FACTURAÇÃO - NAVISION Lista de Edições Edição Descrição Data 01 Criação do Procedimento Elaboração: DSI Data: Verificado: DSI Data: Aprovação: COMEX (CONSULGAL) Data:
PDSI 03 1 SUMÁRIO 1. OBJECTIVO 3 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 3 3. DEFINIÇÕES 3 4. RESPONSABILIDADES 3 5. DESCRIÇÃO - EFECTUAR FACTURAS, NOTAS DÉBITO, NOTAS DE CRÉDITO A PARTIR DE CONTRATOS 3 5.1. EFECTUAR PEDIDO 3 5.2. CRIAR DOCUMENTO TEMPORÁRIO 6 5.2.1. COMPLETAR DOCUMENTO TEMPORÁRIO 7 5.2.2. LIBERTAR DOCUMENTO 11 6. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 11 7. DOCUMENTOS ASSOCIADOS 11 Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 2/11
PDSI 03 1 1. Objectivo Este procedimento define a metodologia utilizada na elaboração de contratos da Consulgal. 2. Campo de aplicação Aplica-se a todos os contratos da Consulgal. 3. Definições NAVISION É um software Enterprise Resource Planning, produto da Microsoft. ERP Enterprise Resource Planning. É um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização num único sistema. 4. Responsabilidades As responsabilidades são definidas por cada OEE. 5. Descrição - efectuar facturas, notas débito, notas de crédito a partir de contratos 5.1. Efectuar pedido Nalguns contratos, as tarefas estão descriminadas de acordo com as rubricas de Proveitos. Exemplo: Contratos e Adicionais Revisões de Preços Trabalho Extraordinário Outros Proveitos No contrato seleccionar a tarefa onde se pretende inserir o pedido de facturação. Editar a tarefa e introduzir uma nova linha do tipo contrato: Projecto Botão Projecto Linhas Tarefa Projecto Botão Funções Editar Linhas Planeamento Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 3/11
PDSI 03 1 Tipo Linha (obrigatório): Contrato. Data Planeamento (obrigatório): Data do pedido. Tipo Recurso (obrigatório): Recurso. No (obrigatório): Seleccionar recurso da lista (R90000-XX). É muito importante seleccionar o recurso correcto para facturar contratos adicionais, revisão preços, horas extraordinárias, outros proveitos, etc. Também é possível facturar adiantamentos e efectuar deduções. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 4/11
PDSI 03 1 Descrição (obrigatório): Descrição do pedido. Preencher esta descrição com o texto que irá aparecer no documento temporário. Descrição 2: opcional. Cód. Tipo Trabalho (obrigatório): Unidade de medida do pedido. Muito importante: este campo deve ser sempre preenchido para recursos. Cód. Unidade Medida (obrigatório): Unidade de medida do pedido. Quantidade (obrigatório): Quantidade do pedido (positivo para facturas e notas débito, negativo para notas de crédito). Preço Venda: preço de venda (sempre positivo). Valor Linha: informativo, calculado pelo sistema. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 5/11
PDSI 03 1 Valor Facturado DL: informativo, valor já facturado na linha. Tipo Factura: informativo, indica o tipo de documento temporário ou definitivo criado a partir da linha. Nº Factura: informativo, indica o nº do documento temporária ou definitivo, caso a linha dê origem a um documento no sistema. Facturado: informativo, indica se o documento gerado a partir desta linha está registado no sistema. Transferido: informativo, indica que já foi transferido um documento a partir desta linha do contrato. 5.2. Criar documento temporário A entidade para a qual vai ser emitido o documento está definida na ficha do Projecto (Factura a Nº Cliente). Se se pretender criar um documento para outra entidade, é necessário previamente alterar o cliente na ficha do projecto (aplicável por exemplo quando se pretende facturar o cliente consórcio a partir do contrato). Seleccionar a(s) linha(s) do tipo contrato: Botão Funções Criar Factura Venda ou Criar Nota Crédito. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 6/11
PDSI 03 1 Esta função cria um documento temporário no módulo de Vendas ou permite anexar linhas a documentos temporários já existentes (nesta situação não colocar o visto no campo Criar Nova Factura e no campo Anexar a Nº Factura seleccionar o documentos temporários já existente). 5.2.1. Completar documento temporário No documento temporário preencher os seguintes campos: Separador Geral Rever os dados do cliente. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 7/11
PDSI 03 1 Data Registo: esta data aparece preenchida por defeito e pode ser modificada. ID Utiliz. Atribuído: Preencher com o login do utilizador. A DAF necessita de saber quem foi o utilizador que criou o documento. Estado: O documento inicialmente está no estado aberto (em elaboração). No fim do preenchimento o utilizador deverá libertar o documento, para disponibilizar o seu registo na DAF. Nºs Série Registo: Este campo aparece preenchido por defeito com V-FAC+ para facturas. Para notas de débito alterar para V-ND+. Separador Facturação Rever os dados de facturação do cliente. Cód. Mês Prestação: Preencher com o mês a que diz respeito a prestação do serviço.no caso de serem vários meses, preencher o mês mais recente. Cód Termos Pagamento: verificar se o termo de pagamento é o correcto para o documento. Por defeito o sistema sugere a termo que está na ficha do cliente. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 8/11
PDSI 03 1 Cód Forma Pagamento: verificar se a forma de pagamento é o correcto para o documento. Por defeito o sistema sugere a termo que está na ficha do cliente. Adicionalmente para notas de crédito é necessário ligar a nota de crédito à respectiva factura utilizando os campos: Liq. Por Tipo Doc: Factura. Liq. Por Nº doc: Indicar o nº da factura. Linhas do documento Preencher os textos necessários ao documento. O utilizador poderá introduzir linhas de texto recorrendo a textos padrão previamente inseridos no sistema. Tipo: Para textos este campo deverá ficar sempre Vazio, para recursos este campo fica preenchido com Recurso. Nº: Se anteriormente seleccionou o tipo Vazio, neste campo é possível seleccionar textos padrão previamente criados. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 9/11
PDSI 03 1 Descrição: Este campo permite preencher as descrições. Quantidade: Preenchida a partir do contrato. Cód. Unidade Medida: Preenchida a partir do contrato. Preço Venda Excl. IVA: Preenchida a partir do contrato. Valor Linha Excl. IVA Estatísticas (F9) Verificar o valor total e o IVA do documento. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 10/11
PDSI 03 1 5.2.2. Libertar documento Libertar o documento para a DAF registar. Botão Funções Libertar 6. Documentos de referência Nada a referir. 7. Documentos associados Nada a referir. Este documento quando impresso assume o estado de cópia não controlada 11/11