Política de Prestação de Contas 1. Objetivo PORTAL DE CONTAS LIBBS A política de Prestação de Contas tem como objetivo garantir que os recursos financeiros disponibilizados aos colaboradores da Libbs Farmacêutica Ltda., para custear as despesas relacionadas ao Trabalho/Relacionamento, sejam devidamente utilizados e estejam de acordo com os padrões éticos da empresa, bem como estabelecer a forma de prestação de contas/reembolso de despesas. A política de Prestação de Contas regula as Despesas Administrativas (despesas relativas ao trabalho) e Verbas de Representação (Investimentos). 2. Abrangência/ Responsabilidade Esta política é aplicável aos seguintes departamentos: Departamento de Recurso de Apoio ao Campo; Departamento de Recursos de Marketing; Diretoria da Unidade de Negócio B2C Equipe de Demanda: Gerentes Regionais, Gerentes Distritais, Propagandistas e Promotores. Equipe de Vendas: Gerente Nacional de Vendas, Gerentes de Contas, Supervisores de Vendas e Representantes de Vendas; Trade Marketing. Gerência de Marketing: Gerente de Marketing, Gerentes de Produtos e Gerentes de Novos Produtos; Diretoria da Unidade de Negócio B2B Equipe de Oncologia: Gerente de Nacional de Vendas, Gerente de Oncologia e Consultores de Oncologia; Equipe Hospitalar: Gerente de Vendas Hospitalar e Consultor Hospitalar; 1/16
3. Definições Portal de Contas Novo sistema de prestação de contas, localizado no Escritório Virtual SAP/ERP Sistemas, Aplicativos e Produtos para processamento de dados. NF Nota Fiscal RPA Recibo de Pessoa Autônoma Verba administrativa: Valor disponível para as despesas a trabalho, como: estacionamento, pedágio, Hospedagem, etc. Verba de relacionamento: Valor disponível para as ações com médicos, clinicas, farmácias, etc. 4. Histórico Os itens que mudaram na política anterior para a atual, foram: Sistemas utilizados Informações de adiantamentos Data de fechamento das Prestações de Contas Validação Integração sistema ERP da empresa Controle das verbas 5. Verba Anual As Verbas Administrativas e de Relacionamento são definidas pelo departamento de Planejamento e cadastradas no sistema SAP da empresa. Essa verba é espelhada no Portal de contas, com os valores divididos por Distritais, divisão que é definida pelos Gerentes Regionais. A Administração da divisão por propagandista/promotor/representante de Vendas/Consultores de Oncologia e Consultores Hospitalar é de responsabilidade dos gestores imediatos. 6. Controle de Verbas A partir de 2015 a Libbs apresenta uma nova solução de Controle de Verbas, que consiste em uma solução Web e o sistema ERP da empresa o SAP. Essa solução engloba toda a prestação de contas em um único documento. 2/16
7. Prestação de Contas A Prestação de contas é realizada de acordo com o fechamento do cartão corporativo. O fechamento será liberado pelo Portal de Contas. O Portal de prestação de contas apresenta as seguintes opções de classificação: Cartão Corporativo, Adiantamento, Reembolso e Pagamento Faturado. 7.1 Cartão Corporativo O cartão corporativo é o principal meio para pagamento das despesas (Administrativas e Relacionamento). O Limite é fixo de acordo com o cargo, conforme consta no Anexo I As Funções disponíveis são Crédito e Saque. 7.2 - Adiantamento O Adiantamento é uma opção para atender os colaboradores que por ventura não estejam com o cartão corporativo disponível devido a vencimento de vigência, perda ou roubo. O Valor do adiantamento será definido pelo gestor imediato juntamente com o departamento de Apoio ao Campo. 7.3 Reembolso O Reembolso é um recurso utilizado para o crédito da depreciação de utilização veículo Particular ou para pagamento com recurso próprio (emergencial com justificativa). 7.4 Pagamento Faturado É a forma de pagamento de ações como compra de brindes/presentes, impressões de receituários, jantares, coffee breaks e afins. Devem-se enviar as notas fiscais, o formulário emitido pelo Portal de Contas devidamente preenchido com valor, verba e descrição da utilização, documentos de comprovação necessários, além de informar a forma de pagamento. Para pagamento faturado, deve-se apresentar a Nota fiscal modelo 1 A ou Nota fiscal de serviço juntamente com o formulário devidamente preenchido. O recebimento na Matriz deve respeitar o prazo de 15 dias de antecedência da data de vencimento e deve ser informado no campo de observação a forma de pagamento: 3/16
depósito bancário ou boleto. Nos casos de depósito bancário, a conta corrente deve ser cadastrada como pessoa jurídica de acordo com o CNPJ, pois a Libbs não realiza pagamento para fornecedores pessoa física. Modelos aceitos Anexo III 8. Prestação de Contas - Cartão Corporativo O Portal de Contas da Libbs apresenta o extrato de utilização de acordo com o ciclo e todas as utilizações devem ser classificadas, caso contrário a opção fechar não é liberada. A prestação de contas deve respeitar as regras e procedimentos da Libbs, como Nota fiscal, termos de doação/presente e lista de presença quando necessário. Nos casos de saldo a devolver: o valor deverá ser devolvido à Libbs por meio de transferência ou depósito. Os colaboradores e gestores utilizam o cartão corporativo para pagamento das seguintes despesas: hospedagens, jantares, estacionamento, pedágio, lavagem, brindes, Coffee breaks, etc. Gerentes de produto Trade: utilizam o cartão corporativo para pagamento de despesas em reuniões ou viagens. Aprovações: todos os relatórios devem ser aprovados no escritório virtual pelo superior imediato e entregues ao Departamento de Recurso de Apoio ao Campo, conforme orientações abaixo: Níveis de Aprovação: Gerente de Planejamento de Marketing B2C, Gerente Nacional de Demanda, Gerente Nacional de Vendas, Coordenadora de Trade Marketing. Diretor de Unidade de Negócios B2C Gerente de produtos - Gerente de Planejamento de Marketing B2C. Gerente de Oncologia Gerente de Unidade de Oncologia Consultor de Oncologia/Hospitalar Gerente de vendas Oncologia/Hospitalar Supervisor de Vendas - Gerente Nacional de Vendas Gerente de Contas - Gerente Nacional de Vendas Propagandistas Gerentes distritais Gerentes Distritais Gerentes Regionais 4/16
Gerentes Regionais Gerente Nacional de Demanda Representantes de vendas Supervisor de vendas Todas as notas fiscais apresentadas devem ser referentes ao mês de fechamento. IMPORTANTE: Não é autorizado o pagamento de qualquer despesa a trabalho com recurso próprio. Também é imprescindível que todos tenham consciência e responsabilidade com o recurso que a empresa disponibiliza. Todas as notas fiscais apresentadas devem ser referentes ao mês de fechamento. 9. Verba da Gerência de Produtos Ações ligadas às gerências de produtos referentes a EMC Educação Médica Continuada devem ser faturadas e enviadas para o departamento de Recurso de Apoio ao Campo. Caso não seja possível o pagamento deve ser realizado com o cartão corporativo. 10. Patrocínio O departamento de Recurso de Apoio ao Campo é responsável pelos pagamentos de patrocínios a eventos organizados por sociedades médicas como, por exemplo, congressos, simpósios, reuniões, etc., para valores abaixo de R$ 5.000,00. Acima desse valor, o departamento responsável é o Departamento de Eventos, sendo o pagamento realizado somente para a sociedade, e nunca ao GD responsável. Deve-se enviar o formulário de AC devidamente preenchido informando: verba a ser debitada, valor do investimento e dados bancários para a realização do pagamento. 11. Consertos e manutenção de veículos da frota As manutenções dos veículos da frota são realizadas por redes / concessionárias credenciadas. Caso não haja concessionárias credenciadas na região o pagamento deve ser realizado com o cartão corporativo ou pagamento faturado mediante aprovação do departamento de Frota. 5/16
12. Regras Gerais: O relatório de prestação de contas deve ser enviado para Matriz de acordo o calendário de fechamento; As contas faturadas devem ser recebidas na matriz com no mínimo 15 dias de antecedência da data de vencimento; Como regra geral, a Libbs não se responsabiliza por juros e multas. Exceções deverão ser tratadas com o superior imediato e justificado no verso da Nota Fiscal. Os abastecimentos tanto do veículo frota quanto do particular devem ser pagos com o cartão de abastecimento e nos casos emergenciais a utilização do cartão corporativo é recomendado, sempre com uma justificativa no verso na Nota Fiscal/Cupom. Todas as despesas referentes ao trabalho em campo devem ser pagas com o cartão corporativo Banco do Brasil. Doações: valores acima de R$ 1.000,00 (hum mil reais) devem ser acompanhados de três orçamentos cotados em sites de empresas, fornecedores conhecidos e enviados por e-mail, identificando a fonte pesquisada e justificando a necessidade. Presentes: O valor máximo para presentes é de R$ 500,00. É obrigatória a emissão de nota fiscal modelo 1-A para brindes, coffees, almoços e jantares, independentemente do valor da compra, exceto nos casos de eventos não programados, como visitas em que houve oportunidade de convidar cliente para almoço ou jantar. Nesse caso, é aceito o cupom fiscal ou nota fiscal modelo D-1 nesses casos deve-se informar no verso da nota o motivo do envio. Referente às notas de vale-presente, solicitar a emissão da Nota Fiscal Modelo 1-A, porém a emissão dessa nota pode ser diferente para cada estabelecimento e cada estado e deve ser informado o nome e telefone de cada beneficiário. Caso o estabelecimento alegue não emitir a nota Modelo 1-A, é aceitável a nota modelo D-1 (venda ao consumidor) ou um recibo da compra da própria loja com Timbrado contendo endereço, telefone e CNPJ. 6/16
Para ações de coffees, jantares e confraternizações verificar se o estabelecimento possui a Nota Fiscal Modelo A1, solicitar que no dia do evento deverá ser apresentada essa Nota fiscal e na lista de presença deve constar nome e número de telefone fixo ou móvel; É obrigatório o termo de doação com carimbo e assinatura do beneficiário, para valores acima de R$ 300,00 e para Bens duráveis de qualquer valor. *Bens duráveis ou duradouros são bens tangíveis que só deterioram-se ou perdem a utilidade com o uso persistente ou o largo período de tempo. Portanto, esta categoria de bens abrange tanto os bens de consumo duradouros, No caso de materiais de consumo (copo/caneta/agenda) ou uso pessoal (cosméticos/roupas) até R$ 300,00, que não forem bens duráveis, será aceito NF D1, recibo, cupom fiscal. Para materiais/objetos com valores acima de R$ 300,00, é necessário nota modelo 1-A. IMPORTANTE: Bens duráveis de qualquer valor precisam da Nota fiscal modelo 1-A. Para impressão de receituário ou qualquer serviço de impressão, é necessário enviar o modelo. Na prestação de contas do adiantamento, caso o valor não tenha sido totalmente utilizado, é imprescindível enviar o comprovante de depósito ou transferência com o valor da diferença não utilizada. Na prestação de contas com RECIBO, devem-se respeitar alguns padrões: Razão Social CNPJ Depósito Banco - Agência - Conta corrente (favorecido PJ) Telefone para contato IMPORTANTE: É proibido: Entregar dinheiro para médicos, clínicas ou farmácias; Adquirir produtos ou serviços sem procedência legal; Adquirir produtos ou serviços que desrespeitem as normas da ANVISA; 7/16
Solicitar que qualquer colaborador utilize recurso próprio para ações a trabalho. 13. Documentos Deverão ser apresentados os seguintes documentos: Cupom fiscal; Recibo; Cartão zona azul; Nota Fiscal modelo série D1- venda ao consumidor, somente para as despesas listadas abaixo: Estacionamentos os pacotes mensais devem ser apresentados em Nota Fiscal, constando placa do veículo e período em que o serviço foi prestado, além de constar a justificativa no verso da NF Combustível o pagamento deve ser por meio do cartão de abastecimento. Táxi (recibo) - justificar o uso. Cópia (cópias, encadernações) somente para trabalho e justificar o uso. Correio. Pedágios Lavagem - não será aceita Nota fiscal/recibo único no valor total das lavagens; deverá ser apresentada uma Nota fiscal/recibo para cada lavagem. Internet Caso de uso em lan house. Hospedagem - Essa despesa é autorizada apenas para os colaboradores que fazem setor de viagem. Independentemente do valor do comprovante, deve ser considerado o parâmetro individual previamente aprovado. Refeição (Propagandistas, Representantes de vendas, Promotores essa despesa é creditada no visa vale de acordo com o parâmetro determinado pelo superior imediato, para os colaboradores que fazem setor de viagem. (O valor é determinado na convenção coletiva) Refeição (Gestores) Locação de Veículo autorizado apenas para colaboradores que têm parâmetro e mediante autorização do departamento de Recurso de Apoio ao Campo. Viagens / Estadias - deve ser apresentada nota fiscal de serviços com os dados cadastrais da Libbs e informar a data do check in e do check out. Condução e Refeição - Será reembolsado ao colaborador o valor apresentado, porém nos casos de refeição os valores de reembolso são para jantares, pois o valor do almoço é disponibilizado no visa vale Refeições para Assuntos Gerenciais é permitido incluir despesas de refeições de colaboradores, desde que estas despesas sejam decorrentes de reuniões com a equipe. 8/16
Serviço de Pessoa Física - só será aceito mediante apresentação do RPA devidamente preenchido e assinado, ou recibo com nome completo, RG e CPF. Serviço de Pessoa Jurídica - só será aceito mediante apresentação de nota de prestação de serviços com todos os dados da Libbs devidamente preenchidos ou recibo simples contendo o carimbo (Razão Social e CNPJ), recibo em papel timbrado da empresa e telefone de contato. Pagamento de Combustível Extra deve ser feito obrigatoriamente com o cartão de Abastecimento. Somente nos casos de sinistro e locação de veículo é autorizado o pagamento com o cartão corporativo. Em outros casos, como saldo insuficiente do cartão de abastecimento ou problemas operacionais com a máquina, será aceito o pagamento com o cartão corporativo após a autorização do Departamento Frota. O e-mail com a autorização deve ser anexo ao Relatório Obs.: Casos os problemas operacionais citados acima ocorram fora do horário de expediente/atendimento, finais de semana ou feriados, deverá ser comunicado ao Departamento de Frota pelo e-mail frota@libbs.com.br no primeiro dia da semana subsequente ao ocorrido. 14. DEPRECIAÇÃO DE VEICULO PARTICULAR Para os colaboradores que utilizam o veículo particular a trabalho será reembolsado o valor referente à depreciação por km rodado a trabalho durante o mês de referência, conforme tabela Anexo II. Não é pago o valor de depreciação para colaboradores que utilizam o veículo frota, pois toda manutenção e abastecimento, entre outras despesas, são realizados pelo Libbs Farmacêutica Ltda. 9/16
15. Despesas escritórios regionais Todas as despesas necessárias ao dia-a-dia dos escritórios regionais ou distritais devem ser contraídas em nome da Libbs Farmacêutica, com os dados de cadastro abaixo. O pagamento é realizado diretamente pela Matriz. LIBBS FARMACÊUTICA LTDA Rua Alberto Correa Frankfurt, 88 Jardim Vista Alegre CNPJ: 61.230.314/0005-07 I.E: 298.132.143.117 CEP: 06807-461 Embu - SP 16. Compra de Ativo para escritório Para a realização da compra de ativos para o escritório o valor deve ser previsto em orçamento anual e comunicado à Controladoria para criação do número de patrimônio. 17. Venda de Ativo Procedimento para venda de Ativo Libbs: Enviar ao departamento de Recurso de Apoio ao Campo a relação de itens a serem vendidos, com quantidade e descrição completa e o motivo da venda. A venda somente poderá ser concluída com as devidas assinaturas dos responsáveis e informação dos valores de venda. Após a identificação dos números de patrimônio feita pelo departamento contábil, é enviada uma planilha para assinatura dos responsáveis: GERENTE REGIONAL, GERENTE NACIONAL DE DEMANDA, CONTABILIDADE E AUDITORIA. Informar ao departamento de Recurso de Apoio ao Campo dados cadastrais completos do cliente, forma de pagamento e data provável da venda para a emissão da Nota Fiscal. Formas de pagamento: Depósito em conta corrente Libbs: O gerente responsável pela venda deve se responsabilizar pelo envio do comprovante de depósito via e-mail, para o departamento 10/16
de Recurso de Apoio ao Campo; Cheque: O gerente deve enviar para a Libbs via sedex 10; Dúvidas, questionamentos e comentários sobre esta política devem ser dirigidos ao departamento de Recurso de Apoio ao Campo. 11/16
Anexo I Tabela de limites cartão corporativo: Limite Cargo R$ 2.000,00 R$ 4.000,00 R$ 5.000,00 R$ 6.000,00 R$ 14.000,00 Promotor de Demanda Assistente de Vendas Assistente (Demanda) Gerente de Produtos B2C Gerente de Projetos e Alianças Gerente de Novos Produtos I B2B Gerente de Produtos Pl B2B Gerente de Planejamento de Marketing B2B Diretor da Unidade de Negócios B2B Coordenador de Licitação Gerente de Novos Produtos B2C Gerente de Grupo de Produtos B2C Analista de T&D de Vendas Produtor de Eventos Gerente de Eventos Coordenador de T&D de Vendas Coordenador de Eventos Representante de Vendas Supervisor de Contas Gerente Distrital Demanda Propagandista Gerente Distrital de Vendas Consultor de Vendas - Transplante Consultor de Vendas - Oncologia Gerente de Vendas III-Transplante Gerente de Vendas de II - Oncologia Gerente Nacional de Vendas B2B Gerente de Acesso ao Mercado - B2B Gerente de Contas Gerente Regional Gerente Nacional de Varejo Gerente Nacional de Vendas/Contas Gerente Nacional de Demanda 12/16
Anexo II Tabela cálculo de depreciação veículo particular: Detalhe do reembolso de R$ 0,32 por km rodado para carro particular: Itens da Base de Cálculo Valor por Km Depreciação 0,09 Manutenção 0,05 Troca/Pneus 0,11 Seguro 0,06 IPVA, Licença e DPVAT 0,05 Valor do Reembolso 0,35 13/16
Anexo III Modelos de Notas Fiscais: 14/16
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