Manual de Acertos / Contagens de Stock Dezembro de 2008
ÍNDICE O MANUAL DE ACERTOS / CONTAGENS DE STOCK... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 ACERTOS / CONTAGENS DE STOCK... 2 O que é?... 2 Acerto de Stock... 2 Contagem de Stock... 2 Configuração do sistema... 2 Aplicação dos acertos e contagens de stock... 2 Parametrização dos acertos e contagens de stock... 2 Acerto de Stock... 2 Contagem de Stock... 3 Encerramento da contagem de stock... 4 Movimentação... 5 Acerto de Stock... 5 Contagem de Stock... 10 Encerramento da contagem de stock... 12 Reset de Quantidades... 13 Lança Entradas/Saídas... 14 Técnicas de registo de produtos na contagem/acerto de stock... 16 Importar PDT... 16 Copiar Linhas... 17 Adicionar produtos... 19 Relatórios... 20 Perguntas e respostas... 21
O manual de acertos / contagens de stock Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o funcionamento dos Acertos e Contagens de stock existente no GesPOS, guiar o utilizador na sua configuração ou esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1
Acertos / Contagens de Stock Base Prime Vision GesCafé Necessário Módulo (*) PME01 PME02 PME03 PME05 PME07 PME08 PME09 SQL01 SQL02 ENT01 SQL88 Este manual aborda a gestão de Acertos e Contagens de Stock. Para uma melhor performance e viabilidade deverá ser efectuado um bom planeamento de forma a optimizar a configuração. O que é? Acerto de Stock Como o próprio nome indica, acerto de stock é um documento que permite efectuar um acerto do stock. Vulgarmente utilizado para acertar as existências em períodos em que a empresa se encontra sem laborar, permite ao utilizador definir as quantidades de cada produto sendo, a partir dessa data, o cálculo de stock efectuado com base nesses valores. Contagem de Stock A contagem de stock é um documento de stock que permite gerar um acerto (ou documento de entrada e/ou saída) com base nas quantidades contadas para cada produto. Útil para situações em que há necessidade de acertar o stock sem que a empresa pare o normal funcionamento. Configuração do sistema De seguida serão mencionadas quais as configurações que influenciam a gestão de acertos e contagens de stock. Aplicação dos acertos e contagens de stock Verifique se a licença que possui contempla esta funcionalidade. Parametrização dos acertos e contagens de stock Acerto de Stock O documento Acerto de Stock é um documento de stock com comportamento de Acerto no que diz respeito à quantidade existente e disponível do produto. Ou seja, nem será considerado como uma entrada nem como uma saída, será sim um acerto. Certifique-se que o documento AS-ACERTO DE STOCK existe em Diversos Configurações Configurações de Documentos Tabela de Documentos. O documento AS-ACERTO DE STOCK já consta na base de dados criada pela aplicação GesPOS. Caso o tenha eliminado deverá criá-lo respeitando as parametrizações default. 2
Contagem de Stock O documento Contagem de Stock, por si só, não tem qualquer influência no stock do produto, simplesmente permite uma comparação entre a quantidade contada pelo utilizador e a que a aplicação retorna. Uma vez encerrada a contagem de stock será gerado um documento de acerto (ou documento de entrada e/ou saída), e, aí sim, será afectado o stock do artigo. Certifique-se que o documento CON-CONTAGEM DE STOCK existe em Diversos Configurações Configurações de Documentos Tabela de Documentos. O documento CON-CONTAGEM DE STOCK já consta na base de dados criada pela aplicação GesPOS. Caso o tenha eliminado deverá criá-lo respeitando as parametrizações default. 3
Encerramento da contagem de stock Normalmente, pelo encerramento da contagem de stock é gerado um documento de acerto de stock. É este o comportamento usual, no entanto, poderá optar por lançar um documento de entrada e/ou de saída com a diferença entre a quantidade contada e a que o GesPOS apresenta, sendo então o stock acertado de acordo com os valores obtidos na contagem física efectuada. Em Diversos Configurações Parâmetros Movimentação defina o comportamento desejado para o encerramento da contagem de stock: Reset de Quantidades: gerado documento acerto de stock com a diferença entre a quantidade contada e a que aplicação retorna. Lança Entradas/Saídas: gerado documento entrada de stock e/ou saída de stock com a diferença entre a quantidade contada e a que aplicação retorna. 4
Movimentação A qualquer momento poderá se verificar a necessidade de efectuar uma inventariação de stock e proceder aos devidos acertos tendo em conta que poderá estar em falta o registo de alguma entrada ou saída de produtos, quer por falha do operador, quer mesmo por furtos ou degradação de produtos. Por vezes este processo tem que decorrer durante o normal funcionamento da firma, isto é, enquanto são vendidos produtos e dada entrada de outros, pelo que deverá ser ponderada a melhor forma de efectuar os devidos acertos do stock emissão de documento Acerto de Stock ou emissão de documento Contagem de Stock. Caso sejam usados diferentes armazéns terá que ser acertado cada um deles separadamente. Acerto de Stock Considerado como último movimento do dia, deverá apenas ser seleccionado como método de acerto das existências caso o processo de inventariação seja efectuado com o estabelecimento encerrado período nocturno, de férias, encerramento para balanço... Após a contagem física do stock poderá emitir o documento de acerto de stock Movimentos Movimentos de Stock Documentos de Stock. Seleccione o documento ACERTO DE STOCK e indique o armazém a acertar. Insira cada um dos produtos e respectiva quantidade contada no campo Quant. Em Existência será apresentada a quantidade que o GesPOS retorna de acordo com os registos efectuados até ao momento. A diferença entre esta quantidade e a contada pelo utilizar será reflectida no campo Dif. Stock. Acerto de stock de 32Uni para o armazém 1 do produto MB - MotherBoard ASRock. O GesPOS apresentava uma existência de 22Uni na altura do acerto de stock. 5
Se for lançada mais que uma linha para o mesmo produto, armazém, propriedade, edição e combinação de cor e tamanho, será considerada como quantidade de acerto a soma das quantidades das duas linhas O documento de acerto de stock será registado em stock como um movimento de acerto, sendo esquecidos os movimentos anteriores. Ou seja, a partir deste momento o stock do produto começará a ser calculado a partir do valor do acerto. Seguindo o exemplo do produto MB - MotherBoard ASRock... A quantidade existente e disponível do produto é 32Uni. 6
A partir do dia 18/11/2008 o stock do produto MB - MotherBoard ASRock vai ser calculado tendo por base as 32Uni definidas no acerto... Para produtos com cores e tamanhos ou edições associadas, terá que ser efectuado o acerto para cada combinação de cor e tamanho ou edição. Analisemos o produto M01 - Mala de portátil que existe em três cores (preto, castanho e cinza) e em dois tamanhos diferentes (39*30 e 45*35)... 7 A existência do produto deverá ser analisada por cada combinação de cor e tamanho. No dia 28/11/2008 existem: 10Uni Castanho / 39*30 e 10Uni Castanho / 45*35 10Uni Cinza / 39*30 e 9Uni Cinza / 45*35 9Uni Preto 39*30 e 10Uni Preto / 45*35
Supondo que se verificou a necessidade de efectuar um acerto de stock, também este terá que ser analisado por combinação de cor/tamanho. Acerto de 15Uni do produto na cor preto tamanho 45*35... Apenas a existência da combinação preto/45*35 será alterada, as restantes combinações cor/tamanho não serão afectadas... 8
Caso o produto tenha propriedades associadas o acerto será por propriedade. Analisemos o stock do produto MON - Monitor TFT ASUS com propriedade nº de série... Se ao inventariar o armazém apenas existem os nº de série A03 e A02 deverá ser efectuado um acerto de stock para acertar o nº de série A04 PARA 0Uni... 9
O documento de acerto de stock é considerado o último movimento do dia. Ainda que no mesmo dia do acerto sejam registadas novas saídas e/ou entradas em stock, no final do dia será considerada a existência conforme documento de acerto de stock. O acerto deverá então ser efectuado em dias de encerramento ou ao final do dia, após fecho da firma, evitando assim diferenças devido às unidades que vão sendo vendidas, compradas ou até eventualmente transferidas de armazém durante o dia. Contagem de Stock Com a particularidade de gravar, no momento de registo, a diferença entre a quantidade contada e a resultante dos movimentos existentes, é um precioso método para acerto das existências caso o processo de inventariação seja efectuado com o estabelecimento a laborar. À medida que vai efectuando a contagem física do stock poderá registá-la no documento de contagem de stock Movimentos Movimentos de Stock Documentos de Stock. Seleccione o documento CONTAGEM DE STOCK e indique o armazém a contar. Insira cada um dos produtos e respectiva quantidade contada no campo Quant. Em Existência será apresentada a quantidade que o GesPOS retorna de acordo com os registos efectuados até ao momento. A diferença entre esta quantidade e a contada pelo utilizar será reflectida no campo Dif. Stock. Acerto de stock de 32Uni para o armazém 1 do produto MB - MotherBoard ASRock. O GesPOS apresentava uma existência de 22Uni na altura da contagem de stock. 10
Não deverá lançar mais que uma linha para o mesmo produto, a não ser que se trate de um outro armazém, propriedade, edição ou combinação de cor e tamanho. Se pretende proceder desta forma deverá activar a configuração geral 47 confirmando o agrupamento. Para produtos com cores e tamanhos, propriedades ou edições associadas, terá que ser efectuado o acerto para cada combinação de cor, tamanho, lote ou edição. Após gravar o documento de contagem de stock este não será registado em stock, ou seja, o stock do produto permanecerá inalterável (até que a contagem seja encerrada). Para mais informações consulte Encerramento da contagem de stock. Seguindo o exemplo do produto MB - MotherBoard ASRock... A quantidade existente e disponível do produto continua como 22Uni. 11
Encerramento da contagem de stock A existência do produto apenas será actualizada quando a contagem de stock for encerrada. Aí será efectuado o lançamento em stock de acordo com a parametrização efectuada: Reset de Quantidades Lança Entradas/Saídas 12
Reset de Quantidades Este é o processo mais usual. Aquando encerramento da contagem será gerado um acerto de stock com base na diferença apurada no momento de registo da contagem. De acordo com o exemplo do produto MB - MotherBoard ASRock... Aquando registo da contagem a diferença de stock era +10Uni = 32 (contadas) 22 (retornadas pelo GesPOS). Contagem encerrada dia 18/11/2008: Criado acerto de stock com 32Uni = 22Uni indicadas no GesPOS + 10Uni). Contagem encerrada dia 20/11/2008 (após registo de entradas e saídas): Entradas desde dia 18/11/2008: FCO nº 3 de 15Uni Saídas desde dia 18/11/2008: VD nº 1 de 1Uni VB nº 2 de 1Uni Existência retornada pelo GesPOS dia 20/11/2008: 35Uni = 22Uni (existência de dia 18/11/2008) + 15Uni (entradas) 2Uni (saídas) 13
Criado acerto de stock com 45Uni = 35Uni indicadas no GesPOS + 10Uni). Lança Entradas/Saídas Optando por Lança Entradas/Saídas, ao encerrar a contagem de stock será criado documento de entrada e/ou saída de stock com base na diferença apurada no momento de registo da contagem. De acordo com o exemplo do produto MB - MotherBoard ASRock... Aquando registo da contagem a diferença de stock era +10Uni = 32 (contadas) 22 (retornadas pelo GesPOS). Contagem encerrada dia 18/11/2008: Criado documento de entrada de stock com 10Uni de forma a perfazer as 32 contadas. 14
Contagem encerrada dia 20/11/2008 (após registo de entradas e saídas): Entradas desde dia 18/11/2008: FCO nº 3 de 15Uni Saídas desde dia 18/11/2008: VD nº 1 de 1Uni VB nº 2 de 1Uni Existência retornada pelo GesPOS dia 20/11/2008: 35Uni = 22Uni (existência de dia 18/11/2008) + 15Uni (entradas) 2Uni (saídas) Criado documento de entrada de stock com 10Uni que correspondem à diferença apurada aquando contagem. 15
Técnicas de registo de produtos na contagem/acerto de stock Importar PDT Nos exemplos acima foi demonstrado o acerto/contagem para um produto apenas. A inventariação de uma empresa será certamente mais fácil recorrendo à leitura por um recolector de dados. Após a leitura dos produtos em armazém efectue a descarga no documento de acerto/contagem de stock botão Importar PDT. Uma vez que poderá ser lido mais que uma vez o mesmo produto deverá activar a configuração geral 47 - Ao registar verifica se a linha já existe no documento (critério definido em parâmetros) de forma a que seja efectuado o agrupamento de linhas por referência. Para não obrigar o utilizador a confirmar cada agrupamento poderá activar ainda a configuração geral 54 - Quando configurado para agrupar linhas ao registar (Cfg 47), não pergunta para agrupar. 16
Copiar Linhas Além do período em que será efectuado o acerto/contagem, deverá ter especial atenção aos produtos não existentes fisicamente em stock... Se um produto não consta no armazém não será obviamente contado e por isso será facilmente esquecido ao emitir o documento stock. Esta situação poderá resultar em incoerências de valores caso no GesPOS existam movimentos para esse mesmo produto que resultem numa determinada existência. Se o produto MB - MotherBoard ASRock não existisse no armazém 1 não seria contado e por isso no GesPOS seria considerada a existência de 22Uni erradamente. Para evitar este tipo de situações poderá ser emitido um documento de acerto de stock com quantidade zero e posteriormente o documento com as quantidades contadas. Desta forma, caso determinado produto não seja contado irá manter a existência a zero resultante do primeiro acerto de stock. O acerto de stock com quantidades zero terá que ser emitido no dia anterior, não poderá haver mais que um acerto de stock para o mesmo produto e armazém no mesmo dia. Existe um pequeno truque para emitir o documento de acerto de stock com quantidade zero opção Copiar Linhas. 17
Através desta rotina poderá rapidamente registar os produtos no documento de acerto... 18
Adicionar produtos Uma outra técnica que facilita o registo dos produtos no documento de acerto/contagem de stock é Adicionar Produtos. Rapidamente poderá inserir no documento os produtos. Seleccionando-os por famílias ou fornecedores......com base em critérios de stock e campos extra...... excluir/incluir produtos descontinuados ou com stock zero... 19
Relatórios O stock de produtos poderá ser analisado em diversos mapas Relatórios Relatórios de Stock. Poderá analisar separadamente cada produto Extracto de produto, por armazém Inventário por armazém, Inventário Existência por Armazém, Inventário discriminando armazém... ou a nível geral Inventário existência global. 20
Perguntas e respostas Lancei uma contagem de stock, mas o stock dos produtos não sofreu qualquer alteração?! O stock do produto apenas será afectado aquando encerramento da contagem. Após encerrar uma contagem de stock, ao consultar o extracto do produto não consta qualquer acerto de stock, mas sim um documento de entrada de stock?! O comportamento do encerramento da contagem é definido em Diversos Configurações Parâmetros Movimentação Comportamento ao encerrar uma contagem. Poderá optar pelo reset de quantidades acerto de stock ou por lançamento de entrada/saída entrada de stock e/ou saída de stock. Lancei um acerto de stock com as unidades que contei no armazém, mas após isso existência do produto não se altera mais! Lancei vendas e o stock não diminui!? O acerto de stock é considerado o último movimento do dia, assim sendo, ainda que lance entradas e/ou saídas de stock após o acerto de stock, mas no mesmo dia, não irá haver qualquer alteração em termos de existência do produto. Ou seja, ao lançar um acerto de Xuni estará a indicar à aplicação que hoje ao final do dia tem Xuni desse produto. Apenas no dia seguinte o stock será alterado de acordo com as novas entradas e saídas. Lancei 4Uni numa contagem de stock, mas depois de a encerrar foi criado um acerto de stock com10uni??!! Aquando registo da contagem de stock é analisada a existência que o GesPOS apresenta no momento, sendo gravada a diferença entre essa existência e as unidades contadas. Quando é gerado o acerto de stock será com base nessa diferença apurada. Imagine que o GesPOS retorna 10Uni mas na contagem indicam 4Uni. Quando for gerado o acerto serão consideradas +6Uni (10-4) que a existência da altura. Ou seja, se quando encerrar a contagem o GesPOS apresenta 20Uni será lançado acerto de stock com 26Uni. Durante processo de acerto do stock, como devo registar os produtos que não existem fisicamente em armazém, mas que no GesPOS apresentam existência diferente de zero? Se determinado produto não for englobado na contagem/acerto de stock a sua existência manter-se-á inalterável. Assim sendo, de forma a evitar que determinados produtos fiquem com existência errada uma vez que não existem fisicamente em armazém, poderá emitir um documento de acerto de stock com quantidade zero antes do acerto com a contagem correcta. Este acerto de stock com quantidade zero deverá ser com data anterior à contagem. Existe alguma forma de rapidamente criar um acerto com quantidade zero para todos os produtos? Poderá recorrer à rotina Copiar Linhas separador Outros da barra de opções. Seleccione a cópia por Existências e active a opção Colocar todas as quantidades a zero. 21