Manual básico de utilização

Manual básico de utilização Assistente SNGPC www.assistentesngpc.com.br

Sumário 1. Acesso ao sistema 1.1. Login no sistema 1.1.1. Cadastro da farmácia/drogaria 1.1.2 Acesso 2. Abertura do inventário inicial 3. Ajustando os itens do inventário inicial 3.1 Adicionando um lote ao inventário inicial 3.2. Alterando dados de um lote existente 3.3. Excluir um lote 4. Confirmação do inventário inicial 5. Movimentações 5.1. Entradas 5.1.1. Registrando uma nota fiscal de entrada de medicamento 5.1.1.1. Adicionar um lote à nota fiscal de entrada. 5.2. Vendas 5.2.1. Registrando uma receita de venda 5.2.1.1. Adicionar um medicamento a receita 5.3. Transferências 5.3.1. Registrando uma transferência 5.4. Perdas 5.4.1. Registrando uma perda 6. Transmissões 7. Impressões 7.1. BMPO 7.2. RMNRA / RMNRB2 7.3. Livro de registro 8. Menu do usuário 8.1. Alterar dados de cadastro da farmácia/drogaria 8.2. Atendentes 8.3. Códigos DCB 8.4. Medicamentos 8.5. Pacientes 8.6. Histórico Acessos 8.7. Histórico Alterações 8.8. Sair Atenção: Todos os dados utilizados para demostrações das funcionalidade são fictícios. 1

1. Acesso ao sistema Neste capítulo será apresentado o processo utilizado para realizar o acesso ao sistema. 1.1. Login no sistema Primeiramente, em um navegador de internet (recomenda se a utilização do navegador Chrome ou Firefox) digite o endereço: www.assistentesngpc.com.br Em seguida clique no botão Cadastre se ou caso já esteja cadastrado, clique no botão Entre e pule para o capítulo 1.1.2. 2

1.1.1. Cadastro da farmácia/drogaria Para realizar o cadastro da farmácia/drogaria basta preencher os dados solicitados na página, informar se a farmácia/drogaria possui AFE e ler e concordar com os termos de uso. 3

1.1.2 Acesso Ao clicar no botão Entre na página inicial, será solicitado as informações de acesso ao sistema. Após o preenchimentos dos dados basta clicar no botão Entrar, caso tenha esquecido a senha, clique no link Esqueci a minha senha e siga as instruções. Caso ainda não tenha se cadastrado clique no link Ainda não sou cadastrado e volte ao capítulo 1.1.1. deste manual. 4

2. Abertura do inventário inicial Para abrir um inventário basta clicar no botão Abrir e seguir com o preenchimento dos dados do inventário. Os dados requeridos para a abertura do inventário são os seguintes: O campo URL do arquivo XML do inventário anterior gerado pela Anvisa é utilizado quando havia um inventário anterior e o mesmo foi finalizado, nessa situação o próprio site da ANVISA gera informações em XML para importação no sistema. Bastando copiar o endereço gerado pela ANVISA e colar nesse campo. Ao digitar o nome do farmacêutico, logo abaixo do campo de preenchimento, deve aparecer como opção o nome completo do mesmo, ao clicar na opção alguns dos dados serão preenchidos automaticamente, caso contrário basta continuar o preenchimento normal do formulário. 5

3. Ajustando os itens do inventário inicial Após a abertura do inventário é necessário deixa lo idêntico ao estoque físico atual da farmácia/drogaria. Quando é o primeiro inventário da farmácia/drogaria no sistema, basta registrar o estoque da farmácia, caso contrário é preciso realizar os devidos ajustes. 3.1 Adicionando um lote ao inventário inicial Caso haja medicamentos em estoque mas que não estejam registrados no inventário é necessário adicioná lo ao sistema, para isso basta clicar na aba Inventário localizada na barra superior azul. Quando é o primeiro inventário da farmácia/drogaria, as lista de medicamentos do inventário estará sem registros. 6

Para adicionar um lote ao inventário clique no botão Novo e preencher os dados referentes ao lote do medicamento. No campo Unidade existem duas opções, Caixas ou Frascos, quando o medicamento for um frasco mas vier dentro de uma caixa, então deve ser selecionada a opção caixa, caso a embalagem final seja o próprio frasco, então nesse caso deve ser selecionada a opção Frasco. No campo Validade deve ser informada a data com dia, mês e ano. 7

3.2. Alterando dados de um lote existente Quando é necessário realizar alguma alteração no lote para deixá lo de acordo com o estoque, basta localizar o lote que necessita de alteração e clicar no botão Alterar ao lado direito do item. Em seguida basta alterar a informação que for necessária. 8

3.3. Excluir um lote Caso seja necessário, é possível excluir um lote já cadastrado no sistema. Para isso, ao lado do botão Alterar existe o botão com uma seta para baixo com a opção Excluir. Ao clicar na opção será requisitado uma confirmação do usuário, ao clicar em Ok o lote será excluído, se clicar em Cancelar a ação será cancelada. 9

4. Confirmação do inventário inicial Após registrar todos os lotes ou fazer os devidos ajustes para deixar o inventário exatamente igual ao estoque físico da farmácia/drogaria é necessário realizar a confirmação dos lotes antes da transmissão do inventário inicial. No painel do farmacêutico, clique na opção confirmar em azul. Em seguida para cada item do inventário, confirme os dados que foram informados. Caso a Ação seja Incluir não é necessário escrever uma Observação/ Justificativa, mas caso a Ação seja Alterar ou Excluir é obrigatório informar uma Observação/ justificativa. Caso a farmácia/ drogaria não possua nenhum medicamento para declarar no inventário inicial, basta então realizar a transmissão do inventário em branco. 10

Após confirmar todos os itens do inventário, na tela Confirmação do inventário o botão Transmitir ficará habilitado. Após a transmissão do inventário inicial o farmacêutico deverá aguardar a validação do inventário pela ANVISA. O deferimento ou indeferimento será informado no momento do acesso ao sistema e por e mail. 11

5. Movimentações Após o deferimento da transmissão do inventário inicial será possível realizar as movimentações de entrada, venda, transferência e perda de medicamentos. 5.1. Entradas Para acessar a pagina de registro de entradas de medicamentos, basta clicar no botão Entradas localizado no item 2 Movimentações no painel do farmacêutico, ou selecionando a opção em Movimentações na barra de menu superior azul. Para registrar uma entrada de medicamento são necessários os dados da nota fiscal e dos lotes dos medicamentos que a farmácia/drogaria está recebendo. 5.1.1. Registrando uma nota fiscal de entrada de medicamento Para registrar uma nova nota fiscal de entrada de medicamento, basta localizar o botão Novo na página Entradas de Medicamentos. 12

Preencha os dados relacionados a nota fiscal de entrada e clique em Gravar. Caso seja necessário alterar alguma informação referente a nota fiscal basta acessar a pagina de Entradas de medicamentos clicar no botão seta pra baixo a direita do do registro da nota fiscal e selecionar a opção Alterar ou dependendo do caso Excluir. Ao clicar no botão Ver é possível visualizar todos os lotes registrados na nota fiscal. 5.1.1.1. Adicionar um lote à nota fiscal de entrada. Em seguida preencha os dados preencha os dados referentes ao lote de medicamento contido nessa nota fiscal e clique em Gravar. 13

Para adicionar mais lotes de medicamento à mesma nota fiscal clique no botão Novo e repita o processo anterior 5.1.1.1. Caso necessário é possível alterar a quantidade de medicamentos recebidos clicando no botão Alterar, mas caso seja necessário corrigir qualquer outra informação referente ao lote, é necessário exclui lo, selecionando a opção Excluir na seta para baixo, e registra lo novamente com os dados corretos. 5.2. Vendas Para acessar a pagina de registro de vendas de medicamentos, basta clicar no botão Vendas localizado no item 2 Movimentações no painel do farmacêutico, ou selecionando a opção em Movimentações na barra de menu superior azul. Para registrar uma venda de medicamento são necessários os dados da receita médica e dos medicamentos que a foram vendidos. 5.2.1. Registrando uma receita de venda Para registrar uma nova nota fiscal de entrada de medicamento, basta localizar o botão Novo na página Vendas de medicamento ao Consumidor. 14

Preencha os dados requeridos relacionados a Receita de venda e clique em Gravar. Os dados requeridos no formulário se alteram dependendo do tipo do receituário selecionado no campo Tipo Receituário. 15

5.2.1.1. Adicionar um medicamento a receita Em seguida preencha os dados referentes ao medicamento vendido nessa receita e clique em Gravar. Caso seja uma receita de controle especial em 2 vias Branca ou Antimicrobiano, é possível registrar na mesma receita quantos medicamentos forem necessários, clicando no botão Novo. Caso a receita seja A Amarela, B Azul ou Especial Branca, somente será possível dispensar um medicamento por receita. Não é possível registrar medicamentos que não correspondem ao tipo de receita, Por exemplo, se a receita é A amarela, não é possível registrar um medicamento que não pertença da lista A1, A2 ou A3. 16

Para as receitas A amarela e de controle especial em duas vias, com prescritor de um estado diferente do da farmácia/drogaria, é emitido um aviso: "Receita prescrita em outro estado precisa ser apresentada em até 72 horas à Autoridade Sanitária Local." Para receitas B azul e Especial Branca, quando o prescritor for de um estado diferente do da farmácia/drogaria, não é possível registrar a venda, a seguinte validação é informada ao usuário: "Receita válida somente no estado onde foi prescrita." Caso necessário é possível alterar a quantidade de medicamentos, vendido e prescrito, clicando no botão Alterar, mas caso seja necessário corrigir qualquer outra informação referente ao medicamento, é necessário exclui lo, selecionando a opção Excluir na seta para baixo, e registra lo novamente com os dados corretos. 5.3. Transferências Para acessar a pagina de transferência de medicamentos, basta clicar no botão Transferências localizado no item 2 Movimentações no painel do farmacêutico, ou selecionando a opção em Movimentações na barra de menu superior azul. Para registrar uma Transferência de medicamento são necessários os dados da nota fiscal, do medicamento e do destinatário. 5.3.1. Registrando uma transferência Para registrar uma nova transferência de medicamento, basta localizar o botão Novo na página Transferências de Medicamentos. 17

Em seguida, basta preencher o formulário com os dados requeridos e clicar em Gravar. Caso seja necessário alterar informações sobre a quantidade de medicamentos, as datas de emissão e transferência, o CNPJ de destino ou o nome do destinatário, basta clicar no botão seta para baixo localizado ao lado do botão Ver e, em seguida, selecionar a opção Alterar. Para corrigir outra informação, é necessário excluir a transferência, selecionando a opção Excluir e registrá la novamente com os dados corretos. 18

5.4. Perdas Para acessar a pagina de perdas de medicamentos, basta clicar no botão Perdas localizado no item 2 Movimentações no painel do farmacêutico, ou selecionar a opção em Movimentações na barra de menu superior azul. Para registrar uma perda de medicamento são necessários os dados do lote do medicamento e as informações sobre a perda. 5.4.1. Registrando uma perda Para registrar uma nova perda de medicamento, basta localizar o botão Novo na página Perdas de Medicamentos. Em seguida basta informar os dados requeridos no formulário. No campo Observação o farmacêutico deve informar alguma observação adicional relacionada a perda do medicamento. 19

Caso necessário alterar a data, o motivo, a quantidade ou a observação da perda, basta clicar no botão Alterar na página Perdas de medicamentos, mas, caso seja necessário corrigir qualquer outra informação referente a perda, é necessário excluí la, selecionando a opção Excluir na seta para baixo e registrá la novamente com os dados corretos. 20

6. Transmissões Tendo todas as movimentações devidamente registradas no sistema, é necessário realizar as transmissões periodicamente a cada sete dias. Para realizar uma nova transmissão para ANVISA basta clicar no botão Enviar no item 3 Transmissão no painel do farmacêutico, ou clicar no botão Transmissões na barra de menu azul. Em seguida basta clicar no botão Novo e informar a data de término do período a ser transmitido, o e mail e senha de cadastro da ANVISA e clicar no botão Enviar. Para consultar se a ultima transmissão foi validada ou não, basta clicar no botão Consultar localizado no item 3 Transmissão localizado no painel do farmacêutico, ou, na página Transmissões para ANVISA, localizar o botão Consultar que fica ao lado direito do item da tabela referente a ultima transmissão. 21

7. Impressões O sistema é capaz de gerar os Relatórios de BMPO, RMNRA / RMNRB2 e o Livro de Registros. 7.1. BMPO Para imprimir o Balanço de Medicamentos Psicoativos e Outros Sujeitos a Controle Especial BMPO, clique no botão BMPO Localizado no item 4 Balanços e Relações, ou, na barra de menu azul, selecione a opção Impressões. Selecione o tipo de balanço desejado, o ano de exercício e o período. Em seguida clique no botão Imprimir. Caso não haja nenhuma movimentação a ser apresentada no balanço, será impresso o documento apenas com a capa. Os dados de movimentações ficarão em branco. 22

7.2. RMNRA / RMNRB2 Para imprimir a Relação Mensal de Notificações de Receita RMNRA / RMNRB2, clique no botão RMNRA / RMNRB2 Localizado no item 4 Balanços e Relações, ou, na barra de menu azul, selecione a opção Impressões. Selecione o tipo do documento que deseja imprimir, o ano de exercício e o mês. Em seguida basta clicar no botão Imprimir. Caso não haja nenhuma movimentação a ser apresentada, o documento será impresso apenas com o cabeçalho. Os dados de movimentações ficarão em branco. 7.3. Livro de registro Para imprimir o Livro de registros, clique no botão Livro Localizado no item 4 Balanços e Relações, ou, na barra de menu azul, selecione a opção Impressões. Selecione o número do livro que deseja imprimir, insira a data final e a substância desejada. Em seguida clique no botão Imprimir Livro. Caso não haja nenhuma movimentação a ser apresentada, o documento será impresso apenas com a capa. Os dados sobre as movimentações ficarão em branco. 23

Após clicar no botão Imprimir Livro, caso existam movimentações ainda não escrituradas no livro, será exigida a confirmação de cada movimentação por parte do farmacêutico. Para confirmar uma movimentação, basta conferir o histórico e clicar no botão Confirmar ao lado direito de cada item de movimentação. A impressão do livro só será liberada após a confirmação de todas as movimentações. Caso alguma movimentação fique mais de sete dias sem ser escriturada no livro, será exibido um aviso ao farmacêutico. 24

Ao clicar no botão Imprimir Livro da página Livro de Registro de Medicamentos Controlados será exigida uma justificativa para o atraso, que será escriturada no livro juntamente com o histórico das movimentações que estiverem atrasadas. Após gravar a justificativa, o farmacêutico deverá seguir o processo normal, confirmando as movimentações e realizar a impressão do livro. Caso a informação de alguma movimentação já escriturada no livro precise ser alterada, no momento da edição dos dados será exigida uma Justificativa para essa alteração, que também será escriturada no livro. A informação anterior a alteração continuará registrada no livro porém estará anulada e não terá mais validade. Se a movimentação já escriturada no livro precisar ser excluída, também é necessário informar uma justificativa para a exclusão. 25

8. Menu do usuário Através do menu do usuário o farmacêutico poderá alterar os dados de cadastro da farmácia/ drogaria, cadastrar e editar atendentes, consultar códigos DCB, vizualizar dados sobre os medicamentos do SNGPC, cadastrar e editar dados de pacientes, visualizar os históricos de acesso e alterações, e sair do sistema. 26

8.1. Alterar dados de cadastro da farmácia/drogaria Esta opção só pode ser acessada pelo farmacêutico responsável, através dela o responsável técnico poderá editar os dados da farmácia/drogaria e incluir outros dados que não foram exigidos no momento do pré cadastro de uso do sistema. Poderá editar também os dados do responsável técnico e de acesso ao Assistente SNPGPC. Quando o usuário logado for um dos atendentes cadastrados, ao clicar na opção Alterar só será possível realizar alterações de dados referentes ao próprio atendente. 27

8.2. Atendentes Na opção Atendentes o responsável técnico poderá cadastrar atendentes para acessar o sistema com algumas restrições. Atendentes não tem acesso a essa opção no menu do usuário somente o responsável técnico pode realizar os cadastros de atendentes. Para cadastrar um novo atendente, basta clicar no botão Novo e inserir os dados do atendente no formulário. Após o preenchimento dos dados do atendente, basta clicar no botão Gravar, o atendente deverá utilizar seu próprio CPF e senha para acessar o sistema. 28

8.3. Códigos DCB Ao clicar nessa opção o farmacêutico e atendente, poderão visualizar e consultar todos os códigos DCB dos medicamentos. 8.4. Medicamentos Nessa opção tanto o responsável técnico quanto o atendente poderão visualizar informações sobre os medicamentos que fazem parte do SNGPC. 29

8.5. Pacientes Através da opção pacientes é possível cadastrar, editar e excluir informações sobre pacientes que compram medicamentos do SNGPC na farmácia/drogaria. Quando uma venda é realizada, caso os dados do pacientes não apareçam no recurso de auto completar, o paciente será adicionado automaticamente a lista de pacientes da farmácia/drogaria. Para adicionar um novo paciente basta clicar no botão Novo e preencher os dados requeridos no formulário. Se for necessário, o paciente pode ser excluído ou ter os dados alterados clicando no botão seta para baixo, ao lado do botão Ver na página Pacientes. 30

8.6. Histórico Acessos Na opção Histórico Acessos é possível verificar a data, a hora, o IP e quem realizou o acesso ao sistema. 8.7. Histórico Alterações Sempre que uma alteração for feita em algum dado no sistema, ela será registrada no histórico de alterações, onde é possível verificar a data, a hora, quem realizou a alteração e o id do registro alterado. Ao clicar no botão Ver, é possível também verificar quais os dados estavam registrados antes da alteração ser realizada. 8.8. Sair Nessa opção o usuário sai do sistema e volta para a pagina de login. 31

Informações adicionais Em caso de dúvidas entre em contato com nosso suporte técnico. Telefone: (14) 3221 7067; E mail: sac@sstecnologia.com.br ; Skype: sstecnologia_sac2 ; Help Desk: http://www.sstecnologia.com.br/hesk/ ; Horario de atendimento: De Segunda a Sexta, das 8:00 as 12:00 e das 14:00 as 18:00 32