Manual de EMD-S/EMD-A Electronic Miscellaneous Document
ÍNDICE Introdução......... 2 Tipos de EMD........ 2 EMD-S............. 3 Inserir segmento manual na reserva... 3 Modificadores de emissão...... 4 Ordem de emissão...... 5 Campos do Booking File.......... 6 Display do EMD............. 7 Histórico do EMD..... 8 Request Support Documents..... 8 Imagem do EMD-S..... 9 VOID do EMD......... 10 Refund do EMD.... 10 EMD no HMPR.... 10 Status atual do EMD...... 11 Status de utilização do EMD........ 11 Resumo das entradas para gerir o EMD...... 12 EMD-S Group Desposit........ 12 EMD-S Evem Exchange.......... 13 RFIC Reason for Issuance Codes......... 14 Lista das companhias participantes......... 15 EMD-A......... 16 Venda de serviços adicionais/opcionais........ 17 Cancelar um serviço......... 19 Ordem de emissão do EMD-A.......... 20 Campos do Booking Files.......... 21 Display do EMD-A...... 21 Histórico do EMD-A.... 21 VOID do EMD-A....... 21 Refund do EMD-A... 21 Imagem do EMD-A..... 22 EMD-A Even Exchange.... 23 Recomendações........... 23 Bibliografia............. 24 Jan 2014 1
Introdução Introdução O EMD Electronic Miscellaneous Document vai permitir ao Agente de Viagens aceitar o pagamento antecipado para serviços auxiliares, tais como: reserva de lugares; acesso ao lounge; penalidades para alteração de reserva; fees de bagagem; depósitos para grupos; reembolso de diferenças tarifárias e taxas; etc. O EMD deverá estar totalmente implementado até ao final de 2013 pelas companhias. É o documento que vem substituir o VMCO, MPD e o Excesso de Bagagem. Para saber quais as companhias que já aceitam o EMD consulte a listagem disponível mais à frente, no manual. Esta informação poderá não estar actualizada, pelo que em caso de dúvida confirme no ASK ou diretamente com a companhia. Tipos de EMD Existem 2 tipos de EMD: Tipos de EMD Stand-alone EMD EMD-S Usado para a cobrança de serviços adicionais não obrigatoriamente associados a um voo. Penalidades por alteração de reserva, depósitos para grupos, etc. O EMD-S pode ser emitido para serviços não directamente relacionados com voos. Estes serviços serão manualmente inseridos na reserva, como segmentos SVC. Associated EMD EMD-A Usado para a cobrança de serviços adicionais associados obrigatoriamente a um voo. Refeições, reserva de lugares, bagagem. Nota importante: no geral, as companhias serão notificadas automaticamente da venda do segmento manual, pelo que não será necessário o agente inserir qualquer OSI adicional solicitado até agora pela companhia. Caso verifique que isso não acontece, então deverá por precaução enviar a informação à companhia. Jan 2014 2
EMD-S EMD-S Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-S: Um Booking File ativo Um segmento manual de serviço (ver a seguir) Um bilhete emitido (exceto se a razão do EMD-S for Group Deposit) EMD-S Inserir segmento manual na reserva Para inserir um segmento de SVC na sua reserva: Neste exemplo, trata-se de uma cobrança de penalidade da BA cada companhia define o código a utilizar e quaisquer outros requisitos no final do manual encontra um resumo das companhias que já aderiram ao EMD. 0SVCBAEK1LIS15DEC-N1/D/992/CHANGE FEE/70.00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 0SVC Código para criar segmento SVC 2 BA Código da Companhia 3 EK1 Código de Status e nº de serviços pretendidos 4 LIS Cidade de emissão do EMD 5 15DEC Data de emissão do EMD ou data do voo 6 -N1 Nº do passageiro na reserva (pax Infant também pode ser emitido) 7 D RFIC Reason for Issuance Code (consultar lista disponível à frente) 8 992 Sub-código (consultar lista disponível à frente) 9 CHANGE FEE Texto explicativo do serviço 10 70.00 Valor o sistema assume o código da moeda do país de emissão Após emissão do EMD, o segmento SVC pode ser removido da reserva. O segmento de SVC vai aparecer no itinerário do Viewtrip. Jan 2014 3
Modificadores de emissão obrigatórios: EMD-S Modificadores de emissão Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras Z0 Comissão as penalidades não são comissionáveis, logo é obrigatório inserir 0 FS IC125 Forma de pagamento utilizar os códigos habituais Issue in Connection with a falta desta informação pode gerar um ADM Modificadores de emissão opcionais: Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras ERPENALTY FEE FOR CHNG SEG1 Endorsement box texto livre PP PI PE-R PE2-R PE-C Imprime para a printer normal por default não é gerada impressão Imprime para a printer do itinerário por default não é gerada impressão Gera e-mail do EMD Customer Receipt Gera e-mail do EMD Customer Receipt, para o endereço 2do *EM Gera e-mail do EMD Credit Card Receipt Notas: 1. Com excepção do EMD-S emitido para Sinalização de Grupos, por norma a companhia pede a informação sobre o bilhete original (Issued in Connection with IC) 2. Por default, na ordem de emissão do EMD, o sistema não gera qualquer documento físico. Caso o pretenda, pode gerar um e-mail para o cliente, com o comprovativo do EMD emitido. No caso de ter mais do que um e-mail na reserva, o sistema gera e-mail para o 1º endereço disponível em *EM. Inserir o e-mail do cliente na reserva: MF.AGENCIA@HOTMAIL.COM MT.MAILCLIENTE@HOTMAIL.COM Inserir o e-mail da agência Inserir o e-mail do cliente Jan 2014 4
Para emitir o EMD-S: EMD-S Ordem de emissão EMDI/SM1/IC1259901737286/FS/Z0/PE-R 1 2 3 4 5 6 7 1 EMDI Código para dar a ordem de emissão do EMD 2 SM1 Segmento manual de SVC 1 3 IC1259901737286 Issue in Connection with nº do bilhete com o qual o EMD está relacionado 4 FS Modificador de emissão Forma de pagamento - Cash 5 Z0 Modificador de comissão obrigatoriamente zero 6 PE- Ordem para gerar email do EMD 5 R ou C EMD Customer Receipt ou Credit Card Receipt Resposta após emissão: Gera um SSR para a companhia automaticamente. Algumas companhias não estão ainda preparadas para receber a informação via SSR/OSI, pelo que o agente deve verificar se a informação foi gerada, e no caso de não ter sido gerada deve inserir manualmente a informação. Exemplo de como inserir uma informação adicional em SI: Jan 2014 5
Exemplo do e-mail gerado: No Viewtrip, aparece a informação do SVC: EMD-S Campos do BF Alterações ao Booking File O status do segmento SVC passa para HI. Jan 2014 6
Surge um novo campo no BF, o EMDL. EMD-S Campos do BF Para entrar neste campo utilize o Tab, ou escreva EMDL. Vai encontrar um registo com todos os EMD s emitidos nesta reserva. Display do EMD-S Para ver os detalhes de um determinado EMD da lista: Display do EMD EMDD1 EMDD1059991000739 Display do EMD 1 da lista (após EMDL) Display do EMD pelo nº do documento Aqui encontra as opções para: consultar os detalhes anular o documento (VOID) reembolsar o documento Nota: as funcionalidades de VOID e REFUND são disponibilizadas pelo sistema. A companhia pode ou não disponibilizar as mesmas ao agente. Quando a companhia não o permite, esta opção não aparece no display do EMD (EMDD1). Consulta dos detalhes do EMD: Jan 2014 7
Consulta do histórico EMD: Histórico do EMD EMDH1 Display do histórico do EMD1 (após EMDL) Neste ficheiro tem a possibilidade de visualizar o EMD emitido. Request Support Documents Pode ainda solicitar a visualização ou impressão do EMD: Utilize o Tab. Utilize o Tab para selecionar a opção que pretende. É necessário inserir: PP = para imprimir na impressora normal PI = para imprimir na impressora de itinerários DI = para visualizar no ecrã PE = para gerar e-mail Jan 2014 8
Imagem do EMD Audit coupon ISSUE DATE/15JAN14 AUDIT/AGENT 1 OF 1 ELECTRONIC BRITISH AIRWAYS 7733/ 3K08/81 PT MISCELLANEOUS GALILEO SULFORMA TRAINING/PORTO DOCUMENT 99999992 V2G1N8/1G TESTE/GALILEO **** SERVICES **** RFIC-D EMD NUMBER 125 9991009388 BA LIS 15JAN / 992 / CHANGE FEE FCI1 EUR 70.00 TAX FP/CA EUR 70.00 RELATED TKT 1259901962597 NOT VALID FOR TRAVEL 125 9991009388 Costumer Receipt EMD CUSTOMER RECEIPT PAGE NO. 1 RLOC: 1G-V2G1N8 VLOC: BA-4V333R FOR: TESTE/GALILEO EMD NUMBER: 125 9991009388 15JAN2014 ISSUED BY: GALILEO SULFORMA TRAINING PORTO PT IN CONNECTION WITH: 1259901962597 EMD NUMBER: 125 9991009388 CPN 1 D: FINANCIAL IMPACT / CHANGE FEE EUR 70.00 15JAN14 BRITISH AIRWAYS LISBON/LIS FORM OF PAYMENT CASH EMD BASE EUR 70.00 EMD TOTAL EUR 70.00 WHERE THIS DOCUMENT IS USED FOR TRANSPORTATION OR SERVICES OTHER THAN PASSENGER AIR TRANSPORTATION SPECIFIC TERMS AND CONDITIONS MAY APPLY. THESE TERMS AND CONDITIONS MAY BE PROVIDED SEPARATELY OR MAY BE OBTAINED FROM THE ISSUING COMPANY OR AGENT. Jan 2014 9
VOID do EMD Só é possível anular um EMD no próprio dia da emissão. Utilize o Tab para selecionar a opção de VOID. É necessário inserir a letra X ou V, para conseguir fazer a transação. Ou faça a seguinte entrada: EMDV1259991000734 Entrada base seguida do nº do documento O sistema anula o documento automaticamente, obtendo esta resposta: Refund do EMD É possível fazer o reembolso de um EMD. A companhia pode ou não disponibilizar essa funcionalidade. Utilize o Tab para selecionar a opção de REFUND. É necessário inserir a letra F (Full Refund), para conseguir fazer a transação. Nesta fase só é possível fazer o reembolso total do EMD. O EMD aparece no HMPR identificado com a letra D: EMD no HMPR Jan 2014 10
Status atual do EMD Status atual do EMD I V R EMD issued EMD voided EMD refunded Pode encontrar essa informação disponível no *EMDL: Status do EMD Status de utilização do EMD OPEN VOID EXCH RFND Valido para uso Anulado Reemitido Reembolsado Pode consultar o status do EMD, em EMDD1: Jan 2014 11
Resumo das entradas para gerir o EMD Entrada EMDI EMDL EMDD1 EMDD1259991000734 EMDV1259991000734 EMDH1 EMDH1259991000734 Descrição Ordem de emissão - Issuance Display da lista de EMD emitidos List (dentro do BF) Display do EMD 1 (depois do EMDL) Display do EMD a partir do nº - fora da reserva Void do EMD (ou a partir do EMDD) Histórico do EMD após EMDL no BF para re-imprimir o EMD Histórico do EMD fora da reserva - para re-imprimir o EMD EMD-S Group Deposit Nas reservas de grupo, a emissão do EMD-S é possível, mesmo não havendo emissão de bilhete. No entanto, na inserção do SVC, é necessário inserir o código NG, para associar ao nome do grupo. 0SVCBAEK1LIS15DEC-NG/D/997/GROUP DEPOSIT/500.00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 0SVC Código para criar segmento SVC 2 BA Código da Companhia 3 EK1 Código de Status e nº de serviços pretendidos 4 LIS Cidade de emissão do EMD 5 15DEC Data de emissão do EMD ou data do voo 6 -NG Name Group obrigatório para as reservas de grupo 7 D RFIC Reason for Issuance Code (consultar lista disponível à frente) 8 997 Sub-código (consultar lista disponível à frente) 9 GROUP DEPOSIT Texto explicativo do serviço 10 500.00 Valor o sistema assume o código da moeda do país de emissão Jan 2014 12
EMD-S Even Exchange É possível reemitir um EMD-S em troca de outro EMD-S. Condições: - o valor tem que ser obrigatoriamente o mesmo (Even Exchange) - o EMD só pode ter um serviço incluído - é necessário ter um SVC inserido na reserva EMDI/IC0579901234567/EXE0579991000734/SM1 1 2 3 4 1 EMDI Ordem de emissão do EMD 2 IC0579901234567 Issued in Connection with (novo bilhete) 3 EXE0579991000734 Exchange Even seguido do nº do EMD original 4 SM1 Segmento Manual 1 Jan 2014 13
RFIC Reason for Issuance Code RFIC Reason for Issuance Code A Iata definiu numa Resolução, todos os códigos passíveis de serem utilizados na emissão de EMD para cobrança de serviços auxiliares. Disponibilizamos aqui alguns deles para futura utilização: Códigos de RFIC A B C D E F G I Descrição Air Transportation Surface transportation; non air services Baggage Financial Impact Airport Services Merchandise In-flight Services Individual airline use Reason for Issuance sub-codes são da responsabilidade do ATPco. A título de exemplo,inumeramos aquí alguns, que poderão vir a ser utilizados no futuro pelas companhias: RFIC Sub-code Descrição D 997 Deposits Down Payments D 996 Refundable Balances D 995 Cancellation Fee D 994 Rebooking fee Domestic eg. Vat included D 993 Rebooking fee International D 992 Ticket Amendment fee D 991 Ticket fee D 990 Booking fee D 98H Stopover charge D 98F Penalty fee D 988 Credit card charge C 981 Cabin Baggage D 98D For refund only Para consultar a lista completa, aceder ao ASK UK - Answer ID 39248. Jan 2014 14
Lista das Companhias - RFIC adotados Lista das Companhias que aceitam EMD-S CX Serviço RFIC ICW TEXTO AF Penalty fee D-98F ICW - Y Penalty fee AF Ticket fee D-991 ICW - Y Ticket fee AF Group Deposit D-GR1 Group Deposit AT Change fee D-993 ICW - Y PENF AT Group Deposit D-02 ICW - N DPST- SI.AT*EMD1245252525 AY Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge AY Name change fee D-115 Name change AY Name correction fee D-225 Name correction AY Group Deposit D-997 ICW - N AZ Ticket fee D-995 Ticket fee AZ Rebooking fee inter. D-993 AZ Rebooking fee dom. D-994 AZ Trip Insurance D-0BG AZ Group Deposit D-997 BA Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge KE Rebooking fee D-993 No caso de revalidação KE Ticket Amendment D-992 No caso de reemissão KL Penalty fee D-98F ICW - Y Penalty fee KL Ticket fee D-991 ICW Y Ticket fee IB Ticket penalty fee D-993 ICW Y PENF TP Penalty fee D-98F PENF TP Deposit D-997 DPST Importante: Esta informação não é específica do mercado português. As companhias informam diretamente as agências dos procedimentos a seguir. Caso não tenha informação, contate a companhia. Pode encontrar informação mais actualizada no ASK. Jan 2014 15
EMD-A EMD-A Venda de serviços adicionais na reserva: Esta nova funcionalidade permite ao agente de viagens informar o seu cliente do custo total da sua viagem, dentro do processo normal de venda através do Galileo, sem ter que para isso aceder ao site da companhia aérea. O agente optimiza assim o seu tempo satisfazendo também as necessidades do seu cliente. Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-A: Um Booking File ativo Nome do passageiro (com ou sem PTC especificado) Um ou mais segmentos de voo reservados Dados de Passageiro Frequente (opcional) Venda de um serviço adicional Faça a reserva da forma habitual, não esquecendo de inserir dados importantes, tais como tipo de passageiro (PTC) e informação de passageiro frequente. Pode visualizar a tarifa separadamente ou ao mesmo tempo que visualiza o catálogo de serviços adicionais. EMD-A Venda de serviços adicionais FQ/DAS* FQ/DASO DAS* DAS*L3 DAS*L3 DAS*F DAS*S1 DAS*P2 DAS*P1*C09 Visualiza a tarifa e o catálogo dos serviços adicionais grava Filed Fare Visualiza o catálogo dos serviços adicionais tarifa gravada anteriormente Display do catálogo dos serviços adicionais Usar Tab inserir o nº da linha para ver detalhes de um serviço específico Usar Tab inserir o nº da linha para ver detalhes desse serviço Visualizar catálogo apenas dos serviços relacionados com os voos (Flight) Visualizar catálogo dos serviços para o segmento 1 ( ou DAS*S1-3.5) Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 2 (ou DAS*S1P2) Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 1 que é uma criança Jan 2014 16
EMD-A Venda de serviços adicionais Os serviços adicionais dividem-se em grupos: Código M T F R Descrição All Merchandising Additional Services All Ticket related Additional Services All Flight related Additional Services Applicable Rule Buster Esta informação aparece na coluna assinalada na vertical (T), no ecrã acima. Para visualizar apenas um tipo de serviços, pode definir o grupo: DAS*T Visualiza apenas os serviços relacionados com o Ticket (bilhete) Venda do serviço: DAS01L3 DAS01L3P2 DAS01L1*01L3 Entrada para venda do serviço para todos os passageiros da reserva 0 seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido Entrada para venda do serviço para o passageiro 2 (P2) 0 seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido Entrada para venda de vários serviços para todos os passageiros 0 seguido do nº de serviços pretendidos L = nº da linha do serviço pretendido Gravar a reserva. Jan 2014 17
Aparecem os seguintes campos adicionais na reserva: EMD-A Venda de serviços adicionais *SI Após gravar: *DAS Caso não apareça de imediato o campo *DAS, faça IR. Status Code do SSR dos serviços adicionais: Código NN/PN KD KK NO/UC Descrição Aguarda confirmação Pode emitir EMD Não é necessário qualquer ação O pedido foi recusado pela companhia Jan 2014 18
Algumas explicações adicionais: - Reserva com vários passageiros com ASVC Deve emitir um EMD por pax entradas de emissão separadas Exemplo: EMDI/P1/IC0579901234567/FS EMDI/P2/IC0579901234568/FS - Reserva de 1 passageiro com 1 ASVC para 2 segmentos Como se trata do mesmo serviço, o sistema emite um único EMD com 2 coupons - Reserva de 1 passageiro com 2 ASVC diferentes Como se trata de serviços distintos, o sistema emite automaticamente um EMD por serviço Cancelar um serviço EMD-A Cancelar um serviço SI.CBAG@ Cancelar serviço CBAG SI.P1S2/CBAG@ Cancelar serviço CBAG, para o pax 1, segmento 2 Nota: caso o sistema crie 2 códigos de SSR, como no caso acima, o código a inserir na entrada é o CBAG. Caso só apareça um SSR de ASVC, então será esse o inserido. Jan 2014 19
Emissão do EMD-A: EMD-A Ordem de Emissão Após emissão do bilhete, pode emitir o EMD, incluindo a informação do nº do bilhete no EMD: EMDI/P1/IC0579901853826/FS/PE-R 1 2 3 4 5 1 EMDI Ordem de emissão do EMD 2 P1 Passageiro 1 (obrigatório quando mais do que um no BF) 3 IC0579901853826 Issued in Connection with + nº do bilhete (opcional). Algumas companhias têm este campo como obrigatório e não deixam Emitir sem este campo. 4 FS Forma de pagamento CASH 5 PE-R Gera e-mail para o endereço inserido no BF com o recibo Exemplo do e-mail do recibo: Jan 2014 20
Alterações na reserva após a emissão do EMD: EMD-A Campos do BF No *EMDL pode visualizar o EMD emitido, consultar, cancelar ou reembolsar. No *SI aparece a informação gerada para a companhia com o nº do EMD emitido, e o status do ASVC passa para HI. Display do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S Histórico do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S VOID do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S Refund do EMD-A Veja informação com o mesmo título para o EMD-S Jan 2014 21
Imagem do EMD-A Audit coupon ISSUE DATE/15JAN14 AUDIT/AGENT 1 OF 1 ELECTRONIC AIR FRANCE 7733/ 3K08/81 PT MISCELLANEOUS GALILEO SULFORMA TRAINING/PORTO DOCUMENT 99999992 ST8NBI/1G TESTE/GALILEO RELATED TKT 0579901962594 **** SERVICES **** RFIC-C EMD NUMBER 057 9991009367 AF 1125A LISCDG 29APR / 0CC / 1ST ADDITIONAL BAG FCI0 NOT VALID FOR TRAVEL EUR 45.00 TAX FP/CA EUR 45.00 057 9991009367 Costumer Receipt EMD CUSTOMER RECEIPT PAGE NO. 1 RLOC: 1G-ST8NBI VLOC: AF-4QARXZ FOR: TESTE/GALILEO EMD NUMBER: 057 9991009367 15JAN2014 ISSUED BY: GALILEO SULFORMA TRAINING PORTO PT EMD NUMBER: 057 9991009367 CPN 1 C: BAGGAGE / 1ST ADDITIONAL BAG 29APR14 AIR FRANCE 1125A LISBON/LIS TO PARIS/CDG ASSOCIATED TKT: 0579901962594 FORM OF PAYMENT CASH EMD BASE EUR 45.00 EMD TOTAL EUR 45.00 WHERE THIS DOCUMENT IS USED FOR TRANSPORTATION OR SERVICES OTHER THAN PASSENGER AIR TRANSPORTATION SPECIFIC TERMS AND CONDITIONS MAY APPLY. THESE TERMS AND CONDITIONS MAY BE PROVIDED SEPARATELY OR MAY BE OBTAINED FROM THE ISSUING COMPANY OR AGENT. Jan 2014 22
EMD-A Even Exchange É possível reemitir um EMD-A em troca de outro EMD-A. Condições: - o valor tem que ser obrigatoriamente o mesmo (Even Exchange) - o EMD só pode ter um serviço incluído - é necessário ter um SVC inserido na reserva EMDI/P1/IC0579901234567/EXE0579991000734 1 2 3 4 1 EMDI Ordem de emissão do EMD 2 P1 Associação ao pax 3 IC0579901234567 Issued in Connection with (novo bilhete) 4 EXE0579991000734 Exchange Even seguido do nº do EMD original Recomendações Recomendações A confirmação dos serviços depende da companhia. Caso tenha feito um pedido que fica pending durante vários minutos, poderá ser derivado a uma falta de comunicação com a mesma. Deve cancelar o serviço e solicitar novamente. Caso obtenha a resposta de erro DUPLICATE SSRS MUST BE COMBINED, deve fazer IR e tentar novamente. Normalmente o problema é ultrapassado após algumas tentativas. Jan 2014 23
Bibliografia BIBLIOGRAFIA EMD-S Quick Guide V1.5 Ask Uk Answer 38633, 38635, 38623, 39248 Optional Subcodes ATPco EMD PA917 Airline Additional Services Functions in Apollo and Galileo Merchandising Quick Reference Guide for Galileo KL Answer ID 42943 Where can I find information on Ancillary Services available in PA1183 (version 4) Electronic Miscellaneous Document (EMD) Nov13 COPYRIGHT 2012 Galileo International. All rights reserved. All logos and marks as well as all other proprietary materials depicted herein are the property of and/or its subsidiaries. Copyright 1999-2012. All rights reserved. Copyright Jan 2014 24