Controle financeiro CashPreview 3.0 Por Codelines Informática: http://www.cashpreview.com.br
Conteúdo do manual Apresentação 1 Codelines CashPreview...1 Recursos disponíveis após o prazo de demonstração...3 Recursos que ficam desabilitados após o período de experiência:...4 Roteiro para aprender o básico 5 Iniciando...5 Usando o CashPreview 7 Usando o CashPreview...7 Fazendo login no sistema...8 Cadastrando as contas de capital, os tipos de receitas e despesas e os centros de custo/lucro.10 Cadastrando clientes e fornecedores...16 Fazendo lançamentos de previsões de entradas ou saídas...18 Baixando as previsões como realizadas ou não...23 Contas a pagar e a receber e não-realizados...25 Pesquisando extratos e modificando lançamentos...27 Vendo o fluxo de caixa passado e futuro...30 Pesquisando saldos...33 Pesquisando balanços...35 Examinando movimentações por clientes e fornecedores...38 Examinando movimentações por centros de custo/lucro... 40 Examinando movimentações por receitas e despesas...42 Examinando movimentações gerais... 43 Criando orçamentos...43 Auditando o uso do sistema...46 Multi-empresa e múltiplos bancos de dados...49 Criando novos usuários e trabalhando em rede...52 Criando consultas SQL...55 Registrando o CashPreview...56 Exportando relatórios para o Excel... 57 Dúvidas comuns... 57 Opções...61 Ajuda para desenvolvedores 65 Estendendo os recursos do CashPreview...65 Usando o componente do CashPreview... 66 Documentação do Banco de Dados do CashPreview...74 SQL Linguagem Estruturada de Consultas...83 Predicados de consultas SQL...91 A cláusula PARAMETERS...93 Conteúdo do manual iii
iv Conteúdo do manual Índice 95
Apresentação Codelines CashPreview CashPreview é uma aplicação para previsão de gastos e recebimentos do tipo shareware, isto é, você pode usá-la pelo tempo que quiser gratuitamente, mas, após trascorrido o tempo de experiência, algumas funções ficarão desabilitadas. Para saber quais as funções permanecerão habilitadas, clique em: "Recursos disponíveis após o prazo de demonstração". Para ter todas as funções de volta, você poderá registrar-se. Veja como clicando em: "Registrando o CashPreview". No CashPreview você cadastra suas contas bancárias, de cartões de crédito e o caixa no cadastro de contas de capital. Nos tipos e subtipos de receitas e despesas, você cadastra os tipos de gastos e recebimentos que habitualmente lhe ocorrem. À medida que você lança suas previsões de entradas ou saídas, o CashPreview vai atualizando o saldo da conta de capital para onde o dinheiro se destina ou de onde ele sairá. Também é atualizado o saldo global e o saldo da conta de receita ou despesa usada para indicar no que foi gasto ou de onde venho o capital. No lançamento, você também tem o histórico e um campo para digitar o número de um documento que se relacione com a transação. Além de lançamentos simples, o sistema lhe permite criar lançamentos parcelados e lançamentos com repetições. Ao fazer um lançamento, além das informações sobre a conta de capital e o tipo de receita/despesa, você pode informar opcionalmente um centro de custo/lucro e um cliente/fornecedor. O valor lançado será contabilizado no saldo do centro de custo/lucro e do cliente/fornecedor. No ato do lançamento, você informa uma data de referência e uma data de realização (vencimento) para o lançamento. Isto lhe permitirá extrair relatórios que lhe mostrem dados sobre o período a que competem os lançamentos ou sobre o período em que eles se realizarão. Apresentação 1
Após ter feito seus lançamentos, o CashPreview lhe oferece a possibilidade de baixar as previsões lançadas como realizadas ou não. Se uma previsão lançada for dada como não-realizada, o CashPreview desconta o seu valor dos saldos da conta de capital e da conta de receita ou despesa informadas no lançamento. Os saldos global, de centro de custo/lucro e de cliente/fornecedor também são atualizados. Você poderá fazer a baixa parcial e decidir se lança ou não o resto para outra data. O CashPreview lhe permite inclusive modificar outras informações sobre o lançamento no momento da baixa, tal como a data em que efetivamente a previsão do lançamento se realizou. Com o CashPreview, você pode exibir o extrato detalhado dos lançamentos no período desejado e demonstrativos de entradas e saídas. Também é possível exibir o balanço das contas num período e o saldo em determinada data. Tanto os extratos, os balanços como os saldos podem ser pesquisados seguindo critérios variados. Você poderá fazer a pesquisa para todas as contas ou apenas um grupo de contas selecionadas. Poderá exibir ou não a pesquisa para as subcontas, incluir ou não os lançamentos das subcontas nos cálculos de balanço, pesquisar por expressão contida no histórico, número de documento, etc. Além dos relatórios existentes no CashPreview, você também poderá copiar o banco de dados (arquivo em que residem as informações lançadas) sem proteção de senha para que possa gerar outros relatórios que lhe interessem especificamente. Um outro recurso do CashPreview são os históricos de cada operação feita com os lançamentos. Você tanto poderá obter os históricos dos lançamentos feitos num período determinado, como de um único lançamento selecionado na tela de extratos ou de baixas pendentes. Isto lhe permite tirar dúvidas sobre o que foi feito com o lançamento original, quando e por quem. CashPreview lhe dá também a possibilidade de executá-lo num ambiente de rede com múltiplos usuários. Há dois tipos de usuários: administradores e comuns. Os usuários administradores têm permissões para todo tipo de operação no sistema, mas os usuários comuns podem ser criados com permissões restritas ao nível de cada conta ou tipo de receita/despesa. Assim, você poderá ter usuários com acesso a determinadas contas para fazer lançamentos, baixas e consultas, e a outras apenas para fazer consultas. Caso sua necessidade seja de trabalhar com múltiplas empresas separando totalmente os lançamentos feitos para cada empresa dos lançamentos feitos para as demais, o CashPreview também pode ser usado deste modo. Basta criar um banco de dados diferente para cada empresa e informá-lo já na janela de login. Mesmo após ter feito login no banco de dados de uma empresa, caso queira sair daquele banco de dados e entrar em outro, não será necessário sair do sistema, mas basta acessar o menu Operações \ Novo login na janela principal para entrar nas contas de outra empresa. Outra característica útil combinada com esta é a possibilidade de importar o 2 Apresentação
plano de contas já existente em um banco de dados antigo para outro recém criado. As janelas do CashPreview são bastante simples e fáceis de usar, oferecendo-lhe a comodidade de poder abrir tantas janelas de pesquisa quantas você queira. Desta forma, você pode visualizar e comparar diferentes informações ao mesmo tempo. Além dos recursos que o CashPreview lhe oferece por si, você também pode estender estes recursos caso tenha um programador a seu serviço. Isto porque o CashPreview possui um componente que permite a criação de outros programas que enviem e coletem dados do CashPreview de forma segura. Veja mais sobre isto no tópico "Ajuda para desenvolvedores" neste mesmo arquivo de ajuda. A seguir, aprenda mais detalhes sobre como usar o programa em: Usando o CashPreview. Recursos disponíveis após o prazo de demonstração Abaixo, listamos os recursos que permanecem disponíveis após o trascurso do tempo de experiência do CashPreview. Os demais podem ser reativados caso o usuário se registre: Lançamentos com informação de conta de capital e receita/despesa, mas não de centros de custo e clientes/fornecedores. Alterações, exclusões, estornos e baixas de lançamentos Transferências entre contas de capital Relatório de lançamentos pendentes para baixa Relatórios de extratos Relatórios de balanços Relatórios de pesquisas de saldos Relatório de movimentações por centros de custo/lucro Relatório de movimentações por clientes/fornecedores Exibição de relatório de orçamento Alterações e exclusões de clientes/fornecedores, mas não inclusão de novos. Relatórios de clientes/fornecedores Cadastros de contas de capital, receitas/despesas e centros de custo/lucro Cadastros auxiliares Criação, alteração e desativação de contas de usuários Exportação para o Excel dos relatórios disponíveis já exportáveis Opções do menu "Opções". Apresentação 3
Operações do menu "Banco de dados". Importação de plano de contas Auditoria de uso do sistema Recursos que ficam desabilitados após o período de experiência: Inclusão de novos clientes e fornecedores. Fluxo de caixa Fornecimento de informação de centros de custo/lucro, cliente e fornecedor na janela de lançamentos. Gráficos de balanços e gráficos de balanços comparados Relatórios de movimentações gerais e por receitas/despesas Relatório de contas a pagar e a receber Relatório de contas a pagar com informação de fornecedor Relatório de contas a receber com informação de cliente Criação e alteração de orçamentos Operações sobre múltiplos lançamentos dos tipos: exclusão, baixa, remoção de baixa. Criação e abertura de arquivos de consultas SQL Facilidade de repetir dados na janela de lançamentos 4 Apresentação
Roteiro para aprender o básico Iniciando Para iniciar o uso do CashPreview, recomenda-se que você leia os seguintes tópicos: Fazendo login no sistema Cadastrando as contas de capital, tipos de receitas/despesas e centros de custo/lucro Cadastrando clientes e fornecedores Fazendo lançamentos de previsões de entradas ou saídas Baixando as previsões como realizadas ou não Dúvidas comuns Além das operações acima, sempre que você quiser visualizar, alterar, excluir, estornar ou baixar lançamentos, gere um relatório de extrato para o período de realização dos lançamentos procurados e use os botões na base da janela do extrato para realizar estas operações. Veja como em: Pesquisando extratos e modificando lançamentos Veja, a seguir, a relação de todos os principais tópicos da ajuda em: Usando o CashPreview Roteiro para aprender o básico 5
Usando o CashPreview Usando o CashPreview O uso do CashPreview compreende as seguintes atividades: Fazendo login no sistema Cadastrando as contas de capital, tipos de receitas/despesas e centros de custo/lucro Cadastrando clientes e fornecedores Fazendo lançamentos de previsões de entradas ou saídas Baixando as previsões como realizadas ou não Contas a pagar e a receber e não-realizados Pesquisando extratos e modificando lançamentos Vendo o fluxo de caixa passado e futuro Pesquisando saldos Pesquisando balanços Examinando as movimentações por clientes e fornecedores Examinando as movimentações por centros de custo/lucro Examinando movimentações por receitas e despesas Examinando movimentações gerais Criando orçamentos Auditando o uso do sistema Multi-empresa e múltiplos bancos de dados Criando novos usuários e trabalhando em rede Criando consultas SQL Registrando o CashPreview Dúvidas comuns Usando o CashPreview 7
Fazendo login no sistema Ao iniciar o CashPreview, lhe é apresentada a tela de login conforme a figura abaixo: Nesta janela, você tem selecionado inicialmente o arquivo de banco de dados padrão que é instalado durante a instalação do CashPreview. O arquivo de banco de dados é onde ficarão armazenados todos os dados que você venha a introduzir no CashPreview. Você poderá criar outros bancos de dados e, ao iniciar, escolher em qual deles você pretende fazer seu login. À medida que você vai fazendo login nos bancos de dados, eles vão sendo incorporados à lista de arquivos mais recentemente acessados pelo CashPreview. Esta lista passará a ser exibida na janela de login para que você possa escolher em qual arquivo deseja entrar. Enquanto os arquivos não estiverem constando da lista, você poderá clicar no botão Localizar para informar a localização em que se encontram. Repare no comentário central na janela acima. Enquanto você não criar um novo usuário no banco de dados que estiver selecionado ou alterar a senha do usuário Admin, este comentário ficará aparecendo. A partir do momento em que já houver ao menos um novo usuário cadastrado ou você tenha alterado a senha do usuário Admin, este comentário será ocultado. Recomenda-se que você modifique a identificação para login e a senha do usuário Admin, ou então crie outra conta de usuário e desative esta antes de usá-la para fazer lançamentos. Após usar uma conta de usuário para fazer lançamentos, a conta não mais poderá ser excluída, mas apenas desativada. Uma vez que se tenha outros usuários cadastrados num banco de dados ou modificado o usuário Admin, quando o arquivo estiver selecionado, a janela de login será exibida conforme o exemplo abaixo. 8 Usando o CashPreview
Agora, já é solicitado que o login seja feito mediante informação de usuário e senha. Caso você tenha um banco de dados de versão anterior do CashPreview, ao fazer login nele, o CashPreview perguntará se você deseja converter o banco de dados para a versão atual e também lhe dará a oportunidade de fazer uma cópia de segurança do arquivo antes de convertê-lo. A operação de login não está disponível apenas no início do programa, mas você também poderá acessá-la sem a necessidade de encerrar o programa e reabri-lo. No menu Operações da janela principal, você tem a opção Novo login.... Clicando nesta opção, a janela de login será exibida para que você saia do banco de dados que estiver usando e faça login em outro. Desta forma, você tem mais agilidade para mudar de um conjunto de dados para outro. Os arquivos que você for selecionando no login irão se incorporando a uma lista que sempre será exibida na janela de login. Caso queira remover um arquivo da lista, no menu Operações da janela principal do CashPreview, existe a opção Editar lista de login. Esta opção abrirá uma janela do seu editor de textos padrão mostrando o conteúdo do arquivo onde estão armazenados os caminhos dos arquivos da lista de login. Você poderá editar este arquivo removendo um caminho da lista e salvando-o em seguida. Na próxima exibição da janela de login, o arquivo removido já não mais aparecerá na lista de opções. Veja, a seguir, como cadastrar suas contas de manutenção de capital (carteira, bancos, cartões de crédito), os tipos de receitas e despesas e os centros de custo em: Cadastrando as contas de capital, os tipos de receitas e despesas e os centros de custo Usando o CashPreview 9
Cadastrando as contas de capital, os tipos de receitas e despesas e os centros de custo/lucro Antes de poder fazer lançamentos de previsões de entrada ou saída de capital, você precisa cadastrar suas contas de manutenção de capital e os tipos de receitas e despesas. Também pode cadastrar opcionalmente centros de custo/lucro. Cadastrando as contas de capital Como contas de manutenção de capital consideramos aqui as suas contas bancárias, cartões de crédito e a própria carteira. São as contas para onde se destina o capital recebido e de onde este mesmo capital sai para o pagamento de despesas. Os tipos de receitas e despesas nada mais são do que contas também. A existência deles no sistema, combinados com as contas de manutenção de capital, lhe permite informar que duas despesas de um mesmo tipo podem, por exemplo, ter sido pagas por cheques de diferentes contas bancárias. No lançamento de cada uma destas despesas, você informará a conta bancária (de manutenção de capital) e o tipo de despesa. Os centros de custo/lucro são opcionais, já que você não tem obrigatoriamente que informá-los nos lançamentos. Representam, juntamente com os clientes/fornecedores duas dimensões a mais de significado para seus lançamentos e que lhe permitirão extrair relatórios relacionados a estas informações. A qualquer momento, você poderá consultar tanto saldos, extratos e balanços das contas de manutenção de capital, como das contas de receitas e despesas e centros de custo/lucro. Para cadastrar as contas de manutenção de capital, clique no menu Cadastros e, a seguir, em Cadastro de Contas de Capital (bancárias, cartões, etc), ou no primeiro botão da barra de ferramentas. A janela abaixo será exibida. 10 Usando o CashPreview
Abaixo do item TODAS AS CONTAS, você irá criar as suas contas de manutenção de capital. Clicando no botão Nova..., a janela abaixo será exibida para você informar o nome da nova conta, o saldo inicial (opcional) e a data de início da existência da conta caso informe o saldo inicial. Na janela acima, se você informar o saldo inicial, será gerado automaticamente um lançamento de ajuste de saldo para a conta na data informada para o início. Após informar os dados da conta e clicar no botão OK, a nova conta aparecerá na árvore da janela de contas. Por ser uma árvore e não uma lista, ela lhe permite ter contas e subcontas. Dificilmente você precisará criar subcontas na árvore de contas de manutenção de capital, mas, se quiser criar uma conta para agrupar outras abaixo dela, poderá consultar os saldos, extratos e balanços do grupo como se fosse uma conta igual a qualquer outra. Usando o CashPreview 11
Veja abaixo um exemplo de contas inseridas na árvore de contas: Sempre que você quiser inserir uma nova conta, deve selecionar o item da árvore abaixo do qual a conta será inserida. Se a conta for de primeiro nível, você deve manter a seleção no item TODAS AS CONTAS. Se quiser inserir uma conta como sub-conta de outra, selecione a conta mãe na árvore antes de clicar no botão Nova.... Caso se engane na criação de uma conta ou na posição dela na hierarquia, você poderá excluí-la. Mesmo que você feche a janela de contas, poderá voltar a ela novamente para fazer a exclusão. O importante frisar é que a conta só poderá ser excluída enquanto não houver nenhum lançamento feito nela. Caso queira excluir uma conta que já recebeu lançamentos, estes deverão ser excluídos ou estornados para que a conta possa ser excluída. Para desativar uma conta, você deve selecioná-la na árvore e clicar no botão Desativar. Contas desativadas são exibidas com um ícone diferente daquele mostrado pelas contas ativas. Veja abaixo como ficaria o ícone da conta Bradesco se fosse desativada. Após uma conta ser desativada, nenhum usuário poderá fazer lançamentos nela nem tampouco modificar seus lançamentos através de baixas ou 12 Usando o CashPreview
estornos. Somente usuários administradores podem desativar e reativar contas. Se uma conta que possui subcontas é desativada, todas as suas subcontas são desativadas também, mas o contrário não ocorre na reativação. No caso de uma conta que possui subcontas ser reativada, as suas subcontas devem ser reativadas separadamente uma a uma. Isto por razões de segurança do usuário. Caso queira modificar o nome de uma conta, clique no botão Alterar... para que uma janela exibindo o nome da conta lhe seja mostrada. Modifique o nome e clique no botão OK para confirmar a alteração. Cadastrando os tipos de receitas e despesas O que foi dito acima sobre o cadastramento das contas de manutenção de capital vale igualmente para o cadastramento dos tipos de receitas e despesas. O que muda é apenas o menu ou o botão na barra de ferramentas que você deverá clicar para ter acesso à janela de cadastramento. Neste caso o menu será Cadastros e, a seguir, Cadastros de Tipos de Receitas e Despesas. Ou, então, o segundo botão da barra de ferramentas. Ao clicar em um dos dois, a janela abaixo será mostrada. Usando o CashPreview 13
Nesta janela, você irá clicar no botão Novo... para inserir cada novo tipo de receita ou despesa. Aqui, você poderá também organizar as contas em contas e subcontas. No caso dos tipos de receitas e despesas, é mais provável que você tenha necessidade de criar relações hierárquicas entre as contas. Você pode, por exemplo, querer criar a conta Despesas Domésticas e, abaixo dela, Contas de Consumo. Mais uma vez, abaixo de Contas de Consumo, você pode querer criar as contas Telefone e Energia Elétrica. O limite de níveis da hierarquia é oito, tanto para as contas de manutenção de capital como para os tipos de receitas e despesas, e, em cada nível, você pode ter até 999 contas. No primeiro nível há duas contas de receitas e despesas pertencentes ao sistema, que são AJUSTES DE SALDOS e TRANSFERÊNCIAS ENTRE CONTAS. Destas duas, apenas AJUSTES DE SALDOS é visível para lançamentos, enquanto a conta TRANSFERÊNCIAS ENTRE CONTAS é usada internamente pelo sistema para as operações de transferências entre contas de capital. Você verá mais sobre transferências quando vir o tópico que trata dos lançamentos logo a seguir. Além do nome da receita/despesa, você pode informar opcionalmente um texto a ser assumido como padrão para os históricos dos lançamentos feitos na receita/despesa. Informando este histórico padrão, ao selecionar a receita/despesa na janela de lançamentos, o campo "Histórico" será preenchido com este texto para economizar digitação. Mas você poderá alterar o histórico para o texto que bem entender no ato do lançamento. Um detalhe importante a considerar no cadastramento dos tipos de receitas e despesas é que você poderá informar se o item que está cadastrando se destina a receber lançamentos de entradas (receitas) ou saídas (despesas). Qualquer que seja sua opção, ela poderá ser mudada posteriormente. Veja abaixo a janela onde é digitado o nome da receita/despesa que está sendo cadastrada e os botões de opção para informar que tipo de lançamento será aceito nela: 14 Usando o CashPreview
Por uma questão de coerência, uma vez que um tipo de receita/despesa seja cadastrado com a opção para aceitar lançamentos de entrada, quaisquer dos seus subitens também serão cadastrados automaticamente com esta mesma opção e se ajustando automaticamente a qualquer mudança de opção no item de mais alto nível. O mesmo vale para os subitens caso não seja assinalada nenhuma das opções ou a opção selecionada seja removida futuramente. Obs.: para usuários administradores, esta opção pode ser modificada no momento de fazer um lançamento. Na janela de lançamentos, há uma caixa de checagem para habilitar ou desabilitar entradas ou saídas na receita/despesa que estiver selecionada. Uma utilidade para a liberdade de opção na hora de definir o tipo de lançamento aceito em uma conta de receita/despesa é que, deixando esta opção sem definição, aumenta as possibilidades do uso de contas apenas para agrupamento, já que será possível ter contas de mais alto nível que abriguem sob elas tanto contas de receitas como de despesas, deixando para definir o tipo de lançamento apenas para as contas que verdadeiramente receberão lançamentos. Cadastrando os centros de custo/lucro Analogamente ao que já foi dito acima sobre o cadastramento de receitas/despesas, temos também o cadastramento dos centros de custo/lucro. Para cadastrar estas informações, você deve clicar no menu Cadastros e no seu submenu Cadastro de centros de custo/lucro. Isto fará com que a janela de centros de custo/lucro seja exibida no mesmo formato da janela de receitas/despesas. Siga o mesmo procedimento já descrito acima para cadastrar seus centros de custo/lucro. Veja, a seguir, como cadastrar seus clientes e fornecedores em: Cadastrando clientes e fornecedores Cadastrando clientes e fornecedores O cadastro de clientes e fornecedores é muito semelhante. No menu Cadastros, clique em Cadastro de clientes/fornecedores para ser apresentado à janela de clientes e fornecedores conforme a figura abaixo. Usando o CashPreview 15
16 Usando o CashPreview Na janela acima, temos duas divisões: clientes e fornecedores. Cada uma destas divisões exibe uma lista. Ao selecionar uma das divisões, os botões abaixo da lista servirão para operar sobre o item selecionado na lista. Se a divisão que estiver selecionada for a de clientes, um clique no botão Incluir exibirá a janela de detalhes de cliente conforme abaixo para se possa entrar com os dados de um novo cliente.
A janela é exibida com seus campos em branco para que você os preencha com os dados do cliente. Apenas o nome e o tipo de pessoa, física ou jurídica, são obrigatórios. Ao selecionar o tipo de pessoa como sendo física, o conjunto de campos de informações é modificado para a entrada de informações típicas de pessoa física, tais como CNPF, RG, etc. Após introduzir os dados do cliente, clique em Salvar para que os dados sejam salvos ou em Cancelar para cancelar a inclusão. Após salvar os dados, este formulário estará no modo somente visualização, ou seja, você somente conseguirá visualizar os dados, mas não alterá-los. Para alterar os dados exibidos, clique no botão Editar. Ao clicar neste botão, o formulário entra no modo de alteração e os botões Salvar e Cancelar se tornarão habilitados. Os botões Excluir e Desativar cumprem funções semelhantes, mas um cliente somente poderá ser excluído se ainda não houver lançamentos feitos nele. Se algum lançamento já o contiver como informado, o cliente somente poderá ser desativado para não continuar a aparecer na lista de clientes da janela de lançamentos. Na parte inferior da janela, há um conjunto de cinco divisões contendo cada uma a lista de itens que podem estar adicionados a ela. Selecionando a divisão de telefones, aparecerá uma lista de telefones do cliente. Para modificar os itens desta lista, use os botões laterais: Adicionar, Alterar, Remover e Visualizar. O mesmo vale para as demais listas. Usando o CashPreview 17
O que foi dito acima para o cadastramento de clientes vale também para o cadastramento de fornecedores sendo que a única diferença é que o cadastro de fornecedores não contém a informação cliente desde nem limite de crédito. Veja, a seguir, como fazer os lançamentos das suas previsões de entradas ou saídas nas contas cadastradas em: Fazendo lançamentos de previsões de entradas ou saídas. Fazendo lançamentos de previsões de entradas ou saídas Para fazer seus lançamentos de previsões de entradas ou saídas de capital, você deve clicar no menu Operações e, a seguir, em Lançamentos. A janela de lançamentos será apresentada. Nesta janela você informará os dados para lançar uma previsão de entrada ou saída de capital no sistema. Abaixo de onde você lê Conta:, há uma lista das contas de manutenção de capital para que você escolha de qual conta sairá ou para qual conta se destinará o valor do lançamento. Como as contas podem ser hierarquizadas, 18 Usando o CashPreview
caso prefira ter uma visão das contas numa estrutura de árvore, pressione a tecla CTRL e, mantendo-a pressionada, pressione então a tecla O. Após selecionar na árvore a conta desejada, pressione a tecla Enter. Abaixo de onde você lê Tipo de Receita/Despesa:, você tem uma lista dos tipos de receitas e despesas para informar o tipo de receita ou despesa a que se refere a movimentação de capital do lançamento. Aí também você pode ver os tipos de receitas e despesas na forma de uma estrutura de árvore usando o atalho de teclado CTRL-R. Onde se lê Centro de custo/lucro, você tem uma lista de centros de custo/lucro de onde pode escolher informar ou não um centro de custo/lucro. Ao lado desta lista, também há um botão para mostrar os centros de custo na forma de uma árvore. A lista de contas de capital, tipos de receitas/despesas e centros de custo/lucro é afetada pela opção que você fizer no menu "Opções \ Opções em lançamentos" na janela principal do CashPreview. Ali, você define se deseja que todas as contas cadastradas sejam exibidas ou somente aquelas de mais baixo nível. Esta última opção é útil para evitar que lançamentos sejam feitos em contas cadastradas apenas para fins de agrupar outras abaixo delas. Exemplo: conta "Bancos" para agrupar as contas bancárias que realmente devem receber os lançamentos. Opcionalmente, também pode ser informado um cliente ou fornecedor selecionando um item de uma das duas listas de clientes ou de fornecedores. Ao lado de cada uma destas listas, há um pequeno botão que exibi a janela de inclusão de cliente ou fornecedor para o caso do item desejado não estar ainda na lista. No campo "Refere-se ao dia:", você deve informar a data a que se refere o gasto ou recebimento. Através deste campo, será possível totalizar relatórios de movimentações e balanços também com base no período de referência e não apenas de realização das movimentações. No campo Realizar-se-á dia:, você deve informar a data em que a previsão se realizará. O campo Documento pode ser usado opcionalmente para conter um número de documento envolvido na transação ou mesmo um número seu de ficha de lançamento. Os campos Entrada e Saída devem conter o valor do lançamento seja ele positivo (entrada) ou negativo (saída). No caso da receita/despesa selecionada ter sido cadastrada para receber lançamentos de entrada, somente o campo "Entrada" estará habilitado. No caso de ter sido cadastrada para receber lançamentos de saída, somente o campo "Saída" estará habilitado. O único tipo de receita/despesa que mantém ambos os Usando o CashPreview 19
campos selecionados é o de "AJUSTE DE SALDO", pois pode ser usado para lançar um valor de entrada ou de saída que, somado ou subtraído do saldo presente em uma conta, o deixe ajustado para o valor desejado. Observe que, sobre os campos "Entrada" e "Saída", há uma caixa de checagem que pode ser usada para habilitar ou desabilitar estes campos. Esta opção somente aparece para usuários administradores, que podem usá-la para o caso de ser necessário fugir à regra de lançar somente entradas ou somente saídas num tipo de receita/despesa selecionado. O histórico corresponde à descrição do motivo do lançamento em detalhes. Este campo é obrigatório. Ao lado do campo histórico, você tem a caixa de checagem Lançar múltiplas vezes, onde poderá ser feita a opção de repetir o lançamento informado. Ao checar esta opção, a janela abaixo será exibida para que você informe como devem ser gerados os lançamentos repetidos. Acima, em Número de vezes, você informa quantas vezes o lançamento deve ser feito. Em Tipo de intervalo entre os lançamentos, você informa se a distância entre a data de um lançamento e o que o segue deve ser em meses ou em dias. A seguir, você informa o número de meses ou dias entre as datas de um lançamento e o seguinte. Após preencher as informações do lançamento, você pode clicar no botão Confirmar para adicionar o lançamento à lista dos recém lançados. Mas se quiser parcelá-lo, poderá clicar no botão Parcelar e a janela de parcelamento se abrirá. Veja-a abaixo. 20 Usando o CashPreview
Na janela de parcelamento, você poderá parcelar automaticamente escolhendo: a data da parcela inicial, o número de parcelas, o intervalo em dias ou meses, e clicar no botão Parcelar para que o CashPreview faça a divisão do valor em parcelas para você. Caso queira alterar o valor de alguma parcela, excluí-la ou mesmo adicionar uma nova, clique num dos botões correspondentes à operação desejada na base da janela. Uma vez que esteja satisfeito com o parcelamento obtido, clique no botão Gravar para que os lançamentos correspondentes a cada parcela sejam gerados e adicionados à lista da janela de lançamentos. O botão "Repetir dados" é usado para repetir os dados do último lançamento feito. Isto é útil quando você está a fazer vários lançamentos que têm muitos dados em comum. Como atalho para acionar este botão, você pode usar a combinação de teclas "Alt-R". Na janela de lançamentos, caso erre e queira desfazer ou alterar um lançamento, você poderá fazer isto selecionando o lançamento da lista e clicando no botão apropriado. Se for uma alteração, o lançamento será exibido para que você o altere e clique no botão Confirmar para concluir a alteração. Se for uma exclusão, o lançamento será removido da lista. A exclusão não é a forma mais recomendada de remover um lançamento, mas sim o estorno, que ainda mantém o lançamento visível nos extratos e estornado sem que você tenha futuramente que consultar os históricos de intervenções no sistema para saber o que foi anulado ou não. Para estornar um lançamento, basta selecioná-lo da lista e estorná-lo clicando no botão Estornar. Isto produzirá um lançamento de sinal oposto com as mesmas informações de contas para anular o lançamento estornado. No caso de transferência de capital entre duas contas de manutenção de capital, recomenda-se o uso do botão Transferência entre contas.... Usando o CashPreview 21
Clicando neste botão, você será apresentado à janela de transferências. Veja abaixo. No caso das transferências, o sistema usa internamente a conta de receita/despesa TRANSFERÊNCIAS ENTRE CONTAS e você pode informar um número de documento se precisar. Após clicar em OK, dois lançamentos serão gerados: um para informar a saída do capital da conta de origem e outro para informar a entrada do capital na conta de destino. Além de diminuir o trabalho de fazer os lançamentos, a operação de transferência tem a vantagem de estabelecer um relacionamento entre os dois lançamentos. Quando um dos lançamentos for baixado como realizado ou não-realizado, o seu correspondente na transferência também sofrerá baixa igual. Se um dos lançamentos da transferência for estornado, o seu correspondente também será estornado. Isto lhe protege contra a possibilidade de modificar o estado de um lançamento e esquecer-se de fazer o mesmo com o outro. Você também não precisará verificar se cada lançamento é ou não parte de uma transferência no momento de baixá-lo ou estorná-lo. Veja, a seguir, como baixar as previsões contidas nos seus lançamentos como realizadas ou não-realizadas em : Baixando as previsões como realizadas ou não Baixando as previsões como realizadas ou não Após fazer seus lançamentos de previsões de entradas ou saídas, eles estarão no estado indefinido no que diz respeito à realização ou não. O sistema considerará as previsões dos lançamentos sempre como realizadas 22 Usando o CashPreview
para efeito de cálculo de extratos, saldos e balanços, a menos que você informe que elas não se realizaram. A qualquer momento você poderá clicar no menu Operações e, em seguida, em Pendências e Baixas para abrir a janela de lançamentos pendentes para baixa. O mesmo efeito será obtido clicando no quinto botão da barra de ferramentas. Na janela de lançamentos pendentes para baixas, serão listados os lançamentos com data de referência anterior ou igual à data atual que ainda não foram baixados. Nela, você poderá baixar os lançamentos como realizados ou não-realizados. Veja abaixo a janela que lista os lançamentos pendentes para baixas. Acima você vê um exemplo de lançamentos que foram recém baixados e de outros que ainda estão por baixar. Após um lançamento ser baixado como realizado, a coluna Realizado mostrará a letra S simbolizando um Sim para a sua realização. No caso de o lançamento ser baixado como nãorealizado, a mesma coluna mostrará um N simbolizando um Não para a sua realização. Enquanto um lançamento estiver a espera da baixa, ele mostrará um sinal de interrogação na coluna Realizado. Para baixar um lançamento, selecione-o da lista e clique no botão Baixar. A janela de baixas, a seguir, será exibida para que você escolha o tipo de baixa a ser feita. Caso sua escolha de baixa seja Parcialmente, você poderá informar o valor baixado e a data em que efetivamente a previsão se realizou. Ao clicar no botão OK, será exibida a janela abaixo que lhe permitirá decidir o que fazer com o saldo que não foi baixado. Usando o CashPreview 23
Caso sua opção seja por Criar novo(s) lançamento(s) para baixar o resto futuramente, o resto será exibido na janela de lançamentos para que você decida se o lança como um único lançamento ou clica no botão Parcelar para criar múltiplos lançamentos em datas futuras. Ao final da operação, o lançamento original será alterado para conter o valor e data da parte baixada e o saldo será lançado na forma de uma ou mais previsões para baixas futuras. Após baixar um lançamento, caso você erre na baixa, poderá selecionar o lançamento na lista e clicar no botão Remover Baixa. Se quiser estornar o lançamento, selecione-o na lista e clique no botão Estornar. Para alterar um lançamento, selecione-o da lista e clique no botão "Alterar" e uma janela se abrirá exibindo o lançamento no modo de alteração. Clicando no botão "Excluir", o lançamento selecionado será excluído. Você pode excluir vários lançamento fazendo seleção múltipla. É importante lembrar que qualquer destas operações que sejam feitas serão sempre gravadas no histórico dos lançamentos afetados onde constará a data e hora da operação, o tipo de operação e o usuário que a realizou. Se quiser, você poderá imprimir a lista dos lançamentos exibidos clicando no botão Imprimir Veja, a seguir, como visualizar suas contas a pagar e a receber em: Contas a pagar e a receber e não-realizados 24 Usando o CashPreview
Contas a pagar e a receber e não-realizados É comum você precisar de uma relação totalizada dos compromissos que ainda estão pendentes em determinado período, tanto para contas a pagar como a receber. Ou talvez precise saber os totais do que já foi definido como não-realizado no período. Para isto existe, no menu Relatórios, a opção Contas a pagar e a receber. Clicando nesta opção, você poderá gerar um relatório com totalizações por dia ou por período e separando as entradas e as saídas que ainda estão pendentes ou baixadas como nãorealizadas. Na janela de opções que se abrirá, você poderá configurar o relatório para basear-se em todos os lançamentos do período ou apenas nos de uma conta de capital selecionada. Veja abaixo a janela de opções. No caso de optar por um relatório analítico, os lançamentos serão mostrados linha a linha. No caso de optar por um relatório sintético, apenas as totalizações serão exibidas. Caso queira agrupar os lançamentos por dia, serão exibidos inicialmente, em cada dia, os lançamentos de recebimentos e depois os de pagamentos. Isto com totais para recebimentos e pagamentos. Se optar por agrupar os lançamentos no período, primeiro serão exibidos todos os lançamentos de recebimentos e depois os de pagamentos. Neste caso também com totalizações para recebimentos e pagamentos. Veja abaixo um exemplo de tela gerada por uma pesquisa para todas as contas, analítico, por dia e optando por mostrar os lançamentos pendentes para baixa. Usando o CashPreview 25
Você também pode ter uma outra visão analítica das suas contas a pagar e a receber por clientes ou fornecedores. No menu Relatórios, selecione Movimentações por clientes ou Movimentações por fornecedores. Você terá um relatório que separa os lançamentos por cliente ou fornecedor baseado nos critérios informados para a pesquisa. Clicando no botão "Gráfico..." você terá uma visão gráfica do mesmo relatório. Veja, a seguir, como visualizar extratos das previsões para um período determinado em: Pesquisando extratos e modificando lançamentos Pesquisando extratos e modificando lançamentos A pesquisa de extratos lhe permite ver os lançamentos de previsões para qualquer período, tanto presente, passado ou futuro. Assim sendo, adicionamos à janela que exibe os extratos os mesmos botões da janela de pendências que lhe permitem alterar, excluir, estornar e baixar os lançamentos exibidos no extrato. Basta selecionar um lançamento na grade de exibição e clicar no botão da operação desejada na parte de baixo da janela do extrato. Você poderá pesquisar os extratos dos lançamentos segundo uma variedade de critérios. O primeiro critério deve ser o tipo de extrato. Clicando no menu Relatórios, você terá uma variedade de extratos. No caso de o extrato visar os tipos de receitas e despesas, você deve clicar no menu Relatórios e, a seguir, em Extratos de Lançamentos Por Receitas e Despesas. Você será apresentado, então, à janela de opções de pesquisa. Veja abaixo a janela de opções para o caso de você selecionar a pesquisa de extratos por receitas e despesas. 26 Usando o CashPreview
Nesta janela, você poderá configurar o modo como será feita a sua pesquisa dos extratos. As contas serão exibidas na árvore e você poderá selecionálas clicando sobre elas para que apareça o sinal de seleção no seu ícone como se vê no item Despesas na janela acima. Caso não selecione nenhuma, o sistema entenderá que você quer que sejam listados os lançamentos de todas as contas no período informado. Você poderá optar por exibir ou não as subcontas das contas selecionadas, direcionar a pesquisa apenas para os lançamentos baixados como não-realizados, evitar listar estornos e baixados como não-realizados. Exibindo apenas os nãorealizados, você poderá saber quais as receitas ou despesas previstas que não se confirmaram para que tome as providências que necessitar de serem tomadas. Caso queira pesquisar os lançamentos que contenham determinado texto no histórico, você poderá informar o texto na caixa de texto Somente os lançamentos que tenham a expressão abaixo no histórico:. Informe a data inicial e final do período a ser pesquisado e clique no botão OK para abrir a janela de extratos. Veja esta janela abaixo. Usando o CashPreview 27
Acima você vê um exemplo de extrato de receitas e despesas. No alto da janela você tem a informação do saldo global anterior ao período pesquisado. O saldo global é o saldo computado somando-se o saldo de todas as contas de manutenção de capital. A informação do saldo global só é exibida para usuários do tipo administrador e quando nenhum filtro é aplicado à consulta. Nesta tela, os valores negativos (saídas) são representados entre parênteses. À medida que você faz lançamentos, os diferentes saldos mantidos pelo sistema vão sendo alterados. No exemplo acima, a pesquisa de extrato foi feita para os tipos de receitas e despesas, por esta razão a coluna de saldos apresentada ao lado da coluna Saldo Global é a Saldo Rec/Desp. Caso a consulta fosse para os extratos de contas de manutenção de capital, o título da coluna seria Saldo Conta. As colunas Saldo Global e Saldo Rec/Desp apresentam, respectivamente, o saldo global e o saldo do tipo de receita ou despesa após o lançamento. A coluna Saldo Global só é apresentada para usuários do tipo administrador. Nesta janela você também pode estornar, excluir, alterar, baixar e remover a baixa dos lançamentos. No caso de fazer qualquer alteração em outra janela que afete os dados exibidos na janela de extratos, ela será atualizada automaticamente ao ganhar o foco, mas você poderá comandar a atualização da pesquisa para que os dados reflitam as mudanças no banco de dados a qualquer momento clicando no botão Atualizar Pesquisa. Caso queira imprimir o conteúdo exibido, clique no botão Imprimir para que o relatório seja gerado e enviado para a impressora. Vale lembrar aqui que o saldo das contas de manutenção de capital, das receitas e despesas e dos centros de custo/lucro são afetados pelos lançamentos feitos nas suas subcontas. Portanto, não estranhe se você vir, 28 Usando o CashPreview
por exemplo, após um lançamento na conta Despesas Domésticas o saldo de - R$ 200,00 e, algumas linhas abaixo, vir o saldo de - R$ 400,00 após um lançamento de apenas - R$ 100,00. Isto ocorrerá se, entre os dois lançamentos, você tiver um total de lançamentos de - R$ 100,00 nas subcontas da conta Despesas Domésticas. Caso queira ver os históricos de um lançamento exibido na janela acima, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o lançamento que o menu Ver históricos do lançamento será exibido. Ao clicar no menu, a janela de históricos se abrirá mostrando todas as operações feitas sobre o lançamento desde a sua inclusão. Veja, a seguir, como visualizar o seu fluxo de caixa num período determinado em: Vendo o fluxo de caixa passado e futuro Vendo o fluxo de caixa passado e futuro Além dos extratos, caso seja um usuário administrador, você poderá pesquisar os lançamentos de modo a separar e totalizar as entradas e as saídas tanto em cada dia ou dentro de um período. Os relatórios de Fluxo de Caixa lhe permitem ter uma visão detalhada ou resumida dos valores movimentados separando e listando de modo agrupado os valores positivos e negativos movimentados no período que você selecionar. Para ter acesso a estes relatórios, clique no botão da barra de ferramentas. Você verá então a janela de seleção de fluxo de caixa. Veja abaixo. Usando o CashPreview 29
Na janela acima, você informa que tipo de relatório deseja (analítico ou sintético), se quer que as entradas sejam separadas das saídas em cada dia ou no período como um todo e as datas de início e fim do período. Você também pode escolher que o relatório compute dos lançamentos vencidos (data de referência menor ou igual à atual) apenas os lançamentos baixados como realizados. Neste caso, as informações de saldo dos dias anteriores ou iguais à data atual serão construídas somando-se apenas os lançamentos baixados como realizados até então. Para as datas futuras, serão computados também os pendentes além dos realizados. Você poderá escolher que o relatório se baseie apenas nos lançamentos de um conta de capital específica ou deixar sem nenhuma seleção para que os lançamentos de todas as contas de capital sejam computados. No caso de selecionar uma conta, a coluna de saldos do relatório resultante mostrará a evolução do saldo da conta, no caso de não fazer seleção nenhuma, a coluna de saldo exibirá a evolução do saldo global (soma de todos os saldos das contas de capital). Uma vez feita a seleção, você deve clicar no botão OK para que a pesquisa das informações seja feita. Após a pesquisa, dependendo das opções que você tenha feito na janela acima, uma de quatro janelas diferentes lhe será exibida. Caso você tenha optado por listar as informações analiticamente e agrupando entradas e saídas por dia de todas as contas de capital, uma janela como a próxima lhe será exibida. Nesta janela, os lançamentos de entrada são exibidos antes dos lançamentos de saídas em cada dia. No final de cada dia, você vê os totais de entradas e saídas no dia. À direita, você tem uma coluna que mostra a evolução do saldo global das suas contas após cada lançamento. Ao final do relatório, você tem as totalizações de entradas e saídas no período como um todo. 30 Usando o CashPreview
Caso suas opções de agrupamento tenham sido para listar os dados analiticamente, porém agrupando-os no período como um todo, uma janela como abaixo lhe será exibida. Nesta janela, você não tem mais as separações dentro de cada dia, mas sim todas as entradas no período sendo listadas antes das saídas e, ao final, a totalização única de entradas e saídas no período. Além do modo analítico já visto nos exemplos acima, você também pode ter acesso apenas às totalizações dentro de cada dia ou mesmo no período como um todo. São os dois relatórios que você pode exibir optando por Sintético na janela de seleção do agrupamento. Caso você opte por Sintético e para que o agrupamento seja feito em cada dia, uma janela como a próxima lhe será exibida. Nesta janela, você tem os totais de entradas e saídas e os saldos em cada dia e, ao final, a totalização do período. Se o seu interesse for ainda por algo mais resumido, você pode simplesmente optar por Sintético e agrupar no período para ter apenas a linha de totalização no período como um todo. Veja abaixo um exemplo. Usando o CashPreview 31
Para imprimir o conteúdo de qualquer das janelas acima, basta clicar no botão Imprimir em cada uma delas. Nas janelas acima, você pode exibir o conteúdo de modo gráfico clicando no botão "Gráfico...". Pesquisando saldos Veja, a seguir, como saber o saldo antecipadamente em uma determinada data para as contas de capital, receitas/despesas e centros de custo/lucro em: Pesquisando saldos Você poderá pesquisar os saldos das contas de manutenção de capital, das receitas e despesas e dos centros de custo/lucro segundo uma variedade de critérios. O primeiro critério deve ser o tipo de conta. Clicando no menu Relatórios, você encontrará os relatórios de saldos de contas de capital, receitas e despesas e centros de custo/lucro. Ao escolher uma pesquisa de saldos, você será apresentado à janela de opções de pesquisa. Veja abaixo a janela de opções para o caso de você selecionar a pesquisa de saldos de receitas e despesas. 32 Usando o CashPreview
Nesta janela você informa as contas para as quais deseja a informação de saldo e a data a ser considerada. Em Exibir Subitens dos Itens Selecionados, você informa se quer que os saldos das subcontas sejam listados também. Abaixo, você vê um exemplo de tela de retorno para a pesquisa de saldos de receitas e despesas. Usando o CashPreview 33
Veja, a seguir, como obter o balanço das contas de manutenção de capital, das receitas e despesas e dos centros de custo/lucro em uma data determinada em: Pesquisando balanços Pesquisando balanços Os balanços representam o total movimentado em um determinado período. Para pesquisar os balanços, clique no menu Relatórios e, a seguir, em um dos relatórios de balanços desejado. Veja abaixo um exemplo da janela de opções de pesquisa de balanços para receitas e despesas. 34 Usando o CashPreview
Se você desejar saber qual o montante, por exemplo, de gastos realizados com um tipo de despesa, poderá selecionar a conta da despesa na janela acima e solicitar seu balanço no período que lhe interessar. Quando uma conta possuir subcontas, você poderá escolher se quer que o balanço desconsidere o movimento nas subcontas para saber apenas o montante dos lançamentos feitos na conta. Você também poderá escolher que o balanço exiba apenas o total das previsões baixadas como não realizadas, ou o contrário, apenas os baixados como realizados. Caso queira que o balanço se limite aos lançamentos que contenham uma certa expressão no histórico, também poderá informar a expressão em Somente os que tenham a expressão abaixo no histórico. Nas opções "Por data de referência" e "Por data de realização", você informa que tipo de data informada nos lançamentos deve ser considerada para selecionar os lançamentos que pertencem ao período coberto pela data inicial e final. Em Data Inicial e Data Final, você informa o início e o fim do período a ser considerado no balanço. Usando o CashPreview 35