GESTIX ENTERPRISE GESTÃO INTEGRADA MODULAR ERP-CRM ENTERPRISE SERIES www.gestix.com info@gestix.com
GESTIX ENTERPRISE SERIES O GESTIX ENTERPRISE MODULAR é um novo sistema para a gestão e planeamento de recursos empresariais e da relação com clientes, integrado numa linha de soluções vocacionada para a Pequenas e Médias Empresas e Serviços Profissionais. Desenvolvido de raiz inteiramente no novo milenio e capacitado para os desafios da globalização e mobilidade, corta com as dispendiosas tecnologias do passado, inaugurando uma nova era da informática de gestão: eficácia e optimização de investimento com a máxima tranqüilidade. A plataforma tecnológica em que assenta, compatível com a Internet e com as ferramentas Open Source, combinada com o design cuidado da interface humana que visa a fácil operação, promovem a produtividade das pequenas e médias empresas (PME) de variadas dimensões e diversos ramos de atividade. Inovação Tecnológica Pioneiro na utilização, na informática de gestão, das tecnologias de rede abertas e 100% compatíveis com a Internet, o GESTIX ENTERPRISE MODULAR utiliza uma moderna plataforma tecnológica, especialmente desenhada e desenvolvida para promover a agilidade e competitividade empresarial através dos paradigmas Mobilidade, Conectividade, Produtividade, Modularidade, e Rentabilidade. Esta plataforma reveste-se da maior importância na medida em que as suas características se apresentam de modo ubíquo ao longo de todas as áreas operacionais do sistema. Mobilidade: Controlo e Operação em Qualquer Lugar A mobilidade é fundamental para agilizar os processos de negócio. Aceder ao sistema de informação da empresa comodamente e com toda a segurança, a partir de qualquer lugar, é importante para gestores e para operacionais. O GESTIX ENTERPRISE MODULAR permite a operação em redes locais e privadas, bem como no espaço público, acessível a partir de qualquer ponto pela Internet.
Modularidade: Optimização do Investimento A inclusão de apenas as funcionalidades pertinentes aos processos de negócio da empresa leva à optimização do investimento e simplificação da operação do sistema. Extensibilidade: Arquitectura Evolutiva A extensão das funcionalidades do GESTIX ENTERPRISE MODULAR é possível quer pela adição de módulos complementares quer pela integração de programação à medida. A resposta a desafios particulares é possível recorrendo a tecnologias Open Source, como PHP e MySQL, ou Microsoft, como SQL Server, Access e VB. Rentabilidade: Robustez, Compatibilidade e Serviço A base modular do GESTIX ENTERPRISE MODULAR permite encontrar soluções melhor adaptadas sem gastos supérfluos; a sua compatibilidade com vários sistemas servidores e com diversos tipos de postos de trabalho - desde dispositivos móveis a computadores de secretária - traduz-se numa maior liberdade de escolha do equipamento; a robustez do sistema face a falhas de operação e a sua superior imunidade a ataques externos minimizam a necessidade de manutenção. Combinados, estes factores traduzem-se num preço menor que nos produtos tradicionais, com o consequente aumento da rentabilidade do investimento e maior tranqüilidade da gestão. Globalização e Distinção Inovador em funcionalidades orientadas para a internacionalização de negócios, o GESTIX ENTERPRISE MODULAR responde também a desafios inerentes à globalização, como a possibilidade de uso do software por utilizadores de diferentes nacionalidades e produção de documentos em diferentes idiomas para a mesma empresa, personalizados com a imagem e o formato mais adequado a cada caso.
Multi-Idioma, Independente por Utilizador Multi-Idioma. Cada utilizador escolhe, de forma independente de outros utilizadores da mesma empresa, o idioma em que vai operar a aplicação. Multi-Idioma para Documentos Fiscais e Logísticos (opcional) Facturas ou outros documentos logísticos podem ser produzidos em qualquer idioma de forma independente do idioma seleccionado por parte do utilizador para operação. Multi-Moeda - Contas em Moeda Estrangeira (opcional) O GESTIX ENTERPRISE MODULAR permite a utilização de múltiplas moedas em simultâneo, em processos logísticos e financeiros, tanto comerciais como de aprovisionamento. A possibilidade de manter contas correntes de terceiros em moeda estrangeira facilita a sua conferência. Bem assim, diversos mapas de controlo e operacionais podem ser extraídos tanto na moeda base como em moeda estrangeira. Logótipos e Personalização de Documentos Todos os negócios merecem uma imagem personalizada. Qualquer solução GESTIX permite inserir facilmente o logótipo da empresa na factura e restantes documentos. Mais, possibilita a definição de documentos internos e impressos fiscais com detalhes específicos como resposta a necessidades particulares dos processos de negócio da empresa.
Precisão e Disponibilidade da Informação O elevado nível de integração dos módulos do GESTIX ENTERPRISE MODULAR e os métodos avançados de contabilização e verificação de movimentos, proporcionam informação precisa e actualizada para controlo e gestão, em todas as áreas da aplicação. Fácil Importação Inicial de Dados O carregamento de clientes, fornecedores e artigos do antigo sistema para o GESTIX ENTERPRISE MODULAR é agora mais fácil. A informação é extraída da base de dados do velho programa para folhas de cálculo segundo um formato padrão e simplesmente importado pelo GESTIX ENTERPRISE MODULAR para a nova base de dados. Atualização em Tempo Real O funcionamento síncrono dos diversos módulos operacionais do GESTIX ENTERPRISE MODULAR garantem a instantânea atualização de dados em cada momento da operação. O comercial que acede ao sistema em Milão para consulta da posição de um artigo do inventário, encontra reflectidos os movimentos registados instantes antes no escritório em Lisboa, juntamente com outros eventualmente registados noutros locais. Verificação Integrada de Consistência O método integrado de verificação de consistência elimina facilmente os eventuais efeitos de imponderáveis tais como atrasos na recepção de documentos de terceiros ou falha humana no registo destes pela ordem seqüencial correcta.
Exportação para Folha de Cálculo A maioria das listas e mapas produzidos no GESTIX ENTERPRISE MODULAR estão disponíveis em formato compatível com qualquer folha de cálculo, permitindo assim a gestores e a colaboradores a elaboração de relatórios personalizados com informação pertinente e actualizada. Desmaterialização e Envio Electrónico de Documentos Todos os documentos logísticos e financeiros, bem como as listas e mapas gerados no GESTIX ENTERPRISE MODULAR, podem ser transmitidos eletronicamente em formato compatível (PDF) ou arquivados em unidades de armazenamento, CD, ou DVD. Estes processos permitem economizar recursos de diversas naturezas, designadamente papel, custos postais, espaço de arquivo e impacto ambiental. Acessibilidade e Segurança O acesso às aplicações GESTIX ENTERPRISE MODULAR é feito com toda a facilidade mas obedecendo a critérios de segurança que impedem a utilização não autorizada e a descodificação da informação que transita na rede local, privada ou pública, conforme os critérios de implementação. Robustez na Operação Multi-Utilizador Avançados mecanismos de preservação da integridade das transações registadas permitem a utilização concorrente do sistema por numerosos utilizadores sem afectar a segurança da informação a ele confiada.
Garantia de Integridade de Transações de Dados A garantia de integridade das transações de dados mantem o GESTIX ENTERPRISE MODULAR livre de problemas oriundos na interrupção acidental do funcionamento do sistema. A marca GESTIX é pioneira na utilização de tecnologia especialmente desenvolvida para garantir a integridade da informação das empresas, estando em produção desde 1986 a primeira solução GESTIX com garantia de integridade de transações de dados, utilizando desde então a linguagem SQL e os mecanismos inerentes à sua implementação nos motores INFORMIX e DB2 (marcas registadas da IBM - International Business Machines). Múltiplos Níveis de Segurança A operação do sistema GESTIX ENTERPRISE MODULAR é sempre condicionada pela apresentação de código de acesso e palavra-passe por parte de cada utilizador. Para além desta proteção contra uso indevido, os mecanismos de encritação disponíveis ao nível do sistema operativo podem ser utilizados para a codificação da informação de modo a impedir o acesso a informação sensível por parte de utilizadores mal intencionados ou software malicioso. Controlo Detalhado de Privilégios por Utilizador A identificação de cada utilizador autorizado a aceder ao sistema é acompanhada pelo controlo detalhado das operações que pode desenvolver e pelo registo, no histórico de operações reservado aos administradores do sistema, da data, hora e tipo de transações registadas no sistema. Histórico Contínuo de Operações Todas as transações desenvolvidas no GESTIX ENTERPRISE MODULAR importantes para rastreio são registadas num completo histórico de operações, o qual pode ser preservado para posterior análise, ou descartado para libertação de memória. Desta forma é possível a auditoria pormenorizada do sistema por forma a dificultar a utilização abusiva das suas funcionalidades.
Cópias de Segurança de Emergência A disponibilidade do comando rápido de Cópia de Segurança, no menu acessível a administradores de sistema, é complementada com a possibilidade de programação de backups automáticos na fase de implementação. Desta forma a empresa pode estar sempre protegida contra a perda do equipamento, sendo possível o restauro rápido do sistema a partir das cópias de segurança.
GESTIX ENTERPRISE MODULAR 9
Área Comercial Modular Integrada Critérios de Classificação Personalizáveis Para além da classe e grupo de desconto de um dado cliente, é possível a definição de múltiplos atributos personalizados. É possível, por exemplo, indicar se um cliente é "Revendedor", se expõe em "Certames" e se tem ou não "Loja Aberta", permitindo a posterior extração de listas de endereços de emails apenas dos que cumprirem a condição de ser Revendedor, expor em Certames e não ter Loja Aberta. Ações e Tarefas de Seguimento de Clientes Na ficha do cliente estão ainda disponíveis as tarefas de seguimento do cliente, ficheiro onde cada operacional regista e mantém um histórico das ações desenvolvidas junto do cliente, segundo o seu tipo e finalidade. Estas tarefas ficam também disponíveis a partir de um menu central, por utilizador e por estado, permitindo o controlo de tarefas existentes bem como o agendamento novas tarefas, como visitas, pedidos de pagamento, etc. Matriz de Descontos por Grupo/Categoria (opcional) Actividades altamente concorrenciais cada vez mais exigem uma dinâmica de condições comerciais agressivas para fidelizar o cliente. As matrizes de descontos por grupo de cliente e categoria de artigo do GESTIX ENTERPRISE MODULAR possibilitam a manutenção destas condições especiais em tempo útil. Múltiplas Listas de Preços O GESTIX ENTERPRISE MODULAR oferece a possibilidade de definir diferentes listas de preços de artigos. Responde assim à necessidade cada vez mais comum de manutenção de diferentes preços para diferentes tipos de entidades, de nacionalidades, e de moedas, para garantir a máxima competitividade. Pré-Venda As tarefas de consulta do cadastro do cliente bem como do histórico das propostas, encomendas e vendas registadas são desenvolvidas de forma fluida, envolvendo poucos cliques e um número reduzido de janelas. GESTIX ENTERPRISE MODULAR 10
Área Comercial Modular Integrada Facturação de Contratos e Avenças Contratos e avenças podem ser definidos quanto à sua data de início, fim e valores fixos ou variáveis, sendo promovida a emissão automática da respectiva facturação, no intervalo de datas especificado e utilizando a série definida. Documentos Logísticos e Financeiros por Séries A organização dos documentos logísticos e financeiros por séries facilita o ajuste do sistema aos processos de negócio da empresa. É possível a personalização das seqüências de numeração e dos impressos fiscais de forma independente para cada série, bem como a definição de documentos internos para cenários particulares de work-flow. Pesquisa Flexível de Artigos, Serviços e Clientes Os artigos podem ser inseridos nos documentos logísticos e de facturação de diversas formas: por código, descrição ou parte, código de barras, número de série, código de fornecedor, entre outros campos. Bem assim, a ficha do cliente pode ser localizada por diversos critérios ou mesmo criada no momento. Artigos e Inventário A gestão de artigos, de armazéns, inventário e compras são actividades que se inserem no fluxo de operação quotidiano de um sistema de informação empresarial. Ficheiro de Famílias, Categorias e Atributos A possibilidade de organizar o ficheiro de artigos com base em vários elementos de classificação, como Família, Categoria, e um número variável de atributos definidos pelo utilizador aumenta as capacidades da gestão de artigos e de análise estatística da informação. Códigos de Barras A ficha do artigo permite a atribuição e edição de três códigos (código próprio, código de barras e código de fornecedor), todos eles disponíveis para identificação rápida quer nos módulos de clientes como nos de fornecedores. A produção de códigos de barras é possível a partir de impressoras comuns e específicas, com diversas opções no que respeita a filtragem dos artigos e do número de etiquetas produzidas por página e por cada artigo. GESTIX ENTERPRISE MODULAR 13
Área Comercial Modular Integrada Mapas e Listagens Segmentadas Múltiplos critérios para filtragem dos artigos a tratar em mapas e listagens permitem uma segmentação apropriada para análise e controlo por parte dos gestores de cada linha de produtos. Inventário Permanente O GESTIX ENTERPRISE MODULAR permite a extracção de mapas de inventário a uma determinada data, proporcionando a manutenção de inventário permanente mesmo em situações com grande volume ou complexidade de lançamentos de compras. Gestão de Armazéns Documentos internos de transferência, entradas e saídas de armazém. Mapas de existências por armazém. Rastreio de Números de Série (opcional) Integrada com a facturação, compras e gestão de armazéns, o rastreio de números de série de equipamentos proporciona o acesso imediato ao histórico do movimento de cada unidade vendida ou em armazém. É assim possível saber com precisão a data em que um equipamento foi comprado ou vendido para questões de garantia. Compras e Fornecedores Os fornecedores têm um tratamento aprofundado de todo o movimento, incluindo o registo de consultas de preços, encomendas, remessas, devoluções, facturas, débitos e créditos, adiantamentos. Códigos de Barras por Fornecedor e rastreio de Preços por Fornecedor. Encomendas a Fornecedor/Requisições Emissão de requisições com especificação dos códigos do fornecedor envolvido e tratamento das mesmas como encomendas a fornecedor, com posterior conversão em guias, facturas e/ou vendas a dinheiro. GESTIX ENTERPRISE MODULAR 14
Área Comercial Modular Integrada Consultas de Preços (opcional) O controlo de propostas e cotações prestadas por fornecedores é proporcionado de forma completamente integrada podendo esta informação ser aproveitada para posterior encomenda. Sugestão de Quantidades a Aprovisionar A informação de vendas e/ou encomendas de clientes é utilizada para gerar mapas de sugestão de quantidades a encomendar a fornecedor, com base em diversos critérios. GESTIX ENTERPRISE MODULAR 15
Processos de Produção Processos de Produção Gestão de Projectos/Obras Integrada de forma transparente nos módulos de facturação e logística do GESTIX ENTERPRISE MODULAR, as funcionalidades inerentes a este módulo proporcionam o apuramento de despesas, receitas e respectivo balanço tendo como referência um dado projecto ou obra. Serviço Clientes/Pós-Venda Gestão de retornos de equipamento avariado (também designada gestão de RMA de clientes) proporciona o acompanhamento da verificação dos equipamentos através das fases possíveis, reparação, substituição, crédito e outras. Controlo de Produção A transformação de artigos de inventário em produtos fabricados, com controlo da lista de materiais e da mão de e outros custos aplicados, é proporcionado em três passos, sendo o primeiro opcional: Modelo de Produção, Ordem Produção e Fecho de Produção. obra de GESTIX ENTERPRISE MODULAR 16
Processos de Produção Fiscalidade Em conformidade com a Lei aplicável a cada entidade utilizadora, o GESTIX ENTERPRISE MODULAR possibilita diferentes modos de funcionamento quanto à fiscalidade, a qual é determinada pela configuração inicial do sistema. Ao longo dos menus da aplicação estão disponíveis os mapas e resumos Fiscais pertinentes, para impressão e para folha de cálculo, para além da visualização gráfica de resultados. SAF-T PT 1.01 O ficheiro de auditoria fiscal SAFT (Standard Audit File for Taxing) é disponibilizado de acordo com o DL 328/06 e Portarias 321A/2007 e 1192/2009. A sua extracção é simples, ostentando os dados gerais definidos pela Entidade Utilizadora e referindose ao período indicado pelo operador. Antes de criar o ficheiro, o Gestix analisa os dados que possui e, no caso de encontrar anomalias, exibe uma lista das mesmas, dando ao utilizador a possibilidade de rectificar facilmente os referidos dados. IVA Tratamento do IVA multi-taxa e com excepções (intra-comunitária/extra-comunitária/estrangeira) manuais ou automatizadas a partir da definição das classes associadas a clientes e a fornecedores. É possível assim trabalhar umas séries de facturação com IVA incluído e outras não. A alteração da taxa de IVA é fácil e automática. Eco Taxas O tratamento de eco taxas é integrado nos menus de facturação e compras e disponibiliza a informação fiscal em listagens específicas a partir de critérios variados. GESTIX ENTERPRISE MODULAR 17
Processos de Produção Tratamento de Retenção na Fonte (IRS) O tratamento da retenção na fonte nas compras e documentos de despesa é feito de forma harmoniosa e integrada. No caso de entidades singulares, é possível também o tratamento da retenção ao nível dos documentos de venda. São disponibilizados os mapas que reflectem os valores retidos, pela entidade ou por terceiros. Tratamento do Imposto de Selo (IS) GESTIX ENTERPRISE MODULAR permite o tratamento do IS, para além de outros impostos aplicáveis, nas transações comerciais para além das estritamente financeiras. GESTIX ENTERPRISE MODULAR 18
Fiscalidade Conteúdo Inovação Tecnológica...i Mobilidade: Controlo e Operação em Qualquer Lugar...i Conectividade: Interligação de Locais Distantes...ii Produtividade: Ambiente Familiar e Flexível...ii Design: Usabilidade e Acessibilidade...ii Modularidade: Optimização do Investimento...iii Extensibilidade: Arquitectura Evolutiva...iii Rentabilidade: Robustez, Compatibilidade e Serviço...iii Globalização e Distinção...iii Multi-Idioma, Independente por Utilizador...iv Multi-Idioma para Documentos Fiscais e Logísticos (opcional)...iv Multi-Moeda - Contas em Moeda Estrangeira (opcional)...iv Logótipos e Personalização de Documentos...iv Precisão e Disponibilidade da Informação...v Fácil Importação Inicial de Dados...v Atualização em Tempo Real...v Verificação Integrada de Consistência...v Exportação para Folha de Cálculo...vi GESTIX ENTERPRISE MODULAR 19
Fiscalidade Desmaterialização e Envio Electrónico de Documentos...vi Acessibilidade e Segurança...vi Robustez na Operação Multi-Utilizador...vi Garantia de Integridade de Transações de Dados...vii Múltiplos Níveis de Segurança...vii Controlo Detalhado de Privilégios por Utilizador...vii Histórico Contínuo de Operações...vii Cópias de Segurança de Emergência...viii Área Comercial Modular Integrada...9 Acompanhamento de Clientes - CRM...9 Pré-Venda...10 Ponto de Venda...11 facturação...12 Artigos e Inventário...13 Compras e Fornecedores...14 Processos de Produção...16 Gestão de Projectos/Obras...16 Serviço Clientes/Pós-Venda...16 Controlo de Produção...16 Fiscalidade...17 SAF-T PT 1.01...17 GESTIX ENTERPRISE MODULAR 20
Fiscalidade IVA...17 Eco Taxas...17 Tratamento de Retenção na Fonte (IRS)...18 Tratamento do Imposto de Selo (IS)...18 GESTIX ENTERPRISE MODULAR 21