 4 1.2 CONFIGURAÇÕES DE PROXY... 5 1.3 PROCESSOS AUTOMÁTICOS... 5 1.4 PROCESSOS AUTOMÁTICOS... 6 1.4.1 CADASTRO DE USUÁRIOS... 7 2. CADASTRO DE DESTINATÁRIO... 8 2.1 ADICIONAR E-MAIL PARA MONITORAMENTO... 10 3.CADASTRO DE EMISSOR NF-E.... 12 4.CONSULTA NOTAS FISCAIS CONTRA O CNPJ... 13 5. MANIFESTAÇÃO DE DESTINATÁRIO... 14 6. GERENCIAMENTO DE XML... 16 7. BACKUP DO SISTEMA E DAS NOTAS FISCAIS...... 17 8. ATUALIZAÇÃO... 18
1. CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA O primeiro passo após a instalação do sistema é realizar as suas configurações de pastas, estas pastas devem direcionar o sistema para onde os arquivos de documentos ficam localizados e para onde serão enviados. Para alterar as configurações sistema clique em Configurações. Após clicar em Configurações a tela abaixo será exibida.
É nesta tela que serão realizadas as configurações de pastas, que serão explicadas detalhadamente no próximo item. 1.1.CONFIGURAÇÃO DE PASTAS Diretório padrão do sistema: Informa o local onde o sistema irá armazenar dados temporários. Diretório de notas emitidas (Entradas): Neste diretório o usuário devee informar onde o seu sistema emissor de nota fiscal eletrônica armazena os XMLs das notas emitidas, permitindo assim que o sistema Lux NF-e possa organizar suas notas fiscais de saída e realize o armazenamento pelo prazo que a legislação exige. Diretório de notas recebidas (Saídas): Diretório onde as notas fiscais recebidas através do sistema Lux NF-e serão armazenadas. Diretório de eventos de Manifestação de Destinatário (Saídas de Eventos): Diretório onde os eventos de Manifestação de Destinatário serão armazenados na máquina local. Diretório de notas organizadas: Neste local serão armazenadas todas as notas fiscais do cliente que estão nos diretórios de notas fiscais emitidas, notas fiscaiss recebidas e manifestações de destinatário. A organização é feita por CNPJ, Tipo de Documento (Entrada ou Saída), Ano e Mês da nota fiscal. Diretório da pasta de backup do sistema: Neste local serão salvos os backups realizados pelo sistema através do botão Backup do Sistema.
1.2 CONFIGURAÇÕES DE PROXY As configurações de Proxy normalmente são identificadas automaticamente pelo sistema, porém quando isto não ocorrer, o usuário deve informar manualmente as informações, preenchendo os campos da aba Configurações de Proxy da tela de Configurações. 1.3 PROCESSOS AUTOMÁTICOS O Sistema permite Realizar a manifestação de destinatário automaticamente que quando selecionada, o sistema irá realizar a manifestação de CIÊNCIA DA OPERAÇÃO automaticamente para todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ das empresas cadastradas. Também é possível definir o intervalo de tempo em que o sistema deve realizar a sincronização dos documentos fiscais eletrônicos em minutos de 65min à 1440min. A opção de inicialização do sistema minimizado é por padrão selecionada, pois o sistema pode ser registrado para inicializar com o sistema operacional e ao inicializar, o sistema fica minimizado próximo ao relógio do Windows.
1.4 PROCESSOS AUTOMÁTICOS Após a instalação do sistema, não existe controle de usuários, porém esta opção pode ser habilitada ao clicar em Ativar controle de usuários Ao ativar o controle de usuários o sistema irá gerar um usuário MASTER e uma senha aleatória que deve ser anotada e alterada para uma de preferência do usuário. OBS: Uma vez iniciado o controle de usuários, apenas o usuário MASTER pode criar, bloquear ou ativar outros usuários e este processo não pode ser revertido.
1.4.1 CADASTRO DE USUÁRIOS Após iniciado o controle de usuários, será liberado o cadastro de usuários Para cadastrar um novo usuário, deve estar logado com o usuário MASTER, caso contrário, nesta tela será permitido apenas a troca de senha do usuário logado.
2. CADASTRO DE DESTINATÁRIO O Cadastro de destinatário indicará quais empresas irão utilizar o sistema, é através do destinatário de Documento Fiscal eletrônico que é realizada a busca de NF-e, CT-e e CC-e Para cadastrar um destinatário NF-e, clique em Cadastro de Destinatário. Para cadastrar um novo destinatário informe os seguintes dados: Nome: Nome empresarial do destinatário. Tipo: Tipo de pessoa, se pessoa física ou pessoa jurídica. CNPJ: CNPJ do destinatário. Ultimo NSU de consulta: Deixar este campo em branco, pois o sistema irá gerenciar o último NSU de consulta. (Este número indica onde a última consulta de documento fiscal eletrônico parou, paraa agilizar as próximas consultas e não repetir consultas de documentos). Estado: Estado que o destinatário está localizado. E-mail da empresa: email para contato da empresa. Email para envio de DF-e: e-mail padrão para envio de documentos fiscais, normalmente utilizado paraa indicar o e-mail da contabilidade. Pode ser inserido quantos emails desejar, desde que sejam separados por ; (ponto e vírgula) ou por. (ponto). Data da última organização de documentos: Deixar em branco, pois o sistema irá atualizar automaticamente este campo quando realizar a organização dos documentos. Após informar os dados clique e Salvar e uma mensagem de confirmação irá aparecer.
Lista de e-mail para monitoramento de Documentos Fiscais eletrônicos(df-e): Não é obrigatório o preenchimento, porém pode ser utilizado um e-mail para monitoramento, que quando configurado será verificado a cada sincronização de notas fiscais e quando o sistema localizar um documento fiscal nos anexos, irá realizar o download, organização e backup do mesmo (caso já não esteja no sistema).
2.1 Adicionar e-mail paraa monitoramento Somente é possível adicionar um novo e-mail ao destinatário, quando o mesmo já está cadastrado. Para cadastrar clique no botão Adicionar na liste de e-mail. Será apresentada a tela de Cadastro de E-mail de Monitoramento
Usuário/e-mail: Deve ser preenchido com o login utilizado para acessar o e-mail. Senha: Senha utilizada para acessar o e-mail que está sendo configurado. Servidor IMAP: Servidor IMAP do provedor de e-mail. Porta IMAP: Porta utilizada para acessar o servidor IMAP do e-mail. Utiliza SSL: Marcar se utiliza SSL ou não, pode alterar de acordo com o servidor e a porta escolhida. Servidor SMTP: Servidor SMTP do e-mail que está sendo configurado. Porta SMTP: Porta do servidor SMTP utilizada para acessar o servidorr de e-mail. Utiliza SSL: Marcar se utiliza SSL ou não, pode alterar de acordo com o servidor e a porta escolhida. Requer Autenticação: Marcar se requer ou não autenticação para envio de e-mails. Após preencher as informações, clicar em salvar que irá retornar uma mensagem informando se o e-mail foi cadastrado ou não.
3.CADASTRO DE EMISSOR NF-E O Cadastro de Emissor NF-consulta de notas fiscais emitidas contra o CNPJ, porém com informações limitadas. é gerado automaticamente pelo sistema baseado na Caso o usuário tenha interesse em alterar os dados do emissor, clique em Cadastro de Emissor NFe. Os campos Nome, Tipo, CNPJ e Inscrição Estadual são preenchidos automaticamente após a consulta de nota fiscal. Os demais campos são opcionais.
4.CONSULTA NOTAS FISCAIS CONTRA O CNPJ Para realizar a consulta de notas fiscais emitidas contra o CNPJ do destinatário previamente cadastrado clique no botão Consultar Notas Fiscais contra o CNPJ. Informe o Destinatário NF-e e clique em Consultar Notas Fiscais Emitidas contra o CNPJ. O Sistema irá solicitar autorização para utilizar o certificado digital e irá buscar na base de dados da receita federal todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ, retornando com a situação Autorizada, Cancelada ou Denegada. NOTA: Para que a consulta seja realizada é necessário que o certificado digital esteja instalado, funcionando e valido. Após clicar no botão para realizar a atualização da consulta de documentos fiscais, a tabela de resumo das notas fiscais emitidas contra o CNPJ será atualizada. Nesta tabela as cores das linhas indicam a situação da nota fiscal no momento da consulta de acordo com a legenda que fica posicionada logo acima da tabela, mostrando se estas estão autorizadas, canceladas ou denegadas.
5. MANIFESTAÇÃO DE DESTINATÁRIO Na tela de Manifestação de Destinatário serão apresentadas todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ do destinatário que estejam Autorizadas, paraa que o destinatário possa realizar a manifestação de destinatário.
Para realizar a manifestação, selecione as notas fiscais que deseja manifestar, escolha o Tipo de Manifestação e clique em Manifestar. Para visualizar os eventos da manifestação de destinatário, clique na lupa ao lado das notas fiscais.
6. GERENCIAMENTO DE XML Na tela de gerenciamento de XML, o usuário tem acesso a todas as notas fiscais do destinatário selecionado no campo Destinatário NF-e. Nesta tela o usuário poderá manipular de forma simpless e prática todas as notas fiscais armazenadas pelo sistema Lux NF-e, basta informar os filtros disponíveis e clicar em atualizar. Para atualizar as notas fiscais, siga os seguintes procedimentos: 1 Selecione o Destinatário desejado. 2 Atualize os filtros de acordo com a sua necessidade. 3 Clique em Atualizar. 1 2 3 Visualização dos eventos da NF-e Enviar nota individualmente por e-mail Visualizacão do DANFE em PDF Os botões de Ações em Lote (Para os documentos selecionados) são utilizados para as notas fiscais selecionadas. Para enviar todas as notas fiscais do mês para a contabilidade, por exemplo: 1 Selecionar o destinatário. 2 Selecionar os filtros de documentos. 3 Clicar em atualizar. ano e mês, de acordo com o ano e mês que deseja enviar os
4 Selecionar todas as notas fiscais apresentadas na lista. 5 Clicar em enviar XML + PDF por email. 7. BACKUP DO SISTEMA E DAS NOTAS FISCAIS Para realizar o backup do sistema clique no botão Backup do Sistema. O Backup será realizado e salvo no sistema operacional em execução, após criar o arquivo de backup é recomendado que o usuário crie cópias do arquivo em um pendrive ou outro computador.
8. ATUALIZAÇÃO O Sistema Lux DF-e conta com uma verificação automática da versão, sendo que quando estiver aparecendo o botão Sistema Atualizado no canto inferior direito da tela, indica que o sistema está em sua última versão. Quando o sistema não estiver em sua última versão, aparecerá um botãoo informando Nova atualização disponível, clique aqui para atualizar, ao clicar no mesmo o sistema irá realizar o backup do sistema e em seguida irá realizar a atualização de forma automática.