Work Flow no EGS F&B Control

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2 1. Requisição interna Na Opção Existência / Lista de requisições deverão as secções criar os seus pedidos. Criando nova requisição. Esta poderá ser efectuada de imediato com o local pretendido. Deverá adicionar de seguida os artigos à requisição. Após a sua inserção esta deverá ser enviada para processamento. Esta função é efectuada utilizando o botão Enviar uma requisição como indicado abaixo na figura. Esta acção irá transformar um pedido de requisição num movimento de transferência. Work Flow EGS F&B Ver Página 2

3 2. Avaliação de existência necessidade de proceder à sua compra. A informação de existência do produto está espelhada por local, podendo assim ser tomada a decisão, de efectuar uma transferência interna ou proceder com um pedido de compra. Consultando a opção Existência / Todas as transferências temos todos os pedidos efectuados pelas secções para serem processados. Aqui terá de ser tomada uma decisão : o artigo existe em stock ou se há Para os casos em que existe stock e pretenda responder de imediato ao pedido, deverá colocar a quantidade que pretende transferir e com o botão este irá proceder à actualização desta transferência, segundo as ordens indicadas anteriormente, podendo ver o resultado de imediato nos valores dos armazéns. Para os casos em que os artigos não possuam existência e tenham que entrar num processo de compra, deverão estes ser enviados para serem processados numa requisição de compra. Na lista deverá marcar os artigos que pretende enviar para a requisição de comprar e escolher a opção indicada Enviar para requisição entrando o sistema num processo de requisição para compra. Deveremos dar-lhe um nome lógico, para que o departamento de compras a possa identificar facilmente. Estas Requisições ficarão pendentes até que existam as quantidades pretendidas e assim se possa efectuar a respectiva transferência. Work Flow EGS F&B Ver Página 3

4 3. Avaliação de compras O processo é efectuado utilizando a opção Compras / Lista de requisições. Serão apresentadas todas as requisições para compra, segundo os nomes identificados, previamente por pedidos de compra internos ou através de CalcMenu. Ao escolher a requisição correspondente, temos uma ferramenta que nos permite tomar decisões artigo a artigo. O sistema apresenta segundo as instruções previamente definidas, ao nível do artigo, o fornecedor correspondente a quem irá ser efectuada a encomenda, podendo aqui ser alterado artigo a artigo a opção tomada. Os fornecedores marcados com a bola azul serão os que serão processados para a encomenda. Após todo o processo efectuado, iremos transformar as requisições em encomendas, para os diferentes fornecedores. Individualmente, poderemos colocar instruções específicas a cada uma das encomendas. Após a sua transformação em encomenda, esta fica com o status Fechado Work Flow EGS F&B Ver Página 4

5 4. Encomenda ao Fornecedor No menu Compras / Lista de encomendas teremos todas as encomendas produzidas no sistema. Estas poderão ser consultadas, alteradas, impressas ou enviadas para o fornecedor. O processo será apenas entrar na encomenda, onde esta poderá ser exportada para um dos formatos (PDF, XML ou CSV) o fornecedor. Poderá imprimir a nota de encomenda ou em caso de parametrização prévia, a encomenda poderá ser enviada por mail, directamente para Work Flow EGS F&B Ver Página 5

6 5. Recebimento de mercadoria O processo de entrada de mercadoria é efectuado na opção de Compras / Recebimento de entradas. Onde teremos todas as encomendas efectuadas. O processo é efectuado, recorrendo ao filtro por ordens de encomenda pendentes, devendo o utilizador escolher a ou o conjunto de encomendas que pretende dar entrada. O processo de entrada passa primeiramente por colocar na quantidade recebida, a quantidade que está a ser entregue. Caso esta seja diferente, deverá tomar a opção respectiva em relação à encomenda efectuada. Devolver a diferença ao fornecedor, criar uma encomenda não concretizada com a diferença, ou ignorar a diferença. Com o auxílio da barra de tarefas poderá rapidamente colocar a quantidade recebida igual à quantidade encomendada. Após esta tarefa poderá converter a encomenda em Guia de Remessa ou em factura directamente. Com a opção da barra de tarefas poderá criar uma Guia de Remessa nova ou poderá associar a uma Guia de Remessa já existente. Ao criar a guia de remessa deverá colocar o nº da guia do fornecedor, a data respectiva, bem como observações específicas caso existam. Com este processo a encomenda é assim convertida em Guia de Remessa. Work Flow EGS F&B Ver Página 6

7 6. Guias de Remessa / Factura As Guias de Remessa ou facturas são introduzidas no sistema, com origem em notas de encomenda, pelo processo anteriormente explicado ou poderão ser introduzidas directamente. Esta opção permite introdução de compras sem que estas entrem pelo processo de encomendas (Ex. Compras da praça). No menu Compras / Lista de Guias de Remessa é a opção para efectuarmos a sua inserção. A opção criar nova Guia de Remessa na barra de tarefas, permite criar uma nova. Deverá colocar o número da guia do fornecedor bem como a data da mesma. Uma particularidade está relacionada quando temos um documento que é directamente factura. Para tal deveremos colocar o número de factura correspondente, bem como o visto no campo Factura para indicar ao sistema que estamos a tratar uma factura directamente. Work Flow EGS F&B Ver Página 7

8 7. Associar guias de remessa a Facturas Para registar uma factura nova, deverá ir ao menu compras e de seguida a opção Lista de facturas. Aqui poderá criar novas facturas e de seguida associar guias de remessa a facturas. Assim na barra de ferramentas, deverá escolher o icon como na figura, para criar uma nova factura. Criando a nova factura tem de preencher os campos respectivos: Fornecedor Número da Factura De seguida bastará apenas associar a ou as guias de remessa utilizando os ícones Estes botões irão para a pesquisa de Guias de Remessa, a que deverá ir incluir, com ajuda do botão correspondente, as guias de remessa que pretende associar a esta factura: Work Flow EGS F&B Ver Página 8