Recursos Materiais e Patrimoniais
Professor conteudista: Jean Carlos Cavaleiro
Sumário Recursos Materiais e Patrimoniais Unidade I 1 OS RECURSOS...2 1.1 Administração de materiais...6 1.1.1 Medida de desempenho...6 1.1.2 Principais indicadores na gestão de materiais...7 1.2 Principais técnicas de administração de materiais...9 1.2.1 Just in time (JIT)... 1.2.2 Fornecedor preferencial...11 1.2.3 Programação de fornecedores...11 1.2.4 Kanban...12 1.3 Técnicas para gestão de recursos patrimoniais bens e equipamentos...13 Unidade II 2 TENDÊNCIAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS...1 2.1 Gestão de compras...1 Unidade III 3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE...32 3.1 A importância dos estoques...34 3.2 Demanda na formação dos estoques...36 3.3 Métodos de previsão de demanda... 41 3.4 Gráficos dos estoques...43 3. Giro de estoques e rotatividade...4 Unidade IV 4 CUSTOS DOS ESTOQUES...0
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Unidade I Introdução 1 20 2 Com o grau de complexidade que as empresa enfrentam no campo da competição, percebe-se que focar somente em ter um produto de qualidade não é suficiente para garantir bons resultados para a empresa. Há uma preocupação antiga em regular o fluxo produtivo, o fluxo de vendas, o fluxo de compra, de recebimento, de vendas e de distribuição. E no foco dessa preocupação está o estoque; o pensamento é: garantir matériaprima para produzir garantir produtos para vender. Então, competição é a palavra de ordem nas organizações na Era da globalização. Ser competitivo é questão de sobrevivência. O processo de competição, durante muito tempo, focou-se no produto ou serviço propriamente dito. Era um período em que qualidade era o diferencial. Com a evolução da sociedade, o conceito de qualidade foi se ampliando, saindo da esfera do produto e sendo mais abstrata, mais um conceito subjetivo, que pode variar de grupo para grupo. Com essa percepção, a inserção de serviços diferenciados para encantar o cliente passou a ser mais comum, quase que uma questão de sobrevivência, pois o produto com qualidade ligada ao produto passa a ser uma obrigação, e não um diferencial; é o mínimo que o cliente espera. Nesse sentido, esta disciplina busca mostrar a maneira de gestão de recursos materiais e patrimoniais, detalhando o papel dos estoques em uma organização, integração com o processo de compras, conceituar e mostrar formas de gerenciamento para alcançar os objetivos esperados. 1
Unidade I 1 OS RECURSOS Uma empresa estruturada deve ser vista como um conjunto de recursos a serem gerenciados de maneira que cada recurso tenha um papel estratégico no alcance dos objetivos a serem atingidos. Resumidamente, pode-se dizer que uma empresa, seja ela produtiva ou de serviços, segue o seguinte modelo: Alocação de dinheiro (caixa) Aquisição de estrutura física e material Alocação de pessoas Aquisição de estrutura tecnológica - software, computadores, sistemas em geral Aquisição de matéria-prima ou material Produção ou prestação do serviço Estocar Vender Fonte: Adaptado de Martins, 2006. Não que seja necessário seguir essa ordem mas essas atividades estariam presentes em qualquer tipo de organização empresarial. Em cada uma dessas etapas, podemos enxergar o que pode ser classificado de recursos, e boa parte deles são recursos escassos ou de difícil obtenção. 2
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS A gestão desses recursos escassos tem sido a preocupação dos gestores que estão ligados direta ou indiretamente às atividades produtivas, tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de serviços. Observando as etapas citadas na figura anterior, pode-se perceber cinco tipos de recursos (Martins, 2006): materiais; patrimoniais; capital ou financeiro; humanos; tecnológicos. Lembrando que o foco dessa disciplina é estudar os dois primeiros recursos os outros são complementos para que os primeiros funcionem bem. Recursos Materiais Patrimoniais Capital Humanos Tecnológico Fonte: Martins, 2006. 1 Diferenciando a gestão dos recursos materiais dos recursos patrimoniais Recursos materiais Engloba a sequência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. Recursos patrimoniais Trata da sequência de operações que, assim como a administração dos recursos materiais, tem início na identificação do fornecedor, passando pela compra e pelo recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou, quando for o caso, alienação. Fonte: Adaptado de Martins, 2006. 3
Unidade I Ciclo da administração de materiais Clientes Transporte Sinal de demanda Expedição Identificar fornecedor Armazenagem do produto acabado Comprar materiais Movimentação interna Transportar Recebimento de armazenagem Fonte: Martins, 2006 Para facilitar o entendimento do aluno, é importante definir recursos, que, para Martins (2006), é tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Com essa percepção, capital, terra e trabalho são recursos, e como tais, devem ser gerenciados. Um item de estoque é um recurso, pois, agregado a um produto em processo, irá constituir-se em produto acabado, que deverá ser vendido por um preço superior aos seus custos gerando um ganho. 1 Da mesma forma, um edifício que abriga as instalações de uma empresa é um recurso, já que é essencial para seu funcionamento. Aqueles que trabalham na empresa também constituem recursos, pois, com seu conhecimento, geram novas ideias, que são transformadas em novos produtos, novos métodos de trabalho, serviços cada vez mais personalizados esses são os recursos humanos. 4
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS O recurso mais perceptível é o capital dinheiro, pois é a fonte para aquisição de todos os outros recursos. Com a complexidade estrutural das empresas em busca de competitividade, a tecnologia é um recurso que ganha importância a cada dia, pois tecnologias mais avançadas produzem um diferencial em relação às anteriores, normalmente resultando em menores custos, ou um outro diferencial que possa ser transformado em algum tipo de vantagem econômica, como maior lucro. 1 Como exemplo de tecnologias que proporcionam maior mobilidade e funcionalidade, resultando em ganhos, temos vários tipos de softwares. E desenvolvimentos desses softwares são cada vez mais intensos. No campo da gestão de materiais, existem softwares altamente sofisticados de simulação de estoques, demanda e distribuição. Função Descrição Vantagens Compras Recebimento Controle de qualidade Estoque Administra toda a área de suprimentos, controlando desde o momento da requisição de compra até a disponibilização do material para o consumo. Controla também os contratos de fornecimento, gerando programação de entrega para os fornecedores. Integração do recebimento com os setores que dependem das informações geradas por ele (atualização global e simultânea). Por meio de parâmetro de qualidade preestabelecido pela empresa, analisa a qualidade de fornecedores e dos produtos fabricados internamente. Controle físico, contábil e financeiro dos estoques de materiais, produtos semiacabados e acabados, estabelecimentos em poder de terceiros, e emissão de informações gerenciais e estatísticas. Diminuição dos níveis de estoque e custos e maior eficiência quanto às compras e à seleção de fornecedores. Consistência e confiabilidade das informações. Qualidade rastreabilidade e levantamento dos custos das não conformidades. Assume atividades rotineiras e faz o planejamento, independente de compras dos itens de demanda. Fonte: Martins, 2006
Unidade I 1.1 Administração de materiais Recursos materiais 1 Podem ser definidos como os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operações do dia a dia, na elaboração do produto final ou na execução da sua atividade principal. Resumidamente, são os itens de estoque, e como tais, são adquiridos regularmente. Para um melhor gerenciamento, podem ser classificados em: materiais auxiliares: são os itens que não se incorporam ao produto final, mas são essenciais para que eles existam. Como exemplo, podemos citar óleos de corte, materiais de escritório e manutenção; em algumas empresas, são chamados de improdutivos, indiretos ou não produtivos; matéria-prima: materiais que se incorporam ao produto final, inclusive as embalagens. Também chamados de materiais diretos ou produtivos; produtos em processo: materiais que ainda não é produto acabado e não é mais matéria-prima, está em processo de transformação; 20 produtos acabados: são os materiais que agora já são produtos prontos para serem vendidos ou entregues aos clientes. 2 Esses conceitos serão melhor trabalhados na Unidade III. 1.1.1 Medida de desempenho A administração de materiais tem como base de trabalho a responsabilidade de manter o material certo, na quantidade certa, na hora certa para ser vendido ou utilizado. Isso pode fazer com que a empresa não precise comprar grandes quantidades ou comprar a qualquer preço. Qualquer falha que ocorra nessa 6
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS operação pode comprometer o bom funcionamento da empresa, pois o objetivo não é só produzir e vender mas sim produzir e vender da melhor maneira possível. 1 Então, avaliar o que ocorre na gestão dos materiais é essencial essa avaliação é o que se pode chamar de medida de desempenho. Essa medida de desempenho é uma maneira de medir o desempenho em determinada área, e agir sobre os desvios em relação aos objetivos traçados (Martins, 2006). No gerenciamento empresarial, podemos ver algumas medidas de desempenho; como exemplo: nível de atendimento ao cliente; tempo de ciclo e confiabilidade das entregas do processo produtivo; nível de qualidade dos produtos, entre outros. Na gestão de materiais, podemos ver algumas dicas de itens a serem avaliados: 1.1.2 Principais indicadores na gestão de materiais 20 2 Incidência de erros; entregas e coletas no prazo; tempo de localizar um item; perdas de materiais; tempo de espera de veículos para descarregar; tempo de conferência de pedidos; controle sobre prazo de validade de produtos; tempo de permanência de produtos no armazém; utilização de espaço, mão de obra e equipamento; acuracidade de estoque e do pedido; giro de estoques; velocidade de separação, de expedição, de recebimento; tempo de resposta ao cliente. 7
Unidade I Estudo de caso A JCC Transportes e Operações Logísticas fez uma ampla avaliação de desempenho nas suas atividades; observou, entre outros aspectos, que de 1.800 pedidos no mês anterior, entregou no prazo 1.7 pedidos. Descobriu que, na média, os veículos levam duas horas para descarregar. Quando recebe um pedido de algum cliente para entregar, a separação e toda a preparação do pedido são lentas, levam em média três horas. E, ainda, quando o pedido é urgente e a separação é feita com pressa, a incidência de erros é grande, em torno de 7%. Descobriu que a falta de identificação nas peças aumentava o tempo de localização das peças. Usa sistema PEPS para controlar validade, e garante 98% de exatidão. 1 20 Mantém produtos em estoque que, em média, ficariam no estoque noventa dias. Seus clientes mantêm estoques elevados, por medo de ruptura de estoque. Em relação aos espaços, podemos dizer que tem boa seletividade, e ocupa 90% do espaço. Com receio de perda de mercadoria de clientes, investiu em equipamentos de conferência, o que trouxe uma acurácia de 98%. 2 O giro de estoque é de quatro vezes ao ano. Tem capacidade de expedição de onze pedidos por hora. A resposta ao cliente é em tempo real, volume de estoque, prazo para entrega etc. Com essas informações, torna-se mais fácil a avaliação de cada um deles e propor medidas de melhoria para os pontos considerados mais críticos. 8
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS 1.2 Principais técnicas de administração de materiais Conceito de administração de materiais: é definida como um grupo de atividades desenvolvidas em uma empresa, que pode ser de forma centralizada ou não, com o objetivo de suprir as necessidades de cada um dos setores de uma empresa, com os materiais necessários ao desempenho normal das atividades corriqueiras de cada setor. Tais atividades envolvem desde a previsão das necessidades de compras, a previsão de recebimento, de armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes até as operações gerais de controle de estoques como controlar volume, giro tempo de cobertura etc. Balou (1998) afirma: 1 20 A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total. Como visto até aqui, percebe-se que a administração de materiais é uma função que tem como responsabilidade (o coordenador) o planejamento dos materiais e controlar o fluxo de materiais, que se refere à movimentação dos itens em sua entrada e saída. Esse processo se inicia no fornecedor, passa pela produção e chega ao consumidor. 2 Todo esse processo deve ser gerenciado de maneira a garantir eficiência e competitividade para a empresa; para tanto, conhecer algumas técnicas de gestão é essencial. Uma dessas técnicas é o Just in time (JIT). 9
Unidade I 1.2.1 Just in time (JIT) O sistema JIT é uma filosofia japonesa de produção, mais conhecida como filosofia Toyota de produção. Nesse processo, os fornecedores devem abastecer a empresa-cliente na medida em que essa empresa necessite dos itens na linha de produção. O foco dessa filosofia é eliminar desperdício de toda e qualquer espécie, então elimina tudo aquilo que não agrega valor ao produto ou serviço, e o foco é ter baixos estoques desde o fornecedor até o produto acabado no cliente. Para Martins (2006), O JIT contempla a redução de inventários, melhoria contínua da qualidade, redução de custos do produto e agilização do prazo de entrega. Case ilustrativo 1 20 Uma das maiores fabricantes de carrocerias para ônibus do planeta, a Marcopolo, exporta para mais de quarenta países. Cerca de 28% das vendas totais vêm de fora. Parte do sucesso da Marcopolo deve-se à verticalização de sua produção. Nesse sentido, ela trafega na contramão da indústria, que tem hoje na terceirização um dos seus pilares de sustentação. A Marcopolo produz internamente cerca de 80% dos componentes e acessórios de que precisa para montar um ônibus. De poltrona a janelas, passando por painéis e bagageiros, quase tudo é feito em casa. 2 As peças utilizadas nas três fábricas brasileiras da Marcopolo (duas na região serrana no Rio Grande do Sul e a terceira em Duque de Caxias, no Rio de Janeiro) estão sendo fabricadas ao lado de cada linha, conforme a necessidade. Não há estoques, e essa é a filosofia JIT. A implantação de técnicas japonesas, além de deixar as fábricas limpas e organizadas, não apenas fez encolher os custos
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS com estoques como ajudou a reduzir o ciclo de produção dos ônibus. Até 1987, cada ônibus levava vinte dias, em média, para ficar pronto. Atualmente, o tempo necessário é de seis dias, no caso de ônibus rodoviário, e apenas quatro dias para ônibus urbanos (Martins, 2006). 1.2.2 Fornecedor preferencial 1 20 Para uma boa gestão de materiais, é fundamental um relacionamento estratégico com os fornecedores. Cada troca de fornecedor significa aprender o seu jeito de funcionar estará fazendo testes de recebimento, de qualidade. Essa técnica de fornecedor preferencial consiste em selecionar fornecedores e garantir qualidade; o objetivo é assegurar que o produto final atenda às expectativas dos clientes podendo evoluir para parcerias e consórcios fornecedores, como acontece na fábrica de caminhões da Volkswagen em Resende, no Rio de Janeiro. O ponto forte é manter parcerias, buscando ter poucos, mas bons fornecedores. Como exemplo ilustrativo, pode-se citar a Gessy-Lever, que tinha, em 1996, em torno de 180 fornecedores, apenas para a área de transporte. Em 1999, o número de fornecedores para serviço de transporte era de 8, e o índice de pedidos entregues no prazo combinado subiu de 26%, em 1996, para 80% em 1999 (Martins, 2006). 2 1.2.3 Programação de fornecedores O fluxo da informação e a rapidez e exatidão em que se dá é uma importante ferramenta para a boa gestão de materiais. Receber o item certo, na hora certa e na quantidade certa requer um relacionamento integrado entre os participantes de um negócio, ou pelo menos os mais importantes. O Effficient Consumer Response (ECR), ou Resposta Eficiente ao Consumidor, é uma estratégia amplamente utilizada em supermercados, segundo a qual fornecedores trabalham em 11
Unidade I conjunto para proporcionar maior valor para o cliente e maior redução dos custos. Isso ocorre por saber exatamente o que e quanto está vendendo, informação que é transmitida para os parceiros. Isso ocorre, por exemplo, quando compramos um xampu no supermercado; ao registrar no caixa, o sistema dá baixa no estoque da loja, que gera uma informação ao estoque central da loja, que o repõe no dia seguinte, o que, por sua vez, reduz o estoque central que gera informação para compras, acionando o fornecedor, podendo abastecer a rede diariamente. Nesse processo, os produtos são identificados por código de barras ou RFID que é uma transferência de dados por radiofrequência. Há intenso uso de EDI transferência eletrônica de dados (este assunto será melhor abordado na Unidade II). 1 Essa estrutura possibilita saber o que, quando e quanto deve receber os itens necessários, possibilitando menores estoques, menor volumes de produção e adequação às mudanças de consumo. 1.2.4 Kanban 20 Traduzindo para o português, significa cartão ; tem como objetivo mudar o processo de empurrar da produção para o método de puxar. Em outras palavras, orienta e direciona a produção de forma que se produza na quantidade necessária. 2 30 O Kanban busca o volume adequado, melhorar o fluxo dos volumes de produtos, busca sequência correta (o processo subsequente deve retirar no processo precedente os produtos necessários nas quantidades e no momento necessários), usa de engenharia de processos e layout (o processo precedente deve produzir seus produtos nas quantidades requisitadas pelo processo subsequente), utiliza gerenciamento de 12
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS capacidade e monitoramento, pois produtos com defeito não devem seguir seu fluxo. 1.3 Técnicas para gestão de recursos patrimoniais bens e equipamentos 1 20 2 30 Na visão contábil, uma empresa é constituída de bens, direitos e obrigações. Os bens podem ser itens de estoques maquinários, móveis etc. Aqui, para fins da disciplina em questão, vamos considerar bens estruturais, móveis, equipamentos; em outras palavras, estrutura patrimonial da empresa. Então, para uma boa gestão desses recursos, seguem a abaixo alguns pontos a serem considerados: o investimento deve ser justificado por sua operação, como trazer redução de custos de produção ou de desenvolvimento dos serviços, melhoria da qualidade, redução do ciclo de produção, flexibilidade de programação, melhoria no ambiente de trabalho, respeito às normas de qualidade e ambientais ou adequação dos prazos de entrega às necessidades dos clientes; tomar decisão de mudança não pode ser a esmo, deve ser com o maior grau de segurança possível, então, a necessidade de simulação entra em cena, pois à medida que se busca fábricas flexíveis com múltiplos produtos, é necessário um balanceamento muito acurado da operação, e tecnologias precisas de simulação em diversas áreas já são realidade; o JIT e o Kanban proporcionam redução dos estoques, mas ainda é necessário configurar o fluxo das operações, então o layout deve ser projetado para tirar o máximo de proveito, simplificando ao máximo cada etapa de cada operação. É necessário desenvolver estudos para se chegar ao layout ótimo em função do tipo de fábrica, e facilitar a movimentação dos equipamentos de movimentação em busca de redução do lead-time de fabricação. 13
Unidade I Para um melhor entendimento, vamos aceitar que recurso patrimonial são as instalações, utilizadas nas operações do dia a dia da empresa, e, no entanto são adquiridas esporadicamente; pode-se ver, nesse conceito, prédio, equipamentos e veículos da empresa. A organização para aquisição de bens patrimoniais é bem diferente da utilizada para comprar materiais, pois envolve muito mais recursos e é muito peculiar, com projetos específicos. A organização para aquisição de equipamentos merece atenção diferenciada, pois é muito complexa e exige estudos detalhados. Os equipamentos a serem adquiridos podem ser equipamentos já existentes padronizados, expostos em catálogos, ou equipamentos desenvolvidos por projetos específicos para alguma empresa ou necessidade. 1 Obs.: como ampliação dos estudos, é importante conhecer técnicas de Retorno do Investimento payback utilizando conceitos de matemática financeira. 14