Este conteúdo faz parte da série: Diagnóstico Empresarial Ver 4 posts dessa série Diagnóstico Organizacional O diagnóstico organizacional ou empresarial é uma ferramenta de gestão que serve para analisar a empresa como um todo para avaliar quais são as áreas que tem uma organização e performance melhor e onde existe a necessidade de realização de melhorias. Essa análise deve ser imparcial e prática, possibilitando informações detalhadas que ajudarão na determinação de prioridades e quais setores precisam de mais atenção. Existem 3 resultados principais que se espera de uma ferramenta de diagnóstico organizacional: Grau de maturidade da empresa Nível de maturidade das áreas / setores do negócio Programa de plano de ação (prognóstico do que deve ser feito) Porque encontrar o Grau de Maturidade? Quando falamos de pessoas, a maturidade está associada ao conhecimento obtido e como essa pessoa o transforma em resultados. De forma objetiva, o processo de amadurecimento significa uma evolução contínua. Se levarmos a visão da maturidade para empresas, o conceito vai permanecer similar, já que o grau de maturidade empresarial está ligado a como os principais processos da organização são executados e gerenciados. Toda organização deve buscar melhorar sempre, seja para proporcionar mais lucro para seus acionistas, para fornecer melhores condições para seus colaboradores ou mesmo para ter melhores produtos que atenderão seus clientes de uma forma mais completa. Por isso saber qual é o seu grau de maturidade com um diagnóstico organizacional é o primeiro passo para evoluir. Como calcular o Grau de Maturidade? Primeiro você precisa entender que o grau de maturidade é um resultado de um processo maior de diagnóstico organizacional. Para realizar o diagnóstico empresarial vão existir diversas metodologias e indicações, mas na minha opinião o que faz mais sentido é seguir 1
um caminho simples: Identificar as principais áreas e setores da empresa Enumerar os principais processos que cada uma dessas áreas precisa realizar Definir qual é o seu nível de maturidade para cada um desses processos. Existem diferentes metodologias, eu particularmente gosto de trabalhar com 4 níveis: Não Realiza Realiza em estágio inicial Gerencia e domina o processo Implementa melhorias Definir pesos para as áreas e para os processos Criar critérios de pontuação para cada um dos itens analisados Isso vai gerar uma nota de acordo com a importância desses processos e das áreas, formando um nível de maturidade por área e um grau de maturidade da sua empresa como um todo. Vamos ver como seria isso na prática? Exemplo Prático de Diagnóstico Organizacional Vou utilizar a planilha de diagnóstico empresarial da LUZ para o nosso exemplo e no final mostrarei um passo a passo que pode ser aplicado para o nosso caso ou para qualquer outra realidade. Nela, ao invés de utilizar processos, para facilitar o preenchimento e entendimento, criamos perguntas para as 5 principais áreas de gestão de qualquer empresa (Estratégia, Finanças, Marketing, Operações e Gestão de Pessoas). Tudo que precisa ser feito é responder cada uma das perguntas com uma das 4 respostas possíveis que já criamos: 2
Como você pode ver, cada resposta representa um nível de maturidade em relação à pergunta, que nesse caso está ligado ao processo de formulação de estratégias. No final das contas, criamos entre 12 e 16 perguntas por área da empresa, separadas em sub grupos de 4 perguntas. Por exemplo, para a área de estratégia da empresa temos sub grupos de estratégias de curto, médio e longo prazo. No caso de finanças, temos sub grupos de indicadores, controle e planejamento financeiro e assim em diante. Veja o exemplo da área de estratégia: 3
Todas essas respostas já vão gerando pontuações de forma automática (isso porque desenvolvemos uma metodologia de critérios de pontos). O legal é sempre avaliar a sua pontuação atual com a pontuação mínima recomendada para cada item (de acordo com os pesos e importância que você estabeleceu) e com a pontuação que você desejava para um determinado sub grupo. No nosso exemplo abaixo, mesmo tendo uma boa pontuação (88%) em estratégias de curto prazo e ficando acima da pontuação mínima recomendada (81%), não foi uma pontuação suficientemente boa, pois desejávamos 100% e esse é um item urgente para se melhorar na empresa. 4
Enfim, todas as pontuações são relativas. Não existe certo ou errado, vale sempre uma análise fria e crítica para saber onde você está e onde pretende chegar. De toda forma, ao juntar todas as pontuações e fazer uma média ponderada com os pesos atribuídos a cada item, você encontra uma porcentagem (que varia de 0% a 100%) para cada uma das áreas de gestão analisadas e também encontra o grau de maturidade do diagnóstico organizacional. Nós dividimos o resultado do diagnóstico organizacional em 5 níveis de maturidade: Grau de Maturidade Nível 1 Entre 0% e 20% Não existem processos gerenciais aplicados ao negócio e os resultados são obtidos através de iniciativas desestruturadas. Grau de Maturidade Nível 2 Entre 20,1% e 40% Não existem processos gerenciais formais, mas algumas áreas de gestão já possuem rotinas para gerar os 5
resultados esperados. Grau de Maturidade Nível 3 Entre 40,1% e 60% Existem processos gerenciais formais, no entanto eles são aplicados de maneira descoordenada para gerar os resultados esperados. Grau de Maturidade Nível 4 Entre 60,1% e 80% Existem processos gerenciais formais e eles são aplicados de maneira coordenada para atingir os resultados esperados no planejamento tático. Grau de Maturidade Nível 5 Entre 80,1% e 100% Parabéns! Os processos gerenciais são práticas padrão da empresa. Eles são monitorados, afetam o negócio e são melhorados continuamente. Como Calcular Grau de Maturidade no Diagnóstico Organizacional Mostrando o exemplo pronto pode parecer simples fazer esses cálculos, mas a verdade é que é necessário um cuidado muito grande para realmente analisar questões que são importantes para o seu negócio e também para não enviesar os resultados. Por vezes pode ser interessante contratar uma consultoria para fazer esse trabalho ou fazer o processo separadamente e depois em uma reunião analisar os resultados para se chegar em denominador comum entre os participantes. De maneira geral, acredito que esse sejam os principais passos que devam ser utilizados: Passo 1 Defina o que você vai avaliar Áreas ou setores (se quiser pode fazer o diagnóstico de uma única área) Perguntas ou processos (normalmente é mais fácil identificar processos que precisam ser executados) A ideia aqui é separar um grupo x de itens para cada área escolhida. O ideal é ter sempre um número de itens iguais entre as áreas, assim a avaliação comparativa fica mais fácil. Mas se você não tiver essa possibilidade, pode fazer uma regra de 3 depois para ter todos as áreas somando sempre 100%. Passo 2 Defina os níveis de gradação utilizados 3 níveis (ruim, regular, bom) 4 níveis (não faz, faz mal, faz, faz e otimiza) 5 níveis (péssimo, ruim, regular, bom, excelente) 6
Não existe certo e errado, mas é importante entender que quanto mais níveis, mais detalhamento será possível e diferenciação de um item para outro. Por outro lado, pode gerar um nível de complexidade do diagnóstico organizacional maior. Passo 3 Defina o peso por importância Se você tem uma empresa de software, provavelmente a área de suporte e desenvolvimento vai ter um peso maior do que a área relacionamento com o cliente. Da mesma forma, dentro de uma área, um processo pode ser mais importante que outros. O peso nada mais é do que um multiplicador da nota que será atribuída na avaliação. Se você adota peso 1 e 2 por exemplo, pode entender que sempre que o peso for 1, a nota permanece igual e quando o peso for 2, dobra o valor da nota, amplificando seu resultado e importância dentro de um critério pré estabelecido. Passo 4 Faça o diagnóstico organizacional Para cada pergunta ou processo que você tem que fazer, dê uma resposta ou nota para a realidade que você tem. Vou fazer um exemplo para 2 áreas com 3 processos cada um. Veja que vou adotar um sistema de notas entre 1 e 4 e peso 1 ou 2. Área Financeira Controla fluxo de caixa: peso 1, nota 3 (controla e conhece contas a pagar e a receber) Realiza planejamento financeiro: peso2, nota 2 (realiza, mas não controla o realizado em comparação com o planejado) Possui margem de contribuição dos produtos: peso 1, nota 1 (não calcula a margem de contribuição) Nota Final = 3 + 4 + 1 = 8 de 16 = 50% Área de Marketing Monitora satisfação dos clientes: peso 2, nota 1 (não faz nada a respeito) Realiza ações de marketing: peso 1, nota 3 (tem campanhas de adwords e marketing de conteúdo ativo) 7
Conhece o seu perfil de clientes: peso 1, nota 1 (nunca fez pesquisa e não tem certeza de quem é o segmento de clientes) Nota Final = 2 + 3 + 1 = 6 de 16 = 37,5% Passo 5 Analise as piores áreas Se você preencheu tudo que poderia e já tem as suas notas finais por área, já é capaz de dizer quais são suas piores áreas (no nosso exemplo a de marketing precisa de mais esforços para melhorar). Além disso, também consegue ver o que não está fazendo bem (no exemplo controlar a margem de contribuição, satisfação dos clientes e entendimento do cliente possuem as piores notas) Passo 6 Estabeleça um plano de melhorias A partir dessa análise do diagnóstico organizacional estabeleça um plano de melhorias voltado para cada uma das áreas. Não esqueça de envolver os responsáveis durante todo o processo. O trabalho de análise do diagnóstico e do grau de maturidade precisam envolver as pessoas mais interessadas, se não pode ser apenas uma ferramenta guardada em um computador ou gaveta no final das contas. Para fechar Caso você tenha ficado com alguma dúvida sobre a metodologia, saiba que você não precisa quebrar a cabeça para organizar a sua, na LUZ temos uma planilha de diagnóstico pronta. Esse pode ser um dos primeiros passos para o desenvolvimento de uma estratégia completa da sua empresa. Se você realiza ou já realizou um diagnóstico organizacional, fala nos comentários o que acredita ser o mais importante. Caso ainda não tenha feito, mas tenha alguma dúvidas, é só falar por aqui também. 8