Tutorial de Alteração de Status e Transferência Conteúdo 1 Alterar Status do Aluno...1 1.1 Ativar Matrícula...2 1.2 Cancelar por erro operacional...4 1.3 Cancelada pelo aluno...5 1.4 Concluída...7 1.5 Desistência...8 1.6 Pré-matrícula...9 2 Transferência... 11 2.1 Transferência interna do aluno... 11 2.2 - Transferência externa do aluno... 13 3 Troca de turma quando as aulas ainda não iniciaram... 16
1 Alterar Status do Aluno Para fazer alteração de status devemos Acessar Cadastro do Aluno(1) e selecionar a matrícula que deve ser alterada(2). a. Acessar Cadastro do Aluno(1) Ou 1
b. Selecionar a matrícula que deve ser alterada(2) 1.1 Ativar Matrícula Existem dois momentos que devemos utilizar essa opção: 1 - quando for REATIVAR a matrícula de um aluno, por exemplo: se a matrícula foi cancelada por engano e precisa voltar a matrícula para o status 'Ativa'. 2 quando o status do aluno aparece como PRÉ-MATRÍCULA, por exemplo: no final do ano de 2013 faço a matrícula do aluno para 2014, porém essa matrícula não pode ficar ativa ainda, pois o período letivo de 2014 ainda não começou e também porque não sabemos em que turma(1) esse aluno vai ficar, então o STATUS(2) fica como PRÉ-MATRÍCULA. Para ativar a matrícula siga os passos descritos a seguir: a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; 2
b. Selecione no menu o link ALTERAR STATUS; c. Selecione a opção ATIVA(1); d. Selecione a TURMA(2); e. Coloque o MOTIVO(3), por exemplo: ativação de matrícula ou cancelamento feito por engano; f. Clique no botão CONFIRMAR(4); 3
1.2 Cancelar por erro operacional Utilize esta opção SOMENTE quando fizer uma MATRÍCULA ERRADA (série, curso ou valores dos boletos errados) ou se o aluno ainda NÃO FREQUENTOU a escola. OBSERVAÇÕES: 1 - todos os boletos e demais contas à receber (atrasados e não atrasados) dessa matrícula serão CANCELADAS AUTOMATICAMENTE; 2 - Boletos e contas à receber das MATRÍCULAS ANTERIORES não serão canceladas; 3 - Se a matrícula JÁ POSSUI notas (boletim), as notas SERÃO PERDIDAS. 4 - Se o aluno mudou para OUTRA ESCOLA, OUTRA UNIDADE DA SUA ESCOLA ou OUTRA TURMA NESTA MESMA UNIDADE, não utilize estão função. Para essa mudança de Status siga os passos descritos a seguir: a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; b. Selecione no menu o link ALTERAR STATUS; 4
c. Selecione a opção CANCELADA ERRO OPERACIONAL(1); d. Coloque o MOTIVO(2), por exemplo:matrícula no curso errado ou financeiro emitido errado; e. Clique no botão CONFIRMAR(3); 1.3 Cancelada pelo aluno Utilize esta função quando o ALUNO pediu para cancelar a matrícula. ATENÇÃO Essa opção deve ser utilizada APENAS para ENSINO BÁSICO (infantil, fundamental 1 e 3, e ensino médio), em outros casos como Faculdade e Curso Técnico, utilize a opção TRANSFERÊNCIA (capítulo 2 desse tutorial). OBSERVAÇÕES: 1 - todos os boletos futuros e demais contas à receber NÃO ATRASADOS,e com vencimento a partir do mês seguinte ao cancelamento da matrícula, serão cancelados automaticamente; 2 os boletos e contas à receber com vencimento dentro do mês de cancelamento da matrícula, serão cobrados normalmente, ou seja, não serão cancelados; 3 os boletos e demais contas à receber ATRASADOS, não serão cancelados. Para essa mudança de Status siga os passos descritos a seguir: a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; 5
b. Selecione no menu o link ALTERAR STATUS; c. Selecione a opção CANCELADA PELO ALUNO(1); d. Coloque o MOTIVO(2), por exemplo: mudança de escola ou transferência de escola, mudança de cidade; e. Clique no botão CONFIRMAR(3); 6
1.4 Concluída Utilize esta função quando o ALUNO já concluiu aquela série ou curso, porém houve a necessidade de fazer alguma alteração e ela foi REATIVADA, ou se ela foi REATIVADA por engano. Para essa mudança de Status siga os passos descritos a seguir: a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; b. Selecione no menu o link ALTERAR STATUS; c. Selecione a opção CONCLUÍDA(1); d. Coloque o MOTIVO(2), por exemplo:mudança de cidade; e. Clique no botão CONFIRMAR(3); 7
1.5 Desistência Utilize esta função quando o aluno DESISTIU do curso (abandonou). OBSERVAÇÕES: todos os boletos e contas à receber NÃO VENCIDOS serão canceladas automaticamente a partir do mês seguinte a desistência, ou seja, os boletos e contas com vencimento no mês de cancelamento serão cobrados normalmente. Para essa mudança de Status siga os passos descritos a seguir: a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; b. Selecione no menu o link ALTERAR STATUS; 8
c. Selecione a opção DESISTÊNCIA(1); d. Coloque o MOTIVO(2), por exemplo: deixou de frequentar as aulas em 01/03/2012 e não fez cancelamento; e. Clique no botão CONFIRMAR(3); 1.6 Pré-matrícula Essa opção deve ser utilizada se houver necessidade de VOLTAR O STATUS dessa matrícula para PRÉ-MATRÍCULA, ou quando ainda não souber a turma que o aluno vai frequentar. Para essa mudança de Status siga os passos descritos a seguir: a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; 9
b. Selecione no menu o link ALTERAR STATUS; c. Selecione a opção PRÉ-MATRÍCULA(1); d. Coloque o MOTIVO(2), por exemplo: matrícula cancelada por engano; e. Clique no botão CONFIRMAR(3); 10
2 Transferência Essa opção tem duas situações de uso: Transferência Interna e Transferência Externa, para utilizar qualquer uma das opções antes você deve cadastrar o MOTIVO DA TRANSFERÊNCIA, como mostra o passo a passo a seguir: a. menu TABELA / MOTIVO DE TRANSFERÊNCIA; b. botão NOVO; c. digitar o motivo no campo descrição (por exemplo: mudança de cidade, troca de turno, troca de sala, etc), clicar em INCLUIR. 2.1 Transferência interna do aluno Transfere uma matrícula para outra turma da mesma unidade ou para outra turma de outra unidade de ensino da instituição. Quando essa opção for utilizada será gerada uma nova matrícula com o status de ATIVA e, a matrícula de origem terá o status alterado para TRANSFERIDA. a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; 11
b. Selecione no menu o link TRANSFERÊNCIA; c. Selecione a TURMA(1), que o aluno está matriculado; d. Selecione a UNIDADE DE ENSINO(2): para qual o aluno será transferido ou mantenha a mesma unidade, caso a mudança seja apenas de turma; Selecione o CURSO(3), para qual o aluno será transferido; Selecione a SERIE(4), para qual o aluno será transferido; Selecione a TURMA(5), para qual o aluno será transferido; Coloque a DATA DE TRANSFERÊNCIA(6); Selecione o MOTIVO(7) ou se não tiver o motivo na lista, selecione a opção outros e utilize o campo OUTRO MOTIVO(8) para digitar o motivo; Clique em EFETUAR TRANSFERÊNCIA(9). 12
OBSERVAÇÕES: 1 - As notas das avaliações não serão copiadas para a nova matrícula, serão copiadas somente as médias dos bimestres; 2 - Os boletos pendentes (ainda não pagos), serão transferidos automaticamente para a nova matrícula; 3 - Os boletos já pagos, continuarão na matrícula antiga; 2.2 - Transferência externa do aluno Faz a transferência do aluno para outra escola, essa opção só tem validade para o Ensino Básico (infantil, fundamental 1 e 2, e ensino médio). ATENÇÃO Essa opção NÃO deve ser utilizada para FACULDADE ou CURSO TÉCNICO, nesses casos utilize a opção CANCELADA PELO ALUNO (capítulo 1.3 desse tutorial) e coloque como motivo transferência para outra escola. Siga os passos a seguir para fazer a transferência de aluno: a. Selecionar a matrícula que deve ser alterada; 13
b. Selecione no menu o link TRANSFERÊNCIA; c. Selecione a TURMA(1), que o aluno está matriculado; d. Em UNIDADE DE ENSINO(2) selecione a opção OUTRA ESCOLA; OBSERVAÇÃO: Essa opção NÃO deve ser utilizada para FACULDADE ou CURSO TÉCNICO, nesses casos utilize a opção CANCELADA PELO ALUNO (capítulo 1.3 desse tutorial) e coloque como motivo transferência para outra escola. e. Digitar o nome da ESCOLA DE DESTINO(3), para qual o aluno será transferido; f. Coloque a DATA DE TRANSFERÊNCIA(4); g. Selecione o MOTIVO(5) ou se não tiver o motivo na lista, selecione a opção outros e utilize o campo OUTRO MOTIVO(6) para digitar o motivo; 14
h. Selecione a informação para o FINANCEIRO (7): SIM se NÃO HOUVER MOVIMENTOS FINANCEIROS para essa matrícula após a transferência. Nesse caso aparece UM CAMPO (8), para colocar a partir de que data, deve ser cancelado o financeiro dessa matricula. NÃO se houver pendências financeiras para essa matrícula mesmo após a transferência. i. Clique em EFETUAR TRANSFERÊNCIA(9). 15
3 Troca de turma quando as aulas ainda não iniciaram Essa opção é para os alunos que estão com status de matricula como Matriculado ou Ativo e a turma ainda não iniciou nas aulas. Lembrando que por esse modo, não irá constar na listagem das turmas a transferência do aluno. Esse procedimento só deve ser feito se as aulas ainda não iniciaram. Para isso: a. localize o aluno através do campo de pesquisa no canto direito superior da tela; b. selecione a matrícula(1); c. clique no link EDITAR MATRÍCULA(2); d. clique na aba DISCIPLINAS(3); 16
e. No campo TURMA selecione a TURMA CORRETA(4) para todas as disciplinas e clique no botão ALTERAR ; 17