FEDERAÇÃO NACIONAL DE KARATE PORTUGAL

Transcrição

1 Assunto: Fase II de Procedimentos Online Exmos. Srs. A TODAS AS ASSOCIAÇÕES A introdução em Setembro de 2011 da FASE I do novo método de registo de inscrições/renovações de atletas, treinadores e inscrições nas provas, através da plataforma Online, teve como objectivo agilizar e desburocratizar o funcionamento da FNK-P. Terminada essa fase, e tendo alcançado os objectivos a que nos propusemos, cabe-nos referir que tal foi apenas possível pela compreensão e ajuda demonstrada por todas as Associações e Clubes. Enaltecemos publicamente tal facto e agradecemos. Dando continuidade, lançamos agora a Fase II da plataforma online, que actualiza o modo de funcionamento tendo em conta o novo regulamento de Taxas. Mais uma vez a FNK-P, as Associações e os Clubes têm que estar em sintonia, tendo em vista a eficácia do processo, bem como o bom funcionamento administrativo e de tesouraria. Face a esta nova realidade a FNK-P vem por esta forma orientar as Associações e Clubes relativamente aos novos processos e requisitos obrigatórios, salientando-se as inovações de Recibos Online e Certificados Online. As páginas seguintes contêm informação detalhada, sendo recomendada leitura atenta. Resta ainda transmitir, que falta a Fase III relativa à inscrição de atletas em prova bem como em acções de formação - será em breve divulgada. Estes procedimentos são considerados obrigatórios por parte do IPDJ, Auditorias e Sistema Nacional de Contabilidade, já que só assim será possível registar de forma inequívoca o correcto e fidedigno movimento contabilístico de identificação da proveniência de recebimentos da FNK-P. É portanto uma obrigação legal. Apelamos à compreensão de todos para esta nova etapa e para o seu cumprimento integral. Estaremos ao dispor para esclarecer qualquer dúvida através de dirigido à FNK-P. Os nossos cumprimentos e votos de um excelente época desportiva, Lisboa, 16 de Setembro de 2012 O Tesoureiro da FNK-P Carlos Silva

2 PROCESSO DE REGISTOS DE INSCRIÇÕES ONLINE Com a remodelada Plataforma, relembramos os renovados processos de REGISTOS DE INSCRIÇÕES ONLINE, bem como o novo processo de EMISSÃO DE RECIBOS DIRECTOS, nos requisitos obrigatórios de PAGAMENTOS e o procedimento de pedido de CERTIFICADOS ONLINE e sua impressão. Assim, os procedimentos a seguir serão os seguintes: 1 - REGISTO DE INSCRIÇÕES ONLINE Procedimento 1.1 INSCRIÇÃO DA ASSOCIAÇÃO E CERTIFICADO (Taxa Associativa) As Associações em Setembro terão que efectuar o pagamento da Taxa Associativa E enviar para a FNK-P o comprovativo, pedindo o acesso à plataforma. Após a validação de pagamento pela FNK-P, devem aceder à plataforma, com os códigos anteriormente emitidos e obrigatoriamente têm que: No menu Associações devem efectuar o preenchimento da ficha Associativa; (sem a qual não é emitido o Certificado de Sócio Ordinário ) Efectuar no menu Pagamentos à FNK-P um registo de transacção e mencionar num único registo e como finalidade o pagamento da Taxa Associativa; Notas importantes : Imprimir o recibo no menu Pagamentos à FNK-P / Recibo de transacção ; Só será emitido o Certificado de Sócio Ordinário se a ficha de Associação for correctamente preenchida e após a validação do pagamento; Será disponibilizado à Associação um Certificado de Sócio Ordinário no menu Associações / Certificados que terão que imprimir.

3 Será após esta etapa disponibilizada a sua identificação mais completa e de acordo com a ficha Associativa, no site da FNK-P; O registo da transacção da Taxa Associativa tem de ser único já que corresponderá ao recibo de Taxa Associativa; O acesso à base de dados para inscrições por parte da Associação ou dos seus clubes só será possível após a validação do pagamento da Taxa Associativa; O Recibo pode ser alterado se forem ao menu Pagamentos à FNK-P / Editar Transacção e escolher o número do recibo em causa. No entanto, só poderão fazê-lo até à validação do Tesoureiro. Procedimento INSCRIÇÃO DE CLUBE E CERTIFICADO (Certificação de Clube) As associações e ou clubes, após o procedimento 1.1 têm que aceder à plataforma da FNK-P e: ASSOCIAÇÃO QUE GERE OS SEUS CLUBES Entrar com a password do clube e no menu Clubes efectuar o preenchimento da ficha desse ou desses clubes; Efectuar um registo de transacção e mencionar nela o pagamento de Certificação de clubes; (não está vedado o acesso a inscrição de atletas ou outras inscrições ao mesmo tempo, assim, esta transacção pode conter pagamento de certificações, inscrições e revalidações ou outras referências) Imprimir o recibo correspondente; Efectuar o pagamento no montante único do recibo; CLUBES QUE FAZEM A SUA GESTÃO Entrar com a password do clube e no menu Clubes efectuar o preenchimento da ficha desse clube; Efectuar um registo de transacção e mencionar nela o pagamento de Certificação de clubes,

4 (não está vedado o acesso a inscrição de atletas ou outras inscrições ao mesmo tempo, assim, esta transacção pode conter pagamento de certificações, inscrições e revalidações ou outras referências); Imprimir o recibo correspondente; Efectuar o pagamento no montante único do recibo; Notas importantes Só será emitido um Certificado de clube se a ficha de clube for correctamente preenchida e após a validação do pagamento; Será disponibilizado ao Clube a Certificação de Clube no menu Clubes / Certificados que terão que imprimir, bem como disponibilizado a sua identificação no site da FNK-P na área de Onde posso treinar Karaté? (o acesso a inscrições e outras referências online poderá ser feito em simultâneo com o pedido de certificação de clube, no entanto, só será validada e emitido o Certificado após boa cobrança do Registo de transacção em causa); O pagamento deverá ser único e correspondente ao que mencionar no registo de transacção efectuado, que será o transcrito para o recibo imitido na hora; No cumprimento do regulamento em vigor, não poderão inscrever atletas em prova se não efectuarem a certificação do Clube correspondente; O Recibo pode ser alterado se forem ao menu Pagamentos à FNK-P / Editar transacção e escolher o número do recibo em causa. No entanto, só poderão fazê-lo até à validação do Tesoureiro.

5 Procedimento OUTRAS INSCRIÇÕES ( Inscrições e revalidações de atletas, treinadores e Homologações) INSCRIÇÕES DE ATLETAS E TREINADORES No caso de inscrições de atletas e treinadores na FNK-P, estas devem reportarse ao actualizado regulamento de Taxas e o preenchimento da base de dados é igual ao ano anterior; Executar um registo de transacção, mencionando nele as inscrições efectuadas por item e o modo de pagamento. Devem imprimir o recibo que será validado após boa cobrança; Efectuar o pagamento no montante único do recibo; HOMOLOGAÇÕES Preencher online um Registo de transacção e referir, o(s) nome(s) da(s) homologações efectuadas em observações; Imprimir o recibo correspondente; Enviar o pedido de Homologação com o impresso actual, o diploma de graduação, a cópia do recibo correspondente e o comprovativo de pagamento, (ao mesmo tempo podem executar outras inscrições, assim, esta transacção pode conter pagamento de certificações, inscrições e revalidações ou outras referências); Efectuar o pagamento no montante único do recibo; Notas Importantes Nestes dois casos (1.3.1 e 1.3.2) o recibo pode conter várias referências, tais como inscrição de atletas, ou outras inscrições, bem como pagamento de certificações.

6 2 RECIBOS Os recibos são impressos directamente da plataforma, tendo para tal de aceder ao menu PAGAMENTOS À FNK-P / efectuar registo de transacção. Neste menu escolher Efectuar Registo de transacção, preencher correctamente o valor e as finalidades que estão disponíveis, e no final carregar Aceitar dados. Para imprimir voltar ao menu Pagamentos à FNK-P e seleccionar Recibo de Transacção, escolher de seguida o número ou números de recibo a imprimir e carregar no botão imprimir; O pagamento deve ser obrigatoriamente no valor de cada recibo. Ou seja, se tiver criado 10 recibos de transacção, deve fazer 10 transferências diferentes; Notas importantes Caso queiram um recibo em nome de uma pessoa ou várias deverão executar uma transacção só com um único motivo ( ex. Treinadores colocar o nome do treinador ou treinadores primeiro e último nome em observações) e pagar só nesse montante; A validação do recibo pela tesouraria só será feita após boa cobrança; O Recibo pode ser alterado se forem ao menu Pagamentos à FNK-P / Editar transacção e escolher o número do recibo em causa. No entanto, só poderão fazê-lo até à validação do Tesoureiro.

7 3 PAGAMENTOS O recibo correctamente preenchido e identificado a que se refere o seu montante e a sua finalidade, deve ser impresso e pago em dinheiro, cheque ou transferência bancária. Obrigatoriamente e sempre no valor do montante do recibo; Para o caso de ser pago em dinheiro ou cheque, deve chegar a Federação acompanhado com a cópia do recibo correspondente; Para o caso de ser pago por transferência bancária devem na transferência mencionar o número do recibo e enviar o comprovativo à FNK-P por ; Os pagamentos não podem dizer respeito a mais do que um recibo/registo de transacção. Notas importantes O recibo só será considerado válido, após confirmação de boa cobrança pela tesouraria da FNK-P.

8 Para que as inscrições e recibos sejam correctamente efectuados, bem como a emissão do recibo e o seu pagamento, devem as Associações e Clubes relembrar os passos necessários a qualquer inscrição: 1 EFECTUAR LOGIN NA PLATAFORMA FNK-P (por Associação ou Clube) 2 MENU ASSOCIAÇÕES PREENCHER FICHA DE ASSOCIAÇÃO 3 MENU CLUBES EFECTUAR FICHA DE CLUBE 4 MENU FEDERADOS EFECTUAR REGISTO DE ATLETAS E TREINADORES (por Associação ou Clube) 5 EFECTUAR REGISTO DE TRANSAÇÃO / RECIBO (menu PAGAMENTOS À FNK-P, preencher correctamente com o valor e finalidades definidas o registo da transacção, dos passos 3, 4 e 5 e HOMOLOGAÇÔES devidamente identificadas) 6 IMPRIMIR RECIBO (Menu PAGAMENTOS À FNK-P, efectuar Registo de transacção, voltar ao menu PAGAMENTOS À FNK-P / Recibo de Transacção imprimir o recibo que deseja, sendo que só é valido após boa cobrança) 7 EFECTUAR PAGAMENTO NO VALOR DO RECIBO (Dinheiro, Transferência, Cheque) Após boa cobrança serão validadas as inscrições e homologações, no caso de certificados serão disponibilizados no espaço da Associação a certidão de sócio ordinário e nos Clubes a certificação de clube.