Normas para prestação de contas ao Fundo Brasil de Direitos Humanos

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1 Normas para prestação de contas ao Fundo Brasil de Direitos Humanos Um dos maiores objetivos do Fundo Brasil de Direitos Humanos (FBDH) é captar recursos para o fortalecimento das lutas pelos direitos humanos no país. Dentro desse compromisso, a prestação de contas das atividades e do uso de recursos tem uma dimensão política imprescindível demonstrar, com transparência, como são aplicados os recursos para as lutas dos mais diversos grupos e organizações. Manter disponíveis esses recursos depende, em grande medida, dessa transparência. Portanto, a responsabilidade pela manutenção e desejada ampliação dos recursos disponíveis para a defesa dos direitos humanos no país é de certa forma compartilhada, pois está condicionada ao modo como como cada um dos atores no campo presta contas de suas atividades. Todas as prestações de contas do FBDH são auditadas com regularidade, incluindo os relatórios financeiros das doações a partir de R$ ,00. Assim sendo, os parceiros apoiados são parte central desse compromisso. Por esta razão, apresentamos as normas para prestação de contas dos projetos apoiados e os documentos a elas relacionados. Estas normas têm também como objetivo facilitar e agilizar o processo de prestação de contas ao Fundo Brasil de Direitos Humanos. 1) Documentos necessários A prestação de contas deverá ser acompanhada dos seguintes documentos: I. Relatório financeiro em formato Excel, conforme modelo entregue no início do projeto; Cópias dos comprovantes das despesas realizadas: nota fiscal, fatura, recibo, holerites e correspondentes comprovantes de pagamentos, assim como guias quitadas referentes a recolhimento de tributos e demais documentos que comprovem a aplicação dos recursos de acordo com a legislação vigente. 1

2 2) Pagamento de Pessoal Neste grupo devem ser alocadas as despesas relacionadas ao quadro efetivo da organização: empregados/as registrados/as como CLT e estagiários/as. Para a prestação de contas referente aos gastos com pessoal, serão necessários os seguintes documentos: I. Pagamentos de remuneração (salário ou bolsa auxílio) devem ser demonstrados por meio de holerite; Pagamentos de benefícios devem ser demonstrados por meio de notas fiscais com os comprovantes de pagamentos, além de uma relação dos beneficiários. 3) Prestação de Serviços: A) Pessoa jurídica: Os serviços contratados pela organização parceira deverão ser comprovados por meio de contrato de prestação de serviços pactuado entre as partes e os seguintes documentos: I. Boleto bancário Fatura ou nota fiscal. O documento fiscal deve ser emitido em nome da organização parceira, com CNPJ, endereço e descrição completa do serviço. B) Pessoa física Para a prestação de contas referente aos pagamentos de prestação de serviços de pessoa física, serão necessários os seguintes documentos: I. Contrato de prestação de serviços; Nota fiscal emitida em nome da organização parceira, com descrição completa dos serviços prestados. 2

3 C) Autônomos RPA (recibo de pagamento de autônomo) Os pagamentos deste grupo deverão ser comprovados através do Recibo de Pagamento à autônomo RPA e respectivos comprovantes das retenções na fonte e recolhimentos realizados. O RPA deverá conter a descrição do serviço, período ou data da realização, número da parcela (por exemplo, 1 de 3 ), nome completo, documentos de identificação tais como RG, NIT Número de Identificação do Trabalho (INSS), CPF, endereço, data, local, assinatura e destaque das retenções de tributos na fonte. É importante lembrar que profissionais celetistas não podem realizar prestação de serviços para a organização durante a vigência do projeto. 4) Ajuda de custo: alimentação e pequenos deslocamentos Os pagamentos de ajuda de custos são destinados à cobertura de pequenas despesas com alimentação e transporte, para profissionais da organização ou participantes externos. Estas despesas deverão ser evidenciadas por meio de comprovante de transferência bancária em nome do(a) favorecido(a), acompanhado de um recibo de ajuda de custo no qual constem informações sobre a finalidade do recebimento dos recursos e período contemplado. Este documento também deverá conter o nome e CNPJ da organização e as informações do (a) favorecido (a), tais como: nome completo, CPF e RG. Para comprovação de outros tipos de transportes: I. Táxi: devem constar nos recibos de pagamento de táxi o número da placa do veículo, o itinerário e a data de utilização do serviço. A organização parceira deverá justificá-lo e informar o nome do/a beneficiário/a. Álcool, gasolina e diesel automotivos: tais despesas devem ser comprovadas através de notas ou cupons fiscais. A organização deverá informar a atividade e o/a beneficiário/a. 3

4 5) Compras e aquisição de materiais É necessário apresentar notas fiscais para todas as aquisições de materiais. IMPORTANTE Para as contratações de prestação de serviços ou aquisições de materiais com valores acima de R$ ,00 (vinte mil reais), será necessário apresentar, na prestação de contas, no mínimo 3 orçamentos. Vedações A organização parceira não poderá: I. Transferir recursos para outras organizações da sociedade civil em caráter de doação; I IV. Realizar pagamentos após o período de prestação de contas; Apresentar documentos fiscais fora do período do projeto; Enviar na prestação de contas documentos fiscais e contratos rasurados ou ilegíveis; V. Enviar na prestação de contas documentos fiscais e contratos em nome de terceiros; VI. Enviar na prestação de contas documentos fiscais de pessoas jurídicas com o CNPJ cujo o prazo de emissão esteja expirado e/ou com descrição de serviço/produto sem relação com o projeto. 4

5 Alterações no orçamento do projeto É possível solicitar mudanças na previsão de gastos durante a execução do projeto. Contudo, a solicitação deve ocorrer antes da realização dos gastos, mesmo nos casos de emergência. A organização deverá enviar um para a coordenação de projetos do Fundo Brasil com o detalhamento das alterações, indicando valores exatos e o número de identificação das rubricas que sofrerão aumento/diminuição. 5