Unidade II RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

Transcrição

1 Unidade II 2 TENDÊNCIAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 2.1 Gestão de compras 1 A gestão de compras assume papel estratégico na Era da competição global, devido ao volume de recursos envolvidos no processo, principalmente financeiro, mudando completamente a visão de que a atividade de compras é uma atividade burocrática e repetitiva, deixou de ser um centro de custos e passou a ser um centro de lucro. Devemos lembrar que a boa gestão de estoque começa com uma boa gestão de compras. Hoje a função compras integra o processo logístico das empresas, que, por sua vez, integra o supply chain por isso é conhecida em algumas empresas como gestão de suprimento, um conceito voltado para o processo em vez de focar somente compras. O setor de compras tem o papel de assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da empresa: no tempo certo; na quantidade necessária; na qualidade requerida; no melhor preço de aquisição. 1

2 Unidade II Processos de compras Pode ser divido em duas grandes áreas: aquisição: que compreende as atividades de seleção de fornecedores (procurement) e compras (cadastro, colocação de pedidos, negociação, auditoria de fornecedores); administração de materiais: definir quais, quantos e quando os materiais devem ser comprados, controlando o estoque e o ressuprimento adequados. Aquisição 1 Para um processo de aquisição seguro é importante seguir alguns passos que atendam a alguns requisitos, tais como: política da empresa em relação às compras, como a quantidade de fornecedores a trabalhar para cada produto ou categoria de produtos; os contratos serão de curto ou longo prazo; vantagens imediatas ou de longo prazo; o que vai ser preferencial: prazo, qualidade, prazo etc. Para um processo seguro, é importante seguir alguns passos: 2 solicitação de compras pela área competente especificando detalhadamente o produto ou serviço necessário; negociação com fornecedor em função da quantidade necessária, do prazo de necessidade e de preço, assim como de seus indicadores de performance; recebimento de cotação; colocação formal do pedido; 16

3 acompanhamento do processo; transporte; recebimento do produto ou encerramento do serviço; aprovação do produto ou serviço; encerramento do processo. É importante que você, aluno, veja esses passos como um modelo, não como regra, pois na sua empresa pode ter um modelo diferente, mas com os mesmos resultados. 1 Para tomada de decisão de comprar o produto ou item fora do país (importação), é importante pensar quando seria interessante essa decisão: quando há interesse de reciprocidade ou ideia de internacionalização da empresa; quando não há no país o item ou serviço a ser adquirido; preços mais competitivos do que os preços locais; melhor qualidade comparativamente ao mercado local; aproveitamento de draw-back incentivos fiscais dos países produtores para exportação; Novas formas de comprar Sugestão de ampliação de estudos: Inconterms: termos de negociação comercial internacional. Proforma Invoice: Inspeção Federal de mercadoria importada mecanismo de rejeição de mercadoria importada. 2 A evolução tecnológica e a ampliação do chamado mercado global têm trazido grandes mudanças na forma de como as compras são efetuadas. O chamado global sourcing é cada vez mais necessário devido a produtos chamados produtos globais cada parte de um produto é fabricado em um lugar do mundo; por exemplo, o celular: o chip é fabricado na China; o software é desenvolvido na Índia; a capa, em Taiwan; e é montado no Brasil. O objetivo é aproveitar o que há de melhor em cada país, mostrando aí a necessidade de 17

4 Unidade II compras globais, e a forma de manter comunicação com esses parceiros é o grande diferencial para reduzir custos e agilizar o processo. Como exemplo, na Gessy-Lever, % da comunicação com fornecedores é feita eletronicamente. No Pão-de- Açúcar, com o uso de tecnologia da informação, o índice de falta de mercadoria caiu de 2% para 4%; o tempo médio de armazenamento reduziu-se em um mês, passando de quarenta para dez dias, e o volume de cargas recebidas aumentou quatro vezes(revista Exame, 21 abril 1999, p. 136). Hoje, dez anos depois, esse processo só evoluiu, pois a política de ampliação da rede exige eficiência na operação logística. 1 Eletronic Data Interchange (EDI) É a forma de compras que mais cresce na atualidade; utiliza tecnologia para transmissão de dados eletronicamente. Utilizando computadores, modens, linha telefônica e softwares específicos, o computador de uma empresa-cliente é conectado diretamente ao computador da empresa fornecedora, e as informações de necessidades são enviadas eletronicamente, sem utilização de papel. Ilustração Fonte: Adaptado de Martins,

5 Essa forma de comunicação e de transação pode ligar a empresa a seus clientes, fornecedores, banco, transportadora ou seguradora; essa tecnologia não é recente, e pode trazer vários benefícios: rapidez, segurança e precisão do fluxo de informação; redução significativa dos custos; facilidade de colocação de pedidos, principalmente em casos de contratos de fornecimento com entregas mediante liberação do cliente, como acontece entre as montadoras de automóveis e os fabricantes de autopeças; reforço do conceito de parceria entre as empresas. Os modelos dessa tecnologia colocam à disposição dos clientes os seguintes dados: 1 ordem de compra; fatura; solicitação de cotação; resposta a uma solicitação de cotação; reconhecimento da ordem de compra; pré-notificação de embarque; aviso de recebimento; programação; notificação de mudanças de ordem de compra. 19

6 Unidade II Com a ampliação da Internet, esse processo ficou ainda mais intenso, proporcionando outras forma: Produção Financeiro Clientes Instituição financeira Infovia Firewall Logística Distribuição Intranet Vendas P&D Consumidores B2C Fornecedores B2B Marketing Engenharia Atendimento a cliente Negócio-a-consumidor: >> Facilita as transações econômicas de: - Interação social; - Gerenciamento de finança pessoal; e - Informações e compra de produtos. Negócio-a-negócio: >> Facilita as aplicações de negócio de gerenciamento de: - Fornecedor; - Estoque; - Distribuição; - Canal; e - Pagamento. Intra-organizacional: >> Facilita as aplicações de negócio de: - Comunicações de grupos de trabalho; - Publicação eletrônica; e - Produtividade da força de vendas. Fonte: < Fonte: <

7 Decisões Comprar ou fabricar Fonte: < Com o objetivo de ter os menores custos, decidir se vai terceirizar uma operação ou produzir internamente pode interferir diretamente na política de investimentos da empresa. Buscar a alternativa mais econômica pode ser um caminho. Exemplo Ao fabricar a peça, terá que arcar com: Matéria-prima supor $ 2.000,00 Mão de obra direta supor $ 600,00 Mão de obra indireta supor $ 3.000,00 Custos adicionais $ 0,00 Total $.700,00 21

8 Unidade II Ao comprar a peça pronta: Valor da peça $ 4.000,00 Frete $ 40,00 Mão de obra indireta $ 600,00 Total $ 4.640,00 Perceba que é mais interessante para a empresa terceirizar situação que pode mudar caso as demandas se alterem, pois o aumento de produtividade pode compensar os custos. Pontos a serem considerados na decisão de comprar ou fabricar: Foco no negócio: - O que é que a empresa considera estratégico? - O que a empresa tem mais experiência? Fazer o que sabe melhor: 1 - O que a empresa faz mais barato? - O que a empresa faz com melhor qualidade? Custos para manter a fabricação interna: - investimentos contínuos; - pesquisas contínuas em processos; - treinamentos contínuos. Para alguns autores, a decisão entre produzir ou terceirizar deve levar em consideração: 2 demanda média: manter produção interna é melhor se a demanda tiver escala que a justifique e se for estratégico; 22

9 pico de demanda: se há muita flutuação pode ser complicado ou impossível a produção interna atendê-la; nível de estoque: será função da confiabilidade do atendimento; área necessária: tanto para produção interna quanto para estocagem da quantidade enviada pelo fornecedor; compra de matéria-prima e componentes: para realizar a produção interna exige maior investimento, controles e riscos; compromisso com o futuro: qual é o futuro desse produto fabricado ou dessa parte de produto fabricada? Ética em compras 1 2 Grandes empresas movimentam altos valores, o que pode desviar os reais interesses na hora da escolha de um parceiro comercial. É muito difícil saber até onde o critério de escolha do parceiro comercial foi puramente técnico ou não critérios esses que deveriam favorecer os interesses da empresa, e não de terceiros. Então, com o objetivo de estabelecer critérios claros, pelos quais funcionários e fornecedores conheçam as regras e as punições para as regras infligidas, há a necessidade de criar os famosos códigos de ética. É muito importante ampliar o código de ética tanto para vendas quanto para compras, pois seria estranho se comportar de uma forma na hora de vender e de outra forma na hora de comprar. 30 O problema da ética em compras não se restringe aos compradores, mas se percebem problemas também no meio do pessoal da área técnica que tem como responsabilidade especificar os produtos a serem comprados, pois especificações 23

10 Unidade II muito minuciosas acabam restringindo as opções de fornecimento a uma única empresa, e deve-se observar as intenções dessas restrições: se não foi com outras intenções que não os interesses da empresa. 1 2 Análise ABC A diversidade de itens de estoque e os significados diferentes de cada um deles em termos de quantidade e custo fazem com que a gestão de estoques seja ainda mais complexa. Estudar, acompanhar cada um dos itens, conhecendo suas características é uma forma de trabalhar adequadamente com esses itens. Uma forma de fazer essa separação é fazer uma análise ABC. É uma das formas bastante comuns em análise de estoques. Para simplificar o conceito, podemos entender como a separação ou agrupamento dos itens de estoque em grau de importância, sendo classificação A os mais importantes em relação aos custos, ou em sua movimentação; classificação B os de média importância; e os de classificação C, os de menor importância. Para entender melhor esse conceito, podemos recorrer a uma definição clássica de Martins (0), que diz: Não existe forma totalmente aceita para definição de qual o percentual do total dos itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens da classe A são os mais significativos, podendo representar algo em torno de 3% e 70% do valor movimentado dos estoques, os itens de classe B variam de % a 4%, e os itens C representam o restante. 30 A proximidade nas empresas mostra que poucos itens, de % a % do total, são da classe A, enquanto uma grande quantidade, em torno de 0%, são da classe C, e 24

11 30% a 40% são da classe B. É importante lembrar que não há regra, depende muito dos valores, da quantidade e de cada tipo de produto. Vejamos um exemplo: Construir a curva ABC do estoque sabendo-se que, durante um determinado ano-base, a empresa Condor apresentou a seguinte movimentação de seu estoque de quinze itens: Item Consumo (unid./ano) Custo ($/unidade) 40 2, , , , , , , , , , , , , , ,3 Fonte: Martins, 0. 2

12 Unidade II O primeiro passo é fazer o cálculo do valor monetário consumido no período: Item Consumo (unid./ano) Custo total ($/unidade) 40 x 2,3 1.07, x 0,4.61, x 2, , x 3, , x , x 0,80.232, x , x 2, , x 0,08 0, x 0,0 2.0, x 2,7.197, x 3, , x 6, , x 0, , x 0, ,00 O segundo passo é colocar os itens em ordem crescente de valor consumido durante o período: Item Valor consumido 3 29., ,2.61, , , , , , , , , , , ,0 30 0,00 Total 7.982,2 26

13 Aqui já é possível perceber os valores consumidos por item. Agora, o próximo passo é encontrar os valores percentuais, ou o peso de cada item em relação ao total gasto. Item (Valor consumido / Valor total) X 0 Percentual 3 29.,00 / 7.982,2 27,34 27,34 a ,2 / 7.982,2 22,83 0,17 b.61,0 / 7.982,2 9,83 60,00 c ,00 / 7.982,2 8,38 68, ,0 / 7.982,2 6,86 7, ,00 / 7.982,2 4,8 80, ,0 / 7.982,2 4,81 84, ,00 / 7.982,2 3,47 88, ,00 / 7.982,2 2,46 90, ,00 / 7.982,2 2,23 93, ,00 / 7.982,2 2,17 9, ,00 / 7.982,2 1,86 97, ,00 / 7.982,2 1,84 98, ,0 / 7.982,2 0,98 99, ,00 / 7.982,2 0,09 0, ,2 Percentual acumulado Fazendo uma análise desse quadro, e seguindo a proposição de Martins (0, p. 213), percebe-se na tabela que os três primeiros itens (3, 30, ) representam 60% dos gastos totais com materiais de estoques no período. Esses itens poderiam perfeitamente ser classificados como produtos de classe A, pois somente três itens consomem mais da metade dos gastos dos estoques. Os quatro itens seguintes (0, 6070, 1 e 30) somados representam mais de 2% dos gastos com materiais (8,38% + 6,86 + 4,8 + 4,81 + 3,47 = 28,37%). Seriam então classificados como produtos de classe B. a O pensamento seria: se comprar somente o primeiro item, quanto vai custar? Perceba que gastou 27,34% do total gasto. b Se acumular com o segundo, quanto vai gastar? Gastou 0,17% do total. c Acumulando com o terceiro: 60% do total. 27

14 Unidade II Os oito itens restantes representam 1% dos gastos, sendo, assim, de classe C: 3,47 + 2,46 + 2,23 + 2,17 + 1,86 + 1,84 + 0,98 + 0,09 = 1,1 % dos gastos. Percebe-se então que: classe A = 3 itens que representam % dos itens e 60% dos gastos; classe B = itens que representam 26,67% dos itens e 2% dos gastos; classe C = 8 itens que representam 3,33% dos itens e 1% dos gastos. Graficamente, ficaria assim: Classe A Classe B Classe C Fonte: Martins, 0, p. 21. Essa ferramenta de análise por classificação dá a possibilidade de gerenciar cada item como ele merece ser tratado, e priorizando aquilo que possa trazer a diferença para a empresa. Por exemplo, imagine perder tempo negociando algum desconto para o item 30, que representa 0,09%, menos de 1% dos gastos totais. 28

15 Esse é o tipo de produto que, financeiramente, o fornecedor teria pouca importância para a empresa. Ao passo que o item 3, sozinho, representa quase 30% dos gastos totais; qualquer ganho nesse produto é relevante para a empresa, vale a pena selecionar melhor o fornecedor negociar com mais afinco etc. É o tipo de produto, inclusive, cuja saída de estoque controlarei melhor, para que possa ter um estoque estrategicamente mais enxuto. Em uma conferência física também serei mais rigoroso, conferindo 0% dos itens dessa classe. Classificação quanto à criticidade Classe A B C Grau de importância Imprescindível: sua falta interrompe imediatamente a produção. Importantes: sua falta não interrompe a produção no curto prazo. Demais itens: que podem ser substituídos: têm fácil acesso; muitos fornecedores; 1 Fonte: Martins, 0. O interessante seria fazer uma análise cruzando o grau de criticidade com o grau de importância. Vejamos exemplo: Fazer uma classificação dos itens do exercício anterior cobrindo criticidade e análise ABC simples (custo x volume). A análise de criticidade dos quinze itens de estoque levou à classificação exposta na tabela abaixo. Classe Classificação quanto à criticidade Itens A 1 00 Percentual em relação ao total São dois itens de um total de 1. 2/1 = 13.3% B ,7 % C % dos itens 29

16 Unidade II Uma análise cruzada da tabela acima dos graus de criticidade com a análise ABC (custo x quantidade) permite a seguinte posição: Criticidade Análise ABC Simples A B C Total A B C Total de itens Fonte: Adaptado de Martins, 0. 1 Analisando os dados da tabela, quanto à criticidade, temos dois itens (1 e 00) na classe A; quatro itens na classe B (, 6070, 60 e 302) e os nove itens restantes na Classe C (30, 3, 0, 30,, 4, 30, 070 e 7080). Quanto à análise ABC simples, que leva em consideração custo unitário e consumo, temos três itens na classe A (, 30 e 3); temos quatro itens na classe B (1, 6070, 0, 30); e os oito itens restantes (00, 60, 302,, 4, 30, 070 e 7080) estão na classe C. Uma análise mais precisa, sem considerar somente cálculos matemáticos, é classificar como AA os itens que são A em uma das duas classificações (AA AB BA); classificar como BB as células AC BB CA; e finalmente classificar como CC as células BC CB CC. Com essa percepção, facilita conhecer e tratar de forma adequada cada um dos itens, tanto na compra quanto na estocagem, volume a manter na empresa, inventário físico etc. 30

17 Com essa visão, ficaria: Classificação Itens % em relação ao total de itens AA 1 13,33 BB CC , ,00 Fonte: Adaptado de Martins, 0. 31