Além dos cadastros básicos Financeiro Até agora vimos como cadastrar algumas informações básicas para a utilização do CIAF, enquanto cadastramos estas informações também treinamos o modo de utilização do sistema. Os passos a seguir seguem a mesma sistemática de lançamento dos formulários anteriores. Ou seja Novo: Adiciona um novo registro. Gravar: Grava as informações do registro. Desfazer: Cancela o lançamento/alteração atual de um registro. Excluir: Marca para exclusão o registro atual. Alterar: Libera o registro atual para ser alterado. Início, Anterior, Próximo, Final: Navegam pelos registros. Sair: Fecha o formulário Sendo assim veremos agora como funciona a parte financeira do CIAF, caixa, bancos, contas a pagar, etc... Abertura do Caixa Antes de iniciar os lançamentos financeiros devemos efetuar a abertura do caixa. Para tanto clique no menu, 2 FINANCEIRO > D Controle de Caixa > A Caixa diário. Será apresentado este formulário:
Clique no botão F6 - Abertura ou então pressione a tecla F6 do teclado para a abertura do caixa. Após basta clicar no botão SAIR. Ao final do dia (ou de um determinado período) é necessário proceder com o encerramento do caixa, para tanto abra novamente este formulário e clique no botão F7 Fechamento. ATENÇÃO: O não fechamento do caixa impede a continuação de lançamentos no dia seguinte. O caixa diário retrata a movimentação do dia e não transporta o saldo para o dia seguinte. Após encerrarmos o caixa toda a sua movimentação vai para o arquivo de movimentos (2 FINANCEIRO > D Controle de Caixa > B Arquivo de movimentos). Sendo assim a melhor maneira de se trabalhar com o caixa diário é a apresentada abaixo: Efetue a abertura do caixa e depois faça um lançamento para abrir o caixa (é interessante criar um histórico para este fim). Efetue a movimentação do caixa normalmente durante o dia. Quando for efetuar o encerramento do caixa, faça a conferência do mesmo e depois lance um valor para zerar o saldo do caixa diário, após, faça o encerramento do caixa. Na próxima abertura do caixa verifique no arquivo de movimento qual foi o último valor lançado (estamos nos referindo ao valor utilizado para zerar o caixa) e, após a abertura do caixa efetue o lançamento deste valor. Abaixo um exemplo prático: Dia 05/10/2008, valor final do caixa R$ 1.250,00. Lançamos um débito de R$ 1.250,00 saldo no final do dia 05/10/2008 = R$ 0,00. Dia 06/10/2005, efetuamos a abertura do caixa e efetuamos um lançamento de R$ 1.250,00 para iniciar o saldo de caixa neste dia.
Cadastrando bancos Para utilizarmos o sistema de bancos é necessário que existam contas cadastradas, clique no menu 2 FINANCEIRO > A Controle Bancário > A Contas bancárias Todos os campos podem ser preenchidos com exceção do campo SALDO EM CONTA, este campo será preenchido de acordo com os lançamentos bancários.
Iniciando lançamentos no sistema de bancos Neste formulário concentramos os lançamentos bancários, basta clicar no botão NOVO, o foco será enviado para o campo Nº DA CONTA para navegar entre os campos pressione a tecla ENTER digite o número da mesma e depois informe o histórico mais apropriado, preencha o restante dos campos de acordo com a sua necessidade. No primeiro lançamento de uma conta determine-a como saldo inicial e utilize de preferência uma data onde não serão feitos lançamentos tanto nela como anterior a ela, uma sugestão é criar um histórico chamado SALDO INICIAL ou algum nome semelhante. Quando houver a necessidade de transferir valores do caixa para determinada conta no banco utilize o histórico 15002, ele vai efetuar a baixa no caixa e alimentar o saldo bancário no montante determinado no campo VALOR.
Contas a Pagar O contas a pagar foi desenvolvido para que, em um único formulário, o operador possa lançar, baixar e aplicar filtros. Para início dos lançamentos clique no botão NOVO, no campo HISTÓRICO, informe o valor que melhor identifique este documento, (o botão F3 efetua consultas de históricos). Informe no campo COD.FORNEC: o código do fornecedor (o botão F2 efetua consultas de fornecedores). Preencha o restante dos campos e ao final clique no botão GRAVAR. Outras opções do formulário O formulário de contas a pagar apresenta em destaque as contas vencidas e as contas a vencer em 7 dias, há também a possibilidade de filtrar por vencimento, por contas pagas, por contas não pagas e somente aquelas que sofreram pagamentos parciais. Para efetuar um consulta por fornecedor pressione o botão F2 (esta função somente terá efeito se nem o botão NOVO e nem o botão ALTERAR forem clicados antes). Para efetuar uma baixa parcial ou total, selecione o documento e pressione o botão ALTERAR, o sistema vai apresentar uma caixa de diálogo perguntando se deseja efetuar uma baixa clique em sim o foco será enviado para o campo FORMA PAGTO, escolha BANCO ou CAIXA de acordo com a necessidade lembramos que os pagamentos enviados para o banco devem ter uma conta-corrente cadastrada anteriormente. Os valores enviados para o caixa podem ser verificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > A Caixa diário. No entanto, após o encerramento do caixa os mesmos valores serão identificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > B Arquivo de movimentos.
Contas a Receber O formulário de contas a receber tem a mesma forma de lançamento do formulário de contas a pagar. Na primeira guia CONTAS CADASTRADAS são apresentados todos os documentos lançados veja abaixo da grade as opções de filtro disponíveis para agilizar a consulta de documentos. Na guia DADOS DA CONTA estaremos efetuando o lançamento do documento de contas a receber, clique no botão NOVO o foco será enviado para o campo HISTÓRICO, informe o histórico apropriado (o botão F2 Históricos efetua consulta de históricos), informe o código do cliente (o botão F3 efetua consulta de clientes), informe o restante dos campos. Ao final clique no botão GRAVAR Para efetuar um consulta de documentos por cliente pressione o botão F3 (esta função somente terá efeito se nem o botão NOVO e nem o botão ALTERAR forem clicados antes). Para efetuar uma baixa parcial ou total, selecione o documento e pressione o botão ALTERAR, o sistema vai apresentar uma caixa de diálogo perguntando se deseja efetuar uma baixa clique em sim o foco será enviado para o campo FORMA DE RECEBIMENTO, escolha BANCO ou CAIXA de acordo com a necessidade lembramos que os pagamentos enviados para o banco devem ter uma conta-corrente cadastrada anteriormente. Os valores enviados para o caixa podem ser verificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > A Caixa diário. No entanto, após o encerramento do caixa os mesmos valores serão identificados em 2 FINANCEIRO > D Controle de caixa > B Arquivo de movimentos.
Controle de caixa O formulário para controle de caixa, além de fazer a abertura e o encerramento do mesmo também concentra os lançamentos destinados a ele. Pode-se também fazer lançamentos diretos no caixa. O botão F3: Movimento apresenta de forma analítica o movimento do dia, já o botão F4: Resumo apresenta o movimento do dia agrupado por histórico.
Arquivo de movimento Todos os lançamentos feitos para o caixa vão para este formulário após o encerramento, neste formulário são possíveis excluir valores do caixa, mas não é possível lançar valores. Para tanto utilize o formulário de caixa diário.
Levantamento Diário Neste formulário podemos calcular todo o movimento financeiro gerado por vendas, recebimentos, pagamentos, lançamentos no caixa e banco. Basta clicar no botão NOVO, verificar os valores calculados e clicar em calcular. ATENÇÃO, esta operação deve ser feita no dia do movimento. O relatório para verificar o resultado desta ação encontra-se em: 5 RELATÓRIOS > G Controle financeiro > F Demonstrativo. Relatórios úteis Os relatórios referentes ao menu financeiro podem ser encontrados em 5 RELATÓRIOS > G Controle financeiro, no contas a pagar os relatórios existentes são: Contas a pagar: Apresenta por período os valores a pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. A pagar / categoria: Apresenta por período/categoria de fornecedor os valores pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. A pagar / histórico: Apresenta por período/histórico (forma de pagamento) os valores pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. Extrato do fornecedor: Apresenta por fornecedor/período os valores pagos ou em aberto dependendo da solicitação no formulário. No contas a receber além de relatórios similares aos de cima podemos destacar também: Maiores devedores: Apresenta os maiores devedores por ordem de maior valor. A receber / vendedor: Apresenta as contas a receber por período/vendedor.