Manual de Procedimentos - SISPREV WEB MONTAGEM DE PROCESSO VIRTUAL 1/15
O treinamento com o Manual de Procedimentos É com muita satisfação que a Agenda Assessoria prepara este manual para você que trabalha com um dos nossos produtos SISPREV WEB. A Agenda Assessoria, Planejamento e Informática, Ltda. empresa com especialização técnica na criação, organização, estruturação, regulamentação e funcionamento do Regime Próprio de Previdência Social RPPS, dedica-se desde 1994 ao desenvolvimento de soluções tecnológicas inteligentes e modernas, que primam pela qualidade e personalização, as quais se encontram presente em mais de 160 (cento e sessenta) clientes, estando entre eles 5 (cinco) Estados e 6 (seis) capitais, distribuídos em 25 (vinte e cinco) Unidades Federativas, das 27 (vinte e sete) existentes. Focada no objetivo de oferecer ferramentas e assessorias capazes de aprimorar a gestão do RPPS, respeitando e preservando a capacidade administrativa e financeira de cada ente, a Agenda Assessoria é hoje reconhecida nacionalmente por ser facilitadora do ganho de maior praticidade, agilidade, transparência, segurança, confiabilidade e profissionalismo por parte dos Regimes Próprios. Uma prova disso é esta visão da empresa de acreditar na qualidade obtida não somente nos seus produtos e serviços, mas também no treinamento daqueles que os utilizam. Em caso de dúvida, favor contatar nossos Serviços de Atendimento ao Cliente SISPREV WEB pelo telefone (65 3322-3400) ou enviando email para o endereço (atendimentosisprevweb@agendaassessoria.com.br). Teremos a satisfação de direcionar toda nossa atenção àqueles que depositam confiança e credibilidade em nossos trabalhos. Guia para Uso do Manual de Procedimentos Os símbolos aqui serão encontrados no texto para guiá-lo nas instruções: ❶ A Instruções para manter segurança nos dados Informações importantes Dicas e conselhos Símbolo que enfatiza o clique com mouse Numerações para enfatizar seqüência de passos e cliques Letras para indicar seqüência de Telas Setas para apontar e relacionar telas às ações de botões e/ou sistema 2/15
Sumário 1.0 O Processo Virtual no SISPREV WEB... 5 2.0 Documentos dos Benefícios nos Processos Virtuais... 5 2.1 Anexar Documentos dos Benefícios nos Processos Virtuais... 6 2.2 Histórico do Processo Virtual... 8 3.0 Documentos Digitalizados... 10 3.1 Anexar Arquivos nos Documentos Digitalizados... 10 3.2 Anexar Documento Digitalizado no Processo Virtual... 11 4.0 Buscar Documentos Pessoais... 12 4.1 Anexar Documentos no cadastro de Pessoa... 12 4.2 Anexar Documentos no Processo Virtual através da aba: Buscar Doc. Pessoais... 14 3/15
Índice de Figuras Figura 1 Anexar Documentos no Processo Virtual... 6 Figura 2 Seleção do Modelo do documento para emissão... 6 Figura 3 Documento Emitido e Salvo para Anexar no Processo Virtual... 7 Figura 4 Sucesso ao Salvar o documento... 7 Figura 5 Confirmação do Envio de um documento ao Processo Virtual... 8 Figura 6 Sucesso na inclusão de um documento... 8 Figura 7 Visualização do documento inserido no Processo Virtual... 8 Figura 8 Digitalização de um documento... 10 Figura 9 Documento anexado no Benefício do Segurado... 11 Figura 10 Sucesso no envio de um documento digitalizado para Processo Virtual... 11 Figura 11 Documento anexado do Processo Virtual dos Documentos Digitalizados... 12 Figura 12 Anexar documento no cadastro de Pessoa do Segurado... 13 Figura 13 Documento anexado do cadastro de Pessoa do Segurado... 14 Figura 14 Sucesso no envio do documento ao Processo Virtual... 14 Figura 15 Documento anexado da aba Buscar Doc. Pessoal no Processo Virtual... 15 4/15
DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO 1.0 O Processo Virtual no SISPREV WEB A potencialidade que as ferramentas tecnológicas proporcionam nos dias atuais para organização e estruturação lógica de dados tem quebrado diversos paradigmas. Principalmente na busca de novas formas de controle de dados, porque a informação e até mesmo os meios para obtê-la estão quase que totalmente virtuais. De acordo com esta tendência e utilizando os recursos tecnológicos, o SISPREV WEB tem uma excelente solução para Implantação de Processos Previdenciários e nesse contexto apresenta mais uma forma de controle de dados: O Processo Virtual. O Processo Virtual tem por finalidade reproduzir todos os documentos do Processo Físico do Benefício de um Segurado, objetivando uma aproximação ainda maior da realidade com o que se está cadastrado no sistema. Além disso, o Processo Virtual é uma excelente forma de controle, porque armazena informações dos usuários quando interagem nos Processos presentes no sistema. Sua utilização permite uma organização estruturada dos documentos que fazem parte de um Benefício de acordo com a realidade de cada Processo em particular. 2.0 Documentos dos Benefícios nos Processos Virtuais Dentro do Processo de um Benefício existe um quadro chamado Controle de Documentos de Processos (figura 1). Neste quadro consta o Check List que mostra todos os documentos que podem ser emitidos para o tipo de Benefício do processo. No sistema é possível Anexar os documentos do quadro Controle de Documentos de Processos para Montagem do Processo Virtual do Segurado. Mas para a Montagem do Processo Virtual é obrigatório que sejam obedecidos os seguintes requisitos: Verificação de Setor do usuário: o processo do Benefício do Segurado precisa estar dentro Setor ao qual o usuário está vinculado para que o mesmo consiga Anexar documentos para Montagem do Processo Virtual; Configuração dos documentos do Benefício: os documentos dispostos no quadro Controle de Documentos de Processos devem estar corretamente configurados e prontos para serem emitidos, pois ao contrário não será possível Anexar documentos para Montagem do Processo Virtual; A configuração de documentos é feita em: Apoio > Documentos > (Documentos e Modelos de Documentos); Apoio > Processos > Concessão de Benefícios > (Config. Documentos/Modelos e Check-List/ Benefícios); Apoio > Processos > Administrativos > (Config. Modelos/Documentos e Tipo de Processo/Check-List); 5/15
Verificação de emissão do documento: para Anexar documentos para Montagem do Processo Virtual é necessário que o documento tenha sido emitido pelo menos uma vez por algum usuário. Para verificar se o documento já foi emitido basta clicar no documento e verificar se o mesmo possui registro de histórico. 2.1 Anexar Documentos dos Benefícios nos Processos Virtuais Para Anexar documentos do quadro Controle de Documentos de Processos para para Montagem do Processo Virtual, siga os seguintes passos: Acesse o Processo do Segurado (figura 1); Figura 1 Anexar Documentos no Processo Virtual Visualize o documento para ser anexado no Processo Virtual (Ex.: DOC REQUERIMENTO); Clique no documento dentro (quadro Controle de Documentos de Processos). Após isso aparcerá a figura 2; Figura 2 Seleção do Modelo do documento para emissão Selecione o documento (figura 2) e clique em OK para confirmar a emissão. Após isso, aparecerá o 6/15
documento emitido (figura 3); Figura 3 Documento Emitido e Salvo para Anexar no Processo Virtual Clique em Salvar (figura 3). Após isso, aparecerá a figura 4; Essa medida garante que o documento foi Salvo e emitido pelo menos uma vez, evitando erros no momento de Anexar o documento no Processo Virtual. Figura 4 Sucesso ao Salvar o documento Clique em OK. Após isso, o sistema voltará para a figura 1; Clique no botão aparecerá a figura 5; (figura 1) para que o documento seja enviado ao Processo Virtual. Após isso, 7/15
Figura 5 Confirmação do Envio de um documento ao Processo Virtual Clique em OK para confirmar o envio do documento para o Histórico do Processo Virtual. Após isso aparecerá a mensagem de sucesso no envio (figura 6); Figura 6 Sucesso na inclusão de um documento Clique em Fechar (figura 6) para visualizar Histórico do Processo Virtual (figura 7). 2.2 Histórico do Processo Virtual Quando um documento é anexado no Processo Virtual o mesmo aparece no quadro em destaque da figura 7. Figura 7 Visualização do documento inserido no Processo Virtual 8/15
As informações armazenadas (Data, hora e nome/login do usuário) no Processo Virtual junto ao documento anexado é uma forma de controlar todas as inserções. Isso é extremamente importante quando se leva em consideração a divisão tarefas entre os setores no trabalho com o Processo. Existem três campos no Processo Virtual: : clicando neste botão é possível apagar o documento no histórico da tabela no Processo Virtual; Este botão somente torna-se visível para o usuário que o inseriu. Além disso, esta visibilidade dura somente quando o processo estiver dentro do Setor ao qual o usuário inseriu o documento, ou seja, quando houver tramitação do processo para outro Setor o documento não poderá ser Excluído do Processo Virtual. : clicando neste botão é possível emitir o documento para visualização; : neste campo são armazenados os dados: o o nome do documento (ao clicar no link do documento também é possível emiti-lo); o data de sua emissão; o horário da emissão; o nome/login do usuário que o adicionou o documento no Processo Virtual. 9/15
3.0 Documentos Digitalizados No Processo Virtual também existe a possibilidade de anexar documentos digitalizados diretamente do Módulo de Concessão de Benefícios. 3.1 Anexar Arquivos nos Documentos Digitalizados Para digitalizar um documento siga os seguintes passos (vide figura 8): ❷ ❹ ❸ ❺ ❶ Figura 8 Digitalização de um documento Passo ❶: Clique no Botão Anexar. Após isso, aparecerá a janela Anexar Arquivos; Passo ❷: Digite o nome para o arquivo no campo Título do Anexo; Passo ❸: Digite a descrição do Anexo no campo Descrição do Anexo; Passo ❹: Clique em Procurar Arquivo. Após isso, será possível o usuário procurar o arquivo do anexo salvo no computador; Passo ❺: Clique no botão Anexar Arquivo para incluir o anexo na aba: Documentos Anexados. Após a execução dos passos acima o documento poderá ser visualizado na aba: Documentos Anexados (figura 9). 10/15
Figura 9 Documento anexado no Benefício do Segurado 3.2 Anexar Documento Digitalizado no Processo Virtual No Processo Virtual é possível Anexar um documento digitalizado, basta que o mesmo esteja incluído na aba: Documentos Digitalizados (tópico 3.1). Para anexar um documento da aba Documentos Digitalizados no Processo Virtual, clique no botão 9). (figura Após isso, aparecerá a figura 10. Figura 10 Sucesso no envio de um documento digitalizado para Processo Virtual Clique em FECHAR (figura 10) e visualize o documento anexado no Processo Virtual a figura 11. 11/15
Figura 11 Documento anexado do Processo Virtual dos Documentos Digitalizados 4.0 Buscar Documentos Pessoais No Processo Virtual é possível anexar documentos do cadastro de Pessoa. Para isso, é necessário que tenham documentos anexados no cadastro de Pessoa do Segurado para os mesmos apareçam automaticamente na aba: Buscar Doc. Pessoais. 4.1 Anexar Documentos no cadastro de Pessoa ] Para anexar documentos no cadastro de Pessoa do Segurado é necessário que se acesse o seu cadastro de Pessoa. Para realizar este procedimento, siga os passos abaixo conforme figura 12. 12/15
❷ ❸ ❹ ❶ Figura 12 Anexar documento no cadastro de Pessoa do Segurado Passo ❶: Clique no Botão Anexar Documento. Após isso, aparecerá a janela Anexar Arquivos; Passo ❷: Digite o nome para o documento no campo Nome do Documento; Passo ❸: Clique em Procurar Arquivo. Após isso, será possível o usuário procurar o arquivo do anexo salvo no computador; Passo ❹: Clique em Anexar Arquivo. Em seguida, o arquivo será anexado no cadastro de Pessoa. Anexado o arquivo, pode-se acessar o Processo do Benefício do Segurado para visualização deste arquivo anexado na aba: Buscar Doc. Pessoal (figura 13). 13/15
Figura 13 Documento anexado do cadastro de Pessoa do Segurado 4.2 Anexar Documentos no Processo Virtual através da aba: Buscar Doc. Pessoal No Módulo Concessão de Benefícios, dentro de um Processo de Benefício de um Segurado, é possível anexar um documento. Para isso, basta de que no cadastro de Pessoa do Segurado esteja anexado o documento (tópico 4.1). Clique botão (figura 13). Após isso, aparecerá a figura 14. Figura 14 Sucesso no envio do documento ao Processo Virtual Em seguida, pode-se visualizar o arquivo anexado no Processo Virtual (figura 15). 14/15
15/15 Figura 15 Documento anexado da aba Buscar Doc. Pessoal no Processo Virtual