TUTORIAL DE GERAÇÃO DE RELATÓRIOS NO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO DO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS DA USP DEDALUS: INTERFACE (GUI)

TUTORIAL DE GERAÇÃO DE RELATÓRIOS NO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO DO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS DA USP DEDALUS: INTERFACE () ALEPH 500 VERSÃO 20.01 (versão preliminar) São Paulo 2011

UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO Reitor: Prof. Dr. João Grandino Rodas Vice-Reitor: Prof. Dr. Hélio Nogueira da Cruz SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS CONSELHO SUPERVISOR Prof. Dr. Pedro Luis Puntoni (Presidente) Prof. Dr. Fernando Henrique de Oliveira Iazzetta Prof. Dr. Caetano Traina Junior Profa. Dra. Regina Melo Silveira Prof. Dr. Hussam El Dine Zaher Prof. Dr. Chao Lung Wen Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira (Diretora Técnica do SIBiUSP) Bibliotecária Maria Imaculada Cardoso Sampaio Bibliotecária Dina Elisabete Uliana DEPARTAMENTO TÉCNICO Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira

UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA USP - SIBiUSP TUTORIAL DE GERAÇÃO DE RELATÓRIOS NO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO DO BANCO DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS DA USP DEDALUS: INTERFACE () ALEPH 500 VERSÃO 20.01 (versão preliminar) São Paulo 2011

UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS Departamento Técnico Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira Divisão de Gestão de Sistemas de Apoio Técnico Zacharias da Costa Gadelha Neto Divisão de Gestão de Projetos Camila Molgara Gamba Divisão de Gestão de Desenvolvimento e Inovação Elisabeth Adriana Dudziak Divisão de Gestão de Formação e Manutenção do Acervo Maria Adelaide Alves Mestriner Divisão de Gestão de Tratamento da Informação Adriana Nascimento Flamino Divisão de Gestão de Sistemas de Comunicação e Disseminação de Produtos/Serviços Anderson de Santana Seção de Apoio ao Credenciamento de Revistas USP André Serradas Seção de Apoio Administrativo Luiza Inês Raspantini Salvador Elaboração do Manual Érica Saito Jandira Neves Moraes Moreira Diagramação/Arte Final Lilian Ribeiro Rosa Helena dos Reis Silva

SUMÁRIO 1 COMO GERAR RELATÓRIOS NO ALEPH PELA INTERFACE... 7 1.1 RELATÓRIO DE RENOVAÇÃO (CIR-08)... 7 1.2 RELATÓRIO DE USUÁRIOS (CIR-05)... 13 1.3 RELATÓRIO DE EMPRÉSTIMOS (CIR-04)... 17 4.4 RELATÓRIO DE ITENS MUITO PROCURADOS (CIR-14)... 22 1.5 RELATÓRIO DE DEVOLUÇÃO DE ITENS DECLARADOS PERDIDOS OU JÁ DEVOLVIDOS (cir-16)... 26 1.6 RELATÓRIO DO HISTÓRICO DE CIRCULAÇÃO (CIR-21)... 31 1.7 ESTATÍSTICAS GERAIS DE CIRCULAÇÃO (CIR-30)... 36 1.8 ESTATÍSTICAS DE CIRCULAÇÃO POR TIPO DE TRANSAÇÃO (CIR-31)... 39 2 GERENCIADOR DE TAREFAS... 43

7 1 COMO GERAR RELATÓRIOS NO ALEPH PELA INTERFACE 1.1 RELATÓRIO DE RENOVAÇÃO (CIR-08) Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera uma lista de renovação. a) Ir no menu Serviços, Renovação/Devolução Antecipada, Renovar Empréstimos (cir 08), conforme tela abaixo.

8 b) O sistema exibirá um formulário para preenchimento de escolha de parâmetros do relatório, conforme tela abaixo.

9 Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Sub-biblioteca selecionar sua sub-biblioteca Em Status do usuário o botão incluir ou excluir os seguintes status de usuário, o parâmetro padrão é Incluir os seguintes status de usuário e Todos Em Status do item selecionar o status e incluir ou excluir os seguintes status de item, o parâmetro padrão é Incluir os seguintes status de item e Todos Números de dias até data de devolução Em Ignorar data de devolução Digitar sim ou não Em Atualizar base de dados Digitar sim caso você queira já atualizar a base de dados, se somente ver o relatório antes de executá-lo, selecionar não Em Ordenar relatório por é possível ordenar o relatório por ID, nome do usuário e Data de Devolução Em Formato do relatório há 2 formatos disponíveis, verificar qual deles melhor atende sua necessidade Em Gerar relatório somente para usuários com selecionar a opção sim ou não Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito, conforme tela a seguir.

10 Após o preenchimento dos campos, clicar na opção Enviar para fila, conforme tela a seguir.

11 c) O sistema exibirá a mensagem: Procedimento foi enviado para fila, conforme tela a seguir: d) Seguir procedimentos do item 2 Gerenciador de tarefas

12 1.2 RELATÓRIO DE USUÁRIOS (CIR-05) Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera uma lista dos usuários. Ir no menu Serviços, Relatórios/Listagens, Relatório de Usuários (cir-05), conforme tela abaixo.

13 O sistema exibirá um formulário para preenchimento de escolha de parâmetros do relatório, conforme tela abaixo. Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Sub-biblioteca selecionar sua sub-biblioteca Em Status do Usuário selecionar um status de usuário específico ou deixar a opção padrão Todos Em Direitos vencem depois de e Direitos vencem antes de digitar o período de validade dos cadastros que deseja recuperar em formato DD/MM/AAAA Em Código de impedimento local caso deseje um relatório bem específico, utilizar este filtro, caso contrário, deixar a opção padrão Todos Em Código de impedimento global mesma recomendação do parâmetro Código de impedimento local Em Formato do relatório selecionar o formato de relatório desejado, há 3 opções

14 Em Ordenar relatório por é possível ordenar o relatório por ID, código de barras do usuário ou nome do usuário Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito, conforme tela a seguir.

16 O sistema exibirá a mensagem: Procedimento foi enviado para fila, conforme tela a seguir. d) Seguir procedimentos do item 2 Gerenciador de tarefas.

17 1.3 RELATÓRIO DE EMPRÉSTIMOS (CIR-04) Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera uma lista dos empréstimos. a) Ir no menu Serviços, Relatórios/Listagens, Relatório de Empréstimos (cir-04), conforme tela abaixo.

19 Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Sub-biblioteca selecionar sua sub-biblioteca Em Status do empréstimo selecionar um status: Empréstimo ativo, Declarado Devolvido, Declarado perdido ou Todos. Em Status de usuário Incluir ou Excluir os seguintes status de usuário, o parâmetro padrão é Incluir os seguintes status de usuário e Todos Em Data de devolução (De) e Data de devolução (Até) digitar o período de validade dos cadastros que deseja recuperar em formato DD/MM/AAAA Em Nível de ordenação 1 e 2 é possível ordenar o relatório por Local de Devolução, Sub-biblioteca de Devolução, ID do Usuário, Nome do Usuário, Data de Devolução, Título, Autor, ISBN-ISSN, Localização do Item, Nota do Usuário 1, Nota do Usuário 2, Nota do Usuário 3 Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito, conforme tela a seguir.

21 c) O sistema exibirá a mensagem: Procedimento foi enviado para fila, conforme tela a seguir:

22 d) Seguir procedimentos do item 2 Gerenciador de tarefas. 4.4 RELATÓRIO DE ITENS MUITO PROCURADOS (CIR-14)

23 Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera uma lista dos itens muito procurados. a) Ir no menu Serviços, Relatórios/Listagens, Relatório de Itens muito Procurados (cir-14), conforme tela abaixo.

24 b) O sistema exibirá um formulário para preenchimento de escolha de parâmetros do relatório, conforme tela abaixo. Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Sub-biblioteca selecionar sua sub-biblioteca Em Número mínimo de reservas digitar o número mínimo de reservas, de acordo com seu critério, para classificá-lo como item muito procurado Em Formato do relatório selecionar o formato do relatório desejado, há 2 opções Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito da tela a seguir.

27 1.5 RELATÓRIO DE DEVOLUÇÃO DE ITENS DECLARADOS PERDIDOS OU JÁ DEVOLVIDOS (cir-16) Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera uma lista dos materiais declarados perdidos ou que foram acusados devolvidos. a) Ir no menu Serviços, Relatórios/Listagens, Relatório de Materiais Declarados como Perdidos ou que foram acusados devolvidos (cir-16), conforme tela abaixo.

29 Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Sub-biblioteca selecionar sua sub-biblioteca Em Data de devolução De/Até digitar o período de datas de devolução que deseja recuperar em formato DD/MM/AAAA Em Horário de devolução deixar o padrão 00:00 e 23:59 Em Status de item selecionar o status incluir ou excluir os seguintes status de item, o parâmetro padrão é Incluir os seguintes status de item e Todos Em Status de item selecionar um status de item específico ou deixar o padrão Todos Em Status de usuário selecionar um status de usuário específico ou deixar o padrão Todos Em Ordenar relatórios por é possível ordenar o relatório por Nome de Usuário, Data de Devolução, Sub-biblioteca, Localização, Rotina de Ordenação do Item (seção: circ 16) e Ordenar por item Declarado perdido/já devolvido Em Formato do relatório há formatos de saída, escolher o formato que melhor atende sua necessidade Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito, conforme tela a seguir.

33 1.6 RELATÓRIO DO HISTÓRICO DE CIRCULAÇÃO (CIR-21) Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera um Histórico de Circulação. a) Ir no menu Serviços, Relatório/Listagens, Relatório do Histórico de Circulação (cir-21), conforme tela abaixo.

35 Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Data de devolução De/Até digitar o período de datas que deseja recuperar em formato DD/MM/AAAA Em Hora De/Até deixar o padrão 00:00 e 23:59 Em Sub-biblioteca selecionar sua sub-biblioteca Em Somente em transação selecionar a opção sim ou não Em Ação a opção padrão Todos, contudo, pode-se selecionar determinado status de item Em Operador Caso queira, preencher com o login de um operador específico Em Formato de Relatório selecionar o status padrão Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito, conforme tela a seguir.

c) O 37 sistema exibirá a mensagem: Procedimento foi enviado para fila, conforme tela a seguir: d) Seguir procedimentos do item 2 Gerenciador de tarefas

38 1.7 ESTATÍSTICAS GERAIS DE CIRCULAÇÃO (CIR-30) Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera estatísticas gerais de circulação. a) Ir no menu Serviços, Estatísticas, Estatísticas Gerais de Circulação (cir-30), conforme tela abaixo. b) O sistema exibirá um formulário para preenchimento de escolha de parâmetros do relatório, conforme tela abaixo.

39 Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Sub-biblioteca, selecionar sua sub-biblioteca Em Data de devolução De/Até digitar o período de datas que deseja recuperar em formato DD/MM/AAAA Em Resultados agrupados por é possível agrupar os resultados por status de usuário, data, status de item e tipo de material Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito, conforme tela a seguir.

41 c) O sistema exibirá a mensagem: Procedimento foi enviado para a fila, conforme tela a seguir: d) Seguir procedimentos do item 2 Gerenciador de tarefas 1.8 ESTATÍSTICAS DE CIRCULAÇÃO POR TIPO DE TRANSAÇÃO (CIR-31)

42 Através de parâmetros que podem ser definidos pelos operadores, este serviço gera estatísticas gerais de circulação. a) Ir no menu Serviços, Estatísticas, Estatísticas de Circulação por tipo Transação (cir-31), conforme tela abaixo.

43 b) O sistema exibirá um formulário para preenchimento de escolha de parâmetros do relatório, conforme tela abaixo. Preencher: Em Arquivo de saída colocar um nome para o arquivo em caixa baixa Em Sub-biblioteca selecionar sua sub-biblioteca Em Data de devolução De/Até digitar o período de datas que deseja recuperar em formato DD/MM/AAAA Em Tipo de transação é possível selecionar as seguintes transações: Empréstimos, Devoluções, Renovações, Pedidos de reserva (qualquer exemplar), Pedidos de reserva (exemplar específico), Pedidos de fotocópia e Reservas agendadas

44 Caso tenha dúvidas, clicar na opção Ajuda, lado direito, conforme tela a seguir. Após o preenchimento dos campos, clicar na opção Enviar para fila, conforme tela a seguir.

c) O 45 sistema exibirá a mensagem: Procedimento foi enviado para fila, conforme tela a seguir: d) Seguir procedimentos do item 2 Gerenciador de tarefas

46 2 GERENCIADOR DE TAREFAS a) Ir na guia Administração, opção Gerenciador de tarefas conforme tela abaixo. b) Caso o relatório tenha finalizado, o nome do arquivo aparecerá na lista da Aba Log de Execução com a palavra Success na coluna Status, conforme tela a seguir.

47 c) Na Aba Lista de Arquivos, aparecerá na lista o nome do arquivo, conforme tela a seguir (caso não apareça, utilize o botão Atualizar lista) d) Selecionar o nome do arquivo, clicar no para copiar o arquivo, conforme tela abaixo.

48 e) O sistema exibirá uma janela Copiar arquivo remoto para diretório local, clicar em OK, conforme tela a seguir. f) O sistema jogará o nome do arquivo para a tela superior. Antes de imprimir, sempre visualize primeiro o relatório. Neste caso, na janela Config.impressão, selecionar a opção Visualizar impressão, conforme tela abaixo.

49 g) Clicar na opção Imprimir, conforme tela a seguir. k) O sistema exibirá o relatório, conforme tela abaixo.