Acesso ao Comercial Ajudas para trabalhar mais eficientemente com o programa Neste Manual são apresentados écrans preenchidos com dados para melhor exemplificar as funcionalidades do programa. O uso do rato em determinadas situações pode facilitar e tornar mais rápido o acesso a determinadas funções. Como exemplo, indicamos desde já a possibilidade de com o botão direito do rato no preço do artigo na ficha de artigo ou na ficha de entradas de artigos em COMERCIAL permitir deduzir o valor do IVA. Faça duplo clique com o botão esquerdo do rato em qualquer linha de todos os écrans com listas (Ex: artigos, fornecedores, etc.), para aceder directamente ao modo editar da ficha respectiva. T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 1 de 117
Acesso ao Comercial Impressão e prévisualização O programa COMERCIAL permite pré-visualizar qualquer documento antes de imprimir. Sempre que se faz clique no botão aparece o documento ou listagem pretendidos em pré-visualização. Está disponível uma barra de tarefas que permite as operações descritas a seguir: o o o o o o o o o Acesso à 1ª página; Acesso à página anterior em relação à página em que está posicionado; Acesso à página seguinte em relação à página em que está posicionado; Acesso à última página; Zoom; Impressão directa; Configuração da impressão; Exportação de dados; Fechar (sair sem imprimir). T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 2 de 117
Acesso ao Comercial Exportação de dados Quando se faz clique em é apresentado o écran seguinte. Através das opções indicadas é possível exportar os dados prévisualizados para ficheiro. Ao indicar o nome do ficheiro pretendido, deverá indicar também a extensão separada por ponto (Ex.: Movimentos. csv).... Reabrir documentos Sempre que o utilizador desejar é possível fazer a reabertura do documento, desde que o documento se encontre em aberto, ou seja, não se encontra parcial ou totalmente liquidado. Para reabrir um documento é necessário seleccioná-lo da lista de documentos de saída e em seguida carregar em: Esta opção está situada no canto inferior direito do écran principal e permitirá aceder ao écran representado pela figura seguinte. T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 3 de 117
Acesso ao Comercial Como é possível visualizar na figura anterior, este écran permite alterar um documento. Na área situada na parte superior do écran estão visíveis todas as linhas que compõem o documento seleccionado. Na área situada na parte inferior do écran estão também visíveis as linhas que compõem o documento seleccionado, mas que podem ser alteradas. Todo o processo de alteração de linhas de um documento é idêntico ao preenchimento de uma factura, bastando seleccionar qual o campo a alterar. No caso de o utilizador querer eliminar uma linha, terá de colocar o cursor na linha que deseja eliminar e premir a seguinte sequência de teclas <Ctrl+Del>. Esta acção não pode ser anulada. É ainda possível efectuar a alteração do cliente ao qual o documento está afecto. Para tal basta carregar no botão, o qual irá permitir a visualização da lista de clientes existente, a partir da qual se poderá seleccionar um cliente. T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 4 de 117
Menu inicial Menu inicial O écran de entrada para trabalhar com o programa, após indicação de login e Password, é apresentado a seguir. Este é considerado o Menu Inicial do programa COMERCIAL. Neste écran está sempre presente: o acesso directo por botões às principais funções do programa; o acesso a todas as funções do programa; a lista de acesso aos diferentes tipos de documentos existentes; a visualização dos diferentes movimentos efectuados sobre o documento seleccionado; o acesso às principais funções do documento seleccionado. T&T Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 5 de 117
Diversos Diversos Ao fazer clique em Diversos é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte. Como configurar empresa Ao fazer clique nesta linha é apresentado o écran seguinte. Deve preencher os dados conforme exemplo. Os dados colocados serão usados como identificação em cabeçalho dos documentos e listagens do programa. Se quiser associar aos documentos o logotipo da empresa poderá fazer clique em ler imagem e seguir os procedimentos que lhe forem solicitados, ou utilizar a função copiar do Windows e através de <Ctrl V> colar na caixa correspondente ao logo da T&T do exemplo. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 7 de 117
Diversos Como configurar as impressoras Número de cópias para impressão Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran onde poderá controlar as definições da impressora que irá utilizar. De entre algumas funções destaca-se a possibilidade de escolher a orientação do papel e a possibilidade de escolher qual a impressora a utilizar (no caso de existirem várias impressoras). Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran onde poderá definir o nº de cópias que é emitido automaticamente quando se pede a impressão dos diferentes documentos de facturação ou outros documentos diversos. Criar cópia de segurança Ao fazer clique em Criar cópia de segurança é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte. A directoria onde são armazenados automaticamente os dados do COMERCIAL é a apresentada na figura exemplo. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 8 de 117
Diversos Ao fazer clique em Iniciar o programa irá armazenar os dados no Directório destino, no exemplo apresentado é efectuado para o directório de instalação por defeito do COMERCIAL. A recuperação das cópias de segurança segue o procedimento inverso fazendo clique em Restaurar cópia de segurança. Ao terminar a cópia de segurança para disquete será apresentada uma mensagem conforme exemplo da figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 9 de 117
Diversos Restaurar cópia de segurança Ao fazer clique em Restaurar cópia de segurança é apresentado Ao restaurar a cópia de segurança, os dados do ficheiro de segurança irão substituir os dados que estão no COMERCIAL. Nota: Se a Cópia de Segurança que está a ser recuperada tiver sido efectuada numa versão anterior, a opção Versão Anterior deverá ser assinalada. Personalizar os diferentes utilizadores O programa COMERCIAL, permite criar diferentes perfis de utilizadores através de Login e Password específicas, definindo para cada um níveis de acesso diferentes. Por exemplo, limitando a possibilidade de acertos de inventário, alterar tabelas, ou movimentar produtos. Ao fazer clique em Utilizadores é apresentada a figura seguinte, com a lista dos utilizadores. A partir desta lista é possível criar novos utilizadores, alterar os acessos a utilizadores existentes ou eliminar utilizadores, através dos botões respectivos T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 10 de 117
Diversos Ao fazer clique em Novo Utilizador é apresentada a figura seguinte. A partir dos diferentes parâmetros é possível estabelecer os níveis de acesso. Nota: O programa obriga à existência de pelo menos um utilizador com a definição de SUPERVISOR. Como Personalizar Barra de Atalhos Ao fazer clique nesta linha será mostrado um écran, representado pela figura seguinte, onde pode definir quais os botões que o utilizador deseja na Barra de Atalhos. Cada um dos botões tem uma função associada. Ao escolher os botões, o utilizador poderá ter em conta quais as funções mais utilizadas do programa, por forma a aumentar a rapidez de acesso às funções. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 11 de 117
Diversos Na lista do lado esquerdo estão representados os botões de todas as funções disponíveis para personalização da Barra de Atalhos. Na lista do lado direito estão os botões seleccionados para a personalização da Barra de Atalhos do écran inicial. Para compor a lista do lado direito, utilizam-se os botões com as setas para fazer passar os botões de uma lista para a outra. Nota: O número máximo de botões na Barra de Atalhos é dez. A Barra de Atalhos poderá não conter botões se o utilizador o desejar. Como Configurar impressão de documentos de saída Ao escolher esta opção o utilizador tem a possibilidade de configurar a impressão dos documentos de saída. A figura seguinte representa o écran que é visualizado quando a opção é escolhida. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 12 de 117
Diversos Na figura anterior está representada uma lista composta pelos campos existentes num documento de saída. Para cada campo estão indicadas as dimensões e a posição em relação à margem esquerda e margem superior do documento. A margem mínima superior e esquerda é de 10 milímetros para ambas. Deste modo quando se indica Valor esquerda igual a 1 (um), o campo está afastado da margem 11 (onze) milímetros. Se o utilizador desejar repor os valores por defeito dos campos, pode faze-lo através do botão. Antes da reposição dos valores o utilizador deverá confirmar a intenção respondendo à pergunta T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 13 de 117
Diversos Se o utilizador responder Sim o documento será reposto na sua totalidade. Se responder Não serão repostos os valores do campo seleccionado na lista dos campos. Se responder Cancelar nenhum valor será reposto. A figura seguinte representa o documento de saída que está definido por defeito. Pegando no logotipo como exemplo, pode ver-se que os valores definidos no documento são: T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 14 de 117
Diversos O Valor esquerda representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e a margem esquerda do documento. O Valor topo representa a distância entre o limite superior da imagem e a margem superior do documento. O Valor comprimento representa a distância entre o limite esquerdo da imagem e o limite direito da imagem. O Valor altura representa a distância entre o limite superior da imagem e o limite inferior da imagem. Para alterar os valores devem-se utilizar as setas ou introduzir os valores directamente no campo correspondente. O documento de saída gerado é o representado na figura seguinte. Se o utilizador quiser diminuir o tamanho do logotipo e simultaneamente deslocar para a direita, os valores seriam: T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 15 de 117
Diversos Nota: se o utilizador não quiser visualizar um determinado campo deverá desactivar a opção. O documento teria o seguinte aspecto: Como iniciar a numeração dos documentos. Ao escolher esta opção no menu Diversos, o utilizador terá a possibilidade de indicar em que número irá começar a emissão dos documentos de saída. A figura seguinte representa o écran Inicializador de numeração de documentos de saída. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 16 de 117
Diversos Neste écran esta representada uma lista onde estão descritos todos os documentos de saída existentes. Em frente à descrição está o número do último documento emitido em cada tipo de documento. A alteração ao número de documento a emitir, só é permitida caso ainda não tenha sido emitido nenhum documento, ou seja, em que o número do último documento emitido seja igual a 0 (zero). Para efectuar a alteração, o utilizador deverá seleccionar da lista qual o tipo de documento pretendido. Em seguida, deverá indicar no campo existente para esse efeito, o número do primeiro documento a emitir. Para terminar basta carregar em. Nota: A alteração ao número do primeiro documento a emitir, uma vez efectuada, não pode ser alterada nem anulada. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 17 de 117
Diversos Descrição das principais funcionalidades Documentos que podem ser emitidos Ficheiros O programa COMERCIAL, permite gerir a facturação de uma pequena ou média empresa, registando os diferentes movimentos de compras e vendas, recebimentos e pagamentos, gestão de stocks e pedidos (encomendas) de clientes, fazendo uma análise da situação dos artigos, dos fornecedores e dos clientes (conta corrente). Permite fazer o registo de entrada de artigos em armazém, correspondendo a compras efectuadas ou devoluções, identificando o fornecedor. Permite definir produtos compostos, movimentando automaticamente os diferentes artigos que o compõem. Cria folhas de obra com imputação de artigos e serviços, permitindo a facturação a partir da folha de obra. Permite a gestão de encomendas de clientes. Se o artigo existir em stock, o programa permite satisfazer imediatamente o pedido através do registo de saída de artigo, ou manter pedidos pendentes por não existirem os artigos em stock. Neste caso, quando forem registadas novas entradas do artigo, o programa apresenta um écran de aviso com as encomendas que podem ser satisfeitas. O programa possui diversos tipos de documentos. Documentos associados à movimentação dos artigos, designadamente facturas, vendas a dinheiro, notas de crédito e débito, notas de devolução. Documentos diversos como facturas pró-forma e orçamentos. Documentos de análise, listagens das tabelas, etiquetas, relação do IVA e outras listagens de apoio incluindo representação gráfica. O programa possui diversos ficheiros (tabelas) que permitem construir o conjunto de dados que compõem o sistema. Todas as tabelas indicadas podem ser geridas pelo utilizador. Tabela de Modos de expedição. Tabela de Bancos. Tabela de Condições de pagamento. Tabela de Famílias de artigos que permite agrupar artigos. Tabela de Fornecedores associada às compras. Tabela de Clientes associada às encomendas e vendas. Tabela de Armazéns que permite localizar fisicamente os artigos. Tabela de Localizações que permite subdividir os armazéns. Tabela de Artigos. Nota: A primeira tarefa a efectuar no COMERCIAL consiste em criar dados nas tabelas pela ordem seguida na enumeração das tabelas. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 18 de 117
Tabelas Tabelas Ao fazer clique em Tabelas é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte. Definir Clientes O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Clientes da empresa. Ao fazer clique em Clientes é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de entidades. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas de Clientes, analisar os movimentos de cada Cliente, aceder à respectiva conta corrente, visualizar os clientes eliminados (mas com movimentos registados) através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 19 de 117
Tabelas Ficha de Cliente Ao fazer clique em Novo ou Editar é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. A ficha de cliente apresenta um conjunto de campos que permitem identificar o cliente e definir as condições de facturação. Destacamos neste caso a situação de crédito em que para Crédito concedido é estabelecido um limite que é validado quando se faz uma factura. Se a situação de crédito for Suspenso, Cancelado ou Em avaliação, a facturação não é permitida. O Preçário atribuído está ligado directamente à tabela de preços de cada artigo. Cada artigo pode ter quatro preços de venda diferentes, podendo esses preços serem associados directamente ao cliente em Preçário atribuído. Deste modo, sempre que se facturar um artigo a um cliente, o preço que automaticamente aparece, é o do preçário associado. Ver ficha de artigo neste manual. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 20 de 117
Tabelas Analisar Clientes Ao fazer clique em Analisar na figura correspondente à lista de Clientes, é apresentado o écran conforme figura seguinte. Este écran, permite analisar todos os movimentos realizados para um Cliente. É possível imprimir com pré-visualização listagens dos artigos movimentados por Cliente, com ou sem preço de custo, e ainda agrupando por artigos (apenas uma linha por artigo com o somatório dos valores). Analisar Clientes com intervalo de datas O écran anterior permite analisar todos os movimentos realizados num determinado período. Para tal deve fazer clique com o botão esquerdo do rato conforme figura seguinte, caixa com 12. Aparecer-lhe-á um calendário conforme figura abaixo. Faça clique no dia pretendido. Para mudar de mês ou de ano, utilize as setas existentes na linha com a descrição do mês. Proceda do mesmo modo para a data até. A seguir clique em Actualizar... para o programa refazer a lista de saídas no écran. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 21 de 117
Tabelas Conta Corrente de Clientes Ao fazer clique em Conta corrente na figura correspondente à lista de Clientes é apresentado o écran conforme figura seguinte. Descritivo de artigos da conta corrente O écran anterior permite analisar todos os movimentos de conta corrente de um Cliente. Fazendo clique no botão Descritivo de artigos é possível obter uma lista dos artigos incluídos nos documentos registados na conta corrente. A coluna com o Valor dos artigos corresponde ao preço de venda unitário sem IVA T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 22 de 117
Tabelas Relatório de pagamentos da conta corrente Fazendo clique no botão Relatório de pagamentos é possível obter uma lista de todos os registos de pagamentos efectuados pelo cliente. No caso do utilizador desejar reimprimir um recibo basta seleccionar o recibo da lista visível e carregar em seleccionado., o que irá imprimir uma cópia do recibo Emissão de recibos Fazendo clique no botão Recibos/pagamentos é possível registar os pagamentos efectuados pelos clientes para as facturas e notas de débito respectivas. Os écrans seguintes descrevem a sequência para o registo de pagamento e emissão de recibo. Nota: existe uma alternativa para a emissão de recibos, através do écran inicial, neste caso apenas para as facturas. Acede-se fazendo clique em facturas na coluna dos movimentos de saída do écran principal. A seguir, sobre a lista de facturas apresentadas, escolhe-se, fazendo clique com o botão esquerdo do rato, a factura pretendida. No rodapé do écran faz-se clique no botão Recibo. Os écrans seguintes descrevem a sequência para o registo de pagamento e emissão de recibo. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 23 de 117
Tabelas Assinalando previamente com o rato a factura pretendida e fazendo clique no botão Emitir recibo ou Registar pagamentos sem imprimir conforme se pretenda ou não imprimir o documento, será apresentado o écran seguinte em que é possível registar o pagamento efectuado pelo cliente. Este pagamento pode ser parcial (menor que o valor do documento). O modo de pagamento e o descritivo devem ser preenchidos. Ver exemplo da figura. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 24 de 117
Tabelas Neste écran, é indicado o valor total da factura, o valor liquidado (preenchido se existirem pagamentos parciais anteriores), o valor a liquidar, que aparece preenchido com a diferença entre o valor total e o valor liquidado e pode ser alterado para outro valor. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 25 de 117
Tabelas Definir Fornecedores O programa COMERCIAL, permite criar os diversos fornecedores. Ao fazer clique em Fornecedores é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de entidades. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas, ou analisar os movimentos de cada fornecedor, aceder à respectiva conta corrente, visualizar os fornecedores eliminados (mas com movimentos registados) através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Ficha de Fornecedor Ao fazer clique em Novo ou Editar é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 26 de 117
Tabelas Conta Corrente do Fornecedor Ao fazer clique em Conta corrente na figura correspondente à lista de Fornecedores, é apresentado o écran conforme figura seguinte, com os documentos do fornecedor com valores com IVA. Ao fazer clique em Novo ou Editar na figura correspondente à conta corrente de Fornecedores é apresentado um écran com a Ficha de lançamento em conta do fornecedor. Ver Ficha de lançamento em conta do fornecedor. Mercadoria associada aos documentos de fornecedor Ao fazer clique em Mercadoria associada na figura correspondente à conta corrente de Fornecedores é apresentado o écran com a Lista de mercadoria com valores sem IVA correspondente ao documento escolhido conforme detalhe seguinte. Ver Ficha de entrada de mercadoria. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 27 de 117
Tabelas Analisar Fornecedores Ao fazer clique em Analisar na figura correspondente à lista de Fornecedores,é apresentado o écran conforme figura seguinte. Este écran permite analisar todos os movimentos realizados para um Fornecedor. É possível imprimir com pré-visualização listagens dos artigos movimentados por Fornecedor, com preço de custo real de aquisição sem IVA e ainda agrupando por artigos (apenas uma linha por artigo com o somatório dos valores). Analisar Fornecedor com intervalo de datas Este processo é idêntico a Analisar Clientes com intervalos de datas. Deve consultar este ponto do manual. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 28 de 117
Tabelas Definir Armazéns O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Armazéns para localização dos artigos comprados ou compostos. Ao fazer clique em Armazéns é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar armazéns. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 29 de 117
Tabelas Definir Localizações O programa COMERCIAL, permite criar as diversas Localizações dentro de cada armazém de material de COMERCIAL. Ao fazer clique em Localizações é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar localizações. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 30 de 117
Tabelas Definir Bancos O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Bancos para proceder ao registo de pagamentos e recebimentos. Ao fazer clique em Bancos é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar bancos. Definir Condições de pagamento O programa COMERCIAL, permite criar as diversas Condições de pagamento (prazos) para liquidação de facturas, ou para caracterizar clientes e fornecedores. Ao fazer clique em Condições de pagamento é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 31 de 117
Tabelas Definir Modos de expedição O programa COMERCIAL, permite criar os diversos Modos de expedição para caracterizar clientes e fornecedores. Ao fazer clique em Modos de expedição é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar. Definir Famílias de artigos O programa COMERCIAL, permite criar diversas Famílias de artigos para agrupamento, permitindo uma melhor análise de custos. Ao fazer clique em Famílias de artigos é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista, é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas de Famílias de artigos, ou analisar os movimentos de cada uma, através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. É ainda possível a impressão da lista de artigos pertencentes à família de artigos seleccionada na lista de famílias. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 32 de 117
Tabelas Analisar Famílias de artigos Ao fazer clique em Analisar na figura correspondente à lista de Famílias de artigos, é apresentado o écran conforme figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 33 de 117
Tabelas O écran anterior permite analisar todos os movimentos realizados por Família (faça clique com o botão esquerdo do rato na linha correspondente), designadamente as entradas e saídas de artigos. É possível imprimir com pré-visualização listas das entradas, com ou sem preços dos artigos sem IVA, e ainda agrupando por fornecedor (apenas uma linha por fornecedor com o somatório dos valores). É possível imprimir com pré-visualização listas das saídas, com ou sem preços dos artigos, e ainda agrupando por clientes (apenas uma linha por cliente com o somatório dos valores). Analisar Famílias de artigos com intervalo de datas Este processo é idêntico a Analisar Clientes com intervalo de datas. Deve consultar este ponto do manual. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 34 de 117
Tabelas Definir Artigos O programa permite criar os diversos artigos de COMERCIAL. Ao fazer clique em Artigos é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista. A partir desta lista é possível criar, editar para completar ou alterar e eliminar as fichas de Artigos, ou analisar os movimentos de cada um, através dos botões respectivos. É possível imprimir a lista apresentada em écran com prévisualização. Ordenação e localização de Artigos na lista Ao fazer clique na caixa com a seta, conforme destaque da figura seguinte, pode-se escolher a ordenação por Referência ou Descrição do artigo na lista apresentada em écran. Se pretender localizar rapidamente um artigo, deve preencher para pesquisa a caixa ao lado com a(s) primeira(s) letras da referência ou descrição, conforme a escolha efectuada na caixa anterior. Ao fazer <ENTER> a primeira linha com essa pesquisa é assinalada com uma seta do lado esquerdo (início da linha). T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 35 de 117
Tabelas Ficha de Artigo Ao fazer clique em Novo ou Editar no écran da lista de artigos, é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. Preçários A ficha de um artigo permite definir até quatro preços de venda, que podem ser associados a clientes quando se definem os atributos de um cliente. Deste modo, um determinado cliente (exemplo: distribuidor de produtos) pode trabalhar com o preçário 4. Isto significa que quando se elabora uma factura ou venda a dinheiro, os preços de venda são registados automaticamente a partir do respectivo preçário. Artigos compostos Uma das funcionalidades do COMERCIAL, consiste em permitir a definição de produtos compostos. Um produto composto é um produto que está associado a um ou mais produtos simples. Consideremos como exemplo, um computador montado na empresa a partir de diversos componentes. O produto composto é o computador. Para registar os produtos simples associados deve fazer clique com o rato no botão Composição da ficha de artigo para obter o écran seguinte, onde é possível registar os artigos associados na composição. Ver Compor/decompor artigos em Movimentos T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 36 de 117
Tabelas Preenchimento da ficha de Artigo Cada artigo tem um código interno. Esse código é gerado automaticamente e não deve ser modificado. Cada artigo é ainda caracterizado por uma referência. O critério de atribuição de referências é importante. Por exemplo a referência CAIXA ATX pode representar o produto CAIXA MIDI TOWER ATX em que os três primeiros caracteres correspondem ao grupo CAIXAS. Assim, quando for efectuada uma pesquisa sobre todas as referências que começam por CAI, sabemos que o sistema nos vai mostrar todos os artigos que pertencem o grupo CAIXAS. O campo stock existente é apenas para leitura. Ele traduz a quantidade do artigo que existe em stock. Essa Quantidade é actualizada automaticamente sempre que é registada uma entrada ou uma saída desse artigo. Quando se trata de um artigo composto o processo de actualização de stock é semelhante, mas para melhor compreender o funcionamento deve consultar neste manual o ponto Compor/decompor artigos. Também o campo do Último preço de custo é de preenchimento automático, sempre que se fizer uma nova entrada de artigo. Os campos Família, Armazém, Localização e Fornecedor possuem no lado direito das respectivas caixas uma seta. Se fizer clique na seta ser-lhe-á apresentada a lista correspondente aos valores existentes nas tabelas. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 37 de 117
Tabelas O campo Stock mínimo deve ser preenchido para que o sistema possa calcular os artigos em falta. Deste modo, sempre que o Stock for inferior ao valor mínimo, é possível estabelecer os valores em falta. Nota: A primeira tarefa a efectuar consiste em criar dados nas tabelas pela ordem seguinte: Fornecedores, Clientes, Armazéns, Localizações e Famílias de artigos. Analisar Artigos Ao fazer clique em Analisar na figura correspondente à lista de artigos, é apresentado o écran conforme figura seguinte. O écran anterior permite analisar todos os movimentos realizados por Artigo (faça clique com o botão esquerdo do rato na linha correspondente), designadamente as entradas e saídas de artigos. É possível imprimir com pré-visualização listas das entradas, com ou sem preços de custo na entrada dos artigos sem IVA ou agrupando por fornecedor (apenas uma linha por fornecedor com o somatório dos valores). É possível imprimir com pré-visualização listas das saídas, com ou sem preços dos artigos sem IVA ou agrupando por cliente (apenas uma linha por cliente com o somatório dos valores). No caso das T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 38 de 117
Tabelas saídas, os valores do Preço de custo são calculados ao preço de custo sem IVA à data da saída. E o Valor unitário corresponde ao valor da venda sem IVA. Como exemplo, apresentamos a seguir uma listagem da análise de artigo (saídas), sem agrupamento e com valores. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 39 de 117
Tabelas Analisar Artigos com intervalo de datas Este processo é idêntico a Analisar Clientes com intervalo de datas. Deve consultar este ponto do manual. Analise gráfica Como exemplo, apresentamos a seguir o écran com a análise gráfica do número de artigos comprados e vendidos em determinado período. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 40 de 117
Movimentos Movimentos Ao fazer clique em Movimentos é apresentada a lista das funções disponíveis conforme destaque da figura seguinte. Compras lançamentos a fornecedor O programa COMERCIAL, permite registar as Compras (documentos do fornecedor) e as Entradas de artigos associadas aos documentos de diferentes fornecedores, indicando a quantidade e os preços de custo respectivos. Para proceder ao registo de Compras, deve registar previamente o documento do fornecedor. Pode aceder a esse registo directamente a partir do écran inicial conforme figura seguinte (clique em Compras, novo documento de fornecedor), ou através da linha Resumo de lançamentos de fornecedores em Movimentos, conforme figura da página seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 41 de 117
Movimentos Ficha de lançamento em conta de fornecedor Ao fazer clique em Resumo de lançamentos a fornecedor, é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível editar entradas de documentos. O écran que a seguir se apresenta permite a edição ou novo registo. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 42 de 117
Movimentos Este écran permite o registo do documento do fornecedor, valores a débito e crédito(pagos), condições de pagamento incluindo a data de vencimento. Para efectuar o(s) pagamento(s) referente(s) a este documento, o utilizador deverá introduzir, após guardar o documento, qual o valor a pagar no campo Valor total a Creditar. O programa coloca, por defeito, o valor correspondente ao valor em dívida. Para registar o pagamento, o utilizador deverá carregar no botão Efectuar Pagamento. Os pagamentos efectuados serão visualizados no quadro existente na parte inferior da Ficha de Lançamento. Para eliminar um pagamento, o utilizador deverá seleccionar o pagamento desejado e carregar em Apagar pagamento. Compras entradas de mercadorias O programa COMERCIAL, permite registar as Entradas de artigos associadas aos documentos lançados em lançamentos a fornecedores, de diferentes fornecedores, indicando a quantidade e os preços de custo respectivos. Para proceder ao registo de Entradas deve registar previamente o documento do fornecedor, conforme descrito anteriormente. Para aceder ao registo de entradas de mercadorias, pode aceder a esse registo directamente a partir do écran inicial conforme destaque na figura seguinte (clique em Compras, nova entrada de mercadoria), ou através da linha Entradas de mercadoria em Movimentos, conforme figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 43 de 117
Movimentos T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 44 de 117
Movimentos Ficha de entrada de mercadoria A partir de um dos écrans anteriores é possível aceder ao écran que a seguir se apresenta. Este écran permite o registo do documento de entrada de mercadorias do fornecedor, descriminando os diferentes artigos, quantidades e preços de custo respectivos. O preço de custo indicado vai actualizar a ficha de artigo. Através dos botões respectivos, podemos obter a lista de artigos e aceder directamente a todas as funções associadas, como criar novo artigo ou analisar um artigo. Podemos imprimir um documento correspondente ao registo de entrada de artigos. É possível associar a cada entrada de artigos um documento de fornecedor, conforme destaque seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 45 de 117
Movimentos Ao fazer clique no botão Associar, obtém-se a lista de documentos de entrada do fornecedor. Fazendo duplo clique na linha correspondente é registada a associação. Uma vez estabelecida a associação podemos editar o documento respectivo para eventual alteração de dados. É possível anular uma associação. O écran com as linhas de documentos que se obtém é o apresentado na figura seguinte. Após seleccionador a documento pretendido este é associado à entrada de mercadoria e o quadro Documentos de fornecedor associados apresentará a data e a referência do documento, conforme destaque apresentado a seguir. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 46 de 117
Movimentos Folhas de obra O programa COMERCIAL, permite registar folhas de obra indicando os artigos incluídos, as respectivas quantidades, o cliente a que se destina, bem como a hora e a data de início da obra. Quando se faz uma factura, pode importar a folha de obra evitando deste modo lançar novamente os artigos. Uma folha de obra pode estar na situação de aberta (permite acrescentar novos artigos), fechada (só pode ser consultada) ou importada (foi facturada e só pode ser consultada). Para proceder ao tratamento das folhas de obra, deve utilizar os botões disponíveis, conforme figura seguinte. No écran seguinte apresenta-se uma folha de obra, que pode ser visualizada a partir dos botões Nova... ou Editar.... T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 47 de 117
Movimentos Compor / decompor artigos O programa COMERCIAL, permite criar artigos compostos. Um produto composto é um produto que está associado a um ou mais produtos simples. Quando se cria um artigo composto, a definição é feita nas Tabelas para Artigos, cria-se em simultâneo a associação a outros artigos. Consideremos como exemplo o artigo A composto pelos artigos 1 (um) B, 1 (um) C e 2 (dois) D. Um artigo composto não terá entradas a partir de um fornecedor, será construído (montado ou agrupado) na empresa. Deste modo, a entrada é feita por Composição. Através das funções do écran seguinte, o processo de composição de 1 A ao ser desencadeado (pode compor-se mais do que um artigo de cada vez, desde que os componentes existentes em stock o permitam), irá subtrair ao stock 1 B, 1 C e 2 D (as quantidades de componentes) e adicionar ao stock 1 A (produto composto indicado). É possível executar a operação inversa, ou seja, decompor um produto definido como composto. Compor Ao fazer clique na linha Compor/decompor artigos em Movimentos surge o écran anterior em que são apresentados todos os artigos, definidos como compostos na ficha de artigo. Ao fazer clique na linha com o artigo pretendido e a seguir no botão Compor é apresentado o écran conforme figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 48 de 117
Movimentos Este écran apresenta a lista dos artigos que compõem o produto composto. Estão indicadas as quantidades em stock dos diferentes artigos, a quantidade máxima de artigos compostos possível de construir Quantidade máxima permitida ( 5 no exemplo). No campo Quantidade pretendida deve escrever-se o número de unidades a compor e a seguir fazer clique no botão Iniciar composição. Será executado o processo Compor descrito em Compor/decompor artigos. Decompor Ao fazer clique na linha Compor/decompor artigos em Movimentos surge o écran anterior em que são apresentados todos os artigos, definidos como compostos na ficha de artigo. Ao fazer clique na linha com o artigo pretendido e a seguir no botão Decompor é desencadeado o processo inverso ao descrito para Compor artigo. Deste modo, será subtraído ao stock o(s) produto(s) composto(s) e adicionados ao stock os produtos componentes. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 49 de 117
Movimentos Encomendas O programa COMERCIAL, permite registar as Encomendas de Clientes indicando os artigos e a quantidade respectiva pretendida. Ao fazer clique em Registo de encomendas é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível criar, editar ou eliminar encomendas de clientes. Registar Encomendas Ao fazer clique em Novo ou Editar é apresentada a ficha respectiva conforme figura seguinte. Para preencher a ficha de Encomenda deve indicar o Cliente e especificar a descrição do pedido (uma indicação que permita T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 50 de 117
Movimentos identificar o movimento). Para preencher as linhas de artigos, deve indicar a Referência que escolheu para esse artigo quando inseriu os dados na ficha respectiva. Contudo, o programa permite-lhe localizar rapidamente um artigo se fizer <ENTER> no campo de referência antes de o preencher. Pode escrever na(s) primeira(s) posições de Referência ou Artigo os primeiros caracteres desse artigo. Ao fazer <ENTER> o sistema apresenta-lhe uma lista para escolha. O campo Cliente é obrigatório. Para obter a lista respectiva deve fazer clique no botão com a seta do lado direito da caixa Cliente e a seguir duplo clique na linha pretendida. Para terminar deve fazer clique no botão Processar ou Processar sem imprimir. Na primeira opção será impresso um documento de registo do Pedido. Alterar uma Encomenda anteriormente registada Ao fazer clique em Editar é apresentada uma ficha igual à apresentada na figura anterior. Os procedimentos a seguir serão idênticos. Para que serve o registo de encomendas As encomendas registadas podem ou não ser satisfeitas de acordo com o Stock existente. Se puderem ser satisfeitas o sistema apresenta um écran de Aviso conforme a figura seguinte. Estes artigos poderão ser processados noutra função deste programa, criando automaticamente os registos de saída para os diferentes Clientes. No caso de não poderem ser satisfeitos ficarão como pendentes até serem registadas novas entradas desses artigos. Quando essa situação (entradas) se verificar o sistema avisará pelo mesmo meio (figura seguinte). Deste modo, o COMERCIAL poderá controlar todas as requisições de material sem se preocupar se existe ou não em Stock. O sistema tem também um Mapa de apoio para análise dos artigos em falta (ver mais à frente noutro ponto deste manual). T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 51 de 117
Movimentos Satisfazer Encomendas O programa COMERCIAL, permite satisfazer as Encomendas de artigos de diferentes Clientes quando a quantidade existente em Stock é superior ou igual ao valor pedido. Ao fazer clique em Satisfazer encomendas é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível processar as encomendas pendentes. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 52 de 117
Movimentos Para processar as encomendas pendentes deve fazer clique na caixa da coluna Satisfazer da linha respectiva. Se ao satisfazer uma linha impossibilitar a satisfação de outra linha por si indicada para o mesmo artigo, o sistema irá satisfazer (criar registo de saída) pela ordem dos registos de encomenda, mas apresentará uma mensagem de aviso da situação. Deve escolher apenas os movimentos de um cliente de cada vez. Os registos não satisfeitos nesta situação não voltam a aparecer até existir novamente quantidade em Stock superior à pedida. Pode contudo consultar estes movimentos em Relatórios. A seguir deve fazer clique no botão Processar factura ou Processar venda a dinheiro. Os documentos criados automaticamente por este processo, podem ser consultados através de Movimentos de Saídas no écran principal Ver Facturas e Vendas a dinheiro noutro ponto deste manual. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 53 de 117
Movimentos Segundas vias O programa COMERCIAL, permite emitir segundas vias de todos os documentos produzidos que movimentam artigos. Ao fazer clique em Segundas vias é apresentada a figura seguinte, com a respectiva lista de movimentos. A partir desta lista é possível visualizar o documento respectivo ou imprimi-lo. Na caixa correspondente Nº de cópias por documento deve indicar o valor pretendido. Por defeito está preenchido com 1 (uma cópia). T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 54 de 117
Movimentos Movimentos de saída O programa COMERCIAL, permite emitir um conjunto de documentos associados a diversas funcionalidades da gestão comercial de uma empresa. Estão neste caso os documentos de facturação, Facturas, Vendas a dinheiro, Notas de crédito, Notas de débito, Recibos, Notas de devolução. Existem outros documentos como Guias de remessa, Guias de transporte, Orçamentos e Facturas pró-forma. O acesso a estas funcionalidades faz-se através do écran principal conforme destaque da figura seguinte. Factura Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior, são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher Factura, serão apresentadas todas as facturas existentes (feitas até à data) em aberto ou parcialmente liquidadas. Se pretender visualizar as facturas liquidadas ou anuladas deve retirar o visto em Ver somente documentos pendentes. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé, conforme destaque da figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 55 de 117
Movimentos Se escolher Nova factura será apresentado o seguinte écran. Para terminar, deve fazer clique no botão Processar ou Processar sem imprimir. Na primeira opção será impresso o documento Factura. Quando se pretende efectuar uma factura (documento que necessita de crédito) o programa vai validar a Situação de crédito do cliente. Se a situação for sem limite de crédito deixa fazer a factura, se for crédito concedido vai validar qual o saldo actual do cliente e compará-lo com o limite estabelecido. Se já ultrapassou o valor do limite não deixa facturar. Em todas as outras situações também não deixa efectuar a factura. Como seleccionar o cliente numa factura Para seleccionar o cliente ao qual se deseja associar a factura é necessário fazer clique no botão Cliente. Esta acção irá permitir visualizar a lista de clientes existentes. Ao fazer duplo clique sobre um cliente ou Seleccionar esse cliente, passa a estar ligado à factura. Se pretender alterar os dados do cliente deve fazer clique no botão Ficha. Ver écran seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 56 de 117
Movimentos Como associar uma folha de obra a uma factura Para seleccionar uma folha de obra que se deseja associar à factura é necessário fazer clique no botão Folha de obra. Esta acção irá permitir visualizar a lista de folhas de obra existentes. Ao fazer clique sobre uma linha e a seguir fazer clique no botão Importar esta é seleccionada e todos os dados registados na folha de obra passam automaticamente para a factura. Pode a seguir alterar qualquer dos dados importados. Ver écran seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 57 de 117
Movimentos Como introduzir artigos da tabela na factura Deve posicionar o cursor na linha onde deseja inserir o artigo em Referência ou Artigo e carregar em <ENTER>. Esta acção, se não preencher nada em qualquer dos campos, permitirá visualizar a lista completa de artigos existente. Se escrever por exemplo as letras PL é apresentada uma lista de todos os artigos começados por PL. Como introduzir linhas de descrição na factura Para introduzir uma linha de descrição numa factura (texto não associado a um artigo), deve preencher a descrição e utilizar a tecla de <TAB> (tabelador) para passar para o campo valor. Neste caso não é feita a validação na tabela de artigos. Deve preencher os campos da data de vencimento de acordo com as condições de pagamento do cliente,. Se preencher as condições de pagamento (na tabela deve estar indicado o nº da dias correctamente), a data de vencimento é calculada automaticamente. Este documento movimenta stock (subtrai ao stock os artigos) T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 58 de 117
Movimentos Venda a dinheiro Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher Venda a dinheiro serão apresentados todos os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) desde que se retire o visto em Ver somente documentos pendentes, uma vez que as Vendas a dinheiro ficam automaticamente liquidadas. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida, de acordo com os botões apresentados em rodapé, conforme destaque da figura seguinte. Se escolher Nova v.d. será apresentado o seguinte écran. Para terminar, deve fazer clique no botão Processar ou Processar sem imprimir. Na primeira opção será impresso o documento Venda a dinheiro. Para as Vendas a dinheiro não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 59 de 117
Movimentos Preenchimento da v.d. Nota de crédito Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (subtrai ao stock os artigos) Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher Nota de crédito serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto ou parcialmente liquidados. Se pretender visualizar as notas liquidadas ou anuladas deve retirar o visto em Ver somente documentos pendentes. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte. Para as Notas de crédito não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Preenchimento da n.c. Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (adiciona ao stock os artigos) Nota de débito Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher Nota de débito serão apresentados todos os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto ou parcialmente liquidados. Se pretender visualizar as notas liquidadas ou anuladas deve retirar o visto em Ver somente documentos pendentes. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 60 de 117
Movimentos Para as Notas de débito não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Preenchimento da n.d. Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (subtrai ao stock os artigos) Emissão de recibo para facturas e notas de débito Quando se pretende emitir um recibo para uma Factura ou para uma Nota de débito, pagas por um cliente, existem duas alternativas para aceder a esse procedimento. A primeira através do botão Recibo disponível para estes dois tipos de documentos no rodapé do écran principal. A segunda em Tabelas / Clientes / Conta corrente / Recibos. Através destes dois acessos é apresentado o écran descrito neste manual em Emissão de recibo no tratamento da Tabela de Clientes. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 61 de 117
Movimentos Nota de devolução Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher Nota de devolução serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto. Se pretender visualizar as notas ou anuladas deve retirar o visto em Ver somente documentos pendentes. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte. Para as Notas de devolução não é efectuada qualquer validação à situação de crédito. Contudo, é apresentada em écran a situação de crédito e o crédito actual (saldo da conta corrente do cliente). Preenchimento da nota devolução Todos os procedimentos de preenchimento são idênticos aos da factura. Este documento movimenta stock (adiciona ao stock os artigos) Guia de Transporte Sempre que escolher uma das linhas indicadas no écran anterior são apresentadas na parte central do écran as linhas correspondentes. Deste modo, se escolher Guia de transporte serão apresentados todas os documentos deste tipo existentes (feitos até à data) em aberto. Se pretender visualizar as notas ou anuladas deve retirar o visto em Ver somente documentos pendentes. Pode executar o conjunto de funções fazendo clique na opção pretendida de acordo com os botões apresentados em rodapé conforme destaque da figura seguinte. T&T - Telemática e Tecnologias de Informação, Lda Página 62 de 117