Obtendo sucesso através da Gestão de Clima Mais de 70% das grandes empresas aplicam instrumentos ligados a Gestão de Clima Organizacional. As pequenas e médias empresas tem aumentado cada vez mais a participação desta ferramenta na gestão de suas organizações. Apesar disso, independentemente do porte das empresas, as organizações podem enfrentar dificuldades na implementação da ferramenta ou não extrair o máximo do que é possível oferecer com este instrumento. Este artigo pretende discutir os principais fatores críticos de sucesso em cada etapa da Gestão do Clima Organizacional. Breve introdução teórica sobre Clima Organizacional Independente do ambiente econômico favorável ou não, maximizar a contribuição de cada funcionário é vital para o sucesso da empresa. Engajar o ser humano por completo (razão e emoção) criando ambiente de alto desempenho tem impacto significativo na inovação, produtividade, satisfação dos clientes etc. Pesquisas e estudos de diversas faculdades como Harvard e USP e de mídia como Melhores Empresas para se trabalhar mostram que o ambiente de trabalho tem impacto significativo nos resultados da organização. Descobrir quais fatores mais impactam o engajamento para que a pessoa dê mais de si é fundamental para criação de valor das empresas. O extraordinário desempenho das empresas advém do desempenho de seus ativos físicos e do desempenho das pessoas. O desempenho das pessoas é obtido através do comprometimento, elaborado por líderes que realmente sabem como motivá-los, respaldado pelas prioridades, investimentos e processos necessários. A Gestão do Clima buscará medir os diversos fatores que impactam o engajamento e a efetividade da organização através da mensuração da percepção coletiva dos colaboradores. É lógico que esta percepção do colaborador é formada por longo período de tempo e o seu diagnóstico reflete a realidade presente na época da pesquisa. Outra característica desta percepção é que ela influência o comportamento e comprometimento das pessoas. Essa percepção é muito importante para a gestão do clima, já que querer ouvir as pessoas é o primeiro passo para construir um ambiente de alto desempenho. Fatores Críticos de Sucesso para a etapa de Pesquisa Para conduzir um projeto de gestão de clima é necessária muita atenção a diversos fatores, sendo eles: Confidencialidade; Mensurar o que é importante, alinhando a pesquisa com a estratégia; Patrocínio da Direção Executiva; Compromisso dos Gestores; Logística e Comunicação; Questionário adaptado à realidade, à linguagem e cultura; Análises e relatórios práticos; Plano de ação e acompanhamento. Obtendo sucesso através da Gestão de Clima hrexcellencegroup.com Pág 1
Iremos analisar cada um dos fatores listados acima em detalhe. CONFIDENCIALIDADE Primeiro item importante é a confidencialidade. É necessário contratar uma consultoria externa para conduzir o trabalho. As razões são diversas, tais como: condução do trabalho com isenção, know-how e experiência dos consultores entre outros motivos que serão mencionados dentre os fatores críticos de sucesso. A confidencialidade é bem maior quando conduzida por uma consultoria, já que os funcionários sabem que seus questionários não serão trabalhados individualmente ou aberto por pessoas não autorizadas. Além disso, os colaboradores se sentem mais a vontade para serem francos em suas respostas. A garantia da confidencialidade acontece durante todo o processo da pesquisa. Durante a coleta de dados, por exemplo, os questionários online ficam em servidores da consultoria e os questionários em papel, nas mãos dos aplicadores. Além disso, na hora do processamento dos questionários, as consultorias só liberam relatórios para grupos com diversas pessoas, não sendo possível identificar as respostas individuais. MENSURAR O QUE É IMPORTANTE, ALINHANDO A PESQUISA COM A ESTRATÉGIA O questionário é um dos principais itens a serem trabalhados na gestão de clima. Não recomendamos o uso de questionários padronizados, ou de revistas ou extraídos de sites. A recomendação é trabalho com o questionário que reflita a realidade e a estratégia da organização. Cada empresa precisa elaborar seu questionário de acordo com a sua estratégia. O questionário da Apple deve ser bem diferente do que o da Embraer, Promon ou da Vega Engenharia (empresa de lixo e resíduos) e também da TIVIT (empresa de call center e tecnologia). Para mensurar o que é importante, são necessárias a execução de algumas análises prévias como a condução de entrevistas com executivos e levantamento de materiais estratégicos como planejamento, BSC, plano de RH etc. Outras atividades podem ser feitas como a condução de grupos focais, grupos multidisciplinares ou até a observação in loco de um consultor. Assim, o conteúdo do questionário será baseado na estratégia e modelo de gestão, o histórico de pesquisas, a metodologia que a consultoria adotada e o benchmarks de mercado. PATROCÍNIO DA DIREÇÃO EXECUTIVA O patrocínio da direção da empresa é fundamental para que o projeto dê certo. A ferramenta de gestão de clima não é da área de Recursos Humanos. O instrumento deve ser considerado como parte integrante da gestão da empresa. Por isso, a diretoria deve aprovar e apoiar a iniciativa. Obtendo sucesso através da Gestão de Clima hrexcellencegroup.com Pág 2
Compromisso dos gestores Os gestores da organização devem estar comprometidos com a iniciativa de melhoria do ambiente de trabalho e da efetividade. Esse comprometimento refletirá durante o processo de coleta e posteriormente no plano de ação. Durante a coleta os gestores deverão estar conscientes da importância do trabalho, procurando estimular a participação de todos na pesquisa. Após a tabulação dos dados, os gestores receberão os seus relatórios e deverão tomar ciência dos seus resultados. Neste momento é importante o gestor refletir sobre os dados e não desconfiar dos mesmos. Em cima dos relatórios, é necessário traçar um plano de ação, envolvendo os principais colaboradores da equipe, para que seja possível melhorar o ambiente e a efetividade do trabalho. Logística e comunicação A logística e a comunicação são importantes fatores de aumento da adesão e, posteriormente, do compromisso com os resultados. A logística envolve a definição do meio de coleta, seja ele em papel ou via internet. Além disso, são tratados os casos de localidades remotas, distribuição e formato das senhas. Nesta etapa também são treinados os aplicadores que serão profissionais isentos para realizarem a coleta in loco dos questionários. Já a comunicação é parte fundamental durante todo o processo de gestão do clima. Podemos separar a comunicação em 3 etapas, sendo elas: pré pesquisa, durante a pesquisa e pós-pesquisa. A pré-pesquisa tem como objetivo levar conhecimento aos colaboradores a respeito da pesquisa. São trabalhados assuntos como: qual é a importância da pesquisa, como será o processo, a confidencialidade e as etapas. A comunicação deve ser envolvente para que as pessoas se sintam estimuladas a responder. Durante a pesquisa a comunicação visa aumentar ainda mais a adesão trazendo informações como o percentual de respondentes e a importância da sua resposta. Após a finalização da coleta dos dados, a empresa normalmente agradece as pessoas por suas respostas. Também são comunicado os principais resultados da pesquisa. A melhor prática nesta etapa é realizar a comunicação dos resultados junto com o plano de ação corporativo para que as pessoas possam sentir que suas respostas foram úteis. Questionário adaptado à realidade, à linguagem e cultura Conforme dito acima, o questionário é um instrumento muito particular de cada empresa. Após conduzir mais de 100 projetos nesta área, já trabalhamos com questionários com 26 perguntas e outros de quase 200. O número de perguntas é decidido em conjunto com a organização de acordo com o perfil dela. Normalmente os questionários nacionais giram entre 70 e 90 perguntas. Obtendo sucesso através da Gestão de Clima hrexcellencegroup.com Pág 3
Através de estudos internacionais, verifica-se que 90 é o número máximo recomendável, já que a partir deste número as pessoas perdem o foco, respondendo sem muita precisão ou paciência. Assim como o número de questões varia, o texto também ocorre isso. Por exemplo: para uma empresa que tenha a maioria do seu público graduadas, o questionário pode envolver perguntas mais difíceis ou com linguajar um pouco mais elaborado. Para empresas onde os funcionários não possuem alto grau de escolaridade, é necessário simplificar as perguntas para que as pessoas consigam entender e responder adequadamente. Estes parâmetros de quantidade de perguntas e linguagem devem ser testados e aprovados por um grupo multidisciplinar para que seja aplicado na empresa corretamente. Análises e relatórios práticos As análises são parte importante do processo de gestão de clima. As análises mais básicas são a elaboração de médias e índices de favorabilidade (% de pessoas favoráveis ao item). Entretanto, sabe-se que a pesquisa gera uma importante base de dados onde é possível extrair muito mais informações. Assim, um grande diferencial entre as consultorias e empresas são suas análises. As análises mais sofisticadas envolvem o uso de sistemas estatísticos como o SPSS ou Minitab para identificar correlações entre as questões, regressões que mostrem o impacto da percepção das pessoas no engajamento do colaborador. Há também análises qualitativas ou parcialmente quantitativa como: matrizes de priorização, engajamento sustentável, de alinhamento x comprometimento entre outras. Outras mais qualitativas tentam ver o quanto o ambiente está favorável a implementação de suas estratégias, auxiliando os executivos no processo de alinhamento estratégico da sua organização. Plano de ação e acompanhamento E por último o item tão importante quanto a própria pesquisa: o plano de ação e acompanhamento. Não adianta fazer a pesquisa e não conduzir plano de ação visando a melhoria dos resultados da organização. Uma pesquisa publicada mostrou que é melhor não conduzir a pesquisa do que realizála e não conseguir implementar ações. Nossa recomendação é utilizar o processo da escola da qualidade, identificando os problemas, analisando as causas e em cima disso elaborar os planos de ações. Os planos deverão ter somente 1 responsável e deverão ter uma data para sua implementação. O acompanhamento pela diretoria e pelo RH deverá ser periódico. Normalmente a periodicidade é em torno de 2 a 4 meses. Obtendo sucesso através da Gestão de Clima hrexcellencegroup.com Pág 4
Conclusão A partir do artigo, espera-se que as empresas tenham mais atenção aos fatores apontados como importantes ao processo. A ferramenta, quando bem aplicada, traz retornos positivos em termos financeiros, aumenta a satisfação dos clientes bem como motivação e a retenção dos seus colaboradores. A Gestão do Clima Organizacional tenderá a ser cada vez mais um instrumento de gestão da empresa não sendo de propriedade de RH, e sim da organização. Focando nos pontos apresentados, a organização terá uma implementação efetiva da ferramenta. Obtendo sucesso através da Gestão de Clima hrexcellencegroup.com Pág 5