GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT

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1 GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT GUIA DE APOIO À SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT (STANDARD AUDIT FILE FOR TAX PURPOSES PORTUGUESE VERSION) ATRAVÉS DO PORTAL DAS FINANÇAS / E-FACTURA DATA DE ELABORAÇÃO: 18/02/2013 O PRESENTE GUIA FOI ELABORADO PARA TODOS OS CLIENTES DA INACCOUNT, PODENDO NO ENTANTO SER PARTILHADO POR TERCEIROS CASO ASSIM O ENTENDAM. NÃO DISPENSA A CONSULTA DE LEGISLAÇÃO APLICÁVEL O novo regime de faturação, em vigor desde 01 de janeiro de 2013 consiste, entre outras coisas, na obrigatoriedade de emissão de fatura por todos os sujeitos passivos de IVA em todas as transmissões de bens ou prestações de serviços, incluindo nos casos em que os consumidores finais não a exijam, bem como na obrigatoriedade de comunicação de todos os elementos das faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Esta comunicação dos elementos das faturas podem ser comunicados à AT por uma das seguintes formas: Transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação eletrónica; Transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321- A/2007, de 26 de março, alterada pela Portaria n.º 1192/2009, de 8 de outubro, contendo os elementos das faturas; Por inserção direta no Portal das Finanças; Por outra via eletrónica, nos termos a definir por portaria do Ministro das Finanças. De notar que não se deve alterar a via de comunicação no decurso do ano civil a que respeita, ou seja, a modalidade de comunicação dos elementos das faturas pela qual o agente económico/comerciante optou deverá ser mantida ao longo de todo o ano civil, não se devendo proceder a alteração para outra modalidade. GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 1 / 8

2 Como tem vindo a ser amplamente alertado pela Inaccount aos seus clientes, os mesmos deverão garantir que o software que utilizam está devidamente atualizado e capaz de fazer face às novas obrigações declarativas, nomeadamente serem capazes de gerar/emitir o ficheiro SAF-T, em formato XML e de acordo com os requisitos técnicos apresentados pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Para verificarem se estes requisitos estão a ser cumpridos bem como se o software está capacitado para gerar devidamente o ficheiro, deverão contactar o suporte técnico da empresa fornecedora do mesmo. Partindo do pressuposto que à presente data os contactos já foram feitos, e o software já se encontra em pleno funcionamento e capacitado para gerar o referido ficheiro, o primeiro passo passa então por gerar o mesmo. GERAR O FICHEIRO SAF-T PT Como cada caso é um caso, e o procedimento altera de software para software, neste ponto apenas importa referirmos que devem ter especial atenção aos seguintes pontos: - Ao selecionar o período, certifiquem-se que é escolhido de a ; - Caso o software tenha a possibilidade de separar as séries por ficheiro, e se a empresa utiliza diversas séries, certifiquem-se que todas as séries são escolhidas para o período, quer para um ficheiro global, quer para diversos divididos por séries; - Certifiquem-se que absolutamente todos os documentos são exportados para o ficheiro SAF-T, inclusive as Faturas (FA), Faturas Simplificadas (FS), Notas de Crédito (NC) e Notas de Débito (ND); GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 2 / 8

3 SUBMETER O FICHEIRO SAF-T A entrega do ficheiro gerado no ponto anterior é efetuado através do portal e-fatura, que pode ser acedido através do Portal das Finanças. De seguida apresentamos algumas imagens que melhor o ajudarão a proceder à submissão do ficheiro. 1) Aceda ao Portal das Finanças em Faça login com o seu contribuinte e senha de acesso (caso não se recorde de qual seja a password, contacte-nos). Uma fez feito o login, clique no logotipo efatura, conforme a imagem abaixo. Deverá assim aceder ao portal da efatura. Uma vez lá, clique em Comerciante no Menu, conforme imagem abaixo. GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 3 / 8

4 Já dentro de Comerciante, volte a ir ao menu (mesmo local) e selecione Enviar Ficheiro. Aparece-lhe agora uma mensagem a solicitar que aguarde GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 4 / 8

5 É-lhe agora apresentado um novo formulário para inserir os dados de acesso ao portal. Deverá assim repetir os dados introduzidos no Portal das Finanças (NIF e senha de acesso). Não se esqueça de clicar em Autorizo que o meu número de Contribuinte e Nome sejam fornecidos à entidade E-Fatura Após o login ter sido devidamente efetuado, é-lhe então dado acesso à página onde deverá efetivamente efetuar o carregamento do ficheiro a submeter. GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 5 / 8

6 Nesta fase, deverá certificar-se que o NIF Comerciante que aparece é de facto o seu (mera medida de precaução). No Ano Emissão e Mês Emissão deverá selecionar, tal como o próprio nome indica, o ano e o mês a que respeitam as faturas que irá comunicar. Relembra-se que a faturação deverá ser comunicada até ao dia 25 do mês seguinte a que respeita. No entanto, é fortemente aconselhável que a entrega/comunicação seja efetuada antes, de modo a minimizar riscos de grande afluência bem como para permitir uma melhor analise de erros que ocorram aquando da sua submissão, junto da sua Software House. Depois de verificar os campos acima referidos, clique em Abrir e selecione o ficheiro XML criado no primeiro passo. Carregue agora em VALIDAR. GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 6 / 8

7 Deverá aparecer-lhe uma mensagem deste tipo, com a indicação da quantidade de documentos, o valor total a débito e o valor total a crédito (p.ex: notas de crédito ou descontos concedidos nas faturas) Tendo sido o ficheiro devidamente validado, deve agora proceder à sua submissão, clicando em Submeter. Após submeter aparecerá uma mensagem de confirmação, bem como os dados no Resultado do Processamento, com o número de registo (atribuído pela AT), a data da submissão, e os dados anteriormente apresentados aquando da validação. GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 7 / 8

8 Por último, poderá ir novamente ao Menu, e desta vez selecione Consultar Ficheiros, de modo a verificar se está presente o ficheiro enviado. O ficheiro não será integrado de imediato, sendo que durante um tempo aparecerá com situação Pendente. Posteriormente (p.ex no dia seguinte), deverá aparecer com a mensagem Integrado com Sucesso. O tempo que leva a processar pela administração fiscal deverá estar ligada à quantidade de documentos enviados através do SAF-T. ATENÇÃO: Não se esqueça que esta informação deverá ser submetida mensalmente para a Administração Tributária e Aduaneira, até ao dia 25 do mês seguinte a que os documentos respeitem. Não deixem de consultar alguns documentos de ajuda disponibilizados, bem como a alguma legislação aplicácel. Alguns link úteis: (Portaria 382/2012 de 23/11) É também nosso entender que deverão estar munidos de um bom apoio a nível informático, uma vez que o mesmo poderá ser necessário no caso de ocorrer algum erro de estrutura do ficheiro aquando da validação/submissão do ficheiro. De nossa parte, e como sempre, estamos cá para ajudar os nossos clientes em tudo o que pudermos ajudar GUIA RÁPIDO SUBMISSÃO DO FICHEIRO SAF-T PT DATA PÁGINA 8 / 8