Conteúdo deste Manual

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1 GestCom 64 intelli 1 Conteúdo deste Manual Parte I:>> Introdução...4 Parte II:>> Instalação do Programa Configuração mínima exigida Como instalar Licenciamento e Registo Instalar o registo Registar...7 Parte III:>> Menus e Sub menus...8 Parte IV:>> Utilização do programa Ficheiro Segurança de dados Reposição de dados Compactar dados Tabelas Configurações Impressora Programa Registo Stocks Manutenção Entradas de Mercadoria Entradas de Stock Manutenção de Movimentos Entradas / Saídas Extraordinárias Gestão de Preços de Grupo Listagens...30 GestCom 64 intelli Artigos Controlo Inventário Etiquetas Novos e Alterados Top Vendas Preços de Venda ao Público Entr. / Saídas Extras Estatísticas Controlo de Nº de Série Facturação Documentos Facturação Mensal Diários e Resumos Resumo de IVAs Mapas de Carga Mapas Retenção Imposto Mapas Estatísticos Vendas por Cliente Controlo de Documentos Est. G. de Facturação Limpeza de Histórico Clientes Manutenção Documentos Recibos sobre Facturas Recibos Manuais Eliminação de Recibos Nota de Lançamento Liquidação de Facturas Contas Correntes Extracto/manutenção contas...74

2 GestCom 64 intelli Listagens de extractos Limpeza do Histórico Balancetes Listagens Estatísticas de vendas Artigos Clientes Controlo de Créditos Mapas de IVA Fornecedores Manutenção Documentos Lançamentos Avisos de Pagamento Visualização de documentos Liquidação de facturas Contas Correntes Extractos e Manut. Contas Listagens de Extractos Limpeza de Histórico Balancetes Listagens Estatísticas Compras por Fornecedor Compras por Artigo Controlo de Débitos Facturas Vencidas Diários e Resumos Mapas de IVA Módulos adicionais Códigos de Barras Gestão de Mailing GestCom 64 intelli 4 I Introdução 6.3. Extractor Gestão POS Gestão Bombas (P.A Combustíveis) Bem vindo ao Gestão Comercial 64 Este manual contém informação detalhada sobre o manuseamento do programa e será certamente um precioso auxiliar no entrosamento do utilizador com o produto. A leitura deste manual pode ainda ser completada com a ajuda interactiva do próprio programa, dependendo essa necessidade do maior ou menor conhecimento que o utilizador possua do Gestão Comercial 64.

3 GestCom 64 intelli 5 Trata se de uma aplicação bastante detalhada e disponível no programa, que permite ao utilizador aceder directamente ao texto de ajuda sobre a janela ou ambiente em que está a trabalhar no momento. Essa é a forma mais directa de aceder à documentação de apoio. II Instalação do Programa 1. Configuração mínima exigida Sistema operativo WINDOWS 98 ou superior ( aconselhado WINDOWS 2000 ou xp ) Computador pessoal Pentium II ( aconselhado Pentium IV ) Mínimo de 64 Mbytes de memória RAM ( aconselhado 128 Mbytes ) 20 Mbytes disponíveis em DISCO + CD Rom Drive de disquetes 3,5" HD, 1,44 Mb Rato Microsoft ou compatível Para imprimir escolha qualquer impressora com drivers suportados pelo WINDOWS. GestCom 64 intelli 6 Clique em instalação em disco. Escolha a directoria onde pretende instalar o programa. Por defeito é sugerida a directoria C:\ Gestão Comercial. Escolha essa?, que deverá aceitar. Confirme a sua escolha. Depois de instalada a aplicação, faça duplo clique sobre o ícone do Gestão Comercial Licenciamento e Registo O Gestão Comercial 64 só funciona normalmente se esta opção tiver sido executada com sucesso. Caso contrário, o programa trabalhará em versão de demonstração Instalar o licenciamento ou registo 1. Activar a opção "Registo", no menu Ficheiro 2. Introduzir a disquete de registo 3. Clicar em "Repor registo" 4. Clicar em "Sair" Antes de instalar a aplicação, feche todas as aplicações em memória. 2. Como instalar o Gestão Comercial 64 Insira o CD no seu drive CD ROM Aguarde até aparecer o programa de instalação

4 GestCom 64 intelli 7 GestCom 64 intelli 8 6. Preencher a password que lhe é indicada pela telefonista. 7. Pressionar o botão Criar Registo. Se a informação introduzida estiver correcta, obterá a mensagem: Registo criado com sucesso. No entanto, se a mensagem for Password Incorrecta, significa que os dados introduzidos não estão exactamente iguais aos que foram indicados à telefonista, e que a chave introduzida não está correcta. Neste caso, aconselhamos o envio de dados por fax, para que estes possam ser corrigidos. 8. O botão Copiar para disquete, permite que o utilizador faça uma cópia do registo para disquete. Aconselhamos que efectue esta operação, pois pode eventualmente necessitar de a repor. Toda a informação gerida pelo Gestão Comercial 64, é suportada por um conjunto de menus que garantem a consistência e possibilitam a exploração correcta da informação Registar o Gestão Comercial Activar a opção de Registo no menu Ficheiro. 2. Preencher os campos de identificação da empresa. 3. Ligar p/ o telefone nº Indicar à telefonista o nº de apontador que é apresentado. 5. Indicar o nome em que fica registado o programa. Os dados fornecidos terão que ser rigorosamente iguais, aos que foram introduzidos pelo cliente no programa. Caso contrário, o número de registo não será validado. (Aconselhamos o utilizador a enviar nos um fax, com essa informação, para que não hajam dúvidas). III Menus e Submenus Como pode verificar no programa, cada um destes menus e submenus, apresenta uma letra sublinhada. Pode lhes aceder tanto com o rato, como pressionando a tecla Alt seguida da respectiva letra sublinhada. O Gestão Comercial 64 inclui um conjunto de utilitários e ferramentas para organização e segurança da informação.

5 GestCom 64 intelli 9 IV Utilização do Programa GestCom 64 intelli Ficheiro 1.1. Segurança de dados O Gestão Comercial permite ao utilizador efectuar as suas cópias de segurança a partir desta opção. Os ficheiros a copiar, são aqueles que contém informação sobre a gestão da empresa Compactar Dados Nesta opção está disponível a operação de compactar dados. O objectivo principal é compactar toda a informação respeitante a uma determinada gestão para que esta ocupe menos espaço em disco Tabelas 1.2. Reposição de dados As cópias de segurança previamente efectuadas, podem ser repostas através desta opção que se encontra no menu ficheiro. Através desta opção, o utilizador pode repor a(s) segurança(s) de dados, existentes na(s) disquete(s) de segurança, para a directoria onde estão instalados os dados relativos à gestão comercial. Contudo, é aconselhável efectuar várias cópias de seguranças para disquete, antes de iniciar esta operação. Este menu contem 16 tabelas diferentes de registos, que o utilizador pode criar, alterar ou eliminar. Escolhe no menu Tabelas, aquela com que pretende trabalhar. A partir de um processo de lista minimizado, clique sobre a tabela pretendida para abrir a janela da lista de registos referente à tabela em questão.

6 GestCom 64 intelli 11 GestCom 64 intelli 12 manuseamento, pode finalmente alterá lo. Deve carregar novamente em Gravar tabela antes de abandonar esta opção ( botão Sair ), para que desta forma o programa grave a alteração efectuada na tabela. O processo para a eliminação de um registo de uma determinada tabela é semelhante ao da alteração. Depois de ter seleccionado o registo que pretende eliminar, clique com o rato no botão Eliminar. E, claro, para guardar esta eliminação de registo, clique em Gravar tabela antes de sair Configurações Impressora Para procurar um determinado registo numa lista, clique com o rato nas setas da janela, para cima ou para baixo, após aceder à tabela desejada. Para seleccionar um registo e manuseá lo, clique com o rato sobre o mesmo e este passa para a janela de manuseamento, que se encontra abaixo da lista de registos de uma determinada tabela. Para acrescentar ou criar um registo a uma tabela, é necessário posicionar se com o rato na janela de manuseamento de registos e depois de digitar o registo, clicar em Adicionar e Gravar tabela antes de sair desta opção, pois, só desta forma o novo registo será gravado. Para alterar um registo de uma tabela, deve escolher a tabela, cujo registo pretende alterar, clicar sobre o registo pretendido, e depois de este ter passado automaticamente para o campo de Através desta opção, o utilizador tem acesso à configuração da sua impressora, assim como, à escolha do respectivo driver (ficheiro de características da impressora). A definição das características de impressão varia de impressora para impressora, pelo que os respectivos drivers permitem definições diferenciadas. As mais importantes estão relacionadas com os seguintes parâmetros: tamanho e origem do papel, orientação do papel, qualidade de impressão (resolução, densidade, etc.). Através desta opção, tem acesso à definição dessas características, podendo efectuar as tentativas necessárias sem que de alguma forma, coloque em risco o seu sistema ou os dados por ele geridos Programa Para entrar nesta opção de configuração, terá que, obrigatoriamente entrar no programa como utilizador

7 GestCom 64 intelli 13 Supervisor. Como esta opção permite efectuar operações delicadas relativamente à configuração base deste programa Gestão Comercial 64, só poderá efectuá las, entrando como Supervisor e dando o código de acesso do mesmo, que é Para iniciar o programa, clique duas vezes no ícone do Gestão Comercial 64. A janela de dados, para acesso ao programa, aparece com a informação da data do sistema operativo, o utilizador (pré criado) e o respectivo código de acesso que poderá ser definido para cada utilizador que pretende criar. São apresentados como exemplo, três utilizadores diferentes: Supervisor, Edith e Lucas. No entanto, somente para o Supervisor foi predefinido um código de acesso, que é A operação de criação de códigos de acesso é efectuada no separador Utilizadores de que faz parte este menu. Para gravar as configurações, deverá confirmar a password do utilizador que estiver seleccionado. Seleccione as permissões para cada utilizador. Para além deste separador, também são apresentados mais quatro: Programa, Documentos, Utilitários e Numeração. O separador Programa, permite alterar a configuração base do programa, relativamente às aplicações gerais, à moeda, à taxa de IVA, aos avisos e operações do programa. GestCom 64 intelli 14 Geral Serve para carregar os diferentes módulos directamente para a memória. Por norma estão activos o de Facturação e a barra de Atalhos. Nota: Quanto mais módulos tiver em memória, menos RAM possui para trabalhar. Avisos e operações Seguranças dos ficheiros. A opção de Alertar à saída do programa, serve para emitir uma mensagem de aviso para efectuar seguranças antes de abandonar o programa. Poderá, no entanto, efectuar Seguranças automáticas para o caminho indicado, que por norma é: C:\Gestcom\seg. Estas executam se sempre que saía do programa. Deve ainda indicar a drive para o qual pretende efectuar as seguranças externas. Ruptura de stocks o programa permite a escolha entre: ignorar, avisar ou bloquear o artigo, quando este entra em ruptura. Controlo geral de crédito o programa permite a escolha entre: ignorar, avisar ou bloquear a facturação ao cliente que ultrapassou o limite de crédito. Moeda esta opção é automática. Iva Taxa de Iva base quando cria um artigo novo na manutenção de artigos, mencione a taxa de Iva que mais utiliza. Relativamente à mensagem de Iva Taxa 0%, caso tenha emitido um documento em que utilizou a taxa 0%, no respectivo

8 GestCom 64 intelli 15 resumo de Iva, o programa emitirá a mensagem dada, que poderá ser alterada. Quanto à norma de códigos de barras, o programa vem predefinido com a EAN 13, que é a norma mais frequentemente utilizada. No entanto, poderá optar por outras, percorrendo a janela das diferentes normas existentes. GestCom 64 intelli 16 Para que o Gestão Comercial assuma as alterações efectuadas, o utilizador deverá clicar em Gravar e só depois em Sair. Relativamente ao separador Documentos, este controla toda a configuração de base relativa aos documentos que o utilizador vai emitir: Modo de calcular documentos no POS esta opção permite que o utilizador escolha a base de cálculo dos documentos, ou seja, que o preço seja calculado sobre o valor sem Iva ou com Iva. P. ex: 1 artigo x custa 0.41 (preço com Iva 19% incluído) e custa 0.34 (preço sem Iva 19% incluído) 50 unidades do artigo x = 50 x 0.41 = 20,50 (com Iva 19% incluído) 50 unidades do artigo x = 50 x 0.34 = 17,00 (sem Iva 19% incluído) se acrescentar o valor do Iva sobre os 17,00 17, =20,23, ou seja há uma nítida diferença de 0,27, que em grandes quantidades se torna bastante significativa. Para efectuar qualquer alteração na opção de configuração do programa, o utilizador terá que clicar na respectiva configuração com o rato. O sinal de visto ou a bolinha que aparecem antes de cada item referem se à activação ou não de cada um. Os restantes itens podem ser alterados, clicando com o rato na seta que se encontra do lado direito do item. o Modelo de Documento, o programa tem pré definidos 15 diferentes modelos de documentos que pode escolher, conforme o caso em questão. Existem modelos que podem ser alterados no Número de linhas. Ao escolher, p. ex., o modelo A4 39/58 J2 normal, este permite lhe imprimir tanto 39 como 58 linhas por página. Cabe ao utilizador fazer a respectiva escolha e alterar no item Número de linhas, o número que for pretendido. as cores do documento também podem ser escolhidas.

9 GestCom 64 intelli 17 o que pretende imprimir ou não no documento, quanto ao cabeçalho, referência, peso e volume. se pretende regularização do IVA relativamente a descontos efectuados nos recibos. GestCom 64 intelli 18 Depois de seleccionar as configurações pretendidas, o utilizador terá que clicar com o rato no botão Gravar para que o programa registe toda a informação relativa à configuração dos documentos. Para sair desta opção, clique em Sair. se pretende o resumo de combustíveis ou não (no caso concreto de postos de abastecimento). se efectua ou não retenção de imposto nos serviços e qual o valor da taxa a aplicar. qual o número de cópias que pretende para cada documento. se pretende ou não colocar algum anexo na numeração, p. ex. Fact. Nº 134/B. o número de linhas, previamente explicado. quanto ao IVA, o programa permite a introdução de valores com ou sem Iva na facturação manual. nas Guias de Remessa ou Transporte, também pode optar pela impressão ou não de valores nos respectivos documentos. Pode ainda preencher os campos: Viatura, Local de carga e descarga. Opção de escolha quanto às casas decimais com que pretende trabalhar nas quantidades e/ou no preço unitário, relativamente à facturação. Se eventualmente pretende imprimir ou não uma mensagem, também o poderá efectuar nesta opção de configuração. Quanto ao separador Utilizadores, depois de ter criado o nome dos utilizadores para o seu programa, bem como os respectivos códigos de acesso, pode ainda, neste separador, indicar quais as permissões relativas ao GestCom e GestPos para os diferentes utilizadores. Para activar ou desactivar cada permissão, basta dar um clique em cima delas. O utilizador terá que clicar em Gravar antes de Sair, para validar as suas configurações relativamente às permissões dos utilizadores do programa. Utilitários, é outro separador que se encontra no menu de configuração do programa.

10 GestCom 64 intelli 19 Permite fazer um Reset do stock, ou seja, colocar a zero todo o ficheiro de Stock existente. Tal como é mencionado neste utilitário: Esta operação vai alterar o valor do stock de todos os artigos para zero. É recomendado executar uma segurança dos ficheiros antes de prosseguir com esta operação. Qualquer um dos utilitários, Reset de Stock, Limpa Artigos ou Compacta Ficheiros, implica que o utilizador execute uma segurança de dados. A opção Limpa Artigos elimina todos os artigos, cujo stock é zero. Quanto à Numeração, este é um separador que apresenta o resumo da numeração dos documentos emitidos. Pode através deste, visualizar o último número de um determinado documento emitido, ou alterá lo se assim o pretender. O utilizador não deve esquecer de clicar com o rato em Gravar e depois Sair, para que o programa registe a nova informação introduzida, caso tenha alterado a numeração. Logotipo, este último separador permite a introdução ou não de logotipos ou imagens na impressão directa de documentos. Para criar o seu logotipo: 1. Scanize ou crie o seu logotipo num programa de imagens (p. ex. Paint do Windows) com um tamanho de 329x187 pixels. 2. Grave o logotipo em formato BMP na pasta C:\GESTCOM com o nome LOGOTIPO. GestCom 64 intelli 20 Para criar a sua marca de água: 1. Faça o mesmo procedimento anterior, só que o tamanho da imagem deve ter 188x63 pixels, e ao gravar, indique o nome LOGOTIP2. 2. Note que, na marca de água deverá aplicar um filtro para imagens, de forma a que estas fiquem bastante esbranquiçadas, isto porque, o programa irá escrever texto por cima da imagem Registo Ver ponto 3.2. Registar o Gestão Comercial 64, em parte II, neste manual. 2. Stocks 2.1. Manutenção Para obter a máxima produtividade no seu trabalho, é importante conhecer todos os pormenores subjacentes à utilização da janela de manutenção de artigos, pelo que serão descritas com especial cuidado, todas as zonas que a compõem. Através desta opção, o utilizador cria o seu ficheiro de artigos, preenchendo os campos de dados relativos a cada produto. Note que, quanto mais informação introduzir relativamente a um determinado produto, mais análises pode efectuar. Através desta opção, o utilizador cria o seu ficheiro de artigos, preenchendo os campos de dados relativos a cada produto.

11 GestCom 64 intelli 21 GestCom 64 intelli 22 Designação abreviada Este campo pode ser preenchido pelo utilizador. No entanto, o Gestão Comercial está preparado para criar essa designação do artigo, ou seja, este campo é automaticamente preenchido pelo próprio programa, assim que o utilizador passar para o campo seguinte. Código alternativo o programa permite que o utilizador identifique um determinado artigo com um código alternativo, que será do critério do utilizador. (p. ex. o código que o fornecedor atribui a um produto). Serve igualmente para, mais facilmente identificá lo. "Novo" Este botão terá que ser pressionado com o rato, sempre que o utilizador pretenda criar um produto novo no seu ficheiro de artigos. Este permite aceder a uma ficha de criação de um novo produto, onde o campo "Código", constitui referência única para um determinado elemento. Para saltar de um campo para o campo seguinte, pressione a tecla "TAB", podendo desta forma, introduzir toda a informação que o utilizador achar necessária para a identificação de um determinado artigo. Pode igualmente utilizar o rato. Código do artigo Este campo é destinado à introdução de um código para um determinado produto, que pode ser o código de barras ou outro. (Ex: ou BT12001) Designação Tal como a palavra o indica, o utilizador terá que dar um nome ao seu artigo, uma designação. (Ex: Caixa de disquetes ou Bola de ténis ref ) Família e sub Família Pode também agrupar os seus produtos por famílias e sub famílias, para uma melhor organização do seu ficheiro de artigos. Estes submenus terão que ser previamente criados nas tabelas de Famílias e Sub Famílias. Só assim, poderá obter listagens mais pormenorizadas dos seus produtos. Tabela de Preços O utilizador pode agrupar um determinado produto numa tabela de preços pré identificada nas "Tabelas" do menu "Ficheiro". Só assim, conseguirá obter uma listagem impressa ou apenas visualizada de uma tabela de preços referente a Bolas de Ténis, p. ex. Serve portanto, para que o utilizador organize os diversos artigos que cria em grupos tabelas de preços, para obter essa informação mais facilmente. Preçário Este separador resume toda a informação relativa à gestão de preços de um determinado artigo. É lhe apresentada uma taxa de Iva com a qual vai trabalhar um artigo e logo a seguir aparece o campo Preço de Compra", que deverá ser preenchido pelo utilizador, pois só assim, o

12 GestCom 64 intelli 23 programa conseguirá efectuar os cálculos necessários à gestão dos diversos preços de venda ao público. Como pode verificar, nesta janela, aparecem 4 colunas diferentes de Preços de Venda ao Público, são elas: PVP1, PVP2, PVP3 e PVP4. O utilizador pode trabalhar um determinado artigo com 4 preços de venda diferentes. Preencha o campo "Margem (%)" com o valor da margem que pretende atribuir a esse mesmo artigo e com a tecla TAB passa para o campo seguinte "Preço de Venda", que é calculado automaticamente com base no valor introduzido no "Preço de Compra" e na "Margem (%)". Fornecedor o utilizador pode obter informação sobre os dados de um fornecedor de um determinado produto/artigo criado no ficheiro de stock. Abre o separador "Fornecedor" e preenche os campos de dados solicitados. A informação relativa à data da última compra, à data da última saída bem como ao último preço de um artigo, é fornecida pelo programa de acordo com as entradas e saídas do artigo. Stock Este separador resume a informação mais específica e detalhada de um determinado artigo, quanto à unidade tabela pré criada no menu "Ficheiro" "Tabelas", ao peso líquido, ao volume, ao armazém tabela igualmente pré criada (quando o utilizador trabalha com vários armazéns). Apresenta sempre o stock actual, ou seja, qual a quantidade existente relativamente a esse produto. O ponto de encomenda e de ruptura alertam o utilizador no sentido de fazer novas encomendas de um artigo que está esgotado ou já esgotou, conforme o ponto que foi introduzido: 1 ou 0. Para saber onde se localiza um determinado artigo/produto dentro de um armazém, cabe ao utilizador dar essa informação GestCom 64 intelli 24 ao programa, preenchendo para tal, o campo "Localização". Apuramentos O utilizador pode obter um apuramento de saldo relativamente a um determinado artigo, isto é, saber qual a quantidade vendida, o valor facturado bem como saber o respectivo lucro obtido respeitante ao mês em questão ou ao mês anterior. Basta clicar com o rato no botão "Calcular". Diversos Este separador permite que o utilizador identifique um determinado artigo por grupo e tipo, se faz parte de alguma promoção, se é acompanhada de alguma tara e se lhe é atribuído algum imposto de álcool. Pode igualmente introduzir o número de série referente ao produto e, se o pretende ver impresso ou não na facturação. Observações também podem ser anexas a toda esta informação. Depois de todo o preenchimento referente à ficha de um artigo, o utilizador não pode esquecer, de forma alguma, de clicar com o rato no botão "Gravar" caso contrário toda esta informação será perdida. Quando pretende eliminar um artigo do seu ficheiro, não se esqueça que primeiro, deve identificar o artigo, digitando o respectivo código ou caso o utilizador não se lembre dele, pode eventualmente fazer a sua procura através de uma busca ao ficheiro de artigos, clicando com o rato no botão "Procurar" e digitando parte da designação/nome do artigo em questão, na janela nova que aparece seguindo se um novo clique em "Procurar". Selecciona o artigo pretendido, dando um duplo clique sobre ele.

13 GestCom 64 intelli 25 O utilizador pode, agora, depois de aberta a ficha do artigo, fazer a alteração pretendida ou proceder à eliminação da ficha em questão, clicando com o rato em "Gravar" ou "Eliminar", respectivamente. O botão "Sair" permite que o utilizador feche a janela aberta e saia do ficheiro de artigos com que estava a trabalhar. GestCom 64 intelli Entradas de Mercadoria Entradas de Stock Esta janela permite dar entrada dos seus produtos no ficheiro de artigos. Digite o código do artigo ou, caso não o saiba, pode, como já atrás foi referido, fazer a busca do artigo no ficheiro, clicando na lupa que se encontra logo à direita do comando, destinado ao código. Escreva as primeiras letras da designação do produto e clique em "Procurar ". Duplo clique para seleccionar o artigo e o programa coloca o logo na janela de "Entradas de Stock" com a respectiva informação referente ao código alternativo, (caso este tenha sido criado na respectiva ficha de artigo). A designação que foi atribuída ao produto, e a data da entrada, são facultadas consoante a data do sistema operativo. O fornecedor desse produto, o código e nome também são apresentados. O utilizador preenche o campo "Documento" e "Data" conforme o documento do qual resultou a compra do artigo. O preço de custo unitário, corresponde ao preço que cada artigo custou. No campo "Quantidade a Entrar" deve digitar qual a quantidade do respectivo produto/artigo que recebeu e que lhe foi facultado. Mais abaixo aparece outra janela com os preços de venda ao público. O utilizador terá que preencher a margem (em valores percentuais) que pretende atribuir a um determinado artigo e o programa disponibiliza automaticamente o preço de venda ao público com a taxa de IVA atribuída, aquando da criação do artigo no ficheiro de artigos.

14 GestCom 64 intelli 27 O utilizador pode eventualmente preencher o campo "Preço de Venda " sem atribuir a margem, pois o programa disponibiliza igualmente o valor da margem depois da introdução do preço de venda. A janela dos " Preços de Venda ao Público " é composta por 4 colunas diferentes: PVP1, PVP2, PVP3 e PVP4 estas determinam os diferentes preços que o utilizador pretende atribuir a um mesmo artigo. O separador " Sujeito a Desconto " engloba toda a informação relativa a um determinado artigo quanto ao desconto ou descontos que este sofreu. Pode igualmente saber se, na aquisição de um artigo, o fornecedor desse mesmo artigo lhe atribuiu alguma oferta ou bónus. Depois de introduzida a informação, não deve o utilizador esquecer de dar um clique com o rato no botão "Gravar" e só depois em "Sair" pois só assim, o Gestão Comercial regista a nova informação introduzida. GestCom 64 intelli 28 Depois de ter seleccionado o tipo de consulta pretendida, clique no botão "Visualizar " e toda a informação solicitada aparece no ecrã. Pode ainda imprimi la para papel botão "Imprimir " ou eliminar algum movimento para isso será necessário dar um clique sobre a coluna "MOV" na linha em questão, para que o Gestão Comercial identifique o movimento e, depois, clicar em "Eliminar ". O abandono desta janela, é feita através do botão " Sair " Manutenção de Movimentos Esta opção já foi anteriormente explicada e encontra se aqui isolada para que o utilizador não seja obrigado a entrar no menu de " Entrada de Stock " no botão "Visualizar" apenas para consultar um movimento de entrada ou saída. Nota: Se posicionar o rato e clicar nos campos Preço sem Iva ou Preço Venda, pode obter a conversão dos valores apresentados para Euros ou Escudos. Entre o botão "Gravar" e "Sair " aparece um terceiro botão intitulado "Visualizar ". Este, serve para abrir a janela de manutenção de movimentos de artigos, ou seja, o utilizador pode necessitar de consultar o ficheiro de artigos e saber qual o movimento que teve determinado artigo, quanto a entradas e saídas. Esta consulta pode ser efectuada de acordo com vários parâmetros que pode seleccionar: tipo de movimentos, datas, artigos e ordenada por movimento, data de emissão, código do artigo, fornecedor, documento ou por sequência.

15 GestCom 64 intelli Entradas / Saídas Extraordinárias Quando o utilizador pretende dar entrada ou saída de um produto, de uma forma não convencional ou seja, que não seja através de facturação directa ou entrada de Stock, pode fazê lo nesta opção. Digite o código do artigo, ou caso não o saiba, procure esse artigo, dando um clique com o rato na lupa, que se encontra do lado direito do campo onde o utilizador deve digitar o artigo. Abre se uma janela nova de " Procurar no Ficheiro " onde digita as primeiras letras da designação do artigo ou a sua designação completa. Depois, clique no botão "Procurar " e o programa faz uma busca no ficheiro de artigos até encontrar o artigo que digitou ou então, caso tenha apenas digitado parte da designação, o Gestão Comercial vai listar todos os artigos do ficheiro com a designação que solicitou. Depois é só listar os artigos apresentados e com um duplo clique selecciona aquele que pretende abrir. O programa vai automaticamente buscar a informação relativa ao artigo no que diz respeito à quantidade existente em stock Stock Actual. GestCom 64 intelli 30 O utilizador terá que introduzir os dados relativos ao tipo de movimento que vai efectuar: "Entrada ou Saída Extraordinária", "Data do movimento", a "Quantidade ", o "N.º do documento ", e o "Tipo de documento" caso exista algum. Pode ainda querer adicionar observações relativamente ao movimento em questão. Estas, deverão ser introduzidas na janela intitulada "Observações ". Para que o Gestão Comercial registe os seus movimentos, deve o utilizador clicar no botão "Gravar" e só depois "Sair". O botão "Visualizar " permite ter acesso à janela de "Manutenção de movimentos de artigos", tal como no menu anterior, sem ser necessário sair da opção onde se encontra Gestão de Preços de Grupo Se na manutenção de artigos atribuir grupos aos artigos, poderá aqui, nesta opção, alterar os preços de venda de cada grupo automáticamente, ou seja, aumentar ou diminuir o preço de venda. Ex: Criou 100 artigos referentes ao grupo Lacticínios e os mesmos sofreram um aumento de 2%. Nesta opção faz a alteração de preço não um a um, mas de uma só vez Listagens Artigos O utilizador tem a possibilidade de obter uma listagem de artigos classificados por famílias, fornecedores e armazém. Pode ordená la por código, designação, família, fornecedor, tipo de artigo ou armazém.

16 GestCom 64 intelli 31 Pode ainda, obter listagens de artigos relativas a: Preço Custo + Preço Venda sem Iva e Preço Venda sem Iva + Preço Venda com Iva. Uma sub ordenação também é possível nesta aplicação: por código ou por designação. GestCom 64 intelli Controlo Uma listagem de controlo de Stocks também pode ser obtida na aplicação do Gestão Comercial. Depois de ter entrado no menu "Stock", submenu "Listagens", clique em "Controlo". O programa apresenta uma janela com 4 separadores: Códigos, Família, Fornecedor e Ordenação. Estes, servem para classificar a listagem de controlo de Stocks que pode ser ordenada por "Código", "Designação", "Família" e "Fornecedor". Ao lado destes separadores existem 3 botões: "Visualizar" Para ver no ecrã a listagem solicitada, "Imprimir" Para imprimir a respectiva listagem para papel e "Sair" Para abandonar a opção de listagem de controlo de Stocks. Depois de ter seleccionado o tipo de listagem pretendida, clique com o rato no botão " Imprimir ". O Gestão Comercial indica sempre o total de artigos processados para informação do utilizador. Para abandonar esta janela clique em "Sair ". Para informação do utilizador é facultado o n.º de artigos que constam na listagem solicitada.

17 GestCom 64 intelli Inventário de Stock O utilizador pode adquirir uma listagem de inventário de Stock classificada por "Códigos/Taxa", "Designação", Armazém e "Listagem", conforme os 4 separadores que constituem esta janela. Esta listagem é possível de ser ordenada ( 5º separador) por Código, Designação, Stock, Tabela de IVA e Armazém e ainda, de forma ascendente ou descendente. O utilizador, apenas necessita de marcar com o rato a sua escolha e depois, clicar no botão "Visualizar" para ver no ecrã a listagem solicitada. A informação relativa ao total de artigos processados é sempre facultada no fundo de cada janela de listagem. GestCom 64 intelli 34 O botão "Sair" serve precisamente para abandonar a janela e a opção de listagem de Inventário de Stock Etiquetas O programa Gestão Comercial permite tirar listagens de etiquetas de artigos, isto é, pode imprimir etiquetas com a informação do código de artigo, designação e Preço de venda ao público para eventualmente, colocar em prateleiras. Esta impressão de etiquetas de artigos pode, tal como as listagens anteriores, ser classificada e ordenada. Para obter a respectiva listagem impressa em papel, o utilizador deverá clicar com o rato no botão "Imprimir". Os artigos podem ser classificados por Famílias, Fornecedores e Tipo de artigo. Este último é definido pelo utilizador. Quanto à listagem das etiquetas de artigos, esta pode conter os diversos preços de venda, isto é, PVP1, PVP2, PVP3, ou PVP4.

18 GestCom 64 intelli 35 Pode ainda referir se somente aos preços novos e aos que foram alterados. Relativamente ao separador "Ordenação", este permite que o utilizador ordene a listagem de etiquetas de artigos por: Código Designação Família Fornecedor Tipo de Artigo Sequência Quanto ao tipo de etiqueta, pode optar por uma das cinco opções apresentadas. O separador Figura permite personalizar as suas próprias etiquetas, com imagens pré definidas, ou com imagens criadas pelo próprio utilizador, tornando as, assim, mais atractivas. GestCom 64 intelli 36 As opções: Pequena, Média e Grande, permitem a escolha do tamanho da respectiva imagem na etiqueta. Ao carregar no botão Visualizar, aparece a listagem de artigos, toda ela seleccionada, tal como pode verificar na última coluna, designada por S. No entanto, se houver artigos que não pretenda imprimir, retire a letra S de seleccionado, dando um simples clique na respectiva linha do artigo. Se, no entanto, pretender seleccionar apenas um ou outro artigo, pode limpar toda a listagem, clicando no botão Limpa, e depois seleccione apenas aqueles artigos que pretende imprimir, clicando em cima das respectivas linhas. O botão Selecciona permite seleccionar todos os artigos da listagem. Depois de escolhida a listagem de etiquetas de artigos pretendida, clique no botão "Visualizar" ou "Imprimir", conforme o caso. O total de artigos processados é sempre facultado no fundo da janela de listagem. O botão "Sair" serve para fechar a janela de listagem de etiquetas de artigos. Permite, portanto, que introduza uma imagem ou logotipo na respectiva impressão. O programa tem 7 imagens pré definidas que se encontram em GestCom\bmp. No entanto, o utilizador poderá criar e gravar quantas imagens quiser na referida pasta. Aparece ainda um terceiro botão "Eliminar" que permite apagar um determinado artigo depois de o ter seleccionado. Para tal, o utilizador terá que dar um clique sobre a linha que pretende eliminar e outro no botão "Eliminar".

19 GestCom 64 intelli Novos e Alterados Os artigos novos que o utilizador registou no ficheiro de artigos, bem como aqueles que sofreram alteração também podem ser listados separadamente. A visualização e/ou impressão dessa listagem é efectuada da mesma forma que a referida atrás. O utilizador pode optar por uma listagem normal ou com códigos de barras. O separador Campos permite personalizar a listagem, isto é, permite ligar ou desligar a impressão de stock e o preço de custo. O número total de artigos processados continua a ser facultado. O utilizador tem a possibilidade de, ao entrar nesta opção, fazer um "Reset" dos artigos novos e/ou alterados depois de ter impresso a listagem solicitada. GestCom 64 intelli Top Vendas O utilizador pode obter uma listagem no ecrã, ou impressa em papel, do artigo ou artigos que mais vende ou vendeu num determinado período de tempo referente a um determinado fornecedor ou fornecedores. (ver separadores: Listagem e ordenação). Para obter essas listagens tanto no ecrã como em papel, clique em "Visualizar" e depois "Imprimir". A informação sobre o total de artigos processados é facultada no fundo da janela. O botão "Sair" serve para abandonar esta janela e sair da opção de listagem de "Top de vendas Artigos" Preços de Venda ao Publico Para obter uma listagem de preços de Venda ao Público, o utilizador terá que entrar nesta opção e identificar a listagem

20 GestCom 64 intelli 39 pretendida, ou seja, qual a tabela que pretende ver listada, de que artigos (código e designação) e qual a família de artigos pretendida. Essa listagem pode ser relativa aos PVP1, PVP2, PVP3 ou PVP4, da modelo A ou B, e ainda normal ou com códigos de barras. (ver separador "listagem"). Pode ainda, optar pelo tipo de letra pretendido para a respectiva impressão e ainda se pretende uma listagem normal ou com códigos de barras. Quanto à ordenação da listagem, esta pode ser por código ou designação do artigo, por famílias ou tabelas. Pode ainda ser sub ordenada por códigos ou designação (ver separador "ordenação"). Os botões "Visualizar" e "Imprimir" como já tem sido explicado nas listagens anteriores, servem para ver no ecrã a listagem solicitada, ou imprimi la para papel respectivamente. O utilizador fecha a janela de listagem de preço de venda ao público, clicando com o rato no botão "Sair" Entradas / Saídas Extraordinárias O utilizador pode obter uma listagem da manutenção de movimentos de artigos, quanto ao tipo de movimento, ou seja, entrada e saída normal ou entrada e saída extraordinária. Esse ou esses movimentos podem ser filtrados por datas ou artigos e ordenados por movimento, data de emissão, código do artigo, fornecedor, documento ou ainda por sequência. Depois de seleccionados todos os pontos relativos ao tipo de listagem de entradas ou saídas de artigos pretendida, o utilizador apenas terá que clicar em "Visualizar" e depois em "Imprimir" se pretender obter essa listagem impressa em papel. GestCom 64 intelli 40 Pode igualmente eliminar determinado movimento; selecciona o com o rato, dando um clique sobre a linha e depois outro clique no botão "Eliminar". O utilizador é sempre informado do total de movimentos que consulta, como pode verificar ao fundo desta janela Estatísticas Ao entrar nesta opção, o utilizador pode obter estatísticas de vendas por artigo. Terá que abrir o separador "Artigos" e introduzir o código do artigo ou artigos pretendidos. Caso seja um artigo que tenha sido pré identificado com algum tipo, este deverá ser preenchido no campo "Tipo de artigo". Os artigos podem ser filtrados por datas, ou seja, pode solicitar estatísticas de vendas de artigos referentes a um determinado período de tempo. Pode ainda filtrar os artigos por cliente, isto

21 GestCom 64 intelli 41 é, que dizem respeito a artigos vendidos a um determinado cliente ou clientes. A listagem de estatística de vendas por artigo pode ser solicitada com detalhe de cada artigo ou referirse a artigos acumulados. GestCom 64 intelli Controlo de Números de Série Esta opção permite efectuar um histórico dos números de série por: documentos datas números de série (para ver vários números de série) histórico (introduz um nº de série e o programa apresenta todos os documentos que mencionem o referido número de série) Para visualizar a informação pretendida, clique no botão Visualizar. Ao clicar no documento e de seguida na tecla A, pode visualizar o respectivo documento. Quanto à ordenação, a listagem pode ser ordenada por código do artigo, por designação, por data de emissão ou código do cliente, tipo de artigo e finalmente por documento. O utilizador tem a possibilidade de ver a estatística no ecrã, carregando no botão "Visualizar" ou então imprimir para papel; nesse caso terá que dar um clique com o rato no botão "Imprimir". Para informação do próprio utilizador, este tem sempre à vista, no fundo da janela, o total de movimentos processados. O símbolo do Excel que se encontra por debaixo do botão Visualizar, permite, ao ser pressionado, transferir a informação para o Excel. Para sair, carregue no botão Sair.

22 GestCom 64 intelli 43 GestCom 64 intelli 44 Nota de devolução Nota de débito Nota de crédito Factura mensal VD mensal Guia de Remessa POS VD POS 3. Facturação 3.1 Documentos Este menu de facturação permite tratar todos os documentos de facturação, ou seja, permite que o utilizador emita documentos novos, grave, imprima, copie ou elimine documentos. Os documentos de facturação possíveis no Gestão Comercial são: Factura Venda a dinheiro Guia de remessa Guia de transporte Guia de transferência Factura proforma Nota de encomenda Pode ter acesso a qualquer um destes documentos, abrindo a janela "Documento". Para tal, o utilizador terá que dar um clique com o rato no símbolo, que se encontra do lado direito da janela intitulada "documento".

23 GestCom 64 intelli 45 O Gestão Comercial abre então outra janela para que utilizador possa escolher o documento que pretende emitir ou trabalhar. Para fazer essa escolha terá que dar novo clique em cima do documento pretendido. Depois de escolhido o tipo de documento e caso o utilizador pretenda emitir um documento novo, terá que clicar no botão "Novo", para que o Gestão Comercial prepare todo o processo de preenchimento desse mesmo documento. Ao utilizador cabe a tarefa de preencher todos os campos do documento, começando por introduzir o código do cliente/fornecedor/cliente temporário. Na eventualidade de não conhecer o código, o programa está preparado para fazer buscas em ficheiros de dados, sempre que aparece o símbolo da lupa no canto direito de cada janela que permite essa opção de busca. Portanto, terá que dar um clique na lupa que abrirá uma nova janela "Procura no ficheiro do cliente". Digite o código, NIF ou nome do cliente (ou apenas parte do nome) e clique no botão "Procurar". O Gestão Comercial faz uma busca no ficheiro de clientes e lista todos os clientes com o nome digitado. Para seleccionar o cliente, o utilizador terá que dar um duplo clique em cima da linha onde consta o nome do cliente e confirmar o cliente. O Gestão Comercial transporta toda a informação relativa ao cliente seleccionado para o documento que vai emitir, passando directamente para o campo "Artigo", para que inicie o preenchimento do documento. Digite o código do artigo, (caso seja um artigo com código criado no ficheiro de artigo) e com tecla TAB avance para os campos seguintes. Para introduzir a linha que acabou de preencher, e outras que queira acrescentar ao documento, clique no botão "Inserir". O botão com o símbolo da lupa, como atrás foi explicado serve neste caso concreto para iniciar um busca por código, GestCom 64 intelli 46 designação ou família no ficheiro de artigo. Caso o utilizador não saiba o código do artigo, digite o nome do artigo ou parte do nome e clique em "Procurar". Para seleccionar o artigo, dáse um duplo clique sobre o artigo pretendido, e este passa automaticamente para o documento com o respectivo preço e IVA. Para inserir os artigos no documento terá que carregar no botão Inserir e esses, passarão automaticamente para o documento pretendido. Quando pretender finalizar o documento, pode gravá lo, carregando no botão "Gravar" e se o quiser imprimir terá que carregar também no botão "Emissão". Abre se um nova janela com campos de informação para que o utilizador os preencha se for necessário. Para que o Gestão Comercial passe à impressão do referido documento, carregue no botão "Imprimir" e "Sair" para fechar esta janela. O botão "Gravar" serve para guardar o documento emitido num ficheiro de documentos, para posterior consulta ou alteração ao documento. No caso de ter carregado no botão "Gravar" da janela anterior, não necessita de voltar a carregar neste. Se pretende emitir novo documento, retoma todo este processo, inicie com o tipo de documento que terá que previamente seleccionar e depois clique no botão "Novo". No caso de pretender alterar um documento, anteriormente emitido, o utilizador terá que primeiro editá lo, ou seja, ir ao ficheiro de documentos e "chamá lo". Este processo é feito da seguinte forma: Depois de seleccionar o tipo de documento, dá um clique com o rato no botão com o símbolo da lupa.

24 GestCom 64 intelli 47 Na janela de "Procura de documentos" que abriu, deverá colocar o período de data em que pretende encontrar esse documento, ou/e o código do cliente a quem foi passado o documento, para que a seguir, o Gestão Comercial, depois de carregar no botão "procura", faça uma busca do documento no ficheiro. Selecciona o documento que pretende editar, dando um duplo clique em cima da linha que contém o documento em questão e o programa abre automaticamente o referido documento com toda a informação que foi gravada juntamente com o documento. Para eliminar uma linha ou várias linhas do documento, dá se um duplo clique sobre ela e confirma se a eliminação da linha, carregando em "Sim". Para alterar determinada linha de um documento, "chama se" a linha da mesma forma, ou seja, dá se um clique sobre ela e assim que a linha passa para o campo de preenchimento, pode fazer a alteração pretendida. No final deve clicar no botão "Alterar" que, como pôde verificar inicialmente este botão era o de "Inserir". Assim que se chama uma linha, o Gestão Comercial transforma o em "Alterar". Como é obvio deve guardar no ficheiro de documentos toda a alteração que sofreu o documento. Para tal deve carregar no botão "Gravar" antes de abandonar a janela de facturação. O botão Copiar permite fazer uma cópia integral de um documento gravado para um novo documento. Para tal, terá que inicialmente editar esse documento e depois carregar no botão Copiar, seleccionar o documento que pretende que seja copiado. Ex: Emitiu uma Guia de remessa, que vai copiar na íntegra para uma factura, apenas com um clicar de rato. Se, no entanto, o utilizador necessitar de eliminar um GestCom 64 intelli 48 documento, este, pode fazê lo da seguinte forma: Depois de ter transferido o documento guardado no ficheiro de documentos para o campo de preenchimento, pode o utilizador eliminá lo carregando no botão " Eliminar " Nota: Tendo em conta a delicadeza desta operação, esta só poderá ser executada, caso o utilizador tenha entrado no programa como "Supervisor". Caso contrário, o acesso ser lhe à negado, aparecendo no seu visor um aviso de acesso negado. Se entrou como "Supervisor" pode carregar no botão "Eliminar" e confirmar a eliminação com um "SIM". Para que não hajam falhas de documentos no ficheiro, o programa obriga a substituições automáticas de documentos aquando da execução desta operação, ou seja, aparece uma mensagem no ecrã que obriga o utilizador a criar um documento e gravá lo em substituição do que foi eliminado. Terá que emitir um novo documento, preenchendo os respectivos campos de informação. O programa "Gestão Comercial" pode trabalhar com 3 tipos de clientes: "Cli" clientes que foram previamente criados no ficheiro de clientes "Tmp" clientes que não fazem parte do ficheiro de clientes, são os chamados clientes temporários, que apenas ocasionalmente são clientes "For " clientes que também são fornecedores estes estão criados no ficheiro de fornecedores que mais à frente explicaremos.

25 GestCom 64 intelli 49 Estas três siglas "Cli", "Tmp" e "For" aparecem do lado direito do campo para preenchimento do código de cliente. Antes de introduzir o código do cliente pode identificá lo com as três siglas. GestCom 64 intelli 50 Nota: Esta função só é permitida em determinados documentos. Esta opção é feita antes de iniciar a facturação mensal, identificando os documentos que vai emitir Facturação Mensal Esta opção permite emitir um tipo de facturação diferente visa mais aqueles utilizadores que facturam mensalmente por emissão de Guias de Remessa. Neste tipo de facturação pode emitir 2 tipos de documentos: a Factura ou a Venda a Dinheiro. O programa permite filtrar esta facturação por clientes, datas e tipos, ou seja, pode identificar os clientes (por código), o período de tempo (datas ref. às Guias de Remessa emitidas) e o tipo (normal de facturação). Quanto ao separador "Configuração" este permite que o utilizador escolha entre imprimir os documentos e gravá los. Depois de ter filtrado os dados para a facturação, pode então carregar no botão "Visualizar" e verificar a lista de Guias de Remessa emitidas e depois imprimi las, carregando no botão "Imprimir". Quando terminar a impressão e pretender abandonar esta opção, clique com o rato no botão "Sair".

26 GestCom 64 intelli Diários e Resumos GestCom 64 intelli 52 Este menu permite visualizar e imprimir um diário/ resumo separado ou conjunto de todos os documentos emitidos, tanto gerais como documentos POS, com informação do tipo, número e data do documento, código do cliente a quem foi passado o documento, com valores separados, referentes a mercadoria, a serviços, a descontos e de IVA bem como o total do documento. Pode filtrar o diário/resumo por datas, ou seja, referente a um determinado período de tempo, bem como por número, no caso de pretender um diário do documento n.º x ao n.º y, por exemplo. Pode ainda ordenar os diários/resumos por documento, data de emissão do documento ou data de vencimento do documento. Depois de ter filtrado e ordenado a listagem de diários e resumos de documentos pode carregar no botão "Visualizar" para a ver no ecrã ou no botão "Imprimir" para a imprimir para papel. O símbolo que se encontra entre os botões Visualizar e Imprimir, corresponde a uma folha de cálculo, ou seja, ao Excel, para onde poderá exportar informação para posterior edição em Excel. O botão "Sair" serve para abandonar esta opção e fechar a janela. A informação do total de documentos processados continua a ser facultada no fundo da janela Resumo de IVAs Tal como o nome indica, esta opção permite calcular um resumo do IVA que foi facturado, ou seja, o programa tira um mapa de IVAs.